Gestão Informatizada de Projetos - Alan...

Gestão Informatizada de

Projetos

Sistema de Aprendizado Rápido Passo a Passo

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Sumário

1. CONTEXTUALIZAÇÃO DO CURSO 1

1.1 OBJETIVOS 1 1.2 CONTEÚDO PROGRAMÁTICO 1 1.3 METODOLOGIA 2 1.4 BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA 2 BREVE CURRÍCULO DO PROFESSOR 2

2. MICROSOFT PROJECT 2003 3

2.1. INTRODUÇÃO 3 2.2. FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE 3 2.3. INFORMATIZAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS 5 2.4. O MICROSOFT PROJECT 2003 7 2.5. O AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT PROJECT 8 2.6. CONFIGURAÇÕES INICIAIS 14 2.7. FASES DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM O MICROSOFT PROJECT 15 2.8. FASE I - CRIAÇÃO DO PLANO DE PROJETO 16 2.9. FASE II – CONTROLE DO ANDAMENTO DO PROJETO 49 2.10. GERENCIAMENTO DE MÚLTIPLOS PROJETOS 59 2.11. EMISSÃO DE RELATÓRIOS 63

3. CONCLUSÃO 65

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1

1. Contextualização do Curso

1.1 Objetivos • Possibilitar uma adequada compreensão do aumento da eficiência e eficácia do

gerenciamento de projetos, obtido pela informatização das ferramentas gerenciais; • Desenvolver uma concepção de informática aplicada ao gerenciamento de

empreendimentos, contextualizada em um modelo de gerenciamento contemporâneo; • Desenvolver a habilidade crítica na utilização dos instrumentos do Microsoft Project,

de maneira a que o aluno tenha a percepção de sua utilidade, viabilidade e limitações.

1.2 Conteúdo programático Conceituação de ferramentas gerenciais: Definição. Principais ferramentas de planejamento e controle. Principais Aplicativos Computacionais para Gerenciamento de Projetos: aplicativos de uso geral e aplicativos de uso específico.

Apresentação do aplicativo MS-Project: O Ambiente de Trabalho do Microsoft Project. Modos de exibição no MSProject: Gráficos de Gantt, PERT e de Controle, Planilha e Gráficos de Recursos, Planilhas de Utilização de Tarefa e Recurso. Outros modos de exibição. Configurações Iniciais.

Gerenciamento do calendário: Definição dos calendários de projeto e de recurso. Inserção e remoção de feriados.

Gerenciamento da estrutura do projeto: Estabelecimento da duração das atividades. Análise PERT para estimativa de durações. Criação da estrutura analítica de projeto. Estabelecimento da rede de precedências. Determinação do caminho crítico.

Gerenciamento de recursos: Determinação e alocação de recursos. Determinação dos volumes de produção. Gerenciamento de conflitos

Atribuição de custos ao projeto: Calcular custos variáveis, custos fixos, lucro e BDI.

Acompanhamento da execução do projeto (controle): trabalhando com “linha de base”. Inserção de informações sobre o andamento do projeto. Comparação do planejado com o realizado: verificar se o andamento das tarefas difere do planejado, verificar se o trabalho das tarefas difere do planejado, verificar se o custo das tarefas difere do orçado. Reagendar as tarefas. Tabelas de acompanhamento.

Gerenciamento de múltiplos projetos e de subprojetos: Criação, inserção e exclusão de subprojetos. Criação do Pool de Recursos. Estabelecimento de relações de dependência entre projetos diferentes.

Gerenciamento e impressão de relatórios. • Relatórios de Visão Geral: Resumo do projeto, Tarefas de nível superior,

Tarefas críticas, Etapas, Dias úteis.

Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003

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• Relatórios de Atividades atuais: Tarefas não iniciadas, Tarefas com início breve, Tarefas em andamento, Tarefas concluídas, Tarefas que já deveriam ter

• rçamento estourado, Valor acumulado

1.3das ferramentas para gerenciamento de projetos serão s conceitos que envolvem a utilização do MS Project serão

afia recomendada ect 2003: Standard, Professional &

roject 2003. Rio de Janeiro. Ciência Moderna,

ciar Empreendimentos. Rio de janeiro: E-papers, 2002.

iniciado, Tarefas adiadas. Relatórios de custos: Fluxo de caixa, Orçamento, Tarefas com orçamento estourado, Recursos com o

• Relatórios de Atribuições: Quem faz o que, Quem faz o que e quando, Lista de tarefas pendentes, Recursos superalocados.

• Relatórios de Carga de trabalho: Uso da tarefa, Uso de recurso.

Metodologia Os principais aspectos apresentados, bem como otransmitidos de acordo com metodologia própria, formada por uma seqüência de passos logicamente relacionados e de fácil compreensão e assimilação, que acelera o processo de aprendizado.

1.4 BibliogrVargas, Ricardo Viana. Microsoft Office ProjServer. Rio de Janeiro: Brasport, 2004.

Figueiredo, Francisco Constant de, Figueiredo, Helio Carlos Maciel. Dominando Gerenciamento de Projetos com MS P2005

Stonner, Rodolfo. Ferramentas de Planejamento: Utilizando o MS Project para Geren

Breve Currículo do Professor

Carlos Alberto Pereira Soares é Doutor emEngenharia Civil e Arquiteto e Urbanista. Pr

Engenharia de Produção, Mestre em ofessor do Programa de Mestrado e

Doutorado em Engenharia Civil da Universidade Federal Fluminense (UFF), Assessor de Planejamento da Direção do Centro Tecnológico da UFF, professor convidado do FGV Management, Diretor Financeiro da AEFE e Assessor Especial da Associação dos Diplomados da Escola Superior de Guerra. É referee da Revista Árvore e de congressos científicos e atua como consultor com diversos artigos publicados. E-mail: [email protected]


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2. Microsoft Project 2003

2.1. Introdução Projeto pode ser entendido como um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo preciso, de acordo com parâmetros pré-definidos de prazo, custo, recursos, qualidade e risco.

Assim, gerenciamento de projeto é o processo de planejar, organizar e controlar as tarefas e recursos do projeto, em função de seus parâmetros.

A complexidade destas ações de gerenciamento, demandou, ao longo dos anos, a criação e aperfeiçoamento de ferramentas de planejamento e controle, que aumentassem a eficiência e eficácia dos processos de coleta, entrada, tratamento, visualização e análise de dados, bem como os de tomada de decisão.

Também representou avanço significativo para o gerenciamento de projetos, a informatização destas ferramentas, potencializando-as e possibilitando ampliar as oportunidades de sua utilização e aplicação.

2.2. Ferramentas de Planejamento e Controle Dentre as ferramentas de planejamento e controle de projetos destacam-se:

a) Estrutura de Divisão do Trabalho – EDT: A EDT é uma ferramenta de gerenciamento do escopo do projeto. Se fundamenta na decomposição de atividades complexas em conjuntos de atividades consideradas adequadas para o planejamento e controle. Assim as atividades são agrupadas em níveis, sendo que cada nível descendente representa um maior grau de detalhamento do projeto.

b) Cronograma de Barras: O cronograma de barras ou Gráfico de Gantt foi desenvolvido pelo americano Henrry L. Gantt (1913) e consiste em marcações de segmentos de reta em barras de um gráfico. Gantt criou este método visando a produção fabril, porém, na década de 30, também a construção civil passou a utilizá-lo para o planejamento e controle de seus projetos.

Sua montagem representa a alocação e nivelamento de recursos e a sua construção indica a evolução dos eventos, em divisões iguais sobre uma linha horizontal, na qual marca-se:

• Intervalos de tempo considerados • Trabalho planejado • Trabalho realizado

Este grafo é formado, desta forma, por linhas paralelas horizontais e verticais, onde, nas abcissas, são indicados os tempos gastos pelas atividades (anos, meses, semanas, etc.). e


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nas ordenadas são indicadas divisões do gráfico, que podem representar, tanto produtos, como serviços.

O gráfico de Gantt é muito utilizado para se representar cronogramas de mão-de-obra, de materiais e de equipamentos, sendo muito importante quando se utiliza a técnica de alocação e nivelamento de recursos.

c) Cronograma de Redes: Os cronogramas de redes, também chamados de redes de planejamento, se fundamentam na representação do projeto através de atividades interligadas.

O método PERT (EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE), surgiu em 1957 e foi, então, desenvolvido pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos, na execução do projeto do míssil POLARIS.

Por não haver experiência anterior quanto aos prazos de fabricação, cada fabricante forneceu os prazos máximo, normal e mínimo que achavam factíveis, para a produção de cada peça. Desta forma, dando-se um tratamento estatístico à estes prazos pode-se estimar o “tempo esperado” de fabricação de cada componente como sendo:

te = a+4m+b 6

O Desvio Padrão como: σ = b-a 6

E a Variância por: σ2.

Em função deste tratamento, o método PERT é chamado de “probabilístico”.

O método CPM (CRITICAL PATH METHOD), foi criado, também em 1957 pela E. I. Dupont de Neymours, para expandir seu parque fabril. A empresa se valeu de seu banco de dados, para determinar a duração das atividades semelhantes, o que possibilitou a criação de uma rede com uma única determinação do prazo de duração para cada atividade. Desta forma, o método CPM é conhecido como um método determinístico, por basear-se em uma única determinação, do prazo de duração de experiências anteriores, para cada atividade.

Com o passar do tempo estas técnicas se fundiram, passando a usar a denominação PERT/CPM.

Em 1964, o francês B. Roy, da Sorbone, desenvolveu o que chamou de “Diagrama de Precedência”, que recebeu, no Estados Unidos, o nome Rede Neopert, Diagrama de Blocos ou Método Francês. Neste método os tempos de duração podem ser determinados de forma probabilística ou determinística.

Nesta rede não existe atividade fantasma, uma vez que atividades paralelas são ligadas diretamente à atividade antecessora.

A interligação das atividades em uma rede ROY podem ser feita de quatro maneiras:

• Ligação Fim-Início (FI) • Ligação Início-Início (II) • Ligação Início-Fim (IF) • Ligação Fim-Fim (FF)

Estas ligações podem conter uma defasagem que pode ser: positiva ou negativa.


