GUIA PRÁTICO

O Free NFe é um programa destinado a emissão de nota fiscaleletrônica (NFe e NFCe). Ele destaca-se pela simplicidade e

facilidade de uso em uma interface agradável e de fácilentendimento.

Sumário1. Introdução e Visão Geral............................................................................32. Instalação e Configuração Inicial................................................................4

2.1. Instalação.............................................................................................42.1 Configuração Inicial...............................................................................6

3. Adquirir uma licença do Free NFe versão PLUS+......................................123.1. Como adquirir uma licença do Free NFe PLUS+, versão completa?. . .123.2. Ativação da versão completa.............................................................12

4. Menu do Free NFe.....................................................................................134.1. Menu Iniciar.......................................................................................134.2. Cadastros...........................................................................................134.3. Geral..................................................................................................144.4. Sistema..............................................................................................164.5. Relatórios...........................................................................................16

5. Ações comuns..........................................................................................176. Passo-a-Passo: Minha primeira Nota.........................................................18

6.1. Natureza da Operação.......................................................................186.2. Cliente ou Destinatário......................................................................196.3. Outros dados......................................................................................196.4. Inserir Produtos na Nota.....................................................................206.5. Dados do Transporte..........................................................................216.6. Cobrança............................................................................................216.7. Informações Adicionais......................................................................216.8. Verificando a Nota..............................................................................226.9. Enviando Nota ao Sefaz.....................................................................226.10. Enviando Nota ao Cliente.................................................................23

7. Cadastros do Sistema...............................................................................237.1. Cadastro de Clientes..........................................................................237.2. Cadastro de Fornecedores..................................................................237.3. Cadastro de Transportadoras.............................................................237.4. Cadastro de Produtos.........................................................................237.5. Cadastro de Grupos e Subgrupos.......................................................247.6. Cadastro de Unidades de Medida.......................................................247.7. Cadastro de CFOP..............................................................................247.8. Cadastro de NCM...............................................................................247.9. Cadastro de CNAE..............................................................................24

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7.10. Cadastro de Contador......................................................................247.11. Cadastro de Cidades........................................................................247.12. Cadastro de Países...........................................................................24

8. Cancelar Nota Fiscal.................................................................................259. Inutilizar numeração fiscal.......................................................................2610. Carta de Correção Eletrônica (CC-e).......................................................2711. Copiar Nota Fiscal...................................................................................2812. Como enviar uma Nota Fiscal por e-mail?..............................................2813. Importação de Dados.............................................................................29

13.1. Importar Cadastro de Clientes e Produtos........................................2913.2. Importar Nota Fiscal.........................................................................29

14. Backup e Restauração............................................................................2914.1. Backup, Cópia de Segurança............................................................2914.2. Restauração.....................................................................................2914.3. Como salvar meus backups na Nuvem (internet)?...........................30

15. Atualizações...........................................................................................3015.1. Atualização do Sistema....................................................................3015.2. Novidades e histórico das atualizações............................................30

16. Tributação e Impostos............................................................................3117. Lei da Transparência...............................................................................3218. Controle de Usuários..............................................................................3319. Como encontrar uma Nota no Sistema?.................................................34

19.1. Exportar dados exibidos para o Excel..............................................3520. Certificado Digital...................................................................................35

20.1. Testar se meu Certificado Digital está funcionando.........................3621. Configurações........................................................................................3722. Mais........................................................................................................39

22.1. Atendimento ao Cliente - Suporte Técnico.......................................3922.2. Mais Informações.............................................................................39

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1. Introdução e Visão GeralO FreeNFe é um programa destinado a emissão de nota fiscal eletrônica(NFe). Ele destaca-se pela simplicidade e facilidade de uso em uma interfaceagradável e de fácil entendimento.Emita Nota Fiscal eletrônica de Venda e Compra (Entrada), crie Cartas deCorreção, envie as Notas Fiscais do mês para a contabilidade, gererelatórios, gráficos e muito mais.Armazene todos os seus Clientes, Fornecedores e Produtos no FreeNFe,sendo necessário cadastrá-los apenas uma única vez.Todas as configurações tributárias estarão disponíveis para uso sempre quefor necessário emitir uma nova Nota Fiscal eletrônica.Garanta a segurança das informações cadastradas no banco de dados doFreeNFe. É possível gerar e armazenar todos os seus backups em pen-driveou nuvem, para utilizá-los quando for necessário.Importe os clientes, fornecedores e produtos exportados do sistema gratuitodo SEFAZ.Visualize, exporte e imprima relatórios das Notas Fiscais eletrônicasautorizadas e canceladas, dos Clientes e dos Produtos, para o período quedesejar.Simplifique a emissão das Notas Fiscais eletrônicas da sua empresautilizando o FreeNFe.

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2. Instalação e Configuração InicialAcompanhe os procedimentos para instalação e após a configuração do seuFreeNFe.

2.1. InstalaçãoApós baixar o FreeNFe através da página de Download em nosso Site,execute o instalador.

Na tela inicial da instalação, clique em "Avançar”.

Avance por todas as etapas, e aguarde o término da instalação.

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Ao finalizar a instalação, será exibida a tela a seguir. Clique em "Concluir".

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2.1 Configuração InicialAo iniciar o FreeNFe pela primeira fez você será orientado e preencher osdados da sua empresa e parâmetros iniciais para emissão de suas notas. Veja o passo-a-passo do Assistente de Configuração:1º) Nome da Empresa

2º) CNPJ e Regime Tributário da EmpresaCaso não encontre estes dados, poderá consultar seu contador.

Dica: Informar CNPJ e clicar em consultar CNPJ . O sistema irá então fazeruma busca de dados na internet, e preencher o restante do formulário paravocê.

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3º) Endereço e dados para contato

Dica: Informe todos os dados, principalmente endereço e e-mail, pois estesdados sairão em suas notas (DANFEs) e facilitará sua identificação junto aosseus clientes.

Dica: Informe o CEP e clique em , o sistema irá fazer a consulta doendereço automaticamente para você.

