Guia contabil - Tira Duvidas
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Guia Contábil Tire suas dúvidas! Praça Bartolomeu de Gusmão, 28 – Floresta – Porto Alegre/ RS - Telefone/FAX: (51) 3226 5160
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Guia Contábil Tire suas dúvidas!
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Tire suas dúvidas sobre:
Documentos contábeis
Livros Contábeis
SPED
ECF
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Guia Contábil
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A ADSUL Assessoria Contábil e Fiscal é uma empresa familiar de pequeno porte, situada no bairro Floresta – Porto Alegre/RS, atua no segmento de serviço s contábeis, fiscal e departamento pessoal. Fundada na década de 90, pelo Sr. Adálvio Antonio Argilar cujo perfil empreendedor observou a carência e necessidade do mercado em serviços contábeis de qualidade. Atualmente a ADSUL possui uma carteira de clientes com mais de 250 empresas de diversos segmentos de mercado, inclusive atuantes em outros estados do Brasil. Em sua sede própria, conta com uma equipe de vinte e cinco (30) colaboradores.
A ADSul Contabilidade
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Este guia foi desenvolvido para sanar as principais dúvidas dos nossos clientes sobre questões referentes a contabilidade.
O Guia Contábil
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O Contador é o grande parceiro do empresário no que se refere ao controle das operações e a prestação de informações gerenciais. A empresa deve enviar os documentos que comprovem a movimentação administrativas e financeiras, para que o contador possa cuidar de todas as obrigações legais e produzir documentos para a análise empresarial. Enquanto isso, o empreendedor cuida do que ele mais gosta: fazer mais negócios e crescer! Vamos conferir quais são esses documentos? Notas fiscais emitidas ou recebidas no período; Folha de Pagamento; Dados para balancetes.
1. DOCUMENTOS CONTÁBEIS
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1.1
Para o cálculo dos impostos mensais é necessário o envio de todas as notas fiscais emitidas no mês e dependendo do tipo de atividade de sua empresa e tributação, as notas fiscais de compras também. Caso a sua empresa atue oferecendo serviços, é preciso informar ao contador se houve retenção de impostos nas notas fiscais emitidas e qual o valor destacado. Com o cálculo efetuado pelo profissional contábil e quitado pela empresa, surge uma métrica para avaliação do negócio: o caixa remanescente após o pagamento de impostos. Além de manter a idoneidade perante o governo, é possível avaliar a rentabilidade do empreendimento através de quanto de capital ainda está disponível.
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Notas fiscais emitidas e recebidas no período
1.2
Já para o cálculo dos encargos trabalhistas e para apuração dos valores de folha de pagamentos. outras informações são necessárias. É importante o envio de informações em cada mês em questão, como: Horas extras; Comissões; Atestados médicos; Adiantamentos; Controle de faltas; Rescisões; Mudanças de salário ou de função dos funcionários do mês; Dados da retirada de pró-labore.
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Folha de pagamento
1.3
Esse é o documento que registra a movimentação financeira de sua empresa por tipo de despesa, receita ou operação patrimonial. Essa atividade antecede a elaboração do Balanço Patrimonial de sua empresa, para ter um bom documento base é importante enviar ao escritório do seu contador alguns documentos, como: Controle do caixa de sua empresa; Contratos e cópias de pagamento de empréstimos; Leasing; Financiamentos; Relatório com os dados dos fornecedores a pagar e os clientes a receber; Cópias dos comprovantes de pagamento dos impostos e encargos; Notas e cupons fiscais das despesas operacionais. Contas de consumo, tais como: água, luz, telefone, internet;
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Dados para o balancete
1.3
Extratos bancários das contas de movimentação, dos investimentos e outros que refletem a movimentação financeira de sua empresa.
Observação: Com o envio regular destes documentos ao seu profissional contábil, ele poderá apresentar a situação financeira da empresa e ajudar com a possibilidade de financiamentos, previsão de impostos, planos de expansão e sugestão dos próximos passos para crescer!
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Dados para o balancete
Lembre-se: a contabilidade é a forma mais adequada de acompanhar o histórico de uma empresa através de seus dados financeiros. Portanto, quanto mais claros e organizados esses dados estiverem, mais fácil será a compreensão da situação econômica da mesma. Com a contabilidade você, pode acompanhar a evolução da sua empresa de forma simples e, com os dados corretos, fazer planos para o futuro.
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Importante!
2.
Toda a movimentação, fatos ou atos administrativos, que ocorrem diariamente na empresa, responsáveis pela sua gestão, são registrados em livros próprios. Os principais livros utilizados pela Contabilidade são: Livro Diário Livro Razão Livro Caixa Livro de Inventário Livro de Entrada de Mercadorias Livro de Saída de Mercadorias Livro de Registro de Prestação de Serviços
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LIVROS CONTÁBEIS
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2.1.
