Ao utilizar tecnologia de ponta na automação do inventário em suas lojas,

a rede de supermercado Prezunic, além dos ganhos obtidos nessa operação,

está encontrando variadas aplicações para uma mesma solução, baseada

em coletores de dados e rede de comunicação por radiofrequência

A rede Prezunic inaugurou sua primeira loja em maio de 2002, no bairro de Benfica,

na zona norte da capital do Rio de Janeiro. Hoje possui 29 lojas na região metropolitana do Rio e um centro de distribuição, com área de 50 mil m2, no bairro da Penha. Ocupa o oitavo lugar no ranking da Associação Brasileira de Supermer-cados (Abras), divulgado em 2008, e registrou um faturamento bruto próximo de 1,5 bilhão em 2007.

Um crescimento bem expressivo, que tem como um de seus pilares o investimento em tecnologia. “A di-reção da empresa sempre teve em mente que o crescimento só acon-tece com rapidez se a estrutura for bem preparada. Isso é o que foi feito. Temos um CD capaz de suportar um número bem maior de lojas do que temos hoje, por exemplo. Crescemos com segurança, com um nível de ser-viço elevado e com custos baixos. E a tecnologia possibilita tudo isso, além

do maior controle que traz para as operações”, afi rma Anderson Nunes Chaves, gerente de Tecnologia da In-formação da rede.

Um exemplo de como a empresa planeja e aloca recursos em ferramen-tas tecnológicas, com essa perspectiva de ampliar possibilidades futuramen-te, é o projeto desenvolvido para a automação do inventário nas lojas, implementado em 2007. A solução, desenhada pela Seal, consistiu na ado-ção de coletores de dados com tecno-logia de radiofrequência e estrutura para rede de comunicação sem fi o em cada uma das lojas, e atendeu plena-mente aos objetivos, pois resultou em importantes ganhos, tanto fi nanceiros como operacionais.

Ao todo, a Prezunic adquiriu 750 co-letores do modelo MC 3090 da Symbol – em média são 25 coletores por loja – e 29 redes Wi-Fi da Motorola, detentora da marca Symbol. O sistema que roda no co-letor foi adquirido da HandCom, desen-volvedora de softwares para equipamen-

tos mobile, e foi integrado ao sistema de gestão proprietário da Prezunic.

Agora, esses mesmos coletores estão se transformando em ferramentas de múltiplas funções, já que poderão ser-vir de apoio também às operações de venda, de logística e até de marketing. Isto porque, ao fazer o investimento em tecnologia de ponta, cujo retorno estava previsto para 18 meses e ocorreu em 12, a rede Prezunic passou a ter em mãos mais opções de aplicação do que puramente a automação das operações de conferência dos itens em estoque.

Aliás, essa preocupação em criar e manter recursos próprios para realizar o inventário internamente não é uma re-gra no segmento em que a Prezunic está inserida. Segundo Wagner Bernardes, di-retor de Marketing e Vendas da Seal, no setor supermercadista é comum comprar o serviço de inventário de empresas ter-ceiras, com uma periodicidade adequada à necessidade de cada varejista. “São equi-pes especializadas que vão até a empresa com equipamentos portáteis, fazem o

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TECNOLOGIAFo

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Uma solução e muitas

possibilidadesUma solução e muitas

possibilidades

inventário e entregam o relatório no fi -nal. Muitas empresas adotam esse mo-delo, principalmente as médias, e até algumas grandes. No entanto, o que temos percebido é que quem adquire a tecnologia – que está se tornando cada vez mais acessível – e monta seus gru-pos consegue benefícios na operação.”

Para a Prezunic, conforme explica seu gerente de TI, realizar o inventário internamente é também uma questão estratégica. “Nas rotinas que conside-ramos serem de muita importância, nós tomamos conta. O inventário dá uma radiografi a de como estão os nossos estoques e consideramos essa informação muito importante para deixar nas mãos de terceiros, que difi -cilmente saberão fazer da forma como queremos que seja apurado, na nossa particularidade de detalhes.”

