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Gestão de Riscos Gestão de Risco Operacional nos Ambientes com uso intensivo de Planilhas Casos práticos Outubro 2010

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Gestão de RiscosGestão de Risco Operacional nos

Ambientes com uso intensivo de Planilhas

Casos práticos

Outubro 2010

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• Conceitos

• Contexto de uso

• Qual o desafio?

• O que fazer?

• Como transformar?

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Motivadores

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Missão InstiSys “auxiliar Clientes a elevar o valor de seus negócios com o uso de tecnologia aplicada a processos”.

Entendimento contínuo com níveis operacionais e executivos “quais seus desafios, o que faz parte da sua agenda?”

Entre as preocupações recorrentes :

Operação: “não vivo sem planilhas, mas sempre tenho pontos de auditoria” - “minhas planilhas são tratadas como inimigas, mas minha função é fechar negócios, ganhar dinheiro”

GRC: “dependo do dono da planilha para saber o que acontece no ambiente” - “é muito dinâmico, é difícil acompanhar sem travar o usuário”

TI: “queremos reduzir planilhas ao máximo” - “está na mão do usuário, minha ação é limitada”

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Questões base

• Quantas planilhas tenho?

• Quais são as críticas ao negócio?

• Operam corretamente? Como me asseguro?

• Como medir riscos de planilhas? Qual o grau de risco destas planilhas?

• O risco residual ainda é elevado?

• Quem desenvolveu, usa e altera? Como elas evoluem?

• Uso “melhores práticas”? Quais são?

• Estou em conformidade com reguladores?

• Como monitoro o que acontece em planilhas?

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Risco Operacional Compliance Produtividade

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Busca de solução

• O que existe de pesquisas ou materiais publicados sobre o assunto Gestão de Planilhas?

• Quais os “best practices” em escala global?

• Quais as exigências de reguladores?

• Como organizações tratam o assunto em outros países?

• Existem casos de referência?

• Existem soluções de tecnologia?

• Como implementar um modelo sustentável de Gestão de Planilhas?

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Contexto de uso

• Planilhas estão no mercado desde a década de 80.

• Existem acima de 400 milhões de usuários de planilhas Excel no mundo (estimativa Microsoft).

• Até 80% das organizações globais confiam no uso de planilhas para processos críticos de negócio (Forrester Research).

• Estes valores podem atingir 100% quando se trata de organizações de médio porte.

Na sua organização:• Quem é responsável pela gestão de risco operacional de planilhas?• Sua organização usa em processos críticos?• Como é sua confiança nos dados processados em planilhas?

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68%

32%

68%

32%

Contexto de uso

Ambiente de processamento de dados em organizações

Fonte: Baseline Consulting IT survey - USA

Controle de TI

Sistemas corporativos

Criação com processos formais

Desenvolvimento planejado –especificação, análise, desenvolvimento, produção, teste, suporte.

Controle de TI

Sistemas corporativos

Criação com processos formais

Desenvolvimento planejado –especificação, análise, desenvolvimento, produção, teste, suporte.

Aplicações de usuário final

Principalmente Excel

Criação “espontânea”

Desenvolvimento conforme necessidade –lógica do usuário, variação de raciocínio, evolução independente.

Aplicações de usuário final

Principalmente Excel

Criação “espontânea”

Desenvolvimento conforme necessidade –lógica do usuário, variação de raciocínio, evolução independente.

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Contexto de uso

74%

16%

10%

Sim, de várias fontes

Não

Em desenvolvimento

O Excel é utilizado para extrair dados de outros aplicativos para fins de relatórios?

40%

40%

42%

42%

48%

83%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Compliance

Outros

Posição de carteira

Risco

Dados de mercado

Modelagem

40%

40%

42%

42%

48%

83%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Compliance

Outros

Posição de carteira

Risco

Dados de mercado

Modelagem

Qual a intensidade de uso do Excel ao longo de processos?

Fonte: Pesquisa TAAB Group, Microsoft, Instituições Financeiras, 2009

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Contexto de uso

26%

19%

4%

10%

41%

Ultimo ano

Ultimos 3 anos

Mais que 4 anos

Nunca

Não sabe ao certo

37%

11%

17%

35%

Mais que 1,000

de 500 a 1,000

de 250 a 499

Menos que 250

Quantas planilhas críticas existem em sua organização?

