FUNCTIONAL PLAN @JV 2013

GCDPiGCDPo

GIPiGIPoFINPR

COMMTM

GCDPi

Functional Plan: Area

O objetivo da área em 2013 será alinhado com o objetivo do comitê local: amadurecimento em GCDP. Isso vai desde projetos mais padronizados, cíclicos e sustentáveis à implantação de novos projetos que vão alavancar resultados e o uso das Project Based Structures.

Area team

Team LeaderMatheus Cardoso Pires

Team Member PositionsCoordenador de Terceiro SetorCoordenador de Projeto EducacionalCoodenador de Cidadão Global UniversitárioCoordenador de ServiceGerente de Gira-MundoGerente de Summer CampsMembro de Terceiro SetorMembro de Projeto EducacionalMembro de Cidadão Global UniversitárioMembro de Service

Area VisionSer a primeira escolha para desenvolvimento de pessoas e organizações garantindo excelência na realização de sonhos e proporcionando alto número de experiências inesquecíveis.

Area Strategies

1. Gerir alto volume com eficiência.2. Envolvimento e aproximação com parceiros3. Crescimento em número de experiências e parcerias.4. Construir experiências inesquecíveis.

Area Goals

1. 20 de Projeto Educacional

2. 35 de Terceiro Setor (Incluindo Gira-Mundo e Summer Camps)3. 15 de Cidadão Global Universitário

Activities

1. Gerir alto volume com eficiência.a. Implementação de Project Based Structure em Terceiro Setor.b. Gerir melhor informações.c. Treinamento para membros.d. Adotar padrões nacionais.e. Planejamento e timeline realistas.

2. Envolvimento e aproximação com parceirosa. Participação em evento de parceiros e engajamento com os nossos.b. Criar periodicidade nos follow-ups.c. Aproveitar corner com ER/PR.

3. Crescimento em número de experiências e parcerias.a. Explorar mercado educacional em Terceiro Setor.b. Fortalecer a cultura de vendas.c. Abordagem de empresas por localização de escolas.

4. Construir experiências inesquecíveis.a. Utilizar ferramentas de COMM e TM para engajar o CL.b. Fazer bom acompanhamento e interação entre EP’s, parceiros, CL, Host e buddies.

KPI’s

Area KPI’s

#RA#MA#RE#Vendas#RA/VisitasTempo de MA

Tempo de abordagem de HostSustentabilidade Financeira% de qualidade%ReRa% de crescimento

# membros postulantes para coordenadorias/gerencias/vice-presidênciaTempo de RAQuantidade de projetos trabalhados

Terceiro Setor

# cold calls com sucesso# número de vendas/RAtempo de matching% de qualidade % de auditoria

# aplicantes pra coordenadoria# projetos aplicados# ReRa% crescimento% de resposta de EP’s

Cidadão Global Universitário

# abordagens com sucesso#número de vendas/RAtempo de matching # de universidades # de projetos aplicados% de qualidade

% de auditoria# aplicantes para coordenadoria# projetos aplicados # ReRa% de crescimento

Projeto Educacional

# abordagens com sucesso#número de vendas/RAtempo de matching# de escolas# de projetos aplicados% de qualidade

% de auditoria# aplicantes para coordenadoria # projetos aplicados# ReRa% de crescimento.

Service

# de inscritos na ORS % inscritos convertidos em Host% de qualidade# de buddies

Area timeline

January 2013 February 2013 March 2013RE TSVendas PEMA PEEleição Coordenador CGUAlocação de membros CGU

RE TSVendas TSVendas CGUMA PE

Vendas, MA e RE de TSVendas e MA de CGUVendas, MA e RE de PE

April 2013 May 2013 June 2013Vendas e MA de TSMA de CGUMA de PEEleição de coordenador de PE

MA de TSVendas e RE de CGURE de PEEleição de coordenador de TS/SE

RE de TSVendas e MA de CGUVendas e MA de PEEleição de coordenador de CGU

July 2013 August 2013 September 2013RE de TSMA de CGU

Vendas de MA de TSRE de CGU

Vendas e MA de TSRE de CGU

Vendas e MA de PE MA e RE de PE RE de PEOctober 2013 November 2013 December 2013

Vendas e MA de TS Vendas e RE de TS

GCDPo

Functional Plan: Area

Here you will describe the main objectives of your area to 2013 and how the area results will impact directly in the organizational goals. This part must to be simple and objective.

