GUIA DE GESTÃO E GOVERNANÇA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS · 4 apresentaÇÃo este guia de gestÃo e...

GUIA DE GESTÃO E GOVERNANÇA DE PROJETOS

ESTRATÉGICOS

VERSÃO 1.1

GERÊNCIA DO

ESCRITÓRIO DE PROJETOS

DA SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO - SEAD

2

FICHA TÉCNICA

Bruno Magalhães D’AbadiaSecretário de Estado da Administração

Alexandre Demartini RodriguesChefe de Gabinete

Lara Garcia Borges FerreiraSubsecretária de Administração e Desburocratização da Gestão Pública

Vânia de Carvalho Marçal BareichaSuperintendente Central de Transformação da Gestão Pública

Lúzio da Ressurreição SantosGerente do Escritório de Projetos

Equipe da Gerência do Escritório de ProjetosAndré Luís Rodrigues TorresDiogo Curado de OliveiraEmerson Pereira Alves

Alexandre Demartini RodriguesAndrei Azevedo de Souza da Cunha LimaBruno Batista SilvaCecília Santos MoreiraDaiany de Oliveira SantosDenise Vieira da Silva TaquaryEdson Sales de Azeredo SouzaFabrício Oliveira ArrudaFernando de Castro Fagundes

COLABORAÇÃO

Gilsa Eva de Souza CostaIldessuir Gomes PereiraLudmilla Cipriano de MeloLuís Queiroz LimaMaria Pimenta Lima CoutinhoMauricio RodriguesOvidio Alberto Rodriguez LaraichPriscila Tenuta MeiraRoberta Rodrigues Costa

Última atualização: 26/12/2019

3

SUMÁRIO

............................................................................................................................................. 04

.................................................................................. 07

.....................................................................................................17

.................................................................................................24

........................................................................................................34

.......................................................................................................49

.....................................................................................................51

.................................................................................55

................................................64

.................71

Apresentação

Como Gerir a Governança de Projetos Estratégicos

Como Estruturar Projetos Estratégicos?

Como Detalhar Subprojetos Estratégicos?

Como Aprovar Projetos Estratégicos?

Como Executar Projetos Estratégicos?

Como Monitorar Projetos Estratégicos?

Como Reportar a Situação de Projetos Estratégicos?

Como Comunicar Ações, Entregas e Benefícios de Projetos Estratégicos?

Como Gerir Demandas de Projetos que não são se enquadram como Projetos Estratégicos?

4

APRESENTAÇÃO

ESTE GUIA DE GESTÃO E GOVERNANÇA DE PROJETOS É UM INSTRUMENTO ELABORADO PELA GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO

DE PROJETOS, DA SUPERINTENDÊNCIA CENTRAL DE TRANSFORMAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA, COM O INTUITO DE

UNIFORMIZAR OS INSTRUMENTOS DE GESTÃO E DE GOVERNANÇA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS NA SECRETARIA DE

ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO – SEAD.

O OBJETIVO DESTE DOCUMENTO É TRAZER EM UMA LINGUAGEM CLARA E SIMPLIFICADA ORIENTAÇÕES PARA AQUELES

QUE PRECISAM GERIR PROJETOS NA SECRETARIA, PRINCIPALMENTE, PROJETOS ESTRATÉGICOS BEM COMO GERIR A

GOVERNANÇA DOS MESMOS, FAZENDO COM QUE A SECRETARIA TRABALHE DE FORMA HARMÔNICA NO CONTEXTO DE

ELABORAÇÃO, EXECUÇÃO, MONITORAMENTO, PRESTAÇÃO DE CONTAS E TOMADA DE DECISÕES.

O GUIA ESTÁ ORGANIZADO NA SEGUINTES SEÇÕES:

1. COMO GERIR A GOVERNANÇA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS?

2. COMO ESTRUTURAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

3. COMO DETALHAR SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS?

4. COMO APROVAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

5. COMO EXECUTAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

6. COMO MONITORAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

7. COMO REPORTAR SITUAÇÃO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS?

8. COMO COMUNICAR AÇÕES, ENTREGAS E BENEFÍCIOS DE PROJETOS ESTRATÉGICOS?

9. COMO GERIR DEMANDAS DE PROJETOS QUE NÃO SE ENQUADRAM COMO PROJETOS ESTRATÉGICOS?

ESTE GUIA FOI ELABORADO TENDO POR BASE UM TRABALHO COLABORATIVO ENVOLVENDO TODAS AS ÁREAS

ESTRATÉGICAS DA SEAD E, PORTANTO, FOCA-SE EM UM MODELO QUE SEJA ADERENTE À REALIDADE DE CADA UNIDADE

BÁSICA OU COMPLEMENTAR. LONGE DE SER UM DOCUMENTO QUE PADRONIZA PROCESSOS E DEFINE REGRAS É UM

DOCUMENTO ORIENTADOR E PODE SER MODIFICADO DESDE QUE TRAGA GANHOS EM SIMPLIFICAÇÃO OU QUALIDADE DO

TRABALHO EXECUTADO.

RESSALTAMOS, TAMBÉM, O FATO DO GUIA SER UM INSTRUMENTO DE ORIENTAÇÃO PARA A GESTÃO E GOVERNANÇA DOS

PROJETOS NA SEAD NÃO SE MOSTRA SUFICIENTE PARA O ALCANCE DA MATURIDADE EM GESTÃO DE PROJETOS, O QUE

DEVE SER BUSCADO JUNTO ÀS TÉCNICAS, MÉTODOS, FERRAMENTAS E CONHECIMENTO OFERECIDOS PELA GERÊNCIA DO

ESCRITÓRIO DE PROJETOS.

A SEGUIR APRESENTAMOS O MAPA ESTRATÉGICO DA SEAD E OS PROJETOS ESTRATÉGICOS APROVADOS PELO

SECRETÁRIO:

5

APRESENTAÇÃO

6

PARA TRABALHAR ESTES PROJETOS ESTRATÉGICOS ESTE GUIA FOI ELABORADO COM SEÇÕES PADRONIZADAS PARA

ATENDER O QUE SE DESTACA NO FLUXO DEMONSTRADO LOGO ABAIXO E COM O MESMO NÍVEL DE INFORMAÇÃO,

SENDO:

A. QUAL O OBJETIVO?

B. QUE INSTRUMENTO SERÁ UTILIZADO (ARTEFATO / FERRAMENTA)?

C. A QUEM SE DESTINA?

EMBORA ESTE GUIA COLABORE COM O FORNECIMENTO DE INFORMAÇÕES SUFICIENTES PARA A GESTÃO E

GOVERNANÇA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS NA SEAD, MAIORES ESCLARECIMENTOS PODEM SER BUSCADOS OU

AJUSTES PODEM SER FEITOS VIA GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS.

A INTENÇÃO DESTE GUIA É FACILITAR E SIMPLIFICAR O TRABALHO DE TODOS OS SERVIDORES ENVOLVIDOS COM OS

PROJETOS ESTRATÉGICOS DA SEAD E, PORTANTO, PODERÁ SOFRER AJUSTES ASSIM QUE SE FIZEREM NECESSÁRIOS

APÓS NOSSA ANÁLISE E AVALIAÇÃO DE IMPACTO E BENEFÍCIOS.

APRESENTAÇÃO

Gerência do Escritório de Projetos

FLUXO SIMPLIFICADO DE GESTÃO E GOVERNANÇA

ELABORAR

PROJETOS

DETALHAR

SUBPROJETOS

ELABORAR

CADERNO DE

ENTREGAS

EXECUTAR

PROJETOS

APROVAR

CADERNO DE

ENTREGAS

COMUNICAR

AÇÕES, ENTREGAS

E BENEFÍCIOS

EL

AB

OR

AÇ

ÃO

AP

RO

VA

ÇÃ

OE

XE

CU

ÇÃ

O

COMUNICAÇÃO

MO

NIT

OR

AM

EN

TO

GOVERNANÇA

GERIR

MUDANÇAS

REPORTAR

SITUAÇÃO

MONITORAR

PROJETO

SEÇÃO

7

COMO GERIR A GOVERNANÇA DE PROJETOS

ESTRATÉGICOS?

8

COMO GERIR A GOVERNANÇA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS?

QUAL O OBJETIVO?

QUE INSTRUMENTO

SERÁ UTILIZADO?

ESTABELECER CICLOS DE COMPROMISSOS DOS SERVIDORES DA SEAD QUANTO À CONSTRUÇÃO, EXECUÇÃO E

ENTREGAS DOS PROJETOS, DESENVOLVIMENTO DA CULTURA DE ACCOUNTABILITY E PROMOÇÃO DE UMA

GESTÃO INTEGRADA, TRANSPARENTE E SIMPLIFICADA.

A QUEM SE DESTINA?

ALÉM DO MODELO RESUMO EM FORMATO PIRAMIDAL SERÃO UTILIZADOS OS MODELOS DE REPORTE DE

SITUAÇÃO DE PROJETOS, ATA DE REUNIÃO E CONTROLE DE ENCAMINHAMENTOS E ENTRAVES.

SECRETÁRIO DA SEAD

TITULARES DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

RESPONSÁVEL PELO PROJETO

RESPONSÁVEL PELO SUBPROJETO

EQUIPE DO PROJETO

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MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD

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O MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD FOI CONCEBIDO CONFORME SUA ESTRUTURAÇÃO ADMINISTRATIVA, EVITANDO A

CRIAÇÃO DE NÍVEIS ORGANIZACIONAIS INFORMAIS QUE NÃO ESTEJAM PREVISTOS NA LEI Nº 20.491, DE 25 DE JUNHO DE

2019.

O MODELO DE GOVERNANÇA BUSCA TRATAR DE MODO PRÁTICO E TRANSPARENTE O ENFRENTAMENTO DOS TANTOS DESAFIOS

DA GESTÃO, TAIS COMO A PULVERIZAÇÃO DE ESFORÇOS, COM BAIXO RENDIMENTO, O EXCESSO DE ENTRAVES E GARGALOS,

ATRASOS E CANCELAMENTOS DE AÇÕES, INFORMAÇÕES GERENCIAIS POUCO CONFIÁVEIS E NÃO FORNECIDAS EM TEMPO HÁBIL.