Qual a auditoria mais recente em complexidade e riscos em planilhas?

Fonte: Pesquisa TAAB Group, Microsoft, Instituições Financeiras, 2009

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Contexto de uso

Arquivamento Maioria faz backup em servidor. >60% não usam prática de catalogar em uma biblioteca de referência para uso posterior.

Criação >90% das pessoas usam tempo para criação, maioria “do zero”, individualmente.

Implementação >80% iniciam desenvolvimento direto no computador, sem análise prévia de modelagem ou especificação – lógica do usuário)

Modificação Maioria envolve o desenvolvedor original, mais que 1/3 é realizado por usuários, sem teste de alteração.

Teste Usuários tem elevada confiança em suas planilhas. ~68% utiliza “bom senso” como ferramenta. ~40% também agregam alguma prática adicional. Maioria documenta com textos ou comentários na planilha

Treinamento ~50% das organizações não oferecem treinamento, uso de “gurus da casa”em planilhas. Treinamento existente em nível básico.

Utilização >88% compartilhada por grupos, uso distinto da criação inicial, em freqüência diária e mensal

Mapeamento geral de organizações relativo a uso de planilhas:

Fonte: Pesquisa SERP – Spreadsheet Engineering Research Project – Dartmouth, 2006

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Contexto de uso

Uso comum 70% enviam a planilha toda em compartilhamento , 15% adotam algum tipo de proteção.

Gestão de Risco 97% considera que planilhas tem um papel variando de “moderadamente importante” a “muito importante” e “crítico”. >50% consideram planilhas como médio a elevado risco. Desconhecimento de responsável pela Gestão de Risco de Planilhas.

Políticas e padrões <10% das organizações possuem padrões e políticas especificas de ciclo de vida de planilhas. >50% não sabem se padrões ou políticas são seguidas.

Fonte: Pesquisa SERP – Spreadsheet Engineering Research Project – Dartmouth, 2006

Mapeamento geral de organizações relativo a uso de planilhas: (cont.)

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Percepção de RiscoPercepção de Risco

Risco RealRisco Real

“Geralmente as organizações tomam conhecimento da dimensão real de Riscos com planilhas após a descoberta de uma ocorrência”-Spreadsheet Risk Interest Group

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Qual o desafio?

Planilhas são inevitáveis pelas suas vantagens

•Facilidade de uso e acesso.

•Múltiplas funcionalidades.

•Elevada flexibilidade.

•Independência de prioridades de TI.

•Configurada para necessidades do usuário.

•Comunicação com sistemas, fontes externas e múltiplos usuários.

•Elevada capacidade de cálculos complexos.

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Na prática...Na teoria...

Qual o desafio?

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Riscos...

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Qual o desafio?

Planilhas são vulneráveis:

• Erros: Taxas de erros em planilhas superiores a 80% em vários estudos chegaram a 100% das planilhas analisadas (empresas globais de auditoria, estudos acadêmicos, experiência profissional).

• Fraude: planilhas críticas são propensas a uso de funcionalidades para uso mau intencionado: células invisíveis, números mágicos, links, pastas e formulas ocultas, programação.

• Não conformidade regulatória: multas com organismos reguladores, risco residual elevado, efeitos na apropriação de capital, imagem da instituição.

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Amostra de casos descritos de problemas com uso de planilhas.

Instituição Valor estimado USD Tipo Ocorrência Impacto C&C Group - Erro Queda de 15% nas açõesVirginia Tech - Erro Imagem, confiança de investidoresBarclays-Lehman Brothers - Erro Erro levantamento de contratosCity of Flagstaff Arizona 75.000 Erro Apropriação de fundosWilliams de Broe Plc) 860.345 Falta de transparência Multa FSA Shurgard 1.400.000 Erro Queda de valor de ações, perda de confiançaCECO Environmental 2.000.000 Erro Revisão de resultados, imagemUniversity of Toledo 2.400.000 Erro Erro de orçamentoNevada City 5.000.000 Erro Erro de orçamentoJames Hardie Industries 5.000.000 Erro Valoração financeiraCredit Suisse 8.300.000 Falta de transparência Multa FSA Westpac 10.000.000 Erro Imagem, confiança de investidoresRedEnvelope 10.000.000 Erro Queda de valor de ações, perda de confiançaKodak 11.000.000 Erro Revisão de resultados, imagemTransAlta 24.000.000 Erro Perda financeiraBlueBay 27.000.000 Erro Multa FSA ProQuest 437.000.000 Fraude Fraude, perda financeiraNASA 644.000.000 Erro Revisão de resultados, imagemBank of Montreal 680.000.000 Fraude Fraude, perda financeiraAllied Irish Bank 700.000.000 Fraude Fraude, perda financeiraFannie Mae 1.200.000.000 Erro Revisão de resultados, imagemFidelity Magellan Fund 1.300.000.000 Erro Perda financeiraSociete Generale 7.100.000.000 Fraude Fraude, perda financeira

12.168.035.345

Qual o desafio?

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Amostra de casos descritos de problemas com uso de planilhas.

Instituição Valor estimado USD Tipo Ocorrência Impacto C&C Group - Erro Queda de 15% nas açõesVirginia Tech - Erro Imagem, confiança de investidoresBarclays-Lehman Brothers - Erro Erro levantamento de contratosCity of Flagstaff Arizona 75.000 Erro Apropriação de fundosWilliams de Broe Plc) 860.345 Falta de transparência Multa FSA Shurgard 1.400.000 Erro Queda de valor de ações, perda de confiançaCECO Environmental 2.000.000 Erro Revisão de resultados, imagemUniversity of Toledo 2.400.000 Erro Erro de orçamentoNevada City 5.000.000 Erro Erro de orçamentoJames Hardie Industries 5.000.000 Erro Valoração financeiraCredit Suisse 8.300.000 Falta de transparência Multa FSA Westpac 10.000.000 Erro Imagem, confiança de investidoresRedEnvelope 10.000.000 Erro Queda de valor de ações, perda de confiançaKodak 11.000.000 Erro Revisão de resultados, imagemTransAlta 24.000.000 Erro Perda financeiraBlueBay 27.000.000 Erro Multa FSA ProQuest 437.000.000 Fraude Fraude, perda financeiraNASA 644.000.000 Erro Revisão de resultados, imagemBank of Montreal 680.000.000 Fraude Fraude, perda financeiraAllied Irish Bank 700.000.000 Fraude Fraude, perda financeiraFannie Mae 1.200.000.000 Erro Revisão de resultados, imagemFidelity Magellan Fund 1.300.000.000 Erro Perda financeiraSociete Generale 7.100.000.000 Fraude Fraude, perda financeira

12.168.035.345

Qual o desafio?

Já houve problemas em sua organização?

Como ela trata este risco? Como melhorar a blindagem?

O risco é reconhecido pelo nível estratégico e operacional?

Consigo imaginar uma área crítica?

Já houve problemas em sua organização?

Como ela trata este risco? Como melhorar a blindagem?

O risco é reconhecido pelo nível estratégico e operacional?

Consigo imaginar uma área crítica?

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Qual o desafio?

Exigências de reguladores sobre gestão de Risco de Planilhas:

• Crescente exigência de reguladores – SOX 404, Basiléia II, Resolução 3380.

• Foco das Autoridades reguladoras / Fiscalização, por ex.: BACEN, CVM.

• Foco de avaliação de Auditoria Externa.

• Normas de Instituto de Auditores Internos – GTAG 14.

“Em junho de 2010, o Instituto de Auditores Internos publicou em suas diretrizes recomendações para reforçar a auditoria de aplicativos desenvolvidos por usuários, geralmente planilhas e bancos de dados sem supervisão de processos formais de TI”CFO - Julho 2010

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Qual o desafio?

Global Technology Audit Guide 14 – Guia prático emitido pelo Instituto de Auditores Internos.

•Capacidade Tecnológica para criar um inventário recorrente.

•Avaliação de Risco de ADUs (materialidade e complexidade).

•Identificação de erros lógicos ou mecânicos.

•Gerenciamento ativo de ADUs em todo ciclo de vida.

•Uso de assinatura eletrônica.

•Gerenciamento de planilhas interligadas.

•Gerenciamento de documentação para principais informações nas ADUs.

•Controle de mudanças, integridade de dados, versão e acesso.

