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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Formador: Cosmin Constantinescu

Curso: Instalação e Operação de Sistemas Informáticos

Janeiro de 2012

Conteúdos• Tratamento da informação e processos associados

▫ Dados

▫ Informação

▫ Ficheiros

▫ Pastas

▫ Atalhos

▫ Registos

▫ Listagem

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Objectivos• Identificar e implementar procedimentos de organização

da informação.

• Aplicar técnicas de gestão e organização da informação.

DADOS versus INFORMAÇÃO #1

• A informação é encarada, actualmente como um dosrecursos mais importantes de uma organização;

• Para que a informação possa ser utilizada de formaeficaz na ajuda à tomada de decisão, é necessárioque se verifiquem algumas condições: actualidade,correcção, relevância, disponibilidade, legibilidade.

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DADOS versus INFORMAÇÃO #2

• Actualidade – o período da validade dainformação é cada vez mais curto. Torna-senecessário dispor de fontes de informação queacompanhem essas modificações. Só com base eminformação actualizada se pode tomar decisõesacertadas.

• Correcção – é necessário que a informação sejarigorosa. Só com informação correcta se podedecidir com confiança.

DADOS versus INFORMAÇÃO #3

• Relevância – a informação deve ser devidamente filtrada de tal forma que apenas aquela com relevância para cada situação seja considerada.

• Disponibilidade – a informação tem que ser disponibilizada rapidamente, caso contrário deixa de ser útil.

• Legibilidade – a informação só é informação se puder ser interpretada.

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DADOS versus INFORMAÇÃO #4• Dados e Informação são coisas distintas;

• Dados são apenas elementos ou valores discretos que,isoladamente, não tem qualquer valor, só setransformam em informação quando relacionados ouinterpretados de alguma forma;

• Ex. dados:

12, secretarias, quadro, janela, casa de banho

• Ex. informação:

“A sala de formação disponibiliza 12 computadores,secretarias, um quadro para escrever, tem uma janelagrande e uma casa de banho.”

Local onde podes guardar de forma

organizada subpastas e ficheiros

Toda a informação é guardada sob a

forma de ficheiros. Estes podem ser

de diferentes tipos, conforme o

programa que lhes está associado

Forma mais rápida de chegar a programas,

ficheiros, pastas, impressoras…

Pastas, Ficheiros e Atalhos

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Ficheiros #1• Toda a informação contida num computador está sob a forma

de ficheiros (files), os quais são distinguidos pelo seu nome e pela sua extensão. O nome é dado pelo utilizador (nós) e é obrigatório, a extensão é dada pelo software onde é criado o ficheiro, mas não é obrigatória.

NOME. EXT

Nome do ficheiroExemplo: Carta123

ExtensãoExemplo: DOC

Tipos de Ficheiros #3

Ficheiro Tipo

carta.tmp Ficheiros temporários

texto.bak Ficheiro resultante de um backup ou cópia de segurança

recta.bas Ficheiro em linguagem de programação BASIC

calculo.pas Ficheiro em linguagem de programação PASCAL

command.com Ficheiro de comando

tetris.exe Ficheiro executável

config.sys Ficheiro com informações de sistema

lixo.txt Ficheiro de texto

autoexec.bat Ficheiro com rotina auto-executável (batch-file)

prova.doc Ficheiro do tipo documento criado no Word, por exemplo

factura.xls Ficheiro do tipo documento criado no Excel

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Símbolos que

representam ficheiros,

programas, pastas

atalhos,…

Os ícones de atalhos são identificados pelo símbolo

Ícones

2. Posiciona o cursor no local onde queres criar a pasta

3. Selecciona no menu Ficheiro a opção Novo e em seguida Pasta

4. Digita o nome da pasta e prime Enter

1. Acede ao Explorador do Windows

Comandos Sobre Pastas e Ficheiros –Criar pastas

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1. Abre a janela do Explorador do Windows

2. Posiciona o cursor sobre o objecto

3. Faz duplo clique no botão esquerdo do rato

Pasta aberta Conteúdo da pasta aberta

Comandos Sobre Pastas e Ficheiros –Abrir pastas e/ou ficheiros

1. Selecciona o objecto quepretendes mover

2. Prime o botão esquerdo dorato e arrasta-o até ao localde destino

3. Larga o botão esquerdo do rato

Comandos Sobre Pastas e Ficheiros –Mover pastas e ficheiros

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1. Selecciona o objecto quepretendes copiar

3. Prime o botão esquerdodo rato e,simultaneamente, a teclaCtrl

4. Larga o botão esquerdodo rato

2. Arrasta o objecto atéao local de destino

Comandos Sobre Pastas e Ficheiros –Copiar pastas e ficheiros

1. Clica com o botão direito do rato sobre o objecto a que pretendes mudar o nome

2. Selecciona a opção Mudar o nome no menu de acesso rápido

3. Escreve o novo nome

Comandos Sobre Pastas e Ficheiros–Renomear pastas e ficheiros

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1. Clica com o botão direito do rato sobre o objecto a eliminar

