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III Simpósio de Administração Financeira e Orçamentária daJustiça do Trabalho

Conselho Superior da Justiça do TrabalhoBrasília (DF), 17 a 19 de maio de 2011.

"Qualidade significa ir de encontro àsnecessidades do cliente." (CROSBY) "Qualidade éadequação ao uso."

“a informação não teria uma qualidade/valorintrínseco, mas o tipo de valor ao qual aludeaproxima-se mais da idéia de um valor atribuídoao produto, e não de um valor filosófico oumetafísico.”

"Qualidade é uma propriedade, atributo oucondição das pessoas, capaz de distingui-Ias dasoutras e de Ihes determinar a natureza; numaescala de valores, a qualidade é umapropriedade, atributo ou condição que permiteavaliar e, consequentemente, aprovar, aceitar ourecusar qualquer coisa.”

Conselho Superior da Justiça do Trabalho

“A informação não tem valor intrínseco, seu valoré inteiramente subjetivo. A informação não varia em valor por causa de suas características externas...seu valor está na mente do usuário.”


PRODUTOS SERVIÇOS


QUALIDADE DA INFORMAÇÃO

MENSAGEM ENVIADA

CONTEXTO

MENSAGEM RECEBIDA

USUÁRIO


CICLO VIRTUOSO


USUÁRIO CONTEXTO

O QUÊ SE QUER?QUEM SABE?ATÉ QUANDO?COMO FAZER?


O QUÊ SE QUER?QUEM SABE?

ATÉ QUANDO?

COMO FAZER?

CONTEXTO


GESTÃO DO TEMPO

PESSOAS

• 38% gastam tempo empesquisas;

• 43% decisões atrasam porexcesso de informações;

• 42% doenças ligadas aostresse.

PLANEJAMENTO PESSOAL

• Organização de papéis, e-mails,pastas e conhecimento;

• Definição de objetivos claros;• Conscientização da equipe de

trabalho;• Identifique os desperdícios;• Agenda semanal.

FERRAMENTAS

• Agendas• Softwares (Outlook Lotus

Organizer, etc;• Sites: gcalendar.com

neotriad.com

IMPORTANTE

URGENTE

CIRCUNSTANCIAL


TRÍADE DO TEMPO

GESTÃO DO TEMPO


• Tarefas importantes têm prazo. Do contrárioseriam urgentes;

GESTÃO DO TEMPO

• Essas tarefas são pessoais;• Trazem algum tipo de resultado positivo a

curto, médio ou longo prazo.


• Quando se pergunta o prazo aresposta é “PARA ONTEM!!!”.

GESTÃO DO TEMPO

• Geralmente a atividade urgente já foiuma atividade importante;


• Coisas que o levam a perder tempo desnecessariamente;

GESTÃO DO TEMPO

• Podem ser importantes para outras pessoas, mas nuncapara você;

• Estão contra sua plena vontade;• Você aceita por educação, condição ou medo de dizer não;• Não geram resultados;

• Geram sensação de insatisfação, angústia e saturação.

IMPORTANTE

URGENTE

CIRCUNSTANCIAL

IMPORTANTE

URGENTE

CIRCUNSTANCIAL


Mulher

30,99 %

24,62 %

44,39 %

27,80 %

35,47 %

36,73 %

Homem

GESTÃO DO TEMPO

IMPORTANTE

URGENTE

CIRCUNSTANCIAL


70 %

20 %

10 %

TRÍADE IDEAL

GESTÃO DO TEMPO


Responda as seguintes questões para cada atividade urgente: Por que essa atividade foi urgente? Como eu poderia ter prevenido a urgência dessa atividade? Que atividade posso planejar para evitar essa urgência? É possível delegar a alguém esta atividade?

Ações a serem realizadas: Planeje; Registre as lições aprendidas; Delegue; Aja imediatamente sobre a urgência.

Como minimizar a Urgência:

GESTÃO DO TEMPO


Aprenda a dizer NÃO explicando as suas razões; Seja sincero e realista; Seja simpático, porém firme nas suas posições.

Como minimizar as circunstâncias:

GESTÃO DO TEMPO


Considerações Finais:

GESTÃO DO TEMPO

• PESQUISE

• PRIORIZE• REINVENTE-SE

• RECICLE OS SEUS CONHECIMENTOS


ORGANIZAÇÃO

ORGANIZAÇÃO FÍSICA:

LIXO

• Eu preciso disto?• Quantas vezes eu utilizei

esses papéis no último ano?

• Tenho esses papéis digitalizados?

GUARDA

• Ver as regras paraguarda de papéis;

• Como e ondeguardar.

EXECUÇÃO

• Incluir no Processo físico;

• Dar andamento ao que foi solicitado.


