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Gerência de Projetos
Gerenciamento de Grupos de Trabalho
Daniela de Freitas Guilhermino Trindade
Maio/ 2007
Universidade Estadual de MaringáDepartamento de Informática
Mestrado em Ciência da ComputaçãoMestrado em Ciência da Computação
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Agenda
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Integração Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicações Risco Aquisições
Metodologia PMBOK / PMI
Integração
Cu
sto
Prazo
Escopo
RH
Risco
Comunicação
Aquisição
Qualidade
Fonte: Mylius & Marodin (2005)
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As três dimensões da GP
Encerrar
Controlar
Executar
Planejar
Iniciar
AquisiçãoR HRiscoComunicaçãoCusto
CronogramaEscopo
QualidadeIntegração
Implementação
Teste
Desenvolvimento
Projeto Técnico
Requisitos
Definição e Justificação
Processos de GPProcessos de GP
Responsabilidades de GPResponsabilidades de GP
Ciclo de Vida Ciclo de Vida de Projetosde Projetos
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Planejamento dos Recursos Humanos
Composição da equipe do projeto Matriz de responsabilidade
Iniciação Termo de referência,
Identificação de restrições e Premissas
Designação Gerente Projeto
Processos de GP - Abordagem em RH
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Composição da Equipe
As equipes de projeto podem ter diferentes formas, que serão definidas
conforme o tamanho do projeto.
Estruturas organizacionais clássicas Funcional Força-tarefa ou projetos Matricial
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Modelo Funcional
Organizados em torno de áreas funcionais Equipes: Administradas pelos gerentes funcionais; Equipe de projeto é composta por pessoas do mesmo
departamento Recursos para projeto
- Vêm da organização funcional- Projeto em parcelas
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Vantagens:
Há autoridade clara; Não necessitam negociar com outras organizações em
relação aos recursos; Os membros da equipe tendem a ser familiarizados entre
si.
Desvantagens:
Falta de especialistas; Os membros da equipe poderão ter outras
responsabilidades fora do projeto.
Modelo Funcional
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Orientado para tarefa e para equipe Desafios: mobilização e desmobilização do
pessoal
Modelo Força Tarefa/ Projeto
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Vantagens:Clara autoridade Foco claro
Desvantagens:Duplicação de recursos, pois os recursos
escassos devem ser duplicados para os projetos diferentes
Modelo Força Tarefa/ Projeto
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Modelo Matricial
As organizações matriciais permitem que os departamentos funcionais tenham seu foco nas competências específicas dos negócios, e permitem que os projetos sejam integrados por especialistas de toda a organização.
Duas chefias ao mesmo tempo.
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Vantagens: Alocação com eficiência de todos os recursos, especialmente
as qualificações raras que não são necessárias a tempo integral no projeto. Mais flexível quando trata das mudanças das necessidades e das prioridades do negócio.
Desvantagens: Relações de subordinação são complexas. Torna-se mais importante para os funcionários desenvolver
habilidades de gerenciamento do tempo, para garantir que as expectativas de trabalho de múltiplos gerentes sejam atendidas.
Requer uma boa comunicação e a cooperação entre os diversos gerentes funcionais e gerentes de projetos que necessitam utilizar os mesmos recursos.
Modelo Matricial
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Responsabilidades
Gerente de Projetos- Define o que vai
ser feito;- Define prazos;- Elabora estratégia
de trabalho;- Define Orçamento;- Controla a
execução do projeto.
Gerente Funcional- Define como o
trabalho vai ser feito;
- Define onde a tarefa será executada;
- Indica quem fará o trabalho;
- Garante que as entradas de uma tarefa sejam integradas corretamente.
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Atributos do Gerente de Projetos Matricial•Maturidade como gerente;•Experiência em administração de projetos;•Habilidade de planejamento;•Boa visão das diferentes áreas envolvidas no projeto;•Capacidade de negociação e articulação;•Habilidade para definir responsabilidades;•Capacidade de coordenar reuniões objetivamente;•Habilidade para tomar decisões a partir das contribuições do grupo;•Capacidade de entendimento do clima emocional do grupo;
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Análise Comparativa - Estruturas Organizacionais
AspectosFuncional
MatrizForça TarefaFuncional Projeto
Balanceada
Autoridade do Gerente de Projetos
Nehuma LimitadaModerada
Alta Total
Dedicação do Gerente de Projetos
Baixa Até 30 % Até 75% Até 100% Total
Alocação da Equipe
BaixaParte do tempo
Parte do tempo
Total Total
Fonte: Martins (2006)
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Divisão de autoridade e atividades entre o GP, GF e Diretoria
X= toma decisão
• = é consultado
= executa
Fonte: Duarte (2000)
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Fonte: CLELAND (2002)
Relação entre responsáveis pelo Planejamento, Controle e Execução do Projeto
Gerente Geral de Projetos
Executivo de Projetos
Gerente do Projeto
A
Gerente Funcional
Escritório Projetos
Líder Funcional do Projeto
A
O que?
