1

GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÃO em PROJETOSGerenciamento de Projetos

A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO:

Uma boa comunicação no ambiente de Projeto resultará em uma equipe motivada;

Ampliam-se as chances de sucesso no Projeto;

Projetos são executados por Pessoas; Lembrem-se:Nem só de CAMINHO CRÍTICO vive um Projeto,

alguém precisa dizer onde ele está

2

EVOLUÇÃO DA COMUNICAÇÃO As sociedades primitivas desenvolveram

a fala por necessidade de comunicação. Desenvolveram assim também símbolos e desenhos para registrar sua vivência.

EVOLUÇÃO DA COMUNICAÇÃO

Prensa de Gutenberg

Código Morse

Telefone de Granbel

Rádio de Marconi

3

EVOLUÇÃO DA COMUNICAÇÃO

Jornais

TVRevistas

EVOLUÇÃO DA COMUNICAÇÃO

Email

Internet

Celulares e Tablet

RedesSociais

4

Modelo de Comunicação: Emissor ou Transmissor: aquele que origina a mensagem Mensagem: são os pensamentos, sentimentos ou idéias transformadas em códigos que devem ser compreensíveis tanto pelo emissor quanto pelo receptor; Meio ou Mídia: o veículo ou mecanismo utilizado para encaminhar a mensagem (visual, auditivo e tátil); Receptor: aquele para o qual a mensagem é destinada;

DEFINIÇÃOO processo que envolve aTRANSMISSÃO e a RECEPÇÃO demensagens entre uma fonte emissora e um destinatárioreceptor.

5

Barreiras de Comunicação (falar com jeito, saber como falar):

Falta de canais de comunicação claros; Distância física ou temporal entre o emissor e o receptor; Uso inadequado de linguagem técnica; Fatores ambientais de distração (barulho, cheiro); Atitudes prejudiciais (hostilidade, descrença, preconceitos); Informação excessiva; Falta de conhecimento sobre o assunto que está sendo comunicado (campo de experiências não se sobrepõe); Diferenças culturais;

Estimular o Transmissor para solicitar feed-back. O Emissor deve usar da audição ativa (identifica se houve ou não o entendimento da mensagem).

6

Canais de Comunicação:

Gerente de Projeto

A

BD

C

Gerentes Funcionais

OutrosGerentes doProjeto

Equipe do Projeto

Alta Gerência, ClientePatrocinados

InteressadosExternos

AgênciasReguladoras

informalformal

PROCESSODA COMUNICAÇÃOATRAVÉS DE…

7

TIPOS DE COMUNICAÇÃO: COMUNICAÇÃO VERBAL: pode ser oral (mais rápida) ou escrita (mais detalhada) e ainda é o tipo mais utilizado para transmitir informações, e um dos mais eficazes;

Manter comunicações orais e presenciais é extremamente importante para aumentar o espírito de equipe;mecanismo de duas vias possibilitando a obtenção de feedback por parte do receptor durante sua transmissão;

TIPOS DE COMUNICAÇÃO: COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL: também conhecida como a linguagem corporal, é aquele que se dá sem o uso de palavras;

São usadas para substituir, reforçar e, vez ou outra, contradizer uma mensagem verbal; Lapso cinético é um sinal contraditório em que a comunicação verbal emite uma mensagem e a não-verbal outra;

Eu estou lhe dizendo que não estou bravo; Claro que eu não fiquei chateado com isso;

8

TIPOS DE COMUNICAÇÃO: COMUNICAÇÃO PARALINGUÍSTICA: É

aquela que utiliza sons ou qualidade de voz que acompanha a fala e revela a situação em que o falante se encontra (aspectos como velocidade e entonação são considerados paralinguísticos);

9

ESTILOS DE COMUNICAÇÃO: FORMAL:

Um conjunto de regras e procedimentos deve ser seguido, exigindo um formato, um protocolo. Em Projetos, toda comunicação formal deve passar pelo Gerente de Projetos;

INFORMAL: Não há um conjunto de regras, a comunicação é

livre, a maioria dos gerentes de projeto prefere comunicar-se verbal e informalmente;

Uma comunicação construída na base da confiança mútua entre todos os envolvidos;

10

Gerenciamento das Comunicações do Projeto: O Gerente de Projeto tem a responsabilidade de

saber quais mensagens devem ser enviadas, para quem, em que momento e traduzí-las para uma linguagem que todos possam compreender;

11

Gerenciamento das Comunicações do Projeto: Todas as pessoas envolvidas no Projeto devem

estar preparadas para enviar e receber informações e devem compreender também como as informações em seu poder podem afetar o projeto como um todo;

Planejamento de Comunicações: Indicará quem precisará de qual

informação, quando, como ela deverá ser fornecida e por quem;

Muitos executivos definem um bom Gerente de Projeto como aquele que mantém a todos informados e não aquele que resolve tudo sozinho;

12

Tecnologia das Comunicações: Não há Tecnologia moderna que substitua a uma boa conversa, olho no olho, no entanto, há que compreender bem que tipo de tecnologia será utilizado no desenvolvimento do projeto. O que é bom para um pode ser ruim para outro; Deve-se, portanto, assegurar que os recursos não sejam desperdiçados com informações ou tecnologias inadequadas; Um projeto de sucesso é aquele que atinge ou excede as expectativas dos interessados;

Plano de Gerenciamento de Comunicação: Deve fornecer informações sobre:

Como os dados serão coletados, organizados e arquivados;Os métodos a serem usados para distribuir as informações;O tipo de informação a ser distruibuído;Quando cada tipo de informação será produzido;Métodos de acessar informações entre as comunicações programadas;O método usado para atualizar e refinar o plano durante o projeto;

13

Criando comunicações bem-sucedidas com a Equipe do Projeto Ser um comunicador efetivo:

Rede interpessoal de comunicações entre os membros da equipe e deve estimular a comunicação informal entre eles; Ser um facilitador de comunicações:

Iniciar os relacionamentos que se tornarão vínculos de comunicação; Evitar bloqueadores de comunicação:

Evitar respostas negativas que arruínam ou inibem idéias inovadoras. Devem criar um clima que seja aberto ao desenvolvimento de novas idéias;

Criando comunicações bem-sucedidas com a Equipe do Projeto Manter a equipe de projeto o mais próximo possível;

Na medida do possível, alocar todos os participantes da equipe em um único espaço no escritório; Ter uma sala de comando para o Projeto;

Local exclusivo onde a equipe do projeto possa se reunir (também chamada de sala de guerra, sala de controle, project cockpit) Conduzir reuniões eficazes;

Um dos mecanismos mais eficazes para a comunicação em Projetos e também essenciais para criar times;

14

Relatório de Desempenho Informações do andamento:

Situação atual ou status (onde o projeto está); Informações sobre o progresso:

O que já foi feito até o momento; Informações relativas à previsão (forecast):

Preveem o andamento e o progresso futuro do projeto; Ferramentas e Técnicas:

Utilizadas para comunicar o projeto. As medidas mais utilizadas são o desvio de custo e o desvio de cronograma;

Relatório de Desempenho Revisão de Desempenho:

Avaliar o andamento e o progresso do projeto; Análise dos Desvios:

Compara os resultados reais do projeto com os resultados planejados ou esperados;

Análise das Tendências: Avaliação dos resultados do projeto durante todo o

tempo e determina se o seu desempenho está melhorando ou piorando;

15

Falhas de Comunicação

Cuidados com a Comunicação