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FORNECEDORES E SUA IMPORTÂNCIA NOS DIAS

ATUAIS: AVALIAÇÃO PELA QUALIDADE

Jose Rossi

(LATEC/UFF)

[email protected]

Resumo: Devido à grande importância que fornecedores e parceiros representam na execução de um projeto, é

imprescindível buscar o conhecimento e aplicação de metodologias funcionais para implantar e manter um processo de

avaliação de fornecedores eficaz, capaz de minimizar ou eliminar grandes riscos que estão inseridos na cadeia de

suprimentos. Mesmo com tantos avanços tecnológicos e gerenciais, ainda se percebe que o assunto em pauta merece

atenção e estudo, a fim de conseguir que a alta direção da empresa, de uma forma geral, tenha ferramentas,

documentos e alternativas à altura, para que as decisões a serem tomadas sejam acertadas. Além disso, para que

atenda aos requisitos normativos preconizados pelo International Organization for Standardization, mais

especificamente a ISO 9001, voltada para o Sistema de Gestão da Qualidade. O problema a ser abordado nesta

pesquisa está relacionado à dificuldade de implantar e manter um sistema de avaliação de fornecedores, com foco na

qualidade, quando a alta direção da empresa não está comprometida a colaborar no sentido de prover recursos ou

fazer respeitar os resultados das avaliações executadas.

Palavras-chaves: Avaliação de Fornecedores, Projetos, Qualidade.

ISSN 1984-9354

mailto:[email protected]

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

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INTRODUÇÃO

Devido à velocidade das mudanças e às grandes exigências para se tornar competitivo no

mercado atual, faz-se necessário buscar corrigir os erros e aprimorar os processos envolvidos tanto na

confecção de um produto quanto na prestação de serviços. As exigências quanto à necessidade de

demonstração da conformidade com requisitos especificados nas normas técnicas estão cada vez mais

em pauta, seja em negociações nacionais ou internacionais. Compreender quais as exigências

normativas de cada produto ou serviço adquirido certamente será um elemento facilitador na hora de

determinar o processo de avaliação de fornecedores. Qual o padrão de qualidade é o correto? Até que

ponto os desvios apresentados poderão ser tolerados? Como esses desvios afetam o sucesso da

organização e dos projetos a serem executados?

Os primeiros modelos de seleção de fornecedores utilizados consistiam na parceria via contrato

de fornecimento, onde o candidato a fornecedor passava por um longo processo de avaliação, na

tentativa de assegurar a qualidade total. Mesmo com a imposição de responsabilidades e

compromissos, nem sempre eram colhidos os resultados esperados. Os resultados negativos, na

maioria das vezes, eram devido aos procedimentos serem aplicados à toda cadeia de suprimentos sem

levar em conta a identidade de cada fornecedor, tais como a cultura da empresa, capacidade instalada,

complexidade do produto, logística, entre outros.

Pretende-se descrever os conceitos necessários para que se tenha um bom entendimento da

proposta do projeto, proposta esta que busca abordar de forma sucinta o processo de avaliação de

fornecedores do lado do fornecedor e dar maior ênfase ao lado do cliente. Assim, serão descritos os

conceitos sobre as modalidades de projeto e suas aplicações e definições de termos comumente

utilizados nos setores da cadeia de suprimentos e gestão/controle da qualidade.

O embasamento da pesquisa é teórico e possibilitará o entendimento dos conceitos e

metodologias aplicadas ao atendimento dos requisitos da qualidade aplicada na gestão de fornecedores,

como, por exemplo, mostra o esquema abaixo:


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Figura 1: As Nove Áreas do Conhecimento

Este trabalho, portanto, vai abordar a importância de escolher os fornecedores de forma

adequada, os quais serão os contribuintes para o sucesso da execução dos projetos com o mais alto

nível de qualidade, esta que depende do equilíbrio entre fatores como custo, escopo e prazo – quando

estes parâmetros são atingidos com qualidade, o resultado certamente será de êxito no projeto,

refletindo em satisfação do cliente e bons resultados financeiros.