2. Selecciona no menu de acesso rápido a opção Eliminar ou prime a tecla Delete

3. Clica sobre Sim para confirmar a eliminação

Comandos Sobre Pastas e Ficheiros –Eliminar pastas e ficheiros

1. Faz duplo clique sobre

2. Selecciona o objecto a recuperar

3. Prime o botão direito do rato e selecciona a opção Restaurar

Ao recuperar um objecto (pasta ou ficheiro) ele vai para o local de onde tinha

sido eliminado

Comandos Sobre Pastas e Ficheiros –Recuperar pastas e ficheiros

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1. Selecciona o objecto para

o qual pretendes criar o

atalho

2. Selecciona, no menu de

acesso rápido, a opção

Enviar para e, em seguida,

Ambiente de trabalho (criar

atalho)

Criar Atalhos

Exercício Nº1

• Crie na raiz do disco C uma pastacom o seu primeiro e ultimo nome,e dentro desta pasta, as pastasapresentadas na imagem a seguir.

• Crie mais uma pasta com o nomePlantas na pasta Paleovertebrados.

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Exercício Nº2

• Crie os seguintes documentos:▫ Documento Word com o nome “Lista dos Filmes”

na pasta “Filmes”.

▫ Documento Word com o nome “Lista das Músicas” na pasta “Músicas”.

▫ Documento de texto criado no WordPad com o nome “Dinossauros” na pasta “Dinossauros”.

▫ Uma apresentação em PowerPoint com o nome “A planta mais vista” na pasta “Plantas”.

• Crie uma nova pasta com o nome “Atalhos” no directório que criou no exercício anterior.▫ Crie atalhos de todos os documentos criados

anteriormente e mude os ícones dos atalhos ao seu gosto.

Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico

Iniciação:Iniciação:

Abrir Explorador do Windows

1. Clicar botão direito rato sobre menu iniciar escolher EXPLORAR

2. Menu Iniciar escolher Todos os Programas – Acessórios – Explorador do Windows

3. Clicar no ícone do ambiente de trabalho “O meu computador” ou menu Iniciar- O meu computador

Modos de Visualização:Modos de Visualização:

Vista de Miniaturas

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Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico

Vista de Mosaicos

Vista de ícones

Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico

Vista de Lista

Vista de Detalhes

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Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico

Comandos com pastas e atalhosComandos com pastas e atalhos

Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico

Comandos com ficheirosComandos com ficheiros

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Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráficoComandos com discosComandos com discos

Programa de gestão de ficheiros em ambiente gráfico

A pesquisa de ficheiros e pastasA pesquisa de ficheiros e pastas

Iniciada a partir do Menu INICIAR –Opção Procurar ou

A partir do botão Procurar, no Explorador do Windows

O caracter * serve para alargar a pesquisa, por exemplo c*.docPermite escolher vários critérios (nome, palavra, frase, local de procura, data, tamanho, etc.É possivel seleccionar outros critérios, em Opções Avançadas.

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Exercício Nº3

• Faça as seguintes pesquisas e observa os resultados:a) Pesquise só os documentos com a extensão “.doc” no seu directório.

b) Pesquise os documentos com a extensão “.txt” e “.ppt” no seudirectório.

c) Pesquise os documentos que contêm no nome, uma palavra que acabeem “ista”, mas não se sabe a primeira letra da palavra e nem a extensãodo documento.

d) Pesquise os documentos que contêm no nome, uma palavra que acabeem “ista”, mas não se sabe a primeira letra da palavra, nem as palavrasque antecedem esta e nem a extensão do documento.

e) Pesquise os documentos que contêm no nome, uma palavra que acabeem “ista”, mas não se sabe a primeira letra da palavra, nem as palavrasque antecedem ou precedem esta e nem a extensão do documento.

Múltiplos do “byte”

b (bit)1 B (Byte) = 8 bits 1 KB (Kilobyte) = 1024 B = 210 B1 MB (Megabyte) = 1024 KB = 220 B = 210 KB 1 GB (Gigabyte) = 1024 MB = 230 B 1 TB (Terabyte) = 1024 GB = 240 B 1 PB (Petabyte) = 1024 TB = 250 B1 EX (Exabyte) = 1024 PB = 260 B

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bit

byte

KB

MB

GB

TB

: 8

: 1024

: 1024

: 1024

x 1024

x 1024

x 1024

x 1024

: 1024x 8

Capacidade de armazenamento da informação

Exercícios práticos: #4

• 4 MB = __________________KB• 2 GB = __________________ MB• 100 GB = ________________MB• 1 GB = ___________ MB = ____________ KB• 5 TB = __________________ MB• 1024 MB = ________________ B• 56 KB = ____________B = ____________ b• 50 B = __________________ b

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Exercícios práticos: #5

• 4096 MB = _____________________ GB• 2048 GB = _____________________ TB• 1 048 576 MB = __________________ GB• 209 715 200 KB = _______ MB = _____ GB• 125 829 129 MB = _________________ TB• 3 145 768 b = _________ B = ________ KB• 16 777 216 b = ____________________ MB• 72 b = __________________________ B