Ele complementa que, apesar de os produtos em seu estoque serem os mesmos de qualquer outro supermer-cado, cada um contabiliza os itens de uma forma. “Por exemplo, algumas empresas trabalham com o produto por peso e nós trabalhamos por uni-dade. Às vezes, uma empresa trabalha com o estoque unitário e nós, com esto-que por caixas. Então, para a Prezunic é importante preservar essa cultura, essa forma de contabilizar o produto, daí não encontrarmos um parceiro que pudesse fazer isso.”

Antes e depois

Quando o trabalho de conferência se realizava manualmente, eram neces-sários sete dias somente para o prepa-ro dos documentos, mais 12 horas de contagem (inventário físico) e dois dias para a apuração de resultados. Com a automação, o tempo foi reduzido para oito horas de trabalho, somente. Eli-minou-se a etapa de separação de docu-mentos, pois as informações coletadas no estoque são confrontadas com os documentos contábeis alimentados no sistema de gestão, automaticamente, e

a apuração dos resultados é imediata, logo após o término da contagem.

Além disso, a empresa pôde reduzir em 90% o gasto com papel, no mo-mento em que deixou de emitir fi chas, relatórios para contagens e pastas de controle, e baixou em 40% o custo de pessoal envolvido na operação. “A grande vantagem foi deixar todo o processo de inventário mais ágil, além da confi abilidade da informação, por-que sem o papel não há possibilidade de erros de contagem. Sempre fazemos a contagem e a recontagem por pessoas diferentes, cada uma com seu equipa-mento e sem saber o que a outra contou”, explica o gerente de TI da Prezunic.

Ele completa que, para este traba-lho, a empresa dispõe de 25 pessoas por loja, em média, atuando simultanea-mente, cada uma com um coletor, para conferir cerca de oito mil itens. Nas lo-jas maiores, cujo número de itens gira em torno de 12 mil, são 40 coletores/pessoas envolvidos no inventário. A operação acontece de uma forma mui-to rápida e dinâmica, ressalta Chaves, de maneira que uma pessoa passa pelo corredor com o coletor contando os produtos e logo atrás vem outra pessoa fazendo uma segunda contagem dos mesmos produtos; ao mesmo tempo, o sistema já checa se a primeira contagem está igual à segunda. Caso haja dife-rença, uma terceira pessoa é escalada para contar, especi-fi camente, os itens que apre-sentaram divergência.

“Na central de distribui-ção, por onde passam 85% do nosso volume de vendas, entre cargas secas e frigorifi -cadas, o processo é diferente do das lojas. Os inventários são rotativos; todos os dias, contamos uma certa catego-ria de produtos, os números vão sendo checados e feitos os devidos acertos nos esto-ques. Já nas lojas, desde que

passamos a usar o coletor de dados, o inventário passou a ser bimestral e agora já estamos querendo passar a fazê-lo a cada quatro meses.”

A razão para prolongar o prazo para a realização do inventário, segundo Chaves, se dá pela segurança da infor-mação coletada. “Quando o processo era manual, havia algumas informa-ções duvidosas que, ao longo do mês, iam sendo corrigidas. Havia muita di-vergência de estoques, exatamente por-que quando a pessoa via um valor es-crito no papel a tendência era copiá-lo. Isso nos obrigava a fazer o inventário mensalmente. Com o uso do coletor, a confi abilidade da informação aumen-tou a tal ponto que, se dentro de dois meses não tivermos qualquer proble-ma, não se justifi ca fazer o inventário antes desse prazo. A confi abilidade foi estendendo o prazo para o inventário: era de um mês, passou para dois meses e já estamos analisando a possibilidade de fazer somente a cada quatro meses.”

