Gestão de Projectos Informáticos O planeamento do tempo...

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Gestão do Tempo Gestão de Projectos Informáticos Departamento de Engenharia Informática IST /UTL 2 GPI/Gestão do Tempo AGENDA n Planeamento do Tempo n Identificação de Actividades e Milestones n Dependências entre Actividades n Duração de Actividades n Controlo do Tempo 3 GPI/Gestão do Tempo Planear o Tempo O planeamento do tempo engloba : n Identificar as actividades a realizar, desagregando os pacotes de trabalho; n Definir o tempo necessário para a execução de cada uma das actividades Possibilita identificar datas para: n Entregas n Início e fim de cada actividade n Conclusão do projecto 4 GPI/Gestão do Tempo Vantagens do Planeamento n Coordenar o esforço envolvido ( quando são necessários os recursos) n Terminar o projecto em tempo para corresponder às oportunidades de negócio n Garantir o retorno atempado do investimento – atraso => redução de benefícios – balancear a data de fim com os custos inerentes à sua obtenção

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Gestão do Tempo

Gestão de Projectos Informáticos

Departamento de Engenharia InformáticaIST /UTL

13:29

2GPI/Gestão do Tempo

AGENDA

n Planeamento do Tempon Identificação de Actividades e Milestonesn Dependências entre Actividadesn Duração de Actividadesn Controlo do Tempo

13:29

3GPI/Gestão do Tempo

Planear o Tempo

O planeamento do tempo engloba :

n Identificar as actividades a realizar, desagregando os pacotes de trabalho;

n Definir o tempo necessário para a execução de cada uma das actividades

Possibilita identificar datas para:

n Entregasn Início e fim de cada actividaden Conclusão do projecto

13:29

4GPI/Gestão do Tempo

Vantagens do Planeamento

n Coordenar o esforço envolvido (quando são necessários os recursos)

n Terminar o projecto em tempo para corresponder às oportunidades de negócio

n Garantir o retorno atempado do investimento– atraso => redução de benefícios– balancear a data de fim com os custos

inerentes à sua obtenção

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5GPI/Gestão do Tempo

Identificar Actividades

AnáliseSituaçãoActual

EspecificaçãoRequisitos

Definição

Especificaçãode Testes

An álise/Desenho

DesenhoPáginas

Front End

Back Office

SistemaPagamentos

TestesIntegração

Desenvolvimento

InstalaçãoSW aplicacional

Formação

Testes deAceitação

Instalação

Acompanha-mento

Operação

PortalCompras

Arquitecturada Informação

EspecificaçãoFront End

EspecificaçãoBack Office

EspecificaçãoPagamentos

Infra-estruturasEquipamentos e

Garantia

Testes deUsabilidade

Testes deCarga/Segurança

Arranquedo Projecto

Planeamentoe Controlo

Gestão doProjecto

Encerramento

1º Partir da WBS

13:29

6GPI/Gestão do Tempo

Identificar Actividades

AnáliseSituaçãoActual

EspecificaçãoRequisitos

Definição

Especificaçãode Testes

Análise/Desenho

DesenhoPáginas

Front End

Back Office

SistemaPagamentos

TestesIntegração

Desenvolvimento

InstalaçãoSW aplicacional

Formação

Testes deAceitação

Instalação

Acompanha-mento

Operação

PortalCompras

Arquitecturada Informação

EspecificaçãoFront End

EspecificaçãoBack Office

EspecificaçãoPagamentos

Infra-estruturasEquipamentos e

Garantia

Testes deUsabilidade

Testes deCarga/Segurança

Arranquedo Projecto

Planeamentoe Controlo

Gestão doProjecto

Encerramento

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

2º Identificar osMilestones

13:29

7GPI/Gestão do Tempo

Identificar Milestones

n Critérios de Finalização dos Pacotes de Trabalho

n Correspondem a entregas ou conclusão de resultados intermédios

n No plano correspondem a “actividades” com duração Zero

n Devem focar-se no Objectivo e não no Processo de os atingir

n Podem representar eventos externos (por exemplo entrega do HW)

13:29

8GPI/Gestão do Tempo

Milestones - Características

n Ser naturaisn Representar pontos de decisão importantesn Ser controláveis, qualitativa e quantitativamenten Ser poucos ( 10 a 20 )n Ser intervalados adequadamente n Englobar actividades similares

