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Gerenciamento de Custos de Projetos

Parte 06

Gerenciamento de Projetos Espaciais – CSE-301Docente: Petrônio Noronha de Souza

Curso: Engenharia e Tecnologia Espaciais

Concentração: Engenharia e Gerenciamento de Sistemas Espaciais3º Período de 2009

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Tópicos – Parte 06

• Introdução

• Processos de gerenciamento de Custos

• Estimativa

• Orçamentação

• Controle

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Introdução

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Definições

• O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.• Estimativa de custos – desenvolvimento de uma estimativa dos

custos dos recursos necessários para terminar as atividades do projeto.

• Orçamentação – agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos.

• Controle de custos – controle dos fatores que criam as variações de custos e controle das mudanças no orçamento do projeto.

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Definições (cont.)

• O gerenciamento de custos do projeto trata principalmente do custo dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma. No entanto, o gerenciamento de custos do projeto também deve considerar o efeito das decisões do projeto sobre o custo de utilização, manutenção e suporte do produto, serviço ou resultado do projeto.

• Essa visão mais ampla do gerenciamento de custos do projeto muitas vezes é chamada de estimativa de custos do ciclo de vida.

• A estimativa de custos do ciclo de vida, juntamente com técnicas de engenharia de valor, pode aprimorar a tomada de decisões e é usado para reduzir o custo e o tempo de execução e para melhorar a qualidade e o desempenho da entrega do projeto.

• O gerenciamento de custos do projeto poderá abordar processos adicionais e diversas técnicas de gerenciamento geral, como retorno sobre o investimento, fluxo de caixa descontado e análise de retorno de capital investido.

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Processos do gerenciamento de Custos

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Gerenciamento dos Custos do projeto

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Fluxograma dos processos de gerenciamento dos Custos do projeto

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Fluxograma dos processos de gerenciamento dos Custos do projeto (cont.)

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Elementos do Plano de Gerenciamento dos Custos(ver definições originais do PMBOK)

• Nível de precisão

• Unidades de medida

• Ligações entre procedimentos organizacionais (Conta de Controle dos componentes da EAP)

• Limites de controle

• Regras do valor agregado

• Formatos de relatórios

• Descrições de processos

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Estimativa

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Estimativa dos Custos

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Estimativa dos Custos (cont.)

• A estimativa de custos da atividade do cronograma envolve o desenvolvimento de uma aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma.

• Na aproximação dos custos, o avaliador considera as possíveis causas de variação das estimativas de custos, inclusive os riscos.

• As estimativas de custos podem se beneficiar do refinamento durante o andamento do projeto para refletir os detalhes adicionais disponíveis. A exatidão de uma estimativa de projeto irá aumentar conforme o projeto se desenvolve através do ciclo de vida do projeto.

• Por exemplo, um projeto na fase de iniciação poderia ter uma estimativa grosseira na faixa de -50 a +100%. Numa etapa posterior do projeto, conforme mais informações são conhecidas, as estimativas poderiam se reduzir a uma faixa de -10 a +15%.

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Estimativa dos Custos (cont.)

• Os custos das atividades do cronograma são estimados para todos os recursos cujos custos serão lançados no projeto.

• Isso inclui mas não se limita a mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços e instalações, além de categorias especiais como uma provisão para inflação ou um custo de contingência.

• A estimativa de custos de uma atividade do cronograma é uma avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar a atividade do cronograma.

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Entradas relevantes• Ativos de processos organizacionais:

• Política de estimativa de custos

• Modelos de estimativas de custos

• Informações históricas

• Arquivos de projetos

• Conhecimento da equipe do projeto

• Lições aprendidas

• Declaração de escopo: a declaração do escopo do projeto descreve a necessidade de negócios, a justificativa, os requisitos e os limites atuais do projeto. A declaração do escopo do projeto inclui restrições, premissas e requisitos. (mais detalhes no PMBOK)

• Plano de gerenciamento do cronograma: O tipo e a quantidade de recursos e a quantidade de tempo em que esses recursos são aplicados para terminar o trabalho do projeto é uma parte importante da determinação do custo do projeto. (mais detalhes no PMBOK)

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NASA standard WBS

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Ferramentas e técnicas (ver definições originais do PMBOK)

• Estimativa análoga: fazer uma estimativa de custos análoga significa usar o custo real dos projetos anteriores semelhantes como base para estimar os custos do projeto atual.