É UM DESENHO QUE PROMOVE A MIGRAÇÃO DAS URGÊNCIAS PARA A EFETIVIDADE, CONFORME ESQUEMA ABAIXO:

SÃO OBJETIVOS DESTE MODELO:

• GARANTIR QUE O FLUXO DE INFORMAÇÃO E DECISÃO OCORRA DE FORMA EFICIENTE E TRANSPARENTE;

• GARANTIR O ALINHAMENTO ENTRE AS DIFERENTES FRENTES DE TRABALHO;

• GARANTIR A CLAREZA DE PAPÉIS, RESPONSABILIDADES E AUTONOMIA DOS ATORES ENVOLVIDOS;

• GARANTIR O ENGAJAMENTO E A INSTITUCIONALIZAÇÃO, EVITANDO QUE DENTRO DO AMBIENTE

ORGANIZACIONAL OCORRAM CONSTRUÇÕES INDEPENDENTES E DIFERENTES.

EFETIVIDADE

EN

TR

EG

AS

FOCO EM REALIZAÇÕES FOCO NA EFETIVIDADE

FOCO NAS URGÊNCIAS FOCO EM RACIONALIZAÇÃO

sufici

ente

insu

fici

ente

baixa alta

• Boa oferta, mas sem sustentabilidade

• Baixa qualidade• Foco em produtos

• Resultados de interesse do público-alvo

• Foco do público-alvo

• Atendimento a demandas “sob pressão”

• Gerenciamento de crises• Carências de objetivos• Atuação fragmentada, sem

soco

• Redução de despesas• Melhor capacidade de

financiamento• Maior competência

executiva• Focos nos processos

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O MODELO DE GOVERNANÇA DA SEAD DEVE SER ENTENDIDO COMO A FERRAMENTA CAPAZ DE MINIMIZAR OS RISCOS E

DIFICULDADES INERENTES AOS PROJETOS DA SECRETARIA, EM ESPECIAL OS PROJETOS CLASSIFICADOS COMO ESTRATÉGICOS.

A SEAD POSSUI MAIS DE 50 UNIDADES ADMINISTRATIVAS, DIVIDIDAS EM SEUS NÍVEIS HIERÁRQUICOS, ONDE É PRECISO

PROMOVER A CULTURA DE INTEGRAÇÃO E COLABORAÇÃO ENTRE AS PARTES TODOS OS DIAS. SENDO INICIATIVA ISOLADA OU

INDEPENDENTE PRODUZ RESULTADOS MAS SEUS EFEITOS PODEM SER DIVERSOS DAQUILO QUE É ESPERADO

ESTRATEGICAMENTE. NESTE SENTIDO A OPERACIONALIZAÇÃO DO MODELO DE GOVERNANÇA AUXILIA PROFUNDAMENTE NA

MATURIDADE ORGANIZACIONAL EM VISTA AS NECESSIDADES E DEMANDAS QUE DEVEM SER CUMPRIDAS.

O MODELO APRESENTADO NESTE GUIA ESTÁ DIVIDIDO EM 6 (SEIS) GRUPOS DE INFORMAÇÕES, OS QUAIS VEREMOS A SEGUIR:

1. REUNIÕES (TIPO DE REUNIÃO): É A CATEGORIZAÇÃO DAS REUNIÕES CONFORME ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA. PODENDO SER: R1

(SECRETARIA), R2 (SUBSECRETARIAS, SGI E DIRETORIA-EXECUTIVA), R3 (SUPERINTENDÊNCIAS), R4 (GERÊNCIAS) E R5 (EQUIPES DE

PROJETOS).

2. QUEM PARTICIPA OBRIGATORIAMENTE DA REUNIÃO: APRESENTA OS ATORES QUE DEVEM PARTICIPAR DAS REUNIÕES MENCIONADAS

ANTERIORMENTE. OS ATORES SÃO DISTRIBUÍDOS CONFORME ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DO NÍVEL MAIS ESTRATÉGICO ATÉ O NÍVEL

OPERACIONAL.

3. QUANDO (PERIODICIDADE): AS REUNIÕES DEVEM ACONTECER COM UMA FREQUÊNCIA ESTABELECIDA PARA QUE TODO FLUXO DE

INFORMAÇÕES, DESDE SUA PRODUÇÃO DE CONTEÚDO ATÉ UMA TOMADA DE DECISÃO, TENHA PRAZO SUFICIENTE PARA A RESPECTIVA

QUALIFICAÇÃO. AS REUNIÕES ACONTECEM MENSALMENTE (R1 E R2), QUINZENALMENTE (R3) E SEMANALMENTE (R4 E R5). AS DATAS DE

CADA REUNIÃO DEVEM SER FORMALMENTE DEFINIDAS PARA TODA A ORGANIZAÇÃO. A GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETO SUGERE A

DEFINIÇÃO DE CALENDÁRIO ANUAL POR INSTRUÇÃO NORMATIVA ASSINADA PELO SECRETÁRIO.

4. QUAIS INSTRUMENTOS UTILIZADOS: APRESENTA OS DOCUMENTOS, RELATÓRIOS OU FERRAMENTAS QUE SERÃO PREPARADOS E UTILIZADOS NAS

REUNIÕES. TODOS ESTES INSTRUMENTOS SÃO OS DESCRITOS NESTE GUIA: FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO, FICHA DE SUBPROJETO, PLANILHA

DE MONITORAMENTO DE SUBPROJETO, CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS E REPORTE DE SITUAÇÃO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS. OS

INSTRUMENTOS DEVEM ESTAR PRONTOS COM ANTECEDÊNCIA, PREZANDO PELA ORGANIZAÇÃO DE TODAS AS ÁREAS. A GERÊNCIA DO

ESCRITÓRIO DE PROJETOS SUGERE QUE OS PRAZOS PARA ELABORAÇÃO E ENVIO DOS INSTRUMENTOS SEJA DEFINIDO EM INSTRUÇÃO

NORMATIVA ASSINADA PELO SECRETÁRIO, ATENDENDO UM PRAZO MÍNIMO DE 3 (TRÊS) DIAS ÚTEIS PARA EXECUÇÃO.

5. QUEM PREPARA OS INSTRUMENTOS E A REUNIÃO: PARA CADA NÍVEL SUPERIOR DE REUNIÃO DEVE EXISTIR UM RESPONSÁVEL QUE CONSOLIDE

OS INSTRUMENTOS RECEBIDOS DAS ÁREAS AS QUAIS POSSUI HIERARQUIA ADMINISTRATIVA, PROMOVER A ORGANIZAÇÃO E A CONDUÇÃO DA

REUNIÃO. ESTE RESPONSÁVEL É RESPONSÁVEL POR PROMOVER A GESTÃO DOS ENTRAVES E ENCAMINHAMENTOS, ACOMPANHANDO FUTURAS

AÇÕES DE RESOLUÇÃO E SUA PRESTAÇÃO DE CONTAS NA REUNIÃO DE NÍVEL SEGUINTE. NO MODELO DE GOVERNANÇA JÁ ESTÃO PROPOSTOS OS

RESPONSÁVEIS POR CADA NÍVEL DE REUNIÃO, SENDO: R1 (GERENTE DE PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL), R2 (ASSESSORIAS), R3

(SUPERINTENDENTES), R4 (GERENTES) E R5 (RESPONSÁVEIS PELOS PROJETOS). A GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS SUGERE A

DEFINIÇÃO DOS RESPONSÁVEIS E SEUS SUBSTITUTOS POR PORTARIA ASSINADA PELO SECRETÁRIO.

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6. QUAL OBJETIVO: INFORMA O QUE É ESPERADO PARA CADA UMA DAS REUNIÕES. O MODELO POSSIBILITA O FLUXO DE “IDA-E-VOLTA” DE

FORMA QUE OS INSTRUMENTOS PODEM SOFRER AJUSTES CONSTANTES ANTES DE SE REALIZAR UMA DETERMINADA REUNIÃO.

AS REUNIÕES DE NÍVEL SÃO FORMATADAS DE FORMA QUE O OBJETIVO SEJA CUMPRIDO PRIORITARIAMENTE, NÃO IMPEDINDO

QUE OUTROS ASSUNTOS PERTINENTES À PASTA SEJAM TRATADOS.

PARA A CONSOLIDAÇÃO DAS INFORMAÇÕES CONSTANTES EM CADA INSTRUMENTO QUE SERVE DE ENTRADA PARA AS REUNIÕES

DE NÍVEL DEVERÁ CONSTAR NA ROTINA DE CADA RESPONSÁVEL MOMENTO PARA O ENVIO, RECEBIMENTO E CONSOLIDAÇÃO.

NO ESQUEMA A SEGUIR APRESENTAMOS, DE FORMA GERAL, OS PRAZOS MÍNIMOS (DE ANTECEDÊNCIA EM DIAS ÚTEIS) PARA A

COMUNICAÇÃO DO QUE DEVE SER LEVADO PARA A REUNIÃO DE NÍVEL SUPERIOR:

NO ESQUEMA APRESENTADO AS REUNIÕES ESTÃO IDENTIFICADAS COMO R5, R4, R3, R2 E R1 E OS MOMENTOS DE

COMUNICAÇÃO ESTÃO REPRESENTADOS COMO C5, C4, C3 E C2. CONTEÚDOS COMUNICADOS SEM A ANTECEDÊNCIA DE 03

(TRÊS) DIAS ÚTEIS NÃO ENTRAM NA REUNIÃO DE NÍVEL, FICANDO PARA O PRÓXIMO CICLO.

C5R5 R4

C4

C3

C2

R2

R1

R3

03 DIAS

03 DIAS

Responsáveis pelos Projetos

comunicam Gerentes até 3

dias antes da R4Gerentes comunicam

Superintendentes até

3 dias antes da R3

Superintendentes

comunicam assessorias

3 dias antes da R2

Assessorias comunicam a

Gerência de Planejamento

Institucional 3 dias antes da R1

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O CUMPRIMENTO DOS PRAZOS ESTABELECIDOS GARANTE A EXECUÇÃO CONSISTENTE DA GOVERNANÇA NA SEAD,

PROMOVENDO UMA CULTURA DE GESTÃO QUE FOCALIZE PRIORIDADES DE CADA UNIDADE E SUA DEVIDA ATENÇÃO, SEJA PARA

APRESENTAR ALGUM RESULTADO MUITO ESPERADO OU SEJA PARA A RESOLUÇÃO DE ALGUM ENTRAVE QUE IMPEDE A

CONTINUIDADE DA AÇÃO.

NATURALMENTE, SURGEM EMERGÊNCIAS QUE FOGEM DO PLANEJAMENTO E PODEM OU DEVEM SER INSERIDAS NAS PAUTAS DE

REUNIÕES DE NÍVEL. O RESPONSÁVEL PELA PREPARAÇÃO DA REUNIÃO TEM AUTONOMIA PARA AVALIAR A INCLUSÃO DE PAUTA

OU NÃO – EM CASO NEGATIVO, FAZENDO A RECOMENDAÇÃO DE QUE O ASSUNTO SEJA TRATADO EM AGENDA INDIVIDUAL COM

OS ATORES NECESSÁRIOS.

