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GESTÃO POR PROCESSOSGESTÃO POR PROCESSOS
P E D
Programa de
Estágio Docente
FÓRUM - GEPRO
26/11/201226/11/2012
Programa de Estágio DocentePrograma de Estágio Docente
COLABORADOR TÁTICOM. Regina Nucci - Informática/PRPG
GERENTE PDGClaudio Platero - ATD da CPG - IEL
M. Regina Nucci Informática/PRPG
COACHING Mônica Baggio - CCUEC - GEPRO
PATROCINADORProfa Dra Rosana BaeningerA PRPG C d d C i ã PEDAssessora PRPG – Coordenadora Comissão PED
COMISSÕES JULGADORAS LOCAL E GERAL ÊPRÊMIO PAEPE
Reconhecimento da importância deste trabalho para a comunidade acadêmica da Unicamp.p
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PRPG Pagamento de Bolsas
Alunos Pós
COTAS de bolsas
de Bolsas
Documentação
Alunos Pós-GraduaçãoDAC
Documentação
PEDVCPG’sCertificados 22+CEL+VCPG s
V22 CELINOVA + COTUCA
Docente Unicamp: Professor
ResponsávelCG’s Disciplinas
GraduaçãoAlunos
Graduação
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DÚVIDAS repetidas – desconhecimento do processop ppelas secretarias, estagiários e docentes;
RETRABALHOS - informações imprecisas nos documentos eprocessos das unidades Certificados e Pagamento de Bolsa;processos das unidades, Certificados e Pagamento de Bolsa;
PROCESSO BUROCRÁTICO - formulários assinaturas PROCESSO BUROCRÁTICO - formulários, assinaturas,ofícios;
ALTERAÇÕES - semestre;
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Myrian LorenzettiPRPG/Bolsas
Vivien RuizATD da CPG - IA
Magali L. da SilvaDAC-4
Programa de Estágio DocentePrograma de Estágio Docente
Brainstorming com as Unidades
CALENDÁRIO DAC/PED
encontrar as CAUSAS das Alterações
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encontrar as CAUSAS das Alterações
CALENDÁRIO DAC/PED – Brainstorming com as Unidades
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O QUE PARA QUE COMO STATUSINFORMATIZAÇÃOINFORMATIZAÇÃOP4 - ALOCAR ESTAGIÁRIOS NAS COTAS / NÍVEIS, SUBMETER PROJETOSImplementar consistências no sistema
G Cda PRPG baseadas nas normas para os dados relacionados às disciplinas, nº matrícula do professor responsável,
RA e CPF
Reduzir o grande número de alterações logo no início do semestre.
Criar um banco de dados eletrônico no sistema da PRPG contendo os dados dos alunos
provenientes do sistema acadêmico.Realizado.
Inserir no projeto submetido campos para preenchimento da
"carga didática parcial de
Garantir a informação correta quanto à carga didática, evitando equívocos no
Criar campo texto no projeto no sistema Intranet para a unidade inserir a carga
RA e CPF
carga didática parcial de participação do PED por turma", quando assume uma disciplina com mais de uma turma. (Ex.
sistema acadêmico no momento do vínculo à disciplina de graduação e da
atribuição de carga didática ao professor responsável
didática parcial por turma, e manter o campo de carga didática total como resultado da somatória dos campos
parciais
Realizado.
(MA111 turmas A e D). professor responsável . parciais.
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O QUE PARA QUE COMO STATUSP.6.1 - ACOMPANHAR ESTÁGIOSUnidades enviarem os processos dentro do prazo estabelecido no Cronograma
PED.Agilizar o envio dos processos.
Permitir que um docente responsável assine pelo titular em caso de ausência deste, justificando tal
ação no processo.
Ação realizada que atende a 2 processos, o P4 e o P61
Eliminar a etapa de conferência de Eliminar o retrabalho uma vez que a Excluir esta etapa do processo e realizá la somenteEliminar a etapa de conferência de dados bancários durante o período de
submissão dos projetos.
Eliminar o retrabalho, uma vez que a conferência deverá ser feita em momento
posterior.
Excluir esta etapa do processo e realizá-la somente no momento da conferência dos dados bancários
nos processos PED.Ação realizada
Conscientizar o estagiário e as unidades Alterar o status do estagiário no sistema para "em Impedir o pagamento de bolsa ao
estagiário quando os formulários do PED e/ou o comprovante de conta
bancária do estagiário não constarem
gquanto à impotância de entregar os documentos necessários, a fim de
garantir que a PRPG receba a documentação completa dentro do prazo
g pefetivação" quando a documentação não estivar
completa no processo PED, a fim de que o sistema não inclua automaticamente seu nome na folha de
pagamento. E, adequar o procedimento informações Realizado.
no processo do PED. e que o estágio ocorra devidamente formalizado.
gerais explicitando a ação quanto à alteração do status do estagiário no sistema.
Eliminar preenchimento incorreto do período de estágio nos Anexos I e II que
Gerar eletronicamente os Anexos I e II com o preenchimento do período de
estágio.
período de estágio nos Anexos I e II que era feito manualmente pelas unidades,
reduzir o trabalho das unidades de corrigirem a informação e da
PRPG/Bolsas de conferir as correções
Gerar formulário já preenchido pelo sistema, através da informação do período de estágio que é informado
quando da submissão do projeto.Realizado.
PRPG/Bolsas de conferir as correções.
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O QUE PARA QUE COMO STATUS
Eli i i ã d ó i dP.6.2 - ALTERAR PROJETOS
Eliminar a emissão de cópia dos ofícios enviados à Comissão PED para avaliação das solicitações e
emissão de Parecer.
Eliminar o gasto desnecessário de papéis.
Criar planilha de controle de entrada e saída de documentos no Excel. Realizado.
Agilizar o trabalho da PRPG/Bolsas a fimAgilizar o trabalho da PRPG/Bolsas a fim de eliminar a necessidade de trocar e-
mails solicitando que a ação fosse realizada, pela Informática da PRPG, demandando um tempo maior para a Permitir acesso da PRPG/Bolsas ao
Aprovar automaticamente os projetos inseridos fora de prazo.
demandando um tempo maior para a realização da atividade. Uma vez que a
inclusão fora de prazo é feita pela PRPG no sitema somente mediante aprovação
da Comissão PED, não há a necessidade
sistema intranet para aprovar o projeto PED inserido fora de prazo pela
PRPG/Bolsas.
Realizado.
da Comissão PED, não há a necessidade de somente a informática ter o acesso para aprovar o projeto no sistema após
Agilizar o trabalho da PRPG/Bolsas evitando ter que cancelar o projeto do C i ã i t
Realizado. A ação reduziu o tempo de alteração destes
Adequação do sistema para alteração da situação do estagiário de Voluntário para Bolsista ou vie-
cersa.
evitando ter que cancelar o projeto do estagiário no sistema como bolsista e
inserí-lo novamente como voluntário, ou vice-versa, o que gerava para as
unidades a necessidade de enviar à
Criar uma ação no sistema que possibilita pelo usuário da PRPG a
escolha da situação do estagiário, como bolsista ou voluntário, independente do
projeto submetido
tempo de alteração destes casos de 2 - 3 dias ( incluindo o tempo de solicitação e envio
do projeto em arquivo eletrônico, cancelamento e
PRPG novamente o projeto em arquivo eletrônico para nova inserção no sistema.
projeto submetido. resubmissão no sistema) para cerca de 10 minutos.
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O QUE PARA QUE COMO STATUSP.6.3 –AVALIAR ESTÁGIOS (RELATÓRIOS)Definir regras sobre as implicações
para as unidades quanto aos relatórios aprovados com ressalva,
reprovados ou não enviados.
Esclarecer as dúvidas das unidades e padronizar as informações.
Validar as informações com a Comissão PED, adequar o documento
INFORMAÇÕES GERAIS e divulgar às unidades.
Realizado.
( )
reprovados ou não enviados. unidades.
Adequar os formulários a fim de facilitar e agilizar o preenchimento dos mesmos
Adequar o formulário de Relatório de forma que o de PED B seja igual ao do PED C Adequar o formulário de Projeto
GERAL
Revisão do Formulário de Relatório e de Projeto
agilizar o preenchimento dos mesmos pelos alunos, professores e secretários
das CG's ou CPG's, atendendo à demanda das unidades, da PRPG e da
Comissão PED
PED C. Adequar o formulário de Projeto de forma que os campos de justificativa
do PED para o programa e para a determinada disciplina sejam os
mesmos para todos os projetos de PED
Realizado.