Desenvolvimento dos Membros da area;Crescimento em RA, MA e RE;Organização (Processos) e profissionalismo nas operações;Forte posicionamento externo – com estudantes de Joinville e Região;Referência em Auditoria;Trabalho com os Valores da Organização.Forte trabalho em corner com outras areas ( COMM, PR, TM, FIN, oGIP – Principalmente).

Area team

Team LeaderVagner Roberto Malon

Team Member PositionsPM Dream Sellers: 4 (dez/12 a fev/13; mar/13 a mai/13; jun/13 a ago/13; set/13 a nov/13)Sales Members: 3 para cada gestão

Coordenadoria Delivery XPs: 2 (mar/13 a jul/13; ago/13 a dez/13)Delivery Members: 3 para cada gestão

OCP EPIC: 2 (abril e maio 2013; outubro e novembro 2013)OCs: 3 para cada período

Area Vision

VP Vision: “Construir um time direcionado pelos mesmos propósitos, tendo consciência do seu impacto global, promovendo XPs relevantes de membresia e intercâmbios, e com crescimento no número de RE.”

Visão GCDPo: “Promover experiências internas e externas com excelência.”

Area Strategies

1. Treinamento/Preparação dos Membros.2. CRM organizada e com abordagem semanal.3. Corner forte com COMM, PR para Universidades.Feedback/treinamento (preparação);Auditoria;Report → a cada 15 diasAtualizar os dados (líderes);Campanhas de descontos e incentivosPipeline Interna;Acompanhamento das atividades (reunião semanal);

Area Goals

1. # of 1 / 2. # of 2 / 3. # of 3RA: 64MA: 52RE: 47

Desafio: 69RE

Activities

Here you will list the main activities that you and your team will implement to guarantee that all strategies are been achieved. Remember that you don’t need to put here the weekly must do, just the main activities as innovations and things that you will do just once.

1. CRM semanal.2. Reestruturação dos processos.3. Gerar fluxogramas.4. Parcerias para promover vagas.5. Corner forte com COMM.6. CRM de GIP OGX.7. Capacitação dos membros, principalmente em Sales.

KPI’s

Here you will put the indicators you are going to use to follow your area activities and to check if it’s well or not. Think in indicators that matters and that can show if you have to take actions to overcome any gap.

1. Inscritos X Fonte2. Inscritos X Abordados3. Abordados X AdE4. AdE X Entrevista5. Entrevistas X RA;6. Inscritos X RA;7. RA X RE;8. T1, T2, T3 (tempo de: Abordagem, AdE, RA)9. Número de MA para RE em Junho/Julho.

Ob.: Acompanhar com média nacional: Para cada 7 abordagens, 1 RA;

Area timeline

In this timeline you must to put all the points that will influence your internal process. You must have clear all the innovations that you want to implement in your term and also have clear when you will have a big demand from other areas as example psel, ogx recruitment, project sales. Remember that here you will put the big actions.

January 2013 February 2013 March 2013Parcerias para MA/RE em Junho, julho e agosto.Fund Raising.Returnees (Membros; material divulgação – videos).Revisão de manuais, procedimentos, fluxogramas.Mapa de fluxo de valor.Auditoria.

USF (universidade sem fronteiras).

Fund Raising.Parcerias com organizações estudantis.

Returnees (Membros; material divulgação – videos). Auditoria.TD

USF.Stands em faculdadesPlanejar Campanha descontosDivulgação Univille (São Francisco do Sul).Treinamentos(?)Feira Intercâmbio

April 2013 May 2013 June 2013Campanha de descontosOC Sales (Talvez).Divulgação Católica (Jaraguá do Sul).Campanha Indicação.Treinamentos(?)DD.

Stands em algumas univers.Recrutamento de OGX.EPIC.Match big Team.TD (?)

Match big Team.

July 2013 August 2013 September 2013USF (segunda parcial).

Fund Raising.Fund Raising.Treinamentos(?)

GV.Campanha descontos (?)TD (?)

October 2013 November 2013 December 2013Stands em algumas univers.Recrutamento de OGX.OC Sales (Talvez).

Match big Team.EPIC.

