Empresa• Nome: Grupo Azevedos SA• Localização: Manique de Baixo• Sector de atividade: Indústria

farmacêutica• Produtos e serviços: Produção, embala-

gem e distribuição de medicamentos • Volume de negócios: 164 milhões de

euros• Colaboradores: 350• Site: www.grupoazevedos.com

Parceiro de implementação •ROFF

Desafios e Oportunidades•Migrar uma infraestrutura suportada num

software de gestão coadjuvado por um conjunto alargado de soluções satélite para uma nova plataforma, capaz de responder a todos os desafios da indústria farmacêu-tica e garantir capacidade para evoluir e acompanhar o crescimento da empresa.

Objetivos•Diminuir a complexidade do IT e os custos

de manutenção. Simplificar o dia a dia dos utilizadores e otimizar processos de com-pra, venda, produção e gestão de armazém.

Soluções e Serviços SAP• SAP ERP

Pontos-chave da implementação• Levantamento prévio de processos feito

pelo grupo.• Boa articulação com o parceiro de

implementação.• Empenho dos colaboradores envolvidos.

RESuMO

Caso de Sucesso Grupo AzevedosSAP ERP

“Sabíamos que o SAP é uma

plataforma capaz de responder

às necessidades presentes,

mas que continua a ser

uma plataforma com grande

capacidade evolutiva”

Paulo Moreira, gestor de projeto

Porquê a SAP• A fabricante é uma referência no sector

farmacêutico. Tem sido a opção dos principais players do sector e já deu mostras de conseguir responder da melhor forma a todos os seus requisitos.

Porquê a ROFF• Tinha a melhor proposta em quase todas

as rubricas de avaliação.• Os Quality Advisors e Sponsors que a

ROFF afetou ao projeto demonstraram conhecimento de vários fatores críticos intimamente ligados à especificidade do sector.

• A dimensão da ROFF assegurava respos-ta eficaz às necessidades do projeto.

Benefícios• Simplificação de transações entre empre-

sas do grupo.• Melhorias ao nível da qualidade da

informação. • Flexibilidade e usabilidade do sistema.• Redução dos custos de manutenção de

software. • Integração entre ferramentas que antes

estavam dispersas por diferentes produtos.

Ambiente• Servidores HP com sistema de

virtualização VMware.• Base de dados Microsoft SQL.• Sistema operativo Microsoft Server 2008.

Grupo AZEVEDoS PRIORIDADE A uMA GESTãO ExIGENTE

Está no mercado com uma estrutura vertical que vai da produção à distri-buição e para realizar as diversas ati-vidades em que se envolve relacio-na-se com uma alargada rede de parceiros. O Grupo Azevedos des-dobra-se na produção e embalagem de produtos farmacêuticos, através da Sofarimex. Opera na área da co-mercialização, através dos laborató-rios Azevedos, e na área da distribui-ção e logística. Tem ainda negócios em mais de 20 países, onde se des-tacam os mercados dos PALOP.Coordenar as várias vertentes de um negócio que começou em 1775 com a Botica Azevedo e que esteve ligado à produção da primeira pomada de penicilina, do primeiro antibiótico con-tra a febre tifóide e da primeira vacina antipoliomielítica em Portugal, exige estratégias bem delineadas. Estar na exigente e competitiva indústria far-macêutica impõe ao grupo, que soma hoje cerca de 350 colaboradores só no mercado nacional, o que tem sido uma tradicionalmente forte aposta nos sistemas de informação.Para continuar a responder de forma adequada à crescente exigência dos desafios que se colocam à gestão do negócio, no final de 2011, a em-

presa avançou com uma decisão que há muito vinha equacionando: atuali-zar o software de gestão. “Tínhamos uma solução bastante madura. um sistema muito usado pela indústria farmacêutica nos anos 90 e que, durante bastante tempo, foi suficiente para a nossa estrutura. Tinha ainda a vantagem de ser um sistema bem dominado por muitos colaboradores”, reconhece Paulo Moreira, que assumiu a gestão do processo de mudança. No entanto, com o passar dos anos e os enormes avanços ao nível da tecnologia, a plataforma que supor-tava a gestão do grupo deixou de conseguir cobrir todas as necessida-des. Para colmatar essas lacunas foi necessário recorrer a uma teia de sistemas satélite que se foram avolu-mando. “O número de soluções sa-télite era grande e a complexidade já era tal que se impunha uma mudan-ça”, admite Paulo Moreira. Os custos de manutenção dos vários sistemas operados pelo grupo e a complexidade que daí advinha, com impacto ao nível do IT, mas também no dia a dia dos colaboradores, aca-baram por se impor como principais motivações da empresa para ir ao

mercado procurar uma alternativa que permitisse evoluir para uma pla-taforma integrada e mais atual.

Reconhecimento do SAP na indústria farmacêutica acelerou processo de decisão

A expressão dos sistemas SAP na indústria farmacêutica facilitou o pro-cesso de seleção de uma solução e quando foi definido o momento para avançar com a migração para uma nova plataforma, a decisão estava tomada. “Sabíamos que o SAP é uma plataforma capaz de responder às necessidades presentes, mas que continua a ser uma plataforma com grande capacidade evolutiva”, defen-de Paulo Moreira. O perfil do grupo faz das ferramentas de gestão uma prioridade e um ele-mento incontornável para garantir maior ou menor sucesso no mercado, pelo que a escolha do novo software alinhou com a opção dominante entre os maiores players do sector. “A nossa característica principal não está no desenvolvimento de fórmu-las mas na gestão da cadeia de me-dicamento. Sendo especialistas nes-sa área precisamos de ferramentas que nos suportem e garantam pers-petivas de podermos sempre melho-rar”, acrescenta o gestor de projeto.Depois da decisão tomada elabo-rou-se um caderno de encargos com um levantamento exaustivo de necessidades, que serviu para iden-tificar processos e definir todos os requisitos aos quais o novo sistema SAP teria de responder. Hoje Paulo Moreira reconhece que este ponto de partida, não tendo sido o único, terá sido um dos fato-res determinantes para o sucesso na implementação do projeto.

O Grupo Azevedos procurou no SAP ERP uma via para maximizar os benefícios de uma gestão rigorosa num mercado competitivo. Os benefícios da aposta sentem-se no dia a dia.

Grupo AZEVEDoSPRIORIDADE A uMA GESTãO ExIGENTE

“Tínhamos uma solução bastante madura. Um sistema muito usado

pela indústria farmacêutica nos anos 90 e que, durante bastante tempo,

foi suficiente para a nossa estrutura. Tinha ainda a vantagem de ser

um sistema bem dominado por muitos colaboradores”

Paulo Moreira, gestor de projecto

A elaboração do caderno de encar-gos permitiu ao Grupo partir para o projeto com trabalho já realizado ao nível da identificação de processos e aos diferentes key users terem al-gum tempo para refletir e delinear estratégias para uma mudança que iria acontecer em breve. Do lado dos fornecedores – imple-mentadores SAP – que responderam ao concurso, a existência de um ca-derno de encargos também permitiu respostas com maior grau de certe-za, defende Paulo Moreira. A preparação e implementação do projeto decorreram entre setembro e abril, dentro dos prazos previstos, com um balanço final positivo para as equipas envolvidas, ainda que al-gumas etapas da migração para a nova plataforma tenham aguçado o desafio da mudança. A transferência de dados entre o an-

tigo e o novo sistema é um exemplo. A estrutura de base de dados SAP é mais complexa que a usada anterior-mente pelo Grupo, exigindo mais da-dos e maior detalhe da informação. Desta forma, as equipas tiveram de trabalhar sobre a qualidade dos da-dos para garantir o sucesso da transferência. Hoje tiram partido dessas características. O Grupo Azevedos decidiu ainda fa-zer a validação do novo sistema infor-mático durante a implementação do SAP. Este processo de qualificação do sistema tinha como objetivo ga-rantir que no dia do arranque do SAP

tudo estava a funcionar de acordo com os requisitos da indústria farma-cêutica. A tarefa adicionou mais algu-ma complexidade ao processo de im-plementação, mas não comprometeu timings nem resultados, quer do lado da empresa quer do lado do parceiro de implementação SAP escolhido. Para o cumprimento de prazos e ob-jetivos, e no que ao empenho das equipas internas diz respeito, terá sido crucial a dedicação dos colabo-radores. “Temos um grupo de cola-boradores de bom nível. São pesso-as de elevado profissionalismo que conhecem o negócio muito bem e que se dedicaram ao projeto de for-ma muito empenhada”, sublinha Pau-lo Moreira, acrescentando este ele-mento aos fatores críticos no sucesso da implementação.No que diz respeito ao parceiro de consultoria SAP selecionado, Paulo

Moreira não poupa elogios: “A ROFF disponibilizou todos os recursos ne-cessários não só face ao requisitos iniciais, como também para respon-der aos que foram aparecendo ao longo do projeto. A equipa de consul-tores revelou uma enorme capacida-de de trabalho, uma focalização e um empenho tanto na persecução dos objetivos como no cumprimento do plano, notáveis. A gestão de projeto patenteou uma capacidade de traba-lho no mínimo ao nível da restante equipa, um enorme conhecimento do sistema e um grande domínio das ferramentas de gestão de projeto.”