Comissão PED. mesmos para todos os projetos de PED B de cada unidade, assim como já é
para o PED CPropor às unidades adequarem seus procedimentos de definição de professor
Realizado.
Promover um encontro entre as unidades para trocarem
experiências sobre os seus processos
responsável, disciplina / turma da graduação que poderão ter PED no semestre seguinte a fim de reduzir o
número de alterações geradas devido à
Realizar reunião entre as unidades que mais contribuem com alteração e as que menos contribuem com alteração para
exporem suas formas de trabalho.falta de informações precisas no momento
da seleção dos estagiários.
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DESENHO REDESENHO É Ó(PRÉ‐GEPRO) (PÓS‐GEPRO)
4 PROCESSOS 4 PROCESSOS
4 SUB-PROCESSOS 4 SUB-PROCESSOS
43 AÇÕES PROPOSTAS 27 AÇÕES IMPLEMENTADAS
18 DESCONEXÕES SOLUCIONADAS
32 DESCONEXÕES3 DESCONEXÕES EM ANDAMENTO
8 DESCONEXÕES NEGOCIADASPORÉM MANTIDAS
3 DESCONEXÕES QUE SERÃO3 DESCONEXÕES QUE SERÃO RESOLVIDAS NO NOVO PROCESSO
146 ETAPAS 142 ETAPAS
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INSERÇÃO ELETRÔNICA DOS DADOS PARA MATRÍCULA DAC
cerca de 4080 dados : MANUAL AUTOMÁTICA
Tempo: 1 semana instantâneo
CONFIABILIDADE dos dados
d ã d 15 6 ETAPAS redução de 15 6 ETAPAS
ALTERAÇÃO DA SITUAÇÃO DO ESTAGIÁRIO DE VOLUNTÁRIOALTERAÇÃO DA SITUAÇÃO DO ESTAGIÁRIO DE VOLUNTÁRIOPARA BOLSISTA OU VICE-VERSA:
Tempo : 2 - 3 dias 10 minutos
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INSERÇÃO ELETRÔNICA DO PERÍODO DE ESTÁGIO NO FORMULÁRIO ANEXO I e II:
UNIDADE 1S2011 2S2011 CEL 3 0FE 2 0FEAGRI 11 0FEEC 0 0FEF 0 0FEQ 12 0FEQ 12 0IB 36 0IEL 1 0IFCH 10 0IFGW 0 0IG 3 0IMECC 0 0
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NORMAS / PROCEDIMENTOS Edital de Fomento GEPRO NORMAS / PROCEDIMENTOS – Edital de Fomento GEPRO
MANUAL do PED
INFORMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS – Ofício para a Reitoria
NOVO PROCESSO
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NOVO PROCESSO: Informatizado, dinâmico e padronizado
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MAPA DE PROCESSO: Maior compreensão e MAPA DE PROCESSO: Maior compreensão e
conhecimento das atividades pelas áreas envolvidas
VISIBILIDADE, que despertou: VISIBILIDADE, que despertou:
• INTERESSE,
COLABORAÇÃO• COLABORAÇÃO,
• TROCA EXPERIÊNCIAS,
Õ REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS INTERNOS
• APROXIMAÇÃO ENTRE AS UNIDADES, PRPG e DAC
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Somos gratas pela oportunidade de aprendizado e trabalho que nos impulsiona a sempre rumar adiante!nos impulsiona a sempre rumar adiante!
"A utopia está lá no horizonte. Me aproximo dois passos, ela se afasta dois passos. Caminho dez passos e o horizonte corre dez passos. Por mais que eu caminhe jamais alcançareiPor mais que eu caminhe, jamais alcançarei. Para que serve a utopia? Serve para isso: para que eu não deixe deServe para isso: para que eu não deixe de caminhar". Fernando Birri
Diretor de cinema
Myrian C. de F. LorenzettiR. : 1-2535