4º) Certificado Digital

Para que seja possível realizar a emissão de Notas Fiscais eletrônicas, énecessário instalar um Certificado Digital específico para emissão de NF-e.Este Certificado Digital pode ser do tipo A1 ou A3 (Token ou Cartão). Dica:Consulte com o fornecedor do seu Certificado os procedimentos para asua instalação no Windows.

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5º) Configurações de impressão

Dica: Melhore a aparência de sua DANFE, crie uma imagem, (JPEG ouBitmap) de sua logomarca e anexe ao sistema.Dica: Cria uma logomarca expandida, com endereço, telefone, e-mail elogomarca, poderá estilizar da forma que achar melhor, anexe ao sistema, eative a opção “Expandir Logo”.Dica: Quantidade de casas decimais, é uma opção muito importante paravocê empreendedor que trabalha com produtos com quantidade fracionada,como venda de líquidos, carne, e outros, que usem quantidades como:1,524 KG ou 10,850 ML.6º) informe os dados seu contador (a)

Não é obrigatório, mas auxilia em alguns recursos do sistema como porexemplo: enviar remessa de notas ao contador, ou autorizar download doXML no site da SEFAZ.

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7º) Enviar e-mail e configurar Ambiente de Homologação

O envio do XML para seu cliente é obrigatório por força da Lei, por isso, oFreeNFe te oferece um recurso avançado de envio de e-mail, assim você nãoprecisará usar seu cliente de e-mail, pois o FreeNFe poderá fazer isso porvocê.Dica: Procure ajuda de um técnico de informática ou da sua operadora dehospedagem na internet, para obter os dados exigidos nesta etapa.Dica: Alguns estados exigem que para autorizar seu CNPJ a emitir uma notafiscal, antes deve fazer o processo de homologação, portanto ative oAmbiente do Web Service, em Homologação para validar o emissor naSEFAZ e após poderá retornar para Produção, afim de emitir suas notasnormalmente.Atenção: Notas emitidas em Ambiente de Homologação não são válidaspara o Fisco.8º) Regras de Tributação e Numeração da Nota Fiscal

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Uma das principais características do FreeNFe, é o cálculo automático deimpostos na Nota Fiscal, para isso vários parâmetros fiscais devem serconfigurados, conforme seu regime tributário, estado, e destino da nota.Dica: O FreeNFe, vem configurado a tributação para as empresas do RegimeSimples Nacional, com isenção de ICMS e ICMS Substituição Tributária. Dica: Consulte seu contador para verificar as regras aplicáveis para ICMS,ICMS Substituição Tributária, IPI, PIS, COFINS, ISSQN e outros, e informe osistema todas as regras aplicadas, por estado, e regime. Dica: Caso você já tenha emitida alguma nota, seja no emissor do SEFAZ ouem outro emissor, você já terá uma numeração na receita, e estanumeração deve ser respeitada, por isso, informe corretamente anumeração e série nesta tela.9º) Registros básicos para emissão de Nota Fiscal

Esta etapa do assistente, te ajuda na orientação dos registros básicos para apartir deles emitir sua nota fiscal.Dica: Esta etapa não é obrigatória. 10º) Finalização da Configuração e chave de Acesso

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Dica: Ao clicar em concluir o sistema enviará um e-mail com chave deliberação da versão gratuita do seu FreeNFe, portanto, tenha certeza que oe-mail registrado no assistente realmente seja um e-mail válido.

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11º) Informar chave de confirmação para liberação da versãogratuita

Dica: acesse seu e-mail, copie e cole nesta tela a chave de acessoinformada. Depois conclua o assistente de configuração. Pronto! Sistema agora está configurado e pronto para enviar suas notasfiscais.

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3. Adquirir uma licença do FreeNFe versão PLUS+O FreeNFe é um emissor de Nota Fiscal gratuito, e você poderá emitir suasnotas fiscais normalmente, e em qualquer momento, pois, tudo ficarádisponível, inclusive off-line no seu computador.Contudo, alguns recursos mais avançados estão disponíveis para testeapenas por 7 dias, e após este período somente terá acesso adquirindo aversão avançada do FreeNFe, chamada versão PLUS+.Depois de instalar, e experimentar os recursos avançados por 7 dias, vocêpoderá obter uma licença do Produto PLUS+.Atenção: A licença avançada do PLUS+ é válida por 12 meses, exigindo suarenovação ao final deste período.

3.1. Como adquirir uma licença do FreeNFe PLUS+, versãocompleta?Acesse o site do FreeNFe (www.freenfe.com.br) e clique em "Comprar".

Se você já está utilizando a versão gratuita, clique no botão , emseguida clique em “Comprar Licença de Uso”, para ser redirecionado para aemissão do boleto.Pagamentos parcelados, poderão ser feitos até 12x no cartão ou boleto, viaPag Seguro do UOL.Logo que o pagamento for confirmado pela equipe financeira do FreeNFe,será enviada uma notificação para o seu e-mail contendo os dados paraativação do mesmo.

3.2. Ativação da versão completaApós receber por e-mail a notificação contendo os dados para ativação.Acesse então o Painel "Demonstração do FreeNFe”, bastandopara isso

acessar menu Principal, aba Sistema, e clicar em , após clique em"Liberar Uso", conforme imagem abaixo:

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http://www.freenfe.com.br/

4. Menu do FreeNFeO Menu do FreeNFe disponibiliza ao usuário o acesso aos principais recursosdo sistema e para emissão e monitoramento de suas notais ficais, assimcomo as propriedades e configurações avançadas do Software. Acompanheabaixo as opções disponíveis para uso:

4.1. Menu Iniciar

Nesta tela você terá acesso rápido aos principais recursos do sistema, alémde visualizar a lista das suas notas fiscais visualizadas ou editadasrecentemente.O Menu Iniciar também conta com o recurso “Acesso Rápido”, é umapequena barra de ferramentas acima ao lado do botão “Iniciar”. E vocêtambém poderá configura-lo, incluindo mais botões que julgar necessário.Para isso acione a opção “Mais comandos”, conforme indica a imagemabaixo:

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4.2. Cadastros

NFE SaídaNova Nota Fiscal: Criar uma nova Nota Fiscal Eletrônica.Enviar NFE: Enviar ao SEFAZ a Nota Fiscal selecionada.Editar NFE: Alterar a Nota Fiscal selecionada. Só possível para Notas emDigitação.DANFE: Imprimir a Nota Fiscal.Cancelar Nota Fiscal: Cancelar Nota Fiscal selecionada. Só visível quandoseleciona uma nota autorizada, e envia ao SEFAZ a solicitação docancelamento.Inutilizar Numeração: Recurso para Inutilização de Numeração de NotaFiscal, possível apenas com comunicação com o SEFAZ.Carta de Correção - CCe: Correção de dados na Nota após o envio aoSEFAZ sem possibilidade de Cancelamento.Importar Nota Fiscal: Importar uma nota ao sistema por meio do arquivoXML.Excluir: Eliminar uma nota do banco de dados, permitido somente notasem situação "Digitação".Copiar: Copiar a nota fiscal selecionada.Enviar E-mail: Enviar XML e DANFE para o e-mail do destinatário.NFE Entrada:Menu disponível apenas ao selecionar a guia Notas Recebidas.

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Receber Nota Fiscal: Importar XML de compra para o sistema, vocêprecisa obter o arquivo diretamente com seu fornecedor ou fazer odownload automático através do site da Receita.Baixar Nota Fiscal da Internet: Importar XML de compra diretamente dosite da Receita, basta obter a chave de acesso a nota, e informardiretamente no sistema, que o mesmo fará a consulta na Receita e fará odownload para você.Consultar situação: Por força da Lei, todas as notas recebidas por suaempresa, devem ser validadas afim de verificar sua regularidade na Receita,este recurso irá lhe auxiliar nesta questão.Confirmar Nota: Autoriza a nota automaticamente para você.Excluir Nota Fiscal: Excluir definitivamente do Banco de Dados a NotaFiscal de Entrada selecionada.Emitir DANFE: Imprimir a Nota Fiscal recebida do Fornecedor.

4.3. Geral

Enviar Remessa para o Contador: O seu contador, mensalmente irásolicitar as notas (Saídas e Entradas), o sistema automatiza este processopara você. Sintegra:Sistema Integrado de Informações sobre OperaçõesInterestaduais com Mercadorias e Serviços, foi implementado pelo ConvênioICMS 57/95. É um sistema de intercâmbio de informações sobre operaçõesinterestaduais com mercadorias e serviços realizadas por contribuintes doICMS no âmbito dos Estados e do Distrito Federal.Tributação:Selecione as opções que deverão ser utilizadas para o cálculodo total nas Notas Fiscais eletrônicas. Utilize para a configuração dascategorias de Tributação, para automatizar o processo de cálculo deimpostos na sua nota fiscal.Consultar Sintegra: Consultar situação da empresa, por meio do CNPJ,através dos sites oficiais do Sintegra dos estados do Brasil.Consultar Status SEFAZ: Verifica se há disponibilidade nos servidores daReceita do seu estado, para receber e autorizar suas notas fiscais.Visualizar NFe – DANFE – Avulso: Você poderá visualizar a DANFE (notafiscal impressa) de qualquer empresa por meio da leitura do XML da nota.CFOP: É a sigla de Código Fiscal de Operações e Prestações, das entradas esaídas de mercadorias, intermunicipal e interestadual. Trata-se de umcódigo numérico que identifica a natureza de circulação da mercadoria ou aprestação de serviço de transportes. Obrigatório para emissão de sua nota.NCM: Significa "Nomenclatura Comum do Mercosul" e trata-se de umcódigo de oito dígitos estabelecido pelo Governo Brasileiro para identificar a

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natureza das mercadorias e promover o desenvolvimento do comérciointernacional, além de facilitar a coleta e análise das estatísticas docomércio exterior. Obrigatório para emissão de sua nota.CNAE:Classificação Nacional de Atividades Econômicas, é uma forma depadronizar, em todo o território nacional, os códigos de atividadeseconômicas e os critérios de enquadramento usados pelos mais diversosórgãos da administração tributária do Brasil. Ajuda a agrupar seus clientespor atividade, e é obrigatório para emissão de notas fiscais para algunsestados.Inventário de Estoque:O inventário nada mais é do que a identificação,classificação e contagem dos produtos que estão no estoque. Com oinventário você pode tomar decisões fundamentais a respeito dos produtosque estão em falta, que estão encalhados, que estão danificados ouvencidos e ainda determinar a importância de cada tipo de produto para oseu estoque. Esta informação é obrigatória para geração do Sintegra.Grupos: Agrupamento de produtosSub - Grupos: Sub agrupamento de produtos.Unidades de medida: É a característica que possa ser quantificada.Comprimento, massa, temperatura, tempo, volume, força, quantidade dematéria, etc. Essas grandezas são avaliadas pelas unidades de medidaadotadas por convenção e cada unidade tem seu símbolo. Por exemplo, o mo símbolo do metro. Esta informação é obrigatória para a emissão de suanota.Transportadora: Manutenção do cadastro de Transportadoras.Contador: Manutenção do cadastro da empresa de contabilidade econtador que te atende.Cidades: Manutenção do cadastro de cidades do Brasil e seu código IBGE.Países: Manutenção do cadastro de países.

4.4. Sistema

Usuários: Manutenção do cadastro de usuários para acesso ao sistema eauditoria do sistema.Configurações: Manutenção das configurações gerais do sistema.Backup: Realizar cópia de segurança do sistema.Restaurar Backup: Restaurar dados a partir da cópia de segurança.Limpar dados de Homologação: Excluir todas as notas emitidas emambiente de homologação.

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Importar Cadastros: Importar tabela de clientes e produtos, a partir dosdados vindos do sistema gratuito da SEFAZ.Atualizar Sistema: Módulo de atualização do sistema.Novidades: Histórico de atualizações do sistema.Ajuda: Acesso ao portal de atendimento ao usuário FreeNFe.Comprar Versão PLUS+: Módulo para aquisição da versão completa doseu emissor FreeNFe.Sobre: Informações básicas sobre o sistema.

4.5. Relatórios

Exportar Grade para Excel: Cria um relatório em Excel a partir dos dadosexibidos na tela.Clientes: Listagem de ClientesFornecedores: Listagem de FornecedoresTransportadoras: Listagem de TransportadorasProdutos: Listagem de ProdutosNF-e Saídas: Listagem de Notas Fiscais de Vendas e SaídasNF-e Recebidas: Listagem de Notas Fiscais de Compras e EntradasFaturamento por Cliente: Listagem de Notas Fiscais, totalizada porcliente.Produtos Faturados: Listagem de Notas Fiscais, totalizada por produtos.GráficosFaturamento por Dia: Gráfico de Linhas, que exibe o total faturado pordia.Faturamento por Cliente: Gráfico em barras, que exibe um Ranking deClientes por total dos valores das notas fiscais emitidas.Produtos Faturados: Gráfico em barras, que exibe um Ranking deProdutos por total dos valores das notas fiscais emitidas.

5. Ações comunsEstes são os botões e ações encontradas na maioria dos recursos e telas doFreeNFe.

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Selecionar: Serve para vincular um registro a uma determinada tela. Porexemplo: você deverá vincular um cliente em uma nota, ou um grupodentro de um determinado produto.

Consultar Cadastro: Sempre que aparecer este botão ou apenas o ícone , significa que o recurso poderá fazer alguma consulta na internet. Como porexemplo: Consultar dados a partir de um CNPJ, buscar endereços a partir doCEP, e assim por diante.Novo: Inserir novo registroAlterar: Realizar mudanças no registro selecionado.Excluir: Serve para apagar um registro selecionado.Fechar: Sair da tela atual.Algumas telas poderão ter botões e ações diferentes, como este aqui:

Primeiro: Navegar para o primeiro registro.Anterior: Navegar para o registro anterior.Próximo: Navegar para o próximo registro.Último: Ir para o último registro.Novo: Inserir um novo registro.Excluir: Apagar o registro selecionado.Editar: Alterar o registro selecionado.Gravar: Salvar o registro inserido ou atualizado.Cancelar: Sair da alteração ou inserção de registro.Atualizar: Buscar novos registros atualizando a tela.Fechar: Sair da tela.

6. Passo-a-Passo: Minha primeira Nota Clique em “Nova Nota Fiscal”

Esta é a tela para a construção da sua nota fiscal.

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6.1. Natureza da OperaçãoComece informando a Natureza de Operação, neste caso, bastando apenasindicar o CFOP. AS operações de saída de mercadoria e serviços para dentrodo seu estado inicia com número 5, as operações fora do estado inicia com6.Neste caso, faremos uma venda normal dentro do estado, entãoselecionamos CFOP 5102.

Mas, o que é CFOP?CFOP é a sigla de Código Fiscal de Operações e Prestações, das entradas esaídas de mercadorias, intermunicipal e interestadual. Trata-se de umcódigo numérico que identifica a natureza de circulação da mercadoria ou aprestação de serviço de transportes.Dica: Nunca confeccione uma nota com dúvidas, procure orientação do seucontador ou do suporte FreeNFe (forum.freenfe.com.br).Dica: Caso necessite mudar a descrição da Natureza de Operação que irásair nota, basta clicar em , que está ao lado da descrição.

6.2. Cliente ou DestinatárioAgora é hora de informar na nota qual o destinatário da nota, ou seja, seucliente.

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Clique em Selecionar, e escolha uma das opções de destinatário.Geralmente clientes para notas de saídas, fornecedores e transportadoraspara notas de entrada.

Na próxima tela que se abre, faça a busca do cliente, e clique em selecionar.Caso não exista, basta clicar em Novo para registra-lo.

6.3. Outros dadosInforme também as datas da nota.

Como: Data de Movimentação, Data e Hora de Saída.Data e Hora de Saída, não são campos obrigatórios, caso não queira quesaiam na Nota, basta limpar estes campos.Informe também:

Tipo: Tem apenas dois tipos disponíveis (Entrada e Saída). Use Saída paravendas e Entrada para recebimento de mercadorias.

Finalidade da Emissão:

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O campo Finalidade de Emissão da Nota Fiscal Eletrônica pode serpreenchido com os seguintes valores:“1” – NF-e normal – deverá ser preenchido em todas as hipóteses em queocorra efetiva circulação da mercadoria ou prestação de serviçodocumentada pela NF-e; “2” – NF-e complementar – deverá ser preenchido apenas quando setratar de uma NF-e emitida para complemento de imposto;“3” – NF-e de ajuste – deverá ser utilizado este valor para situações quenão envolvam operações efetivas de circulação de mercadorias, mas paraquais a legislação exija a emissão de Nota Fiscal. Alguns exemplos são:crédito da parcela de ativo imobilizado do mês; transferência de créditoacumulado; transferência de saldo credor ou devedor para centralização deestabelecimento, etc.Na maioria das vezes não será necessário mexer nestes campos, pois eles jávirão preenchidos automaticamente.Os campos Chave de Acesso e Situação da nota, serão preenchidos pelosistema.

6.4. Inserir Produtos na Nota

No campo Produto, insira a descrição do produto ou clique no botão buscar,será aberto a tela de consulta de produtos. Caso ele não exista clique emNovo para inserir um novo Produto. Após clique em selecionar. Na Nota informe a Quantidade, o Valor, o Desconto (se houver) e clique emInserir.Veja como ficou a Nota com dois produtos inseridos.

Observe que ao inserir novos produtos, o sistema já faz as referências ecálculos tributários automaticamente, informando o CST/CSOSN, o CFOP daoperação, Impostos e outros dados.

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Pronto, o básico para emissão da nota é isso. Mas, tem mais.

6.5. Dados do TransporteAcesse a aba “Transporte” de sua Nota Fiscal, nesta aba tem tudo que vocêprecisa usar para informar os dados relacionados ao transporte.

Informe primeiro a modalidade do Frete, depois clique em , para selecionarou registrar uma transportadora.Informe os volumes, abrindo a aba Volumes. Depois Novo.

Informe os dados solicitados, clique em “Calcular Peso”, para o sistemacalcular o peso a partir dos dados inseridos no cadastro de produtos. Depoisgravar.

6.6. CobrançaAcione a Aba “Cobrança”. Mantenha esta tela sem alterações caso opagamento negociado com seu cliente seja “À Vista”. Caso contrário, vá nogrupo Duplicatas e informe as parcelas. Também utilize o recurso ,para registrar as parcelas automaticamente. Veja como ficou nossa notaparcela em 3 vezes.