1. Fornecedores: definição e conceitos

A começar este capítulo pela definição do que é um fornecedor, o Código de Defesa do

Consumidor estabelece, no seu art.3°, que:

Fornecedor é toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou

estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividades

de produção, montagem, criação, construção, transformação, importação,

exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de

serviços.

Num primeiro momento, tais fornecedores podem não apresentar significativas diferenças;

porém, existe uma classificação de fornecedor que se aplica de acordo com o grau de dependência


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cliente-fornecedor. De acordo com Dias (1993, p.297), os tipos de fornecedores e suas classificações

conforme sua fonte são, basicamente:

a) Fornecedores Monopolistas: são os fabricantes de produtos exclusivos dentro do

mercado; normalmente, o volume de compra é que determina o grau de atendimento e relacionamento.

b) Fornecedores habituais: são, normalmente, os fornecedores tradicionais que sempre são

consultados numa coleta de preços. Eles possuem uma linha de produto padronizada e bastante

comercial. Geralmente são os que prestam melhor atendimento, pois sabem que existe concorrência e

que seu volume de vendas está ligado à qualidade de seus produtos e ao tratamento dado ao cliente.

c) Fornecedores especiais: são os que ocasionalmente poderão prestar serviços, mão-de-

obra e até mesmo fabricação de produtos, que requerem equipamentos especiais ou processos

específicos e que normalmente não são encontrados nos fornecedores habituais.

Outra forma de classificação, dada por Arnold (1999, p.218), é indicada abaixo:

a) Fonte única: apenas um fornecedor está disponível devido a patentes, especificações

técnicas, matéria-prima, localização, e assim por diante.

b) Fonte múltipla: é a utilização de mais de um fornecedor para um item. As vantagens

potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai gerar preços mais baixos e melhores

serviços e haverá uma continuidade no fornecimento.

c) Fonte simples: é uma decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um

fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis.

Muitas vezes, a classificação de fornecedores é feita de forma intuitiva e tem por objetivo

estabelecer um ranking de fornecedores em relação aos produtos que vendem à empresa. Sendo assim,

o critério preço não é o único importante na determinação dos lotes de compra. Os critérios para o

ranking dos fornecedores podem ser qualidade, pontualidade no fornecimento e parceria, por exemplo.

O critério parceria influencia fortemente as relações de compra com os fornecedores, devendo

então também ser considerado na classificação. Dessa forma, a importância da classificação de

fornecedores está relacionada ao fato de gerar informações para estabelecer ou implementar uma

política de fornecimento, auxiliar na definição de cotas de fornecimento, estabelecer atividades de

recebimento e definir ações para reavaliação de fornecedores. Ou seja: a classificação final dos

fornecedores deve ser feita conforme seu desempenho, devendo-se estabelecer critérios para esta

classificação de acordo com cada empresa/organização.


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2. Processos de avaliação de fornecedores

A avaliação, segundo Juran (1991), é um processo de verificação de determinadas condições de

um fornecedor, referente ao seu sistema da qualidade, ao seu processo produtivo, às suas instalações

e/ou seu produto. Esta verificação deve ser estruturada, ou seja, ter parâmetros claros e objetivos, e

pode ser feita através de visita às instalações do fornecedor ou de pesquisa formal efetuada pela

própria empresa-cliente.

As avaliações usuais são referentes ao Sistema da Qualidade, que se caracteriza pela

verificação do atendimento da empresa aos requisitos organizacionais voltados à garantia da qualidade

do produto fabricado ou comercializado ou ao serviço prestado.

A seleção de fornecedores é um dos passos fundamentais da função de compras e

consequentemente da cadeia de suprimentos. Segundo Arnold (1999, p 218), uma vez tomada a

decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo. Um

bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida, tem a

capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência

suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos.