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d) Planilhas, Formulários e Gráficos: As planilhas, formulários e gráficos possibilitam que os dados sejam agrupados em função de suas especificidades, facilitando a visualização e entrada de dados. São exemplos as planilhas de custos unitários, as planilhas de quantitativos de produção, as planilhas de acompanhamento físico e financeiro, os formulários de apropriação de dados, os gráficos de recursos, etc.

2.3. Informatização do Gerenciamento de Projetos Informatizar o processo de gerenciamento de projetos consiste em utilizar recursos computacionais para o desenvolvimento das ações de gerenciamento. Normalmente consiste na informatização das ferramentas de planejamento e controle.

Segundo Goldhaber1, um Sistema Informatizado para Gerenciamento de Projetos (SIGP) deve atender aos seguintes critérios básicos:

• Relevância – por melhor que seja o tipo e a qualidade da informação processada pelo sistema, ele só será relevante para o gerenciador se a informação for usada;

• Tempestividade – deve permitir, em tempo hábil, análises da situação e adoção de medidas corretivas, quando necessárias;

• Confiabilidade – para ser válida a informação processada pelo SIGP tem que ser precisa e confiável; caso contrário, poderá gerar descrédito e a informação não será usada;

• Flexibilidade – considerando a extraordinária mutabilidade do cenário da obra ao longo de sua execução, é preciso que o SIGP atenda aos diferentes níveis de gerenciamento, aos diferentes tipos de projeto e aos gerentes funcionais;

• Economicidade – a relação custo/benefício de um SIGP deve ser compatível com o tamanho do projeto.

Existem diversos motivos que justificam a utilização de programas computacionais de Gerenciamento de Projetos, dentre os quais destacam-se:

• aumenta a produtividade das equipes de gerenciamento; • o conjunto de informações requisitadas pelos programas otimizam o processo de

gerenciamento; • efetuam de forma rápida e precisa os cálculos demandados pelo gerenciamento,

tais como os relativos ao agendamento, aos custos de tarefas e recursos, ao fluxo de caixa etc.;

• possibilitam relatórios profissionais, em tempo hábil para a correção de desvios; • aumentam a eficiência e eficácia das simulações de planejamento; • melhora a percepção de oportunidade ou necessidade de decidir; • minimizam a possibilidade de erros de planejamento e de avaliação das

alternativas quanto aos resultados. Dentre as ferramentas informatizadas mais simples de gerenciamento de projetos tem-se planilhas eletrônicas e gerenciadores de banco de dados.

1 GOLDHABER, Stanley. Construction managment, principles and practices. Jonh Wiley & Sons, New York, 1977


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As planilhas eletrônicas podem ser utilizadas para o planejamento e controle de recursos, para a elaboração de orçamentos, para o gerenciamento da apropriação de dados, para a elaboração de gráficos de planejamento e controle, etc.

Os gerenciadores de banco de dados podem ser utilizados para gerenciar os diferentes tipos de insumos utilizados no projeto, as produtividades do pessoal alocado ao projeto, os agendamentos, etc.

Por serem normalmente interativos, estes programas possibilitam que informações de ambos possam ser associadas e transferidas de um para outro, automatizando parte do processo de gerenciamento.

Os programas desenvolvidos especificamente para o gerenciamento de projetos possibilitam o planejamento, programação e controle, permitindo planejar atividades, gerenciar calendários, calcular datas, alocar e nivelar recursos, gerenciar custos, executar simulações e acompanhar o progresso do projeto, entre outros. São exemplos deste tipo de programas o Microsoft Project, o Primavera Project Planner e o CA-Superproject.

Também existem programas auxiliares, tais como os dedicados a orçamentação e análise de riscos. São exemplos destes programas o Volare, o Tron-Orc e o @Risk,

Face a popularidade do Microsoft Project, diversos programas possuem interfaces dedicadas a interagir com a sua base de dados (é o caso dos programas acima citados), incrementado suas potencialidades. Neste sentido, por exemplo, os programas de orçamentação possibilitam o gerenciamento de composições de custo, não disponíveis no Microsoft Project, e os de análise de risco possibilitam a utilização de funções de probabilidade, também não disponíveis no Microsoft Project.

Também existem programas que, embora possam ser utilizados sem o Microsoft Project, tem neste a razão de seu sucesso e permanência no mercado, tais como oWBS Chart Pro e o PERT Chart EXPERT.

O WBS Chart Pro é uma ferramenta utilizada na estruturação do escopo do projeto, possibilitando a criação de diagramas hierárquicos que refletem a Estrutura de Divisão do Trabalho - EDT. Apresenta poderosos recursos de sumarização, apresentação, impressão, e integração com a web.

Ele utiliza as informações contidas nos campos do Microsoft Project, estruturando-as em diagramas, de forma sincronizada. Qualquer alteração feita na EDT pode ser automaticamente refletida no Microsoft Project, e vice-versa.

Dentre as características informadas pela Critical Tools, fabricante do software, destacamos:

• cria diagramas EDT diretamente na tela, de forma extremamente rápida e fácil, sem limitações para o tamanho do gráfico ou para o números de tarefas;

• instala um botão na barra de ferramentas do Microsoft Project permitindo a criação de diagramas EDT com um simples clique;

• permite exibir todos os níveis, mostrar só as atividades resumo, esconder ramos da árvore, destacar marcos e tarefas do caminho crítico, etc;

• exibe campos do Microsoft Project nos diagramas EDT e faz sumarizações de valores e datas segundo os níveis da hierarquia;

• permite imprimir todo o gráfico, apenas uma seção, imprimir em escala e número de páginas especificado, incluir legendas, etc;


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• abre e salva arquivos no formato MPX (padrão do Microsoft Project que é comumente utilizado para transferência de dados entre ferramentas de gerência de projetos);

• cria e exibe diagramas EDT a partir de dados de outros programas, transferidos em formato MPX ou TXT;

• salva diagramas EDT como figuras em formatos JPEG,PNG, BMP e TIFF para, por exemplo, inserir essas figuras em documentos ou em páginas Web.

O PERT Chart EXPERT é uma ferramenta que auxilia o gerenciamento de projetos ao otimizar a criação de cronogramas de rede (PERT). Através de um simples processo de criação de gráficos, o PERT Chart EXPERT ajuda a identificar a ordem de ocorrência, as dependências e os relacionamentos entre as tarefas de um projeto.

Dentre as características informadas pela Critical Tools, fabricante do software, destacamos:

• cria redes PERT utilizando os dados do Microsoft Project. Todas as mudanças efetuadas são refletidas automaticamente no projeto de Microsoft e vice-versa;

• utiliza os filtros do Microsoft Project para delimitar as informações a serem exibidas;

• agrupa tarefas em faixas horizontais através da página usando campos tais como o nível sumário, nome do recurso e grupo do recurso;

• possibilita ocultar tarefas mantendo as relações de precedência destas com as demais;

• Permite exibir a rede PERT em uma escala de tempo (dias, semanas, meses, etc); • disponibiliza função Trace que possibilita selecionar uma tarefa e rastrear todas

as suas sucessoras ou predecessoras; • permite imprimir todo o gráfico, apenas uma seção, imprimir em escala e

número de páginas especificado, incluir legendas, etc; • abre e salva arquivos no formato MPX (padrão do Microsoft Project que é

comumente utilizado para transferência de dados entre ferramentas de gerência de projetos);

• salva diagramas EDT como figuras em formatos JPEG,PNG, BMP e TIFF para, por exemplo, inserir essas figuras em documentos ou em páginas Web.

2.4. O Microsoft Project 2003 O Microsoft Project é o mais popular dentre os softwares de gerenciamento de projetos atualmente existentes. Estima-se um universo de cerca de 5 milhões de usuários em todo o mundo.

Dentre as características apresentadas pelo Microsoft Project, destacam-se:

• é um software de gestão amigável, sendo facilmente compreendido pelo usuário; • dispõe dos conceitos e facilidades desenvolvidos pela Microsoft para o

Microsoft Office; • se adapta adequadamente às necessidades específicas do usuário; • possibilita o gerenciamento de projetos complexos, sendo orientado para a

tomada de decisão;


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• baseia-se no modelo Diagrama de Precedências. Portanto, as atividades do projeto são criadas na forma de blocos em vez de setas;

• possibilita trabalhar com tarefas recorrentes (as que ocorrem periodicamente); • permite estabelecer a estrutura de divisão do trabalho - EDT • permite trabalhar com diversos subprojetos simultaneamente; • permite estabelecer durações otimistas, pessimistas e esperadas (modelo

probabilístico) para as atividades; • os custos são alocados diretamente às atividades na forma de custos fixos ou de

custos dos recursos; • ressalta as partes críticas do projeto, possibilitando controlar e executar ações

corretivas a priori; • é compatível com a metodologia de gerenciamento de projetos do Project

Management Institute2; • apresenta preço acessível.

2.5. O Ambiente de Trabalho do Microsoft Project A área de trabalho do Microsoft Project assemelha-se às dos programas do Microsoft Office. Além da Barra de Menu, da Barra de Ferramentas, da Área de Edição e das Barras de Rolagem, contém: Barra de Modos: contém ícones de visualização das tabelas utilizadas com mais freqüência pelo usuário. Pode ser exibida ou ocultada selecionando o menu Exibir e clicando em Barra de modos. Tabelas de Entrada e Visualização de dados: nesta área são apresentadas as tabelas que possibilitam a entrada e visualização de dados. Cada tabela é formada por um conjunto de dados logicamente relacionados (agendamento, custos etc.) Área de Visualização Gráfica: destina-se a apresentação dos gráficos disponibilizados pelo Microsoft Project (Gráfico de Gantt, Gantt de Controle etc) Barra Separador Vertical (Cortina): separa a área de tabelas da área gráfica. Para movê-la para a esquerda ou para a direita basta apontar o mouse, pressionar o botão esquerdo e movimentá-la.

2 O PMI, sediado na Pensylvania, Estados Unidos, é uma organização sem fins lucrativos que visa promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizações da área.