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9GPI/Gestão do Tempo

Exemplos

AnáliseSituaçãoActual

EspecificaçãoRequisitos

Definição

Especificaçãode Testes

Análise/Desenho

DesenhoPáginas

Front End

Back Office

SistemaPagamentos

TestesIntegração

Desenvolvimento

InstalaçãoSW aplicacional

Formação

Testes deAceitação

Instalação

Acompanha-mento

Operação

PortalCompras

Arquitecturada Informação

EspecificaçãoFront End

EspecificaçãoBack Office

EspecificaçãoPagamentos

Infra-estruturasEquipamentos e

Garantia

Testes deUsabilidade

Testes deCarga/Segurança

Arranquedo Projecto

Planeamentoe Controlo

Gestão doProjecto

Encerramento

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

5 Especificação Requisitos Aprovada

13 Módulo de Back Office Concluído

19 Sistema Aceite

13:29

10GPI/Gestão do Tempo

Plano de Milestones

n Acordar o milestone final que representará o final do Projecto

n Gerar ideias sobre os milestones– (recomenda-se o recurso à técnica de

“brainstorming”)n Rever os milestonesn Ensaiar agrupamentos (“result paths”)n Definir dependênciasn Preparar o plano final

13:29

11GPI/Gestão do Tempo

Plano Milestones

Definição Análise/Desenho

DesenhoPáginas

Front End

Back Office

SistemaPagamentos

TestesIntegração

Desenvolvimento Instalação Operação

PortalCompras

Gestão doProjecto

11

12

13

14

15

11

12

13

14

15

Dependências

13:29

12GPI/Gestão do Tempo

Identificar Actividades

AnáliseSituaçãoActual

EspecificaçãoRequisitos

Definição Análise/Desenho Desenvolvimento Instalação Operação

PortalCompras

Arranquedo Projecto

Planeamentoe Controlo

Gestão doProjecto

Encerramento

1

2

3

4

5

3º Identificar asactividades

5 Especificação Requisitos Aprovada

ØModelo de PacotesØModelo de DomínioØCasos de UtilizaçãoØRequisitos não FuncionaisØElaborar documentoØRevisão do Documento de Requisitos

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GPI/Gestão do Tempo

Planear com Networks (Redes)

• Utilização de uma técnica matemática• Método do Caminho Crítico

(Critical Path Method - CPM)

• Técnica de Avaliação e Revisão do Programa

(Program Evaluation and Review Technique - PERT)

• Utilizada para Projectos complexos• Raramente utilizada para comunicar o

Plano

Planear a Lógica entre Actividade

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14GPI/Gestão do Tempo

Tipos de Redes

n Com actividades nos nós (precedence network)

A

B

C

D

13:29

15GPI/Gestão do Tempo

Tipos de Redes

n Com actividades nas setas (activity-on-arrownetwork)

1 2

3

4 5A

B

C D

dummy

Impõe dependências: Finish-to-Start

GPI/Gestão do Tempo

End-to-Start ou Finish-to-Start

B só pode iniciar-se quando A terminar

A B

ID Task Name Duration

1 A 5 d

2 B 3 d

M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F SWeek -1 Week 1 Week 2 Week 3

Representação de Dependências

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GPI/Gestão do Tempo

C

D

D não pode iniciar-se antes do início de C

Start-to-Start

ID Task Name Duration

5 C 5 d

6 D 3 d

M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S MWeek -1 Week 1 Week 2 Week 3

Permite paralelismo

Representação de Dependências

GPI/Gestão do Tempo

E

FPermite paralelismo

Finish-to-Finish

F só pode terminar quando E terminar

ID Task Name Duration

9 E 5 d

10 F 3 d

M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S MWeek -1 Week 1 Week 2 Week 3

Representação de Dependências

GPI/Gestão do Tempo

G H

H não pode terminar enquanto G não se iniciar

Start-to-Finish

ID Task Name Duration

13 G 5 d

14 H 3 d

M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S MWeek -1 Week 1 Week 2 Week 3

Representação de Dependências

GPI/Gestão do Tempo

A B+ lag

+ 2

ID Task Name Duration

17 A 5 d

18 B 3 d

M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S MWeek -1 Week 1 Week 2 Week 3

B pode iniciar-se 2 dias depois de A terminar

Representação de Dependências

LAG n Quando existe um tempo de espera fixo entre

actividades (por exemplo o prazo definido para aprovação de um documento após a sua entrega para validação)

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GPI/Gestão do Tempo

lag (negativo)

A B- lag

- 2

B pode iniciar-se 2 dias antes de A terminar

ID Task Name Duration

21 A 5 d

22 B 3 d

M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S MWeek -1 Week 1 Week 2 Week 3

Representação de Dependências

GPI/Gestão do Tempo

lag (start-to-start)

+ lag

+ 2

D pode iniciar-se 2 dias após o início de C

C

D

ID Task Name Duration

25 C 5 d

26 D 3 d

M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S MWeek -1 Week 1 Week 2 Week 3

Representação de Dependências

GPI/Gestão do Tempo

Descrição da Actividade

Duração (d)

Folga (f)

Início maisCedo (imc)

Início maisTarde (imt)

Fim maisCedo (fmc)

Fim maisTarde (fmt)

fmc = imc + d

fmt = imt + d

Representação das Actividades na Rede

folga = imt - imc

13:29

24GPI/Gestão do Tempo

n Definir Início mais cedo (IMC)n Fim mais cedo (FMC) = IMC + duraçãon Fim mais tarde (FMT) = conclusão mais tarde da

actividade que não afecta o fim do projecton Início mais tarde (IMT) = FMT – duração

Início mais cedo

Início mais tarde

Fim maisTarde

Fim mais cedo

actividade

Construção da Rede

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25GPI/Gestão do Tempo

n Início mais cedo da actividade corrente = data de fim mais cedo da sua precedente

n Quando existe mais de uma actividade precedente, assume a data mais tarde

FMC = dia 7

FMC = dia10

IMC = dia10

Construção da Rede (inic e fim mais cedo)

13:29

26GPI/Gestão do Tempo

n Iniciar na última actividaden Fim mais tarde (FMT) da última actividade =

fim mais cedo (FMC)n Seguimos o “caminho” da última actividade

até à primeiran O fim mais tarde da actividade corrente =

Início mais tarde da seguinte n Se existirem várias actividades seguintes,

assumimos o menor In ício mais cedo (IMC)n Início mais tarde (IMT) = Fim mais tarde –

duração

Construção da Rede (inic e fim mais tarde)

13:29

27GPI/Gestão do Tempo

Float

Folga = Fim mais tarde - Fim mais cedoInício mais tarde –Início mais cedo

IMC

IMT

actividade

FMTFOLGA

FMC

GPI/Gestão do Tempo

A

B

C

D0 3 3

0 0 3

3 2 5

3 0 5

1 2 3

5 4 7

7 1 8

7 0 8

-2

+2

descimc d fmc

imt fol. fmt

fmc = imc + dfolga = imt - imcfmt = imt + d

Representação da Rede - Exemplo

-3A

+2B,C1D

-2A2C

A2B

Lagdepduract

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29GPI/Gestão do Tempo

Caminho Crítico

n O Caminho crítico é constituído por uma sequência de actividades com FOLGA = 0

n Existe sempre um caminho crítico ?n Podem existir vários caminhos críticos ?

13:29

30GPI/Gestão do Tempo

Exercício

A

B

D

G0 2

4

2

3

+3

-1C5

E10

F5

Qual a Duração ? Qual o Caminho Crítico ? Se D atrasa 2 dias o que acontece ao Projecto ? Se C atrasa 2 dias o que acontece ao Projecto ? Se F atrasa 2 dias o que acontece ao Projecto ?

13:29

31GPI/Gestão do Tempo

Comunicar Plano

ID Task Name Duration

0 Gantt Exemplo 17 d1 A 2 d

2 B 4 d

3 C 5 d

4 D 2 d

5 E 10 d

6 F 5 d

7 G 3 d

W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M TW1 W2 W3 W4

Gráficos de barras ( GANTT ) (maior impacto)

