REGIMENTO DDE – RESUMO DAS FUNÇÕES

ATRIBUIÇÕES DO DEPARTAMENTO

1. Divulgar a Doutrina Espírita e os eventos da casa;

2. Público-alvo: espírita e interessados;

3. Mídias: jornais, informativos, cartazes, folders, panfletos, banners, internet, redes sociais, biblioteca, comunicados internos/externos;

4. Eventos: workshops, palestras, fóruns, simpósios, seminários, congressos, encontros, almoços, jantares, festividades etc;

5. Uniformizar a divulgação;

6. Promover o intercâmbio dos Departamentos através da comunicação interna;

7. Participar e divulgar as ações do Movimento Espírita;

8. Colaborar para a auto-sustentabilidade do GEPE;

9. Reuniões mensais com o Departamento para planejamento, execução e avaliação das atividades;

10. Acompanhar a execução de todas as atividades;

11. Estimular o intercâmbio entre as Coordenações;

12. Apresentar nas reuniões da Diretoria relatório das atividades;

13. Representar o GEPE junto aos meios de comunicação;

14. Preparar prestação de contas dos eventos;

15. Programar, esquematizar e supervisionar o calendário de eventos.

ESTRUTURA DO DEPARTAMENTO

- Vice-presidente

- Secretário Executivo

- Coordenador de Eventos

- Coordenador de Mídia

- Coordenador de Internet e Redes Sociais

- Coordenador de Comunicação Interna

- Coordenador da Biblioteca

- Coordenador de Palestras Públicas

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SECRETÁRIO EXECUTIVO

• Convocar reuniões;

• Elaborar atas e divulgar a todos os interessados;

• Fazer reuniões semanais com a equipe sob sua coordenação;

• Manter agenda com telefone, endereço, e-mail e aniversário de todos os trabalhadores do Departamento, da Diretoria Executiva e dos Gestores dos demais Departamentos do GEPE;

• Cobrar providências para que todas as Coordenações do Departamento funcionem plenamente;

• Manter arquivo organizado em pastas de todos os eventos ocorridos com respectivos releases, fotos e dados cadastrais dos palestrantes;

• Providenciar todo o material didático necessário para os eventos;

• Fazer a estatística da avaliação dos eventos e divulgá-las, após aprovação do Vice-presidente;

• Manter estreito relacionamento entre todas as Coordenações;

• Acompanhar as vendas de cada evento e manter o Vice-presidente informado sobre o andamento das mesmas;

• Manter o Vice-presidente informado sobre o andamento das deliberações previstas e realizadas.

COORDENADOR DE EVENTOS

• Montar grade de programação dos eventos anualmente;

• Contactar, negociar e fechar a participação dos palestrantes e demais autoridades para os eventos;

• Elaborar a previsão orçamentária dos eventos;

• Elaborar planilhas de obrigações a pagar e a receber relacionados aos eventos, para fazerem parte da dotação financeira da Casa;

• Lançar, escriturar e apresentar relatórios de todo o movimento financeiro dos eventos, responsabilizando-se pelas suas prestações de contas;

• Prestar todas as informações financeiras de cada evento a Vice Presidência do Departamento de Pessoal e Patrimônio;

• Coordenar toda a execução dos eventos, buscando meios para que tudo esteja pronto e solucionado nos seus devidos tempos e lugares;

• Orçar contratos e/ou acordos para a boa realização dos eventos, tais como: locação do espaço físico, patrocínios, apoios culturais, sub-locação eventual de espaços disponíveis para stands promocionais e outros;

• Acompanhar com especial atenção a distribuição e venda das senhas de participação dos eventos;

• Programar, esquematizar e supervisionar todo o processo de divulgação dos eventos, executando as tarefas que se fizerem necessárias;

• Tomar todas as providências para compatibilizar as verbas e cessões de espaço publicitário com manutenção do elevado padrão doutrinário dos eventos;

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• Conceber, elaborar, finalizar e produzir todo o material de divulgação dos eventos tanto na mídia impressa, quanto no rádio e televisão tais como: folders, cartazes, panfletos, anúncios para jornais, outdoors, press releases, clips, vídeo tapes, textos de áudio assim como acompanhar sua distribuição e veiculação nos órgãos de comunicação;

• Gerenciar as relações públicas junto aos meios de comunicação para conseguir espaços gratuitos ou a baixos custos na divulgação dos eventos e, junto às Instituições Espíritas, para a colocação de cartazes, distribuição de panfletos e demais ações pertinentes, sempre com a anuência da Vice-presidência;

• Dar assistência à imprensa antes, durante e após os eventos com a anuência da Vice-presidência;

• Programar, esquematizar e supervisionar todo o processo de manutenção, limpeza e segurança dos eventos, providenciando a execução das tarefas que se fizerem requeridas;

• Manter arquivo permanente e organizado de todo o material referente à sua coordenação;

• Manter o Vice-presidente informado sobre o andamento das deliberações previstas e realizadas.

O Coordenador de Eventos contar á com a seguinte estrutura :

• Coordenador de Arte, Designer Gráfico, responsável pela criação, arte final e programação visual do material promocional a ser utilizado nos eventos (panfletos, cartazes, banners, convites impressos, material didático, crachás de identificação, pastas, programação do evento, questionário de avaliação, mensagens de boas-vindas etc.);

• Coordenação de Divulgação, responsável pela distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa: press-release, fotos e folhetos, entrevistas, distribuição de peças publicitárias específicas e divulgação do evento nas dependências do GEPE e outros Centros Espíritas etc;

• Coordenação de Infraestrutura, responsável pela manutenção e/ou locação de equipamentos de som, vídeo, telão, computadores, ar condicionado, ventiladores, mesas e cadeiras de acordo com a necessidade do evento, limpeza e pintura do auditório, banheiros, iluminação, copos descartáveis, decoração, fotografia, filmagem, segurança, música ambiente, sala vip para o expositor, pontos de luz e tomadas, estacionamento, palco, púlpito etc;

• Coordenação de Cerimonial, responsável pelas atividades de Mestre de Cerimônias e Recepção;

• Coordenação de Captação de Recursos, responsável pela busca de patrocínio para os eventos;

• Coordenação de Apoio Logístico, responsável pela distribuição de convites nos postos de vendas, reserva de hotéis, traslado do palestrante, evangelização infantil de forma temporária para os filhos dos participantes do evento etc;

• Coordenação de Pós-Evento, responsável pela prestação de contas, relatório final, ofícios de agradecimento, edição de vídeo, álbum de fotos, anais do evento etc.

COORDENADOR DE MÍDIA

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• Manter um jornal/informativo impresso e eletrônico circulando, com periodicidade bimensal, zelando para que as notícias sejam devidamente revisadas doutrinária-gramatical e ortograficamente antes da sua impressão e circulação;

• Obedecer à linha editorial estabelecida pela Vice-presidência na elaboração do jornal/informativo priorizando as notícias que se relacionem com as atividades do GEPE;

• Atuar em outros meios de comunicação de massa, de forma a ampliar a divulgação da Doutrina Espírita;

• Diligenciar para que as notícias, principalmente dos eventos, saiam num prazo mínimo de trinta dias antes dos mesmos acontecerem;

• Redigir notas, artigos, relesses sobre todos os eventos e fatos relevantes da casa;

• Municiar o site, mídias sociais, emails com textos.

COORDENADOR DE INTERNET E REDES SOCIAIS

• Gerenciar o site do GEPE e mantê-lo sempre atualizado;

• Divulgar detalhada e antecipadamente em forma de anúncio no site todo e qualquer evento da Casa;

• Destacar no site os anúncios dos nossos patrocinadores permanentes;

• Disparar emails e newsletter criando um canal interno funcional e atuante;

• Criar e manter uma "nuvem" para armazenamento de arquivos;

• Criar e manter uma Intranet com senha de acesso aos trabalhadores;

• Postagem de todos os conteúdos na rede advindos dos vários departamentos;

• Manter e promover a divulgação da ações do GEPE e divulgação da Doutrina Espírita através das diversas redes sociais, Orkut, Twitter, Facebook, e outras que por ventura venha a ser criadas e utilizadas.

