7/30/2019 G9 - Orientacao Para a Elaboracao de Procedimento Operacional

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Orientao para a elaborao de Procedimento Operacional Padro POP

I. Objetivo de um POP

Um POP deve ser escrito para estabelecer, definir, os passos, as etapas, o modusoperandis de uma determinada atividade ou tarefa.H que existir uma certa ordem lgica nesses passos ou etapas. Assim, escrever

um POP apenas para evidenciar a relao de equipamentos usados no Laboratrio,por exemplo, no h sentido. Mas mostrar como eles devem ser guardados poralgum profissional, num determinado lugar, compartimento, aps os usosespecficos, segundo uma lgica ou critrio, h sentido. Isso vale para quaisqueroutras tarefas.Por exemplo, h necessidade que seja elaborado o mais rpido possvel o POP daIdentificao de Necessidades de Treinamento e Elaborao do Plano deTreinamento Anual da DISTRION. Podem ser dois POPs ou apenas um, com os doisenfoques acima.Da mesma forma, tambm com certa urg6encia, POP que mostre como asreclamaes dos Clientes so recebidas, registradas, tratadas e o feedback para o

Cliente. Acho que esse POP deve ser elaborado pela turma das vendas externas einternas.

Um outro POP deve ser elaborado para regular, evidenciar, como elaborado oPlano de Vendas bem como o seu acompanhamento/monitoramento. Acho tambmque isso deve ser feito pelo pessoal de vendas externas e internas.

Um POP para regular o uso do Formulrio de Identificao de Requisitos dosClientes, que eu elaborei e deixei cpias com a Adriana e Genilson, para queimplantassem imediatamente o mesmo. Mas no suficiente apenas existir oFormulrio. Necessita-se de um POP que mostre as etapas, os passos, para a

aplicao dele e a consolidao das informaes neles contidas aps as visitas aosClientes.

Outro dois POPs, na mesma linha, para a aplicao das Pesquisas de Satisfaodos Profissionais e a Pesquisa de Satisfao dos Clientes. Veja o seguinte : no suficiente que se tenha os formulrios das pesquisas e at evidncias de que elasforam aplicadas em determinadas pocas. necessrio que se estabelea, registre, documente, qual objetivo dessaspesquisas, quem as executa, quando executa, qual o formato do questionrio, qualo controle de envio e recebimento das pesquisas, quem envia, por quais meios, oqu feito quando elas chegam ou so entregues, quem consolida os resultados, o

qu feito com os resultados, aonde ou qual frum eles so analisados e asmelhorias introduzidas nas pesquisas funo de todo o processo, inclusive dassugestes dos Clientes/Profissionais.Um importante POP ainda necessita ser elaborado, com o meu suporte, que o quetrata da identificao, recebimento, anlise e providncias de reclamaes quanto ano-conformidades em matrias-primas, sejam elas ligadas s caractersticasintrnsecas ou integridade fsica das embalagens ou aos servios correlatos(atrasos, custos, taxas, questes aduaneiras, etc).

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O PSGQ (Procedimento do SGQ ) da Reunio de Anlise Crtica j foi elaborado,aguardando anlise e validao pela Direo.

A NBR ISO 9001:2000 exige, na verso 2000, que se tenha documentos formais doSGQ (Sistema de Gesto da Qualidade) apenas para :

- Controle de Documentos 4.2.3 ; em fase final- Controle de Registros 4.2.4 em fase final- Planejamento das Auditorias 8.2.2 em fase final- Tratamento de No-conformidade 8.3 - em fase final- Aes Corretivas e Preventivas 8.5.2 e 8.5.3 em fase finalTodos esses documentos estaro prontos at a prxima sexta-feira, dia 20.06.03.

Os demais podem (e devem) ser mostrados, evidenciados, pela maneira que aempresa faz. No caso da DISTRION, so os POPs. Por isso, aps eu acabar areviso total dos POPs, conforme vocs esto verificando pelos envios que tenhofeito, eu elaborarei uma matriz que correlacione todos os POPs pertinentes

situao atual da DISTRION, ou seja, ao que funciona hoje em dia, com osProcedimentos do Sistema de Gesto da Qualidade PSGQ, para NBR ISO9001:2000.

II. Os principais passos para se elaborar um POP, so :

1. Nome do POP (Por exemplo, Rotina para Elaborao do Plano de TreinamentoAnual da DISTRION)

2. Objetivo do POP (A qu ele se destina, qual a razo da sua existncia eimportncia)

3. Documentos de referncia (Quais documentos podero ser usados ou

consultados quando algum for usar ou seguir o POP ? Podem ser Manuais,outros POPs, Cdigos, etc)

4. Local de aplicao (Aonde se aplica aquele POP ? Por exemplo, no Laboratrio,se for um POP de Rotina para Anlise Matria-Prima)

5. Siglas (Caso siglas sejam usadas no POP, dar a explicao de todas : DT =Diretor Tcnico ; MQ = Manual da Qualidade, etc)

6. Descrio das etapas da tarefa com os executantes e responsveis. Aqui h umdetalhe muito importante. Executante uma coisa, responsvel outra. Podeacontecer que o executante seja a mesma pessoa responsvel, mas nem sempreisso acontece assim. No Laboratrio h os executantes da anlise e oresponsvel o Coordenador de P&D, Jadir.

Ento, nesse item, pode agir assim :

Etapas do POP Executante Responsvel Local de ExecuoAqui eu escrevo o quevai ser feito comoprimeira etapa : Medira temperatura dolquido com otermmetro XY

Paulo Jadir Laboratrio

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7. Se existir algum fluxograma relativo a essa tarefa, como um todo, ele ode seragregado nessa etapa.

8. Informar o local de guarda do documento ; aonde ele vai ficar guardado e oresponsvel pela guarda e atualizao

9. Informar freqncia de atualizao (Digamos, de 12 em 12 meses )

10. Informar em quais meios ele ser guardado (Eletrnico ou computador ou empapel)

11. Gestor do POP (Quem o elaborou)

12. Responsvel por ele.

Estou enviando um modelito para um POP. Ento, todos os POPs que aindaprecisam ser elaborados podem passar a ser feitos segundo esse padro. Se a RD

Carla preferir o modelo antigo, algumas alteraes podem ser feitas neles, inclusiveexistentes, para que se guarde uma certa coerncia.

Mauri Gerhardt