Bertaglia (2003, p.86) ressalta que “os critérios de avaliação dos fornecedores devem ser

meticulosamente analisados” e, por isso, o envolvimento da alta administração é imprescindível nesse

processo.

Segundo Baily et al (2000, p.182), os atributos para a avaliação de um bom fornecedor podem

ser observados abaixo:

Entrega pontualmente.

Fornece qualidade consistente.

Oferece bom preço.

Tem antecedentes estáveis.

Fornece bom serviço.

É responsivo às necessidades do cliente.

Cumpre o prometido.

Dá apoio técnico.

Mantém o comprador informado sobre o andamento do pedido.


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Ao se avaliar corretamente um fornecedor, pode-se escolher melhor com quais se relacionar.

Quando escolhidos corretamente, portanto, os benefícios, avanços e ganhos no bom andamento do

projeto são inúmeros, tais como: produtividade e redução de custos, garantia de prazo de fornecimento,

maior confiabilidade entre as partes interessadas, garantia de prazo na execução do projeto,

atendimento aos requisitos de certificação e, por fim, satisfação do cliente.

2.1 A Avaliação de Fornecedores pela Qualidade Total

Com a intenção de enquadrar tal avaliação de fornecedores sob a ótica da qualidade e a busca

constante pelas melhorias contínuas, buscou-se entender como se caracteriza a qualidade total descrita

nos dez itens abaixo:

1. Total Satisfação do Cliente: A empresa precisa prever as necessidades e superar expectativas

do cliente. A gestão pela qualidade assegura a satisfação de todos os que fazem parte dos diversos

processos da empresa: clientes externos e internos, diretos e indiretos, parceiros e empregados.

2. Gerência Participativa: É preciso criar a cultura da participação e passar as informações

necessárias aos empregados. A participação fortalece decisões, mobiliza forças e gera o compromisso

de todos com os resultados, ou seja, todos trabalham com responsabilidade. O principal objetivo é

conseguir o “efeito sinergia”, onde o todo é maior que a soma das partes.

3. Constância de Propósitos: A adoção de novos valores é um processo lento e gradual que

deve levar em conta a cultura existente na organização. Os novos princípios devem ser repetidos e

reforçados, estimulados em sua prática, até que a mudança desejada se torne irreversível. É preciso

persistência e continuidade.

4. Aperfeiçoamento Contínuo: O avanço tecnológico, a renovação dos costumes e do

comportamento leva a mudanças rápidas nas reais necessidades dos clientes. Acompanhar e até mesmo

antecipar as mudanças que ocorrem na sociedade (com o contínuo aperfeiçoamento) é uma forma de

garantir mercado e descobrir novas oportunidades de negócios. Além disso, não se pode ignorar a

crescente organização da sociedade civil, que vem conquistando novas leis e regulamentos para a

garantia dos produtos e serviços.

5. Desenvolvimento de RH: É possível ter o máximo controle sobre os empregados, determinar

normas rígidas, supervisionar, fiscalizar, mas nada será tão eficaz quanto o espírito de colaboração e a

iniciativa daqueles que acreditam no trabalho.


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6. Delegação: O melhor controle é aquele que resulta da responsabilidade atribuída a cada um.

Só com os três atributos divinos – onipresença, onisciência e onipotência seria fácil ao empresário

desempenhar a mais importante missão dentro da organização: relacionar-se diretamente com todos os

clientes, em todas as situações. A saída é delegar competência.

7. Garantia da Qualidade: A base da garantia da qualidade está no planejamento e na

sistematização [formalização] de processos. Esta formalização estrutura-se na documentação escrita,

que deve ser de fácil acesso, permitindo identificar o caminho percorrido.

8. Não Aceitação de Erros: O padrão de desempenho desejável na empresa deve ser o de “Zero

Defeito”. Este princípio deve ser incorporado à maneira de pensar de empregados e dirigentes, na

busca da perfeição em suas atividades.

