Governador do Estado de São Paulo · 04-Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros – AVCB, caso seja...

Governador do Estado de São PauloGERALDO�ALCKMIN

Secretário de Estado de Desenvolvimento SocialRODRIGO�GARCIA

Secretário AdjuntoNELSON�LUIZ�BAETA�NEVES�FILHO

Chefe de GabineteCARLOS�ALBERTO�FACHINI

Equipe ColaboradoraCARLOS�ALBERTO�FACHINI

ELIZABETH�FERRARI�PAIVA�RIBEIROJAIME�ROBERTO�POLETTILIGIA�REGINA�BATISTA

MARCIA�FERRARI�PAIVA�RIBEIROSUELI��ISABEL�TAMELINI

Editoração Gráfica e RevisãoDENISE�M.�VALSECHI�PULICI

LEONARDO�MELO

Equipe ColaboradoraFLAVIO�RAMIREZ�JORDÃO

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MANUAL DE ORIENTAÇÃO PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOSAQUISIÇÃO DE EQUIPAMENTOS / OBRAS

- PREFEITURAS / ENTIDADES -

INTRODUÇÃO

Este manual tem por finalidade explicitar as Normas de Prestação de Contas que integram o conjunto das obrigações assumidas pelo Município/Entidade Social em convênio firmado com o Estado de São Paulo, por meio da Secretaria de Desenvolvimento Social - SEDS, e de orientar as Prefeituras Municipais/Entidades Sociais quanto à correta apresentação à Diretoria Regional de Assistência e Desenvolvimento Social - DRADS, dos documentos componentes das prestações de contas dos recursos estaduais recebidos.

As orientações contidas neste manual devem ser seguidas apenas para convênios celebrados que tenham em seu objeto: INVESTIMENTO (aquisição de equipamentos ou obras), não se aplicando aos Convênios para atender Despesas de Custeio referentes ao Programa de Proteção Social Básica e Especial.

São Paulo, dezembro de 2014.

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PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL.............................................PÁG. 04

PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL................................................. PÁG. 07

NORMAS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS.......................................PÁG. 09

ANEXOS..........................................................................................PÁG. 11

NDICE



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PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL



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1) PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL

A Prefeitura Municipal ou Entidade Social deverá prestar contas das parcelas repassadas pelo Estado TRIMESTRALMENTE, mês a mês.

Essa Prestação de Contas PARCIAL será composta pelos documentos abaixo relacionados:

1- Ofício do Sr. Prefeito Municipal ou Presidente da Entidade Social encaminhando a Prestação de Contas Parcial à DRADS/SEDS.

2- Demonstrativo Trimestral de Despesas (Anexo I);

3- Extrato bancário da conta corrente vinculada ao convênio, mês a mês;

4- Extrato das aplicações no mercado financeiro, mês a mês.

No caso de Obras, independentemente do prazo trimestral exigido da prestação de contas, será obrigatória a apresentação do Relatório de Evolução de Obras (Anexo II), que deverá ser entregue mensalmente na DRADS, devidamente atualizado com a finalidade de acompanhamento e demais ações pertinentes junto ao Cadastro de Obras e Ações do Governo - COAG.

OFÍCIO

O Ofício de encaminhamento da Prestação de Contas Parcial à DRADS/SEDS deverá, necessariamente, fazer menção aos documentos anexados e à data de entrega.

Caso haja alguma justificativa a ser feita, a Prefeitura Municipal/Entidade Social deverá aproveitar esta oportunidade para fazê-lo de maneira circunstanciada e, se for caso, juntar a documentação comprobatória.



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EXTRATO BANCÁRIO DA CONTA CORRENTE VINCULADA AO CONVÊNIO

O extrato bancário deverá partir do crédito e do último saldo apresentado à DRADS/SEDS até o saldo do último dia a que se refere a Prestação de Contas, de modo que a sequência dos extratos bancários apresentados na totalidade das Prestações de Contas do Convênio abranja toda a movimentação ocorrida na conta corrente.

EXTRATO DAS APLICAÇÕES NO MERCADO FINANCEIRO

O extrato das aplicações será encaminhado conforme o tipo de aplicação utilizada, de acordo com o parágrafo 4º, da Lei Federal nº 8.666, de 21/06/1993, com respectivas alterações e Inciso III, da Cláusula Terceira do Termo de Convênio: “Os saldos de convênio, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente aplicados em caderneta de poupança de instituição financeira oficial se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês, ou em fundo de aplicação financeira de curto prazo ou operação de mercado lastreada em títulos da dívida pública, quando a utilização dos mesmos verificar-se em prazos menores que um mês”.



