Gestão Corporativa e Redução de Despesas em São Paulo · Redução de Despesas Prefeitura de SP...
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Rodrigo Mauro Ruiz de Matos
III Encontro de Agentes Públicos
23/02/2011
Gestão Corporativa e
Redução de
Despesas em
São Paulo
Case da Prefeitura de São Paulo
Projeto de Modernização da Administração Pública
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública
Redução de Despesas, sem diminuição dos serviços
prestados;
Aumento das Receitas, sem aumento dos impostos;
Redesenho de processos.
Projeto desenvolvido entre Dezembro de 2005 a
Dezembro de 2008
Projeto realizado em 3 frentes de trabalho:
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública
Reduzir despesas sem reduzir
serviços prestados, aliás, buscar
aumentá-los em qualidade
e quantidade.
Modernizar a gestão interna
da Prefeitura.
Deixar legados de gestão
ao corpo funcional.
Gerir corporativamente
despesas, racionalizando-as.
Melhorar a cadeia de processos
que geram gastos.
Criar ferramentas de alta gestão.
Contexto, Desafios e Objetivos
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública
Análise de R$ 1,2 bilhão (2005) – R$ 1,52 bilhão em 2011
Resultados Quantitativos:
Em 18 meses R$ 122 milhões de economia (R$ 155 milhões em 2011)
(10,5%) - meta original R$ 115 milhões
Qualitativos: Rede de 2.000 pessoas; Redesenho de processos visando
resultados; Criação de nova cultura, métodos e processos.
Exemplos de serviços:
Serviços públicos concedidos (Água, Luz e Telefonia – R$ 381,3 milhões)
Serviços terceirizados (vigilância, limpeza – R$ 20,2 milhões)
Serviços com frota locada (R$ 89 milhões)
Alimentos, Locação de Imóveis, Transporte Escolar, Suprimentos, Gastos
Hospitalares, além de Órgãos Pilotos.
1º Fase: Despesas Administrativas comuns:
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública
R$ 1,6 billhão (2008) - R$ 2,03 bilhões em 2011, distribuídos em:
- Saúde
- Educação
- Manutenção da Cidade
Resultados Quantitativos:
Em 12 meses R$ 117 milhões de economia (R$ 130 mi em 2011) - meta
original R$ 94 milhões
Qualitativos: Aumento dos serviços prestados à população, melhorias nos
processos internos, melhor gestão de gastos;
Exemplos de serviços:
Zeladoria da Cidade
Serviços Médicos Especializados
Contra partidas e convênios
2º Fase: Despesas Específicas
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública
3,55
0,285 = 7%
Total Atualizado Economia
Em bilhões de Reais (atualizado)
0,413
0,520
Específicas
Gerais
Em bilhões de Reais – Projeção, sem atualização
Capacidade de Redução
em 4 anos: R$ 933 milhões
Total Analisado: R$ 3,55 bilhões
Economia alcançada no período (18+12
meses): R$ 285 milhões
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Processos, Métodos e Pessoas
Processos
Identificar, isolar e estudar o comportamento de cada despesa, como e onde ela ocorre.
Identificar cada instância interna ligada à cadeia de aquisição e gastos.
Desenhar e propor melhorias sistêmicas.
Centralizar o modelo e descentralizar as ações
Métodos
Uso de consagrada metodologia (PDCA)
Gerenciamento Matricial de Despesas
Uso intensivo de TIC
A organização de um processo complexo como esse requer:
Pessoas
Treinamento de servidores
Motivação, participação e liderança: fixação de objetivos.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Método
Matriz de Despesas
Original
Preço
Benefício
REDUÇÃO DO PREÇO
AUMENTO DO
BENEFÍCIONova Matriz
X
Y
X’
Y’
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Método PDCA
A P
DC
1 Identificação do Problema
2 Análise de Fenômeno
3 Análise de Processo
4 Plano de Ação
5 Execução do Plano6Verificação dos
Resultados e das ações
7Analise de desvios e
implantação de ações corretivas
Padronização 8
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Indicadores: Identificando o problema
Padrão: Ação sobre
os Parâmetros
Renegociação
de Contratos
GASTO
Redução
21
X=
Minuto
Servidor
R$
Minuto
R$
Servidor
Preço ConsumoIndicador
Global
Exemplo de atuação em duas variáveis (no caso, telefonia fixa):
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Metas: Definição
Exemplo de passagem da Régua (gastos com telefonia fixa):
Cluster A Cluster B
Meta: reduzir o
valor dos
indicadores das
áreas até o valor
proposto pela
régua.
Meta: manter o valor dos
indicadores das áreas
que estão abaixo da
régua.