6.7. Informações AdicionaisCaso queira enviar outros dados relevantes para seu cliente, como númerodo pedido, tipo de pagamento negociado, acessar aba “Informaçõesadicionais”. Veja um exemplo:

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6.8. Verificando a NotaAgora Salve a Nota, você receberá a seguinte mensagem.

Clique em Não. Pois antes de enviar a Nota ao SEFAZ, podemos verificar se

está tudo certo. Para isso, selecione a Nota e clique em , no menuprincipal. Você poderá ver sua nota como irá ficar, sem mesmo antes terenviado ao SEFAZ, isto ajuda a eliminar erros, pois te dá chance de conferiro resultado de sua nota. Veja nossa nota como esta agora:

6.9. Enviando Nota ao SefazAgora sim, todas as etapas principais concluídas, podemos então enviar

para o SEFAZ. Clique agora no botão . E aguarde todo o processo. Quando o processo chegar ao final, caso ocorra algum erro, você seráinformado o motivo do erro, poderá ser alguma informação incorreta oufaltante ou uma negação por parte do Fisco. Caso ocorra tudo bem, você jáverá sua Nota Fiscal pronta para ser impressa.

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6.10. Enviando Nota ao ClienteA DANFE, é o documento que irá junto com sua mercadoria ao cliente, masvocê deve enviar o arquivo XML para ele, para isso, selecione a nota eclique em , no menu principal, assim o sistema irá mostrar o e-mailcadastrado do cliente na nota, e você poderá também alterar, clique em OK.Neste momento o sistema enviará um e-mail para seu cliente oudestinatário, com o arquivo XML da nota e também o arquivo PDF da DANFEpara ele visualizar a Nota no computador.

7. Cadastros do SistemaO que é o Cadastro?É uma coletânea de dados, inseridos no banco de dados que reúne todas as informações possíveis, de seus clientes, seus fornecedores ou clientes potenciais de interesse da empresa.Qual a Importância do Cadastro?Cadastrar seus clientes, atuais e promissores, assim como as empresas fornecedoras, além da exigência organizacional, também uma necessidade, tendo em vista que o objetivo é sempre otimizar buscas e pesquisas, validarinformações de forma rápida e eficiente. O cadastro é um dos grandes patrimônios e ativos da sua empresa.

7.1. Cadastro de ClientesUtilizado para cadastrar, alterar e excluir as informações dos clientes.O Cadastro de Clientes influencia em inúmeros módulos do Sistema.

Utilizado para efetuar o cadastro, alteração e exclusão dos clientes (pessoaFísica e Jurídica), informando seus dados pessoais, endereçamento, entreoutras informações importantes para utilizar no gerenciamento e emissãode notas fiscais.Dica: para cadastrar seu cliente, transportadora ou fornecedor, comsucesso, inicie o cadastro pelo CNPJ, pois o sistema tem ferramentasavançadas para preencher os demais dados, a partir, da consulta do CNPJda empresa.

7.2. Cadastro de Fornecedores O cadastro de fornecedores tem por objetivo, o controle defornecedores, disponibilizando ao usuário diversas opções como:cadastro por CNPJ, consulta de endereço por CEP, entre outras

opções.

7.3. Cadastro de Transportadoras O cadastro da transportadora é utilizado nas operações decompras, vendas e remessas no sistema, pelo qual são emitidas as

notas fiscais.

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7.4. Cadastro de ProdutosO Cadastro de Produtos tem como objetivo gerenciar os produtos. Épossível cadastrar, alterar e excluir produtos, controlar os preços decustos e venda, e fazer o controle de estoque.

O cadastro dos produtos é a etapa principal para o início de qualquercontrole dentro do Sistema. Um cadastro de produtos completo e bemorganizado facilita a execução dos processos gerenciais e emissão de notasno sistema.

7.5. Cadastro de Grupos e Subgrupos Trata-se do processo de organização do cadastro. É aseparação dos produtos em grupos hierárquicos segundo as

suas principais características. Os produtos de características similares sãologicamente relacionados e agrupados, mantendo um padrão deorganização. Processo muito importante por ser o primeiro passo para iniciaro cadastro dos produtos. As subdivisões dos produtos proporcionam ummelhor controle para os relatórios e manutenções dos produtos.Categorizado em 2 níveis: Grupos e Subgrupos.

7.6. Cadastro de Unidades de Medida Tabela de Unidade de Medidas utilizada para o Cadastro de

Produtos, sem tal tabela não é possível concluir o cadastro do produto.

7.7. Cadastro de CFOPCódigo Fiscal de Operações e de Prestações das entradas e saídas de

Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços. O CFOP é em sua maioriacomposto por quatro dígitos, onde o primeiro, no caso o prefixo, determina anatureza da operação, ou seja, se é entrada (compra )ou saída (venda) demercadorias. Utilize este recurso para consultar e editar asCFOPsregistradas.

7.8. Cadastro de NCM O significado de NCM é Nomenclatura Comum do Mercosul, e é

conhecido por ser um sistema de códigos adicionais de classificação dasmercadorias comercializadas entre os países do Mercosul. Produtosvendidos no mercado internacional (fora do Mercosul) recebem um códigode seis dígitos (o SH); no Mercosul, além destes seis dígitos do SH, há outrosdois dígitos adicionais, o NCM. Utilize este recurso para consultar e atualizaras NCMsregistradas. A tabela de NCM do sistema é atualizada a partir docadastro IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação).

7.9. Cadastro de CNAE A Classificação Nacional de Atividades Econômicas, CNAE, é um

instrumento de identificação econômica das unidades produtivas do Paísnos cadastros e registros das três esferas da administração públicabrasileira, uniformizado nacionalmente, seguindo padrões internacionaisdefinidos no âmbito da ONU. Utilize este recurso para consultar a tabela deCNAE do sistema.

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7.10. Cadastro de Contador Toda a nota emitida por sua empresa, ela deve ser autorizada

para que seu contador possa fazer o download, este é um requisitoregulamento por lei, para isso, utilize este recurso para cadastrar seucontador, e manter o mesmo atualizado.