Match big Team.

GIPi

Functional Plan: GIP ICX

Area teamArea VP

Davi Guggisberg BicudoTeam Leader Positions

Project Manager – EngineeringProject Manager – EducationalMatch Team Leader

Team Member PositionsPartnerships ManagerDelivery ManagerMatch Team MemberSalesman – EngineeringSalesman – Educational

Area VisionSermos referência em qualidade e volume de experiências profissionais internacionais no mercado da região de Joinville.

Area Strategies1. Fast delivery – achieve higher results and better customer experience through shortening the gap between RA and RE.

* Ter um processo estruturado de seleção e match, e que ele seja alinhado e cobrado da empresa* Responder emails de aplicantes e fazer entrevistas rapidamente* Agir de forma rápida e prática na gestão da documentação e envio para visto

2. Focused sales – achieve higher and quicker results through specialization in two products: Engineering and Educational.

* Conhecer bem seu produto e seu mercado.* Fazer follow-ups rápidos e precisos.* Networking e participação em eventos.

3. Good information management – achieve sustainable results and quality TN servicing through good information management.

* Manter histórico das parcerias.* Garantir 100% de auditoria.* CRM funcional e atualizado.

4. Trained team – achieve sustainable results through a capacitated team.* Ter um roteiro de treinamentos.* Garantir que o time esteja capacitado para realizar suas atividades.

Area Goals

1. 21 Raises.2. 20 Matches.3. 20 Realizes.

KPI’s

1. Sales call2. New sales meeting3. Follow-up sales meeting4. Account servicing contact (email or visit)5. Delivery time6. Match time7. Sales to RA rate8. Re-RAs9. Account Expansion10. RAs11. MAs12. REs

Area timeline

January 2013 February 2013 March 2013Engineering sales beginsSelection of the educational sales teamEducational ST planning and training

Education sales beginsTD Q1Conexão global engineering

Conexão global educationalGrowth-Meetings

April 2013 May 2013 June 2013Educational RAsSelection of the Educational ST 2DDSelection MA team

MA team beginsEducational MAsEducational Sales begins (2)TD Q2Expogestão

Educational REs

July 2013 August 2013 September 2013

Educational RAsCONADERePlan

Educational MAsTD Q3Conexão global engineering

Selection MA team (2)MA team begins (2)Y2BEducational REsDDLCP Election

October 2013 November 2013 December 2013EB ElectionTD Q4

HandoverTransition

CONAL

GIPo

Functional Plan: Area

Here you will describe the main objectives of your area to 2013 and how the area results will impact directly in the organizational goals. This part must to be simple and objective.

Area team

Team LeaderVitor Matias Grah

Team Member PositionsLuisa Molenda – Middle ManagerGustavo Coelho – Middle ManagerEmeline Sombrio – MemberGustavo Grando – MemberRicardo Gerhke – MemberAndre Lux – MemberJessica Souza – MemberJean Mirisola – Member

Area Vision

Crescimento nas operações de intercâmbios corporativos mantendo a sustentabilidade dos processos e ser referencia de experiências de qualidade.

Area Strategies

1. Parcerias2. Cooperação não formal com outros escritórios

3. Selecionar High profile

Area Goals

1. # of RA = 362. # of MA = 303. # of RE = 25

Activities

Here you will list the main activities that you and your team will implement to guarantee that all strategies are been achieved. Remember that you don’t need to put here the weekly must do, just the main activities as innovations and things that you will do just once.

1. Especializar em supply and demand de todos os programas trabalhados2. Selecionar apenas pessoas com todos os requisitos avançados3. Sustentabilidade nos processos de seleção e tambem sustentavel com os processos de auditoria4. Capacitação para todos os membros novos e membros plenos5. Otimizar processos

KPI’s

1. Delivery time 3 months2. Indice de conversão de RA para MA 80%3. 100% auditoria4. Satisfação de 90% nas avaliações de qualidade5. #RA6. #MA7. #RE

Area timeline

In this timeline you must to put all the poi nts that will influence your internal process. You must have clear all the innovations that you want to implement in your term and also have clear when you will have a big demand from other areas as example psel, ogx recruitment, project sales. Remember that here you will put the big actions.