Quando?
Quanto?
Status
Responsável pelo
pacote de trabalho
Responsável pelo
pacote de trabalho
Pessoas Responsáve
is
Pessoas Responsáve
is
Quem
Como
Como
Quão Bom
Status - Projeto
Status
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Matriz de Responsabilidades
WBS José André Ricardo Mariana
1.1 - Modelo de Negócios A F E R
1.2 - Especificação Técnica A
E P
1.3 - Programação P
R E
1.4 -Testes P
E F
1.5 - Homologação
E/A F F
1.6 -Implantação
E/A P E
F = fornece informação ou dados / E = executa
R = revisa / P = participa ou apoia / A = aprova
Fonte: Martins (2006)
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Execução e Controle - RH Gerenciamento RH:Desempenho e
Motivação Solução de Conflitos
- Retirada Estratégica- Panos Quentes- Negociação- Colaboração- Força
Atender necessidade de contratação ou treinamento não previstos
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Encerramento Formaliza a finalização do projeto aos
olhos dos participantes. Encerramento dos contratos
estabelecidos com terceiros
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Desenvolvimento da Equipe
É preciso que as pessoas “realmente” queiram fazer as coisas da forma como o gerente pede.
Equipe eficaz Propósito claro
- Delegação, Relacionamento, Comunicação, Flexibilidade e Reconhecimento
Uma boa equipe:- Tarefa- Limite- Nível de desempenho prometido- Prazo Final- Cliente
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Eu sei o que preciso fazer e os objetivos da equipe são claros;
Todos assumem um certo grau de responsabilidade pela liderança;
Existe participação ativa de todos;
Eu me sinto valorizado e apoiado pelos outros;
Os membros da equipe me escutam quando eu falo;
Diferençcas de opinião são respeitadas;
Nós gostamos de trabalhar juntos e achamos nosso convívio prazeroso e divertido;
Equipes Eficazes
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Formação
- Por que, Quem, Qualificações, Tamanho, Recursos, Descarte ?
Maturação
- Conflitos de Grupo e Mudanças
- O que, Quais papéis, Patrocinador, Comando, Decisões, Desacordos, Pontos Fortes, Quando, Comunicação?
Estágios – Formação de uma equipe
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Estágios de Desenvolvimento de Equipe
Orientação
Insatisfação
Resolução
Produção
Comprometimento Alto e Competência Baixa
Comprometimento Baixo e Competência Média
Comprometimento Variável e Competência Alta
Comprometimento Alto e Competência Alta
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Estilos de Liderança Parâmetros: Competência e Comprometimento Funções de tarefa e manutenção
Direção: Fornece instruções específicas - quais tarefas serão executadas e como serão. Supervisão rigorosa.
Orientação
Treinamento: Dirigir e Supervisionar. Treinar, Incentivar, Discutir decisões e Solicitar Sugestões.
Insatisfação
Apoio: Facilitar e apoiar esforços da equipe. Escutar, Compartilhar tomada de decisões. (Membros tem mais autonomia planejar e executar)
Resolução
Delegação:Responsabilidade do processo decisório e da solução de problemas dos subordinados.
Produção
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Problemas comuns aos gerentes
IgnorânciaSupertreinadosTalentosos demaisMuito bondosoEstilos inapropriadosColocam-se adiante da equipeNão toleram o fracassoNegligência quanto às necessidades profissionais dos membrosMedo de assumir riscos
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Os bons líderes...Projetam energia, fornecem motivaçãoEstão envolvidos, envolvem, compartilham informaçõesAuxiliam na evolução e na mudançaUsam persuação e perseverançaEnxergam além do óbvioVisão sistêmicaSão habituais professoresAlavancam o foco e a integração.Apóiam a criatividadeTomam iniciativasEsquivam-se da negatividadeNunca se acomodam