Gestão da Tecnologia da Informação (21/05/2013)
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Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 21/05/2013
1° Semestre de 2013
1. Por favor, respondam o teste (4 perguntas) do site http://inspiira.org/
2. Enviem seus resultados para o meu e-mail
Possíveis resultados:
▪ INTP
▪ INTJ
▪ ESTP
▪ ESFJ
▪ Etc...
As empresas são grandes coleções de processos.
José Ernesto Lima Gonçalves (RAE, Jan/Mar 2000)
Como ser um bom gestor de TI sem conhecer os processos da
empresa?
Mas... O que é processo?
Definição 1:
Um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas, que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas) [ABNT, 2001].
Definição 2:
Ordenação específica de atividades de trabalho através do tempo e do espaço, com um início, um fim e um conjunto claramente definido de entradas e saídas: uma estrutura para a ação (Tom Davenport, 1993).
Entrada Processamento Saída
?
Vamos ver um exemplo?
Bolo de Limão
Insumos
Atividades inter-relacionadas
E o produto?!?!?!?!
E nas empresas?
Folha de Pagamento
Fechamento Contábil
Pagamento
Todas as empresas trabalham orientadas a processos!
Por que é importante...
...conhecê-los?
...mapeá-los?
...controlá-los?
Uma reflexão sobre os pontos que fazem a diferença no resultado das empresas
Resultado da Empresa
Tecnologia
Processos Pessoas
Resultado da Empresa
Tecnologia
Processos Pessoas
Sobre as pessoas...
Nosso pessoal está motivado!
▪ (Será?)
Investimos em capacitação.
▪ (Será?)
A remuneração está adequada.
▪ (Será?)
Etc.
▪ (Será?)
Sobre a tecnologia...
Investimos pesado!
▪ (Será?)
Utilizamos o que há de melhor.
▪ (Será?)
Etc.
▪ (Será?)
Sobre os processos...
?????????????????
CONHECER e institucionalizar o fluxo de trabalho
Identificar oportunidades de melhoria Definir papéis e responsabilidades Transformar o conhecimento tácito em
conhecimento explícito Estabelecer controles “Unir” pessoas e tecnologia Colocar a casa em ordem
As coisas simplesmente acontecem; O “sucesso” nos projetos acontece “por
acaso”;
“Por acaso, temos alguns heróis...”
“Por acaso, o cliente era mais desorganizado...”
É normal estouro de prazo e custos (entre outros problemas)
Ambiente sem controle (caos) Grande dependência dos heróis (mas não é
qualquer herói)
Está sempre sob pressão Nunca tira férias Anda sempre estressado Nunca tem tempo para os amigos Nunca se diverte Sempre tem que trabalhar 24 horas direto Até consegue terminar o trabalho, mas...
Os processos sempre estarão lá, mesmo se a empresa preferir ignorá-los ou não conhecê-los
Decisão a ser tomada...
Quem controla quem?
Como conhecer os processos?
Análise de documentos e outros “materiais” gerados ou utilizados pelo processo
Entrevistas
Individuais
Em grupo
Observação in loco
Observar o processo sendo executado
Acompanhar os “atores” que participam da sua execução
Como fazer? Analisar...
Disponibilidade das pessoas
Cultura da empresa
A empresa tem algum conhecimento em processos?
Documentação existente
Saber ouvir
Ouvir além do que é falado...
Diversas ferramentas...
Visio
Aris
TIBCO
Intalio
BizAgi
Etc.
...e notações:
BPMN
EPC
IDEF
Diagrama de Fluxo de Dados
Fluxograma Básico
Etc.
...e notações:
BPMN
EPC
IDEF
Diagrama de Fluxo de Dados
Fluxograma Básico
Etc.
B
5.3.01.02.12
Emitir guias de
recolhimento
Fiscal Easy
5.3.01.02.13
Enviar guias para
o Contas a
Pagar
Fiscal Manual
4.2.31
Pagamentos
guias tributos
Guias
autenticadas
Arquivo5.3.01.02.15
Exportar provisão
contábil
Fiscal Easy
IQ-Contab /
Autbank
Guias de
recolhimento
5.2.03.02
Montagem
de lotes
contábeis
5.3.01.02.14
Receber guias
autenticadas
Fiscal Manual
Enviar e-mail p/
contabilidade
informando o
fechamento
impostosC
Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...
Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...