•Monitoramento continuo para as manutenções de suporte em um ambiente controlado.

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Qual o desafio?

Adoção em Processos Críticos

Exigências de Reguladores

Interesses do Conselho

Negócios Regulatório

Perdas que afetem o valor da organização:•Integridade de resultados.•Uso sob controle.•Proteção de imagem

Perdas que afetem o valor da organização:•Integridade de resultados.•Uso sob controle.•Proteção de imagem

Conformidade interna e externa:•Políticas de uso corporativo.•Normas de reguladores.•Exigência de auditoria

Conformidade interna e externa:•Políticas de uso corporativo.•Normas de reguladores.•Exigência de auditoria

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Gestão de Planilhas

• Modelo de Gestão que ajuda a entender e mitigar os riscos decorrentes de uso de planilhas em processos críticos de negócio.

Requerimento Chave:

Automatização

Requerimento Chave:

Automatização

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O que fazer?

• Visão lógica de abordagem de instituições financeiras

Tratamento de ProcessosNegócio / Regulatório

Gestão de Riscos Ambiente Automatizado de Gestão de EUCs(*)

Risco Operacional Compliance Produtividade

(*) O conceito de EUC (end user computing) compreende planilhas Excel e MS Access® Databases

Uso de tecnologia de Gestão de Planilhas

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O que fazer?

• Escopo de trabalho para um modelo de gestão sustentável

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Processos de gestão Escopo de ocorrências Base de Política

1.Acesso.2.Alteração. 3.Versão.4.Documentação.5.Input.6.Segurança e integridade de

dados.7.Ciclo de desenvolvimento.8.Backup9.Arquivamento.10.Inspeção lógica.11.Segregação de tarefas.12.Integridade analítica.

1.Acesso.2.Alteração. 3.Versão.4.Documentação.5.Input.6.Segurança e integridade de

dados.7.Ciclo de desenvolvimento.8.Backup9.Arquivamento.10.Inspeção lógica.11.Segregação de tarefas.12.Integridade analítica.

• Novas planilhas.• Fórmulas.• Macros.• Links com outras planilhas,

quebrados, desconhecidos.• Linhas e colunas

escondidas ou deletadas.• Pasta de trabalho

escondida ou operando dentro de macros.

• Números mágicos.• Células invisíveis.• Erros de estrutura.• Formatos (CPF, CC, Conta)• ...

• Novas planilhas.• Fórmulas.• Macros.• Links com outras planilhas,

quebrados, desconhecidos.• Linhas e colunas

escondidas ou deletadas.• Pasta de trabalho

escondida ou operando dentro de macros.

• Números mágicos.• Células invisíveis.• Erros de estrutura.• Formatos (CPF, CC, Conta)• ...

• Objetivos de gestão de planilhas.

• Procedimentos de desenvolvimento de planilhas.

• Procedimentos de uso continuo na operação.

• Processos para gestão de alterações.

• Definição de política de avaliação de risco.

• ...

• Objetivos de gestão de planilhas.

• Procedimentos de desenvolvimento de planilhas.

• Procedimentos de uso continuo na operação.

• Processos para gestão de alterações.

• Definição de política de avaliação de risco.

• ...

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Alvo Planilhas Críticas

• Geração de um demonstrativo financeiro ou reporte regulatório.

• Cálculo de valores durante processos contábeis, financeiros e regulatórios.

• Processos utilizam planilhas em suas operações aos invés de sistemas.

• Manipulação de dados antes de input em aplicativos.

• Utilização como interfaces entre sistemas.

• Uso contínuo por razões de “time to market”.

• Histórico de problemas.

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Avaliação de Planilhas Críticas

• Cada organização segue seus próprios critérios de aferição de risco potencial de planilhas, mas boas práticas apontam para uma matriz de risco.

• A Política de uso de Planilhas é parte integrante na definição de parâmetros de risco, com processos de gestão adequados a cada grau de risco.

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O que fazer?

Instituição Desafios Risco

Cooperativa de Bancos, US, >200, Bi ativos, USA

Elaboração de demonstrativos financeiros trimestrais e anuais em planilhas.

Elevada complexidade e representatividade de planilhas, erros de programação e lógica, inputs, alterações não autorizadas, versões duplicadas, não conformidade com SOX 404 e FDIC

“Ao alavancar tecnologia com melhores práticas, implementamos uma solução sustentável para a mitigação de risco ao longo das planilhas do banco, assegurando simultaneamente que os requisitos de conformidade são cumpridos, e melhorando a produtividade para usuários finais." - Gerente de Desenvolvimento de TI Software, Cooperativa de Bancos

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O que fazer?• Adoção de política formal e apoiada pela Direção válida para toda

organização.• Escolha de ferramentas de tecnologia para repositório seguro na rede e

sistema de gestão de risco automatizado para controles chave nas planilhas consideradas críticas.

Preparação de

requisitos

Realização do Trabalho

Resultados

• Uso para mais de 150 usuários – gestão de risco corporativo, gestão de risco financeiro, contabilidade, analise de credito e operações.

• Monitoramento de alterações em formulas e lógica.• Controle automatizado de versão.• Controle de prazos de retenção e disponibilização de informação.• Envio de alertas relativos a alterações nas planilhas críticas e mudanças não

autorizadas.• Relatórios de gestão e trilhas de acesso.• Diagnostico automatizado para remediar erros lógicos ou formulas.

• Conformidade sustentável com SOX 404 em planilhas de elaboração de demonstrativos.

• Agilidade na revisão e aprovação de revisões em planilhas.• Agilidade em ciclos de auditoria por acesso a trilhas de informação.• Elevação de integridade de modelos financeiros.

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O que fazer?

Instituição Desafios Risco

Produtora de computadores e periféricos, informática, atuação global, usuários no Brasil.

Crescimento hiper acelerado com elevação do uso de planilhas.Suporte a múltiplos processos financeiros, como contabilidade, consolidação, precificação, tesouraria.

Perda de visão da extensão do uso de planilhas, elevação de risco, perdas financeiras, não conformidade com Auditoria Interna.Falha na implementação de praticas de ERM (Enterprise Risk Management).Elevação de custos de compliance com SOX.

“o uso de tecnologia permitiu simultaneamente a redução significativa de custos de Compliance e a mitigação proativa de riscos materiais em planilhas utilizadas nos processos críticos de negócio”- Gerente de Governança Corporativa, líder global em manufatura de informática.

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O que fazer?• Liderança formalizada da área de Governança Corporativa sobre o assunto

gestão de risco de planilhas.• Definição de política corporativa para adoção em todos os países de atuação

da empresa – decisão posterior de adotar abordagem por geografia.• Início com processos manuais, mas com elevada dependência do usuário

final, posteriormente adotada tecnologia automatizada.

Preparação de

requisitos

Realização do Trabalho

Resultados

• Uso para mais de 5,000 usuários de planilhas, centralizado na área de Governança Corporativa com estruturas globais dedicadas para capilarizar cultura.

• Realização de inventários separados por geografia e por tipo de atividade, os primeiros inventários retornaram milhares de planilhas. Priorização de regras para trabalhos.

• Realização de Risk Assessment em planilhas inventariadas.• Monitoramento de planilhas classificadas como críticas com adoção de

processo gradual de inspeção lógica – participação do usuário, em ondas.

• Conformidade sustentável com SOX 404.• Redução de grau de risco com baixo risco residual.• Ganho de eficiência nos processo de controle.• Disseminação de cultura.

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O que fazer?

Instituição Desafios Risco

Industria de Comunicação, DIRECTV

Elaboração de demonstrativos financeiros, consolidação gerencial, cálculo de impostos.Exigência de compliance com SOX

Não obter relatórios de conformidade com SOX.Sujeito a erros de programação e lógica, inputs, alterações não autorizadas, versões duplicadas.

“A utilização de tecnologia permitiu aumento da confiabilidade das informações gerenciadas por planilhas, ao mesmo tempo desenvolvendo uma solução sustentável para gestão de riscos operacionais e elevação de compliance”- Controles Internos e Compliance, DIRECTV

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O que fazer?• Criação de uma cultura corporativa baseada em políticas formais e de amplo

escopo. • Definição de requerimentos de metodologia e controle de uso, critérios de

classificação de risco.• Designação do coordenador de controles internos como dono do processo.• Implementação de processos manuais para validar planilhas críticas a cada

trimestre. Solução provada insustentável, escolha de automatização.

