Gerenciamento das Comunicações do Projeto
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Gerenciamento das
Comunicações do ProjetoMBA em Gestão de Projetos de TI
George Freire, PMP
Dezembro/2013
Dezembro/2013. 2
George FreireBacharel em Ciências da Computação pela UFRN e MBA em Gerenciamento de Projetos pela UnP, atualmente cursa Residência em Engenharia de Software pela UFRN.Atuando com foco profissional em consultoria e desenvolvimento de soluções, implantou sistemas nos estados do RN, SC, ES, MT e TO.No âmbito do Serviço Público, foi CIO do DETRAN/RN, assessor do CIO do Tribunal de Justiça do RN e atualmente é o CIO da Secretaria de Municipal de Tributação de Natal/RN.
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Objetivo da disciplinaAo final da disciplina o aluno deverá ser capaz de:• Compreender a importância
do Gerenciamento das Comunicações do Projeto;
• Conhecer os processos apresentados pelo PMI® no PMBoK®, com suas principais entradas, ferramentas, técnicas e saídas;
• Ser capaz de aplicar alguns dos conhecimentos adquiridos.
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Ementa• Introdução ao Gerenciamento das Comunicações;• Gerenciamento das Comunicações do projeto
conforme PMBoK®o Identificar as partes interessadas;o Planejar as comunicações;o Distribuir as informações;o Gerenciar as expectativas das partes interessadas;o Reportar o desempenho.
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Bibliografia• PMI. Um guia do
gerenciamento de projetos (Guia PMBoK®). 4 ed. Newtown Square: Project Management Institute Inc., 2008.
• MULCAHY, Rita. Preparatório para o Exame de PMP®. 6 ed. EUA: RMC Publications Inc., 2009.
• HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. 6 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.
• BRASIL. Manual de Redação da Presidência da República. 2 ed. Brasília: Presidência da República, 2002.
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Metodologia e Avaliação
• Metodologiao Exposição teórica;o Resolução de questões;o Apresentação de vídeo.
• Avaliaçãoo Atividades em sala de aula (90%);o Participação construtiva nas discussões (10%).
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ComunicaçãoIntrodução
O conteúdo desta seção, exceto quando especificado em contrário* está baseado em material da Profª. Jenifer Wolff.
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Importância da comunicação em
projetos*
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Importância da comunicação em
projetos*
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Importância da comunicação em
projetos*
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Comunicação“Comunicação é um esforço realizado em dois sentidos, envolvendo a transmissão de informação e entendimento de uma pessoa ou grupo para outra. Estes símbolos comuns podem ser verbais, não verbais, gráficos, ou multimídia. Esta informação representada por símbolos, expressa como pensamentos, ideias, fatos ou figuras, somente será útil se resultar em entendimento e conhecimento para o receptor.”
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Processo de comunicação
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Eu quero ganhar uma caixa de chocolate!*
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Barreiras à comunicação
• Distância física entre o emissor e o receptor
• Dificuldades com linguagem técnica
• Fatores ambientais perturbadores
• Cultura• Atitudes negativas
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ConflitosVisão antiga Visão moderna
• Conflitos são disfuncionais e gerados por "causadores de problemas" e por falha de liderança;
• Conflitos devem ser evitados;
• Conflitos são resolvidos através de separação física ou intervenção da alta gerência.
• O conflito é uma consequência inevitável das interações organizacionais e resultado natural de mudanças;
• Conflitos podem ser benéficos;• Conflitos são resolvidos pela
identificação de suas causas;• Conflitos devem ser resolvidos
pelas pessoas diretamente envolvidas e, se necessário, pelos seus superiores diretos.
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Aspectos negativos do conflito
• Aumenta a hostilidade e agressividade;
• Apresenta desejo de ser o vencedor, podendo bloquear a criação de novas alternativas;
• Inibe as comunicações porque a informações relevantes não são compartilhadas;
• Causa estresse e cria uma atmosfera desfavorável
• Pode, se conduzido da forma ganhador-perdedor, causar perda de status ou posição;
• Apresenta discussões que podem ganhar conotação pessoal.
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Aspectos positivos do conflito
• Força mudanças;• Aumenta a criatividade na
elaboração de novas opções;• Melhora as comunicações se
ambas as partes estiverem interessadas em ganhos mútuos;
• Aumenta a energia e a coesão do grupo;
• Promove o balanceamento entre poder e influência, quando associado a técnicas efetivas de solução de problemas;
• Clarifica as metas.