PRODUTO
ENTREGUE
PELO CSC
PRODUTO
ENTREGUE
PELO
CLIENTE
RESPONSÁVEL
1 FECHAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTODia
útilData
Dia
seman
a
1.1 - REMESSA DAS MOVIMENTAÇÕES DE PESSOAL APROVADASFORMULARIOS
APROVADOS-
1.2 - CADASTRAMENTO E BAIXAS DE FUNCIONÁRIOSRELATÓRIO
FOLHA-
1.3 - TRANSFERÊNCIAS DE FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO -
1.4 - PROCESSAMENTO DA FOLHA E LIBERAÇÃO DA INTERFACE 1º
1.5 - ENVIO DO RELATÓRIO DE FOLHA PAGTO E PROVISÃO DE FÉRIAS E 13º
SALÁRIO1º
1.6 - CONFERÊNCIA DOS VALORES INTEGRADOS À CONTABILIDADE - TOTAL
EMPRESABALANCETE 1º
1.7 - ENVIO DO RELATÓRIO RESUMO DE PJ´S RELATÓRIO PJ 1º
1.8 - EMISSÃO DO RELATÓRIO DO EASY E DO RAZÃO CONTÁBIL
ASSESSORIA E
CONSULTORIA PJ PARA ABERTURA DOS IMPOSTOS
RELATÓRIO/RAZÃ
O 1º
1.9 - ELABORAÇÃO DA PLANILHA RESUMO DE PJ'S PLANILHA 1º
1.10 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DOS IMPOSTOS DE PJ´S RELATÓRIO 1º
1.11 - ENVIO DOS RELATÓRIOS DE BENEFÍCIOS A FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO 3º
1.12 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DA CO-PARTICIPAÇÃO ASSISTÊNCIA
MÉDICAPLANILHA 3º
2 FECHAMENTO DO RECEBIMENTO INTEGRADO
2.1 - PROCESSAMENTO DE TODAS AS NF´S DE ENTRADA NOTA FISCAL 1º
2.2 - SOLICITAÇÃO DE FECHAMENTO DOS MÓDULOS DE RI/INV
VIA
EMAIL/ABERTURA
DE CHAMADO
1º
ATIVIDADE DATA PREVISTAMatriz de Responsabilidades
Atividades
CS
C
Neg
ócio
Aprovar requisição de compra conforme alçada R
Submeter às aprovações os documentos de compras (OC) conforme política de alçadas definida. R
Prover e assegurar a integridade e qualidade das informações, como suporte efetivo à gestão de
compras, à auditoria, aos usuários e fornecedores.R
Desenvolver uma equipe conhecedora dos materiais e serviços utilizados pelo XXXX e seus
mercados fornecedores para aplicar ou suportar as necessidades.R
Realizar cotações e negociar com fornecedores dos grupos de materiais/ serviços de sua
responsabilidade.R
Participar da elaboração de minutas ou modelos de contratos de fornecimento para definição
conjunta com Jurídicos e fornecedores.R
Solucionar não-conformidades relativas aos fornecimentos dos grupos de materiais/ serviços sob
sua responsabilidade.R
R - Responsável
E - Executa
P - Participa
A - Apóia
Qual notação utilizar? Depende da necessidade...
Há um padrão na empresa?
Qual ferramenta será utilizada na modelagem?
O cliente já está habituado com alguma notação?
Qual é a finalidade do mapeamento?
O que fazer depois de mapear e modelar?
Legal! Os processos estão mapeados, modelados e documentados.
E agora? Automação?
Repositório?
Servidor de arquivos?
Banco de dados?
Melhoria contínua?
Verificações periódicas (vulgo: Auditorias)? Implantação de um BPMS?
Business Process Management System
Conjunto de componentes de software que atuam de forma integrada para suportar o ciclo de automação do processo
Ciclo de automação dos processos Modelagem gráfica do fluxo de trabalho
Implementação das regras e informações do processo (dados, formulários, integração etc.)
Execução e controle do andamento do processo
Medição e análise de resultados em tempo real e após sua conclusão
Otimização de processos de negócio multifuncionais, gerando um novo ciclo de evolução dos referidos processos
Fonte das informações dos 2 slides anteriores: http://thebpmexperience.wordpress.com/2011/07/13/vantagens-e-beneficios-de-uma-suite-para-automacao-de-processos/
Arquitetura complexa...
Importante!
Antes de pensar na implantação de um BPMS, é fundamental institucionalizar a cultura BPM dentro da empresa
BPM
Gestão dos Processos de Negócio
Prática de gestão
BPMS
Suíte de sistemas
Mapear o processo
Analisar as oportunidades
de melhoria
Identificar oportunidades de automação
Analisar viabilidade de aquisição de
BPMS
Mito! Processos não são (e nunca serão) a solução
dos seus problemas! Um processo sozinho nunca será a solução;
mas, sozinho, ele pode representar todo o problema
Mito! Se o trabalho com os processos for feito da
forma correta, o herói “estilo Jack Bauer” deixar de existir...
Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a
atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas
tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...
Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a
atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas
tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...
Depende... Se os envolvidos na execução do processo
participarem da definição, a tendência é que o jogo combinado atenda todas as partes, evitando atividades desnecessárias
Depende... O processo criou uma burocracia? Há
punições para quem não segue?
[email protected] www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida