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IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS

Proposto por:

Equipe do Serviço de Desenvolvimento Profissional

(SEDEP)

Analisado por:

Diretor do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas

(DEDEP)

Aprovado por:

Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

Base Normativa: Código: Revisão: Página:

Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 1 de 16

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para identificar necessidades de

desenvolvimento das competências profissionais dos servidores do Poder Judiciário

do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica às unidades organizacionais

administrativas e jurisdicionais do PJERJ, com o Sistema Integrado de Gestão (SIGA)

implementado ou em processo de implementação, passando a vigorar a partir de

17/07/2014.

3 DEFINIÇÕES

TERMO DEFINIÇÃO

Ações de capacitação e desenvolvimento

Ações que contribuem para a atualização profissional e o aperfeiçoamento dos servidores em alinhamento aos objetivos institucionais do PJERJ.

Ações Formais Ações de capacitação e de desenvolvimento ministradas por Instituição de Ensino.

Ações Não Formais

Ações estruturadas na própria Unidade Organizacional (UO) para fins de capacitação, visando ao desenvolvimento de competências profissionais dos servidores.

Avaliação de eficácia

Modalidade de avaliação, que tem por objetivo verificar se a ação de capacitação e desenvolvimento planejada foi realizada e os resultados planejados foram alcançados.

Colaborador Aquele que presta algum tipo de serviço à Instituição de forma regular, como funcionário terceirizado, estagiário, mensageiro, dentre outros.

Competências Profissionais

Conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes expressas pelo desempenho profissional do indivíduo dentro de determinado contexto organizacional, que agrega valor às pessoas e à organização.





TERMO DEFINIÇÃO

Facilitador do SIGA

Servidor lotado em Núcleo Regional (NUR) responsável pela multiplicação dos elementos componentes do Sistema Integrado de Gestão adotado no PJERJ.

Plano de Desenvolvimento Profissional

Modalidade de análise realizada em conjunto pelo gestor e servidor que visa verificar que competências profissionais o servidor necessita desenvolver ou aprimorar, considerando-se o estabelecido na Matriz de Competências do Papel Profissional.

Matriz de Competências

Instrumento no qual são relacionadas as competências profissionais e os requisitos para papéis profissionais a serem desempenhados nas unidades organizacionais do PJERJ.

Papel Profissional

Conjunto de atribuições e expectativas relacionadas ao comportamento profissional de um indivíduo na instituição.

Representante da Administração Superior (RAS/RD)

1-Membro da unidade organizacional participante de escopo de certificação ISO 9001:2008, que detém responsabilidade e autoridade para representá-la na gestão da qualidade (RAS); 2-Membro da unidade organizacional que detém responsabilidade e autoridade para representá-la na gestão da qualidade (RD).

4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Facilitador do SIGA

• Acompanhar e orientar as Unidades no processo de Identificacão das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores;

• consolidar as informações no FRM-DGPES-040-08– Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da Unidade Organizacional e encaminhá-lo ao Serviço de Desenvolvimento Profissional da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEDEP);

• substituir o gestor ou RAS, conforme o caso, na implementação e avaliação de eficácia, quando necessário;

• consolidar as informações sobre número de servidores que realizaram o planejado, por comarca, no FRM-DGPES-040-08, no primeiro trimestre do ano subsequente e enviá-lo ao SEDEP, respeitando o prazo determinado.

Gestor da unidade organizacional

• Identificar em conjunto com os servidores a necessidade de desenvolvimento de suas competências, registrando-a no FRM-DGPES-040-06- Plano de Desenvolvimento Profissional;

• nos NUR, encaminhar ao Facilitador do SIGA cópia do FRM-





FUNÇÃO RESPONSABILIDADE DGPES-040-08 - Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da Unidade Organizacional;

• supervisionar a realização das ações, formais e não formais, de capacitação e desenvolvimento;

• avaliar a eficácia das ações, formais e não formais, de capacitação e desenvolvimento realizadas.