“A nossa característica principal não está no desenvolvimento

de fórmulas mas na gestão da cadeia de medicamento.

Sendo especialistas nessa área precisamos de ferramentas

que nos suportem e que nos garantam perspectivas de podermos

sempre melhorar”

Paulo Moreira, gestor de projeto

Com a implementação concretizada foi tempo de avançar para a forma-ção, que se revelou eficaz e capaz de disseminar rapidamente pela or-ganização o conhecimento sobre o novo sistema SAP. Paulo Moreira destaca a metodologia de formação em cascata usada pela ROFF, considerando que é uma op-ção feliz. Os colaboradores são orga-nizados em grupos e só os primeiros recebem formação ministrada pelos consultores. A partir daí, quem rece-be formação é incumbido de a trans-mitir ao grupo seguinte e assim su-cessivamente, o que impõe compromissos no que se refere à ca-pacidade para fazer fluir rapidamente o conhecimento sobre a tecnologia. Otimizar a qualidade e a produtividade Vale ainda a pena referir que a imple-mentação do software de gestão SAP no Grupo Azevedos integra de raiz uma componente de armazém com RFID. O sistema veio substituir uma solução anterior para a monitori-zação do trânsito de bens e produtos nos armazéns e para transporte. A adoção da tecnologia RFID era um objetivo antigo, mas que tinha sido adiado para evitar trazer mais com-plexidade ao anterior ecossistema TI. Era uma mudança que tinha como principal objetivo a monitorização da qualidade, sublinha Paulo Moreira. “Queremos garantir ainda mais que quando uma palete sai do nosso ar-mazém e entra num camião vai para o local certo e que acontece o mes-mo quando uma palete sai do arma-zém para a produção”. Para tal, foram implementados três processos: pórticos que controlam a expedição de produtos, a transfe-

“De facto temos a noção que os processos estão mais ligeiros. Funcionam

hoje de uma forma muito mais lean, muito mais célere e com menos passos”

Paulo Moreira, gestor de projeto

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rência de stock, e as operações de entrega no armazém. Tal como conclui em relação à imple-mentação da plataforma de gestão, Paulo Moreira acredita que a introdu-ção deste novo sistema RFID no ar-mazém de uma das empresas do grupo,terá um importante impacto, não só ao nível da qualidade, mas também da produtividade, permitindo que os colaboradores consumam menos tempo a realizar tarefas. No dia a dia do grupo Azevedos vá-rios aspetos já atestam a mais-valia da mudança. “Diariamente há um conjunto de benefícios para o utiliza-dor que são difíceis de quantificar, mas que são extremamente impor-tantes”, reconhece Paulo Moreira.“Por exemplo a transposição entre a consulta de uma ordem de venda e de um stock é uma coisa muito fácil em SAP. Este é um exemplo, mas podia dar vários outros que demons-tram a simplicidade do sistema na passagem de uma tela para outra, com um simples clique, e a possibili-dade de rapidamente voltar atrás”. Outro exemplo de simplificação re-

conhecido ao SAP reflete-se no pro-cesso intercompany. “Temos várias empresas no grupo que realizam ne-gócios entre si. Antes tínhamos or-dens de compra e de venda sucessi-vas para suportar todo o processo. Hoje uma ordem de compra sustenta

todo o processo, em cascata”, deta-lha ainda o gestor de projeto. No futuro o Grupo Azevedos preten-de manter a aposta forte nos siste-mas de informação, o que pode pas-sar por novos investimentos em várias áreas como a implementação de um workflow para a gestão docu-mental, para apoiar a aprovação dos processos de compra. Ou, no que à parceria com a SAP diz respeito, o alargamento da expressão do módu-lo de QM (Quality Management) para fazer a gestão integral do labo-ratório, algo que na implementação original ainda não ficou assegurado. Os próximos investimentos estão em agenda, mas não têm data nem or-dem estabelecida para acontecer. A prioridade, para já, é aprofundar co-nhecimentos no SAP e tirar cada vez mais partido de uma plataforma que tem merecido boas críticas dos colaboradores. “De facto temos a noção que os processos estão mais ligeiros. Fun-cionam hoje de uma forma muito mais lean, muito mais célere e com menos passos”, remata Paulo Moreira.

Em outubro de 2012, o Grupo Azeve-dos foi distinguido pela SAP Iberia com o Prémio Gold nos SAP Quality Awards 2012, na categoria de “Mé-dias Implementações”, pelo inovador projeto de implementação do sistema SAP ERP realizado pela ROFF.

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“Temos um grupo de colaboradores de bom nível. São pessoas de elevado

profissionalismo que conhecem o negócio muito bem e que se dedicaram

ao projecto de forma muito empenhada”

Paulo Moreira, gestor de projeto