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Potenciais origens de conflito (Kerzner)
• Conflito de prioridades no projeto;• Conflito a respeito de procedimentos administrativos;• Conflitos de opiniões técnicas e de performance;• Conflitos de recursos humanos;• Conflitos sobre custos e orçamentos;• Conflitos sobre agendamento dos trabalhos;• Conflitos pessoais.
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Gerenciando conflitos em um ambiente de
projetos• Deixar / Evitar (escapar de uma situação atual ou de potencial
conflito), o qual não soluciona o problema;• Amaciar / Acomodar (enfatizando o uso de acordos melhor do que
desacordos), o qual somente providencia soluções de curto-termo;• Forçar (resultado “win-lose”), o qual pode resolver o conflito
temporariamente na superfície (fachada) mas sentimentos negativos podem emergir mais tarde em outras formas;
• Comprometimento (pesquisando e barganhando por soluções que trazem algum grau de satisfação para ambas as partes), o qual proporciona solução definitiva;
• Colaboração (procurando por consenso e comprometimento), o qual proporciona soluções de longo-termo;
• Confronto, também conhecido como resolução de problemas ou negociação (Tratando conflito como um problema para ser solucionado; dirigindo para uma solução “win-win”), o qual proporciona uma última resolução.
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Gerenciamento das Comunicações
Abordagem do PMBoK® 4ª edição (2008)
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Gerenciamento das comunicações
“O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.”
PMBoK® 4ª ed.
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Dimensões da comunicação
• Interna e externa• Formal e informal• Vertical e horizontal• Oficial e não oficial• Escrita e oral• Verbal e não verbal
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Habilidades de comunicação
• Ouvir ativamente e de modo eficaz;• Perguntar, investigando ideias e situações para garantir
um melhor entendimento;• Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe
para que ela seja mais eficaz;• levantar fatos para identificar ou confirmar as
informações;• Definir e administrar expectativas;• Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação;• Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis
entre as partes;• Solucionar conflitos para evitar impactos negativos e• Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.
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Processos PMBoK® 4ª ed.
Gerenciamento das Comunicações
Iniciação
10.1 Identificar as partes
interessadas
Planejamento
10.2 Planejar as comunicaçõ
es
Execução
10.3 Distribuir
as Informaçõe
s
10.4 Gerenciar
as expectativas das partes interessada
s
Controle
10.5 Reportar o desempenh
o
Encerramento
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Identificar as partes interessadas
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Identificar as partes interessadas: Fluxo de Dados
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Identificar as partes interessadas
ENTRADAS• Termo de abertura do
projeto• Documentos de
aquisição• Fatores ambientais da
empresa• Ativos de processos
organizacionais
FERRAMENTAS E TÉCNICAS
• Análise das partes interessadas
• Opinião especializada
SAÍDAS• Registro das partes
interessadas• Estratégia para
gerenciamento das partes interessadas
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Identificar as partes interessadas: Entradas
• Termo de abertura do projeto
• Documentos de aquisição
• Fatores ambientais da empresa
• Ativos de processos organizacionais
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Identificar as partes interessadas: Ferramentas e
Técnicas
• Análise das partes interessadas
• Opinião especializada
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Principais stakeholders
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Análise das partes interessadas
• Etapa 1 - Identificar as partes interessadas
• Etapa 2 - Identificar o impacto ou apoio potencial
• Etapa 3 - Avaliar reações e planejar influências
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Identificar as partes interessadas: Saídas
• Registro das partes interessadas
• Estratégia para gerenciamento das partes interessadas
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Registro das partes interessadas
• Informações de identificação• Informações de avaliação• Classificação das partes
interessadas
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Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas
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Planejar as comunicações
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Planejar as comunicações: Fluxo
de Dados
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Planejar as comunicações
ENTRADAS• Registro das partes
interessadas• Estratégia para
gerenciamento das partes interessadas
• Fatores ambientais da empresa
• Ativos de processos organizacionais
FERRAMENTAS E TÉCNICAS
• Análise dos requisitos da comunicação
• Tecnologia das comunicações
• Modelos de comunicações
• Métodos de comunicação
SAÍDAS• Plano de
gerenciamento das comunicações
• Atualizações dos documentos do projeto
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas
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Planejar as comunicações:
Entradas• Registro das partes
interessadas• Estratégia para
gerenciamento das partes interessadas
• Fatores ambientais da empresa
• Ativos de processos organizacionais
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Planejar as comunicações: Ferramentas e
Técnicas
• Análise dos requisitos da comunicação
• Tecnologia das comunicações
• Modelos de comunicações
• Métodos de comunicação
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Análise dos requisitos da comunicação
O número total de canais de comunicação em potencial é n(n-1)/2.Exemplo: um projeto com 10 partes interessadas tem 10(10-1)/2 = 45 canais de comunicação em potencial.
