TEMA DATA

Descrição do problema (estado as is ) Contramedidas / Acções

Background e dados de suporte

Condição desejada (estado to be )

Análise das causas-raíz do Problema Verificação e ajuste

FORMULÁRIO A3 * TRANSFORMAR PROBLEMAS EM OPORTUNIDADES

Consumo excessivo de papel A4 e de Toner com as impressoras do back-office da empresa. O aumento de custos ao nível do back-office tem diminuido a nossa margem e consequência disso estamos a perder competitividade. Considere-se ainda o impacto ambiental que resulta da nossa actividade ao gastarmos mais de 20 resmas de papel por ano só nas impressoras.

Total de resmas consumidas em 2012: 23 (11,500 folhas de papel branco) - Custo com papel = €74,75. Total de gastos com tonners originais (preto e cores): €545,00. Gastos com limpeza e manutenção das impressoras = €128,63. Outros gastos = €18,50. TOTAL DE CUSTOS = €766,88. Impressoras HP Laser adquiridas em 2010.

1. Aplicar as ferramentas 5W, Ishikawa e 5W2H para perceber claramente as motivações para o excesso de gastos com as impressões. 2. Definir regras para a impressão de documentos, emails e anexos de forma a minimizar a impressão; 3. Evitar imprimir a cores; 4. Optar por imprimir sempre no modo económico; 5. Criar um kanban para controlo dos stocks de papel e de consumíveis; 6. Quando as impressoras estiverem amortizadas considerar a possibilidade de fazer o outsourcing do serviço de impressão; 7. Sensibilizar as pessoas directamente envolvidas nos processos de impressão que há uma grande necessidade de reduzir custos e de controlar o nosso impacto ambiental. 7. Sempre que possível aproveitar as folhas impressas para fazer blocos de apontamentos para uso interno ou para impressão de documentos que não são enviados para o cliente. 8. Aplicar a ferramenta de planeamento para planear as anteriores medidas definindo o quê (what), quem (who) e quando (when) - Elaborar o orçamento do projecto de forma a termos noção de ganhos e gastos (pains and gains).

9, Identificar uma pessoa no escritório que seja a responsável por esta iniciativa, que garanta a realização das tarefas e que vá fazendo o follow-up dos resultados. 10. Definição de padrões de boas práticas.

Esta iniciativa terá a duração de dois meses para a implementação das contramedidas identificadas, sendo que no final da quarta semana de implementação será feita uma reunião de 1 hora para avaliar as dificuldades e a necessidade de se fazerem ajustes às actividades. No final do período de implementação será feito o levantamento dos resultados e a criação de padrões no back-office. Ao longo do ano será feita uma avaliação trimestral para garantir que não há desvios nos resultados alcançados.

1. Clientes solicitam relatórios impressos; 2. Práticas há muito enraizadas no back-office que imprimem todos (e a cores) os anexos dos emails. 3. Pessoas não estão conscientes dos custos associados ao processo de impressão; 4. Documentos impressos mais que uma vez e muitos deles acabam na máquina destruidora de papel. 5. Falta de controlo de consumos de consumíveis levou a consumos exagerados.

Gasto exagerado de papel e de toner nas Impressoras

Custos de impressão reduzidos, consumo de papel limitado ao necessário e redução do impacto ambiental resultante do processo de impressão. O objectivo para 2013 é reduzir os custos em mais de 40%.

17-Nov-2012

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