Guia rapido gestao_projetos_2012
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Aprenda, compreenda, lembre e aplique
conceitos importantes de gestão de
projetos, e de forma simples.
Guia Rápido
para Gestão
de Projetos
Apoio Realização
Introdução.....................................................................................................................................................02
Processos de Gerenciamento de Projetos.................................................................................03
Áreas de Conhecimento.........................................................................................................................04
Gerenciamento da INTEGRAÇÃO.....................................................................................................05
Gerenciamento de ESCOPO..................................................................................................................06
Gerenciamento de TEMPO....................................................................................................................07
Gerenciamento dos CUSTOS................................................................................................................09
Gerenciamento da QUALIDADE..........................................................................................................10
Gerenciamento dos RECURSOS HUMANOS......................................................................................11
Gerenciamento das COMUNICAÇÕES................................................................................................12
Gerenciamento dos RISCOS...................................................................................................................13
Gerenciamento das AQUISIÇÕES.........................................................................................................14
Sumário
Este material é destinado para fins acadêmicos e não pode ser publicado nem comercializado sem fazer referências às fontes de origem.
Foi elaborado como parte de um trabalho de MBA da escola BBS, pelos alunos da matéria de Gestão de Projetos em 2012.
Utilizou-se como fonte de pesquisa e estudo os seguintes livros:
Head First PMP 2ª Edição - Jennifer Greene, PMP e Andrew Stellman, PMPPreparatório para o exame PMP – Rita Mulcahy, PMP
Introdução
O que é um PROJETO?
Ÿ É um empreendimento temporário , com um início e um fim.
Ÿ Cria um produto, serviço ou resultado exclusivo.
O que é Gerenciamento
de PROJETOS?
O gerenciamento de projetos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adequadas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos.
O que é PROGRAMA?
Um programa é um conjunto de projetos que são geridos em conjunto por causa de um benefício compartilhado.
O que é um PORTFÓLIO?
Portfólio contém ambos Programas e Projetos.Um portfólio irá acompanhar o desempenho acordado para os programas e projetos, e dizer se o seu comportamento está bem sucedido.
Toda vez que houver mudanças em seu projeto, você vai precisar saber como esta mudança afetará todas as restrições.
Se você não gerenciar todas as seis restrições ao mesmo tempo, você corre o risco de gestão a favor de apenas uma restrição.
Lidar com as Restrições do projeto
02
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Não seria fantástico um guia rápido para me ajudar sobre Gerenciamento de Projetosde uma forma mais divertida do que ir ao dentista?
Talvez você, como muitas pessoas, chame seu trabalho de Projeto quando ele não é.
Há uma grande quantidade de pessoas ou organizações envolvidas em fazer a maioria dos projetos acontecer! Perceba que as partem interessadas incluem mais do que Gerentes de Projeto, o cliente, o patrocinador e a equipe. São pessoas ou organizações cujos interesses podem sofrer impactos positivos ou negativos com o projeto. E uma grande parte do trabalho do GP é se comunicar com todos e ter certeza de que suas necessidades sejam atendidas.
Tudo se encaixa...
1
2
3
4
5
6
O que é feito durante
cada PROCESSO de
gerenciamento de Projetos?
03
Processos de
Gerenciamento
de Projetos
INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO MONITORAÇÃO
E CONTROLEENCERRAMENTO
Este grupo inclui os processos para definir e autorizar uma versão preliminar doescopo do projeto.
É onde você planeja como vai gerenciar todos os aspectos do Projeto, incluindo escopo, risco, tempo, custo, qualidade e um pouco mais.
Aqui é onde todo o trabalho é feito.Todo o material que é produzido neste grupo, é acompanhado no próximo.
Mede e monitora regularmente o progresso em relação ao plano do projeto, auxiliando na tomada de ações corretivas e ajustes quando necessário.
Uma vez que o trabalho foi feito, você precisa manter o registro de que o projeto foi realizado.Certifique-se da liberação de recursos.