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Planejar as comunicações: Saídas
• Plano de gerenciamento das comunicações
• Atualizações dos documentos do projeto
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas
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Plano de gerenciamento das
comunicações• Requisitos de comunicações das partes interessadas;• Informações a serem comunicadas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível de
detalhes;• Motivo da distribuição daquela informação;• Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias;• Pessoa responsável por autorizar a liberação de informações confidenciais;• Pessoa ou grupos que receberão as informações;• Métodos ou tecnologias usadas paras transmitir as informações, como memorandos, e-
mail e/ou comunicados de imprensa;• Recursos alocados para as atividades de comunicação, incluindo tempo e orçamento;• Processo de encaminhamento, identificando os prazos e a cadeia gerencial (nomes)
para o encaminhamento de questões que não podem ser solucionadas nos níveis mais baixos;
• Método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações com o progresso e o desenvolvimento do projeto;
• Glossário da terminologia comum;• Fluxogramas do fluxo de informações no projeto, fluxos de trabalho com a sequência de
autorização possível, lista de relatórios, plano de reuniões, etc.;• Restrições de comunicação, normalmente derivadas de leis ou normas específicas,
tecnologias, políticas organizacionais, etc.
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Distribuir as informações
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Distribuir as informações
ENTRADAS• Plano de
gerenciamento do projeto
• Relatórios de desempenho
• Ativos de processos organizacionais
FERRAMENTAS E TÉCNICAS
• Métodos de comunicação
• Ferramentas de distribuição de informações
SAÍDAS• Atualizações em
ativos de processos organizacionais
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Distribuir as informações: Fluxo de
Dados
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Distribuir as informações: Entradas
• Plano de gerenciamento do projeto
• Relatórios de desempenho
• Ativos de processos organizacionais
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Distribuir as informações:
Ferramentas e Técnicas
• Métodos de comunicação
• Ferramentas de distribuição de informações
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Distribuir as informações: Saídas
• Atualizações em ativos de processos organizacionais
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Gerenciar as expectativas das partes
interessadas
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Gerenciar as expectativas: Fluxo de
Dados
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Gerenciar as expectativas
ENTRADAS• Registro das partes
interessadas• Estratégia para
gerenciamento das partes interessadas
• Plano de gerenciamento do projeto
• Registro das questões• Registro das
mudanças• Ativos de processos
organizacionais
FERRAMENTAS E TÉCNICAS
• Método de comunicação
• Habilidades interpessoais
• Habilidades de gerenciamento
SAÍDAS• Atualizações em
ativos de processos organizacionais
• Solicitações de mudanças
• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
• Atualizações dos documentos do projeto
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Gerenciar as expectativas: Entradas• Registro das partes
interessadas• Estratégia para
gerenciamento das partes interessadas
• Plano de gerenciamento do projeto
• Registro das questões• Registro das mudanças• Ativos de processos
organizacionais
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Gerenciar as expectativas:
Ferramentas e Técnicas
• Método de comunicação
• Habilidades interpessoais
• Habilidades de gerenciamento
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Habilidades interpessoais ou de
gerenciamento• Liderança• Desenvolvimento da
equipe• Motivação• Comunicação• Influência• Processo decisório• Conhecimento político
e cultural• Negociação
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Gerenciar as expectativas: Saídas
• Atualizações em ativos de processos organizacionais
• Solicitações de mudanças
• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
• Atualizações dos documentos do projeto
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Reportar o desempenho
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Reportar o desempenho: Fluxo de
Dados
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Reportar o desempenho
ENTRADAS• Plano de
gerenciamento do projeto
• Informações sobre o desempenho do trabalho
• Medições de desempenho do trabalho
• Previsões de orçamentos
• Ativos de processos organizacionais
FERRAMENTAS E TÉCNICAS
• Análise de variação• Métodos de previsão• Métodos de
comunicação• Sistemas de
distribuição de informações
SAÍDAS• Relatórios de
desempenho• Atualizações em
ativos de processos organizacionais
• Solicitações de mudanças
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Reportar o desempenho: Entradas
• Plano de gerenciamento do projeto
• Informações sobre o desempenho do trabalho
• Medições de desempenho do trabalho
• Previsões de orçamentos• Ativos de processos
organizacionais
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Reportar o desempenho:
Ferramentas e Técnicas
• Análise de variação• Métodos de previsão• Métodos de
comunicação• Sistemas de
distribuição de informações
Dezembro/2013. 61
Reportar o desempenho: Saídas
• Relatórios de desempenho
• Atualizações em ativos de processos organizacionais
• Solicitações de mudanças