ORGANIZAÇÃO

ORGANIZAÇÃO LÓGICA:

• Taxonomia no sistema de arquivos lógicos;

• Backup de dados;

• Faça classificações no e-mail (grupo de contatos, eleja as mensagens importantes ou urgentes);

• Crie pastas no seu computador com hierarquias (por assunto, por seção, temporal);

• Limpe sua caixa de entrada;


ORGANIZAÇÃO

ORGANIZAÇÃO LÓGICA:

• Tenha dois e-mails (um corporativo e um pessoal);

• Determine horários para ler seus e-mails;

• Tome ação imediata (não deixe para amanhã);

• Utilize um antivírus/anti-spam.


ORGANIZAÇÃO

ORGANIZAÇÃO DO CONHECIMENTO:

• Dieta de informações (filtre as informações do seu interesse);

• Recorte a informação que julgar importante;

• Capture o conhecimento e divulgue-o a sua equipe e àqueles que estiverem interessados.


LEMBREM-SE:

O PLANEJAMENTO NÃO É UMGARANTIDOR DE SUCESSOS, MASSIM UM REDUTOR DE FRACASSOS.


CONTROLE DIÁRIO

Revisar pendências;

Priorizar.

Calcular a duração;


AGENDA DIÁRIA

COMPROMISSOS TAREFAS

HORÁRIO FALAR COM P TAREFA HR PRAZO

8-9 h JOÃO PEDRO 1 Atualiz. Passivos – Discutir dados 1:00 20/MAI

10-11 h EU 2 Criar parâmetros do Sist. PO 2012 1:00 23/MAI

12-14 h Reunião almoço 3 Reunião Diretor-Geral – PO 2012 2:00 NA

14 h JOSÉ RODRIGO 4 Ligar sobre Sist. Captação PO 2012 0:15 NA

15-17 h EQUIPE PLANEJAM 5 Definir Planej. de Metas 2012 2:00 2/JUN

Total 6:15


AGENDA SEMANALDIA DOC. ORIGEM ASSUNTO RESPONSÁ

VELÁREA TAREFA PRAZO

2 OF. 001/2011 Sistema de Captação P.O. 2012

JoséRodrigo

SEINF Discutir andamento do sistema

23/MAI

3 MSG ASPO 7/2011

Metas 2011 – Abril

João Alberto

SEGP/SCRH Verificar metas físicas CRH

8/MAI

4FERIADO

5 OF CIRC 6/2011 Levantamento Passivos

Pedro Augusto

SEGP Estabelecer parâmetros, critérios e prazos internos

17/MAI


FLUXOGRAMA DE AÇÃO

EVENTO AÇÃO

LIXO

ARQUIVO

FAZER PRAZOS

DELEGARPRAZOS

CONTEXTO

ORIENTAR

PROPAGANDA

DADOS IRRELEVANTES

INFORMATIVOS

DADOS RELEVANTES


COMO FAZER? Reserve na sua agenda um tempo para a revisão – o tempo varia de acordo com o

tamanho de sua lista de atividades;

Verifique os prazos finais de cada atividade;

Priorize as que tem o menor prazo de retorno;

Reveja a mensagem encaminhada;

Relembre o contexto no qual se desenvolveu a atividade;

Faça uma leitura crítica das informações a serem prestadas, tanto na coerência dosdados (números, estatísticas, gráficos, etc), quanto na conformação textual a essesdados e ao atendimento daquilo que está sendo solicitado na mensagem;

Apare as arestas. Tire suas dúvidas. Compartilhe com a sua equipe os resultados.


QUALIDADE DA

INFORMAÇÃO

1. CONHECER

2. PLANEJAR

3. EXECUTAR

4. REVISAR

CICLO VIRTUOSO


PROBLEMAS DO PASSADO


DEMANDA SOLICITADA:

PEDIDO DA FOLHA DE PESSOAL

PROBLEMA VERIFICADO:

INVERSÃO DOS CAMPOS NA TABELA ENVIADA DAS FONTES DE RECURSOS FINANCEIROS

POSSÍVEIS CONSEQUÊNCIAS:

ENVIO DE RECURSOS EM FONTES DIVERSAS DAS PROGRAMADAS. NO CASO DE NÃOHAVER SALDO PARA A INVERSÃO DE FONTES O TRIBUNAL REQUERENTE TERIA GRANDESDIFICULDADES PARA EFETUAR O PAGAMENTO DE INATIVOS, SENDO NECESSÁRIA A INTERVENÇÃO DA STN/MF PARA CORRIGIR O PROBLEMA GERADO.