Representante da Administração Superior – RAS/RD/RDS

• Enviar, via e-mail ([email protected]), ao Serviço de Desenvolvimento Profissional, da Diretoria -Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEDEP), o FRM-DGPES-040-08 - Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da Unidade Organizacional.

• Consolidar as informações de sua UO sobre número de servidores que realizaram o planejado, preenchendo o FRM-DGPES-040-08, no primeiro trimestre do ano subsequente e enviá-lo ao SEDEP, respeitando o prazo determinado.

Servidores

• Acompanhar a programação, inscrever-se e participar dos cursos previstos pelo processo de Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais.

Serviço de Desenvolvimento Profissional da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEDEP)

• Dar início ao processo de implementação e renovação anual da Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores;

• assessorar gestores no processo de Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores, orientando quanto à metodologia e ao uso dos instrumentos;

• Consolidar as ações de capacitação, informando à (Escola de Administração Judiciária da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas) (DGPES/ESAJ) o número de cursos e vagas a serem disponibilizados para o desenvolvimento profissional dos servidores.

5 CONDIÇÕES GERAIS

5.1 A Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências

Profissionais é realizada em conjunto por gestores e servidores.

5.1.1 De acordo com a especificidade do papel profissional e da Unidade, e com a

orientação do SEDEP, este processo pode ser realizado pelo próprio servidor,





sendo submetido posteriormente à avaliação e validação do gestor. Ex.: Central de

Mandados, Diretores de Departamento, Diretores-Gerais.

5.2 Todos os colaboradores ingressados na unidade organizacional devem ser

apresentados ao sistema integrado de gestão, com atenção especial, ao documento

estratégico, aos objetivos da qualidade e suas metas e às rotinas administrativas da

área em que atuam.

5.2.1 Os registros das ações do item anterior são realizados no FRM-DGPES-040-13 –

Registro de Implementação.

5.3 Este processo de trabalho é cíclico e renovado anualmente, no mês de outubro com

validade para o ano seguinte (janeiro a dezembro).

5.4 A Matriz de Competências Profissionais é ferramenta essencial para a realização

desse processo de trabalho e encontra-se disponível na intranet, na página do

PJERJ.

5.4.1 O desenvolvimento das competências necessárias ao servidor para exercício de

sua função são obrigatórias e devem ter sua eficácia avaliada pelo gestor.

5.4.2 Entende-se por aprimoramento o desenvolvimento das competências que o

servidor já possui ou o desenvolvimento de novas competências para futuras

atribuições.

5.5 Cabe ao gestor acompanhar, incentivar e avaliar a participação dos servidores em

ações de capacitação.

5.6 Caso o servidor necessite desenvolver uma competência que não conste na

programação de cursos da ESAJ, o gestor programa ação não formal ou solicita à

ESAJ orientação sobre cursos que auxiliem nesse desenvolvimento.

5.7 As UO podem solicitar visita de apoio ao DEDEP/SEDEP para acompanhamento do

processo de trabalho, quando necessário.





6 IDENTIFICAÇÃO DAS NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS DOS SERVIDORES

6.1 Esta etapa do processo de trabalho é registrada no FRM-DGPES-040-06 – Plano de

Desenvolvimento Profissional.

6.2 O SEDEP envia e-mail às UO, informando o início da contagem do prazo de 30

(trinta) dias para realização do levantamento.

6.3 Para servidor recém-chegado na unidade, ou que assumiu novo papel profissional

ou do ausente no período, por férias ou licenças, o gestor tem o prazo de 30 (trinta)

dias a contar da chegada ou retorno do servidor, para identificar as necessidades de

desenvolvimento.

6.3.1 Para servidor recém-ingressado no PJERJ, são realizados os procedimentos de

recepção e integração para novos servidores, conforme Aviso publicado no DJERJ,

à época de cada nova nomeação.

6.4 O gestor da UO, em parceria com o servidor, planeja as atividades de

desenvolvimento para o ano subsequente, de acordo com a Matriz de Competências

Profissionais correspondente.

6.4.1 Caso a competência seja desenvolvida por meio de ação formal, o servidor

consulta a programação mensal da ESAJ e inscreve-se no curso planejado, após

autorização do gestor.

6.4.2 Para as ações de capacitação não formais, o gestor registra no campo

correspondente o assunto ou a atividade que o servidor desenvolverá para adquirir

a competência apontada.

6.4.2.1 São exemplos de Ações Não Formais: implementação de rotinas administrativas;

supervisão durante os primeiros seis meses do servidor na UO, multiplicação de

conhecimentos e experiências realizada em local de trabalho; participação em





grupos de estudo/pesquisa; participação em grupo de trabalho para identificação

de oportunidade de melhoria, leitura de livro etc.

6.5 O gestor propõe ações gerenciais para suprir a necessidade de desenvolvimento,

registrando-a no campo correspondente.

7 LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DA UO

7.1 Esta etapa do processo de trabalho contempla as ações de capacitação formais

planejadas e o quantitativo de servidores para cada uma delas.

7.2 O gestor preenche o FRM-DGPES-040-08 – Levantamento das Necessidades de

Desenvolvimento da Unidade Organizacional, com base nas informações registradas

no FRM-DGPES-040-06, dentro do prazo estabelecido no item 6.2 e encaminha-o

ao SEDEP, através do correio eletrônico [email protected].

7.2.1 Em Núcleos Regionais, os gestores enviam o levantamento feito em sua UO (FRM-

DGPES-040-08) ao Facilitador do SIGA que irá novamente consolidá-las, por

comarca, usando mesmo formulário, encaminhando-o, por sua vez, ao SEDEP,

através do correio eletrônico [email protected], no prazo de 10 (dez) dias.

8 AVALIAÇÃO DA EFICÁCIA DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO

8.1 A avaliação de eficácia das ações de capacitação obrigatórias – formais ou não

formais - tem como objetivo verificar se a competência foi desenvolvida conforme os

objetivos propostos. É realizada por meio de observações em situações de trabalho

e/ou entrevistas com os funcionários submetidos ao treinamento, com base nos

critérios descritos abaixo:

a) se os objetivos foram alcançados;

b) se a ação facilitou o desenvolvimento das competências profissionais.





8.1.1 A avaliação da eficácia é realizada pelo gestor/RAS/RD/RDS/Facilitador do SIGA,

em conjunto com o servidor, em até seis meses.

8.2 Caso a ação de capacitação obrigatória não tenha sido realizada ou, se realizada,

não tenha sido eficaz, o gestor propõe ações gerenciais para suprir a necessidade

de desenvolvimento, registrando-as no campo correspondente.

8.3 Realizada a avaliação de eficácia das ações de capacitação – formais ou não

formais – e findo o ano referência, o gestor encerra o formulário, datando-o e

assinando-o.

9 VERIFICAÇÃO DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO PLANEJADAS

9.1 A verificação das ações de capacitação planejadas pela UO é realizada entre os

meses de janeiro e março do ano subsequente, através da comparação entre as

ações de capacitação planejadas e as realizadas ao longo do ano base. O SEDEP

envia e-mail às UO, informando o início desta etapa do processo.

9.2 O gestor da UO preenche a coluna “Realizado” do FRM-DGPES-040-08 -

Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da Unidade Organizacional,

informando o número de servidores que cumpriram o planejado.

9.3 Em Núcleos Regionais, os gestores enviam as informações levantadas ao

Facilitador do SIGA para consolidação, por comarca, e encaminhamento ao SEDEP,

até o último dia útil do primeiro trimestre.

9.3.1 O formulário a ser encaminhado ao SEDEP ([email protected]) será o mesmo

utilizado quando do planejamento no ano anterior.

10 IMPLEMENTAÇÃO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS





10.1 A implementação de Rotinas Administrativas é feita no período compreendido entre

a publicação na intranet e a vigência da RAD e registrada no FRM-DGPES-040-13-

Registro de Implementação de Rotinas Administrativas.

10.2 Há casos em que a implementação ocorre após a vigência, como por exemplo:

a) funcionário ausente no período da implementação;

b) funcionário recém-chegado no PJERJ ou na unidade organizacional;

c) unidade organizacional em processo de implementação do SIGA.

10.3 O responsável pela implementação está definido no anexo 6 - Diagrama de

Implementação de Rotinas Administrativas .

10.4 As revisões em rotinas administrativas podem ser apenas comunicadas, quando as

alterações realizadas não afetaram o processo de trabalho e devem ser

implementadas, por treinamento, presencial ou a distância, quando, ao contrário,

houve mudança na forma de realizar a atividade.

10.5 A escolha pela simples comunicação, pelo treinamento, presencial ou a distância,

fica a critério da unidade responsável pelo processo de trabalho, que deve

considerar a metodologia mais adequada.

10.6 Cópia da mensagem enviada deve ser arquivada em pasta eletrônica.

10.6.1 As comunicações de revisões em Rotinas Administrativas correlacionam os itens

modificados e os atuais, para melhor visualização das mudanças realizadas.

11 INDICADOR

NOME METODOLOGIA PERIODICIDADE

Índice Consolidado de Realização das Ações de Capacitação Planejadas

Percentual médio de ações planejadas e realizadas

Anual





12 GESTÃO DE REGISTROS

12.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD*

RESPONSÁ-VEL

ARMAZE-NAMENTO

RECUPE-RAÇÃO PROTEÇÃO

RETENÇÃO (ARQUIVO

CORRENTE - PRAZO DE

GUARDA NA UO**)

DISPOSIÇÃO

Formulário Plano de Desenvolvimento Profissional ( FRM-DGPES-040-06 (Pessoais - originais)

0-2-2-1a UO Pasta Nome/ Matrícula

Condições

apropriadas 2 anos

DGJUR/ DEGEA***

Formulário de Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da UO (FRM-DGPES-040-08 –originais)

0-2-2-1a UO Pasta Data Condições apropriadas

2 anos DGJUR/ DEGEA

Cópias do Formulário de Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da UO (FRM-DGPES-040-08)

0-2-2-1a SEDEP Disco Rígido

Unidade Backup e Condições apropriadas

2 anos Eliminação na UO

Formulário Registro de Implementação de Rotinas Administrativas (FRM-DGPES-040-13)

0-2-2-1a UO Pasta Data Condições apropriadas

2 anos DGJUR/

DEGEA

Cópia de e-mail de comunicação de revisão de RAD

0-2-2-1a UO Disco rígido

UO/

Assunto

Backup e condições

apropriadas 2 anos Eliminação

na UO

Cópias da Correspondência Expedida

0-6-2-2j SEDEP Disco rígido

Assunto Backup e condições


na UO

Correspondência Recebida 5-5-4 SEDEP Disco rígido

Assunto Backup e condições


na UO

Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos.

**UO = Unidade Organizacional.

***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.

Notas:

a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD-DGJUR- 035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da

RAD- DGJUR-043 - Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-

047 – Gerir Arquivo Permanente.





c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O

armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter

Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

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13 ANEXO

• Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Identificação das Necessidades de

Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores;

• Anexo 2 – Fluxograma do Procedimento Levantamento das Necessidades de

Desenvolvimento da UO;

• Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Avaliação da Eficácia das Ações de

Capacitação;

• Anexo 4 – Fluxograma do Procedimento Verificação das Ações de Capacitação

Planejadas;

• Anexo 5 - Fluxograma do Procedimento Implementação de Rotinas

Administrativas.

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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO IDENTIFICAÇÃO DAS NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PR OFISSIONAIS

DOS SERVIDORES





ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO LEVANTAMENTO D AS NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DA UNIDADE ORGANIZA CIONAL





ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AVALIAÇÃO DA E FICÁCIA DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO





ANEXO 4 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO VERIFICAÇÃO DA S AÇÕES DE CAPACITAÇÃO PLANEJADAS





ANEXO 5 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO IMPLEMENTAÇÃO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS

IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COM PETÊNCIAS PROFISSIONAIS DOS SERVIDORES



Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 19 16 de16

ANEXO 6 – DIAGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DE EFICÁCIA DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS

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