Gerenciamento Pelas Diretrizes
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Gerenciamento Pelas Diretrizes
A
DC
P
Gerência de Planejamento e GestãoJunho 2010
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Objetivos: Habilidades e Competências
Capacitar os participantes para o estabelecimento e desdobramento das metas anuais da organização.
Capacitar os participantes a comunicação das metas em todos os níveis da organização.
Capacitar os participantes a inovação dos processos organizacionais, obtendo ganhos expressivos relativos à Qualidade, Produtividade, Custos e Entrega, Segurança e Meio Ambiente.
Apresentar a metodologia do Gerenciamento Pelas Diretrizes
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Conteúdo Programático
1. Análise da Pesquisa Interna
2. Nivelamento de entendimento
3. Gerenciamento Pelas Diretrizes
4. Introduzindo o GPD
5. Planejamento do GPD
6. Execução, Controle e Ação Corretiva
7. Exercícios
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Estratégia de Ensino
Aulas Expositivo-Dialogadas; Exercícios em Equipe (Atividades práticas); 50% de Teoria e 50% de Prática; Apresentação das atividades; Discussões; Filmes.
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Referências
Pesquisa Interna
Regulamento do Gerenciamento Pelas Diretrizes
CAMPOS, V. Falconi. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. 8. ed. Belo Horizonte: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2004.
___. Gerenciamento pelas diretrizes. 4. ed. Belo Horizonte: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2004 Belo Horizonte: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2004
___. TQC: controle da qualidade total (no estilo japonês). 8. ed. Belo Horizonte: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2004.
CARVALHO, Marly M. e PALADINI, Edson P. (Coord.) Gestão da qualidade: teoria e casos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.
PESSOA, Gerisval A. PDCA: ferramentas para excelência organizacional. (Apostila). São Luís: FAMA, 2007.
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FORÇA1. Pesquisa Interna
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Visão Geral da Pesquisa
Participantes: 19 unidades
Entrevistados: chefes das unidades
Estrutura da pesquisa:– Conhecimento– Aderência– Propostas
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Resultados
Conhecimento
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Você fez alguma capacitação em GPD?
Você conhece o manual do GPD?
SIM NÃO10 9
SIM NÃO
9 10
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Resultados
Aderência
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Você acha a metodologia útil pra o dia-a-dia da sua área?
Sim
Não
Não Usa
Sim Não Não Usa
10 6 3
53% 32% 16%
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Você conseguiria apontar a maior dificuldade da metologia?
Desconexão com a prática e a rotina
Falha na aplicação
Cultura Organizacional
Desconexão com a prática e a rotina Falha na aplicação Cultura Organizacional
7 8 4
37% 42% 21%
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A maior dificuldade é cultural. Para superar precisamos de capacitação permanente e persistência.
Cultura
Capacitação das lideranças / Cultura organizacional.
Acredito que a maior dificuldade da metodologia é que existem coisas que não dependem só do nosso esforço e que mesmo assim há cobranças neste sentido.
Quanto a metodologia não tem dificuldade. O Confea não se pauta administrativamente para dar consecussão ao GPD / No dia-a-dia as relações levam a outras prioridades que acabam virando uma demanda mais importante do que o GPD.
A rotina da Unidade é pesada / Dificuldade em desmembrar as metas em medidas, fica muito longo e trabalhoso / Precisa de todo entendimento da equipe / A rotina não deixa.
Desconexão com a prática e a rotina
A maior dificuldade é separar a rotina das metas de melhoria e os indicadores de avaliação de resultados.
Complexidade da metodologia. Sinto uma sincera dificuldade em enxergar a utilidade prática no dia-a-dia.
Afasta a realidade. Existe novas melhorias que não são medidas pelo GPD. Existe lacunas entre as metas previstas e a rotina. Existe descompaço entre o planejado e a rotina.
As metas estipuladas estão distantes da rotina / realidade.
Conciliar rotina com planejamento. Utilização da ferramenta. Mudanças constantes das metas. Não aceitação das metas escolhidas pela área e falta de retorno. A mensuração não retrata a realidade de execução e causa frustração.
Prejudicado por não ter colocado em prática, pelo menos de forma constante.
Falha na aplicação.
Muito subjetiva / Sem assossiação do esforço para atingir as metas / Falta acompanhamento da gerência responsável pela gestão da ferramenta / Falta suporte.
Não é possível visualizar os resultados / As atividades não aparecem nos resultados das atividades dos planos de ação.
Ferramenta burocrática / Dificuldade de acesso a ferramenta / Muitas páginas / Complexa / Muitas mudanças de versões / Muitas mudanças no lay out da ferramenta.