January 2013 February 2013 March 2013-Campanha de indicação

April 2013 May 2013 June 2013-Programa de desconto pipeline interna

-Indicação dos MN’s-Campanha de indicação

July 2013 August 2013 September 2013-Campanha de indicação-Indicação MN’s

October 2013 November 2013 December 2013-Programa de desconto pipeline interna

F&L

Functional Plan: Finance & Legal

Area team

VP Finance & Legal Armando Pitz de Abreu

Project Manager PositionsKnowledge Management Project Manager (KM)Finance Management Project Manager (O&I)

Team Member PositionsICX ManagerOGX ManagerInvestments & Data Analyses ManagerBudget & Cash Flow Manager

Area Vision

Ser referência Nacional em sustentabilidade financeira e participação ativa em resultados.

Drivers

1. Incentivar e alavancar os resultados de intercâmbios.2. Realizar os investimentos de maneira inteligente.3. Imprimir a cultura de gestão de conhecimento e recursos.

Area Goals

1. 90% Entrega Auditoria NPM.2. Manual Auditoria Nova.3. Mapeamento de todos os processos do CL.4. 80 % Auditoria Educativa 5. 70 % Plan x Realized Operações6. 10 % Caixa Investido7. 100% Auditoria Contas8. 30 % Crescimento Financeiro 9. 2 Ferramenta de KM10. OSCIP;11. Parceria Contábil e Jurídica;12.

Activities

1. Ações de suporte;2. Controle financeiro estratégico ;3. Organização e padronização de processos.4.

KPI’s

1. % Resultados Auditoria2. % Budget (Plan x Realized)3. ROI de Investimentos 4. % Procesos Mapeados 5. % Crescimento Financeiro 6. % Ferramentas feitas

Area timeline

January 2012 February 2012 March 2012 Auditoria NPM Construção Time Fin Treinamento KM Team Otimização

Ferramentas Fin Investimentos Dev. Construção Budget

Auditoria NPM Criação de Manual e

Treinamento Nova Auditoria

Otimização de Ferramentas Fin

Implementação LC + Ata Padrão

Construção de Budget Análise Financeira e

Operações

Políticas Financeiras Mapeamento de

Processos Tracking de Budget Análise de Data Auditoria

April 2012 May 2012 June 2012 Manuais Financeiros Mapeamento de

Processos Monitoramento de

Processos Investimentos Auditoria

Investimento Estrutura

Mapeamento de Processos

Rotina de KM Investimentos

Operações Investimentos em

Posicionamento

Mapeamento de Processos

Rotina de KM Investimentos

Operações Investimentos Dev.

July 2012 August 2012 September 2012 Mapeamento de

Processos Rotina de KM Investimentos

Operações Investimentos Dev. Revisão Wiki

October 2012 November 2012 December 2012

PR

Functional Plan: Area

Here you will describe the main objectives of your area to 2013 and how the area results will impact directly in the organizational goals. This part must to be simple and objective.

Area team

Team LeaderMateus Bósio Aymay

Team Member PositionsName of each position that you will have in your term

Area Vision

“Posicionar na @JV na sociedade, através de parcerias sustentáveis e eficientes que busquem a promoção mutual em Joinville e Região”

Area Strategies

1. Agregar valor as parcerias.2. Todos os setores, Universidade e estudantes irão conhecer a @.3. Fortalecer a voz jovem em Joinville e Região.4. Garantir o alinhamento dos membros sobre posicionamento externo

Area Goals

1. Reconhecimento pelos serviços prestados de 100% dos parceiros da @JV.2. Posicionamento em todos veículos de comunicação; 3. Parceria com 12 organizações jovens e iniciativas de projetos em andamento.4. 15 de eventos realizados/participados, direcionando resultados para áreas de operações.5. 10 novas parcerias institucionais/estratégicas6. 5 novas Universidades

Activities

Here you will list the main activities that you and your team will implement to guarantee that all strategies are been achieved. Remember that you don’t need to put here the weekly must do, just the main activities as innovations and things that you will do just once.

1. Desenvolver um portfólio integrado para cada stakeholder.2. Eventos para aproximar parceiros.3. Organização e participação de eventos para promover as operações.4. Definir ações para aparecer na mídia.5. Parceria com organizações jovens.6. Parceria com Universidades.

