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GESTÃO DOCUMENTAL

Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

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GESTÃO DE DOCUMENTOS

Art. 1º. da Lei 8159

“É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

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DEFINIÇÃO

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

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GESTÃO DE DOCUMENTOS

Intervenção no ciclo de vida dos documentos

IDADES

Corrente Intermediária Permanente

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CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

Fonte: Bernardes, 1998

1ª. IdadeArquivo corrente

Documentos vigentes, freqüentemente consultados

2ª. IdadeArquivo intermediário

Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; raramente consultados; aguardam a destinação final.

3ª. IdadeArquivo permanente

Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural

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MOMENTOS DA GESTÃO

PRODUÇÃO DOCUMENTAL

USO E CONSERVAÇÃO

DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

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PRODUÇÃO DOCUMENTAL

Administração dos elementos específicos de um programa de controle e criação de documentos (formulários);

Gestão de correspondências e dos relatórios;

Sistemas de gestão de informação; Gestão de diretrizes da preparação e

difusão da informação sobre as políticas e procedimentos;

Aplicação das tecnologias a estes processos

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USO E CONSERVAÇÃO

controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização,

implantação dos sistemas de arquivos e de recuperação da informação;

gestão dos correios e telecomunicações; seleção e uso de equipamentos reprográficos; análise de sistemas; produção e manutenção de programas de

documentos vitais à administração uso de automação e reprografia nestes processos

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DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Implantação de um programa de eliminação de documentos que envolve atividades de identificação e descrição das séries documentais;

Avaliação das séries de valor permanente Eliminação periódica dos documentos sem

valor de guarda permanente Transferências e recolhimentos

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PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

ELEMENTOS

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

TABELA DE TEMPORALIDADE

MANUAL

OUTROS INSTRUMENTOS DE CONTROLE

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PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

BENEFÍCIOS

MENOS DOCUMENTOS A SEREM GUARDADOS;

MENOS ESPAÇO ÚTIL OCUPADO;

FACILIDADE E RAPIDEZ NA RECUPERAÇÃO DA

INFORMAÇÃO;

MENOS MÃO-DE-OBRA ENVOLVIDA;

EXISTÊNCIA DE PADRÃO DE ARQUIVAMENTO.