Linguagem complexa e prolixa.
O GPD não é prioridade. Existem coisas/atividades da Unidade que são prioritárias. A metodologia não foi bem implantada. Não vingou.
Nivelamento de conhecimento de todos os envolvidos no processo.
Ferramenta não é eficaz para as metas do dia-a-dia. Não funciona no estratégico e nem no operacional.
Falta o cruzamento/interações dos planejamentos impactando nas atividades prioritárias das áreas e sua execução de acordo com as diretrizes estabelecidas. Para atender uma diretriz do Confea, cada Unidade faz seu planejamento individual, quando ele deveria ser em conjunto entre todas.
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Aponte até 5 vantagens do GPD:
Oferece Diretriz
Acompanhamento
Oferece Diretriz Acompanhamento
75% 25%
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Aponte até 5 desvantagens do GPD:
Complexidade
Não contempla rotina
Inadequada a organização
Complexidade Não contempla rotina Inadequada a organização
47% 53% 33%
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Por que sua unidade não usa?
Realidade da rotina
Falta de conhecimento
Realidade da rotina Falta de conhecimento
65% 35%
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Propostas
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Propostas de melhoria
CapacitaçãoAcompanhamento
Domínio daferramenta Definição das
metas
S1
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
Capacitação 85%
Acompanhamento 65%
Domínio da ferramenta 60%
Definição das metas 50%
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Conclusão 01:
Percepção dominante
A metodologia não é aderente a realidade do dia a dia e a
ferramenta de apoio usada é muito complexa.
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Falhas na aplicação: capacitação e
acompanhamento
Conclusão 02:
Causas Presumidas
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É só no Confea?!?
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Antídotos
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Ações GPG
Capacitação mais freqüente Instrumentalização prática Coaching
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Nivelando entendimentos
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FORÇA2. Gerenciamento
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• As pessoas que trabalham em uma empresa exercem funções dentro
de uma estrutura hierárquica.
• Essas funções são divididas em dois grupos: operacionais e
gerenciais.
FunçõesFunções
OperacionaisOperacionais
SupervisãoSupervisão
OperaçãoOperação
DireçãoDireção
GerenciamentoGerenciamento
GerenciaisGerenciais
Funções da Pessoas na EmpresaFunções da Pessoas na Empresa
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Responsabilidade de Cada FunçãoResponsabilidade de Cada Função
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Qual a “rotina” de uma função gerencial?
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Quais as faces da função gerencial?
Líder Chefe
Gerente
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Gerente
Gerenciamento de recursos – pessoas, dinheiro, tempo, espaço, etc.Foco na ação planejada
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Líder
•Liderança de pessoas – motivação, trabalho em equipe, desenvolvimento de talentos.•Foco na persuasão
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Chefe
Chefia de posição – tomar decisão, delegar, autoridade, disciplinamentoFoco no cargo
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O segredo é o equilíbrio
Nenhuma das faces é inadequada!!
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Como ter uma visão do equilíbrio?
Caneta e papel!!
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Teste de Liderança:
Sua equipe está motivada? Como você sabe?
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Teste de gerenciamento Qual a finalidade, as competências e as metas de sua
unidade? Você sabe o porquê de cada um deles? Você conhece as habilidades e conhecimento de todos os
empregados de sua área? Você saberia responder o que cada um de seus empregados
fará essa semana? E semana que vem? Você sabe com está a execução orçamentária de sua
unidade? Você orienta com clareza como cada um de seus
empregados irá realizar sua demanda? Você sabe os prazos necessários e os disponíveis para que
sua unidade atenda seus resultados?
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Teste de chefia
Penso que meu papel é coordenar as pessoas para que façam o que tem que ser feito?
Após receber uma diretriz discuto com a equipe ou delego as tarefas para serem cumpridas?
Vejo os empregados como pessoas ou como recursos para atingir o resultado?
Busco me afirmar com líder pelo que faço ou pelo que as pessoas pensam que faço?
O que mais me preocupa: os resultados do ponto de vista da organização ou da alta administração?
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Qual a “rotina” de uma função gerencial?
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Gerenciar recursos(GERENTE) e liderar pessoas(LÍDER) para o fiel
cumprimento(CHEFE) de ações(METAS E ROTINAS)
planejadas!
Rotina!?Rotina!?
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Para o travesseiro..
Pra você a rotina das funções gerenciais é padronizável ou gerenciável?