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Tabelas de Entrada e Visualização de Dados

Área de Visualização Gráfica

Barra Separadora Vertical (Cortina)

Barra de Rolagem Vertical

Barras de Rolagem Horizontal

Área de Edição

Barra de Modos

Barra de Ferramentas

Barra de Menu

O Microsoft Project possui dois formatos básicos de exibição de informações: Tabelas: representam informações em linhas e colunas de forma similar a planilha Excell. As tarefas ou recursos são distribuídas pela linhas, enquanto nas colunas (no Microsoft Project são chamadas de campos) são disponibilizadas informações específicas sobre os mesmos. Gráficos: representam graficamente as informações. São exemplos de gráficos os modos de exibição Diagrama de Rede, Gráfico de Gantt, Gráfico de Recursos e Calendário. A seguir serão apresentadas as principais tabelas e modos de exibição do Microsoft Project:


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Gráfico de Gantt Calendário Diagrama de rede


11

Uso da tarefa Uso do recurso Planilha de recursos


12

Gráfico de Recursos Formulário Entrada de tarefas Tabela de Entrada


13

Tabela de custos Tabela de controle Tabela de trabalho


14

Tabela variação

2.6. Configurações Iniciais Após a instalação do Microsoft Project recomendamos que sejam efetuadas as seguintes configurações:

1 No menu Ferramentas clique em Opções e em seguida OK. 2 Selecione a ficha Agenda 3 Na caixa Mostrar unidades de atribuição como, selecione Decimal 4 Desmarque a caixa As novas tarefas são controladas pelo empenho 5 Clique em Definir como padrão e em seguida em OK..


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2.7. Fases do Gerenciamento de Projetos com o Microsoft Project

FASE I

Criação do Plano de Projeto FASE II

Controle do Andamento do Projeto

Inserir a data de apropriação dos dados

Atualizar como agendado

Inserir as datas de início e de término reais de uma tarefa

Inserir a duração real da tarefa

Atualizar o andamento da tarefa como porcentagem

Inserir custos reais das tarefas

1

2

4

3

5

6

Verificar se o andamento das tarefas difere do planejado

Verificar se o trabalho das tarefas difere do planejado

7

8

Verificar se o custo das tarefas difere do orçado 9

10 Reagendar as tarefas

1 Criar um arquivo de projeto

2 Definir calendários

3 Inserir tarefas e marcos

4 Criar a estrutura de divisão do trabalho

5 Inserir durações

6 Definir dependências entre tarefas

7 Inserir informações sobre recursos

8 Atribuir recursos

9 Identificar o caminho crítico

10 Definir os volumes de produção

11 Gerenciar conflitos de prazos,

recursos e custos

12 Adicionar custos fixos

13 Salvar uma linha de base


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2.8. FASE I - Criação do Plano de Projeto O Microsoft Project trata o plano de projeto como um modelo informatizado que gerencia o que será feito, quando será feito e por quem será feito. A seguir serão apresentados os principais passos para a elaboração do plano de projeto.

Passo 1 - Criar um arquivo de projeto É neste momento que são inseridas as informações iniciais sobre o projeto, tais como título, objetivo, nome do gerente do projeto etc. , além de sua data de início ou de término.

O Microsoft Project permite agendar o projeto de duas formas: a partir da data de início ou a partir da data de término.

Na primeira (mais usual) o Microsoft Project calcula a data de término do projeto a medida que são inseridas informações sobre o projeto.

Na segunda o Microsoft Project calcula a data de início do projeto de modo a que cada tarefa termine o mais tarde possível e a data de término ainda seja cumprida.

1 No menu Arquivo, clique em Propriedades e, em seguida, clique na guiaResumo.

2 Digite as informações relevantes sobre o projeto nas caixas de propriedades dearquivo.


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3 Na caixa Data de início, digite ou selecione a data em que você deseja iniciar oprojeto e clique em OK (se desejar agendar a partir da data de término, na caixaAgendar a partir de, clique em Data de término do projeto e na caixa Data detérmino, digite ou selecione a data de término a partir da qual o projeto seráagendado e clique em OK).

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POscoqutraaoO

OsdacapoOs

4 No menu Arquivo clique em Salvar. . 5 Digite um nome para o projeto na caixa Nome do arquivo e clique em Salvar.

servação: se necessário, as informações iniciais sobre o projeto poderão ser alteradas qualquer momento clicando em Informações sobre o projeto no menu Projeto, ou em opriedades no menu Arquivo.

asso 2 - Definir calendários calendários são conjuntos de dias e períodos de trabalho e de folga que definem mo os recursos alocados às tarefas (e as próprias tarefas) são agendados, assegurando e os recursos sejam agendados somente quando estiverem disponíveis para o balho. Neste sentido, os calendários se aplicam apenas aos recursos de trabalho e não s recursos materiais. Microsoft Project possibilita a utilização de três tipos de calendários: • Calendário do projeto: determina a forma como todas as tarefas são agendadas; • Calendário de tarefa: possibilita que algumas tarefas tenham um calendário

diferente do calendário do projeto; • Calendário de recursos: possibilita a determinação de um calendário para cada

recurso ou categoria específica de recursos; calendários de tarefas e de recursos são exceções à forma padrão de agendamento s tarefas (com base no calendário do projeto). Assim, possibilitam a definição de lendários específicos para o agendamento de tarefas ou recursos individuais, como, r exemplo, um recurso que necessite trabalhar durante o período de folga. calendários-padrão disponibilizados pelo Microsoft Project são: • Padrão - De segunda-feira a sexta-feira das 9:00 às 13:00 e das 14:00 às 18:00; • 24 horas - Diariamente de 00:00 às 00:00; • Turno da noite - De segunda-feira a sábado, de 23:00 às 03:00 e de 04:00 às

08:00.


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1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No menu Ferramentas, clique em Alterar período útil. 3 Clique em Opções, efetue as alterações necessárias e, quando terminar, clique em

OK: • Especifique quando a semana e o ano fiscal do projeto iniciam. • Especifique o horário de início e de término padrão para as datas de restrição

de tarefas em que você insere uma data, mas não inclui um horário. • Especifique quantas horas há em um dia e em semana e quantos dias há em

um mês. Estes valores serão utilizados quando da definição das durações dastarefas (vide item 5 – Inserir durações)

4 Para tornar essas alterações permanentes para todos os novos projetos do Microsoft Project, clique em Definir como padrão.

5 Clique em Ok para retornar a janela Alterar período útil

6 Selecione no campo Para o tipo de calendário base a ser adotado como padrãopara o projeto (são fornecidos três calendários base).

7 Caso seja necessário um calendário diferente dos fornecidos pelo MicrosoftProject Clique em Novo.

8 Na caixa Nome, digite um nome para o novo calendário. 9 Para começar com um calendário padrão, clique em Criar novo calendário base.

Para criar um novo calendário base a partir de outro existente, clique em Criaruma cópia do e, em seguida, clique no nome do calendário na caixa de calendárioe, em seguida, em OK.


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10 Efetue as alterações necessárias no calendário: • Para alterar dias específicos do calendário, selecione os dias que você deseja

alterar no calendário. • Para selecionar dias não-adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL e

clique nos dias. • Para selecionar dias adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique

no primeiro e no último dia que você deseja alterar no calendário. • Para alterar um dia da semana para todo o calendário, por exemplo, para que

as sextas-feiras terminem às 16:00, clique na abreviação do dia na parte superior do calendário. Para alterar todos os períodos de trabalho, porexemplo, para iniciar os dias de trabalho das terças às sextas-feiras às 9:00, clique na abreviação (como T para Terça) do primeiro dia de trabalho dasemana. Pressione a tecla SHIFT e clique na abreviação do último dia detrabalho da semana (como S para Sexta-feira).

11 Em Definir a(s) data(s) selecionada(s) como, clique em Usar padrão, Período defolga ou Período de trabalho não padrão.

12 Para alterar o Período de trabalho não padrão, digite as horas em que o trabalho deveráiniciar e terminar nas caixas De e Até, respectivamente. Em seguida clique em Ok.

Observações:

• se o calendário foi criado visando uma tarefa ou recurso, você precisará atribuí-lo a tarefa ou recurso;

• a alteração das opções da caixa de diálogo Opções (item 3) não afeta o calendário do projeto nem os calendários de períodos de trabalho dos recursos. Ela afeta somente o modo como o Microsoft Project converte as durações nas quantidades de tempo relacionadas usadas no projeto. Por exemplo, se na caixa Horas por dia for informado 8 horas e você inserir 3d no campo Duração, as barras de Gantt mostrarão 24 horas de duração. Se você definir Dias por semana como 5 e inserir uma duração de 1 semana, esse valor será convertido em uma duração de 40 horas.


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Passo 3 - Inserir tarefas e marcos Uma tarefa representa uma quantidade de trabalho (possui uma duração), enquanto um marco é uma tarefa sem quantidade de trabalho associada (não possui uma duração) utilizada para identificar eventos significantes, como a conclusão de uma certa fase do projeto. O Microsoft Project trabalha com dois tipos de tarefas: tarefas que ocorrem uma vez e tarefas recorrentes. Tarefa que ocorre uma vez: normalmente, um projeto consiste em uma série de tarefas relacionadas, que constituem a agenda do projeto, sendo normalmente inseridas na ordem em que elas provavelmente ocorrerão. Tarefa recorrente (tarefa que ocorre em intervalos previsíveis): uma tarefa pode ser configurada para ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Também pode ser especificada a duração de cada ocorrência, quando a tarefa ocorrerá e por quanto tempo ela deverá se repetir (um período de tempo ou o número específico de ocorrências). No Microsoft Project há várias maneiras de se inserir tarefas. A mais usual e prática é através da Tabela de Entrada, formada pelos seguintes campos:

Indicadores – coluna utilizada pelo Microsoft Project para informar ao usuário sobre especificidades de agendamento ou qualquer outra informação sobre a tarefa julgada importante.

•

• • • • • •

Nome da Tarefa - nome pelo qual a atividade é conhecida. Duração - duração da atividade. Início - data de início da atividade. Término - data de término da atividade. Predecessoras - atividades que se inter-relacionam com a atividade em questão. Nomes dos Recursos - nome dos recursos alocados à atividade.

Inserir uma tarefa.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No menu Exibir, clique em Tabela e em seguida em Entrada. 3 No campo Nome da tarefa, para cada tarefa digite o nome e pressione ENTER.