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PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL



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2) PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL

A Prefeitura Municipal ou Entidade Social deverá apresentar a Prestação de Contas FINAL, no prazo máximo de 30 (trinta) dias contados a partir da data do término da vigência do convênio.

Em se tratando de aquisição, no prazo máximo de 30 (trinta) dias contados da emissão da nota fiscal do último bem adquirido (§ 1º da Cláusula Terceira).

A Prestação de Contas FINAL será composta pelos documentos abaixo relacionados:

1- Ofício do Senhor Prefeito Municipal ou Presidente da Entidade Social encaminhando a Prestação de Contas FINAL à DRADS/SEDS.

2- Demonstrativo Integral da Receita e da Despesa, evidenciando o saldo e quando for o caso, os rendimentos auferidos da aplicação no mercado financeiro (Anexo III);

3- Relação de Pagamentos efetuados com recursos financeiros liberados pela Secretaria, acompanhada dos respectivos comprovantes de realização de despesas (Anexo IV);

4- Extratos bancários da conta bancária específica do convênio mês a mês;

5- Extrato das aplicações no mercado financeiro, mês a mês;

6- Comprovante do recolhimento dos recursos não utilizados, quando houver, à conta “C”, em nome desta Secretaria, junto ao Banco do Brasil S/A, sob o nº 001/1897-X/100.912-5.

No caso de Obras, incluir:

01-Laudo Técnico assinado pelo engenheiro responsável pela Obra;

02-Termo de Recebimento Definitivo da Obra, incluindo a data de início e término da obra;

03-Auto de Conclusão da Obra;

04-Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros – AVCB, caso seja exigido o projeto na formalização do ajuste;

05-Cronograma Físico-financeiro da obra, devidamente atualizado.

No caso de Aquisição de Equipamento, incluir:

01-Relatório da Execução Fisíco-Financeiro (Anexo V);

02-Relação dos bens adquiridos com os repasses financeiros da Secretaria.

Observações importantes:

Notas Fiscais: sem rasuras, quantidade unitária e total, soma total, data, nome da conveniada, n.º do Processo SEDS_/__, CNPJ, carimbo do Órgão concessor no corpo da nota fiscal: “Exemplo: Pago com Recurso Estadual – Convênio SEDS”.

Comprovação: ordem cronológica, datas do recebimento do recurso, número de documentos e soma.



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NORMAS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS



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3) NORMAS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

Depositar e movimentar os recursos repassados exclusivamente através da conta vinculada ao convênio.

Não deixar os recursos paralisados na conta corrente, devendo aplicá-los, revertendo os rendimentos auferidos para o objeto do convênio (Incisos 1 e 2 do § 2º da Cláusula Sexta).

Não retirar os recursos da conta para qualquer outro fim que não seja o da realização do objeto a que se refere o convênio, seja qual for o argumento e o período de retirada, sob pena de rescisão do convênio e devolução dos recursos recebidos, devidamente atualizados (§ 2º da Cláusula Terceira e § 2º da Cláusula Sexta).

Efetuar despesas em conformidade com a relação de materiais e serviços apresentados no Plano de Trabalho.

Não realizar nenhuma despesa antes da assinatura do convênio.

Complementar, com recursos próprios, a execução do objeto deste convênio se os recursos repassados pela Secretaria forem insuficientes, independentemente da contrapartida.

Manter um arquivo contendo a documentação contábil das despesas pagas com os recursos do convênio.

Sempre que solicitado pela SEDS/DRADS, prestar os esclarecimentos e/ou apresentar os documentos necessários relacionados ao convênio.

Caso o objeto conveniado não possa ser cumprido dentro da vigência, solicitar a prorrogação do prazo, justificando os motivos (§ 1º da Cláusula Sétima).

Prestar contas em consonância com as normas editadas pelo Egrégio Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (Instrução n.º 01/2008, da Resolução 08/2008 e Resolução nº 06/2014 - D.O.E. 16/04/2014).

1-

4-

2-

5-

3-

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ANEXOS



Data doDocumento

05/05/2010

06/05/2010

Total..................................................................................................... .........................