SecretariasSub-Prefeituras
Minutos / Servidor
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Análise do Processo
ELEVADO GASTO
COM
TELEFONIA FIXA
RECURSOSPESSOASEQUIPAMENTOS
AMBIENTEPROCESSOSINFORMAÇÕES
CAUSAS
Exemplo 1: Elevado número de ligações para celulares
Exemplo 2: Falha no uso da operadora para interurbanos
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Plano de Ação
CAUSAS
PRIORITÁRIAS
Ex1: Elevado número de ligações para celulares
Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Processo de Trabalho
Flu
xo d
e A
com
panham
ento
INÍCIO
Matrizes de Resultados
Reunião Prefeito
Mensal
Trimestral
Reunião
Liderança
Análise
Gestores
Análise
Gestores
Famílias
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações
Energia Elétrica de Média Tensão
Ganho Anual
R$ 3,26 milhões
IPC/FIPE
R$ 2,75 mi
(2005)
Convencional4%
Verde96%
Meta
Convencional88%
Verde7%
Azul5%
Situação Encontrada
Redução de Despesas Prefeitura de SP
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações
Demanda de
Ultrapassagem
(Tarifa 3x maior)
Ganho Anual
R$ 2,57 milhões
Nova Demanda de
Ultrapassagem
Energia Elétrica de Média Tensão
IPC/FIPE
R$ 2,17 mi
(2005)
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Novas Licitações
29,026,6
29,0
30,0
40,036,9
34,3
26,0
32,2
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
HOSPITAL DAS CLÍNICAS SP
FUND. OSVALDO CRUZ
SEC. ESTADUAL DA SAÚDE SP
MINISTÉRIO DA SAÚDE
UNIV. FEDERAL PARANÁ
UNIV. FEDERAL SANTA
CATARINA
ARP SAÚDE -ANTERIOR
ARP SAÚDE -ATUAL
R$
/ 1
.00
0 C
OM
PR
IMID
OS
ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MGCONSUMO MÉDIO MENSAL = 8.1 MM
PREÇOS PESQUISADOS PREÇO MÉDIO (META)
0,02900,0266
0,0290
0,0300
0,04000,0369
0,03430,0322
0,0000
0,0100
0,0200
0,0300
0,0400
0,0500
HOSPITAL DAS CLÍNICAS
FUND. OSVALDO CRUZ
SEC. ESTADUAL DA SAÚDE
MINISTÉRIO DA SAÚDE
UNIV. FEDERAL PARANÁ
UNIV. FEDERAL SANTA CATARINA
ARP SAÚDE
R$
/CO
MP
RIM
IDO
ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG
Preços ARP Preço Médio Identificado
ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG (ANTIDIABÉTICO)
CONSUMO MÉDIO MENSAL = 8,1 milhões
ATUALANTERIOR
SECRETARIA MUNICIPAL DA
SAÚDE
Compra de Medicamentos
Ganho Anual
R$ 876 mil/ano
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Tarifação Fixo para Fixo Tarifação Fixo para Celular
Redução
83%
Redução
59%
R$
/min R
$/m
in
Ganho Anual
R$ 16,7 milhões
IPC/FIPE
R$ 14 mi
(2005)
Telefonia Fixa
Exemplos Práticos – Novas Licitações
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
Educação
$
• Recurso direto nas escolas;
• Autonomia de gasto;
• Agilidade na execução.
• Educação Infantil:
• Centro de Educação Infantil – CEI = R$ 4.500;
• Escola Municipal de Educação Infantil - EMEI = R$
6.000;
• Ensino Fundamental e Médio – EMEF/EMEFM = R$ 8.500;
• Educação Especial – EMEE = R$ 8.500;
• Centro Educacional Unificado – CEU = R$ 19.000.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
• Investimento R$7,6 mi;
• Modernização;
• Treinamentos.
• Investimento R$ 14 mi.
•Reforma de 500 escolas e
revisão e modernização;
•Treinamento de 2000 pessoas
sabesp
Ganho Anual
R$ 3,5 milhões
Ganho Anual
R$ 15,7 milhões
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
Grandes contratações, convênios, licitações e ações simples…
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação
1. CUSTO POR PACIENTE 2. READEQUAÇÃO DO CONSUMO
3. AMPLIAÇÃO DAS MELHORIAS NO ATENDIMENTO AO PACIENTE
• Reavaliação dos pacientes: alta do
serviço (672 pacientes, 30%);
• Ampliação do atendimento a novos
pacientes.
• Acompanhamento sistemático dos pacientes.