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto (TAP)
Identificar as Partes Interessadas (Stakeholders)
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Coletar os Requisitos
Definir o Escopo
Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Planejar o gerenciamento dos Riscos
Identificar os Riscos
Realizar a análise Qualitativa dos Riscos
Realizar a análise Quantitativa dos Riscos
Planejar a resposta aos Riscos
Definir as atividades
Sequenciar as atividades
Estimar os recursos das atividades
Estimar duração das atividades
Desenvolver o plano de RH
Estimar os Custos
Determinar o Orçamento
Planejar as Aquisições
Planejar as Comunicações
Planejar a Qualidade
Orientar e Gerenciar a Execução do projeto
Mobilizar a equipe do projeto
Gerenciar a equipe do projeto
Desenvolver a equipe do projeto
Conduzir as Aquisições
Realizar a garantia de Qualidade
Distribuir as informações
Gerenciar as expectativas das partes interessadas
Monitorar e Controlar o trabalho do projeto
Verificar o Escopo
Controlar o Escopo
Controlar o Cronograma
Controlar os Custos
Realizar o controle de Qualidade
Reportar o desempenho
Monitorar e controlar os Riscos
Administrar as Aquisições
Realizar o controle integrado de Mudanças
Encerrar o projeto ou a fase
Encerrar as Aquisições
Acredite, este mapa
irá ajudá-lo a
compreender e organizar
como fazer as coisas...
Forma sintética contendo os
distribuídos
em
de gerenciamento de um projeto
descritos no PMBOK 4ª Edição.
42 processos
5 grupos de processos
Aplicação das Áreas
de Conhecimento em
processos apropriados.
04
As irão
ajudá-lo a organizar por assunto os
principais aspectos envolvidos em um projeto.
ÁREAS DE CONHECIMENTO
Áreas de
Conhecimento
Todo o trabalho que você faz em um projeto
é composto de processos.
Uma vez que você conhece como todos os processos
se encaixam em seu projeto, é fácil lembrar de tudo!
Há um padrão para todo o trabalho que é feito em seu projeto.
Primeiro você planeja, então você começa a trabalhar.
Enquanto você estiver fazendo o trabalho, você está sempre
comparando seu projeto com o plano original.
Quando as coisas começam a ficar fora do plano, é a sua
vez de fazer correções e colocar tudo de volta nos trilhos.
Os grupos de processos e as áreas de conhecimento, são a chave
para que tudo isso possa acontecer sem problemas
Os seguintes nove elementos de como se fazer um Cookie refletem
as 9 Áreas do conhecimento descritas no Guia PMBOK ®.
Os ajudam
você a organizar os processos de
gerenciamento de um projeto de forma
eficaz por tipo de trabalho a fazer.
GRUPOS DE PROCESSOS
IntegraçãoCertifique-se que todos as partes
(ingredientes, ajudantes, utensílios) estejam disponíveis na ordem correta, e no momento
certo para todo o projeto Cookie.
EscopoVocê poderia ter decorado os cookies?ou feito um tamanho menor? ou mais uma fornada?
Tempo CustoPreparação e tempo de cozimento. Orçamento para o projeto Cookie.
QualidadeVerificando se a aparência e o gosto estão como esperados e
atendendo aos requisitos.
Recursos HumanosGaranta que sua programação esteja clara entre as partes interessadas, e que elas estejam disponíveis para saborear o Cookie.
ComunicaçãoCertifique-se que você esteja
utilizando o sistema internacional de medidas (ml, Kg)
RiscoVocê poderia queimar os Cookies ou a si mesmo ao assá-los? Os ovos são frescos?
AquisiçãoSelecionando a loja mais
apropriada parafornecer os seus ingredientes.
1
2
3
4
5
Você sempre começa
com as necessidades
do cliente.
05
Gerenciamento
da Integração
Necessidades Início Planejamento Execução Fechamento SUCESSO!