CLARAMENTE, PERCEBE-SE QUE O MODELO DE GOVERNO PROPÕE UMA QUANTIDADE DE REUNIÕES QUE PODEM SER FORA DO

COMUM PARA ALGUMA UNIDADE ADMINISTRATIVA, MAS SÃO REUNIÕES QUE PRECISAM ACONTECER, E DE FORMA PRESENCIAL,

POR CONSIDERAR QUE A HUMANIZAÇÃO DO SERVIÇO PÚBLICO PERPASSA POR TODOS OS SEUS MEIOS – DESDE O

FORNECIMENTO DE INFORMAÇÃO PARA O CIDADÃO EM UM BALCÃO DE ATENDIMENTO ATÉ A TOMADA DE DECISÃO CRÍTICA

SOBRE PRIORIZAR INVESTIMENTO EM UMA MATERNIDADE OU EM UM PRESÍDIO.

MAIS DO QUE TOMAR UMA DECISÃO CERTA OU ERRADA, É NECESSÁRIO QUE DECISÕES SEJAM TOMADAS! AS DECISÕES SÃO

CERCADAS DO EMOCIONAL DO SER HUMANO E, POR ISTO, DEVEM SER SUBSIDIADAS COM DADOS E EVIDÊNCIAS PARA, ASSIM,

AUMENTARMOS A POSSIBILIDADE DE QUE AS BOAS DECISÕES SEJAM TOMADAS.

PARA QUE ISTO ACONTEÇA, DURANTE UMA REUNIÃO, É PRECISO ESTABELECER UM CENÁRIO QUE PROMOVA AMBIENTE

CONFORTÁVEL E ASSERTIVO, OU EFICIENTE!

PARA ISTO ESTABELECEMOS AQUI ALGUNS CRITÉRIOS QUE DEVEM SER SEGUIDOS NAS REUNIÕES DE NÍVEL E, TAMBÉM, EM

OUTRAS REUNIÕES QUE OS SERVIDORES PARTICIPEM:

1. ESTABELEÇA SEMPRE PAUTA DE REUNIÃO E AVISE TODOS CONVIDADOS;

2. LISTE TODAS AS ENTRADAS DA REUNIÃO (ENTRAVES / ENCAMINHAMENTOS ABERTOS);

3. RESERVE LOCAL, DATA , HORÁRIO E DURAÇÃO (COERENTE) PARA A REALIZAÇÃO DA REUNIÃO;

4. COMUNIQUE TODOS OS CONVIDADOS ACERCA DOS ITENS ANTERIORES E COM ANTECEDÊNCIA;

PROMOVENDO REUNIÕES ASSERTIVAS

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5. CONDUZA A REUNIÃO DE FORMA QUE SIGA O QUE FOI PAUTADO;

6. REGISTRE POSSÍVEIS NOVOS ENTRAVES;

7. REGISTRE POSSÍVEIS NOVOS ENCAMINHAMENTOS, COM RESPONSÁVEL E PRAZO EM DIAS.

APÓS A REALIZAÇÃO DA REUNIÃO, SUGERE-SE QUE O RESPONSÁVEL ELABORE A RESPECTIVA ATA, SENDO SUCINTO EM SUA

DESCRIÇÃO ESTRUTURADA EM TÓPICOS E INFORMANDO QUEM REALMENTE ESTEVE PRESENTE NA REUNIÃO. OBSERVE MODELO

DE ATA DE REUNIÃO A SEGUIR:

PARA A GESTÃO DAS REUNIÕES, A GESTÃO DOS ENTRAVES E GESTÃO DOS ENCAMINHAMENTOS A GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO DE

PROJETOS RECOMENDA A UTILIZAÇÃO DA FERRAMENTA CORPORATIVA SGG – SISTEMA DE GESTÃO DE GOVERNANÇA.

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AS REUNIÕES DE GOVERNANÇA SÃO ESTABELECIDAS DE FORMA QUE OCORRA O ENGAJAMENTO E COMPROMETIMENTO PARA

TRATAR QUESTÕES QUE NÃO PRECISAM SER LEVADAS PARA OUTROS NÍVEIS. CADA NÍVEL É OCUPADO POR COMPETÊNCIAS E

ATRIBUIÇÕES AS QUAIS NÃO SE JUSTIFICA, POR EXEMPLO, UM SECRETÁRIO DE ESTADO VALIDAR ATIVIDADES E TAREFAS DE UM

DETERMINADO PLANO DE AÇÃO OU UM GERENTE DE PROJETOS DEFINIR QUANDO UM DESEMBOLSO FINANCEIRO IRÁ OCORRER

UMA VEZ QUE DEPENDE DA GOVERNANÇA INSTITUCIONAL DA SECRETARIA.

NESTE SENTIDO, VALE OBSERVAR ALGUMAS DICAS PARA CADA TIPO DE REUNIÃO:

• REUNIÃO R1 (SECRETARIA):

a. APRESENTAÇÃO EXECUTIVA DOS PRINCIPAIS AVANÇOS OU ENTRAVES DOS PROJETOS E SUBPROJETOS JÁ VALIDADA PELAS SUBSECRETARIAS, SGI E

DIRETORIA-EXECUTIVA (NAQUILO QUE CABE A CADA ÁREA) E CONSOLIDADA PELA GERÊNCIA DE PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL;b. RESOLUÇÃO DE ENTRAVES NÃO RESOLVIDOS E DEFINIÇÃO SOBRE MUDANÇAS EM PROJETOS E SUBPROJETOS POR FUGIR DA GOVERNABILIDADE DAS

SUBSECRETARIAS, SGI E DIRETORIA-EXECUTIVA (NAQUILO QUE CABE CADA ÁREA);c. QUESTÕES QUE EXIGEM A ATUAÇÃO DO SECRETÁRIO JUNTO AO GOVERNADOR OU A OUTROS SECRETÁRIOS/PRESIDENTES;d. QUESTÕES QUE EXIGEM A ATUAÇÃO DO SECRETÁRIO DIANTE DE OUTROS PODERES E ESFERAS.

• REUNIÃO R2 (SUBSECRETARIAS, SGI E DIRETORIA-EXECUTIVA):

a. APRESENTAÇÃO EXECUTIVA DOS PRINCIPAIS AVANÇOS OU ENTRAVES DOS PROJETOS E SUBPROJETOS JÁ VALIDADA PELAS SUPERINTENDÊNCIAS (NO

CASO DAS SUBSECRETARIAS) E GERÊNCIAS (NOS CASOS DA SGI E DIRETORIA-EXECUTIVA);b. RESOLUÇÃO DE ENTRAVES NÃO RESOLVIDOS E DEFINIÇÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS E SUBPROJETOS POR FUGIR DA GOVERNABILIDADE DAS

SUPERINTENDÊNCIAS (NO CASO DAS SUBSECRETARIAS) E GERÊNCIAS (NOS CASOS DA SGI E DA DIRETORIA-EXECUTIVA);c. RESOLUÇÃO DE ATUAÇÃO CONFLITANTE ENTRE SUPERINTENDÊNCIAS (NO CASO DAS SUBSECRETARIAS) E GERÊNCIAS (NO CASO DA SGI E DIRETORIA-

EXECUTIVA);d. REGISTRO DE ENTRAVES DE NÍVEL ESTRATÉGICO QUE NECESSITAM DE RESOLUÇÃO POR PARTE DO SECRETÁRIO.

• REUNIÃO R3 (SUPERINTENDÊNCIAS):

a. RESOLUÇÃO DE ENTRAVES NÃO RESOLVIDOS E DEFINIÇÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS E SUBPROJETOS POR FUGIR DA GOVERNABILIDADE DAS

GERÊNCIAS;b. REGISTRO DE ENTRAVES DE NÍVEL ESTRATÉGICO QUE NECESSITAM DE RESOLUÇÃO POR PARTE DAS SUBSECRETARIAS;c. ENCAMINHAMENTOS / DELIBERAÇÕES DE NÍVEL ESTRATÉGICO.

• REUNIÃO R4 (GERÊNCIAS):

a. RESOLUÇÃO DE ENTRAVES DE NÍVEL GERENCIAL;b. REGISTRO DE ENTRAVES DE NÍVEL ESTRATÉGICO;c. ENCAMINHAMENTOS / DELIBERAÇÕES DE NÍVEL GERENCIAL;d. DEFINIÇÃO SOBRE MUDANÇAS DE NÍVEL GERENCIAL;e. SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS DE NÍVEL ESTRATÉGICO;f. GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS.

• REUNIÃO R5 (EQUIPES DE PROJETOS):

a. DEFINIÇÃO DAS ATIVIDADES DOS PROJETOS / SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS;

b. EXECUÇÃO DOS PLANOS DE AÇÕES DOS PROJETOS / SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS;

c. REGISTRO DE ENTRAVES DE PROJETOS / SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS.

PODE-SE ENTENDER QUE CADA NÍVEL INFERIOR É UM “FILTRO” CAPAZ DE RESOLVER PROBLEMAS OU ENCAMINHAR QUESTÕES

QUE NÃO PRECISAM OCUPAR A AGENDA DE OUTROS NÍVEIS. FOQUE-SE NA PROMOÇÃO DA CULTURA DO ACCOUNTABILITY!

MANTENDO O FOCO DAS REUNIÕES DE GOVERNANÇA

16

SEÇÃO

COMO ESTRUTURAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

17

COMO ESTRUTURAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

QUAL O OBJETIVO?

QUE INSTRUMENTO

SERÁ UTILIZADO?

APRESENTAR DE FORMA SIMPLIFICADA COMO UM RESPONSÁVEL POR UM DETERMINADO PROJETO

ESTRATÉGICO PODERÁ ESTRUTURAR E ORGANIZAR TODAS AS SUAS INFORMAÇÕES EM UM INSTRUMENTO DE

FORMATO ÚNICO E QUE PODERÁ SER COMPREENDIDO POR TODOS SERVIDORES DA SEAD.

TRATA-SE DA CONSOLIDAÇÃO DAS INFORMAÇÕES LEVANTADAS JUNTO AOS ATORES ENVOLVIDOS NA

ESTRUTURAÇÃO E, FUTURAMENTE SE APROVADO, NA EXECUÇÃO DO PROJETO.

SERVE DE ENTRADA PARA A ELABORAÇÃO DO CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS E PARA A PLANILHA DE

MONITORAMENTO DE SUBPROJETOS.

A QUEM SE DESTINA?