Observações:

• uma tarefa pode ser inserida entre tarefas existentes selecionando-se a linha abaixo da qual a nova tarefa deverá aparecer. No menu Inserir, clique em Nova tarefa e insira o nome da tarefa na linha inserida;

• as identificações das tarefas são automaticamente renumeradas depois que uma tarefa é inserida;


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• não insira datas nos campos Início e Término de cada tarefa. O Microsoft Project calcula as datas de início e de fim com base em como as tarefas estão relacionadas (o que será visto mais adiante).

Inserir uma tarefa recorrente.

1 No campo Nome da tarefa, selecione a linha abaixo da qual a tarefa recorrente deverá aparecer.

2 No menu Inserir, clique em Tarefa recorrente. 3 Na caixa Nome da tarefa, digite o nome da tarefa. 4 Na caixa Duração, digite a duração de uma única ocorrência da tarefa. 5 Em Padrão de recorrência, clique em Diariamente, Semanalmente, Mensalmente

ou Anualmente. 6 À direita de Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente,

especifique a freqüência da tarefa. 7 Em Intervalo de recorrência, digite uma data de início na caixa Início e selecione

Termina após ou Termina em. 8 Se tiver selecionado Termina após, digite o número de ocorrências da tarefa. Se

tiver selecionado Termina em, digite a data em que a tarefa recorrente deverá terminar.

9 Clique em OK. O

bservações: • as identificações das tarefas são automaticamente renumeradas depois que uma

tarefa é inserida; • se não for inserida uma data na caixa Início, o Microsoft Project usará a data de

início do projeto; • se a tarefa recorrente ocorrer em dias de folga, o Microsoft Project perguntará se

você deseja reagendar essas ocorrências; • para exibir todas as ocorrências de uma tarefa recorrente, clique no sinal de mais

ao lado da tarefa recorrente principal.


22

Inserir um marco. 1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No campo Nome da tarefa, digite o nome do marco. 3 No campo Duração, digite 0 e pressione ENTER.

Passo 4 - Criar a estrutura de divisão do trabalho Uma estrutura de divisão do trabalho (EDT) é criada no momento que o projeto é dividido em fases e subfases usando uma estrutura de tópicos hierárquica. No Microsoft Project, as fases ou subfases são representadas por tarefas de resumo. Uma tarefa que representa uma fase ou subfase é recuada para a esquerda, enquanto as tarefas que constituem a fase ou a subfase encontram-se recuadas para a direita, ou rebaixadas, sob ela.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 Selecione as tarefas que deverão fazer parte da fase ou da subfase. Para

selecionar várias tarefas, pressione CTRL e clique em cada tarefa. 3 Clique em Recuo para recuar a(s) tarefa(s) para a direita abaixo da fase ou

da subfase. Para desfazer o recuo clique em . A estrutura de divisão de trabalho pode ser representada por uma série de números, letras ou uma combinação de ambos. Um código de EDT identifica a posição exclusiva de uma tarefa na estrutura do projeto. Para trabalhar com códigos de EDT, você poderá adicionar uma coluna a um modo de exibição de planilha.

1 Para exibir códigos de EDT, selecione um modo de exibição de planilha queexiba tarefas.

• Para exibir a Planilha de tarefas, no menu Exibir, clique em Mais modos de exibição. Na caixa Modos de exibição, clique em Planilha de tarefas e,em seguida, clique em Aplicar.

• Para exibir o Gráfico de Gantt, no menu Exibir, clique em Gráfico deGantt.


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2 Clique no campo à direita do qual você deseja inserir uma coluna para o códigode EDT, como o campo Nome da tarefa, para inserir códigos de estrutura detópicos imediatamente à esquerda dos nomes de tarefa.

3 No menu Inserir, clique em Coluna. 4 Na caixa Nome do campo, clique em EDT e em seguida OK.

Observações:

• no Microsoft Project, todas as subtarefas de uma fase ou subfase devem estar diretamente abaixo da tarefa de resumo para serem incluídas na fase ou na subfase;

• para desfazer a estrutura de tópicos, recue todas as subtarefas e as tarefas de resumo do próximo nível para a esquerda até que todas as tarefas retornem ao mesmo nível da estrutura de tópicos;

• a colocação das tarefas em ordem hierárquica não cria automaticamente dependências entre tarefas. Para criar dependências, é necessário vincular as tarefas.


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Passo 5 - Inserir durações Você pode inserir as durações em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (s) ou meses (me). O Microsoft Project adota como padrão,

1 dia de trabalho = 8 horas; • • •

1 semana = 5 dias de trabalho. 1 mês de trabalho = 20 dias de trabalho

Você pode alterar estas informações acessando o menu Ferramentas – Alterar o período de trabalho – Opções (vide item 2 - Definir calendários). O Microsoft Project não permite que sejam digitadas durações nas atividades-resumo (em negrito), uma vez que estas durações são calculadas pelo programa através de suas atividades constituintes.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No campo Duração, da tarefa a ser alterada, digite a duração desejada. 4 Pressione ENTER.

Observação: quando as atividades forem executadas em períodos corridos de tempo (utilizando os períodos e dias de folga), devemos colocar o sufixo dd após a duração da atividade. Exemplo - 5 dias corridos = 5dd.

Passo 6 - Definir dependências entre tarefas Após inserirmos as durações das tarefas, devemos determinar como essas tarefas estão relacionadas entre si. Há vários tipos de relações entre tarefas, como vínculos que mostram uma tarefa iniciando enquanto outra termina. No Microsoft Project, esses vínculos são descritos como dependências entre tarefas. Também existem diferentes tipos de restrições que podem associar a data de início ou de término de uma tarefa a uma data específica.

Geralmente, as tarefas ocorrem em uma seqüência linear: as paredes são preparadas, pintadas, etc. No entanto, há exceções em qualquer projeto. Por exemplo, enquanto uma pessoa prepara as paredes para pintura, outra poderá pintá-la. Para criar uma seqüência,


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vincule tarefas dependentes e informe ao Microsoft Project o tipo de dependência entre elas. Normalmente, também é necessário definir o tempo de avanço ou de retardo entre tarefas, pois, algumas vezes, um vínculo de tarefa por si só não é suficiente para mostrar com precisão a relação entre as tarefas. Exemplo de relacionamentos entre tarefas:

B

B

B

B

Bd

B

O Microsoft Project cria um vínculo de térmVocê pode alterá-lo para um vínculo de inícioinício e também definir o tempo de avanço ou Criar dependências utilizando a coluna pred

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de 2 No campo Predecessoras digite par

predecessora e, quando for o caso, o t(conforme exemplo acima).

Para desvincular as tarefas basta apagar a infor

Gestão Informatiz

inicia após o término de A

inicia ao mesmo tempo que A

termina ao mesmo tempo que A

inicia 1 dia após o término de A

inicia quando faltar 1 dia para o término e A

inicia quando A estiver 50% concluída

ino a início entre as tarefas, por padrão. a início, término a término ou término a de retardo entre tarefas.

ecessoras Gantt. a cada tarefa o número da atividadeempo de avanço ou retardo entre tarefas

mação contida no campo Predecessoras

ada de Projetos – Microsoft Project 2003

26

Criar dependências utilizando o ícone

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que você deseja

vincular na ordem desejada. • Para selecionar tarefas não-adjacentes, mantenha pressionada a tecla

CTRL e clique no nome da tarefa. • Para selecionar tarefas adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e

clique na primeira e na última tarefa que você deseja vincular. 3 Clique em Vincular tarefas

Para desvincular as tarefas, selecione as tarefas desejadas no campo Nome da tarefa e clique em Desvincular tarefas . Criar dependências utilizando o Gráfico de Gantt

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 Clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora; 3 Arraste até a barra da atividade sucessora;


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Para desvincular as tarefas ou alterar o tipo de relacionamento basta clicar duas vezes na seta que une duas barras e clicar em excluir, ou modificar o relacionamento no campo Tipo.

Observação: todas as atividades que não tenham sucessoras devem ser ligadas ao marco de fim. (a dica é verificar no Gráfico de Gantt quais as barras que não possuem setas de ligação do lado direito e ligá-las ao marco de fim).

Passo 7 - Inserir informações sobre recursos Os recursos são responsáveis pela realização efetiva das tarefas do projeto. Há dois tipos de recursos: recursos de trabalho e recursos materiais. Os recursos de trabalho são as pessoas e os equipamentos que concluem as tarefas dedicando tempo (ou trabalho) às mesmas. Os recursos materiais são suprimentos, estoques ou outros itens consumíveis usados para concluir as tarefas no projeto. Dentre os exemplos de recursos materiais estão concreto, aço, madeira, papel, canetas, produtos químicos etc.

Os recursos materiais diferem dos recursos de trabalho de várias formas: • Os campos de taxa de horas extras e de grupo de trabalho encontram-se

desativados. • Não é possível especificar a disponibilidade da unidade. • Os recursos materiais não são redistribuídos. • Os recursos materiais não utilizam calendários de recursos. • O custo por uso funciona de forma diferente que nos recursos de trabalho

Depois de ter identificado o escopo e as tarefas do projeto, devemos criar uma lista de pessoas, equipamentos e materiais necessários à materialização do projeto. Isto é feito através da Planilha de Recursos, formada pelos seguintes campos:

• Nome do Recurso: digite o nome do recurso (pintor, ajudante, João, tinta PVA, betoneira etc.);

• Tipo: defina se o recurso é do tipo trabalho ou material;


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• Iniciais: automaticamente o Microsoft Project atribui iniciais. Altere se desejar; • Grupo: se desejar digite o nome do grupo a que o recurso pertence

(departamento, setor, etc) • Máximo: quantidade máxima de recursos disponíveis; • Taxa Padrão: custo do recurso por hora de trabalho normal; • Taxa Hora Extra: custo do recurso por hora extra de trabalho; • Custo por Uso: custo por utilização de uma unidade de recurso; • Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, início e fim); • Calendário: calendário de atividades do recurso.

Passo 7.1. Criar uma lista de recursos

1 No menu Exibir, clique em Planilha de recursos. 2 No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada. 3 No campo Nome do recurso, digite um nome de recurso. 4 Se desejar designar grupos de recursos, no campo Grupo do nome do recurso,

digite o nome do grupo. Recursos humanos e equipamentos

5 No campo Tipo, certifique-se de que o tipo de recurso esteja definido para opadrão de Trabalho.

6 No campo Unid. máximas do recurso, digite o número de unidades totaisdisponíveis para esse recurso. Você pode inserir unidades máximas como umaporcentagem (50%, 100%, 300%) ou como um decimal (0,5 - 1 - 3).