KPI’s

Here you will put the indicators you are going to use to follow your area activities and to check if it’s well or not. Think in indicators that matters and that can show if you have to take actions to overcome any gap.

1. # de eventos realizados/participados;2. # de parcerias com Universidades;3. # de contatos realizados a partir de eventos;4. # de aparições em mídia;5. # parcerias institucionais e estratégicas;6. # de parcerias com organizações jovens7. # de parceiros participantes e engajados com mais de um projeto da @JV.

Area timeline

In this timeline you must to put all the points that will influence your internal process. You must have clear all the innovations that you want to implement in your term and also have clear when you will have a big demand from other areas as example psel, ogx recruitment, project sales. Remember that here you will put the big actions.

January 2013 February 2013 March 2013

Portfólio definido e finalizado;Finalização de planejamento;Contato com Universidades (2 parceria institucional);Definição de calendário de eventos;Parceria com 1 organização jovem e 1 parceria estratégica;

Contato com Universidades (2 parcerias institucionais);Alinhamentos dos eventos( Feira Cidadão do Mundo e Conexão Global – Eng);Realização Conexão Global – Eng;Parceria com 2 organizações jovens

Participação da Feira Cidadão do Mundo;Alinhamentos sobre Conexão Global – Edu;Parceria com 3 organizações jovens;2 parcerias estratégicas;

April 2013 May 2013 June 2013Realização Conexão Global – Edu;Alinhamentos Expogestão;Parceria com 2 organizações jovens;1 parceria estratégica;Posicionamento nas Associações Empresariais mais expressivo;

Posicionamento nas Associações Empresariais mais expressivo;Alinhamentos e participação Expogestão;Participação efetiva em + 2 eventos externos;

Alinhamentos Ideia Social;Início das atividades de Y2B (metade do mês);Parceria com 2 organizações jovens;

July 2013 August 2013 September 2013Realização do Ideia Social;Tracking atividades Y2B;

Alinhamentos e realização Conexão Global – Eng;

Intensificação das aparições em mídia;

Alinhamentos Conexão Global – Eng (2a rodada);Participação em + 2 eventos externos;

Tracking atividades Y2B;Parceria com 3 empresas de mídia (jornal, rádio, TV);Intensificação das aparições em mídia;

Realização do Y2B;2 parcerias estratégicas;Participação +1 eventos externo;

October 2013 November 2013 December 2013Alinhamentos e realização do Conexão Global – Edu;Participação em +2 eventos externos;Intensificação das aparições em mídia;Parceria com 1 organização jovem;

Parceria com 1 organização jovem e 1 Universidade;Posicionamento nas Associações Empresariais mais expressivo;Intensificação das aparições em mídia;

Parceria com 1 Universidade;

COMM

Functional Plan: COMMUNICATION

Here are in a simple and objective way the main objectives of Communication and how the area results will impact directly in the organizational goals.

Area team

Team LeaderSuzana Matsuyama

Team Member PositionsInternal COMM ManagerBrand ManagerSocial Media Manager*Recruitment Cells Team Leaders

Area Vision

Fazer com que os programas da AIESEC em Joinville sejam conhecidos por estudantes de toda a região.

Area Strategies

1. Engajamento do Escritório2.Promoção segmentada de Programas3.Maior alcance de mídias sociais

Area Goals

1. # de inscritos por programa (relacionados a metas de host, GCDPo, GIPo,TM)2. Taxa de conversão (inscritos x RAISES)3. # de alcance mídias sociais e aparições em mídia (100% crescimento fanpage)

Activities

In this list are the main activities that COMM will implement to guarantee that all strategies are been achieved..

1. Engajamento com metas e programas (newsletters, campanhas, gestão á vista)2. Corner efetivo (reuniões semanais com áreas de operações (foco em OGX )3. Marketing de guerrilha4. Expandir OGX para Jaraguá do Sul5. Trabalhar em conjunto com Blumenau (suporte)6. Fanpage como instrument de divulgação (melhora de conteúdo e uso de adds)7. Uso de novas mídas Linked in e Instagram8. Suporte adequado as áreas9. Tracking e controle da ORS10. Mensuração de resultados obtidos por ações específicas de divulgação11. Uso de prazos para entregas de demandas que venham a surgir