ID Task Name Start Finish Late Start Late Finish Free Slack

0 Gantt Exemplo 04-10-07 26-10-07 04-10-07 26-10-07 0 d1 A 04-10-07 05-10-07 04-10-07 05-10-07 0 d

2 B 08-10-07 11-10-07 12-10-07 17-10-07 0 d

3 C 11-10-07 17-10-07 17-10-07 23-10-07 4 d

4 D 08-10-07 09-10-07 08-10-07 09-10-07 0 d

5 E 10-10-07 23-10-07 10-10-07 23-10-07 0 d

6 F 10-10-07 16-10-07 12-10-07 18-10-07 2 d

7 G 24-10-07 26-10-07 24-10-07 26-10-07 0 d

T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F SW1 W2 W3

GPI/Gestão do Tempo

• Tempo necessário para efectuar o trabalho e recursos disponíveis para o fazer

• Tempo de espera pela ocorrência de determinado evento (independente dos recursos)

• Normalmente, uma combinação dos dois factores anteriores

Factores que determinam a duraçãode uma actividade

Duração das Actividades

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33GPI/Gestão do Tempo

Duração das Actividades

n Factores que determinam a duração de uma actividade:

– Tempo necessário para efectuar o trabalho e recursos disponíveis para o fazer

– Tempo de espera pela ocorrência de determinado evento (independente dos recursos)

– Normalmente, uma combinação dos dois factores anteriores

GPI/Gestão do Tempo

Duração =

MAS ...

é necessário ter em atenção :

• Dias não úteis (fins de semana, feriados) • Férias;• Trabalho em part-time• Formação, doença, outras ausências;• Perturbação da envolvente externa (mails; reuniões; …)• Relacionamento interpessoal

esforço estimado (dias / homem)

nº de recursos envolvidos

Duração das Actividades

GPI/Gestão do Tempo

25Férias

0,1 a 0,2 * du(PT)

Envolvente / relacionamento

Valores a considerar nas

estimativas

15Ausências (formação, doença,…)

???Trabalho part-time

226Dias úteis (du)

10FeriadosTratado pelo

software de gestão de projectos

104Fins de semana

365Dias ano

Duração das Actividades

13:29

36GPI/Gestão do Tempo

Controlo do Tempo

n Definir uma medida n Registar o progresson Calcular os desvios

– é necessário medir o progresso em relação a um plano inicial fixo (baseline) e ao plano actual

– a medida do progresso em relação a uma “última versão actualizada” do plano pode provocar uma perda total do controlo

n Tomar acções correctivas

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37GPI/Gestão do Tempo

d = 5d

d = 5d

d = 6d

Act. i 12

1313

17

1819

tInício Fim

duração = 6d - 5d = 1d

Baseline - Actual = medida do desempenho do projectoSchedule - Actual = medida de desempenho da equipa

BASELINE

SCHEDULE (current)

ACTUAL

Planeamento Deslizante

13:29

38GPI/Gestão do Tempo

Controlo do Tempo – Acções Correctivas

n Rearranjar trabalho para eliminar atrasosn Adicionar recursos extra

– custos vs data de fim– incremento de recursos vs produtividade

n Comprometer data fim permitindo “adormecimentos”– mover recursos de actividades não críticas para

críticas

n Efectuar “cortes”– (é preferível reduzir o âmbito ou manter data de

fim?)

13:29

39GPI/Gestão do Tempo

Exercício – Construção da Rede

n Restrições:– As Especificações de Requisitos Técnicos e de Interface Aplicacionais só

pedem ter início após a conclusão da Especificação de Requisitos Funcionais, mas podem ser executadas em paralelo.

– A Especificação de Requisitos Técnicos tem que estar terminada antes do início da Especificação de Requisitos de Usabilidade e Performance;

– Todas as actividades de Especificação têm que estar concluídas para se iniciar a Elaboração do Documento de Especificação;

– O Workshop de Revisão terá lugar 2 dias após a Entrega do Documento de Especificação;

0 dEspecificação de Requisitos AprovadaA8

1 dWorkshop de RevisãoA7

0 dEntrega do Documento de EspecificaçãoA6

2 dElaborar documento de EspecificaçãoA5

5 dEspecificação de Requisitos de Usabilidade e PerformanceA4

5 dEspecificação de Requisitos de Interfaces AplicacionaisA3

3 dEspecificação de Requisitos TécnicosA2

10 dEspecificação de Requisitos FuncionaisA1

DuraçãoNome da ActividadeConsidere que a equipa irá trabalhar todos os dias de calendário