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Gerenciamento Pelas Diretrizes
A
DC
P
Gerência de Planejamento e GestãoJunho 2010
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FORÇA2. Conceitos Básicos
![Page 44: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/44.jpg)
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Sistema de Gestão - ConceitoSistema de Gestão - Conceito
Conjunto de elementos inter-relacionados ou interativos para estabelecer política e objetivos e para atingir estes objetivos.
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Sis
tem
a d
e G
estã
o
FORMULAÇÃO ESTRATÉGICAFORMULAÇÃO ESTRATÉGICA
PolíticasAçõesObjetivos
Gerenciamento pelas Diretrizes
Gerenciamento de Projetos
Metas anuais
Gerenciamento das Melhorias
Gerenciamento das Inovações
SIX SIGMA
Gerenciamento da Rotina do Dia-a-Dia
RESULTADOS
Sistema de Padronização
Orçamento
5 an
os
1 an
o1
dia
Op
eraç
ãoP
lan
o d
e T
rab
alh
o
F
ES
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Definição de Meta
É um objetivo a ser alcançado. Determinando-se um valor e um prazo para se chegar a esse
objetivo
Componentes de uma meta:
• Objetivo gerencial
• Valor
• Prazo
• Exemplo:
Reduzir o índice de ocorrências ferroviárias na Estrada de Ferro Horizonte em 30% até dezembro de 2009.
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Meta - Exemplos
É um alvo a ser atingido. Uma meta deve ser clara, concisa, estar definida no tempo, ser mensurável e, preferencialmente, ser numérica.
Exemplos: Aumentar a produtividade da empresa em 12%
até o final de 2009”Aumentar a venda da empresa em 20% no ano
de 2009.
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Medidas
São as ações estabelecidas para atingir as METAS.
Exemplo:Meta - “ Aumentar a produtividade da empresa em
12% até o final de 2009”
Medidas1 - Reduzir o custo fixo.2 - Reduzir o custo variável.3 - Aumentar a disponibilidade dos equipamentos.4 - Aumentar as vendas.
![Page 49: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/49.jpg)
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Definição de Método
Método: Palavra de origem grega
Método = Meta + Hodos (Caminho)
Situaçãoatual
Meta
É o caminho que leva a uma metaM
étod
o
MELHOR
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Método PDCA
O PDCA é um método de gestão
A
DC
P
MÉTODOMÉTODO
Situação atual
Meta
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Como?
1. P - Planeje – tendo um problema ou uma meta conhecida, estude, analise, decida o que fazer, e faça um Plano de Ação.
2. D - Execute – conforme o planejado. Total ou parcialmente.
3. C - Verifique – confronte os resultados reais com os
resultados esperados.
4. A - Reaja – aja onde necessário. Faça ajustes onde preciso.
Assegure o bom resultado.
5. Recomece o ciclo.
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Gerenciando para Melhorar – Meta de MelhoriaGerenciando para Melhorar – Meta de Melhoria
EXECUÇÃO:
Atuação de acordo com o "Plano de Ação"
A
P
C
D
1
2
3
4
5
EFETIVO?
PROBLEMA:
Identificação do ProblemaOBSERVAÇÃO:Reconhecimento das características doproblemaANÁLISE:
Descoberta das causas principais
7
6
8
PLANO DE AÇÃO:Contramedidas ás causas principais
VERIFICAÇÃO:
Confirmação da efetividade da ação
PADRONIZAÇÃO:
Eliminação definitiva das causasCONCLUSÃO:
Revisão das atividades e planejamento para trabalho futuro
NÃO
SIM
00 012002
J D
META
MELHORNÚMERO
DERECLAMAÇÕES
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53 de 91
A
S
C
D
1
2
3
4
5
EFETIVO?
NÃO
SIM
META PADRÃO:Qualidade Padrão, Custo Padrão, etc.
