A integração do sistema contabilístico e financeiro

dos portos pelas tecnologias de informação e de comunicação (TIC)

A integração do sistema contabilístico e financeiro

dos portos pelas tecnologias de informação e de comunicação (TIC)

Por Serigne Mbaye THIAM

Perito contabilista

Plano da ApresentaçãoPlano da Apresentação1. O lugar do sistema contabilistico e financeiro no sistema de informação de gestão

1. O lugar do sistema contabilistico e financeiro no sistema de informação de gestão

2.As condições de uma integração 2.As condições de uma integração

3.Os níveis de integração 3.Os níveis de integração

4. A evolução do sistema 4. A evolução do sistema

Apresentação de Serigne Mbaye THIAM

5. A condução da integração5. A condução da integração

6.Os critérios de uma boa integração6.Os critérios de uma boa integração

Apresentação de Serigne Mbaye THIAM

• Numa empresa portuária, o software contabilistico e financeiro é um dos elos do sistema geral de informação de gestão que integra também outros softwares de exploração portuária, de gestão comercial, de gestão das obras, dos recursos humanos, etc.

1. 0 lugar do sistema contabilistico e financeiro no sistema de informação de gestão

1. 0 lugar do sistema contabilistico e financeiro no sistema de informação de gestão

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1. O lugar do sistema contabilístico e financeiro no sistema de informação de gestão

1. O lugar do sistema contabilístico e financeiro no sistema de informação de gestão

Gestão das Compras e Stocks

Messagens - Workflow

Ferramentas informáticas

Gestão das Imobilizações

Gestão da Tesouraria

Dados

Contabilidades

Exploração e Comercial

Gestão das Obras

Gestão dos RH e dos Salários

Tableaux de bord - Reporting

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• A integração informática das funções contabilísticas e financeiras não pode ser concebida e conduzida sem ter em conta os outros módulos e necessidades do sistema global de informação de gestão do porto : sistema aberto e que se comunica

2. As condições de uma integração2. As condições de uma integração

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• Esta necessidade de levar em consideração os outros módulos explica-se também pelo facto de cada vez mais dados contabilisticos e financeiros nascerem fora do sistema contabilistico e financeiro

• A função contabilística e financeira vai buscar no exterior muitos dos seus inputs

2. As condições de uma integração 2. As condições de uma integração

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• A integração coloca-se portanto a dois níveis :1. Integração dos módulos contabilisticos

e financeiros entre eles (contabilidade geral , analitica , gestão orçamental , gestão da tesouraria , gestão previsional, etc.)

2. Integração do sistema contabilistico e financeiro com os outros módulos a montante (exploração portuária ) e a jusante (reporting)

3.Os niveis de integração 3.Os niveis de integração

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• A evolução do sistema contabilistico e financeiro de um porto, em geral de toda a empresa, já não pode ser considerada como um assunto puramente contabilistico e financeiro

• Deve ser analisada de forma integrada e ser considerada como uma ocasião para a evolução dos processos de gestão

• É preciso ter portanto uma visão global

4. A evolução do sistema 4. A evolução do sistema

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• Três razões principais determinam esta evolução do software contabilistico e financeiro de um porto :

1. Obsolescência do software utilizado

2. Desenvolvimento e crescimento do porto

3. Melhoria e melhor integração dos processos de gestão

4. A evolução do sistema 4. A evolução do sistema

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• Para preparar bem a evolução do sistema contabilistico e financeiro do porto, é necessário portanto:

1. Ter uma visão clara das suas diferentes utilizações, do seu perímetro funcional,

2. Das suas interrelações com os outros módulos a montante e a jusante do sistema de informação

4. A evolução do sistema 4. A evolução do sistema

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• Esta visão específica e global ao mesmo tempo determina que a implantação do sistema contabilistico e financeiro seja conduzida como um projecto com tudo o que isso implica em termos de

1. Caderno de encargos e

2. Metodologia

5. A condução da integração 5. A condução da integração

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• O caderno de encargos deve permitir ao vendedor do software e/ou ao instalador do mesmo ter suficientes conhecimentos :

1. Do contexto e dos objectivos de implementação do ERP

2. Do perímetro funcional e das prestações de integração esperadas

3. Da arquitectura técnica de acolhimento da solução

4. Volumes a tratar e interfaces a serem realizadas

5. Modalidades de migração

5.A condução da integração : caderno de encargos 5.A condução da integração : caderno de encargos

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• O caderno de encargos deve permitir ao porto ter respostas claras , da parte do fornecedor do software e/ou do instalador do mesmo, sobre os seguintes pontos:

1. Conhecimento preciso e o mais exaustivo possível do ERP proposto e do fornecedor,

2. Os pontos chaves funcionais que constituem necessidades específicas e importantes do porto,

3. As características técnicas do ERP proposto

5. A condução da integração: caderno de encargos 5. A condução da integração: caderno de encargos

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Os temas e pontos chaves funcionais seguintes constituem a estrutura de base da escolha que permite :1. analisar as necessidades

do porto2. finalizar o caderno de

encargos3. Seleccionar a solução 4. Identificar as adaptações

eventualmente necessárias 5. Dimensionar os custos de

instalação e de migração 6. Avaliar os constrangimentos

de exploração e de suporte

1. Cobertura funcional 2. Especificações

funcionais 3. Arquitectura técnica 4. Duração da solução 5. Instalação, migração,

exploração

TEMAS

5. A conduta da integração: caderno de encargos 5. A conduta da integração: caderno de encargos

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Etapa 1 : Análise das necessidades e elaboração do caderno de encargos Etapa 2 : Análise, avaliação das propostas e pré-selecção Etapa 3 : Comparação ponderada e escolha Etapa 4 : Negociação e conclusão do contratoEtapa 5 : Enquadramento e avaliação da implementação

5.A condução da integração : metodologia da Fase 1 da escolha

5.A condução da integração : metodologia da Fase 1 da escolha

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Etapa 1 : Preparação e Planeamento do projectoEtapa 2 : Concepção geral (Análise de implantação, Análise funcional )Etapa 3 : Realização (parametragem, desenvolvimento das extensões, interfaces, etc.)Etapa 4 : Preparação e lançamento do arranque

5. A conduta da integração: metodologia da Fase 2 da implementação

5. A conduta da integração: metodologia da Fase 2 da implementação

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1. Evitar que a mesma informação seja introduzida várias vezes e simplificar os processos

2. Obter a coerência dos resultados

3. Facilitar o cruzamento das

bases de dados  

6. Os critérios de uma boa integração 6. Os critérios de uma boa integração

OBRIGADO pela vossa

atenção

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