Preparação de

requisitos

Realização do Trabalho

Resultados

• Realização de inventário automatizado de planilhas com definição de parâmetros de avaliação de risco de planilhas.

• Identificação de planilhas críticas em operações financeiras e de contabilidade.• Separação de planilhas com classificação “High Risk” para os controles:

alteração, versão, acesso, documentação, backup, input, segurança e integridade de dados, arquivamento, analítico.

• Conformidade sustentável com SOX 404 em planilhas de elaboração de demonstrativos.

• Inserção de uma cultura de uso de planilhas combinada a processos de negócio – tradeoff agilidade vs controle.

• Ganho de credibilidade de informações processadas em planilhas.• Ferramentas para usuários de planilhas conseguirem controlar seus ambientes

de operação reduzindo erros.

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O que fazer?

Em suma, um “mapa de ação” pode envolver:

• Demonstrar para envolvidos (operacional e estratégico) a existência de Riscos.

• Obter patrocínio executivo para ações de mitigação de riscos.

• Apontar executivo responsável frente ao Conselho.

• Apontar áreas prioritárias para escopo – impacto no negócio.

• Desenhar políticas de uso de planilhas.

• Definir e implementar metodologia de Gestão de Riscos.

• Dar transparência do nível de risco ao primeiro escalão e Conselho.

• Ampliação de escopo – roll out

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Como transformar?

O objetivo é obter um equilíbrio entre Controles Internos e Negócios em que o resultado final é maior agregação de valor para o banco.

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Como transformar?• Implementar processos automatizados de Gestão de Planilhas com

benefícios para as estruturas de Controle e Negócios.

Gestão de Riscos – Controle Suporte à Operação – Produtividade

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“Big Brother” “Braço Direito”

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Como transformar?

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• Objetivos de gestão de planilhas.• Procedimentos de desenvolvimento de

planilhas.• Procedimentos de uso continuo na

operação.• Processos para gestão de alterações.• Definição de política de avaliação de risco.• Formatos de relatórios para gestão.• Atribuição de responsabilidade e controle.• Descrição de processos, rotinas,

responsáveis e ferramentas.

• Objetivos de gestão de planilhas.• Procedimentos de desenvolvimento de

planilhas.• Procedimentos de uso continuo na

operação.• Processos para gestão de alterações.• Definição de política de avaliação de risco.• Formatos de relatórios para gestão.• Atribuição de responsabilidade e controle.• Descrição de processos, rotinas,

responsáveis e ferramentas.

• Políticas de uso

As políticas devem servir de base para funcionamento automatizado

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Como transformar?

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• InventáriosBusca em vários locais da rede, cobertura total

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Como transformar?

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• Avaliação de Risco

Critérios de risco em materialidade

Critérios de risco em materialidade

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Como transformar?

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• OtimizaçãoDiagnóstico de erros na planilha – estrutura analítica

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Como transformar?

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Modelo de Gestão de Risco alinhado a Desempenho do

Negócio

Assegurar cumprimento de

políticas – controle ativo.

Evolução de GRC

Remediar ocorrências –

passivo.

0

1

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3

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5

6

Políticas formais

Ferramentas disponíveis

Treinamento de usuários

Engajamento executivo

Práticas de controle

Foco de Auditoria

• Envolvimento de múltiplas dimensões na solução adotada.

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6. Controles automatizados são parte integrante de processos

5. Tem controles automatizados.

4. Utiliza melhores práticas em controle e desenvolvimento de planilhas.

3. Tem uma política de EUC com controles manuais.

2. Tem uma política de EUC mas sem controles.

1. Ausência de controles para operações de planilhas e EUC em geral.

Maturidade do processo de

gestão de EUCs

Exposição a riscos e não

conformidades

Como transformar?

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• Maturidade de Praticas de Controle0

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Inventário de planilhasInventário de planilhas críticas

Ambiente de operação de planilhasEstrutura de gestão do controle do ambiente de planilhas

Risk assessment regras próprias e parâmetros de mercado

Monitoramento contínuo do ambiente de planilhas – alertas, dashboards – exceções, risco, alterações relevantes.

Visualização do ambiente crítico

Como transformar?

Atualização de políticas de uso Melhorias no ambiente e processos

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Obrigado!!Questões?

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