Gerenciamento da Comunicação
-
Upload
lia-claudia-matte -
Category
Education
-
view
740 -
download
2
Transcript of Gerenciamento da Comunicação
![Page 1: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/1.jpg)
Gerenciamento da Comunicação
● Nem só do caminho crítico vive um projeto, alguém precisa dizer onde ele está!
● A maioria dos gerentes de projetos concluídos com sucesso gastou aproximadamente 90% do seu tempo em algum tipo de comunicação.
● Não importa o quanto a tecnologia avance, projetos são e serão executados por pessoas, e dependerão muito delas para que sejam implementados com sucesso
![Page 2: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/2.jpg)
O que é comunicação?
● A palavra é oriunda do latim comunicare que significa compartilhar, tornar comum
● É um esforço bidirecional que envolve a transmissão da informação utilizando um conjunto de símbolos (verbais, não-verbais, gráficos) de entendimento comum para uma ou mais pessoas (receptores), através de mecanismos (meios) adequados, e o posterior recebimento do feedback pelo emissor
![Page 3: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/3.jpg)
Modelo de comunicação
![Page 4: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/4.jpg)
Barreiras de Comunicação● Falta de canais de comunicação claros.● Distância física ou temporal entre o emissor e o
receptor● Uso inadequado de linguagem técnica.● Fatores ambientais de distração (barulho,
cheiro).● Atitudes prejudiciais (hostilidade, descrença,
preconceitos).● Informação excessiva.● Falta de conhecimento sobre o assunto que
está sendo comunicado.● Diferenças culturais.
![Page 5: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/5.jpg)
Canais de comunicação
Duas pessoas = 1 canal de comunicação
Trẽs pessoas = 3 canal de comunicação
Quatro pessoas = 6 canal de comunicação
n (n – 1) / 2 = canais de comunicação
n = número de pessoas
![Page 6: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/6.jpg)
Tipo de Comunicação● Verbal
● Oral ou escrita● Tipo mais utilizado para transmitir informações
● Não-Verbal● Linguagem corporal – sem uso da palavra● Usadas pra substituir, reforçar e, vez ou outra,
contradizer uma mensagem verbal
● Paralinguística● Volume e tempo de voz – qualidade da voz● Ajuda a compor a mensagem
![Page 7: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/7.jpg)
Comunicação Verbal (escrita)
● Vantagens✔ Permite leitura atenta e detalhada✔ Permite arquivamento de informações✔ Pode conter informações complexas● Comunicação assíncrona
● Desvantagens✔ Não é possível controlar a audiência✔ Consome muito tempo✔ Não é possível detectar comunicação não-verbal
![Page 8: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/8.jpg)
Impacto total da mensagem
Palavras (7%)
Tom de Voz (38%)
Expressões faciais e corporais (55%)
Comunicação =palavra + tom de voz + postura + texto + gestos
![Page 9: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/9.jpg)
Estilos de Comunicação
● Formal● Exige um formato, protocolo● Normalmente é escrita● Custo elevado se muito utilizada
● Informal● Não há um conjunto de regras● Comunicação livre● Construída na base da confiança mútua entre todos os
envolvidos
![Page 10: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/10.jpg)
Toda comunicação FORMAL deve passar pelo Gerente de Projetos
Executivo Executiva
Gerente de Projetos
Informal
Formal Formal
![Page 11: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/11.jpg)
Atualizar plano de gerenciamento de projetos
Apresentações para a administração
Alterar um contrato
Fazer anotações sobre uma conversa ao telefone
Agendar uma reunião
Explicar um pacote de trabalho
Tentar identificar a causa-raiz de um problema
Enviar um email para solicitar esclarecimentos sobre um problema
Escrita Formal
Verbal Formal
Escrita Formal
Escrita Informal
Escrita Informal
Escrita Formal
Verbal Informal
Escrita informal
![Page 12: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/12.jpg)
Melhorando a Comunicação
![Page 13: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/13.jpg)
Janela de Johari
● Elaborado por Dr. Joseph Luft e Dr. Harry Ingman
● Trata-se de um modelo que ilustra o processo de dar e receber feedback
● Retrata uma janela de comunicação através da qual alguém dá e recebe informações sobre si mesmo e os outros
![Page 14: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/14.jpg)
Janela de Johari
ARENA MANCHA CEGA
OCULTA DESCONHECIDA
RECEBER FEEDBACK
DA
R F
EE
DB
AC
K
Conhecidopelo outro
Desconhecido pelo outros
Conhecidopelo próprio