Especificação do Documento

N.F. 4332

N.F. 0365

Natureza da Despesa

Aquisição de equipamento

1º medição de obra

Valor

R$ 7.200,00

R$ 5.000,00

R$ 12.200,00

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ANEXO I

DEMONSTRATIVO TRIMESTRAL DE DESPESAS

Período: ___________________________________________________________________

Órgão Concessor: ___________________________________________________________

Conveniada: ________________________________________________________________

Processo: __________________________________________________________________

Vigência do Convênio: _______________________________________________________

Data de Recebimento do Recurso: _____________________________________________

Valor Recebido no Trimestre: _________________________________________________

Saldo do Trimestre Anterior: ___________________________________________________

Os documentos abaixo relacionados correspondem ao valor comprovado no trimestre para execução do referido convênio.

Ex: Execução Direta e Indireta

Número de Documentos Relacionados: _________________________

Total das Despesas Comprovadas: _____________________________

Saldo para o Próximo Trimestre: _______________________________

Justifico na qualidade de responsável pela (Prefeitura ou Entidade) que a documentação acima

relacionada comprova a exata aplicação dos recursos para os fins indicados.

DATA:.../...../......

_________________________________________________ASSINATURA (do Prefeito ou responsável pela Entidade)

MODELO: (Papel Timbrado da Conveniada)



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ANEXO II

MODELO: (Papel Timbrado da Conveniada)RELATÓRIO DE EVOLUÇÃO DE OBRAS

Assunto: Ex: Construção da sede do CCI

Endereço: (da obra)

Prazo do Convênio:

Área de Construção:

Contrapartida daPrefeitura/Entidade:

Data de Início

% Executada da Obrana data:

Previsão de Término:

Engenheiro/Arquit.Responsável:

Telefone do resp. técnico da obra:

Observações:

Elaborado por: CREA:

CREA:

Área do Terreno:

Valor do Convênio:

Data do repasse do recurso:Data da Assinatura:

DADOS DO CONVÊNIO

DADOS DA OBRA

Data: (do preenchimento)

Obs: Incluir Relatório Fotográfico contendo no mínimo 4 fotos coloridas e datadas.



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ANEXO III

MODELO:- (Papel Timbrado da Conveniada)

DEMONSTRATIVO INTEGRAL DAS RECEITAS E DESPESAS

ÓRGÃO PÚBLICO CONVENENTE:

ENTIDADE CONVENIADA:

CNPJ:

ENDEREÇO e CEP:

RESPONSÁVEL(IS) PELA ENTIDADE:

CPF:

OBJETO DO CONVÊNIO:

EXERCÍCIO:

ORIGEM DOS RECURSOS (1):

DOCUMENTO DATA VIGÊNCIA VALOR - R$

Convênio nº

Aditamento nº

Aditamento nº

DEMONSTRATIVO DOS RECURSOS DISPONÍVEIS NO EXERCÍCIO

DATA PREVISTA PARA O

REPASSE (2)

VALORES PREVISTOS (R$)

DATA DO REPASSE

NÚMERO DO DOCUMENTO DE

CRÉDITO VALORES REPASSADOS (R$)

(A) SALDO DO EXERCÍCO ANTERIOR

(B) REPASSES PÚBLICOS NO EXERCÍCIO

(C) RECEITAS COM APLICAÇÕES FINANCEIRAS DOS REPASSES PÚBLICOS

(D) OUTRAS RECEITAS DECORRENTES DA EXECUÇÃO DO AJUSTE (3)

CONVÊNIO

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(1) Verba: Federal, Estadual ou Municipal, devendo ser elaborado um anexo para cada fonte de recurso.

(2) Incluir valores previstos no exercício anterior e repassados neste exercício. (3) Receitas com estacionamento, aluguéis, entre outras.

O(s) signatário(s), na qualidade de representante(s) da (nome da entidade) vem indicar, na forma abaixo detalhada, as despesas incorridas e pagas no exercício/20XX bem como as despesas a pagar no exercício seguinte.