TRT xx

Fonte/Vinculação Fte 0100-A Fte 0156 Fte 0169 Total Pessoal Fte 0100-C Total Apropriado

Pessoal a Pagar 100 35 28

Total Consig. c/ transferência 50 20 18

Consignações s/ transferência 50 15 10

Total Consignações 100 35 28

Total Geral p/ Fonte 100 35 28

Financeiro em poder do tribunal 0 2 3

Total Programação 100 33 25

Quadro Consolidado pela ASPO/CSJT

Quadro encaminhado pelo TRT

TRT xx

Fonte/Vinculação Fte 0100-A Fte 0169 Fte 0156 Total Pessoal Fte 0100-C Total Apropriado

Pessoal a Pagar 100 35 28

Total Consig. c/ transferência 50 20 18

Consignações s/ transferência 50 15 10

Total Consignações 100 35 28

Total Geral p/ Fonte 100 35 28

Financeiro em poder do tribunal 0 2 3

Total Programação 100 33 25


DEMANDAS SOLICITADAS:

PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA PRÉVIA/MODERNIZAÇÃO/PESQUISAS DIVERSAS

PROBLEMAS VERIFICADOS:

INCLUSÃO (OU EXCLUSÃO) DE LINHAS E/OU COLUNAS NAS TABELAS ENCAMINHADAS, SUBSTITUIÇÃO DE FÓRMULAS POR VALORES (“MARRETAR”), INOBSERVÂNCIA DAS INSTRUÇÕES INSCRITAS NAS MENSAGENS ENVIADAS, DADOS EM EXCESSO OU NÃO SOLICITADOS

POSSÍVEIS CONSEQUÊNCIAS:

NÃO RECONHECIMENTO DO SISTEMA AO SE CONSOLIDAREM AS INFORMAÇÕES EDIVERGÊNCIA NOS TOTAIS ENVIADOS E APURADOS, GERANDO RETRABALHO PARAENCONTRAR A ORIGEM (UMA VEZ QUE NEM SEMPRE É POSSÍVEL VISUALIZAR O ERROFACILMENTE), PROPICIANDO QUE SE TOMEM DECISÕES BASEADAS EM INFORMAÇÕESEQUIVOCADAS, OU SE ENVIEM AS MESMAS A ÓRGÃO DE CONTROLE (TCU/CNJ)GERANDO FUTUROS PROBLEMAS AOS GESTORES RESPONSÁVEIS PELA INFORMAÇÃOENVIADA, OU AINDA, QUE SE DISTRIBUAM VALORES INSUFICIENTES PARA OPAGAMENTO DE UMA DEMANDA QUE SE PRETENDIA ATENDER (INCLUSIVE EMRUBRICAS ERRADAS)


Exemplo de Instruções inscritas em Mensagem enviada pela ASPO/CSJT:

LEVANTAMENTO DOS PASSIVOS DEVIDOS A TÍTULO DE RECÁLCULO DA PAE E DE URV A SERVIDORES E MAGISTRADOS

A) IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE ORÇAMENTÁRIA:

U.O

B) DADOS DO RESPONSÁVEL PELA INFORMAÇÃO (QUADRO I): (PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO)

1. Nome do Responsável:2. Cargo do Responsável:3. Local (Cidade-UF):4. Data ({dia} de {mês} de {ano}):

C) INSTRUÇÕES:

1. Preencher os dados do responsável e data, conforme indicado acima. (PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO)2.Não deverão ser incluídas nem excluídas quaisquer linhas, colunas ou planilhas desta pasta de trabalho.3. Não digitar traço (-) nos valores correspondentes a nulo ou zero.4. Os campos relativos a textos já estão formatados de forma a possibilitar a inserção de modo contínuo, sem a necessidade de se criar linhas para cada parágrafo a ser digitado ou colado.5. Nos quadros, preencher somente os campos hachurados de cinza claro. Os demais são de preenchimento automático.6. O preenchimento das informações prestadas nos quadros devem considerar os comentários da célula inseridos pela Assessoria de Planejamento, Orçamento e Finanças do Conselho Superior da Justiça do Trabalho - ASPO/CSJT.

7. Sem prejuízo do envio dos documentos à Presidência do CSJT, encaminhar cópia do ofício da Presidência do TRT, assim como dos quadros preenchidos e assinados pelo responsável ou pelo ordenador de despesas do Tribunal para o correio eletrônico: [email protected].

8. INFORMAÇÕES ENVIADAS FORA DO PADRÃO DESTE ARQUIVO OU INCOMPLETAS NÃO SERÃO ACATADAS.

9. A planilha deve ser preenchida sem se modificar o nome do arquivo: TRT {número do TRT} - Msg ASPO 021 - LEVANTAMENTO PASSIVOS DE PAE E URV.xls.

10. Quaisquer esclarecimentos adicionais poderão ser dirigidos à equipe da ASPO/CSJT, por meio dos seguintes telefones: 61 3043-4229 e 61 3043-4027.

D) CONTEÚDO

Quadro I - HISTÓRICO DAS DESCENTRALIZAÇÕES E SALDO APURADO (SEM ATUALIZAÇÃO);Quadro II - SALDO DOS PASSIVOS ATUALIZADOS ATÉ MARÇO DE 2011 (QUADRO A SER PREENCHIDO NO TRT).


PACTO DE MUDANÇA


OBRIGADO!!!

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