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O modelo deste documento é de propriedade do Governo do Estado da Bahia Versão 1.0 Elaborado em 14/07/2017 Emitido em 09/08/2018 1 / 10 Guia Rápido Cadastro de Usuário Externo Versão 1.0 – Ago/2018
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O modelo deste documento é de propriedade do Governo do Estado da Bahia Versão 1.0
Elaborado em 14/07/2017 Emitido em 09/08/2018 1 / 10
Guia Rápido
Cadastro de Usuário Externo
Versão 1.0 – Ago/2018
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Guia Rápido Cadastro de Usuário Externo SEI / BAHIA
Prezada Unidade
• O Usuário Externo deve ser orientado previamente a se cadastrar no portal do SEI Bahia, essa ação possibilitará que o representante da empresa passe a assinar contratos, atas de registro de preços e outros documentos, por meio eletrônico.
• Os documentos do representante legal devem ser analisados e digitalizados previamente, pois eles serão incluídos digitalmente no processo.
Objetivo: Este guia rápido tem o objetivo de orientar a Unidade sobre documentação necessária para cadastrar o Usuário Externo no sistema SEI Bahia, como realizar a análise da documentação e cadastrar o representante legal da empresa vinculando a Pessoa Jurídica no SEI.
1. Documentação necessária para o Cadastro Usuário Externo no SEI BAHIA
# Quando o Representante Legal é o Sócio
1. Original Termo de Declaração de Concordância e Veracidade; preenchido e assinado (autenticação administrativa);
2. Originais do RG e CPF (autenticação administrativa); 3. Original do Comprovante de Residência (autenticação administrativa); 4. Original Contrato Social (autenticação administrativa).
# Quando o Representante Legal é Nomeado
1. Original Termo de Declaração de Concordância e Veracidade; preenchido e assinado pelo nomeado (autenticação administrativa);
2. Originais do RG e CPF do nomeado (autenticação administrativa); 3. Original Procuração, com firma reconhecida, autorizando o representante com poder
para assinatura de documentos e contratos, verificar a data de validade da Procuração;
4. Original do Comprovante de Residência do nomeado (autenticação administrativa); 5. Original Contrato Social (autenticação administrativa).
Nota1:
Fornecedores com domicílio em Salvador deverão entregar a documentação original que será devolvida no ato do cadastramento;
Os fornecedores com domicílio fora de Salvador poderão enviar cópias autenticadas da documentação, via Correios. O Termo de Declaração de Concordância e Veracidade deverá estar com firma reconhecida.
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2. Analisando os documentos
# Procuração – Neste documento devem constar os dados: “Razão Social”, “Nomes Sócios”, “Nome do representante”, “Assinatura” e a “Data de Validade”, se houver. # Termo de Declaração de Concordância e Veracidade – Este documento deve constar os dados do representante legal da empresa (sócio ou procurador habilitado). Assinatura deverá ser igual ao documento de identificação do representante legal da empresa ou conforme reconhecimento de firma. # Documentos RG e CPF (sócio ou representante legal da empresa) - Documentos do sócio ou representante legal da empresa. # Comprovante de Residência – Esse documento deve ser do domicílio do sócio ou representante legal da empresa. #Contrato Social - Neste documento devem constar os dados: Razão Social, CNPJ, Endereço, Nomes Sócios, “Registro na Junta Comercial – JUCEB” ou Cartório. Deverá apresentar a última alteração contratual assinada pelos sócios da empresa.
3. Iniciando Processo:
Acesso o endereço eletrônico: http://www.portalseibahia.saeb.ba.gov.br > Acesse o Sistema.
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# Iniciando um Processo Clique no menu, localizado do lado esquerdo da tela “Iniciar Processo”.
