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Guia de orientação para abertura de Notas de Manutenção – SAP PMSolicitação de serviços de Infraestrutura, Transporte e Alimentação

Gerência de Infraestrutura e Serviços Norte (15/06/2016)

2 Age

nd1. Apresentação

2. O que mudou – VSC x SAP

3. Como criar uma nota de manutenção

4. Como verificar as notas criadas

5. Fluxos de Atendimento

6. Contatos Infra Norte

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Apresentação

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Apresentação

A Gerência Infraestrutura e Serviços Norte deixará de utilizar o Vale Support Center para recebimento de chamados e implementou o sistema SAP PM (manutenção) para gestão das demandas de Condomínio, Saneamento, Transporte e Alimentação, na área de São Luís e Ferrovia.

A utilização desta ferramenta, alinhada à estratégia da empresa em gerenciamento de ativos, permitirá a integração, padronização e controle confiável dos processos, possibilitando a obtenção de dados necessários à tomada de decisão.

A mudança ocorrerá a partir de 20 de junho/2016 e até esta data é importante que os clientes estejam treinados e com acesso liberado ao sistema.

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O que mudou?

Vale Support Center X SAP PM

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Nomenclaturas

VSCChamado (Requisição) Nota de Manutenção

Tipo de Solicitação Grupo de Planejamento

Ordem de Trabalho (WO) Ordem de Manutenção

Requisitante Responsável

Matricula do Requisitante Código SAP

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Vale Support Center SAP PMTipo de Solicitação Grupo de Planejamento Cód

Abastecimento de Reservatórios e Caixas

INFN-COL. EFLUENTE CEFColeta de Efluentes

Limpeza de Reservatórios e Caixas

Coleta de Materiais Descartados (CMD) e Saneamento [SAP]

Vale Support Center SAP PMTipo de Solicitação Grupo de Planejamento CódTodos os Formulários INFN-SERV TRANSPORTE STP

Serviços de Transporte

Vale Support Center SAP PMTipo de Solicitação Grupo de Planejamento CódTodos os Formulários INFN-SERV RESTAURANT SAL

Serviços de Alimentação

Tipos de solicitação disponíveis

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Vale Support Center SAP PMTipo de Solicitação Grupo de Planejamento Cód

Água Mineral Indisponível -

Áreas Verdes INFN-NI AREAS VERDES NIA

Bebedouros INFN-MC BEBED/MGELO MBE

Chaveiro INFN-CHAVEIRO CHV

Climatização (refrigeração) INFN-MC REFRIGERACAO MCR

Controle de Pragas e Vetores INFN-MC PRAGA/VETOR CPV

Execução de Obras

INFN-NI AREAS VERDES NIA

INFN-NI CIVIL NIC

INFN-NI ELETRICA NIE

INFN-NI REFRIGERACAO NIR

Execução de Obras Industrial Indisponível -

Execução de Obras Predial Indisponível -

Lavanderia INFN-LAVANDERIA LVD

Limpeza Predial INFN-LIMP. PREDIAL LPR

Serviços de Condomínio

Tipos de solicitação disponíveis

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Vale Support Center SAP PMGrupo de Suporte Grupo de Planejamento Cód.

Manutenção Predial civil INFN-MC CIVIL MCC

Manutenção Predial elétrica INFN-MC ELETRICA MCE

Manutenção Predial hidro-sanitária INFN-MC HIDROSANIT MCH

Máquina de Gelo INFN-MC BEBED/MGELO MBE

Sinalização de Vias INFN-NI CIVIL NIC

Sinalização Predial INFN-NI CIVIL NIC

Utensílios e móveis INFN-MOV. MOVEIS MOV

Vias de acesso (limpeza) INFN-MC AREAS VERDES AVE

Projetos de Arquitetura/Técnico INFN-PROJETOS/ARQUIT PRO

Serviços de Condomínio

Os códigos podem ser digitados no campo do SAP para agilizar o

preenchimento

Tipos de solicitação disponíveis

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Como criar uma nota de manutenção para Infraestrutura Norte

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Criando nota - Transação IW21

Há duas maneiras de acessar as transações do SAP – pela barra de comando ou através do Menu.

Barra de Comando:

a) Digite IW21 na barra de comando e pressione Enter para abrir a transação de abertura de Nota de manutenção.

Menu SAP:

Acesse Menu SAP> Logística > Manutenção > Gerenciamento da manutenção > Nota > IW21 – Criar nota

A

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Tipo da Nota de Manutenção - YN

b) Na 1ª tela, no campo Tipo de nota digite o código YN e pressione Enter ou clique no ícone Nota

Existe 3 tipos de nota. YN será utilizado para todas as notas direcionadas à Infraestrutura.