Recursos materiais

5 No campo Tipo relativo ao nome do recurso, selecione Material para recursosmateriais. Os campos Endereço de correio eletrônico, Grupo de trabalho e Logondo Windows são desativados para esse recurso e o campo Rótulo do material éativado. Também é desativado o campo Unid. máximas

6 No campo Rótulo do material, insira o rótulo (kg, m³ etc) para o recurso.

Passo 7.2. Definir taxas de pagamento para recursos O Microsoft Project calcula os custos dos recursos com base nas taxas normais e de horas extras ou nos custos por uso inseridos: • inserir taxas de recursos para que o Microsoft Project calcule os custos totais de

recursos com base em taxas inseridas para cada recurso. Observe que o Microsoft Project pode calcular os custos totais assim que os recursos baseados em taxas e os recursos com custos por uso forem atribuídos às tarefas.

• inserir um custo por uso para inserir preços que os recursos podem cobrar por atribuição de tarefas.

1 No menu Exibir, clique em Planilha de recursos. 2 No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada. 3 Selecione um recurso. 4 No campo Tipo, clique em Trabalho se o recurso for um trabalhador ou


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equipamento, ou Material se o recurso for suprimentos (tinta, cimento, areia, papel etc).

Recursos humanos e equipamentos

5 No campo Taxa padrão, digite o custo do recurso por unidade de tempo.Pressione TAB para mover-se para o campo se ele não estiver visível.

6 No campo Taxa h. extra, digite um valor de custo, e no campo Custo/uso, digite,se houver, um valor de custo . Pressione TAB para mover-se para o campo se ele não estiver visível.

Materiais

5 No campo Rótulo do material, digite uma unidade de medida para o recurso material (como kg, t etc.) e nos campos Taxa padrão ou Custo/uso, digite umvalor de custo (se houver). Pressione TAB para mover-se para o campo se ele não estiver visível.

Passo 8 - Atribuir recursos Os recursos devem ser atribuídos as tarefas de modo a deixar claro quem é o responsável pela realização das tarefas. Atribuir recursos também ajuda a determinar quanto tempo levará para que a tarefa seja concluída, e se você controlar custos, quanto a tarefa irá custar. Como já visto, um recurso pode ser uma pessoa, um equipamento, ou um material utilizado durante a realização da tarefa.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 Clique em Atribuir recursos . 3 No campo Nome da tarefa (janela principal), selecione a tarefa para a qual deseja atribuir

um recurso. 4 No campo Nome (janela Atribuir recursos), clique no nome dos recursos que deseja

atribuir. Para selecionar vários recursos, pressione CTRL e clique em cada recurso. 5 Clique em Atribuir. 6 Repita os passos 3, 4, 5 e 6 para atribuir recursos às demais tarefas.


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Para agendar as tarefas, o Microsoft Project utiliza a fórmula Duração= , onde:

Trabalho Unidades

• Duração é a quantidade de tempo estimada para a execução da tarefa; • Trabalho é a quantidade de esforço necessário, em um período de tempo, para

executar a tarefa; • Unidades é a quantidade de recursos atribuídos à tarefa.

Essa relação é gravada no momento em que os recursos são alocados às atividades. Se a quantidade de recursos for alterada, a duração e a quantidade de trabalho se ajustarão para manterem o equilíbrio entre os fatores, considerando o que estiver definido no tipo de tarefa (unidades fixas, trabalho fixo, duração fixa):

• Se o tipo de tarefa for Duração fixa, a alocação de recursos adicionais não influenciará a duração da atividade, portanto, diminuirão os valores de unidade dos recursos anteriormente alocados;

• Se o tipo de tarefa for Trabalho fixo, a alocação de recursos adicionais encurtará a duração da tarefa;

• Se o tipo de tarefa for Unidades fixas, a alocação de unidades de recursos adicionais encurtará a duração da atividade;

Normalmente adotamos como tipo de tarefa Unidades fixas (o Microsoft Project já vem configurado desta forma). Para alterar o tipo de tarefa:

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada. 3 Clique duas vezes em cima do nome da tarefa. 4 Selecione a guia Avançado. 5 Na caixa Tipo de tarefa, selecione o tipo de atividade desejado.


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Nesta etapa normalmente são atribuídos somente os recursos humanos e equipamentos, uma vez que o Microsoft Project não reagenda automaticamente os recursos materiais. Estes somente são distribuidos ao lonfo da duração da tarefa por ocasião de sua alocação. Isto significa que se os recursos materiais forem atribuídos a uma tarefa e esta tiver a sua duração diminuída, o campo Duração mostrará esta data, porém a barra de Gantt continuará mostrando a duração anterior.
Passo 9 - Identificar o caminho crítico Ao analisarmos as redes da maioria dos projetos podemos constatar que partindo do início do projeto podemos alcançar seu término percorrendo mais de um circuito, sendo o circuito mais longo o caminho crítico.

Assim, o caminho crítico é a série de tarefas (em alguns casos uma única tarefa) que determina a data de término do projeto. Ou seja, quando a última tarefa do caminho crítico for concluída, o projeto estará concluído.

Se o projeto tiver que terminar na data planejada, as tarefas do caminho crítico e os recursos atribuídos a elas deverão merecer especial atenção.

O caminho crítico não é estático, podendo mudar de uma série de tarefas para outras à medida que tarefas críticas forem sendo concluídas ou que tarefas de outro circuito forem adiadas.

As tarefas do caminho crítico (as que não podem ser adiadas sem afetar a data de término do projeto) são chamadas de tarefas críticas. Já as demais tarefas possuem, normalmente, margem de atraso, que é o tempo que uma tarefa pode ser adiada sem atrasar outras tarefas ou a data de término do projeto.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No menu Formatar clique em Assistente de gráficos de Gantt . 3 Siga as instruções do Assistente de gráficos de Gantt, conforme abaixo, para

formatar as tarefas do caminho crítico. Por padrão, as linhas de vínculo e barras de Gantt de tarefas críticas aparecem em vermelho.


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Clique em avançar Clique em Concluir Clique em Formatar Finalmente clique em
Sair do assistente

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Passo 10 - Definir os volumes de produção O volume de produção pode ser entendido como a quantidade de cada recurso necessária para executar a quantidade total de uma atividade. No exemplo abaixo temos que para emassar 200 m² de paredes e tetos (na tabela Quantitativos temos que a quantidade da atividade emassar paredes e tetos é igual a 200) são necessários: • 40 galões de massa (200 x 0,20gl) • 40 horas de pintor (200 x 0,32h)

COMPOSIÇÕES DE CUSTO Atividade un Quant.

Emassar paredes e tetos Massa

m² gl

1,00 0,20

Para emassar 1 m² de paredes e tetos são necessários: • 0,20 galões de massa • 0,20 horas de pintor

ATIVEmassar parLixar parede

Para a defintarefas a seuma destas

1 No m2 No m3 Na

prod Recursos h

4 No exem

5 Se aquan

Materiais

4 No cse vousadinvede m

QUANTITATIVOS IDADES UN QUANT.edes e tetos m² 200 s e tetos m² 200

Pintor h 0,20 Lixar paredes e tetos

Lixa Servente Pintor

m² un h h

1,00 0,30 0,20 0,20

ição do volume de produção é necessário que tenhamos os quantitativos das rem executados, bem como a composição de custo unitário referente a cada tarefas.

enu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. enu Janela, clique em Dividir. A tela passa a apresentar duas janelas.

janela superior selecione a tarefa para a qual será definido o volume deução dos recursos alocados.

umanos e equipamentos campo Trabalho da janela inferior, digite o volume de produção. Porplo, se a tarefa necessitar de 40 horas de pintor, insira 40. tarefa necessitar de mais de um pintor, no campo unidade digite atidade de pintores

ampo Unidades da janela inferior, digite o volume de produção. Por exemplo,cê estiver usando 40 galões de massa, insira 40. Se a quantidade de material

a depender da duração da tarefa, insira a taxa de uso adicionando uma barrartida (/) e um código ou abreviação da duração. Por exemplo, se 200 metrosadeira forem usados por semana, insira 200/semana ou 200/s.


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6 Após definir o volume de produção dos recursos alocados à tarefa clique em Atribuir. 7 Repita os passos 3, 4, 5 e 6 para definir os volumes de produção das demais tarefas. 8 No menu Janela clique em Remover divisão

A inserção das informações referentes ao volume de produção faz com que o Microsoft Project reagende o início e o término das tarefas. Para agendar as tarefas, o Microsoft Project utiliza a fórmula duração= , onde: trabalho

esforço do recurso • duração é a quantidade real de tempo decorrido antes que a tarefa seja concluída; • trabalho é o esforço necessário em um período de tempo para executar a tarefa; • esforço do recurso é a quantidade de recursos de esforço atribuídos à tarefa e

suas alocações. O Microsoft Project também leva em consideração vários fatores, como dependências entre tarefas, restrições e interrupções (feriados, férias etc). Por exemplo, se:

• três pintores trabalharem dois dias em uma tarefa, com um esforço de 8 horas por dia, o trabalho de cada recurso será 16 horas: (2 dias * 8 horas);

• o esforço total dos recurso será 24 horas por dia: (3 pintores * 8 horas); • o trabalho total da tarefa será 48 horas: (2 dias * 8 horas * 3 pintores); • a duração será 2 dias: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

Passo 11 - Gerenciar conflitos de recursos, prazos e custos Após termos alocados os recursos com suas respectivas cargas de trabalho (volume de produção), pode ocorrer que determinados recursos estejam sendo utilizados em quantidade superior ao máximo disponível em determinado momento. Também pode ocorrer que no planejamento inicial a data de término ultrapasse a data considerada


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adequada para o encerramento do projeto, ou que seu custo ultrapasse a estimativa inicial, o que demandará do gerente de projeto um conjunto de ações logicamente relacionadas, que possibilitem a resolução destes conflitos.

Antes de tentarmos solucionar estes conflitos, é importante que seja efetuada uma cópia do arquivo do projeto, pois normalmente são necessárias várias tentativas que conduzirão a várias soluções, sendo normalmente adotada a solução que, tendo resolvido os conflitos de recursos e atendido a data de término considerada adequada, apresente o menor custo.