Na tela “Iniciar Processo” os campos devem ser preenchidos conforme preenchimento dos campos dos print de tela abaixo: # Inserir: Fornecedor: Habilitação - Usuário Externo (digitar ou buscar no símbolo (+)
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1- Campo “Tipo do Processo” – Informar: “Fornecedor Habilitação – Usuário
Externo”. 2- Especificação: Razão Social da Empresa / Nome do representante legal da empresa 3- Classificação por Assuntos – Selecionar: “04.01.07.11 – Dossiê de Cadastro de
Fornecedor”. 4- Interessados – clica na lupa para cadastrar a empresa. 5- Observações desta Unidade – Informar a data de validade da Procuração, se
houver. 6- Nível de Acesso: Manter a opção “Público”.
Nota 2: Ao clicar na Lupa o sistema possibilita pesquisar se a empresa já possui cadastro no SEI. Caso não possua, é necessário cadastrar através do botão “Novo”. Acionando o botão “Novo” o sistema abre a tela para cadastrar o “Novo Contato”
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1 - Tipo: Selecionar a opção: “Fornecedor”; 2 - Natureza - Seleciona “Pessoa Jurídica”; 3 - Sigla: (Nome marca da empresa); 4 - Nome: Razão Social 5 - Pessoa Jurídica Associada: Não preencher, responsabilidade do SEI.
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Preencha os campos com os dados da empresa e em seguida acione o botão “Salvar”. Em seguida o sistema disponibiliza o nº do processo na tela inicial do sistema no canto superior esquerdo, conforme print abaixo:
1- Clica sobre o número do processo; 2- Clica no ícone “Incluir Documento”;
# Incluindo documentos no processo
Clique sobre o ícone “Incluir Documentos” localizado na barra de tarefas, em seguida selecione a opção “Externo” preencha os dados e clique em “Incluir”, conforme indicado na tela print abaixo:
3- Clica na opção Externo
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4- Tipo de Documento - Selecionar o nome do documento; 5- Data do Documento – Data do Termo, Data da Procuração, Data do Contrato Social e
demais Atos Constitutivos. Para RG, CPF e comprovante de residência - Data da inclusão do documento no sistema.
6- Formato - Digitalizado nesta Unidade; 7- Remetente – Informar a Unidade de trabalho (Ex.: SAEB/SRL/DSL/SAF); 8- Interessados – Ícone Lupa: Buscar o interessado Razão Social da empresa; 9- Classificação por Assunto – Incluir o assunto “04.01.07.11 – Dossiê de Cadastro de
Fornecedor”; 10- Anexar Arquivo – Acionar o botão: “Escolher arquivo” e realizar upload do documento.
(É necessário repetir o upload para todos os documentos); 11- Botão “Confirmar Dados” – Acionar botão para confirmar os dados.
Nota 3: Autenticar documentos (Assinar).
Documento Nato/Digital é todo documento que não foi transformado em físico (impresso).
# Autenticando um documento incluído no processo.
Após a inclusão de um documento no processo o mesmo deverá ser autenticado.
1. Selecionar o documento a ser autenticado; 2. Clicar no ícone “Autenticar Documento”;
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1. Selecionar o Órgão Assinante. 2. Preencher com o nome do Assinante. 3. Selecionar o Cargo/Função do Assinante. 4. Preencher a Senha do Assinante.
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# Enviando e-mail para o Sistema SEI. ([email protected])
Clique no ícone “Enviar Correspondência Eletrônica” e preencha os campos conforme indicação abaixo:
12 - Selecionar o remetente; 13 – Selecionar destinatário; 14 – Informar o Assunto; 15 – Selecionar a mensagem; 16 – Escrever o texto conforme imagem acima (NOTA 4) 17 – Selecionar todos documentos para enviar para o SEI; 18 – Acione o botão “Enviar” para encaminhar a mensagem.
Nota 4:
Texto padrão para e-mail.
Prezados,
Conforme analise da documentação apresentada pela empresa Razão Social XXXXXX CNPJ
XXXXXXXXXXX, usuário externo nome do representante XXXXX. Informamos a análise
favorável para conclusão do processo n° XXXXXXXXXXXXX.
SAEB/SRL/DSL
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