B

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Descrevendo o serviçoc) No campo NOTA preencha uma descrição resumida do serviço solicitado. (campo com capacidade máx de 40 caracteres)

d) No campo Descrição preencha mais detalhes sobre a solicitação. Informações do tratamento do chamado ficarão também disponíveis neste campo.

e) No campo Prioridadeselecione a opção que classifica a solicitação – baixa, média, alta.

C

D

E

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Identificando o local de atendimentof) No campo Loc. instalação digite a sigla INFN e clique no ícone para exibir a lista de locais e equipamentos cadastrados

Para encontrar o local de atendimento e/ou equipamento específico, percorra a estrutura clicando no botão

Ao encontrar o local e/ou equipamento, dê um clique duplo para selecioná-lo.

F

Os locais estão cadastrados na ordem de posição geográfica. Vias de Acesso, Geradores e Ativos de Saneamento estão cadastrados no nível de prédio.

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Para serviços em equipamentosUtilizado somente para serviços de condominio, o campo Equipamento é automaticamente preenchido ao ser selecionado lista de estrutura dos locais de instalação (passo anterior)

Quais os tipos de equipamentos cadastrados e quando utilizar?Conj. Iluminação Predial – falhas na iluminação do prédioConj. Tomadas/Interrup – avarias em tomadas soltas, falha corrente elétricaQuadro elétrico – avarias nos quadros elétricosPara raio – falhas nos sistemas de para raioAr condicionado – condensação, alta/baixa temperatura, desativaçãoBebedouro – vazamentos, falta de refrigeraçãoCaixas de efluentes – coleta de efluentes químicos, oleosos e sanitários

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Definindo o tipo de serviçog) O campo Grp. plnj. PM (Grupo de Planejamento) corresponde aos tipos de solicitação escolhidos no Vale Support Center. Clique no botão

para abrir a lista de opção

Siglas utilizadas:1. MC – Manutenção Corretiva

correção de avarias2. NI – Instalação Nova

instalação ou desinstalação de equipamentos e utensílios, reformas, trocas.

3. MP – Manutenção Preventiva utilizado somente pela equipe de planejamento da Infra

G

Veja o que muda do VSC para SAP nas

páginas 7, 8 e 9

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h) No campo Centro de Trabalho digite o código 001SVC e pressione Enter.

H

Definindo o tipo de serviço

Todas as notas de condominio, transporte, alimentação e saneamento, devem ser preenchidas com este código.

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Informando o requisitante do serviçoi) No campo Responsável digite seu código do SAP ou do requisitante do serviço

Como localizar o código do SAP:

- Digite seu nome completo e, em seguida, clique no botão

- Corrija os campos 1º nome e Sobrenome e clique no botão

- Selecione o nome localizado e clique novamente no botão

- O número que aparecerá no campo é o seu código do SAP

I

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j) Na guia Dados de localização, informe o Centro de custo ou Elemento PEP para apropriação de custo do serviço solicitado.

Informando dados contábeis

J

Caso o centro de custo não seja informado neste campo, a nota de manutenção será cancelada.

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k) Clique no botão (Endereço) para inserir os dados de país (campo obrigatório do SAP), telefone e e-mail para contato.

Após preenchimento, clique no botão para concluir.

Contatos do solicitante

K

Estes campos não são obrigatórios para o SAP, mas são de extrema importância para que a equipe de planejamento possa manter contato com o solicitante do serviço.

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Enviando a solicitaçãol) Clique no botão salvar para concluir a solicitação.

O número da nota de manutenção criada aparecerá no rodapé da tela.

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Como acompanhar o status de atendimento das notas abertas

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Transação IW29 – Exibir nota

Há duas maneiras de acessar as transações do SAP – pela barra de comando ou através do Menu.

Barra de Comando:

a) Digite IW29 na barra de comando e pressione Enter para abrir a transação de Exibir Nota de manutenção.

Menu SAP:

Acesse Menu SAP> Logística > Manutenção > Gerenciamento da manutenção > Nota > IW29 – Exibir nota

A

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A tela aberta (Exibir notas) possui vários campos que podem ser utilizados para restringir a busca no SAP.

O mais indicado é pesquisar pela matricula do Notificador (quem abriu a nota)

a) Digite sua matricula no campo Notificador (baixe a barra de rolagem para localizar o campo)

Clique no botão de Executar ou pressione F8

Transação IW29 – Exibir nota

A

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Transação IW29 – Exibir nota

As notas abertas pelo notificador informado na configuração de pesquisa aparecerão em formato de tabela. Para verificar os detalhes, dê um clique duplo na primeira coluna da nota.

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Ao abrir a nota, observe os campos destacados abaixo para verificar informações sobre o atendimento.