DEMONSTRATIVO DAS DESPESAS INCORRIDAS NO EXERCÍCIO ORIGEM DOS RECURSOS (4):

CATEGORIA OU FINALIDADE DA

DESPESA (8)

DESPESAS CONTABILIZADAS NESTE EXERCÍCIO

(R$)

DESPESAS CONTABILIZADAS EM EXERCÍCIOS ANTERIORES E PAGAS NESTE

EXERCÍCIO (R$) (H)

DESPESAS CONTABILIZADAS

NESTE EXERCÍCIO E PAGAS NESTE

EXERCÍCIO (R$) (I)

DESPESAS CONTABILIZADAS

NESTE EXERCÍCIO A PAGAR EM

EXERCÍCIOS SEGUINTES (R$)

Recursos humanos (5)

Recursos humanos (6)

Medicamentos

Material médico e hospitalar (*)

Gêneros alimentícios

Outros materiais de consumo

Serviços médicos (*)

Outros serviços de terceiros

Locação de imóveis

Locações diversas

Utilidades públicas (7)

Combustível

Bens e materiais permanentes

Obras

Despesas financeiras e bancárias

Outras despesas

(E) TOTAL DE RECURSOS PÚBLICOS (A + B+ C + D)

(F) RECURSOS PRÓPRIOS DA ENTIDADE CONVENIADA

(G) TOTAL DE RECURSOS DISPONÎVEIS NO EXERCÎCIO (E + F)

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TOTAL

(4) Verba: Federal, Estadual, Municipal e Recursos Próprios, devendo ser elaborado um anexo para cada fonte de recurso. (5) Salários, encargos e benefícios. (6) Autônomos e pessoa jurídica. (7) Energia elétrica, água e esgoto, gás, telefone e internet. (8) No rol exemplificativo incluir também as aquisições e os compromissos assumidos que não são classificados contabilmente como DESPESAS, como, por exemplo, aquisição de bens permanentes. (*) Apenas para entidades da área da Saúde.

DEMONSTRATIVO DO SALDO FINANCEIRO DO EXERCÍCIO

(G) TOTAL DE RECURSOS DISPONÍVEL NO EXERCÍCIO

(J) DESPESAS PAGAS NO EXERCÍCIO (H+I)

(K) RECURSO PÚBLICO NÃO APLICADO [E – (J – F)]

(L) VALOR DEVOLVIDO AO ÓRGÃO PÚBLICO

(M) VALOR AUTORIZADO PARA APLICAÇÃO NO EXERCÍCIO SEGUINTE (K – L)

Declaro(amos), na qualidade de responsável(is) pela entidade supra epigrafada, sob as penas da Lei, que a despesa relacionada comprova a exata aplicação dos recursos recebidos para os fins indicados, conforme programa de trabalho aprovado, proposto ao Órgão Público Convenente. Local e data: Responsáveis pela Conveniada: (nome, cargo e assinatura)

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ANEXO IV

MODELO:- (Papel Timbrado da Conveniada)

REPASSE AO TERCEIRO SETOR RELAÇÃO DE GASTOS

ÓRGÃO CONCESSOR:_______________________________________________________________________

TIPO DE CONCESSÃO:_______________________________________________________________________

LEI AUTORIZADA: _________________________________________________________________________

OBJETO: __________________________________________________________________________________

EXERCÍCIO:________________________________________________________________________________ ENTIDADE BENEFICIÁRIA:__________________________________________________________________ CNPJ:______________________________________________________________________________________ ENDEREÇO E CEP:__________________________________________________________________________ RESPONSÁVEL(IS) PELA ENTIDADE:_________________________________________________________ VALOR TOTAL RECEBIDO:__________________________________________________________________ ORIGEM DOS RECURSOS:___________________________________________________________________

DATA D0 DOCUMENTO

ESPECIFICAÇÃO DO DOCUMENTO FISCAL(3)

CREDOR NATUREZA DA

DESPESA RESUMIDAMEN

TE

VALOR (RS)

TOTAL LOCAL e DATA: RESPONSÁVEL: (nome, cargo e assinatura)

(1) Auxílio, subvenção ou contribuição. (2) Origem dos recursos: federal, estadual ou municipal, devendo ser elaborado um Anexo para cada fonte de recurso. (3) Notas Fiscais e recibos.

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ANEXO V

MODELO: (Papel Timbrado da Conveniada)

RELATÓRIO DA EXECUÇÃO FÍSICO - FINANCEIRA

CONFORME PLANO DE TRABALHO APRESENTADO

PROCESSO N.º ................. Ref.: Período :...........................

Banco do Brasil S/A - Ag. N.º..........Conta Corrente n.º...........................

Descrição dos Equipamentos Adquiridos

Quantidade Valor

Total

________________________________________________ASSINATURA (do Prefeito ou responsável pela Entidade)

Data....../......../..........



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