PADRÃO:Estabelecido para atingir as metas padrão
EXECUÇÃO:Cumprir o PADRÃO
VERIFICAÇÃO:Confirmação da efetividade do PADRÃO
AÇÃO CORRETIVA:Remoção do SintomaAção na causa (ANÁLISE)
RELATO (Verbal ou Escrito)RELATO (Verbal ou Escrito)
• Treinamento OJT• Supervisão• Diagnóstico
Gerenciando para Manter – Meta PadrãoGerenciando para Manter – Meta Padrão
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PDCA Aplicado com os Objetivos de Manter e MelhorarPDCA Aplicado com os Objetivos de Manter e Melhorar
DIRETRIZES ANUAIS DA ALTA ADMINISTRAÇÃO
PROBLEMASCRÔNICOS
PRIORITÁRIOS
REVISÃOPERIÓDICA
DOSPROBLEMASCRÔNICOS
METAS ANUAIS
S
D
A
C
AÇÃOCORRETIVA PADRONIZAÇÃO
P
D
A
C
MELHORIA
MANTÉM
PRODUTOS
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Ações Gerenciais na Busca da Excelência
AC
PD
Plano
PROCESSO NOVO
Definir novos padrões ( produto novo ) para
atingir metas
PadrãoPROCESSO EXISTENTE
Cumprir os padrões estabelecidos
verificando os resultados e corrigindo as anomalias
AC
PD
AC
PD
Plano
PROCESSO EXISTENTE
Alterar padrões para atingir novas metas
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Melhoramento Contínuo
NÍVEL
DO
RESULTADO
TEMPO
“PROCESSO EXISTENTE”
“PROCESSO EXISTENTE”
“NOVO PROCESSO”
INOVAÇÃO (breakthrough)
AC
SD
AC
PD
AC
PD
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PDCA no Gerenciamento
Fluxograma
Padrão Executar OK ?
Ações sobre o sintoma
Ações sobre causas imediatas
(bloqueio)
Manter como está
Acompanhar
Ideiasnovas
Melhorar
Manutenção
Melhoria
ResultadoN
S
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Item de Controle - Meta
São indicadores estabelecidos, a partir dos resultados do trabalho realizado, que deverão ser acompanhados, gerenciados.
Exemplos: Índice de Reclamações, Taxa de Frequência de Acidentes com Afastamento, Ações no prazo, Volume de produção, etc.
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Item de Verificação - Medidas
São indicadores estabelecidos, entre os fatores causais que mais afetam os resultados do trabalho realizado, que deverão ser acompanhados, gerenciados.
Exemplo: Se o volume de produção for um item de controle, a disponibilidade de equipamentos será um item de verificação.
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Gráfico Sequencial para Item de Controle
J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M
0
20
10
VALORMÉDIO
(16)
BENCHMARK
META(8)
(4)
MELHOR
LINHA DE META
VALORMÉDIO2006
VALORMÉDIO2007
2008 2009 2010
NÚ
MER
O D
E A
CID
EN
TES
Elementos importantes do gráfico:1.Indicador escolhido2.Histórico (valor médio) dos 3 últimos anos3.Benchmark atual4.Valores das metas5.Linha de meta
Modelo Conceitual
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PDCA
J F M A M J J A S O N D
Gráfico de Controle de Processos Processo-Causas
Problema
A meta no final de março não foi alcançada
Ações Imediatas
Ações tomadas sobre resultado (efeito) e as causas imediatas
Importante
Qualquer anomalia deve ser relatada pelo executante. Após ações sobre o sintoma e causas imediatas deve-se
emitir um relatório , iniciando-se assim o PDCA”
Resultado
25
50
75
100
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PDCA
Gráfico de Controle de Processos Processo-Causas
Reavaliação
Ao reavaliar, por exemplo,no meio do mês de abril nota-se a tendência de
cumprimento da meta.
Ações complementares
Simultaneamente a reavaliação, ações complementares decorrentes de estudo e
analises estão sendo adotadas para eliminar a reincidência
Eliminação de Reincidência
Uma falha/defeito repetitivo deve ser vergonhosa para um empregado, assim toda anomalia deve ser priorizada para ser estudada e analisada para se
descobrir suas causas fundamentais
J F M A M J J A S O N D
Resultado
25
50
75
100
![Page 63: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/63.jpg)
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PDCA
Expectativa Futura
Em função das ações até aqui tomadas, pode-se ter a expectativa de que no final de abril a meta seja alcançada. Contudo, deve-se analisar o que os interessados
fizeram relativo a este mesmo problema.
Ações para o futuro
Conhecer e analisar as soluções que os interessados deram para o mesmo
problema . Adota-las se forem indicadas para o nosso processo
Lembrete
Evite apreciar uma história ou Relatório com final feliz
25
50
75
100
Resultado
Gráfico de Controle de Procesos Processo-Causas
J F M A M J J A S O N D
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Plano de Ação Gerencial
• Os planos de ação gerencial devem conter as anomalias selecionadas para um estudo mais acurado.
• O planos de ação devem conter também as ações ou medidas definidas pelo nível hierárquico superior.