Transação IW29 – Exibir nota

Status da Nota: ACTO – solicitação recebida e em tratamento

REJE – solicitação rejeitada (serviço enviável)

MSPR – solicitação em processamento

MSEN - solicitação encerrada (executada ou cancelada)

MSPN – status pendente

Informações de atendimento:O campo Descrição Detalhada é utilizado também para inserir informações relevantes sobre o atendimento

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Sobre os prazos de atendimento

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Prazos de atendimento – São LuísCondominio Tempo

Chaveiro 3d

Manut Climatização 2d

Manut Bebedouro 3d

Lavanderia 3d

Manut Civil 18d

Manut Elétrica 3d

Áreas Verdes 30d

Mov. Móveis 5d

Obras Civil 60d

Obras Elétrica 60d

Obras Climatização 60d

Projetos e Arquitetura 60d

Pragas e Vetores 9d

Manut Civil Hidro 1d

Alimentação TempoLanche, Marmita, café e Refeição: de 1 a 30 und 2h

Lanche, Marmita, café e Refeição: de 31 a 50 und 5h

Lanche, Marmita, café e Refeição: > 50 und 1d

Água mineral, Refrigerante, Suco, Isotônico 1d

Transporte Tempo

Programação Extra – Transporte Coletivo 2d

Manutenção de frota VALE 30d

Mobilização de veículo dedicado 60d

Lavagem de veículo 3d

Saneamento e Recursos Hídricos Tempo

Recolhimento de efluente oleoso 1d

Recolhimento de efluente químico 1d

Recolhimento de efluente sanitário 1d

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Prazos de atendimento – FerroviaTransporte Tempo

Atendimento de programação de veículos (pool / táxi) 4h

Atendimento de solicitação de alteração de rota (transporte coletivo) 7d

Atendimento de inclusão, exclusão ou alteração de usuários no transporte col 2d

Atendimento de solicitação de transporte coletivo extra 2d

Atendimento para veículos dedicados (veículo leve) 90d

Disponibilidade de voucher de táxi e ônibus (dias úteis) 1d

Atendimento de abastecimento de veículos (próprios e alugados) 3d

Atendimento de manutenção de veículos próprios (preventiva e corretiva) 30d

Atendimento de regularização de veículos e pagamento de multas de veículos 60d

Atendimento de lavagem de veículos (próprios) 3d

Alimentação TempoLanche, Marmita, Café litro, Café da manhã, Refeição, Desjejum I, Desjejum II: de 1 a 20 und

2h

Lanche, Marmita, Café litro, Café da manhã, Refeição, Desjejum I, Desjejum II: de 21 a 100 und

12h

Lanche, Marmita, Café litro, Café da manhã, Refeição, Desjejum I, Desjejum II: > 100 und

24h

Água mineral, Refrigerante, Suco, Isotônico 24h

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Prazos de atendimento – FerroviaCondomínio Tempo

Chaveiro 3d

Manut Climatização 2d

Manut Bebedouro 3d

Lavanderia 3d

Manut Civil 18d

Manut Elétrica 3d

Áreas Verdes 30d

Mov. Móveis 5d

Obras Civil 60d

Obras Elétrica 60d

Obras Climatização 60d

Projetos e Arquitetura 60d

Pragas e Vetores 9d

Manut Civil Hidro 1d

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Contatos

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Contatos – São Luis

Condomínio e Saneamento:

•Ana Saraiva – ana.saraiva@vale.com – tel. (98) 3218-3075

•Sione Mara – sione.mara.galvao@vale.com - tel. (98) 3218-5544

•Wagner Jales – wagner.jales@vale.com - tel. (98) 3218-5483

Transporte:

•Ana Pinheiro – ana.pinheiro@vale.com – tel. (98) 3218-5212

•Jaianne Costa – jaianne.costa@vale.com - tel. (98) 3218-5212

Alimentação:

•Ana Beatrice – ana.beatrice@vale.com – tel. (98) 3218-4080

•Lorena Almeida – lorena.almeida@vale.com - tel. (98) 3218-5534

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Contatos – Ferrovia

Condomínio e Saneamento:

•Helda Silva – helda.silva@vale.com – tel. (94) 3312-4341

•Karla Loiane – karla.loiane@vale.com - tel. (99) 3592-4273

•Eleonora Santos – eleonora.santos@vale.com - tel. (94) 3312-4380

Transporte:

•Dandara Moraes – dandara.moraes@vale.com – tel. (98) 3681-4463

•Suzana Santos – suzana.santos@vale.com - tel. (99) 3592-4344

•Edilne Rabelo – edilene.rabelo@vale.com – tel. (94) 3312-4368

•Joelma Souza – joelma.souza@vale.com – tel. (94) 3327-5177

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Contatos – Ferrovia

Alimentação:

•Jaime Santos – jaime.santos@vale.com – tel. (98) 3681-4480

•Antonio Otavio – antonio.otavio@vale.com - tel. (99) 3592-4302

•Jorge Ferreira – ferreira.jorge@vale.com - tel. (94) 3312-4368

•Joelma Souza – joelma.souza@vale.com – tel. (94) 3327-5177

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