1 No menu Arquivo, clique em Abrir. 2 Clique com o botão direito do mouse no arquivo do qual você quer fazer uma

cópia de backup e clique em Copiar. 3 Clique com o botão direito do mouse no plano de fundo da caixa de diálogo

Abrir e clique em Colar.

Passo 11.1. Solucionar conflitos de recursos A superalocação de recursos (pessoal e equipamentos) ocorre basicamente em duas situações: quando os recursos são programados para trabalhar em tarefas que ocorrem simultaneamente e a quantidade de recursos num determinado momento é maior do que a disponível e/ou quando se atribui a uma determinada tarefa uma quantidade de recursos superior a existente.

Inicialmente devemos verificar se existe algum recurso superalocado:

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No menu Exibir, clique em Planilha de recursos.

Os recursos superalocados aparecerão em vermelho.

Para solucionar o problema devem ser adotadas (de forma isolada ou em conjunto), as seguintes ações:

• Localizar de forma detalhada o período nos quais os recursos estão superalocados;

• Reduzir a superposição de tarefas; • Agendar horas extras; • Atribuir recursos alternativos às tarefas superpostas; • Alterar os dias e horas de trabalho de um recurso.


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Localizar de forma detalhada o período nos quais os recursos estão superalocados 1 Aponte o ponteiro do mouse para qualquer ponto da Barra de Ferramentas,

pressione o botão direito do mouse e selecione Gerenciamento de recursos .

2 Clique no primeiro ícone da nova barra Gerenciamento de recursos (Modo deexibição Alocação de recursos) . Na janela superior será mostrada a tabelaUso do recurso e na janela inferior a Tabela de entrada do Gráfico de Gantt.

3 Selecione o recurso superalocado (em vermelho) e, em seguida, dê um clique no terceiro ícone da barra Gerenciamento de recursos (Ir para a próximasuperalocação)

.


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Observações: • para retornar ao gráfico de Gantt, Selecione o menu Janela - Remover divisão.

Depois selecione o menu Exibir – Gráfico de Gantt • se aparecerem sinais de números (##) na parte de escala de tempo da janela superior

(modo de exibição Uso do recurso), as colunas na escala de tempo não possuem largura suficiente para exibir as informações. Para alterar a largura das colunas, arraste para a direita a borda da coluna.

Reduzir a superposição de tarefas Para reduzir a superposição das tarefas devemos agendá-las para começar após o término da tarefa que está superposta. Também podemos verificar se existem folgas e se estas podem ser agendadas para ocorrer no período onde há superposição. Em ambos os casos devemos acrescentar um retardo às tarefas.

1 Aponte o ponteiro do mouse para a seta que chega à atividade que seráreagendada e, em seguida dê um duplo clique com o botão esquerdo do mouse.

2 No campo Retardo digite a quantidade de dias em que o início da tarefa seráretardado e, em seguida, Ok.

Ou então: 1 No campo 2 Clique na g3 No campo

Agendar horas exAtribuímos horas estão agendados. mesma, porém sãode trabalho de horNa figura abaixo, A duração da tareextras for inserido

1 No menu E2 No menu J3 Na janela s4 Aponte o p

direito do m5 No campo

Nome da tarefa, dê um clique duplo na tarefa desejada. uia Predecessoras. Retardo, digite o tempo de retardo.

tras. extras aos recursos para reduzir a duração das tarefas nas quais estes A carga de trabalho (volume de produção) dos recursos permanece a agendadas por dia um maior número de horas. Assim, a quantidade

as extras não é adicionada à quantidade de trabalho da tarefa. a carga de trabalho do pintor é de 56h, das quais 16 são horas extras. fa será (56-16)/8 horas por dia = 5 dias. Quando o trabalho de horas , a duração da tarefa será reduzida.

xibir, clique em Gráfico de Gantt. anela, clique em Dividir. A tela passa a apresentar duas janelas. uperior selecione a tarefa para a qual será inserida hora extra. onteiro do mouse em qualquer área da janela inferior, clique o botão ouse e selecione Trabalho do recurso.

Hora extra digite a quantidade de horas extras e clique em OK.


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Atribuir recursos alternativos às tarefas superpostas. Pode ser mais interessante ou necessário atribuir novos recursos às tarefas, de forma que estes possam efetuar o trabalho agendado em demasia para outro recurso.

1 No menu Exibir, clique em Planilha de recursos 2 Selecione o recurso que será deslocado para baixa para que outro recurso possa

ser inserido 3 No menu Inserir selecione Novo Recurso

4 Digite os d
ados do novo recurso

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5 Retorne para o Gráfico de Gantt 6 Selecione a tarefa na qual o recurso atualmente atribuído será substituído pelo

alternativo 7 Clique em Atribuir recursos 8 Selecione o recurso que será substituido 9 Clique em substituir e escolha o recurso alternativo que substituirá o original

10 Repita os passos 8 e 9 até que os recursos sejam substituídos e, em seguida, Ok Antes Depois


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Alterar os dias e horas de trabalho de um recurso Também é possível criar um calendário de recurso para especificar horas de trabalho, férias, ausências , etc. para recursos individuais.

1 No menu Ferramentas, clique em Alterar período útil. 2 Na caixa Para, clique no recurso cujo calendário deseja alterar. 3 Proceda conforme o Passo 2 – Alterar o período útil 4 Clique em OK.

Passo 11.2. Solucionar conflitos de prazos Se após realizarmos o planejamento inicial do projeto, verificarmos que a data de término ultrapassa a data pretendida, ou se por algum motivo for necessário antecipar a data de término programada, será necessário antecipar as datas das tarefas do caminho crítico. Esse procedimento também é conhecido como "Concentração de Esforços”, o que é feito normalmente através de três ações (isoladas ou combinadas):

• revisar as dependências entre as tarefas para permitir maior flexibilidade de agendamento e possibilitar superposições: Se existirem tarefas que possam ser iniciadas antes da data exibida na agenda, podemos sobrepô-las (adicionar tempo de avanço) para modelar mais precisamente como o trabalho deverá ser feito. Para alterar as dependências entre as tarefas proceda conforme item 6 - Definir dependências entre tarefas, e para alterar o tempo de retardo proceda conforme item Reduzir a superposição de tarefas

• agendar horas extras: proceda como já apresentado anteriormente; • atribuir recursos adicionais para trabalhar nas tarefas do caminho crítico:

depois que os recursos tiverem sido atribuídos a uma tarefa, o Microsoft Project recalcula a duração da tarefa se forem adicionados ou removidos outros recursos. Para atribuir novos recursos proceda conforme item 8- Atribuir Recursos

Passo 11.3. Solucionar conflitos de custos Se o custo total de uma tarefa ou recurso ultrapassar o custo estimado, será preciso examinar os custos de cada tarefa e de cada um de seus recursos para determinar onde os custos podem ser reduzidos.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. 3 No menu Janela, clique em Dividir. A tela passa a apresentar duas janelas. 4 Aponte o ponteiro do mouse em qualquer área da janela inferior, clique o botão

direito do mouse e selecione Custo do recurso. 5 Na janela superior selecione a tarefa objeto de verificação.

Observações:

• também podemos visualizar como os custos estão distribuídos pela duração de uma tarefa no modo de exibição Uso da tarefa, exibindo seus detalhes sobre custo. No menu Exibir, clique em Uso da tarefa. No menu Formatar, aponte para Detalhes e clique em Custo;


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• se o valor do custo total de uma tarefa for maior do que a soma calculada de seus vários custos baseados em taxa, por uso e fixos, isso poderá ter ocorrido porque um recurso foi atribuído mais de uma vez a uma tarefa. Por exemplo, um recurso pode ser atribuído a uma subtarefa bem como à sua tarefa de resumo, fazendo com que os custos do recurso dupliquem;

Após solucionar os conflitos existentes, devemos inserir os recursos materiais com seus respectivos volumes de produção. Como visto anteriormente, na etapa de alocação dos recursos, normalmente são atribuídos somente os recursos humanos e equipamentos, uma vez que o Microsoft Project não reagenda automaticamente os recursos materiais. Estes somente são distribuídos ao longo da duração da tarefa por ocasião de sua alocação. Isto significa que se os recursos materiais forem atribuídos a uma tarefa e esta tiver a sua duração diminuída, o campo Duração mostrará esta data, porém a barra de Gantt continuará mostrando a duração anterior. Para atribuir recursos materiais e seus respectivos volumes de produção proceda conforme os passos. 8 - Atribuir recursos e 10 - Definir os volumes de Produção. Se após a atribuição dos recursos alguma tarefa tiver sua duração alterada, os recursos materiais deverão ser removidos e alocados novamente (uma vez que os materiais somente são distribuídos ao longo da duração da tarefa por ocasião de sua alocação).

Passo 12 - Adicionar valores de custo fixo e lucro Após termos efetuado todos os passos anteriormente descritos, o Microsoft Project terá todas as informações necessárias para calcular o custo variável de cada tarefa, faltando apenas informar o custo fixo para que possa ser calculado o custo total de cada tarefa (e, consequentemente, do projeto como um todo). Também é possível inserir o valor do lucro a ser obtido com a execução de cada tarefa. O Microsoft Project disponibiliza a coluna Custo fixo para que nesta sejam informados os demais valores que devem ser adicionados ao custo calculado em função do agendamento das tarefas e das taxas de recursos (custo variável). O valor digitado no campo Custo fixo será adicionado ao valor presente no campo Custo total. No exemplo abaixo, para a tarefa Emassar o Custo total é igual ao custo variável uma vez que o valor do campo Custo fixo é igual a zero. Ao ser adicionado o valor de R$100,00 ao Custo fixo, O Custo Total passa a ser R$300,00.

Para inserir valores no campo Custo fixo você deve proceder da seguinte forma:


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1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. 3 Na coluna Custo Fixo digite para cada tarefa o valor a ser adicionado ao custo

variável.
Por padrão os custos fixos são rateados ao longo da duração da tarefa. Para que eles sejam considerados no início ou no fim da tarefa use o campo Acumulação de custo fixo, que está disponível na mesma tabela Custo. Em vez de calcularmos para cada tarefa o valor a ser inserido no campo Custo fixo, pode ser interessante inserir colunas que contenham fórmulas que possibilitem calcular os custos fixos e o lucro de cada tarefa em função de percentuais. Considerando, por exemplo, que o custo fixo e o lucro são, respectivamente, 30% e 20% do custo variável, devemos proceder da seguinte forma:
1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. 3 Selecione a coluna Custo total 4 No menu Inserir, selecione coluna 5 No campo Nome do campo da janela Definição da coluna, selecione Custo1 6 No campo Título digite Custo Variável e, em seguida, clique em Ok.