SERÁ UTILIZADO ARTEFATO PADRÃO CONSTRUÍDO NO MICROSOFT EXCEL, CUJO MODELO SERÁ

APRESENTADO NA PRÓXIMA PÁGINA DESTE GUIA.

O ARTEFATO É EDITÁVEL, O QUE PERMITE ADICIONAR LINHAS NAQUELAS SEÇÕES QUE SÃO CONTROLADAS

POR NÚMEROS SEQUENCIAIS.


EQUIPE DO PROJETO

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Restrições

Seq Descrição

ParceriasNomeSeq

Indicadores de Resultados

Data MetaLinha de Base Data de ReferênciaSeq Indicador Valor Meta

Benefícios Previstos

Seq Descrição

Subprojetos PrevistosSeq Subprojeto Valor Estimado Data Limite

Nome do Projeto Estratégico

Unidade Responsável

Justificativa do Projeto Estratégico

Responsável pelo Projeto

Objetivo do Projeto Estratégico

Alinhamento Estratégico

Vinculação com o PPA (Eixo, Programa e Ação), Plano de Governo, Plano Estratégico

NOME DO PROJETO ESTRATÉGICOXXXXXXXXXXXXXXXX

ARTEFATO – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO

01

02

04

03

06

07

08

09

05

10 11

12

13 14 15 16

17

18 19

20

21 22 23 24 25 26

27

28 29

19


01 Nome do Projeto Estratégico

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do projeto. É importante atentar-se para que o nome do projeto deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar



03 Unidade Responsável

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da Unidade Administrativa responsável pelo projeto. O nome da unidade deve ser coerente com o expresso na Lei Estadual nº 20.491, de 25 de junho de 2019.Exemplos: Subsecretaria de Administração e Desburocratização da Gestão Pública, Superintendência de Gestão Integrada, Gerência de Gestão do Sistema de Pessoal

04 Responsável pelo Projeto

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo projeto. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Bruno Magalhães D’Abadia, Lara Garcia Borges Ferreira, Gilsa Eva de Souza Costa.

05 Alinhamento Estratégico

O objetivo da seção é listar todos os instrumentos estratégicos que norteiam a elaboração e execução do projeto, bem como descrever o objetivo e a justificativa do mesmo.

06 Vinculação com o PPA, Plano de Governo e Plano Estratégico

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o instrumento cuja estratégia do projeto esteja vinculada, podendo ser PPA, plano de governo ou plano estratégico da SEAD.Exemplos: Diretriz Programática “Goiás da Governança e Desenvolvimento Regional” do Plano de Governo, Perspectiva da Gestão e Processos “Desburocratizar e Inovar a Gestão Pública” do Mapa Estratégico 2019-2022.

07 Objetivo do Projeto

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a finalidade do projeto, demonstrando uma ligação com as necessidades do público-alvo. Deve ser escrito de forma concisa e conter a transformação a ser alcançada com a execução do projeto.Exemplos: Elevar a Maturidade de Gestão dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual, Ampliar o Grau de Qualificação em Atendimento nas Unidades de Acesso ao Público

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08 Justificativa do Projeto

Campo obrigatório que deve ser preenchido com as razões pelas quais o projeto é importante. É o que motiva a realização do projeto, podendo trazer problemas da situação atual ou demandas não atendidas.Exemplos: A maturidade de gestão dos órgãos está aquém do desejável. Dos 36 órgãos monitorados apenas 10 tem Índice de Maturidade de Gestão superior a 5 (cinco). Apenas metade os órgãos dispõe de rede de transformação o que impede ações de melhoria e modernização do setor público.

12 Subprojetos previstos

O objetivo da seção é listar todos subprojetos que entregam a estratégia definida no projeto superior. Deve ser informado nome, o valor estimado e a data limite de cada subprojeto. Esta seção é obrigatória.

13 Seq (Sequência)

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica dos subprojetos, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

14 Subprojeto

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do subprojeto. É importante atentar-se para que o nome do subprojeto seja único dentro de um determinado projeto.Exemplos: Servidor e Cidadão, Gestão Ágil, Trainees em Gestão Pública.

15 Valor EstimadoCampo obrigatório que deve ser preenchido com o valor financeiro em reais (R$) estimado para a execução bem sucedida do subprojeto. Este valor norteará a atuação do responsável pelo subprojeto na busca pela definição e alocação da fonte e origem do recurso orçamentário (se couber) e financeiro.Exemplos: 1.500.000,00.

09 Restrições

O objetivo da seção é listar todas as restrições à execução do projetos e a sua efetiva entrega. Deve ser informado de forma clara e assertiva aquilo que deve ser levado à atenção. A seção é opcional, mas recomendamos que haja esforço para preencher a mesma.

10 Seq (Sequência)

Deve ser preenchido com a sequência numérica das restrições, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

11 Restrição

Deve ser preenchido com o nome do subprojeto. É importante atentar-se para que o nome do subprojeto seja único dentro de um determinado projeto.Exemplos: Falta de governabilidade; Dificuldade de articulação política.

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19 Benefício

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição clara e assertiva do benefício. É preciso ter cuidado para não inserir itens subjetivos.Exemplos: Melhoria da relação órgão/Vapt Vupt resultando em redução do número de reclamações; Redução do índice de doenças ocupacionais em função.

20 Indicadores de Resultados

O objetivo da seção é listar os indicadores de resultados que a partir do seu monitoramento demonstraram se o projeto cumpre seu objetivo ou se é necessário ajustes. Devem ser informados somente indicadores que podem ser calculados e tem seus resultados públicos. Além do nome do indicador, também, deve ser informado o valor da linha de base, a data de referência da linha da base, o valor da meta e data limite para alcance da meta. Esta seção é opcional.

21 Seq (Sequência)

Deve ser preenchido com a sequência numérica dos indicadores, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

22 Indicador

Deve ser preenchido com o nome do indicador. É importante atentar-se para que o nome do indicador seja único.Exemplos: Índice de Maturidade de Gestão; Índice de Qualidade do Gasto Público; Índice de Satisfação de Qualificação.

16 Data Limite

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista de término do subprojeto de modo que os atores envolvidos tenham a percepção temporal da execução final e entrega de resultados. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

17 Benefícios Previstos

O objetivo da seção é listar todos os benefícios previstos de serem alcançados caso o projeto cumpra seu objetivo. Deve ser informada descrição clara e assertiva destes benefícios. A seção é obrigatória.

18 Seq (Sequência)

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica dos benefícios, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

22


26 Data Meta

Deve ser preenchido com a data onde o valor da meta do indicador será conferido. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2022.

27 Parcerias

O objetivo da seção é listar as parcerias que serão buscadas para que o projeto tenha o sucesso esperado, trazendo transparência aos envolvidos acerca das limitações e expectativas quanto a elaboração do projeto por conta do recursos existentes e necessários. Esta seção é obrigatória.

28 Seq (Sequência)

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica dos parceiros, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

29 Nome

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome público do parceiro. Não deve ser confundido com “partes interessadas” do projeto.Exemplos: Sebrae/GO; BID; Escola do Exército.

23 Linha de Base

Deve ser preenchido com o valor calculado do indicador como sendo a base inicial para aferição se o projeto produziu resultados esperados.Exemplos: 98% (Índice de Satisfação do Usuário em 31/12/2018); 0 (Índice de Maturidade de Gestão em 01/11/2019).

24 Data da Referência

Deve ser preenchido com a data onde a linha de base calculada do indicador fora obtida. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

25 Valor Meta

Deve ser preenchido com o valor da meta a ser atingido pelo indicador.Exemplos: 100% (Índice de Satisfação do Usuário em 31/12/2022); 5 (Índice de Maturidade de Gestão em 31/12/2022).

SEÇÃO

23

COMO DETALHAR SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS?

24

COMO DETALHAR SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS?

QUAL O OBJETIVO?

QUE INSTRUMENTO

SERÁ UTILIZADO?

APRESENTAR DE FORMA SIMPLIFICADA COMO UM RESPONSÁVEL POR UM DETERMINADO SUBPROJETO

ESTRATÉGICO PODERÁ ESTRUTURAR E ORGANIZAR TODAS AS SUAS INFORMAÇÕES EM UM INSTRUMENTO DE

FORMATO ÚNICO E QUE PODERÁ SER COMPREENDIDO POR TODOS SERVIDORES DA SEAD.


ESTRUTURAÇÃO E, FUTURAMENTE SE APROVADO, NA EXECUÇÃO DO SUBPROJETO.

SERVE DE ENTRADA PARA A ELABORAÇÃO DO CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS E PARA A PLANILHA DE

MONITORAMENTO DE SUBPROJETOS.

A QUEM SE DESTINA?



O ARTEFATO É EDITÁVEL, O QUE PERMITE ADICIONAR LINHAS NAQUELAS SEÇÕES QUE SÃO CONTROLADAS

POR NÚMEROS SEQUENCIAIS.



EQUIPE DO PROJETO

25

Entregas Previstas

Seq Quantidade Prevista Data LimiteEntrega

O que não está incluído no Subprojeto?

Alinhamento Estratégico

Vinculação com o PPA (Eixo, Programa e Ação), Plano de Governo, Plano Estratégico

Objetivo do Subprojeto

Justificativa do Subprojeto

Descrição do Escopo

O que está incluído no Subprojeto?

Público-alvo

Seq Descrição

Unidade Responsável

Responsável pelo Subprojeto

NOME DO SUBPROJETOXXXXXXXXXXXXXXX

Nome do Subprojeto

Data Prevista de Início Data Prevista de Término

ARTEFATO – FICHA DE SUBPROJETO ESTRATÉGICO

CONTINUA

01

02

03 04

05

06

07

08

09

10

11

12

13 14

15

16

17

18 19 20 21

26

Benefícios Previstos

Seq Descrição

Descrição

Valor Estimado do Subprojeto

Valor (R$)Seq

Riscos

CUSTO TOTAL:

Seq Descrição

Cronograma

Data de Término

Prevista

Data de Início

PrevistaFase/Marco/Atividade/Tarefa Responsável

Indicadores de Resultados ou Associados

Linha de Base Data de Referência Valor Meta Data MetaSeq Indicador


22

23 24

25

26 27 28 29 30 31

32

33 34

35

36 37 38

39

40

41 42 43 44

27


01 Nome do Subprojeto

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do subprojeto. É importante atentar-se para que o nome do subprojeto deve ser único dentro do projeto.Exemplos: Qualificação Ágil; Inovação e Tecnologia do Patrimônio.




Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da Unidade Administrativa responsável pelo subprojeto. O nome da unidade deve ser coerente com o expresso na Lei Estadual nº 20.491, de 25 de junho de 2019.Exemplos: Gerência de Planejamento Institucional; Superintendência Central de Compras Governamentais e Logística;

06 Responsável pelo Subprojeto

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo subprojeto. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Ândrei Oliveira de Paula


O objetivo da seção é listar todos os instrumentos estratégicos que norteiam a elaboração e execução do subprojeto. Esta seção é obrigatória.

03 Data Prevista de Início

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para início de execução do subprojeto. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

04 Data Prevista de Término

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para término de execução do subprojeto. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

28


08 Vinculação com o PPA, Plano de Governo e Plano Estratégico

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o instrumento cuja estratégia do subprojeto esteja vinculada, podendo ser PPA, plano de governo ou plano estratégico da SEAD.Exemplos: Diretriz Programática “Goiás da Governança e Desenvolvimento Regional” do Plano de Governo, Perspectiva da Gestão e Processos “Desburocratizar e Inovar a Gestão Pública” do Mapa Estratégico 2019-2022.

10 Objetivo do Subprojeto

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a finalidade do subprojeto, demonstrando uma ligação com as necessidades do público-alvo. Deve ser escrito de forma concisa e conter a transformação a ser alcançada com a execução do subprojeto.Exemplos: Elevar a Maturidade de Gestão dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual, Ampliar o Grau de Qualificação em Atendimento nas Unidades de Acesso ao Público.

09 Descrição do Escopo

O objetivo da seção é tornar claro qual o escopo do subprojeto, evitando interpretações e expectativas que podem não ser cumpridas ou cumpridas de forma diferente.

11 Justificativa do Subprojeto

Campo obrigatório que deve ser preenchido com as razões pelas quais o subprojeto é importante. É o que motiva a realização do subprojeto, podendo trazer problemas da situação atual ou demandas não atendidas.Exemplos: A maturidade de gestão dos órgãos está aquém do desejável. Dos 36 órgãos monitorados apenas 10 tem Índice de Maturidade de Gestão superior a 5 (cinco). Apenas metade os órgãos dispõe de rede de transformação o que impede ações de melhoria e modernização do setor público.

12 Público-alvo

O objetivo da seção é listar o público-alvo o qual o subprojeto irá impactar. Deve ser preenchido com descrição única e que identifique claramente o público. Esta seção é obrigatória.

13 Seq (Sequência)

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica do público-alvo, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

14 Descrição

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição do público-alvo.Exemplos: Cidadãos entre 20 e 59 anos; Idosos; Empreendedores.

29


15 O que está incluído no Subprojeto?

Campo opcional que deve ser preenchido com a descrição do que está contemplado no subprojeto, tornando claro o que será realizado efetivamente.Exemplos: Qualificação dos Supervisores, Coordenadores e Apoio I e II.

17 Entregas Previstas

O objetivo da seção é listar as entregas que serão realizadas no decorrer da execução do subprojeto. As entregas devem ser listadas informando o seu nome, a quantidade e a data limite. Esta seção é obrigatória.

19 Entrega

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da entrega compromissada. Atentar-se para que o nome da entrega seja de fácil compreensão e curto.Exemplos: Móvel Patrimoniado; Servidor Capacitado.

18 Seq (Sequência)

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica da entrega, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

16 O que não está incluído no Subprojeto?

Campo opcional que deve ser preenchido com a descrição daquilo que não está contemplado no subprojeto, auxiliando no entendimento do que será realizado efetivamente conforme item anterior.Exemplos: Qualificação dos Atendentes.

20 Quantidade Prevista

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a quantificação da entrega, podendo ser um número absoluto ou percentual.Exemplos: 75% (móveis patrimoniados); 1.250 (servidores capacitados)

21 Data Limite

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data limite para entrega pactuada. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.


O objetivo da seção é listar todos os benefícios previstos de serem alcançados caso o subprojeto cumpra seu objetivo. Deve ser informada descrição clara e assertiva deste benefício. Esta seção é obrigatória.

30


23 Seq (Sequência)

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica dos benefícios, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

28 Linha de Base

Deve ser preenchido com o valor calculado do indicador como sendo a base inicial para aferição se o subprojeto produziu resultados esperados.Exemplos: 98% (Índice de Satisfação do Usuário em 31/12/2018); 0 (Índice de Maturidade de Gestão em 01/11/2019).

24 Benefício

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição clara e assertiva do benefício. É preciso ter cuidado para não inserir itens subjetivos.Exemplos: Melhoria da relação órgão/Vapt Vupt resultando em redução do número de reclamações; Redução do índice de doenças ocupacionais em função.

25 Indicadores de Resultados ou Associados

O objetivo da seção é listar os indicadores de resultados ou associados que a partir do seu monitoramento demonstraram se o subprojeto cumpre seu objetivo ou se é necessário ajustes. Devem ser informados somente indicadores que podem ser calculados e tem seus resultados públicos. Além do nome do indicador, também, deve ser informado o valor da linha de base, a data de referência da linha da base, o valor da meta e data limite para alcance da meta. Esta seção é opcional.

26 Seq (Sequência)


27 Indicador

Deve ser preenchido com o nome do indicador. É importante atentar-se para que o nome do indicador seja único.Exemplos: Índice de Maturidade de Gestão; Índice de Qualidade do Gasto Público; Índice de Satisfação de Qualificação.

29 Data da Referência

Deve ser preenchido com a data onde a linha de base calculada do indicador fora obtida. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

30 Valor MetaDeve ser preenchido com o valor da meta a ser atingido pelo indicador.Exemplos: 100% (Índice de Satisfação do Usuário em 31/12/2022); 5 (Índice de Maturidade de Gestão em 31/12/2022).

31


31 Data Meta

Deve ser preenchido com a data onde o valor da meta do indicador será conferido. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2022.

32 RiscosO objetivo da seção é listar os riscos que poderão impactar o subprojeto. O seu acompanhamento se dará a partir do monitoramento do Compliance na SEAD. Esta seção é opcional, no entanto recomendamos o esforço para preenchê-la.

33 Seq (Sequência)

Deve ser preenchido com a sequência numérica dos riscos, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

34 Descrição

Deve ser preenchido com a descrição do riscos. É importante atentar-se para que entraves/problemas não sejam confundidos com riscos.Exemplos: Saída de colaborador chave da Secretaria; Produtividade da equipe abaixo do histórico.

35 Valor Estimado do SubprojetoO objetivo da seção demonstrar os valores financeiros estimados para a execução do subprojeto. O valor informado auxiliará o planejamento de ações para desembolso e, posteriormente, a avaliação de resultados do subprojeto. Esta seção é opcional no início do projeto, mas recomendamos o esforço para preenchê-la.

36 Seq (Sequência)

Deve ser preenchido com a sequência numérica dos valores, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

37 Descrição

Deve ser preenchido com a descrição do valor. Quanto maior o detalhamento, melhor a condição de se fazer gestão.Exemplos: Capacitação; Investimento em infraestrutura.

38 Valor (R$)

Deve ser preenchido com a descrição do valor. Quanto maior o detalhamento, melhor a condição de se fazer gestão.Exemplos: 500.000,00 (capacitação); 3.800.000,00 (investimento em infraestrutura).

39 Custo Total

Deve ser preenchido com o somatório do item anterior (Valor).Exemplos: 4.300.000,00 (custo total).

32


40 Cronograma

O objetivo da seção é apresentar o cronograma de ações que serão realizadas no subprojeto. Além de listar estas ações, deve ser informado o responsável pela execução da mesma e as datas de início e término previstas para execução. Esta seção é obrigatória.

41 Fase/Marco/Atividade/Tarefa

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Para melhor organização sugere-se utilizar sequencialmente com identação. Fase e Marcos são obrigatórios, já Atividade e Tarefa são opcional. Para verificar a execução física de projeto e subprojetos deve ser utilizado apenas Marcos.Exemplos:

1. Planejamento da Iniciativa (Fase); 1.1. Entrevista com Cliente (Marco);

1.1.1. Elaboração do roteiro de entrevista (Atividade); 1.1.2. Execução da entrevista (Atividade);

1.1.2.1. Registro do conteúdo da entrevista em ata (Tarefa).

42 Responsável

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do responsável pela Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira, Ândrei Oliveira de Paula

43 Data de Início Prevista

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para início de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

44 Data de Término Prevista

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para término de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

SEÇÃO

33

COMO APROVAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

34

COMO APROVAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

QUAL O OBJETIVO?

QUE INSTRUMENTO

SERÁ UTILIZADO?

APRESENTAR DE FORMA SIMPLIFICADA COMO AS INFORMAÇÕES PRODUZIDAS NA ESTRUTURAÇÃO DE

PROJETOS E SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS PODEM SER APRESENTADAS EM UM INSTRUMENTO DE FORMATO

ÚNICO E QUE PODERÁ SER COMPREENDIDO POR TODOS SERVIDORES DA SEAD.


ESTRUTURAÇÃO DOS PROJETOS E SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS EM FORMATO DE “PÁGINA ÚNICA” (ONE

PAGE).

REPRESENTA OS COMPROMISSOS APROVADOS E QUE SERÃO MONITORADOS.

A QUEM SE DESTINA?

SERÁ UTILIZADO ARTEFATO PADRÃO CONSTRUÍDO NO MICROSOFT POWERPOINT, CUJO MODELO SERÁ


SECRETÁRIO DA SEAD




EQUIPE DO PROJETO

35

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS - CAPA

01

ARTEFATO I - CAPA


Deve ser preenchido com o nome do projeto. É importante atentar-se para que o nome do projeto deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar

PREENCHER COM INFORMAÇÕES CONSTANTES NA SEÇÃO

“COMO ESTRUTURAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?”

36

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – FICHA TÉCNICA

01

ARTEFATO 2 - FICHA TÉCNICA

02

03

01 Dirigentes

Campo obrigatório que deve ser preenchido com os nomes dos dirigentes nomeados até o nível do responsável pelo projeto.

02 Equipe Envolvida

Campo obrigatório que deve ser preenchido com os nomes dos colaboradores da equipe de projeto e subprojetos que contribui para o sucesso de todas as ações.

03 Última atualização

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data onde ocorreu a última atualização do Caderno. Deve ser informada no formato dd/mm/aaaa.

37

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS - SUMÁRIO

01

ARTEFATO 3 - SUMÁRIO

02

01 Nome da Seção

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da seção.Exemplos: Apresentação; Projeto Goiás Ágil; Projeto Merecer

02 Página da Seção

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o número da página onde encontra-se o início da seção. Deve ser sequencial iniciando-se em 01.

38

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – CAPA INTERMEDIÁRIA

01

ARTEFATO 4 – SEÇÃO PROJETO ESTRATÉGICO

02



02 Subprojetos Pactuados

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a relação de subprojetos que constam no respectivo projeto. Os nomes dos subprojetos devem ser únicos dentro do projeto.Exemplos: Qualificação Ágil; Inovação e Tecnologia do Patrimônio.



39

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS - APRESENTAÇÃO

02

ARTEFATO 5 - APRESENTAÇÃO

03

02 Apresentação do Caderno

Campo obrigatório que deve ser preenchido uma apresentação do conteúdo presente no Caderno de Entregas e Benefícios. É recomendável que não se extrapole duas páginas.

03 Nome do Responsável e Nome do Cargo

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome completo do responsável pelo projeto e seu respectivo cargo. O nome do responsável deve ser preenchido de modo completo, sem abreviações. O cargo do responsável, se titular de alguma unidade administrativa, deve seguir o que consta na Lei Estadual nº 20.491, de 25 de junho de 2019, e cargo de nomeação caso não seja titular.

01


Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do projeto. É importante atentar-se para que o nome do projeto deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: “Apresentação do Goiás Ágil”, “Apresentação do Merecer”

40

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO

02

ARTEFATO 6 – FICHA DE PROJETO ESTRATÉGICO

04


Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do projeto estratégico. É importante atentar-se para que o nome do projeto deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar

07

09

10

11

03

06

01

05

08

12

02 Nome do Projeto EstratégicoCampo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do projeto estratégico. É importante atentar-se para que o nome do projeto deve ser único dentro da Secretaria.Exemplos: Goiás Ágil, Inovação do SEI, Merecer, Oportunizar


Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da Unidade Administrativa responsável pelo projeto. O nome da unidade deve ser coerente com o expresso na Lei Estadual nº 20.491, de 25 de junho de 2019.Exemplos: Subsecretaria de Administração e Desburocratização da Gestão Pública, Superintendência de Gestão Integrada, Gerência de Gestão do Sistema de Pessoal



41



Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo projeto. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Bruno Magalhães D’Abadia, Lara Garcia Borges Ferreira, Gilsa Eva de Souza Costa.

06 Restrições à Implementação

Campo obrigatório que deve ser preenchido com as limitações impostas a equipe do projeto que podem afetar o desempenho e, portanto, devem ser observadas e devidamente analisadas e tratadas. Elas podem ser organizacionais, ambientais e externas. Quando você já sabe que não poderá cumprir uma restrição, o projeto deverá ser cancelado ou reavaliado.Exemplos: Falta de governança; Falta de engajamento das setoriais; Viabilidade financeira dos parceiros.

07 Objetivo

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a finalidade do projeto, demonstrando uma ligação com as necessidades do público-alvo. Deve ser escrito de forma concisa e conter a transformação a ser alcançada com a execução do projeto.Exemplos: Elevar a Maturidade de Gestão dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual, Ampliar o Grau de Qualificação em Atendimento nas Unidades de Acesso ao Público

08 Prováveis Parceiros na Execução

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome público dos prováveis parceiros. Não deve ser confundido com “partes interessadas” do projeto.Exemplos: Sebrae/GO; BID; Escola do Exército.


Campo obrigatório que deve ser preenchido com o instrumento cuja estratégia do projeto esteja vinculada, podendo ser PPA, plano de governo ou plano estratégico da SEAD.Exemplos: Diretriz Programática “Goiás da Governança e Desenvolvimento Regional” do Plano de Governo, Perspectiva da Gestão e Processos “Desburocratizar e Inovar a Gestão Pública” do Mapa Estratégico 2019-2022.

04 Justificativa

Campo obrigatório que deve ser preenchido com as razões pelas quais o projeto é importante. É o que motiva a realização do projeto, podendo trazer problemas da situação atual ou demandas não atendidas.Exemplos: A maturidade de gestão dos órgãos está aquém do desejável. Dos 36 órgãos monitorados apenas 10 tem Índice de Maturidade de Gestão superior a 5 (cinco). Apenas metade os órgãos dispõe de rede de transformação o que impede ações de melhoria e modernização do setor público.

42


10 Impacto / Resultado do Projeto Estratégico

A seção deve ser preenchida com os indicadores associados, seus respectivos valores atuais e valores de metas para os anos em que o projeto será executado. Esta seção é opcional.

11 Valores Estimados

A seção deve ser preenchida com os valores estimados do projeto, distribuídos pelos tipos de despesa 3 (Custeio) e 4 (Investimento) para os anos em que for executado.

12 Estrutura Analítica do Projeto Estratégico

A seção deve ser preenchida com o desenho visual da estrutura analítica do projeto, observando o padrão de detalhamento de níveis e as respectivas cores:

Esta seção é obrigatória.

43

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – FICHA DE SUBPROJETO

01

ARTEFATO 7 – FICHA DE SUBPROJETO

02 03 04

05

06

07

08

09

10

11


“COMO GERIR SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS?”



02 Alinhamento com PPA

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o instrumento cuja estratégia do subprojeto esteja vinculada, neste caso o PPA. Deve ser informado o Código/Nome do Programa e Código/Nome da Ação.Exemplos: 1408 – Programa de Excelência (Programa); 2656 – Gestão Estratégica de Resultados (Ação).


Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da Unidade Administrativa responsável pelo subprojeto. O nome da unidade deve ser coerente com o expresso na Lei Estadual nº 20.491, de 25 de junho de 2019.Exemplos: Gerência de Planejamento Institucional; Superintendência Central de Compras Governamentais e Logística;

44

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – FICHA DE SUBPROJETO

04 Responsável pelo Subprojeto

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo subprojeto. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Ândrei Oliveira de Paula

05 Objetivo

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a finalidade do subprojeto, demonstrando uma ligação com as necessidades do público-alvo. Deve ser escrito de forma concisa e conter a transformação a ser alcançada com a execução do subprojeto.Exemplos: Elevar a Maturidade de Gestão dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual, Ampliar o Grau de Qualificação em Atendimento nas Unidades de Acesso ao Público.

06 Público-alvo

O objetivo da seção é listar o público-alvo o qual o subprojeto irá impactar. Deve ser preenchido com descrição única e que identifique claramente o público. Esta seção é obrigatória.

07 RiscosO objetivo da seção é listar os riscos que poderão impactar o subprojeto. O seu levantamento e acompanhamento se dará seguindo o modelo do Compliance Público, orientado pela CGE. É importante atentar-se para que entraves/problemas não sejam confundidos com riscos. Esta seção é opcional.

08 Impacto / Resultado do Subprojeto

A seção deve ser preenchida com os indicadores associados, seus respectivos valores atuais e valores de metas para os anos em que o subprojeto será executado. Esta seção é opcional.

09 Valores Estimados

A seção deve ser preenchida com os valores estimados do subprojeto, distribuídos pelos tipos de despesa 3 (Custeio) e 4 (Investimento) para os anos em que for executado.

10 Principais Entregas do Subprojeto

O objetivo da seção é listar as principais entregas que serão realizadas no decorrer da execução do subprojeto. As entregas devem ser listadas informando o seu nome, a quantidade e a data limite. Esta seção é obrigatória.


Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo subprojeto e seu respectivo cargo. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Lara Garcia Borges Ferreira (Subsecretária de Administração e Desburocratização da Gestão Pública).

45

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – TERMO DE PACTUAÇÃO

01

ARTEFATO 8 –TERMO DE PACTUAÇÃO

02



02 Metas / Resultados Previstos

Campo obrigatório que devem ser listadas metas e resultados previstos com a execução do projeto, focando no que se espera alcançar em termos de indicadores e entregas-macro.Exemplos: Criação da Rede de Transformação do Estado de Goiás; Capacitação de 1500 servidores que trabalham com atendimento; Redução de 15% no número de reclamações.

03 04

05 06


Campo obrigatório que devem ser listados os benefícios previstos no projeto. Vale lembrar que os benefícios não devem ser subjetivos e podem ser obtidos a partir dos documentos da gestão de projetos.Exemplos: Melhoria da relação órgão/Vapt Vupt resultando em redução do número de reclamações; Redução do índice de doenças ocupacionais em função



46

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – TERMO DE PACTUAÇÃO

04 Subprojetos pactuados

Devem ser listados com a relação de subprojetos que constam no respectivo projeto. Os nomes dos subprojetos devem ser únicos dentro do projeto. Esta seção é obrigatória.Exemplos: Qualificação Ágil; Inovação e Tecnologia do Patrimônio.


Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo projeto e seu respectivo cargo. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Lara Garcia Borges Ferreira (Subsecretária de Administração e Desburocratização da Gestão Pública).

06 Dirigente do Órgão

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do titular do órgão responsável pelo projeto e eu seu respectivo cargo.Exemplos: Bruno Magalhães D’Abadia

47

ARTEFATO – CADERNO DE ENTREGAS E BENEFÍCIOS – CONTRACAPA

ARTEFATO 9 - CONTRACAPA

48

SEÇÃO

COMO EXECUTAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

49

COMO EXECUTAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

QUAL O OBJETIVO?

QUE INSTRUMENTO

SERÁ UTILIZADO?

A ORIENTAÇÃO QUANTO A EXECUÇÃO DOS PROJETOS E SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS FAZ PARTE DO PERFIL

COMPORTAMENTAL DE CADA ENVOLVIDO, PORTANTO ESTE GUIA SE LIMITARÁ APENAS A LISTAR O QUE DEVE

SER FEITO E O QUE NÃO DEVE SER FEITO, PODENDO OUTRAS ORIENTAÇÕES SEREM BUSCADAS JUNTO À

GERÊNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS.

A QUEM SE DESTINA?

CONSIDERANDO QUE A EXECUÇÃO É UM PROCESSO DE ATUAÇÃO, O CONJUNTO DE INSTRUMENTOS

DETALHADOS NESTE GUIA SERÁ A BASE DE INSTRUMENTOS PARA APOIAR A EXECUÇÃO.



EQUIPE DO PROJETO

50

SEÇÃO

COMO MONITORAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

51

COMO MONITORAR PROJETOS ESTRATÉGICOS?

QUAL O OBJETIVO?

QUE INSTRUMENTO

SERÁ UTILIZADO?

POSSIBILITAR O ACOMPANHAMENTO DAS FASES, MARCOS, ATIVIDADES E TAREFAS DOS SUBPROJETOS

ESTRATÉGICOS.

AS INFORMAÇÕES CONSTANTES SERVEM DE ENTRADA PARA O REPORTE DE SITUAÇÃO DOS PROJETOS

ESTRATÉGICOS, BEM COMO PARA NORTEAR A ATUAÇÃO DOS RESPONSÁVEIS PELO PROJETO E SUBPROJETOS

NA EFETIVA EXECUÇÃO DOS MESMOS, CORREÇÕES DE RUMO E RESOLUÇÃO DE ENTRAVES.

A QUEM SE DESTINA?



O MODELO PERMITE QUE SEJAM ADICIONADAS QUANTAS LINHAS FOREM SUFICIENTES PARA INFORMAR

FASES, MARCOS, ATIVIDADES OU TAREFAS.



EQUIPE DO PROJETO

52

ARTEFATO – PLANILHA DE MONITORAMENTO DE SUBPROJETOS

Situação Observação

Cronograma

Fase/Marco/Atividade/Tarefa Responsável

Término

RealizadoPrevisto

Início Término Início

NOME DO SUBPROJETOXXXXXXXXXX 01

02

03 04

05

06 07

08

09 10 11 12



02 Cronograma

O objetivo da seção é apresentar o cronograma de ações que serão realizadas no subprojeto (ações, responsável pela execução e datas de início e término previstas para execução) e a sua execução (datas de início e término realizadas, situação e observação). Esta seção é obrigatória.

03 Fase/Marco/Atividade/TarefaDeve ser preenchido com o nome da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Para melhor organização sugere-se utilizar sequencial com identação. Fase e Marco são obrigatório, já Atividade e Tarefa são opcionais. A execução física do projeto considera apenas Marcos.Exemplos: Planejamento da Iniciativa (Fase); Entrevista com Cliente (Marco); Elaboração do roteiro de entrevista (atividade); Execução da entrevista (Atividade); Registro do conteúdo da entrevista em ata (tarefa).

04 Responsável

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do responsável pela Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira, Ândrei Oliveira de Paula

06 Início

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para início de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecida no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

05 Previsto

O objetivo da seção é apenas para adequação do layout da planilha, agrupando as informações previstas de data (início e término). Esta seção é obrigatória.

53

ARTEFATO – PLANILHA DE MONITORAMENTO DE SUBPROJETOS

07 Término

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para término de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecida no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

09 Início

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data de início de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

10 Término

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data de término de execução da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

08 Realizado

O objetivo da seção é apenas para adequação do layout da planilha, agrupando as informações realizadas de data (início e término). Esta seção é obrigatória.

11 Situação

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a situação da Fase/Marco/Atividade/Tarefa. São situações válidas:

PARALISADO A INICIARNO PRAZO ATRASADOCONCLUÍDO CANCELADO

12 Observação

Campo opcional que deve ser preenchido com informação que complemente o entendimento da planilha, podendo ser um entrave que provocou uma situação de paralisação ou atraso, bem como uma informação de adiantamento da ação.Exemplos: Desembolso financeiro para aquisição do imóvel não realizado; Surto de dengue na equipe.

54

SEÇÃO

COMO REPORTAR A SITUAÇÃO DE PROJETOS

ESTRATÉGICOS?

55

COMO REPORTAR A SITUAÇÃO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS?

QUAL O OBJETIVO?

QUE INSTRUMENTO

SERÁ UTILIZADO?

APRESENTAR DE FORMA SIMPLIFICADA COMO AS INFORMAÇÕES PRODUZIDAS NO MONITORAMENTO DE

PROJETOS E SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS PODEM SER APRESENTADAS EM UM INSTRUMENTO DE FORMATO

ÚNICO E QUE PODERÁ SER COMPREENDIDO POR TODOS SERVIDORES DA SEAD.

TRATA-SE DA CONSOLIDAÇÃO DAS INFORMAÇÕES LEVANTADAS JUNTO AOS ATORES ENVOLVIDOS NO

MONITORAMENTO DOS PROJETOS E SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS EM FORMATO DE “PÁGINA ÚNICA” (ONE

PAGE).

REPRESENTA A SITUAÇÃO DOS PROJETOS E SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS COM OS DEVIDOS APONTAMENTOS,

SEJAM POSITIVOS OU NEGATIVOS.

A QUEM SE DESTINA?


APRESENTADO NA PRÓXIMA PÁGINA DESTE GUIA. É APRESENTADO, TAMBÉM, MODELO DE REGISTRO DE

ENCAMINHAMENTOS LISTADOS DURANTE O REPORTE DE SITUAÇÃO DE PROJETOS.

SECRETÁRIO DA SEAD




EQUIPE DO PROJETO

56

ARTEFATO – VISÃO GERAL DOS PROJETOS POR ANO

ARTEFATO I –VISÃO GERAL DO PORTFÓLIO

01

02

03

01 Visão Geral do Portfólio

A seção apresenta a visão geral do portfólio de projetos estratégicos da SEAD, consolidando projetos, subprojetos, entregas, marcos e previsão financeira. Na primeira coluna consta o nome do item e na segunda coluna a sua quantificação. As quantidades devem ser formatadas com padrão de milhar sem decimais.

02 Situação Atual dos Marcos

A seção apresenta a distribuição percentual dos marcos dos subprojetos de acordo com suas respectivas situações. São situações válidas:

03 Evolução da Execução

A seção apresenta tabela com a distribuição do portfólio por ano, demonstrando o que foi pactuado (em andamento) e o que foi cumprido (realizado) de projetos, subprojetos, entregas e previsão financeira. O cumprimento de projetos e subprojetos será considerado quando sua execução física dos respectivos marcos alcançar 100%.


57

ARTEFATO 2 – SITUAÇÃO DO PROJETO

ARTEFATO – RELATÓRIO DE SITUAÇÃO (STATUS REPORT)

0102

03

07

08

05

06

04

01 Nome do Projeto

A seção apresenta o nome do projeto, conforme aprovado no Caderno de Entregas e Benefícios.

04 Visão Geral dos Subprojetos

A seção apresenta a visão dos subprojetos contidos em determinado projeto. São apresentados além do nome do subprojeto uma barra horizontal apresentando o percentual de marcos distribuídos por situações da execução do subprojeto. São situações válidas:


02 Nome do Responsável

A seção apresenta o nome do responsável pelo projeto, conforme aprovado no Caderno de Entregas e Benefícios.

03 Referência

A seção apresenta a referência daquela situação, detalhado em mês (textual) e ano (numérico).

58

ARTEFATO – RELATÓRIO DE SITUAÇÃO (STATUS REPORT)

05 Desempenho –Tendência do Indicador de Resultado

A seção apresenta o nome do indicador de resultado do projeto, situação, informações de linha de base (valor e data), de situação atual (valor e data) e a meta. São situações válidas:

MANTEVEMELHOROU PIOROU

06 Entregas – Situação das Principais

A seção apresenta situação das principais entregas do projeto. Para cada entrega consta o nome, a quantidade executada (realizada), a quantidade pactuada (prevista) e a situação. São situações válidas:


07 Merece Atenção

A seção apresenta a descrição daquilo que foi classificado como “Merece Atenção”, traduzindo nos entraves, problemas e atrasos que fogem da capacidade de gestão do responsável ou que precisam, independente disto, serem informadas à Alta Gestão.

08 Merece Destaque

A seção apresenta a descrição daquilo que foi classificado como “Merece Destaque”, oportunizando conteúdo para a comunicação setorial divulgar agendas positivas da SEAD em seus diversos canais.

59

ARTEFATO 3 - ENCAMINHAMENTOS

ARTEFATO – REGISTRO DE ENCAMINHAMENTOS

01

02

03 05 0604

01 Tipo da Reunião

Deve ser preenchido com o tipo da reunião. Podendo assumir no lugar de “RAEX”: RAR1, RAR2, RAR3, RAE4 e RAE5.

04 Encaminhamento

Deve ser preenchido com o encaminhamento (deliberação / tomada de decisão) ocorrido na reunião. Deve ser fornecido acompanhado, sempre, de responsável e prazo.Exemplos: Elaborar minuta de lei da gestão dos imóveis; Pagar a folha de novembro até o dia 07/11;

02 Data da Reunião

Deve ser preenchido com data de realização da reunião. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 15/08/2019; 31/12/2019

03 Seq (Sequência)


60

ARTEFATO – REGISTRO DE ENCAMINHAMENTOS

05 Responsável

Deve ser preenchido com o nome do servidor responsável por atender o encaminhamento. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Ândrei Oliveira de Paula

06 Prazo

Deve ser preenchido com data limite para atendimento do encaminhamento. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa, sendo que o prazo mínimo a ser informado não poderá ser inferior a 1 (um) dia útil a contar do dia de realização da reunião de governança.Exemplos: 15/08/2019; 31/12/2019

61

Data

Análise de Impacto (preenchida pelo Responsável)

Solicitação com justificativa

Responsável

[ ] Responsável pelo Subprojeto [ ] Responsável pelo Projeto [ ] Secretário

________________________________________________________

NOME AVALIADOR

Nível exigido de aprovação

Situação após avaliação [ ] Mudança autorizada [ ] Mudança não autorizada

Tipo [ ] Projeto Estratégico [ ] Subprojeto Estratégico

Descrição da Mudança

Solicitante

Nome do Projeto / Subprojeto

SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA

Data da avaliação:

GERINDO MUDANÇAS DE PROJETOS E SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS

FAZER GESTÃO DE MUDANÇAS EM PROJETOS E SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS SIGNIFICA GARANTIR QUE, EM MEIO A RISCOS E

OPORTUNIDADES, TODAS AS NECESSIDADES SEJAM ATENDIDAS DE FORMA EFETIVA. MUDANÇAS EM PROJETOS PEDEM, QUANDO

POSSÍVEL, A UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTAS ESPECÍFICAS E UMA METODOLOGIA SISTEMATIZADA PELA QUAL DEVE-SE

DESTRINCHAR DESDE ORIGEM DA DEMANDA ATÉ SEUS POSSÍVEIS BENEFÍCIOS, PASSANDO PELOS IMPACTOS POSITIVOS E

NEGATIVOS OS QUAIS DEVEM SER ANALISADOS CRITERIOSAMENTE PELA EQUIPE DE PROJETOS.

NESTE SENTIDO, FOI ELABORADO O ARTEFATO ESPECÍFICO E OPCIONAL PARA O REGISTRO DE QUAISQUER SOLICITAÇÕES DE

MUDANÇAS CONSIDERADAS SIGNIFICATIVAS PELO RESPONSÁVEL PELO PROJETO OU SUBPROJETO E QUE DEVERÃO, APÓS

ANÁLISE, SEREM AUTORIZADAS OU NÃO DE ACORDO COM O NÍVEL EXIGIDO PARA ESTA AÇÃO. DEVE SER FORNECIDA APENAS

UMA SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA NO ARTEFATO E NÃO DIVERSAS MUDANÇAS.

GERINDO MUDANÇAS DE PROJETOS E SUBPROJETOS

ESTRATÉGICOS

01

ARTEFATO 4 - SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA

02

03

04 05

06

07

08

09

10 11

62

ARTEFATO – SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DE PROJETO E SUBPROJETO ESTRATÉGICO

01 TipoCampo obrigatório que deve ser preenchido com o tipo “Projeto Estratégico” ou “Subprojeto Estratégico” a que se refere a solicitação de mudança.

02 NomeCampo obrigatório que considerando o que foi informado no campo anterior, deve ser preenchido com o nome do respectivo projeto subprojeto estratégico a que se refere a solicitação de mudança.

03 ResponsávelCampo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo projeto ou subprojeto estratégico. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Ândrei Oliveira de Paula

04 SolicitanteCampo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor que solicitou a mudança. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Ândrei Oliveira de Paula

05 DataCampo obrigatório que deve ser preenchido com data da solicitação da mudança. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 15/08/2019; 31/12/2019

06 Solicitação com justificativaCampo obrigatório que deve ser preenchido com o detalhamento da mudança e sua justificativa.Exemplos: Solicitamos a alteração do data limite de entrega do Edital da PPP em 15 dias em função de interposição de recurso no TJ que suspendeu quaisquer atividades nas últimas duas semanas.

07 Análise de ImpactoCampo obrigatório que deve ser preenchido com a análise de impacto se atendida a solicitação de mudança, apontando pontos positivos e negativos, riscos e oportunidades.

08 Nível exigido de aprovaçãoCampo obrigatório que deve ser preenchido com o nível exigido de aprovação para a solicitação de mudança, podendo ser “Responsável pelo Subprojeto”, “Responsável pelo Projeto” ou “Secretário(a)”.

09 Situação após avaliaçãoCampo obrigatório que deve ser preenchido com a situação da solicitação de mudança após avaliação, podendo ser “Mudança autorizada” ou “Mudança não autorizada”.

63

ARTEFATO – SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DE PROJETO E SUBPROJETO ESTRATÉGICO

10 Data da avaliaçãoCampo obrigatório que deve ser preenchido com data da solicitação da mudança. Deve ser fornecido no formato dd/mm/aaaa.

11 Nome do avaliador

Campo obrigatório que deve ser preenchido com nome do servidor que avaliou a solicitação de mudança.

64

SEÇÃO

COMO COMUNICAR AÇÕES, ENTREGAS E BENEFÍCIOS

DE PROJETOS ESTRATÉGICOS?

65

COMO COMUNICAR AÇÕES, ENTREGAS E BENEFÍCIOS DE UM PROJETO?

QUAL O OBJETIVO?

QUE INSTRUMENTO

SERÁ UTILIZADO?

QUAISQUER AÇÕES REALIZADAS EM UM DETERMINADO PROJETO PRECISAM SER COMUNICADAS AOS ATORES

ENVOLVIDOS OU IMPACTADOS DE ALGUMA FORMA.

MAS, ASSIM COMO TODO PROJETO, A COMUNICAÇÃO TAMBÉM DEVE SER PLANEJADA EVITANDO QUE UMA

AÇÃO, ENTREGA OU BENEFÍCIO NÃO DISPONHA DO TEMPO NECESSÁRIO PARA PREPARAÇÃO E CONSUMO DA

INFORMAÇÃO.

A QUEM SE DESTINA?


APRESENTADO A PARTIR DA PRÓXIMA PÁGINA DESTE GUIA.

SECRETÁRIO DA SEAD




EQUIPE DO PROJETO

PÚBLICO-ALVO DO PROJETO

66

ARTEFATO – PLANO DE COMUNICAÇÃO - CAPA

01

ARTEFATO I - CAPA

01 Nome da Área Estratégica

Deve ser preenchido com o nome da unidade administrativa considerada no nível estratégico.Exemplos: Superintendência de Gestão Integrada, Subsecretaria de Administração e Desburocratização da Gestão Pública

PREENCHER COM INFORMAÇÕES CONSTANTES NAS SEÇÕES


67

ARTEFATO – PLANO DE COMUNICAÇÃO – BRIEFING (FICHA DE FASES)

02

ARTEFATO 2 - FICHA DE FASES

03

04

01 Nome da Ação, Entrega ou Benefício

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da ação, entrega ou benefício.

03 Referência

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a referência Mês/Ano do Plano de Comunicação.

04 O que é?Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição do que é a ação, entrega ou benefício. A descrição deve ser fornecida de forma clara e objetiva.

05

06

07

08

01


Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data da última atualização do plano de comunicação, no formato dd/mm/aaaa.

05 Responsável pelas InformaçõesCampo obrigatório que deve ser preenchido com o nome, telefone e e-mail do responsável pelas informações contidas no Plano de Comunicação.

68

ARTEFATO – PLANO DE COMUNICAÇÃO – BRIEFING (FICHA DE FASES)

06 Cronograma para ComunicaçãoCampo obrigatório que deve ser preenchido com o cronograma que será executado para comunicar as ações, entregas e benefícios. Para cada fase da ação, entrega ou benefício deverão ser informados: Data Inicial (no formato dd/mm/aaaa), Data Final (no formato dd/mm/aaaa), o nome ou descrição breve da fase, o público-alvo da comunicação de fase e os canais de comunicação que podem ser veiculados (Site, E-mail, WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook, Twitter e Linkedin).

07 Benefícios para a Gestão (Internos)Campo opcional que deve ser preenchido com a relação de benefícios cujo impacto é sensível à gestão, trazendo melhoria ao ambiente organizacional interno e impactando indiretamente o cidadão.

08 Benefícios para o Cidadão (Externos)Campo opcional que deve ser preenchido com a relação de benefícios que são sensíveis diretamente ao cidadão.

69

ARTEFATO – PLANO DE COMUNICAÇÃO – BRIEFING (TEXTO LIVRE / IMAGENS)

01

ARTEFATO 2 –TEXTO LIVRE / IMAGENS

02

03

04

01 Nome da Ação, Entrega ou Benefício

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da ação, entrega ou benefício.

03 Referência

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a referência Mês/Ano do Plano de Comunicação.

04 Espaço livre para texto e imagensCampo opcional que deve ser preenchido com o texto de briefing necessário para iniciar a preparação da comunicação das ações, entregas e benefícios, podendo ser inseridas imagens que, dependendo do canal de comunicação, pode enriquecer a comunicação.


Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data da última atualização do plano de comunicação, no formato dd/mm/aaaa.

70

ARTEFATO – PLANO DE COMUNICAÇÃO – CONTRACAPA

ARTEFATO 9 - CONTRACAPA

SEÇÃO

71

COMO GERIR DEMANDA QUE NÃO SE ENQUADRA

COMO PROJETO?

72

COMO GERIR DEMANDA DE PROJETO QUE NÃO SE ENQUADRA COMO ESTRATÉGICO?

QUAL O OBJETIVO?

QUE INSTRUMENTO

SERÁ UTILIZADO?

EXCEÇÕES? SEMPRE EXISTEM!

DE FORMA ALTERNATIVA A TODO O PROCESSO DESCRITO NESTE GUIA, SUSTENTADO PELA GESTÃO DE

PROJETOS E SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS, É NATURAL QUE SURJAM DEMANDAS DE PROJETOS QUE SUA

CLASSIFICAÇÃO COMO PROJETO ESTRATÉGICO A TORNE COMPLEXA DESNECESSARIAMENTE.

PARA ISTO, TAMBÉM, DE FORMA A UNIFORMIZAR OS INSTRUMENTOS PARA ESTES CASOS APRESENTAMOS

AQUI UM SEMELHANTE A PLANILHA DE MONITORAMENTO DE SUBPROJETOS ESTRATÉGICOS MAS QUE NÃO

EXIGE A MESMA VINCULAÇÃO COM O NÚMERO DE INFORMAÇÕES.

A QUEM SE DESTINA?



SECRETÁRIO DA SEAD




EQUIPE DO PROJETO

73

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

Situação Observação

Plano de Ação

DEMANDA DE PROJETO QUE NÃO SE ENQUADRA COMO ESTRATÉGICO

Seq ResponsávelRealizadoPrevisto

Início Término

Ação

Demanda de Projeto Responsável pela Demanda

Como fazer?

ARTEFATO – GERIR DEMANDA DE PROJETO QUE NÃO SE ENQUADRA COMO

ESTRATÉGICO

01 02

03

01 Demanda de Projeto

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome da demanda de projeto a qual não foi classificada como projeto estratégico.Exemplo: Tomada de Contas Especial; Convocação Aganp

04 05 06 07 08 09 10

02 Responsável pela Demanda

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pela demanda. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Bruno Magalhães D’Abadia, Lara Garcia Borges Ferreira, Gilsa Eva de Souza Costa.

03 Seq (Sequência)

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a sequência numérica das ações, iniciando-se em 01 (um).Exemplos: 01, 02, 03, 04, 05.

04 Ação

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição assertiva da ação a ser realizada para cumprir a entrega da iniciativa estratégica.Exemplos: Assinatura do termo de ajuste; Ajuizamento de termo.

05 Como fazer?

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a descrição passo-a-passo de como a ação será executada e, além disto, deve ser feita a análise para enquadramento da iniciativa em algum projeto estratégico.Exemplos: Elaboração do termo de ajuste e validação entre as partes para consolidação da minuta final.

74

ARTEFATO – GERIR DEMANDA DE PROJETO QUE NÃO SE ENQUADRA COMO

ESTRATÉGICO

09 Situação Atual dos Subprojetos

Campo obrigatório que apresenta a distribuição quantitativa (absoluta) dos subprojetos de acordo com suas respectivas situações. São situações válidas:


06 Responsável

Campo obrigatório que deve ser preenchido com o nome do servidor responsável pelo ação. Atentar-se para utilizar o nome completo, sem abreviações.Exemplos: Ildessuir Gomes Pereira; Fernando de Castro Fagundes

07 Início

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para início de execução da ação. Deve ser fornecida no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

08 Término

Campo obrigatório que deve ser preenchido com a data prevista para término de execução da ação. Deve ser fornecida no formato dd/mm/aaaa.Exemplos: 31/12/2019.

10 Observação

Campo opcional que deve ser preenchido com informação que complemente o entendimento da planilha, podendo ser um entrave que provocou uma situação de paralisação ou atraso, bem como uma informação de adiantamento da ação.Exemplos: Desembolso financeiro para aquisição do imóvel não realizado; Surto de dengue na equipe.

GUIA DE GESTÃO E GOVERNANÇA DE PROJETOS ESTRATÉGICOS · 4 apresentaÇÃo este guia de gestÃo e...

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