9. Gerência de Processos: A gerência de processos, aliada ao conceito de cadeia cliente-

fornecedor, faz cair às barreiras entre as áreas da empresa, elimina feudos e promove integração. A

partir do cliente externo, os processos se comunicam: o anterior é o fornecedor, o seguinte é o cliente.

10. Disseminação de Informações: A implantação da Qualidade Total tem como pré-requisito

transparência no fluxo de informações dentro da empresa. Todos devem entender qual é o negócio, a

missão, os grandes propósitos e os planos empresariais.

Assim, é imprescindível que as práticas adotadas no momento da escolha de fornecedores

estejam de acordo com as diretrizes preconizadas pela empresa-cliente no momento de desenvolver um

projeto. A função da qualidade, de acordo com a figura abaixo, surge, portanto, do fato de que a

qualidade de um processo é uma soma dos trabalhos de todos os departamentos ao longo da figura

ilustrativa de uma espiral:


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Figura 2: A Espiral do Progresso

Algumas etapas são básicas e necessárias para que haja a elaboração de um sistema básico de

avaliação de fornecedores que colabore na identificação, seleção e manutenção dos melhores ou dos

mais aptos fornecedores que virão a compor a estratégia de fornecimento para um empreendimento de

grande porte. Dentre elas, estão a elaboração de um documento de padronização da avaliação. Isso

significa que, para desenvolver um bom sistema de avaliação de fornecedores, é essencial que se

elabore um procedimento que detalha, de forma clara e objetiva, os passos a serem seguidos.

Primeiramente esse detalhamento deverá auxiliar, orientar e conduzir os avaliadores e os

envolvidos por parte da empresa compradora. Em etapa seguinte, deve-se esclarecer os tipos de

avaliações a serem feitas, que basicamente se resumem em três:

a) Avaliação inicial: deve ser realizada com muito critério e foco nos detalhes e nas condições

essenciais para um bom fornecimento, pois definirá se a empresa candidata ao fornecimento,

seja para aquisição de serviços ou entrega de produtos, será inserida ou não no banco de dados

da empresa como uma opção para futuros fornecimentos.

b) Avaliação de Manutenção: desenvolve-se com relação à fornecedores que, contando com uma

avaliação inicial, não foram contratados durante os últimos trinta e seis (36) meses

transcorridos entre a data da última avaliação (inicial ou de manutenção) e a data em que


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decide que está em condições de obter adjudicação de uma nova contratação. Caracteriza-se

como uma boa prática realizar uma avaliação de manutenção antes da contratação de um

fornecedor ou subcontratada, sempre que tenha existido alguma mudança significativa na

empresa, considerando que esta modifique as conclusões da última avaliação, ou bem quando o

considerarem adequado pelas características do fornecimento ou serviço a prestar.

c) Avaliação de Desempenho: é o processo pelo qual é avaliado e qualificado o cumprimento do

fornecedor com respeito às condições de compra ou fornecimento de serviço. Esta avaliação

classificará o êxito do fornecimento específico, que será obtido através das notas adquiridas em

sua avaliação, determinando, desta forma, o nível de confiança entre as empresas que ofertam

produtos/ serviços e a contratante.

Para todas as avaliações podem ser adotados os seguintes critérios: os avaliados terão uma nota

individual do avaliador para cada requisito avaliado (caso tenha mais de um avaliador, deverá ser

realizada a média ponderada para adquirir a nota final para cada requisito). Realizado este processo,

deverá ser realizada a média ponderada entre todos os requisitos avaliados obtendo assim a nota final

do avaliado. Para casos excepcionais, o requisito que não atingir a nota mínima preestabelecida deverá

ter tratamento especial para o requisito abaixo da média, caso este venha a ser escolhido para um

eventual fornecimento, por exemplo.

Ressalta-se que este sistema deve oferecer a obtenção de informações rápidas e seguras com

amplo acesso aos envolvidos na hora de tomar decisões com relação à contratação de fornecedores.

Entende-se que o sistema de avaliação deve ser elaborado, mantido e aprimorado constantemente

através das lições aprendidas em cada execução de projeto.