Livro Diário
São todos os registro da escrituração contábil, no qual devem ser lançados, dia a dia, todos os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam a vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica. O livro diário, deve ser encaminhado para o devido órgão do comercio, contendo as assinaturas do contador e do administrador responsável, para poder ser feito o registro do livro.
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2.1.
Livro Diário
Admite-se a escrituração resumida no Diário, por totais que não excedam ao período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individualizado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação (Decreto-lei 486/1969, artigo 5°, § 3°). No transporte dos totais mensais dos livros auxiliares, para o Diário, deve ser feita referência às páginas em que as operações se encontram lançadas nos livros auxiliares devidamente registrados.
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2.2
Livro Razão
São todos os registros contábeis é desdobrado e lançado, obedecendo a ordem cronologia das operações, conta por conta, em um livro ou jogo de fichas denominado Razão.
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2.3.
Livro Caixa
Esse livro tem a finalidade de registrar as entradas e saídas de numerário. Os registros devem ser efetuados em ordem cronológica e, por isso, pode ser utilizado como auxiliar do Livro Diário, atendendo a todas as formalidades exigidas.
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2.4.
Livro Inventário
Tem a finalidade de registrar os bens de consumo, as mercadorias, as matérias-primas e outros materiais que se achem estocados nas datas em que forem levantados os balanços.
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2.5.
Livro de Entrada de Mercadorias
Destina-se ao registro, em ordem cronológica, das mercadorias adquiridas e recebidas pelas empresas. Nele também são registradas as entradas de bens de qualquer espécie, inclusive os que se destinam a uso ou consumo.
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2.6.
Livro de Saída de Mercadorias
Registram-se, em ordem cronológica, as vendas de mercadorias ou de produtos, bem como toda e qualquer saída, inclusive de bens móveis da empresa.
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2.7.
Livro de Registro de Prestação de Serviços
Esse livro é obrigatório perante o fisco municipal, podendo ser utilizado como auxiliar do Diário, pois nele registram-se todas as operações de serviços, individualizando as respectivas Notas Fiscais em ordem cronológica.
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2.8.
Obrigatoriedade da escrituração e o Código Civil
Está previsto nos artigos 1.179 a 1.195 do Novo Código Civil Brasileiro, a obrigatoriedade da escrituração contábil nas sociedades empresariais, obrigadas a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros em documentos hábeis e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. Essa mesma lei dispensa da escrituração os pequenos empresários, conforme art. 68 da Lei Complementar 123/06, e considera como pequeno empresário, os mandamentos dos artigos 970 e 1.179 da Lei 10.406/02 (novo código civil) e o empresário individual enquadrado como microempresa que auferir receita bruta anual até R$ 36.000,00.
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2.8.
Obrigatoriedade da escrituração e o Código Civil (continuação)
No capítulo XV da Lei 6.404/76 existe a determinação de que ao fim de cada exercícios social a diretoria deverá elaborar com base na escrituração mercantil das companhia, as demonstrações financeiras e contábeis, já no art. 177 da mesma lei, estabelece que a escrituração das empresas deve ser mantida em registros permanentes, com obediência aos preceitos da legislação empresarial e aos princípios de contabilidade, devendo observar métodos ou critérios contábeis uniformes, segundo o regime de competência. Os livros contábeis são documentos permanentes da entidade e devem ser arquivados eternamente.
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2.9.
As penalidades por irregularidades na escrituração
A falsificação, material ou ideológica, da escrituração e dos seus comprovantes, ou de demonstração contábil, que tenha por objeto eliminar ou reduzir o montante de imposto devido ou diferir seu pagamento, submeterá o contribuinte a multa, independentemente da ação penal que couber (art. 256 do RIR/99). Verificado pela autoridade tributária , antes do encerramento do período de apuração, que o contribuinte omitiu registro contábil total ou parcial de receita, ou registrou custos ou despesas cuja realização não possa comprovar, ou praticou qualquer ato tendente a reduzir o imposto correspondente, ficará sujeito a multa em igual valor à metade da receita omitida ou da dedução indevida, lançada e exigível ainda que não tenha terminado o período de apuração de incidência do imposto (art. 981 do RIR/99).
O Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. O Decreto nº 6.022/2007 que instituiu o Sped, prevendo que os livros e documentos contábeis e fiscais serão emitidos em forma eletrônica.
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3.
SPED CONTÁBIL
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3.1.
O que muda com o SPED?
O SPED Contábil visa à substituição da emissão de livros contábeis (Diário e Razão) em papel pela sua existência apenas digital. Os livros Diário e Razão serão gerados a partir de um mesmo conjunto de informações digitais.
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3.2.
Como funciona
A entrega (autenticação) dos livros deverá seguir a periodicidade atual.