Elabore o Termo
de Abertura
Elabore o Plano de
Gestão do Projeto
Direcionar e
Gerir a ExecuçãoFeche o projeto1 2 3 6
Monitorar e
Controlar o
trabalho do projeto
4
Monitoração
e Controle
5 Implemente o Controle
de mudança integrado
Termo de Abertura do Projeto (TAP)
Elabore o TAP
Projeto
Declaração de trabalho
Contrato
Fatores doambiente da empresa
Caso de negócio
Avaliação do processo organizacional
TAP
1
Plano de Gerenciamento do Projeto2
Direcionamento e Gestão da Execução3
TAP
Fatores doambiente da empresa
Avaliação do processo organizacional
Saídas do Processo de Planejamento
Elaboração do plano de gerenciamento do projeto
Avaliação do Especialista
Avaliação do processo
organizacional
Fatores do ambiente da empresa
Requisição de Mudança Aprovada
Plano de gerenciamento
Entregas
Dados de Desempenho
Requisição de mudança
Avaliação do Especialista
Sistema da informação do Gerenciamento do
Projeto
Direcionar & Gerenciar a Execução
- Plano de Gerenciamento do Escopo- Plano de Gerenciamento de Requisitos- Plano de Gerenciamento do Cronograma
- Plano de Gerenciamento de Custo- Plano de Gerenciamento da Qualidade
- Plano de Recursos Humanos- Plano de Gerenciamento de Comunicação- Plano de Gerenciamento de Riscos
- Plano de Gerenciamento de Aquisições
Definição
06
Gerenciamento
de EscopoEscopo pode ser definido como uma garantia de que o projeto contemple somente o trabalho necessário para atingir os seus objetivos. Mas para isso, necessitamos descobrir o que está fora do escopo.
1
Problemas de Escopo
Apenas uma ferramenta no processo de controle faz a análise de variância. Onde constantemente podemos comparar a informação que está sendo recolhida sob a forma de como o será encaixada na base de escopo.
2
Escopo do
Produto
Escopo do
Projeto
Aumento do
Escopo
Características e funções do produto que está sendo construído.
Todo trabalho que precisa ser feito para criar o produto.
Mudanças não controladas que oneram a equipe em horas adicionais de trabalho.
Processo de Gestão de Escopo3
Registro dos Stakeholderes
Termo de abertura do
projetoInput
Output
Documento de requisitos
Declaração de escopo do projeto
xyz
xyz xyz xyz
Estrutura analítica do projeto
Controle de Escopo4
Output
Medidas de desempenho
Atualização dos processos
organizacionais
Atualização plano de gerencimanto de
projetos
Verificação processo de escopo5
O processo de verificação de escopo consiste na inspeção de onde as partes interessadas vão realmente olhar de perto. Nessa etapa é necessário que seja verificado que o produto que esta sendo entregue está correto.
..
Output
Aceite dos resultados
Pedido de mudança
Atualização do documento do
projeto
1) Diagrama de Rede do Cronogramado Projeto
2) Atualizações dos Documentos do Projeto
Definição das Atividades
Gerenciamento
do Tempo
1
1) Base Escopo do Projeto
2) Fatores Ambientaisda Empresa
3) Ativos de Processos Organizacionais
Sequenciar as Atividades2
1) Lista de Atividades
2) Atributos das Atividades
3) Lista de Marcos
1) Lista de Atividades
2) Atributos das Atividades
3) Lista de Marcos
4) Declaração do Escopo do Projeto
5) Ativos de Processos Organizacionais
1) Requisitos do recurso da atividade
2) Estrutura analítica dos recursos
3) Atualizações dosdocumentos do projeto
Estimar os Recursos da Atividade3
1) Lista de atividades
2) Atributos das atividades
3) Calendário de recursos
4) Fatores ambientais da empresa
5) Ativos de processosorganizacionais
Sequenciar as atividades
Estimar osrecursos daatividade
Estimar aduração da atividade
Cronograma
07
Desenvolver Cronograma
08
Gerenciamento
do Tempo
5
1) Lista de atividades
2) Atributos das atividades
3) Diagramas da rede do cronograma do projeto
4) Requisitos do recurso da atividade
5) Calendário de recursos
6) Estimativas da duração da atividade
7) Declaração do escopo do projeto
8) Fatores ambientais da empresa
9) Ativos de processos organizacionais
1) Cronograma do projeto
2) Linha basedo cronograma
3) Dados do cronograma
4) Atualizações dos documentos do projeto
1) Estimativas da duração da atividade
2) Atualizações dos documentos do projeto
Estimar a Duração da Atividade4
1) Lista de atividades
2) Atributos das atividades
3) Requisitos do recurso da atividade
4) Calendário de recursos
5) Declaração do escopo do projeto
6) Fatores ambientais da empresa
7) Ativos de processos organizacionais
Controlar Cronograma6
1) Plano de gerenciamento do projeto
2) Cronograma do projeto
3) Informações sobre o desempenho do projeto
4) Ativos de processos organizacionais
1) Medição do desempenho do trabalho
2) Atualizações de ativos de processosorganizacionais
3) Solicitações demudanças
4) Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
5) Atualizações dos documentos do projeto
Gerenciamento de Custo
09
Gerenciamento
dos CustosEste processo é composto de 3 etapas, sendo uma primeira estimativa do custo do projeto, a confecção do Budget (orçamento) e o controle dos custos do projeto e correções no mesmo.