3. Principais Deficiências nos sistemas de Avaliações Convencionais

Sabe-se que todo sistema de avaliação de fornecedores implantado em uma empresa gera uma

demanda enorme de recursos, tais como: arquivos, computadores, capacitação profissional, tempo etc.,

que por sua vez afetarão diretamente os custos operacionais da empresa. Não é difícil encontrar

empresas que pecam pela falta dessa estrutura organizacional, de sistemas que controlam os processos

envolvidos na execução de projetos.


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Se tratando da falta desses sistemas de gestão, fica claro que, com a implantação dos mesmos, o

problema poderia ser resolvido; porém, como pode ser visto na prática, a questão não é tão simples

assim. Portanto será foco neste capítulo relatar as falhas mais comuns detectadas em empresas que

possuem o sistema de avaliação de fornecedores e o mesmo não retorna com os objetivos esperados.

Espera-se que um fornecedor, através de sua conduta, venha agregar valores ao

empreendimento – e não trazer problemas ao contratante. De acordo com Juran (1992), entre as

atividades mais importantes que devem se desenvolver entre cliente e fornecedor estão: planejamento

pré-contrato, avaliação da aptidão do fornecedor, seleção do fornecedor, custo total de uma compra,

planejamento conjunto e cooperação com fornecedor durante a execução de contrato.

Assim, busca-se neste capítulo o entendimento dos numerosos casos em que as empresas

possuem um sistema de avaliação de fornecedores e estes são meros consumidores de recursos, sem

contribuir com o objetivo primordial do setor. Isso vai em encontro ao intuito de criar condições ideais

para uma tomada de decisão acertada na seleção de fornecedores, ou seja, escolher entre tantos

fornecedores aqueles que venham a somar na execução do projeto e não a contratar fornecedores que

serão geradores de problemas, vindo a serem, em muitas ocasiões, os principais responsáveis pelo

insucesso de um empreendimento.

Abaixo serão descritos alguns dos principais erros detectados em seleção de fornecedores1:

Ter um grande número de fornecedores para a mesma especificação do item. É claro que não se

recomenda ficar nas mãos de apenas um fornecedor; porém, o ideal é ter um número

compatível com a estrutura da empresa, o que facilita muito a gestão de tais fornecedores,

podendo-se realizar, por exemplo, avaliações com menor periodicidade e com maior eficácia,

além da possibilidade de estar mais perto do fornecedor.

Outro erro comum é o de não contar com um número de profissionais suficientes e preparados

para realizar as avaliações e revalidações dos fornecedores.

Falta de integração entre os setores da empresa constitui grandes prejuízos na hora de escolher

um fornecedor, pois geralmente as informações necessárias – tais como, resultados de

avaliações e índices de desempenho – não estão disponíveis em todos os setores envolvidos.

Em projetos realizados pela composição de várias empresas, ao que se dá o nome de consórcio,

em muitas situações há conflitos ainda maior entre os setores, os quais são divididos entre as

1 Os pontos listados são uma compilação da extensa leitura feita pelo autor do artigo para construí-lo, em autores tais

como Joseph M. Juran e Philip Kotler, bem como de sua experiência profissional na área.


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empresas participantes. Estas empresas, por terem cultura administrativa diferentes umas das

outras, se mostram com opiniões totalmente antagônicas à qualidade do fornecedor.

Em casos de grandes negócios, onde são acertados valores na casa dos bilhões, necessita-se

atenção especial na relação dos compradores com os seus fornecedores, vista a necessidade de

controle financeiro eficiente para evitar desvios.

A aquisição de fornecedores internacionais também merece um tratamento especial com

relação à aprovação para o fornecimento, tendo que levar em conta diversos fatores que possam

vir a comprometer o projeto pelo fato de não se conhecer a cultura do país, pois muitas vezes a

cultura administrativa e profissional do país onde está inserido o fornecedor se revela de forma

negativa ou incompatível aos valores morais, profissionais e éticos cultivados pela empresa

compradora (tais como: regimes de trabalho, respeito às normas de segurança e qualidade,

cumprimento do prazo e também à distância para resolução dos problemas que venham a surgir

durante e após o fornecimento).

