A Gestão Documental Hoje: GED/ECM – tecnologias e suas

aplicabilidades  

Jorge  Por(lho  

Gabriella  Por(lho  Mgi  Tecnogin  

FATOS  

   Produção  anual  média  de  bilhões  de  páginas  de  papel  -­‐  115  bilhões  na  atualidade;  

   Cerca  de  1  trilhão  de  páginas  são  impressas,  copiadas  ou  enviadas  via  fax  a  cada  ano;  

     62%  das  organizações  uFlizam  papel  para  arquivar  documentos  importantes.  

Desde  a  Revolução  Industrial...até  a  Era  Digital  

HISTÓRICO  

PANORAMA  DO  MERCADO  

   Suportes  variados  para  a  mesma  informação;  

   Falta  de  controle  sobre  o  documento  Ksico  x  digital;  

   Controle  ineficaz  de  versões  de  documentos;  

   Impressões  e  fotocópias  desnecessárias;  

   Duplicidade  de  documentos.  

Problemas  freqüentes  na  gestão  documental    

Afinal,  onde  está  a  informação?  

PANORAMA  DO  MERCADO  

O  Que  vem  por  aí..  

   Geração  de  conteúdo  colaboraFvo  através  de  redes  sociais  (Facebook,  Orkut,  YouTube,  TwiXer,  etc)  e  redes  corporaFvas,  como  o  Microso[  SharePoint.  

   Amparo  legal  para  documentos  digitais/digitalizados;  

   Gestão  de  conteúdo  em  novos  formatos  (arquivos  de  som  e  vídeo).  

GESTÃO  DOCUMENTAL  

COMO  GERENCIAR  INFORMAÇÕES  E  DOCUMENTOS  DE  MANEIRA  ESTRATÉGICA?    

   A  gestão  documental  reúne  as  ferramentas  necessárias  para  a  conversão,  localização  e  tratamento  documental,  além  de  oFmizar  processos  produFvos.  

   A  gestão  documental,  hoje,  é  uma  ferramenta  estratégica  para  o  sucesso  das  organizações.    

GESTÃO  DOCUMENTAL  

   Organização  ArquivísFca;       Tratamento  Técnico  de  Documentação;       Administração  de  Acervos  Documentais;       Tratamento  de  acervos  históricos;       Custódia  de  Documentos;       Microfilmagem;       Digitalização  de  Documentos  e  Microformas;       Indexação  e  Captura  de  Dados  por  OCR,  ICR  e  Digitação.  

Alguns  processos  da  Gestão  Documental  

   Conjunto  de  tecnologias  que  permite  o  gerenciamento  de  documentos  de  forma  digital.  Tais  documentos  podem  estar  em  diversos  suportes,  como  papel,  microfilme,  som,  imagem  e  arquivos  originalmente  digitais.  

GED  e  ECM  

GED  -­‐  Gerenciamento  Eletrônico  de  Documentos  

ECM  -­‐  Enterprise  Content  Management  

   Document  Imaging  (DI)  ou  Gerenciamento  de  Imagens  e  Documentos;     Document  Management  (DM);     COLD/ERM:  em  subsFtuição  ao  COM,  proporciona  o  armazenamento  de  informações  em  discos  ópFcos,  com  gerenciamento  de  relatórios  de  forma  digital.       RIM  (Records  and  InformaFon  Management):  atribui  e  controla  o    ciclo  de  vida  específico  de  um  Fpo  documental.  

TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS  

Tecnologias  correlatas  

   Tipos:     Convencional:  conversão  de  documentos  Ksicos  para  microfilme  /  16  ou  35mm     COM  –  Computer  Output  do  Microfilm:  gravação  de  informações  digitais  em  suporte  micrográfico  (microficha  /  cartão  janela  /  jaqueta)       Eletrônica:  conversão  de  documentos  digitais  para  suporte  micrográfico.    

TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS  

Microfilmagem  

TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS  

Microfilmagem  

   É  a  conversão  de  documentos  Ksicos  ou  em  suporte  micrográfico  em  imagens  digitais  (TIFF  /  JPG  /  PDF).  

TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS  

Digitalização  

   Geração  de  base  de  dados  ligando  a  informação  desejada  à  localização  Ksica  ou  virtual  do  documento  original.  

   Tipos:     Indexação  manual  e  digitação     OCR  (OpFcal  Caracter  RecogniFon)/  ICR  (Intelligent  Caracter  RecogniFon):  reconhecimento  de  caracteres  em  imagens  digitalizadas,  via  so[ware  (mapa  de  pixels).  UFlizadas  normalmente  em  forms  processing.  

TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS  

Indexação  

   So[wares  de  GED/ECM,  tais  como:     Captaris  Alchemy     Laserfiche     SAP  Business  Object  

TECNOLOGIAS  DISPONÍVEIS  

Ferramentas  de  Pesquisa  

   Indexação  de  conteúdo  colaboraFvo  na  web:  Google  (o  maior  indexador  da  web)  e  demais  sites  de  busca.  

“A  tecnologia  é  um  aliado  para  o  nosso  bem-­‐viver.”  

AGRADECIMENTO  

Obrigado.