1
EstimarCusto
Determinar Orçamento
Controlar Custos
Estimar Custo2
Determinar Orçamento3
Do processo anterior temos a primeira ferramenta para a confecção do budget a estimativa de custo, vamos gerar e precisar de outros documentos, tais Custos, Contrato, Recursos, Cronograma, Escopo e destas informações geraremos o nosso Budget.
$
Abaixo temos os esquemas básicos para uma estimativa preliminar de custos, no entanto este processo disponha de algumas ferramentas, tais como: Estimativa Bottom-up, Estimativa top-down ou análoga, etc.
Plano de Recursos Humanos
Escopo
Cronograma do Projeto
EstimativaBásica
de Custos
Solicitaçõesde Mundança
Documentosdo ProjetoAtualizados
Estimativade Custo
Estimativade Custo
EstimativaBásica
de Custos
Custo dasAtividades
$ $
$
$
$
Orçamento
$
Outputs
OutputsOrçamento
$
Análises
BaseDesempenho
de Custo
$
Controle de Custos4
É uma parte importante do controle do projeto e abaixo segue alguns requisitos para este controle ser bem sucedido.
BaseDesempenho
de Custo
$
Fundos do Projeto Plano de Gerenciamento de Custo Informações do Desempenho do Trabalho
Relatórios de Execução
Qualidade é a medida pela qual
um produto preenche aquilo que foi
requerido pelo cliente.
10
Gerenciamento
da Qualidade
O primeiro passo é definir que tarefas o seu produto será capaz de fazer para assim poder julgar a sua qualidade. O seu produto poderá ser considerado de alta qualidade se conseguir preencher os requisitos que foram determinados quando o projeto começou.
• satisfeito ... Cuidado com requerimentos não explícitos –e aqui entra o bom senso - mas que são inerentes ao projeto).• Adequado às necessidades do cliente: é absolutamente necessário que atenda estas necessidades (não adianta ter outras qualidades, design etc. se não servir a este requisito)• Conformidade com o que foi solicitado pelo cliente (o produto será julgado por como foi construído e por como foi prometido que seria construído)
Satisfação do cliente (quem paga deve estar
Quais são as metas que devemos
atingir através da qualidade?
3 processos de gerenciamento de qualidade
Planejar a qualidade:
identificar os requisitos
e os padrões de qualidade
do projeto e do produto
• Declaração de Escopo• Registro partes interessadas• Linha de base do desempenho de Custos• Registro dos Riscos• Fatores “ambientais”da empresa
• Plano de gerenciamento• Medidas de qualidade• Lista de verificação• Processo de melhoramento• Atualizações
Realizar a garantia de
qualidade: O processo de
auditoria dos requisitos de
qualidade - é necessário
dar um passo atrás e
observar se a entrega é
compatível com o nível
de qualidade e as
normas da sua empresa
• Auditorias de qualidade• Análises de processos
• Atualização em ativos de processos organizacionais• Solicitações de mudanças• Atualização do plano de gerenciamento• Atualização dos documentos
Realizar o controle de
qualidade: é a atividade de
controle e monitoramento
onde é revista cada entrega e
são inspecionados possíveis
defeitos, avaliado o desempenho
e recomendadas as
mudanças se for o caso
• Plano de gerenciamento do projeto• Métricas de qualidade• Listas de verificação de qualidade• Medição de desempenho do trabalho• Solicitação de mudanças aprovadas
• Medição de qualidade• Validação de Mudanças• Validação de entregas• Atualização de processos e solicitação de mudanças• Atualização do Plano de gerenciamento• Atualização de documentos
?Como você sabe se este é
um produto de alta qualidade?