Na avaliação do diretor da Seal, a mudança do processo manual para o automatizado ocorreu de forma muito efi ciente na Prezunic. “A tecnologia é um meio, mas o processo de inventário exige uma disciplina e uma coordenação

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750 coletores cobrem a operação das 29 lojas

da rede

interna muito grandes e eles fi zeram isso muito bem. Implementaram essa nova rotina de inventário sem causar grandes impactos na operação do supermercado. As pessoas envolvidas aprenderam muito rapidamente a trabalhar com a tecnologia.”

Novas e futuras aplicações

Com essa operação consolidada, com os diversos ganhos obtidos e já tendo alcançado o retorno do investi-mento, a empresa começa a explorar outras possibilidades de aplicação para os coletores e a rede Wi-Fi, presente em todas as unidades. A primeira, conta o gerente de TI, foi a conferência de pre-ços nas gôndolas, de modo a checar se o valor que está ali é o mesmo que está sendo praticado na frente de caixa. “Todos os dias, uma hora antes de as lojas abrirem, começamos a checagem de preços e seguimos com esse trabalho durante o dia todo. Isso resolve o pro-blema operacional da falta ou troca de etiquetas, pois no ato da conferência, se necessário, é emitida uma nova eti-queta.” Os coletores de dados enviam online um comando para o sistema, que gera novas etiquetas nas impressoras.

Outra aplicação tem sido na pesqui-sa que avalia a satisfação dos clientes no ambiente da loja. E estão em desenvol-vimento outros recursos a serem explo-rados pela área de Marketing da rede,

como pesquisas de opinião junto aos consumidores, que poderão orientar di-versas ações e campanhas.

Também o trabalho dos fi scais de frente de caixa – cada loja tem, em mé-dia, 25 checkouts – foi facilitado com a utilização da tecnologia para eles recebe-rem, onde estiverem, a informação sobre do que se trata o chamado. “Quando o fi scal é acionado, já sabe qual é o proble-ma para resolver, se é uma troca, falta de etiqueta no produto, cancelamento de item de uma compra ou simplesmente conseguir troco”, detalha Chaves.

Em fase de testes está uma nova apli-cação para os coletores de dados, que vai trazer mais agilidade na operação do checkout, como conta o diretor de TI:

“Queremos usá-los para o que estamos chamando de ‘papafi la’, ou seja, antes de chegar ao caixa, um funcio-nário já registrou todos os itens do carrinho do cliente pelo coletor.”

Outro projeto em curso é utilizar o equipamento no momento da conferência de recebimento de mercadorias na retaguarda da loja, em substituição ao romaneio em papel. E está em estudo, ainda, a viabilidade de se usar o coletor como meio de

comunicação entre os funcionários. “A ideia é utilizar a rede sem fi o instalada para que os funcionários consigam falar entre si, uma alternativa para reduzir o custo de rádio que temos hoje, que é considerável.” A rede, utilizada para os coletores, também pode ser aproveitada para o uso de telefones móveis, com te-conologia de VoIP.

Enfi m, o que se vê é primeiro uma aposta no melhor que o mercado pode oferecer em termos de tecnologia para, depois, estudar novos meios de aplica-ção, de maneira a ampliar os ganhos de ponta a ponta: da entrada de produtos ao atendimento ao cliente.

“O diferencial deste projeto foi exata-mente essa visão dos executivos da Pre-zunic. O varejo tem a característica de trabalhar com margens muito apertadas, então os grandes investimentos são sem-pre analisados com muito detalhamento. Qualquer decisão dessas é muito mais complexa do que para um operador logís-tico ou uma indústria, por exemplo. Por isso, quando surge um projeto como este da Prezunic – que foi além da automa-ção do inventário –, é sempre algo muito positivo”, declara Wagner Bernardes.

Sônia Monfi l Cardona

Prezunic: (21) 3418-9999

Seal: (11) 2134-3814

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TECNOLOGIA

Agora o inventário é feito internamente, o que é considerado estratégico pela empresa