Situação em uma contratação em que falta uma investigação mais apurada. É o fato do

ganhador da concorrência de fornecimento estar com preço muito abaixo de seus concorrentes,

ou seja, esta ocorrência deve ser examinada, pois, muitas vezes, mesmo o fornecedor sendo

merecedor de créditos em suas avaliações, a proposta não foi muito bem compreendida ou

ocorreram erros em sua elaboração. Este fato deve ser analisado junto ao fornecedor com total

transparência, pois o que pode aparentar ser uma vantagem no presente pode se tornar uma

desvantagem no futuro.

Apontada por este estudo como um fator extremamente negativo na hora da escolha de um

fornecedor é o fato da alta direção da empresa não se mostrar disciplinada a seguir os passos

corretos para a escolha do fornecedor ideal. Geralmente estes profissionais se atentam aos

resultados macros da empresa, não se dispondo a buscar as informações detalhadas para tal

escolha. Como estes cargos são detentores de força de decisão, geralmente acaba aprovando o

fornecedor errado, levando em consideração somente o valor financeiro da proposta, o que

mais tarde se revelará em um custo muito mais alto do que os demais concorrentes do

fornecimento.

Quando uma empresa visa não cometer estes erros, portanto, pode-se dizer que, o conceito de

avaliação de fornecedores torna-se um grande instrumento para o crescimento e desenvolvimento tanto

do cliente como do fornecedor, visto que uma pequena reflexão, buscando avaliar de forma consistente


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e responsável os candidatos a fornecimento, vai promover e estimular todos aqueles que trabalham de

forma correta e, com o decorrer do tempo, eliminar os que não cumprem as legislações ou não se

preocupam com um sistema onde haja o cumprimento do que foi acordado em contrato previamente.

CONCLUSÃO

Pelo estudo apresentado, conclui-se que os problemas decorrentes de fornecimentos podem ser

eliminados ou minimizados quando a seleção dos fornecedores é feita de forma adequada. Para que o

processo exposto tenha vigor dentro da estrutura da empresa, é vital que a alta direção tenha

entendimento e aceitação do processo proposto, pois muitas vezes os valores financeiros podem ser

mais atraentes em curto prazo, mas nunca será verdadeiramente recompensável se deixarmos de tomar

decisões visando curto, médio e longo prazos.

Em resumo, toda empresa que opta por determinados fornecimentos julgando simplesmente o

preço da proposta, terá problemas futuros na execução do seu projeto, principalmente quando se trata

de empreendimentos de grandes valores. Os desafios, portanto, além da elaboração dos documentos e

formulários, se dão na disseminação dos mesmos pelos setores envolvidos no projeto.

Conclui-se, com os estudos desse tema, que para atingir este objetivo se faz necessário a

participação de todas as disciplinas no momento da contratação, ou seja, todos os setores devem estar

atrelados ao setor de suprimentos, prestando orientações e julgando, mediante os recursos

apresentados, se o candidato tem ou não condições de atender na íntegra as condições do

fornecimento.


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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas,1999.

BAILY, P. et al. Compras: Princípios e Administração. São Paulo: Atlas, 2000.

BERTAGLIA, P. R. Logística e Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento. São Paulo: Saraiva,

2003.

DIAS, Marco Aurélio P. Adminstração de Materiais. Uma abordagem logística. 4ª Ed. São Paulo:

Atlas, 1993.

JURAN, J. M. Controle da Qualidade: Conceitos, Políticas e Filosofia da Qualidade. Volume I. 4

ed. São Paulo: Editora Makrom Books & McGraw-Hill, 1991.

____________, Planejando a Qualidade. São Paulo, Pioneira (p. 168-180), 1992.

Site de Apoio:

Código de Defesa do Consumidor: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8078.htm.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8078.htm

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