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7 Para inserir novas colunas proceda conforme passos 3 a 6. Devem ser inseridas as seguintes colunas:

• Custo 2 com o Título Custo Fixo • Custo 3 com o Título Lucro • Custo 4 com o Título BDI • Custo 5 com o Título Preço


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8 Selecione a coluna Custo Variável, pressione o botão direito do mouse e selecione Personalizar campos

9 Dê um clique no botão fórmula 10 No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo


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11 Digite o sinal – (subtração) e em seguida, no campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo fixo; em seguida, clique em Ok duas vezes

12 No campo Acúmulo selecione Soma e, em seguida, Ok

13 Selecione a coluna Custo Fixo inserida, pressione o botão direito do mouse e

selecione Personalizar campos 14 Dê um clique no botão fórmula 14 No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo1


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15 Digite * 0,3 e, em seguida, clique em Ok duas vezes 16 No campo Acúmulo selecione Soma e, em seguida, Ok 17 Selecione a coluna Lucro, pressione o botão direito do mouse e selecione

Personalizar campos 18 Dê um clique no botão fórmula 19 No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo1 20 Digite * 0,2 e, em seguida, clique em Ok duas vezes 21 No campo Acúmulo selecione Soma e, em seguida, Ok 21 Selecione a coluna BDI, pressione o botão direito do mouse e selecione

Personalizar campos 22 Dê um clique no botão fórmula 23 No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo2 24 Digite o sinal + (adição) e, em seguida, no campo Inserir, selecione Campo,

Custo, Custo personalizado, Custo3; em seguida, clique em Ok duas vezes 25 No campo Acúmulo selecione Soma e, em seguida, Ok 26 Selecione a coluna Preço, pressione o botão direito do mouse e selecione

Personalizar campos 27 Dê um clique no botão fórmula 28 No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo1 29 Digite o sinal + (adição) e, em seguida, no campo Inserir, selecione Campo,

Custo, Custo personalizado, Custo4; em seguida, clique em Ok duas vezes 30 No campo Acúmulo selecione Soma e, em seguida, Ok 31 Na coluna Preço selecione as tarefas que não sejam tarefas resumo 32 Pressione o botão direito do mouse e selecione Copiar células 33 Selecione as linhas respectivas na coluna Custo total 34 Pressione o botão direito do mouse e selecione Colar No caso de desejarmos que o Lucro seja calculado sobre o preço, devemos utilizar a seguinte fórmula: Lucro = Custo Total * (taxa / (1-taxa)), ou seja (Custo1 + Custo2) * (0,2 / (1-0,2)) Antes de imprimir a Tabela de custo, devemos ocultar a coluna Custo fixo (a que originalmente faz parte da tabela Custo), Para ocultar uma coluna:

1 Selecione a coluna a ser ocultada 2 Pressione o botão direito do mouse e selecione Ocultar colunas


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Para reexibir ou inserir uma coluna: 1 Selecione a coluna que será deslocada para a direita para dar lugar a nova coluna 2 Pressione o botão direito do mouse e selecione Inserir colunas

Passo 13 - Salvar uma linha de base A linha de base contém as estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos, que serão utilizadas na fase de Controle do Andamento do Projeto, para comparar os dados apropriados durante a execução do empreendimento, com os estimados por ocasião do planejamento. Somente deve ser criada após o plano do projeto ter sido considerado concluído, ou seja, com todos os passos vistos até aqui adequadamente resolvidos.

1 No menu Ferramentas, selecione Controle e, em seguida, Salvar linha de base.


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2 Na janela Salvar linha de base dê um clique em Ok


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2.9. FASE II – Controle do andamento do projeto O controle do andamento do projeto tem como objetivo avaliar o desempenho do projeto, comparando se os resultados apropriados durante a sua execução estão de acordo com o planejado. Caso sejam encontrados desvios, serão necessárias ações corretivas que coloquem novamente no rumo o andamento do projeto. A seguir serão apresentados os principais passos para o controle do andamento do projeto.

Passo 1 - Inserir a data de apropriação dos dados

1 No menu Projeto, clique em Informações sobre o projeto. 2 Nas caixas Data atual e Data de satus, digite ou selecione a data de apropriação

dos dados. 3 Clique em OK.

Para realçar, no Gráfico de Gantt, as linhas verticais que aparecem nas datas determinadas como Atual e Status, proceda da seguinte forma:

1 Aponte o ponteiro do mouse para a área do Gráfico de Gantt , pressione o botão direito do mouse e selecione Linhas de grade.

2 Na janela Linhas de Grade selecione Data atual e nos campos Tipo e Corselecione o tipo e a cor da linha que representará a Data atual. Faça o mesmopara a Data de Status.

3 Clique em OK.


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Passo 2 - Atualizar como agendado Para facilitar o gerenciamento do controle do andamento do projeto, o Microsoft Project disponibiliza uma barra de ferramentas chamada Controle. Para exibi-la aponte o ponteiro do mouse para a área da Barra de Ferramentas, pressione o botão direito do mouse e selecione Controle. Surgirá a seguinte barra:

Para atualizar como agendado:

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 Selecione o projeto inteiro. 3 Clique em Atualizar como agendado

No interior das barras surgirão novas barras (em negrito) que indicarão como as tarefas deveriam estar, considerando a Data de status.


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Passo 3 - Inserir as datas de início e de término reais de uma tarefa

1 No menu Exibir, clique em Gantt de Controle. 2 No menu Exibir, selecione Tabela e, em seguida, Controle


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3 Nos campos Iníc. real e Térm. real digite as datas de início e/ou término reais. Observação: inserir uma data de início ou de término real de uma tarefa altera a data agendada correspondente dessa tarefa. As datas da linha de base, no entanto, não são afetadas.

Passo 4 - Inserir a duração real da tarefa Ao inserirmos a duração real de uma tarefa, o Microsoft Project atualiza a data de início real, a porcentagem de conclusão da tarefa e a duração da tarefa restante na agenda.

1 No menu Exibir, clique em Gantt de Controle. 2 No menu Exibir, selecione Tabela e, em seguida, Controle 3 Na caixa Duração real, digite a duração real da tarefa.

Observação: ao inserimos uma duração real maior ou igual à duração agendada, a tarefa se torna 100% concluída e a duração agendada passa a eqüivaler à duração real.

Passo 5 - Atualizar o andamento da tarefa como porcentagem Também é possível indicar o andamento da tarefa inserindo a porcentagem da duração da tarefa concluída. Para tarefas relativamente curtas, pode não valer à pena controlar o andamento com detalhes; mas, para tarefas maiores, indicar a porcentagem de duração das tarefas ajuda a controlar o andamento real de acordo com o plano da linha de base.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No menu Exibir, selecione Tabela e, em seguida, Controle 3 No campo % conc. digite o percentual de conclusão da tarefa


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Observações

a) o percentual de conclusão de uma tarefa de resumo é calculado com base no andamento de suas subtarefas;

b) O “% concluído” é calculado em função das datas das atividade, considerando duas informações: “duração Real” e “duração restante”. Ao informar duas das três informações (“% concluído”, “duração Real” ,“duração restante”) o Microsoft Project calcula a terceira baseado na data de status.

c) O “% físico concluído” é um campo destinado a digitação do % físico propriamente dito. Por falha do aplicativo, esta coluna não mostra o % físico das atividades resumo. Uma forma de se contornar este problema é inserir uma coluna personalizada contendo a formula “= % físico concluído” e marcar a opção que faz com que na atividade resumo seja feita uma média.

Passo 6 - Inserir custos reais das tarefas O Microsoft Project atualiza automaticamente os custos reais conforme o andamento das tarefas baseado no método de acumulação da tarefa e nas taxas dos recursos. Porém, pode ser necessário controlar custos reais separadamente do trabalho real. Inserir custos reais para tarefas concluídas 1 No menu Janela, clique em Dividir. 2 Aponte o ponteiro do mouse para a janela inferior, clique no botão direito do

mouse e selecione Custo do recurso.


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3 No campo Custo real, digite o custo real do recurso.

Inserir custos reais para tarefas em andamento Neste caso é necessário que inicialmente seja desligada a atualização automática de custos reais para que seja possível inserir manualmente o custo real

1 No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Cálculo.2 Desmarque a caixa de seleção O Microsoft Project sempre calcula os custos

reais. 3 Clique em OK. 4 No menu Janela, clique em Dividir. 5 Aponte para a janela inferior, clique no botão direito do mouse e selecione Custo

do recurso. 6 No campo Custo real, digite o custo real do recurso.


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Passo 7 - Verificar se o andamento das tarefas difere do planejado A grande maioria dos projetos sofre variações, sendo necessário localizar estas variações o mais breve possível para que possam ser tomadas medidas corretivas.

O modo de exibição Gantt de controle ajuda a encontrar tarefas cujo agendamento difere do plano da linha de base, pois as barras (linha de base x dados reais) não coincidirão.

Também deve ser utilizada a tabela Variação, pois esta apresenta um conjunto de informações sobre agendamento e andamento das tarefas.

1 No menu Exibir, clique em Gantt de controle. 2 Para exibir os campos de variação, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique

em Variação. 3 Identifique quais as tarefas que possuem dados reais diferentes do planejado


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Passo 8 - Verificar se o trabalho das tarefas difere do planejado Também devemos ficar atento ao tipo e severidade da variação do trabalho agendado. Uma tarefa com menos trabalho do que o planejado, tanto pode significar que o trabalho foi executado de forma mais eficiente, quanto que seus recursos não estão alocados de forma adequada.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt ou de Controle 2 No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Trabalho. 3 Compare os valores dos campos Trabalho, Linha de base e Real. Os valores no

campo Variação exibem a diferença entre o trabalho agendado e a quantidade detrabalho originalmente salva na linha de base.