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FORÇA3. Gerenciamento Pelas Diretrizes
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Gerenciamento Pelas Diretrizes - GPD
HO = Método, forma SHIN = Bússola, Direção
KANRI = Gerenciamento, Controle
HOSHIN KANRI = Gerenciamento pelas DiretrizesHOSHIN KANRI = Gerenciamento pelas Diretrizes
Significado e definiçãoSignificado e definição
HOSHIN = Metodologia para estabelecimento do rumo estratégico
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Sistema de Gerenciamento no qual a Alta Administração determina diretrizes e lidera sua implantação, promovendo desdobramento de metas e medidas a serem, respectivamente, atingidas e executadas por todos níveis gerenciais.
É um método projetado para captar e concretizar os objetivos estratégicos, as perspectivas futuras e também desenvolver os meios para transformá-los em realidade.
Ou seja,
É um processo que fornece, através de fatos e dados, uma estrutura para mover toda a organização na direção desejada.
Gerenciamento Pelas Diretrizes - GPD
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Gerenciamento Pelas Diretrizes - Conceito
![Page 69: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/69.jpg)
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Diretriz: Conceito
São temas importantes para a gestão dos negócios, cujas metas a serem atingidas estão determinadas pela Alta Administração.
Exemplos:
– Aumentar a produtividade da Empresa
– Aumentar o Retorno sobre o Capital Empregado (ROCE)
– Aumentar o Valor Econômico Agregado (EVA)
– Aumentar o EBITDA
– Aumentar o CFROGI
– Reduzir os índices de Acidentes
![Page 70: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/70.jpg)
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Diretriz: Conceito
A
B
EFEITO RESULTADO
PRODUTO
PROCESSOS - MEIOS
DIRETRIZDIRETRIZ
MEDIDAMÉTODOCAMINHOMEIOS
METAOBJETIVOVALORPRAZO
![Page 71: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/71.jpg)
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Diretriz: Conceito
• Uma Diretriz consiste de uma META e das MEDIDAS prioritárias e suficientes para se atingir esta meta.
![Page 72: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/72.jpg)
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Diretriz: Método de Gerenciamento
A
B
EFEITO RESULTADO
PRODUTO
PROCESSOS - MEIOS
CONHECER A META
CONHECER O PROBLEMA E SUAS CARACTERISTICAS
IMPORTANTES
ANALISAR O PROCESSO, CAUSAS MAIS IMPORTANTES
ANALISAR O PLANO CAUSA
MEDIDAS PLANOS
DIRETRIZ = META + PLANO
![Page 73: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/73.jpg)
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GERENCIAMENTO DA ROTINA
GERENCIAMENTO DA ROTINA
P
DC
AMELHORIA
S2
DC
A
H
DC
AINOVAÇÃO. ATINGIR O ALVO DO NOVO RUMO
S1
DC
APARA MANTER O NÍVELMÍNIMO EXIGIDO S: STANDARD (PADRÃO)
P: PLAN: (PLANO)
H: HOSHIN (DIRETRIZ)
GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES (HOSHIN)
![Page 74: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/74.jpg)
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FORÇA4. Introduzindo o GPD
![Page 75: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/75.jpg)
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GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES
BOA COMPETÊNCIA EM SOLUÇÃO DE
PROBLEMAS
BOM SISTEMA DE COLETA E ANÁLISE DE
INFORMAÇÕES
FIRME COMPROMETIMENTO
DA ALTA ADMINISTRAÇÃO
BOM GERENCIAMENTO DA
ROTINA
Premissas para o GPD
![Page 76: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/76.jpg)
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Sistema de Informações Gerenciais
• Estabeleça um Sistema de Informação da Organização.
• O Sistema deve ser tal que os itens de verificação do nível hierárquico superior, na medida do possível, tornem-se itens de controle do nível inferior.
• Ex: SIC, TAG, Implanta, Contex
![Page 77: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/77.jpg)
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Domínio das Informações
UNIVERSO DAS INFORMAÇÕES
FATOS = Informações Qualitativas Dados = Informações Numéricas
ATINGIR AMETA
PLANOSDE
AÇÃO
PROCESSAMENTO
COLETA
CONHECIMENTOS DOS FATORES CONHECIMENTO TÉCNICOATUAIS DO PROBLEMA ACUMULADO
. O QUE? . QUEM? . COMO? . PSICOLOGIA. ONDE . QUANTOS . QUANDO? . ADMINISTRAÇÃO
. ENGENHARIA, ETC.
VáriasFerramentas daAdministração edo Planejamento
Estatística eFerramentas da
Estatística
DISPOSIÇÃO
ANÁLISE DO
PROCESSO
ANÁLISE DO
FENÔMENO
METAPROBLEMA
![Page 78: Gerenciamento Pelas Diretrizes](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022062315/56815968550346895dc6a6b9/html5/thumbnails/78.jpg)
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Qual é o problema?!?!?