O arquivo deverá ser assinado digitalmente pelo empresário ou representante legal da sociedade empresária e pelo contabilista responsável pela escrituração. O aplicativo conterá, também, funcionalidades para a realização das assinaturas digitais.
Após assinado, o arquivo será encaminhado para o Sped que disponibilizará para as Juntas Comerciais as informações necessárias à autenticação. A Junta Comercial fará uma série de validações próprias e depois autenticará o livro entregue. Essa informação de autenticação é fornecida ao titular da escrituração por intermédio do Sped por meio de consulta à Internet.
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3.3.
A Assinatura Digital
Os livros contábeis emitidos em forma eletrônica devem ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria do documento digital.
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3.4.
Armazenamento das informações
Depois de recebida, a escrituração contábil é armazenada em um banco de dados que irá permitir que os órgãos parceiros do Sped obtenham cópias integrais do arquivo. O titular da escrituração poderá, pela Internet, ter conhecimento de qual órgão teve acesso a sua escrituração. Uma vez transmitido, qualquer pessoa que tiver o arquivo, poderá verificar a autenticidade da escrituração contábil da empresa e visualizar e imprimir a escrituração.
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3.5.
Obrigatoriedade
Estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 01 de janeiro de 2014: I – as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real; II – as pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; Portanto, os lucros distribuídos acima do limite presumido, a partir de janeiro/2014, obrigarão a entrega da ECD até o último dia útil do mês de junho/2015.e
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3.5.
Obrigatoriedade (continuação)
III – as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB 1.252/2012. (Ou seja, para as entidades que ultrapassarem o valor pago de imposto do PIS código 8301 no valor de R$ 10.000,00 mensal). IV – as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo. Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa.
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3.6.
Periodicidade
A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração com a utilização do Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim e que será disponibilizado na página da RFB na Internet.
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4.
ECF
A ECF é a mais nova obrigação acessória do projeto SPED. Sua obrigatoriedade está disposta na Instrução Normativa RFB nº 1.422, de 19 de dezembro de 2013.
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4.1.
O que está substituindo
A ECF substitui a DIPJ a partir do ano-calendário 2014 e a escrituração do LALUR (Lucro Real) em meio físico, ficando as pessoas jurídicas dispensadas destas obrigações, conforme Instrução Normativa RFB nº 1.489, de 13 de agosto de 2014. Assim, no caso do LALUR, deverá ser entregue demonstrativo da declaração para comprovação da apuração do Lucro Real.
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4.2.
Quem está obrigado
A declaração, assim como já requerido para a antiga DIPJ, deverá ser entregue por todas as pessoas jurídicas optantes pelo Lucro Real, Lucro Presumido, imunes e isentas, estando estas duas últimas obrigadas somente se, em relação ao ano de 2014, tenham apurado mais de R$ 10.000,00 de contribuições sobre a folha de pagamento. As empresas inativas, isto é, aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira e as optantes pelo Simples Nacional não possuem obrigatoriedade de entrega.
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4.3.
O que abrange
Nesta obrigação acessória estarão demonstrados, anualmente, os saldos das contas contábeis, as apurações do IRPJ e CSLL, suas bases de cálculo e o valor devido dos impostos. Além destas, devem ser declarados os rendimentos e informações econômico-fiscais relativos às movimentações e atividades de cada empresa, como já era declarado na DIPJ.
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4.4.
Periodicidade e prazos
A entrega da declaração deverá ser realizada anualmente, até o último dia útil do mês de setembro do ano seguinte, sendo observadas algumas situações especiais, como os casos de extinção, cisão parcial ou total, fusão ou incorporação, visto que possuem prazos de entrega diferenciados. É importante salientar que para a transmissão ser efetuada, após a validação do programa da declaração, o arquivo deverá ser assinado digitalmente através de dois certificados digitais: uma do contabilista ou responsável legal e uma da pessoa jurídica. Por isto, é essencial que a empresa ou responsável legal que não possuir e-CNPJ/e-CPF providencie o quanto antes.
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4.5.
Multas
As pessoas jurídicas optantes pelo Lucro Real que não entregarem a declaração ou aquelas que apresentarem erros e/ou omissões ficam sujeitos às multas previstas no art. 8º-A do Decreto-Lei nº 1.598, de 26 de dezembro de 1977: I – 0,25% do lucro líquido mensal, limitado a 10%, pela não entrega ou atraso; II – 3% do valor omitido, inexato ou incorreto. As demais pessoas jurídicas e as de Lucro Real que possuem prejuízo no período ficam sujeitas às multas especificadas na Lei nº 12.766, de 27 de dezembro de 2012, conforme segue abaixo: a) R$ 500,00 por mês ; b) R$ 1.500,00 por mês .
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4.6.
Multas (continuação)
É preciso salientar que as multas previstas acima possuem limites e reduções de valores, de acordo com o momento da entrega extemporânea, bem como o pagamento após o procedimento de ofício por parte do Fisco.