COORDENADOR DE COMUNICAÇÃO INTERNA

• Conceber, elaborar, finalizar e produzir o projeto de comunicação do GEPE;

• Providenciar com antecedência a ocupação dos espaços em que serão afixados os avisos, cartazes, textos, convites e demais impressos relacionados às atividades sociais e doutrinárias da Casa;

• Manter todos os quadros informativos do GEPE devidamente atualizados e selecionar rigorosamente o material de divulgação para que os mesmos contenham somente as informações de cunho espírita doutrinário;

• Elaborar os textos dos avisos e/ou convites de abertura dos trabalhos da Casa, acompanhando sua divulgação interna;

• Elaborar e dar conhecimento de textos referentes aos comunicados e avisos de interesse às diversas áreas do GEPE, com anuência do Vice Presidente, acompanhando sua divulgação interna;

• Promover exposições temporárias com uso de quadros informativos itinerantes acerca das atividades sociais e doutrinárias da Casa, mantendo-se para isso em estreito relacionamento com os demais Departamentos do GEPE.

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COORDENADOR DA BIBLIOTECA

• Cuidar da manutenção e conservação do acervo das Bibliotecas do GEPE;

• Fazer campanhas específicas para coleta de livros a serem incorporados às Bibliotecas do GEPE e doação a outras instituições espíritas ou bibliotecas públicas;

• Cuidar da manutenção e conservação das salas, móveis, equipamentos e utensílios que compõem as bibliotecas do GEPE;

• Cuidar do controle automatizado do acervo das bibliotecas do GEPE;

• Buscar formas de reduzir a inadimplência dos usuários em relação a devolução dos livros, CDs e DVDs.

COORDENADOR DE PALESTRAS PÚBLICAS

• Montar grade de programação das palestras, que ocorrerão semanalmente nas diversas sedes do GEPE, com razoável antecedência;

• Selecionar temas e palestrantes para as palestras públicas a serem realizadas nas Sedes do GEPE;

• Temas baseados no Evangelho de Jesus;

• Convidar palestrantes para a realização de Palestras Públicas nas sedes do GEPE;

• Avaliar a qualidade das palestras e palestrantes, mediante questionário aplicado entre os participantes;

• Sugerir ajustes e modificações no formato das palestras a partir das avaliações recebidas.

ATRIBUIÇÕES COMUM A TODOS OS COLABORADORES DO DEPARTAMENTO

• Demonstrar conhecimento da Doutrina Espírita;

• Cumprir e fazer cumprir o Estatuto do GEPE e este Regimento;

• Demonstrar interesse na divulgação da Doutrina Espírita;

• Participar da elaboração do Planejamento Anual das atividades do Departamento;

• Colocar em prática o Planejamento Anual das atividades da Coordenação sobre sua responsabilidade;

• Participar das reuniões de avaliação das atividades do Departamento;

• Ter assiduidade e pontualidade nos dias e horários das reuniões;

• Recrutar, selecionar e treinar a equipe de colaboradores voluntários sob sua responsabilidade;

• Afastar ou destituir colaboradores voluntários da sua equipe, quando necessário, com anuência da Vice-presidência;

• Incentivar o interesse pelo trabalho e a amizade entre os trabalhadores voluntários do Departamento;

• Trabalhar de forma cooperativa e organizada, tendo habilidade e flexibilidade de desenvolver satisfatoriamente atividades em grupo e com o público em geral;

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• Implementar reuniões semanais de trabalho da equipe sob sua coordenação com data, horário, local e pauta previamente definidos, obedecendo à duração máxima de uma hora e trinta minutos, observando o caráter de compatibilidade com as demais atividades da Casa;

• Promover ações no sentido que as reuniões apresentem sempre um ambiente de fraternidade, produtividade e motivação entre os participantes.

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