Passo 9 - Verificar se o custo das tarefas difere do orçado Durante a execução das tarefas é importante verificar se o custo real (apropriado) difere do orçado (linha de base).O Microsoft Project calcula o custo do trabalho de cada recurso, o custo total para cada tarefa e recurso e o custo total do projeto. Esses custos são considerados agendados ou custos projetados, que refletem o cenário de custo mais recente no andamento do projeto.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. 3 Compare os valores dos campos Custo total e Linha de base. Para a variação de

custo, observe o valor no campo Variação.


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Passo 10 - Reagendar as tarefas Quando o trabalho agendado para ocorrer até a data de apropriação dos dados não for totalmente executado, devemos reagendá-lo para uma data posterior a data de apropriação.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 No campo Nome da tarefa, selecione as tarefas que você deseja reagendar 3 Clique em Reagendar trabalho

O trabalho será reagendado para inicia Para reagendar o trabalho para inicseguinte forma:

1 No menu Exibir, clique em Grá2 No campo Nome da tarefa, sele3 No menu Ferramentas, clique e

Gestão In

r logo após a data de apropriação.

iar numa data específica devemos proceder da

fico de Gantt. cione a tarefa que você deseja reagendar m Controle e, em seguida, Atualizar projeto

formatizada de Projetos – Microsoft Project 2003

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4 Na janela Atualizar projeto selecione a opção Reagendar trabalho não concluído

para iniciar após e digite a data e a hora para as quais o trabalho não concluídoserá reagendado.

5 Selecione a opção Tarefas selecionadas 6 Clique em Ok

Observaç

Se hconf

•

• Se ualéminici

ões ouver conflitos de agendamento proceder conforme item 11 - Gerenciar

litos de prazos, recursos e custos; ma tarefa estiver 0% concluída, o Microsoft Project moverá a tarefa inteira para da nova data de início e substituirá todas as restrições pela restrição Não ar antes de.


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2.10.Gerenciamento de múltiplos projetos Gerenciar vários projetos simultaneamente possibilita organizar e gerenciar projetos complexos ou vários projetos logicamente relacionados de forma mais eficaz. Assim, projetos complexos podem ser divididos em subprojetos, aos quais serão alocados gerentes que terão acesso e controle sobre as partes da agenda pelas quais serão responsáveis. Por sua vez, os subprojetos farão parte de um projeto mestre gerenciado pelo gerente de maior hierarquia.

Para o gerenciamento de múltiplos projetos recomendamos os seguintes passos:

Passo 1 - Criar o conjunto de recursos O conjunto (pool) de recursos contém os recursos utilizados pela empresa para executar os projetos sob sua responsabilidade, possibilitando assim o compartilhamento de recursos entre os projetos. Sua utilização permite agendar o trabalho dos recursos nos projetos, identificar conflitos entre as atribuições em diferentes projetos e ver como o tempo de um recurso será usado em vários projetos. Consiste num arquivo onde somente a Planilha de Recursos conterá informações.

1 No menu Arquivo clique em Novo e em seguida OK. 2 Na janela Informações sobre o projeto clique em OK (não é necessário informar

uma data de início ou de término, pois o arquivo não conterá tarefas a seremagendadas).

3 No menu Exibir clique em Planilha de recursos. 4 Preencha os campos da planilha conforme exposto na FASE I - Item 7 - Inserir

informações sobre recursos. 5 No menu Arquivo clique em Salvar. 6 Digite um nome para o projeto na caixa Nome do arquivo e clique em Salvar.

Passo 2 - Criar os subprojetos Os projetos a serem inserido no projeto mestre serão criados conforme explicitado na FASE I – Criação do Plano de Projeto, com exceção do item 7- Inserir informações sobre recursos, que deverá ser efetuado da seguinte forma:

1 No menu Ferramentas clique em Compartilhamento de Recursos e selecione Compartilhar recursos


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2 Na janela Compartilhar recursos selecione Usar recursos 3 Na caixa De selecione o arquivo que contém o conjunto de recursos 4 Clique em OK.

Desta forma, nãoprojeto compartiAssim, os recurso

Passo 3 - Cr1 Crie um a

projeto. 2 No menu 3 No camp

subprojeto4 No menu

5 Na caixa projeto.

6 Na lista ddesejado.

mais serão inseridos recursos em cada um dos projetos, ou seja, cada lhará recursos com o arquivo que contém o conjunto de recursos. s estarão disponíveis na Planilha de recursos para serem alocados.

iar o projeto mestre e inserir subprojetos. rquivo de projeto conforme FASE I - Item 1 - Criar um arquivo de

Exibir, clique em Gráfico de Gantt. o Nome da tarefa, clique na linha abaixo da qual será inserido o .

Inserir clique em Projeto.

Examinar, clique na unidade ou na pasta que contém o arquivo de

e pastas, abra a pasta ou a subpasta que contém o arquivo de projeto


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7 Clique no arquivo a ser inserido e, em seguida, clique em Inserir. 8 Repita os passos 3 a 7 para inserir os demais subprojetos.

Observações:

• Os subprojetos são tratados como tarefas de resumo no projeto mestre. A tarefa de resumo do subprojeto pode ser recuada para a direita e para a esquerda na estrutura de tópicos para alterar a ordem do subprojeto na hierarquia de tarefas. No entanto, se você recuar as tarefas para a esquerda ou para a direita no subprojeto, e ele estiver vinculado a seu arquivo de origem, essas alterações também serão mostradas no arquivo de projeto original;

• Depois de inserir um subprojeto, as suas subtarefas podem ser mostradas ou ocultadas clicando no símbolo da estrutura de tópicos da subtarefa.

Passo 4 - Relacionar os subprojetos Os projetos podem ser relacionados criando-se uma dependência entre tarefas de diferentes projetos. A tarefa vinculada externamente aparecerá na lista de tarefas como uma tarefa fantasma. Ao clicar duas vezes em uma tarefa com uma sucessora ou predecessora externa, será aberto o arquivo que contém a tarefa externa se ele estiver disponível.

1 No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2 Selecione a primeira tarefa a ser relacionada, pressione a tecla Control e,

mantendo-a pressionada, selecione a segunda tarefa. 3 Clique em Vincular tarefas 4 Para alterar o tipo de dependência ou detalha-la selecione o campo

Predecessoras e efetue a alteração


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2.11. Emissão de relatórios O Microsoft Project disponibiliza vinte e nove relatórios predefinidos de tarefas, recursos e tabelas de referência cruzada para impressão, conforme abaixo:

CATEGORIA RELATÓRIO FINALIDADE Resumo do projeto Apresenta uma síntese do projeto, englobando

informações sobre agendamento, custos, etc. Tarefas de nível

superior Apresenta as tarefas do primeiro nível da EDT.

Tarefas críticas Apresenta somente as tarefas críticas. Etapas Apresenta somente os marcos .

Visão geral

Dias úteis Apresenta um resumo do calendário . Tarefas não

iniciadas Apresenta as informações contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas que ainda não tenham iniciado .

Tarefas com início breve

Apresenta as informações contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas que ocorrem dentro de um período solicitado.

Tarefas em andamento

Apresenta as informações contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas em andamento.

Tarefas concluídas Apresenta as informações contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas que já tenham concluído.

Tarefas que já deveriam ter

iniciado

Apresenta as informações contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas que já tenham sido concluídas até uma data solicitada.

Atividades atuais

Tarefas adiadas Apresenta as informações contidas na tabela Entrada, somente para as tarefas com cronograma provável atrasado em relação a uma meta.

Fluxo de caixa Apresenta fluxo de caixa contendo o custo semanal e o custo total de cada tarefa.

Orçamento Apresenta as informações contidas na tabela Custo para todas as tarefas.

Tarefas com orçamento estourado

Apresenta as informações contidas na tabela Custo para todas as tarefas com orçamento estourado.

Recursos com orçamento estourado

Apresenta informações referentes a linha de base e ao executado, para os recursos com orçamento estourado.

Custos

Valor acumulado Apresenta índices referentes a Análise de Valor Agregado.


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Quem faz o que Para cada recurso, apresenta o conjunto de tarefas agendadas, com as respectivas cargas de trabalho.

Quem faz o que e quando

Apresenta a alocação diária dos recursos, mostrando seu comprometimento de trabalho no período.

Lista de tarefas pendentes

Apresenta a alocação semanal dos recursos atribuídos à tarefas pendentes

Atribuições

Recursos superalocados

Apresenta a programação dos recursos superalocados

Uso da tarefa Para cada tarefa, apresenta os recursos alocados, bem como o comprometimento semanal destes.

Carga de trabalho

Uso de recurso Para cada recurso, apresenta o conjunto de tarefas agendadas, bem como seu comprometimento semanal.

Personalizado Possibilita personalizar os relatórios existentes

1 No menu Exibir, clique em Relatórios. 2 Clique em um dos seguintes conjuntos de relatórios: Visão geral, Atividades

atuais, Custos, Atribuições ou Cargas de trabalho e, em seguida, clique emSelecionar.

3 Clique no relatório que deseja imprimir e, em seguida, clique em Selecionar. 4 Clique em Imprimir.

Além dos relatórios padronizados, também podem ser impressas as diversas vistas baseadas nos diferentes modos de exibição, tabelas, formulários e gráfico.

1 Selecione a tela a ser impressa. 2 Clique no ícone Visualizar impressão . 3 Se necessário efetue as configurações necessárias. 4 Clique em Imprimir.


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3. Conclusão Esta publicação tem como objetivo apresentar, de forma prática e concisa, os conceitos associados à informatização de ferramentas de gerenciamento de projetos utilizando o aplicativo Microsoft Project.

Neste sentido, foi apresentada uma metodologia formada por uma seqüência de passos logicamente relacionados e de fácil compreensão e assimilação, que acelera o processo de aprendizado do aplicativo.

Sua origem é fruto da constatação de que o conjunto de informações disponibilizadas pela Microsoft, por ser muito amplo, dificulta o processo de aprendizado daqueles que desejam obter proficiência na utilização do Microsoft Project em tempo relativamente curto, e de que esta proficiência também depende da forma como a utilização do aplicativo reflete a prática usual de gerenciamento.

Com esta publicação esperamos ter contribuindo para tornar sua participação mais agradável e produtiva, pois é um prazer tê-lo conosco.


Gestão Informatizada de Projetos - Alan...

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