Melhor prevenir!
11
Gerenciamento
de Recursos
Humanos
Quem será necessário no seu time, em que momento, quais serão seus papéis e responsabilidades, quais habilidades deverão ter, como treinará e motivará sua equipe.
Plano de
Recursos Humanos
• Habilidades de Líder • Gestão de conflitos • Reportes da performance do projeto • Reportes de problemas • Habilidades interpessoais • Observação e conversas
Habilidades Relacionadas
Por trás de todo projeto de
sucesso existe um ótimo time.
Reportar Status de Performance
Plano de Gerenciamento
do Projeto
Adquirir Equipe de Projeto
Desenvolver Equipe de Projeto
Motivar seu time
Gestão de Conflitos(Confronte o problema)
Uma vez iniciado
o projeto, você
precisa reunir
seu time. Isso
significa que
você precisa
negociar alguns
de seus recursos.
Você precisará
treinar seu time e
mantê-lo motivado
com premiações e
recompensas para
que o projeto seja
executado da
melhor forma.
Esse reporte é
gerado a partir
do Projeto de
desenvolvimento
do time e mostra
como o trabalho
está sendo
executado.
A melhor maneira de resolver um
conflito é enfrentar o problema:
investigue e conclua o que está
por trás e corrija a causa raiz
Anatomia da Comunicação
12
Gerenciamento
das ComunicaçõesComunicação entre o gestor e a equipe do projeto.
1
Pensar Codificar Transmitir
Gerenciamento da Comunicação2
Reportar Performance 3
Reports para manter os stakeholders informados, mostra exatamente como o projeto está indo.
Processos criados para diminuir as falhas na comunicação, já que 90% do trabalho do gestor de projeto é a comunicação.
Decodificar
Se algo acontecer de errado durante a transmissão, a equipe pode não entender
o a mensagem desejada.
Exemplos de falhas comunicação: Pessoa errada pode pegar a mensagem, barulho, barreiras, problemas com o telefone.
??
Definir Stakeholders
Plano de Comunicação
Distribuir InformaçãoFormas de comunicação:
Formal (escrita e verbal) ou Informal (escrita ou verbal)
Comunicação Efetiva - Inclui a comunicação verbal, a não verbal, feedback e paralingual.
Registro dos Stakeholders ajuda a traçar estratégias direcionadas a cada um
Monitorar e Controlar a Comunicação
Gerenciar a Expectativa dos Stakeholders - Tenha certeza de que todos pegaram a mensagem certa para serem tomadas as decisões certas.
Reportar Performance – reports para manter os stakeholders informados, mostra exatamente como o projeto está indo.
Matriz de responsabilidade – ajuda a verificar as entregas do projeto e a fazer previsões do que precisará ser feito
Utiliza o output do Executivo e o transforma em previsões e Report
Matriz de Responsabilidade
Processos Organizacionais
Previsão orçamentária
Performance dos stakeholders
Plano de Gerenciamento
do Projeto
2
3
3
1
Canais de Comunicação4
Um bom gerente de projeto precisa controlar todas as formas de comunicação e quantificar todas as suas formas.
# Canais de comunicação = n x (n-1)/ 2n = stakeholders
O que é um RISCO?
13
Gerenciamento
dos RiscosNem todos os riscos são negativos Alguns eventos (como encontrar uma maneira fácil de realizar uma atividade) ou condições (como preços mais baixos para determinados materiais) podem ajudaro seu projeto! Quando isso ocorre, chamamos isso de OPORTUNIDADE...mas ainda assim é tratada como um risco.
Não planeje RISCOS somente no início do Projeto... Mesmo o melhor planejamento não é possível prever tudo,e um RISCO que você não tinha pensado pode surgir. É por isso que você precisa monitorar constantemente seu projeto através do registro de Riscos. Quando se trata deRisco, quanto mais cedo você pode reagir, é melhor para todos!
Um risco é qualquer
evento incerto ou
condição que possa
afetar seu projeto.
Como lidar com RISCOS?
A melhor coisaque você pode fazer com um risco é evitá-lo que ocorra.
Isto definitivamente não vai prejudicaro seu projeto.
MITIGAREVITAR
Se você não puder evitar orisco, você podemitigá-lo.
Isto significa tomar algumas ações que irãoevitar danos ao seu projeto, quando possível.
Uma maneira eficaz para lidar com um risco é pagar ou contratar alguém para aceitá-lo porvocê.
ACEITARTRANSFERIR
Quando você não pode evitar, mitigar ou transferir um risco, então você deve aceitá-lo.
Ao analisar as alternativas,você saberá o que vai acontecer caso ele ocorra.
Planejando e Gerenciando RISCOS
Esta análise ajuda você a priorizarcada risco e descobrir a suaPROBABILIDADE e IMPACTO.
Identifique e
Priorize os RISCOSAnálise Qualitativa
dos RISCOS
Análise Quantitativa
dos RISCOS
... e descobrir o que você vai fazer se os riscosacontecerem.
Você pode realmentedescobrir o quanto estes riscos irão custar para o seu projeto.
Plano de Respostas
aos RISCOS
Comunicação
Projeto
Escopo
Projeto
Custo
Projeto
Cronograma
ProjetoPlano de
Gerenciamento
de RISCOSRegistro de
RISCOS
Input
Output
14
Gerenciamento
das Aquisições
Pode ser que sua empresa não tenha experiência ou
equipamento para fazer determinado trabalho. Quando
isso acontece, você precisará gerenciar aquisições e
encontrar uma empresa que faça o trabalho para você.
Planejar compras e aquisições
Processos de Gerenciamento de Contratos
Planeje o que você vai comprar, e como e quando você vai precisar negociar contratos para o seu projeto.
Planejar contratações
Decida sobre o vendedor (ou vendedores) com quem você vai trabalhar e assine o contrato.
Administrar Contratos
Mantenha o controle sobre o contrato. Certifique-seque sua empresa está recebendo pelo que foi pago.
Encerramento de Contratos
Confirme que o trabalho foi bem feito e que todas as obrigações foram cumpridas de ambos os lados.
Preço Fixo
Tipos de Contratos
Significa que você irá pagar um preço fixo para o contrato, não se importando com alterações que venham a acontecer. Um contrato de preço fixo só faz sentido em casosem que o escopo é muito bem conhecido.
Significa que você vai pagar um preço fixo para o contrato e dar um bônus com base emalgumas metas de desempenho.
Preço Fixo + Taxa de Incentivo
Custos + Taxa Fixa
Contratos de Custos Reembolsáveis
Você paga ao vendedor os custos envolvidos na realização da obra,além de você concordar com um valor que você pagará em cima disso.
É semelhante ao contrato de custo mais taxa fixa, exceto que em vez de pagar uma taxa em cima dos custos, você concorda em pagar uma taxa baseada na avaliação do comprador sobre o desempenho do vendedor.
Significa que você vai reembolsar os custos do projeto e pagar umataxa se algumas metas de desempenho forem cumpridas.
Custos + Taxa Prêmio
Custos + Taxa Incentivo
Guia Rápido
para Gestão
de Projetos
Apoio Realização
Elaboração
Orientação
Claudinei Cavalcante
Cleber Lima
Fábio Oliveira
Fernanda Magalhães
Gerson Bispo
Giuseppe Lenti
José Fernandes Bressan
Mônica Roque
Rafael Gasparetti
Raquel Medeiros
Raquel Tedesco
Renan Bassi
Prof. Álvaro Antônio
Bueno de Camargo