KPI’s

1.Inscritos nos programas2.Número de aparições em mídia3.Aderência do escritório em relação a campanhas (número de postulantes LR, RA campanhas de descontos4. Atingimento dos resultados das áreas5. Crescimento de Blumenau

Area timeline

January 2013 February 2013 March 2013-Implementação de ferramentas COMM interna-Promoção de HOST-Task Force desenvolvimento materiais de suporte

-Divulgação PSel-Contatos Universidades

-Promoção OGX (GIP e GCDP)-Feira de Intercâmbio-Showcasing-Take the lead

April 2013 May 2013 June 2013-Campanha de Descontos Interno OGX-Promoção OGX(GIP e GIP)-Promoção de vagas GIPi

-Suporte MA GIPo-Promoção de vagas GIPi-Suporte MA GCDPi

-SUporte MA GCDPi-Suporte GIPo

July 2013 August 2013 September 2013-Report geral de COMM no 1 semestre

-Global Village em local publico-Promoção OGX Jaraguá do Sul-Promoção OGX GCDP

-Promoção OGX GIP/ GCDP-Promoção de vagas focadas em cursos

October 2013 November 2013 December 2013-Campanha de Descontos-Promoção de OGX-Suporte Ma GIPi-Suporte MA GCDPi

-Suporte MA GIPi-Suporte MA GCDPi

-Suporte MA GIPi-Suporte MA GCDPi

TM

Functional Plan: Area

O objetivo da área em 2013 será alinhado com quase todos os objetivo do comitê local: amadurecimento em GCDP, crescimento em GIP e desenvolvimento de membresia. Isso, devido a Project Based Structures, à seleção focada e aos treinamentos.

Area team

Team LeaderAntonella E S B Damiani

Team Member PositionsProject Manager de JT e JLMember of TM – TXPtrackerMember of TM – PMO ManagerMember of TM – Dev Member of TM – DevMember of TM - TrainerTeam member of JT e JLTeam member of JT e JLTeam member of JT e JL

Area VisionTornar a área de TM da AIESEC JV referência na rede devido ao desenvolvimento e resultados alcançados por seus membros

Area Strategies

1- Processo Seletivo on going

2- Capacitações e treinamentos focados

3- Maior retenção de membresia

Area Goals

1. 110 TLPs2. 460 TMPs3. 6 LR Days4. 8 treinamentos

Activities

1. Tornar ongoing o Processo Seletivo Suporte constante para outras areas; Corner efetido entre áreas para sempre saber os gaps de membresia Ampliar a rede através da busca por publico alvos diversificados; Aprimoramento constante do processo;

2. Capacitações e treinamentos focados Verificar demanda e gap das áreas; Treinamentos focados nos picos das áreas; treinamentos com externos;

3. Maior retenção de membresia Psel focado; Maior acompanhamento dos MNs; Novas oportunidades de desenvolvimento; Conversas com membros para alinhamentos;

KPI’s

Area KPI’s

#RA#MA#RE# de treinamentos;

# de participantes nos treinamentos;

Satisfação dos participantes de treinamentos;

# de pessoas respondendo as pesquisas;

# de reuniões de corner;

Responder rápido a demanda de treinamentos;

# de membros que permanecem 6 meses ou mais na organização (retenção)

Suprir gaps das áreas;

Mínimos de time;

Report da gestão;

Desligamento de membros de acordo com o RI;

Presença em treinamentos/eventos;

# de TMP e TLP;

Metas de outras áreas atingidas;

# de treinamento com externos;

Suporte aos MNs da área;

Padronização de processos;

Abordagem de novas instituições;

Transição de coordenadores;

Area timeline

January 2013 February 2013 March 2013PSelPlan

PSel Plan

Reest. entrevistas

LR DAbordagem Returnees

AMPPostulações

PSelTransição

April 2013 May 2013 June 2013LR D

TransiçãoDD

Postulações

LR DTransição

PSel ongoingLearning Research

Postulações

OC ReplanAnálise de membresia

PCOPSel on goingPostulações

July 2013 August 2013 September 2013Transição

PSel ongoingICP

LR DReplan

PSel ongoingLearning research

Postulações

LR DPSel ongoing

PCOPost. LCPTransição

October 2013 November 2013 December 2013LR DJT FériasPost. EB

Transição LCPTransição

JT feriasTransição EB

Transição EBSuporte ao Plan novo EB