Desconhecidopelo próprio
![Page 15: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/15.jpg)
RECEBER FEEDBACK
DA
R F
EE
DB
AC
K
A
D
D
D
D
MC
MC
MC
MC
A
O
O
O
O
A
A
A
Livro Aberto Entrevistador
Matraca Tartaruga
Janela de Johari - comportamentos
![Page 16: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/16.jpg)
Gerenciamento da Comunicação● Os gerentes de projetos iniciantes não se preocupam
com comunicação apenas divulgam relatórios de situação
● Os gerentes de projetos melhores talvez criem um plano de comunicação e comuniquem mas do que apenas a situação
● Os gerentes de projetos excelentes fazem as duas atividades anteriores e ainda: ● perguntam as pastes interessadas o que deve ser
comunicado a elas● identificam quais comunicações precisam obter das partes
interessadas● reveem as comunicações nas reuniões de equipe para evitar
problemas de comunicação
![Page 17: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/17.jpg)
● Planejamento das Comunicações (planejamento) – determinação das necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto
● Distribuição das Informações (execução) – permitir que as informações necessárias estejam disponíveis para os interessados no projeto no momento oportuno.
● Relatório de Desempenho (controle) – coleta e divulgação de informações sobre o desempenho.
● Gerenciar as Parte Interessadas (controle) – gerenciamento das comunicações para satisfazer os requisitos das partes interessadas e solucionar os problemas por meio delas.
![Page 18: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/18.jpg)
Planejamento da Comunicação
● Determina que informações são necessárias para os stakeholders e os meios necessários para disponibilizá-las
● Necessidade de conhecimento da estrutura organizacional do projeto e das organizações dependentes dele
● Como as comunicações são complexas o plano de comunicações deve estar por escrito no projeto.
![Page 19: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/19.jpg)
Planejamento da Comunicação
Perguntas a serem respondidas:● O que comunicar? Qual informação, custos,
datas, conteúdos● À quem comunicar? Toda equipe do projeto,
interessados internos, interessados externos, fornecedores
● Como comunicar? Verbal, papel, email● Qual frequência? Diariamente, mensalmente,
semanalmente
![Page 20: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/20.jpg)
Passos para criação do plano
1) Defina o público alvo: equipe do projeto, alta gerência, stakeholders formadores de opinião, usuários, etc.
2)Defina as mensagens chave: status do projeto, marcos do projeto, feedback sobre o projeto, cronograma
3)Defina canais e abrangência da comunicação: reuniões, intranet, email, home page, apresentações do projeto
4)Defina responsabilidades para cada atividade de comunicação
5)Incluir os eventos de comunicação no cronograma do projeto
![Page 21: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/21.jpg)
Plano de Comunicação
O que precisa ser comunicado
Porquê
Entrequem
Melhor métodopara comunicação
Responsabilidade Quando e com que frequência
![Page 22: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/22.jpg)
Distribuição das Informações
● Executar o plano de gerenciamento de comunicações
● Disponibilizar, de forma regular, as informações necessárias aos stakeholders
● Inclui:✔ Implementação do Plano de Gerenciamento da
Comunicação✔ Atender às solicitações inesperadas por
informações
![Page 23: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/23.jpg)
Distribuição das Informações
● Tipos básicos de Reuniões● Reuniões de Kick-off (chute inicial)● Comitê executivo● Reuniões de Planejamento● Reuniões de Acompanhamento do Projeto● Revisões Técnicas e de Design● Reuniões de Transição e Encerramento
![Page 24: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/24.jpg)
Reunião de Kick-off
● Última atividade da fase de planejamento, realizado antes da execução
● Lançamento do projeto● Oportunidade para os interessados no projeto:
✔ conhecerem-se✔ desenvolverem um espírito de equipe✔ apresentarem suas expectativas em relação ao
projeto✔ conhecerem seus papéis e responsabilidades✔ “abençoarem” o projeto
![Page 25: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/25.jpg)
Reuniões Ineficientes
Reuniões não planejadas e mal conduzidas podem gerar:
✗ Perda de credibilidade sobre o GP e a equipe✗ Transmissão de mensagens erradas✗ Perda de tempo dos Stakeholders✗ Desmotivação e improdutividade na equipe
![Page 26: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/26.jpg)
Por que as reuniões são ineficientes?