7.11. Cadastro de Cidades Para a transmissão da nota fiscal eletrônica, é necessário informar

o código IBGE das cidades. O FreeNFe, já vem configurado com o cadastrode todas as cidades brasileiras e seus respectivos códigos IBGE. Utilize esterecurso para consultar e editar o cadastro de cidades brasileiras.

7.12. Cadastro de PaísesOs países também possuem código IBGE, e para emissão de notas

fiscais de importação e exportação, esta é uma informação obrigatório.Utilize este recurso para consultar e editar o cadastro de países e seucódigo IBGE.

8. Cancelar Nota FiscalO que é uma Nota Cancelada?Por algum motivo, caso a empresa deseja cancelar uma nota que já foraautorizada pelo Fisco e que ainda a mercadoria não tenha sido retirada, eladeverá assinar o Pedido de Cancelamento com o seu número de CNPJ e seuCertificado Digital. A transmissão do pedido poderá ser realizada pelosoftware do contribuinte. O mesmo deverá ser autorizado pela SEFAZ damesma maneira que uma nota convencional. O Pedido de Cancelamentopoderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.As notas canceladas e inutilizadas terão apenas o efeito de dados técnicospara a SEFAZ, não tendo nenhum valor monetário.Caso necessite cancelar uma Notas Fiscais Eletrônicas, na tela principal do

sistema, busque a nota, e clique em . Na tela que segue, você deveinformar o motivo do cancelamento, e clicar em Gravar.

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Neste momento o pedido de cancelamento será enviado ao SEFAZ, se areceita autorizar, então a tela irá fechar, e a situação da Nota irá mudarpara cancelada. Caso contrário, uma mensagem de erro será mostrada paravocê identificar porque sua nota não poderá ser cancelada.

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9. Inutilizar numeração fiscalPara inutilizar uma numeração fiscal, no menu principal do sistema clique

em , na tela que segue, clique em novo e informe a numeração inicial,a numeração final e a Série que deseja inutilizar. É possível informartambém a justificativa para esta inutilização. Não é possível inutilizar umnúmero já utilizado e registrado na Sefaz.

O que é uma Nota Inutilizada?Pode ocorrer durante o procedimento de envio da nota a SEFAZ, a quebra dasequência dos números de um lote de notas. Por exemplo, as notas 10 e 20foram autorizadas, mas as notas 11 até 19, por algum erro técnico no envio,foram inutilizadas. O emissor deverá comunicar a SEFAZ a razão pelo qualnão utilizará essa sequência de números inutilizados, apenas para efeito dedenúncia, caso alguém queira fazer uso dessa faixa de notas para fraudes.A inutilização só se dará caso a numeração nunca tenha sido usadaanteriormente, em notas autorizadas, denegadas ou já inutilizadas.

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10. Carta de Correção Eletrônica (CC-e)Uma Carta de Correção de Nota Fiscal, é uma declaração que vocêinvoluntariamente, errou na confecção da mesma, mas procedeu acorreção, e, a carta para o cliente, está sendo enviada, para que corrija asvias da Nota Fiscal que estão de posse dele, e, esteja em conformidade coma Legislação fiscal, entre o emissor e o destinatário da Nota Fiscal e damercadoria. Desta forma ambos (emissor e destinatário) estarão legalmentecobertos acerca das correções efetuadas, evitando uma futura sansão fiscal.Na tela principal do FreeNFe, selecione a nota que queira emitir uma “Carta

de Correção, após clique em . Você será levado a tela de emissão deCartas de Correção do sistema.

Para criar uma nova Carta, clique em “Novo”. Informe a descrição dacorreção, e clique em Gravar. Neste momento o sistema irá enviar pedido aoSEFAZ e caso a Receita aceite o mesmo ficará pronto para impressão.Selecione a carta clique em “Imprimir” ou “Enviar E-mail”.

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11. Copiar Nota FiscalRecurso avançado do sistema, serve para duplicar uma nota fiscal, muitoútil para evitar digitação desnecessária, e também o retrabalho. Sempreque quiser copiar uma nova fiscal, ou seja criar uma nova nota, a partir deuma já existente, basta selecionar a nota e clicar em na tela principaldo sistema. O sistema então criará uma nova nota na sequência correta, a partir dosdados já existentes na nota selecionada.

12. Como enviar uma Nota Fiscal por e-mail?Sempre que precisar ou for solicitado, você poderá enviar sua nota fiscal aocliente ou destinatário por meio da internet e e-mail.

Para isso, selecione a nota fiscal na tela principal e clique em . Nestemomento, o sistema irá exibir uma tela com o e-mail do destinatárioinformado na nota, você poderá informar outro, e então clique em OK.Pronto!Caso queira enviar manualmente a nota, por meio deu seu próprio softwarede e-mail, como outlook, e outros, você primeiro deverá exportar osarquivos da nota, para então anexar no seu e-mail para o cliente.Para isso acione na tela principal do sistema, o recurso:

Você poderá então salvar o arquivo PDF e o arquivo XML da Nota Fiscal emseu computador.Caso não consiga enviar e-mail por nosso sistema, talvez seja aconfiguração que esta errada, ou ela não foi realizada no “Assistente deConfiguração”. Acesse no menu principal, a aba Sistema, botão

“Configurações” .Acione a aba “E-mail”, e informe os dados solicitados pela configuração.Dica: Altere a “Mensagem Padrão” para que o cliente e destinatário recebaum e-mail mais personalizado.

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13. Importação de DadosVocê poderá quando quiser importar dados para seu FreeNFe. Veja asopções disponíveis.

13.1. Importar Cadastro de Clientes e ProdutosAcesse Menu Principal, aba Sistema, acione o recurso Importar Cadastro.Clique na opção desejada, poderá ser: Clientes ou Produtos.

Você será solicitado para informar o arquivo de importação. O layout doarquivo de importação de clientes e produtos, deverá ser o mesmo dosistema gratuito do SEFAZ. Isto é, você poderá exportar seu cadastro declientes e produtos do sistema da SEFAZ e importar diretamente no seuFreeNFe.