• Determinar os valores de custo de recursos

• Estimativa “bottom-up”: Esta técnica envolve a estimativa dos custos de pacotes de trabalho individuais ou de atividades do cronograma individuais com o nível mais baixo de detalhes.

• Estimativa paramétrica: a estimativa paramétrica é uma técnica que utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis (por exemplo, metros quadrados em construção, linhas de código em desenvolvimento de software, horas de mão-de-obra necessárias) para calcular uma estimativa de custos para um recurso de uma atividade do cronograma.

• Software de gerenciamento de projetos

• Análise de proposta de fornecedor

• Análise das reservas

• Custo da qualidade

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Saídas relevantes

• Estimativas de custos da atividade: uma estimativa de custos da atividade é uma avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma.

• Detalhes que dão suporte a estimativa de custo:• Documentação da base para a estimativa (ou seja, como ela foi

desenvolvida).

• Documentação de quaisquer premissas feitas.

• Documentação de quaisquer restrições.

• Indicação do intervalo de estimativas possíveis (por exemplo, R$10.000 (-10% / +15%) para indicar que o item deve custar entre R$9.000 e R$11.500).

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Orçamentação

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Orçamentação dos Custos

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Orçamentação dos Custos (cont.)

• A orçamentação envolve a agregação dos custos estimados de atividades do cronograma individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos totais para a medição do desempenho do projeto.

• Ferramentas e Técnicas (ver definições originais do PMBOK):

• Agregação de custos

• Análise das reservas

• Estimativa paramétrica

• Reconciliação dos limites de funcionamento

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Saídas

• Linha de base dos custos• A linha de base dos custos é um orçamento dividido em fases

usado como base em relação à qual será medido, monitorado e controlado o desempenho de custos geral no projeto.

• Ela é desenvolvida somando-se os custos estimados por período e geralmente é exibida na forma de uma curva S. A linha de base dos custos é um componente do plano de gerenciamento do projeto.

• Muitos projetos, especialmente os grandes, possuem várias linhas de base dos custos e dos recursos e linhas de base de produção de consumíveis (por exemplo, metros cúbicos de concreto por dia) para medir os diferentes aspectos do desempenho do projeto.

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Saídas (cont.)

• Necessidade de financiamento do projeto• A necessidade de financiamento, total e periódica (por exemplo,

anual ou trimestral), é derivada da linha de base dos custos e pode-se definir que ela tenha um excesso, geralmente uma margem, para prever um início mais acelerado ou estouros nos custos.

• O financiamento em geral ocorre em quantias incrementais não contínuas e, portanto, aparece como uma função degrau. O total de recursos financeiros necessários são os incluídos na linha de base dos custos mais a quantia de reserva para contingências de gerenciamento.

• Uma parte da reserva para contingências de gerenciamento pode ser incluída gradualmente em cada etapa de financiamento ou financiada quando necessário, dependendo das políticas organizacionais.

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Linha de base dos custos x Necessidade de financiamento

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Controle

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Controle de Custos

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Controle de Custos (cont.)

• O controle de custos do projeto inclui:• Controlar os fatores que criam mudanças na linha de base dos custos.

• Garantir que houve um acordo em relação às mudanças solicitadas.

• Monitorar as mudanças reais quando e conforme ocorrem.

• Garantir que os possíveis estouros nos custos não ultrapassam o financiamento autorizado periodicamente e no total para o projeto.

• Monitorar o desempenho de custos para detectar e compreender as variações em relação à linha de base dos custos.

• Registrar exatamente todas as mudanças adequadas em relação à linha de base dos custos.

• Evitar que mudanças incorretas, inadequadas ou não aprovadas sejam incluídas nos custos relatados ou na utilização de recursos.

• Informar as partes interessadas adequadas sobre as mudanças aprovadas.

• Agir para manter os estouros nos custos esperados dentro dos limites aceitáveis.

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Controle de Custos (cont.)