● Falta de planejamento● Não cumprimento da agenda proposta● Não respeito aos horários de início e término● Liderança ineficiente● Indisciplina dos participantes
![Page 27: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/27.jpg)
Reuniões Eficientes● Antes (planejamento)
✔ Estabeleça objetivos✔ Defina uma agenda (pauta, local, data, horário)✔ Selecione os participantes✔ Defina documentos de apoio✔ Divulgue o planejamento
● Durante (execução)✔ Inicie/termine pontualmente✔ Mantenha o foco dos objetivos✔ Estimule os participantes a opinar✔ Saiba discordar✔ Resuma o que ficou decidido
● Depois (acompanhamento)✔ Elabore a ata✔ Envie a ata a todos os participantes✔ Faça o acompanhamento de todas as tarefas distribuídas
![Page 28: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/28.jpg)
Ambientes Colaborativos
● Permitem que a informação fique “visível” para todos os membros do projeto (atas, documentos técnicos, plano do projeto, etc.)
● Permitem que a informação seja “criada” coletivamente
● Repositórios de informações● Intranet da empresa● Enterprise Project Management (EPM)● DotProject● Redmine
![Page 29: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/29.jpg)
Relatório de Desempenho
Coletar e disseminar informação para prover os stakeholders com informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para atingir os objetivos do projeto.
![Page 30: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/30.jpg)
Relatório de Desempenho(entradas)
● Plano do Projeto● Contém várias linhas de base que serão utilizadas
para avaliar o desempenho do projeto
● Informações Resultados do Trabalho● Quais entregas foram completados (parcial/total)?● Quais os custos e recursos comprometidos?● Devem ser comunicados de acordo com o Plano de
Gerenciamento da Comunicação.
![Page 31: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/31.jpg)
Relatório de Desempenho(técnicas e ferramentas)
● Revisão de desempenho● Reuniões para avalia o andamento e o progresso
do projeto
● Análise de tendência● Analisa os resultados do projeto ao longo do tempo
para determinar se o desempenho está melhorando ou piorando
● Análise de desvios● Compara os resultados reais do projeto com os
resultados planejados ou esperados
![Page 32: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/32.jpg)
Relatório de Desempenho
● Informações do andamento – situação atual ou status, descrevendo em que estágio o projeto se encontra em relação ao cronograma, custo, trabalho realizado
● Informações sobre o progresso – refletem o que já foi feito até o momento
● Informações relativas à previsão – prevêem o andamento e o progresso futuro do projeto baseado nas informações do presente
![Page 33: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/33.jpg)
Gerenciar as partes interessadas(stakeholders)
Qualquer pessoa envolvida no projeto deve, obrigatoriamente, ser capaz de...
...se comunicar e entenderde que forma as suas
comunicações afetam oprojeto como um todo.
![Page 34: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/34.jpg)
Gerenciar as partes interessadas(stakeholders)
Consiste das seguintes fases:
1) Identificar os stakeholders
2) Coletar informações dos stakeholders
3) Determinar forças e fraquezas dos stakeholders
4)Identificar estratégia para tratar cada stakeholder
5)Prever o comportamento de cada stakeholder
6)Implementar a estratégia de cada stakeholder
Este é um processo contínuo e que tem o apoio da equipe de gerenciamento do projeto
![Page 35: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/35.jpg)
Estratégias para cada Stakeholder
ALIADOS
Base de poder
BLOQUEADORES
Isolar e Negociar
REDE
Construir a redepolítica
DESACELERADORES
Negociar
INTERESSEmútuo conflito
INF
LU
ÊN
CIA
baixaalta
![Page 36: Gerenciamento da Comunicação](https://reader033.fdocumentos.tips/reader033/viewer/2022052602/559aebbe1a28ab740b8b45fc/html5/thumbnails/36.jpg)
Plano de Comunicação
O que precisa ser comunicado
Porquê
Entrequem
Melhor métodopara comunicação
Responsabilidade Quando e com que frequência