13.2. Importar Nota FiscalA importação de Nota Fiscal é muito útil para você manter seu FreeNFeatualizado com as notas já emitidas em outros sistemas, basta clicar no

recurso ,você será solicitado a informar o arquivo XML da Nota Fiscal, eentão todos os dados serão cadastrados no seu FreeNFe.

14. Backup e Restauração14.1. Backup, Cópia de SegurançaO FreeNFe permite armazenar os seus backups na nuvem ou localmente empendrive. Desta forma, os backups estarão protegidos e poderão serutilizados quando for preciso.

14.2. Restauração

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Recurso útil quando você precisa restaurar seus dados e arquivos em outrocomputador, ou quando precisar formatar o mesmo.Acione na aba sistema a opção “Restaurar Backup”, na tela que segueinforme o arquivo de backup para restaurar, clicando no ícone indicado poruma pasta. Após clique em “Restaurar Backup” e aguarde o processo.

14.3. Como salvar meus backups na Nuvem (internet)?Primeiro você deve ter contratado um serviço de armazenamento nasnuvens, há muitas opções gratuitas como: Google Drive, Dropbox eSkyDrive. Todas elas têm em comum a criação de uma pasta no seucomputador para sincronizar os arquivos com a internet.Portanto, basta instalar qualquer um desses serviços de armazenamento nanuvem no seu computador, e depois informar no FreeNFe a pasta desincronização. Ficando por exemplo assim:

Assim todos os backups do FreeNFe, ficarão nesta pasta e posteriormenteserá sincronizado na internet com seu serviço de hospedagem.

15. Atualizações15.1. Atualização do SistemaO recurso de Atualização do sistema, permite que o usuário possa verificarse existem novas atualizações disponíveis para download e instalação.Para acessar o recurso, basta acionar Menu Principal, Aba Sistema, opção

.

15.2. Novidades e histórico das atualizaçõesTodos os históricos das atualizações serão exibidos neste painel. Para

acessá-lo basta acessar o Menu Principal, Aba Sistema, e clicar em .

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16. Tributação e ImpostosO FreeNFe permite aos seus usuárioso cadastro de diversos Tipos deTributação.

Acesse no Menu Principal, a Aba Geral, recurso .Nesta tela, você poderá cadastrar ICMS, Substituição Tributária, IPI e criarregras de ICMS para cada situação que sua empresa se encaixa, observequeas regras são por Estado e se aplicam para ICMS, Substituição Tributária,PIS, COFINS, CIDE (Combustíveis), ISSQN (Impostos sobre Prestação deServiços, e outros.

Para criar uma nova Categoria de Tributação, clique no botão "Novo".

Informe então o Nome e a Descrição para a Categoria. Você poderáadicionar uma regra para o destino, configurar o IPI e PIS/COFINS destaCategoria, entre outros. Para isso clique em “Novo”.

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Nesta tela, você deverá preencher o Destino desta regra, o CST/CSOSN,Alíquota, Base de Cálculo e composições da base de cálculo doICMS.Configure também o Regime de Substituição Tributária (ICMS ST).Feito isso, a regra deve ser vinculada ao Produto, no cadastro de produtos.

17. Lei da TransparênciaA Lei Complementar 131/2009 - lei da Transparência - altera a redação daLei de Responsabilidade Fiscal (LRF) no que se refere à transparência dagestão fiscal. O texto inova e determina que sejam disponíveis, em temporeal, informações pormenorizadas sobre a execução orçamentária efinanceira da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.As empresas estão obrigadas a informar a carga tributária nos cupons enotas fiscais, e estão sujeitas a auto de infração aquelas que não prestarema informação ao consumidor, conforme Lei 12.741/2012.Para atender às exigências da Lei, o IBPT - Instituto Brasileiro dePlanejamento e Tributação -desenvolveu uma solução gratuita parapossibilitar que todos os estabelecimentos informem a carga tributária emdocumento fiscal aosseus consumidores.Você deverá associar o NCM de seu produto ou serviço conforme tabela doIBPT. O FreeNFe, já fornece a atualização automática desta tabela. Para isso:Acione o recurso , no Menu Principal, da Aba Geral. E após clique em“Atualizar IBPT”. Basta aguardar o processo, que deverá aguardar algunsminutos.Para que os valores sejam exibidos na sua nota, então o sistema deve serconfigurado.

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Acione , no Menu Principal, aba Sistema.

Navegue até a aba “Tributação” e ative o recurso “Calcular Total deImpostos na Nota Fiscal”.Sua DANFE ficará assim:

18. Controle de UsuáriosO FreeNFe é um sistema de uso pessoal. Porém, você pode dar permissãopara que outras pessoas acessem também o sistema por meio de login esenha.Assim, elas podem ajudá-lo a administrar seus produtos e clientes,gerenciar suas notas ou manter atualizados seus dados de cadastro.

Acionar Menu Principal, aba Sistema, opção “Usuários”.

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Clique em Novo, informe nome de “Usuário” e “Senha”. Pronto, agoraquando for acessar novamente o seu FreeNFe, ele irá exigir o acesso pormeio de “Usuário” e “Senha”.

Dica: A vantagem deste processo, é que todos os históricos registrados pelosistema, ficará disponível para consulta e assim você terá o controle sobrecada ação que os usuários fazem no sistema.

19. Como encontrar uma Nota no Sistema?Quando precisar buscar uma determinada nota no sistema, utilize o recurso“Pesquisar” da tela principal.

Basta selecionar por qual informação você irá pesquisar, e digitar ainformação para busca.Caso precise de uma busca mais avançada ou fazer filtros por data, cliqueem “Pesquisar”. Conforme abaixo:

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Você irá visualizar os recursos de filtro, por situação, data e personalizado.

A busca personalizada te dá mais opções para filtro.

19.1. Exportar dados exibidos para o ExcelVocê pode, se desejar, exportar todos os dados que estão sendo exibidos natela para o Excel.Primeiro, faça o filtro conforme mostrado acima, depois acione Menu

Principal, aba Relatórios, opção .

20. Certificado DigitalO Certificado Digital é uma assinatura com validade jurídica que garanteproteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, permitindoque pessoas e empresas se identifiquem e assinem digitalmente dequalquer lugar do mundo com mais segurança e agilidade.Você deve comprar e instalar o certificado digital em seu computador, apósisso você já pode configurar seu Certificado no sistema.Para isso, acione o Menu Principal, Aba Sistema, opção “Configurações”. Vá até a aba Certificado Digital e Ambiente WS, e clique no botão“Selecionar Certificado Digital”, identificado pelo botão .

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Nesta tela, é possível também selecionar um outro Certificado Digital (casoesteja instalado).

20.1. Testar se meu Certificado Digital está funcionando

O botão permite que você verifique se a conexão entre o CertificadoDigital e a Sefaz está ativa. Ative então o Menu Principal, aba Geral.

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21. ConfiguraçõesNa tela de Configurações, estão presentes todas as definições que oFreeNFe deve utilizar.

Dados GeraisPreencha os dados da sua empresa nesta aba. Os campos em negrito sãoobrigatórios e todas as informações digitadas devem estar corretas. Definatambém o Regime Tributário à ser utilizado.O FreeNFe permite que o usuário indique uma Logomarca para ser utilizadana impressão das Notas Fiscais eletrônicas (DANFEs).Dica: para cadastrar seus dados corretamente, informe o CNPJ e clique nobotão de consulta Certificado Digital e Ambiente WSSelecione um Certificado Digital para emissão das Notas Fiscais eletrônicas.O FreeNFe é instalado para ser utilizado no tipo de Ambiente "Homologação"(Sem valor Fiscal). É possível mudar o tipo de ambiente para Produção clicando no recurso"Ambiente do Web Service".Configurações de NFe

Informe a Numeração e Série para emissão da próxima NF-e (Para osambientes de autorização Normal e Contingência).Defina o Tipo de Emissão, o FreeNFe permite você selecionar se desejaemitir a Nota Fiscal Eletrônica na SEFAZ do seu estado, na SVAN ou SVRS.Nesta tela, defina também os valores para CFOP que deverão ser utilizadoscomo Padrão quando for emitido uma nova Nota Fiscal.

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Dica: Você pode definir uma mensagem padrão para ser inserira no rodapé(informações complementares) da sua nota. Para isso, utilize o recurso“Informações Complementares Padrão”.TributaçãoConfigure Lei da Transparência e Alíquota de Aproveitamento do ICMS.Converse sobre isso com seu contador.E-mail

Configure uma conta de e-mail para enviar as Notas Fiscais eletrônicas(DANFE e XML) para o seu cliente, fornecedor ou Contador. Utilize tambémpara editar uma mensagem padrão que seu cliente irá receber no corpo doe-mail.InternetSe a sua rede utilizar configurações de Proxy para segurança, o FreeNFedeve ser configurado também. Restrições de segurança na rede podemimpedir a conexão do Certificado digital com a SEFAZ.Rede

Configuração de acesso ao sistema multi-terminais, informe os dados doservidor para conexão.Licença de UsoObtenha informações sobre sua licença de uso atual, poderá ser:

Gratuito com recursos avançados em demonstração; Gratuito com recursos avançados bloqueados; Gratuito e recursos avançados liberados (versão paga).

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22. Mais

22.1. Atendimento ao Cliente - Suporte TécnicoUsuários registrados do FreeNFe versão PLUS+ completo dispõem desuporte técnico por telefone ou chat online durante a vigência do planocontratado.

Central de Atendimento:Telefone: (44) 3354-8222Chat Online: www.freenfe.com.br

Horário do atendimento:Segunda à Sexta-feira de 09h00 ao 12h00 e 14h00 ás 18h00.

22.2. Mais InformaçõesSuportehttp://forum.freenfe.com.brNovidades:http://www.freenfe.com.br/novidades.htmlSite:http://www.freenfe.com.br

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http://www.freenfe.com.br/http://www.freenfe.com.br/novidades.htmlhttp://forum.freenfe.com.br/http://www.freenfe.com.br/

1. Introdução e Visão Geral2. Instalação e Configuração Inicial2.1. Instalação2.1 Configuração Inicial

3. Adquirir uma licença do FreeNFe versão PLUS+3.1. Como adquirir uma licença do FreeNFe PLUS+, versão completa?3.2. Ativação da versão completa

4. Menu do FreeNFe4.1. Menu Iniciar4.2. Cadastros4.3. Geral4.4. Sistema4.5. Relatórios

5. Ações comuns6. Passo-a-Passo: Minha primeira Nota6.1. Natureza da Operação6.2. Cliente ou Destinatário6.3. Outros dados6.4. Inserir Produtos na Nota6.5. Dados do Transporte6.6. Cobrança6.7. Informações Adicionais6.8. Verificando a Nota6.9. Enviando Nota ao Sefaz6.10. Enviando Nota ao Cliente

7. Cadastros do Sistema7.1. Cadastro de Clientes7.2. Cadastro de Fornecedores7.3. Cadastro de Transportadoras7.4. Cadastro de Produtos7.5. Cadastro de Grupos e Subgrupos7.6. Cadastro de Unidades de Medida7.7. Cadastro de CFOP7.8. Cadastro de NCM7.9. Cadastro de CNAE7.10. Cadastro de Contador7.11. Cadastro de Cidades7.12. Cadastro de Países

8. Cancelar Nota Fiscal9. Inutilizar numeração fiscal10. Carta de Correção Eletrônica (CC-e)11. Copiar Nota Fiscal12. Como enviar uma Nota Fiscal por e-mail?13. Importação de Dados13.1. Importar Cadastro de Clientes e Produtos13.2. Importar Nota Fiscal

14. Backup e Restauração14.1. Backup, Cópia de Segurança14.2. Restauração14.3. Como salvar meus backups na Nuvem (internet)?

15. Atualizações15.1. Atualização do Sistema15.2. Novidades e histórico das atualizações

16. Tributação e Impostos17. Lei da Transparência18. Controle de Usuários19. Como encontrar uma Nota no Sistema?19.1. Exportar dados exibidos para o Excel

20. Certificado Digital20.1. Testar se meu Certificado Digital está funcionando

21. Configurações22. Mais22.1. Atendimento ao Cliente - Suporte Técnico22.2. Mais Informações