• O controle de custos do projeto procura as causas das variações positivas e negativas e faz parte do controle integrado de mudanças . Por exemplo, respostas inadequadas às variações de custos podem causar problemas de qualidade ou de cronograma ou produzir posteriormente um nível de risco inaceitável no projeto.

• Entradas:

• Informações sobre o desempenho do trabalho: são coletadas as informações sobre o desempenho do trabalho relativas ao andamento e aos custos das atividades do projeto que estão sendo realizadas. Essas informações incluem, entre outras:

• Entregas terminadas e ainda não terminadas

• Custos autorizados e incorridos

• Estimativas para terminar as atividades do cronograma

• Percentual fisicamente terminado das atividades do cronograma.

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Ferramentas e Técnicas

• Sistema de controle de mudanças nos custos: um sistema de controle de mudanças nos custos, documentado no plano de gerenciamento de custos, define os procedimentos através dos quais é possível realizar mudanças na linha de base dos custos.

• Análise e medição de desempenho: as técnicas de medição de desempenho ajudam a avaliar a extensão das variações que invariavelmente irão ocorrer. • A Técnica do Valor Agregado (TVA) compara o valor cumulativo do

custo orçado do trabalho realizado (agregado) no valor de orçamento alocado original com o custo orçado do trabalho agendado (planejado) e com o custo real do trabalho realizado (real). Essa técnica é especialmente útil para controle de custos, gerenciamento de recursos e produção.

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Ferramentas e Técnicas (cont.)

• Uma parte importante do controle de custos é determinar a causa de uma variação, a extensão da variação e decidir se a variação exige ações corretivas.

• A Técnica do Valor Agregado utiliza a linha de base dos custos contida no plano de gerenciamento do projeto para avaliar o andamento do projeto e a extensão das variações que ocorrem.

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Ferramentas e Técnicas (cont.)

• A Técnica do Valor Agregado envolve o desenvolvimento destes valores-chave para cada atividade do cronograma, pacote de trabalho ou conta de controle:

• Valor planejado (VP): O VP é o custo orçado do trabalho agendado a ser terminado em uma atividade ou o componente da EAP até um determinado momento.

• Valor agregado (VA): O VA é uma quantia orçada para o trabalho realmente terminado na atividade do cronograma ou no componente da EAP durante um determinado período de tempo.

• Custo real (CR): O CR é o custo total incorrido na realização do trabalho na atividade do cronograma ou no componente da EAP durante um determinado período de tempo. Este CR deve corresponder em definição e em cobertura a tudo o que foi orçado para o VP e o VA (por exemplo, somente horas diretas, somente custos diretos ou todos os custos, inclusive custos indiretos).

• Estimativa para terminar (EPT) e estimativa no término (ENT)

• Variação de custos (VC): VC = VA – CR

• Variação de prazos (VP): VP = VA – VP

• Índice de desempenho de custos (IDC): IDC = VA/CR

• Índice de desempenho de prazos (IDP): IDP = VA/VP

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Curva S para projeto que está acima do orçamento e atrasado em relação ao plano de trabalho

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Resumo da Técnica do Valor Agregado (TVA ou EVM)

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Ferramentas e Técnicas (cont.)

• Previsão• A previsão inclui a realização de estimativas ou prognósticos de

condições futuras do projeto com base nas informações e no conhecimento disponíveis no momento da previsão (ver definições originais do PMBOK).

• As informações sobre o desempenho do trabalho se referem ao desempenho passado do projeto e a quaisquer informações que poderiam afetar o projeto no futuro, por exemplo, a estimativa no término e a estimativa para terminar.

• Análise de desempenho do projeto

• Outros métodos

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Referências

(1) PMBOK, Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Terceira edição, ANSI/PMI 99-001-2004, 2004. (aplicável a todas as seções apresentadas)

(2) Guidelines and Metrics for Assessing Space System Cost Estimates. Bernard Fox, Kevin Brancato, Brien Alkire. Rand Corporation, 2008.

(3) Joaquim P. Barreto, Diretrizes e Métricas para Avaliação de Custos em Sistemas Espaciais. CSE 303, 2o. período de 2009.

(4) 2008 NASA Cost Estimating Handbook.

(5) Vicente Costa, EVM – Earned Value Management. CSE 303, 2o. período de 2009.