IDENTIFICAÇÃO DE PONTOS DE MELHORIA NO

PROCESSO DE SUBMISSÃO DE ESTUDOS CLÍNICOS INTERNACIONAIS EM UMA INDÚSTRIA FARMACÊUTICA

Filippi Ramos

fsatto@gmail.com

(LATEC/UFF)

Resumo: As indústrias farmacêuticas enfrentam hoje, no Brasil, muitas dificuldades para aprovar os estudos clínicos

de novos medicamentos em um tempo competitivo com outros países. São necessárias revisões aos processos internos

existentes, uma vez que não há como alterar o cenário regulatório. Por isso, este trabalho descreve a análise de

processo em uma indústria farmacêutica que visa otimizar o tempo de confecção de um dossiê de estudo clínico

utilizando ferramentas como Brainstorming, Diagrama de Ishikawa, matriz GUT para identificar a principal área a ser

melhorada e otimizada quanto aos seus tempos de execução. Assim, é sugerido que sejam propostas melhorias aos

processos que envolvem tradução de documentos que são utilizados em tais submissões.

Palavras-chaves: industria farmaceutica; pesquisa clinica; estudo clinico; brainstorming; diagrama

de ishikawa; matriz GUT; lean-sigma; analise de processo

ISSN 1984-9354

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

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Introdução

Dentre as etapas que compreendem o registro de um novo medicamento, “os ensaios clínicos, etapa

mais cara e demorada do processo de desenvolvimento, consistem na investigação sobre os efeitos da

administração de um novo produto em grupos de seres humanos, tendo como objetivo comprovar sua

segurança, sua eficácia, avaliar a dose recomendada e verificar a ocorrência de efeitos adversos”

(Gomes et al., 2012).

Tais pesquisas são reguladas internacionalmente pelas diretrizes do Manual de Boas Práticas Clínicas

(ICH/GCP 1996), que são “padrões internacionais de qualidade éticos e científicos para o desenho,

condução, performance, monitoria, auditoria, registro, análises e publicação de ensaios clínicos”

(Vijayananthan, 2008). Outro ponto importante, se diz com relação ao armazenamento dos dados

gerados pelos ensaios clínicos. Os mesmos devem estar aptos a serem confirmados independentemente

de onde o ensaio for conduzido. Com isso, é garantida a robustez científica e ética do ensaio clínico,

devendo o mesmo ser aceito pela agência reguladora de outros países.

No caso do Brasil, segue-se também outras diretrizes como o Documento das Américas (OPAS, 2005)

e as diretrizes aplicáveis do Conselho Nacional de Saúde e da Agência Nacional de Vigilância

Sanitária (ANVISA), agência reguladora do Brasil.

Contextualização

Nas regulamentações brasileiras são encontrados os detalhamentos de como um ensaio clínico deve ser

realizado, e, principalmente, elas informam como obter as aprovações necessárias para iniciar um

ensaio clínico no país. No Brasil, são necessários dois tipos de aprovação: ética e regulatória.

A aprovação ética é, primeiramente, obtida após avaliação do Comitê de Ética em Pesquisa (CEP) da

instituição onde a pesquisa será realizada e, em seguida, da Comissão Nacional de Ética em Pesquisa

(CONEP). As informações de como submeter um dossiê ético, de acordo com as regulamentações

brasileiras, estão descentralizadas em diversas resoluções do Conselho Nacional de Saúde (CNS)

(466/12, 441/11, 251/97, etc), o que dificulta o entendimento e padronização dos dossiês que são

submetidos.

Na parte regulatória, o processo era regido até março de 2015 pela RDC 39/08, no entanto houve

mudança na regulamentação e agora é regido pela RDC 09/15. Podemos observar que as orientações

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estão centralizadas em uma só RDC publicada pela ANVISA. A partir da norma vigente, pode-se

encontrar as orientações de como criar um dossiê regulatório a ser aprovado.