R$ 343
R$ 264
0
50
100
150
200
250
300
350
400
PREÇO ANTERIOR PREÇO ATUAL
R$
/ PA
CIE
NTE
REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP
R$ 343
R$ 264
0
50
100
150
200
250
300
350
400
PREÇO ANTERIOR PREÇO ATUAL
R$ / P
ACIEN
TE
REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP
R$ / P
AC
IEN
TE
MÊ
S
R$ 343R$ 264
2007 2008
R$ 612
2004
Saúde Oxigenoterapia Domiciliar Prolongada
MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA DOS PACIENTES E REDUÇÃO DAS REINTERNAÇÕES
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação
Padronização Serviços Terceirizados
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
2,31,8
2,4
3,3
4,5
5,2 5,0
0
1
2
3
4
5
6
Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho
R$
MM
EVOLUÇÃO DO GANHO - SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO
Ganho Previsto (R$ MM) Tendência (Ganho)
GANHO REALIZADO ACIMA DA META (R$ MM)GANHO REALIZADO ABAIXO DA META (R$ MM)
Zeladoria e Manutenção da Cidade
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
Tipo do Serviço Nº. Subs. % Nº. Subs. %
Poda/remoção de árvores 5 16% 14 45%
Conservação de BL e PV (*) 6 19% 14 44%
Corte de grama (*) 11 34% 12 38%
Limpeza manual de córregos 13 42% 15 48%
Limpeza de BL e PV (*) 19 59% 22 69%
Obs.: (*) Incluído SPUA
Junho 2008Janeiro 2008
Número de Subprefeituras que Atingiram as Metas nos Serviços de Manutenção da Cidade
Zeladoria e Manutenção da Cidade
Redução de Despesas Prefeitura de SPFonte: Subprefeituras e SIURB 2006/2007
Melhor
Oportunidade de melhoria na contratação de serviços para limpeza de piscinões
e córregos.
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
142,98
19,17 16,9212,54
49,11
16,8113,97
1,71
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Cidade Ademar Penha Freguesia do Ó/Brasilândia Cidade Tiradentes
Atual Proposta
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
Alteração na forma de contratação de serviço de limpeza e manutenção do
piscinão:
Aumento na quantidade de materiais retirados do piscinão;
Maior número de viagens realizadas pelo mesmo caminhão;
Maior empenho dos trabalhadores no exercício da atividade;
Melhoria na utilização das máquinas e equipamentos pesados.
Contratação Atual
Horas de Trabalho
R$/hora
Contratação Proposta
Produtividade
R$/tonelada
Benefícios resultantes da ação:
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
CONVÊNIOS SUS
A oportunidade prevê a readequação dos gastos (Tetofinanceiro) com convênios SUS e a reutilização dos recursosotimizados.
CONTRAPARTIDAS
Foi identificada a oportunidade de cobrar a execução deserviços gratuitos em contrapartida pela utilização de áreaspúblicas.
Saúde
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Gestão de Contratos
• Formação de uma base única de dados de contratos de toda Prefeitura;
• Padronização e melhoria dos processos de contratação da Prefeitura;
• Disseminação dos padrões por todas as Unidades;
• Acompanhamento da utilização dos padrões.
Concepção
do Objeto
Preparação do
Edital/ContratoSolicitação
Contrato e
Gestão
O que Como Compra Condição da
CompraCompra
REDESENHO DO PROCESSO
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Gestão de Contratos
Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura.
Realizar estudos em massa de dados, com fins de gerar políticas para
organização do sistema como um todo.
Realizar ações em todas as fases da cadeia.
Atuar centralmente para agir descentralizadamente.
Sistema de Cadastro de Informações sobre os contratos obrigatório.
Travamento na execução orçamentária.
Permite a extração de relatórios, que geram preços de referência,
compras centrais ou determinações de padrão para compras
descentralizadas.
Permite o acompanhamento em tempo real.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Fontes: PIB e Inflação Estimada (IPCA 6,5% 2008 e 5% 2009)- Relatório Focus – Bacen; PIB Real - IBGE
Crescimento da Arrecadação do ISS x PIB
Redução de Despesas Prefeitura de SP
(011) 8585.2284
www.ruizdematos.com
Projeto Modernizando a Administração Pública
Frente de Redução de Despesas
• Fase I (2005 a 2007) Base de Dados inicial: Gastos Executados
em 2005 com as famílias de despesas administrativas comuns;
Metas revistas em 2007.
• Fase II – (2008-): Base de Dados de gastos executados em 2007
nas famílias de despesas da Secretaria de Educação, Saúde e
Subprefeituras.
• Dados de metas e demais valores de referência do Sistema de
Acompanhamento Matricial cedido pelo INDG à Prefeitura.
• Valores atualizados pelo ICP/Fipe (até fevereiro de 2011 apenas
para demonstração.
ruizdematos.com/projetos
Obrigado.
Rodrigo Mauro Ruiz de Matos