As figuras 1 e 2, a seguir, apresentam resumidamente o fluxo de aprovação de ensaios clínicos no

Brasil.

Figura 1 – Fluxo de aprovação de projetos de pesquisa clínica no Brasil para estudos com apenas um

centro participante (Gouy, 2014).

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Figura 2 - Fluxo de aprovação de projetos de pesquisa clínica no Brasil para estudos multicêntricos

(Gouy, 2014).

Toda esta complexidade do Brasil dificulta, e muito, a realização de ensaios clínicos no Brasil. Isso

pode ser avaliado, principalmente, devido ao cumprimento dos prazos determinados por essas

regulamentações.

Na tabela 1, a seguir, temos os prazos regulamentados para cumprimento de cada etapa na submissão

ético-regulatória de um ensaio clínico no Brasil, totalizando mínimo de 7 meses para obtenção das

aprovações desde o início da submissão.

Etapa Prazo Regulamentado por

Revisão documental do projeto do

ensaio clínico pelo CEP

15 dias (contados a

partir da data de

submissão do

protocolo)

Norma Operacional No 001

de 30 de setembro de 2013

Emissão do Parecer pelo CEP

30 dias (contados a

partir do aceite da

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documentação)

Submissão de resposta ao parecer

CEP

30 dias

Revisão documental do protocolo

pela CONEP

15 dias (contados a

partir da data de

submissão do

protocolo)

Emissão do Parecer pela CONEP

60 dias (contados a

partir do aceite da

documentação)

Submissão de resposta ao parecer de

pendência da CONEP

30 dias

Emissão do Comunicado Especial

pela ANVISA

90 dias Resolução RDC Nº 09 de

20 de fevereiro de 2015

Submissão de resposta à Exigência

ANVISA

Não estabelecido Resolução RDC Nº 09 de

20 de fevereiro de 2015

Tabela 1 – Prazos regulamentados para cada etapa de submissão de um ensaio clínico no Brasil.

No entanto, na prática, são observados atrasos consideráveis pelos órgãos éticos e regulatórios no

cumprimento dos prazos estabelecidos. “Os órgãos regulatórios demoram, em média, três vezes mais

que outros países para análise dos protocolos de ensaios clínicos. Nos Estados Unidos, Canadá e na

França, o prazo é de três a quatro meses, na Argentina é aproximadamente seis meses e no Brasil, pode

ultrapassar um ano. A literatura aponta que um dos principais fatores que aumentam o prazo de

aprovação de protocolos de pesquisa clínica internacional no nosso país é a necessidade de avaliação

ética múltipla. No caso dos projetos multicêntricos de origem estrangeira, essa avaliação é quádrupla.

O projeto necessita ser aprovado pelo CEP do país de origem, pelo CEP local, pela CONEP e pelo

CEP institucional de cada um dos centros que irá participar da pesquisa” (Zuchetti, 2012). Isso faz com

que o Brasil fique menos competitivo em se tratando de um ensaio clínico que também será conduzido

em outros países, conforme observado na figura 3.

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Figura 3 – Tempo de aprovação de um ensaio clínico no Brasil comparado com outros países.

Disponível em 17 de março em <http://www.ipd-

farma.org.br/uploads/paginas/file/palestras/6_ENIFarMed/JOAO%20MASSUDI.pdf>).

Objetivo

Tendo em vista que a pesquisa clínica é uma das etapas mais caras do processo de registro de um novo

medicamento, e que não há como alterar os prazos regulamentados pelos órgãos ético-regulatórios, se

faz necessário que as indústrias farmacêuticas tenham meios de otimizar seus processos internos no

que dizem respeito à confecção do dossiê ético-regulatório do ensaio clínico que será submetido.

Figura 4- Etapas resumidas para início do ensaio clínico

Assim, quanto mais rápido as pesquisas forem concluídas e o medicamento for registrado, maior será o

tempo que a empresa terá para usufruir da patente da molécula, aumentando o seu retorno financeiro.

O objetivo deste trabalho é utilizar os conceitos de Lean-Sigma para alterar o processo de submissão e

aprovação de estudos clínicos de uma indústria farmacêutica no Brasil. Com isso, serão identificados

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alguns pontos de melhoria no processo de forma a otimizar o tempo em que um projeto leva para ser

submetido aos órgãos éticos e regulatórios.

Análise do Processo

Para estabelecer um processo novo em uma empresa ou sistema já operante, é necessário,

primeiramente, o apoio das partes envolvidas. “No processo de melhoria contínua devem participar

todas as partes interessadas visto que podem apresentar propostas relevantes para a abordagem da

situação em causa. Porém, para que isto aconteça, é necessário criar mecanismos de motivação que

podem passar pela formação e/ou outras medidas incentivadoras (Mata-Lima, 2007)”. Neste caso, o

processo de melhoria e identificação de problemas contou com o apoio do gerente de pesquisa clínica

(1), e foi executado pelos coordenadores de projeto (3) e analista regulatório (1). “A Ferramenta de

Identificação dos Problemas, de acordo com Mata-Lima (2007) desenvolve-se da seguinte forma: são

realizadas reuniões entre os principais interessados que debatem baseados em informações

previamente registradas que resultam de visita de estudo, reuniões técnicas, inquéritos e entrevistas,

entre outros. O resultado da análise é a tomada de decisões que se baseiam em tais informações (Silva,

2014)”

Inicialmente, a equipe, composta por 4 pessoas, reuniu-se para observar o processo já existente.

Constatou-se que esta equipe não possuía o processo descrito em todas as suas etapas. A falha da

equipe em não ter o processo descrito vai contra os preceitos de gerenciamento de projetos pois para

medir o progresso e o andamento de um processo, é necessário controlar suas etapas. Além disso, um

processo que não está descrito permite variações diversas em todos os momentos de sua execução.

“Antes de iniciar a solução de problemas é necessário determinar quais são os problemas, ou seja,

resultados indesejáveis que precisamos eliminar. A avaliação do processo ou produto é uma das fontes

que indicam a existência de problemas (BARBOSA ,1994)”. Após 4 reuniões, a equipe descreveu o

processo vigente para, então, observar e poder visualizar possíveis melhorias no mesmo.

A segunda etapa foi realizar um Brainstorming, que é uma ferramenta utilizada por um grupo de

pessoas para listar uma série de idéias em torno de uma questão. Neste caso, foram listados os

problemas encontrados na confecção do dossiê ético-regulatório quando o analista regulatório já está

de posse de todos os documentos internacionais requeridos. Assim, após 1 reunião foram estabelecidos

os principais problemas encontrados neste processo:

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Tempo longo na tradução de um documento: os documentos são traduzidos externamente.

Tempo longo na revisão da tradução de um documento: após a tradução externa, o analista

regulatório revisa a tradução, que na maioria dos casos não é de boa qualidade, o que demanda

tempo da equipe.

Demora na definição da equipe interna responsável pelo projeto.

Demora na definição dos centros de pesquisa onde o ensaio clínico acontecerá.

Complexidade na adaptação dos documentos do ensaio clínico às regulamentações nacionais.

Demora no pagamento das taxas para submissão do projeto.

De posse dos resultados do Brainstorming, e do fluxograma vigente, a equipe se reuniu para verificar

possibilidades de melhoria nas etapas que demandam maior esforço da equipe interna. Após 1 reunião,

foi visto que era necessário descrever com mais detalhes cada etapa do processo a fim de evitar que

variações no mesmo fossem realizadas por quem fosse segui-lo. Também foram propostas soluções

aos problemas identificados. Nesta reunião, foram apresentados os tempos de cada uma destas etapas,

ordenados conforme a seguir:

Etapa Tempo

Revisão da Tradução de Documentos 24 dias

Tradução de Documentos 20 dias

Adaptação de Documentos 12 dias

Pagamento de Taxas 7 dias

Definição da Equipe Interna 5 dias

Definição de Centros de Pesquisa 5 dias

Tabela 2 – Principais pontos de melhoria e seus tempos de execução

Assim, pôde-se observar que as duas etapas mais demoradas estão diretamente ligadas, e que para

melhorar o tempo da revisão de tradução, tem que ser melhorada a qualidade da tradução. Por isso,

foram escolhidas estas duas etapas para serem estudadas mais afundo. Foi criado o Diagrama de

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Ishikawa para melhor analisar quais os fatores que estavam contribuindo para o atraso no processo de

tradução e revisão de documentos. “O Diagrama de Ishikawa (...) trata-se de um método gráfico onde

há representação de várias causas que podem contribuir para determinado efeito (problema). Permite

identificar, de acordo com Mata-Lima (2007) prováveis causas de um problema específico. Entre as

causas consideram-se materiais; métodos; máquinas/meios; mão de obra; medidas e meio ambiente. É

necessário que o processo esteja descrito e o problema claramente definido. A indicação desta

ferramenta é a necessidade de identificar as principais causas de um problema e/ou existem opiniões

sobre as causas do problema. (Silva, 2014)”.

Figura 6 – Diagrama de Ishikawa sobre Tradução e Revisão de Documentos

Uma vez mapeados os fatores na Figura 6, a equipe criou uma matriz GUT para definir os pontos que

necessitarão solução e/ou melhor atenção no processo. Esta matriz é construida em “parâmetros

baseados na gravidade(G), urgência (U) e tendência (T) que são tomados para estabelecer prioridades

na eliminação de problemas, orientando assim as decisões mais complexas. Esta metodologia propicia

a empresa a definir suas estratégias e políticas a média e longo prazo, priorizando as mais importantes

levando em consideração alguns parâmetros (Gonçalves, 2011).

Causas Gravidade Urgência Tendência Total

Computadores com Tela Pequena 3 2 1 6

Falta de Programas de Edição 5 4 2 40

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Documentos Fornecidos em PDF 3 4 3 48

Tradutores Inseridos em Ambientes

Cheios

4 5 2 40

Barulho da Rua 4 4 1 16

Falta de Feedback para a Tradutora 5 5 3 75

Falta de Histórico das Traduções 5 5 4 100

Falta de Acompanhamento de

Performance da Tradutora

5 5 4 100

Impossibilidade de Escolha do

Tradutor

2 1 1 2

Escolha Aleatória do Tradutor 2 3 1 6

Tradução Automatizada 1 2 2 4

Falta de Formatação no Documento 5 4 3 60

Tradutora Não-Especializada 5 5 2 50

Tradutores Inexperientes 3 2 2 12

Tradutores Sem Habilidade de Edição 3 4 2 24

Rotatividade de Tradutores 1 2 4 8

Tabela 3 – Matriz GUT

Foi acordado que deveriam ser criados processos para atender aos três itens identificados na Matriz

devido a sua importância no impacto de se ter um documento traduzido de boa qualidade.

A última etapa do processo de melhoria foi a criação de um novo fluxograma, inserindo processos para

atender aos problemas identificados na matriz GUT. O fluxograma foi criado após 2 reuniões da

equipe.

Conclusões

Após a conclusão deste exercício que visa a melhoria contínua de um processo, viu-se que para obter

melhores resultados, deve-se sempre revisitar o processo que está sendo seguido a fim de verificar

gaps tanto em sua execução quanto em seu planejamento. O fato de esta revisão de processo ter sido

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realizada com uma equipe multidisciplinar, contribuiu deixando o processo mais compreensível para

aqueles que o irão seguir.

A utilização de ferramentas de Lean-Sigma como Brainstorming, Diagrama de Ishikawa, matrix GUT

utilizadas neste trabalho foram fundamentais para fundamentar a tomada de decisão na modificação do

processo. Importante saber que elas embasam o profissional que pode decidir por seguir com os

resultados das ferramentas ou não.

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