Formação de funcionários administrativos dos centros do...

2/26/2014 Instituto Superior Técnico

Lisboa, 26 de Fevereiro de 2014

Anfiteatro PA3

Formação de funcionários administrativos

dos centros do IST

Iria Fernandes

Ajuste Direto Simplificado

(Art.os 128º e 129º):

Âmbito:

Aquisição ou locação de bens móveis / aquisição de serviços

Pressuposto:

Preço (sem IVA) 5.000,00€

Condições:

Prazo de vigência não superior a 1 ano nem prorrogável

Preço contratual não passível de revisão

Ausência de formalidades: adjudicação sobre factura, no entanto no IST os processos deverão ser iniciados com um orçamento

Conta para efeitos do limite trienal (constante do Art.º 113º, nº 2)



1.1 Nova Aquisição

O processo de aquisição pode ser iniciado por qualquer pessoa com ID

do IST (funcionários, docentes, alunos…).

Para iniciar um processo de aquisição é necessário identificar:

Fornecedor: Pessoa/Empresa que vai fornecer/prestar o bem/serviço

Unidade Requisitante: em nome de quem (centro de custo ou projecto)

está a ser efectuado o pedido

Unidade Pagadora: quem (centro de custo ou projecto) vai pagar o que

está a ser adquirido. Pode não ser a unidade requisitante.

NOTAS:

1. O requisitante (pessoa que inicia o processo de aquisição) não precisa de pertencer à unidade

requisitante.

2. O responsável da unidade requisitante não tem que aprovar a aquisição para iniciar o processo

(no decorrer do processo online).

Passo 1: Requisição em Construção

(Intervenientes: Requisitante)


1.2 Adicionar/Remover Unidade Pagadora

Permite alterar os centros de custo/projectos responsáveis por financiar

a aquisição

Por omissão assume-se que existe apenas uma unidade pagadora, no

entanto está previsto que possa ser mais do que uma

Nos casos em que existe mais do que uma unidade pagadora as acções

esperadas pelo responsável devem ser efectuadas pelo responsável de

cada unidade pagadora.




1.3 Adicionar Documento da Proposta

Documento previamente pedido ao fornecedor onde consta a proposta

(orçamento) para a aquisição do bem/serviço

É necessário indicar o número da proposta (o número do documento que

está a ser submetido)

Depois de submetido o documento pode ser alterado seleccionando

novamente adicionar documento da proposta.




A proposta deverá estar devidamente formalizada e assente nos

seguintes pressupostos:

Dirigida ao IST, com indicação do NIF 501507930

Mencionar os dados da entidade concorrente:

Condições de pagamento

Prazo de entrega do material ou execução de serviço

Prazo de manutenção das propostas : sem prejuízo da possibilidade de

fixação de um prazo superior, as proposta não poderão apresentar um

prazo de manutenção inferior a 66 dias úteis




Passo 1: Requisição em Construção (Intervenientes: Requisitante)

1.4 Adicionar Item

Um item corresponde a cada um dos bens/serviços a ser adquirido

mencionados na proposta

Cada proposta pode ter vários itens

Deve ser adicionado um item por cada bem/serviço que se pretenda

adquirir especificado na proposta/orçamento (não necessariamente

todos os itens da proposta)

Os itens podem ser editados depois de adicionados.




1.4.1 Descrição

Para cada item é necessário indicar:

Referência: a referência do item no documento da proposta. Em

propostas divididas por vários itens, geralmente estes são numerados

pelo fornecedor. Caso esta numeração exista na proposta deve ser

explicitada neste campo.

CPV (Common Procurement Vocabulary): O CPV é um sistema único

de classificação de bens e serviços aplicável aos contratos públicos.

Descrição: descrição por escrito do item a adquirir (bem ou serviço)




1.4.2 Quantidades e Valores

Quantidade, Valor unitário, Taxa do IVA (em %), Custo adicional:

valores referentes ao item. O custo adicional pode incluir outros custos

de despesas adicionais que não pertencem a nenhum item em

particular (p. ex., expedição). O valor custo adicional deve ser indicado

com o IVA incluído, ao contrário do valor unitário que deve ser

indicado sem IVA.

1.4.3 Informação Entrega

Identificação do destinatário (pessoa responsável por receber o

bem/serviço) e do local de entrega deste item em particular (os itens

podem ser entregues todos no mesmo local ou não).




1.5 Atribuir Custos

Após adicionar um item o valor total é automaticamente atribuído à

unidade pagadora.

No caso de haver mais de uma unidade pagadora é necessário distribuir o

valor total da aquisição pelas várias unidades pagadoras. Todos os custos

têm de estar atribuídos às unidades pagadoras antes de se poder

submeter a proposta para aprovação

1.6 Submeter Para Aprovação

Depois da proposta submetida o processo avança para o PASSO 2 e

deixa de ser possível editar/apagar a proposta de aquisição.




1.8 Cancelar Submissão para Aprovação

Se for detectada alguma anomalia e for necessário efectuar correcções, o

processo pode ser reenviado para o passo anterior antes de ser aprovada

e submetida para cabimento por todas as unidades pagadoras.

1.9 Marcar Aquisição como Excepção de 75000

Alguns bens podem ser isentos de quotas no fornecedor. Esta classe de

bens deverá ser marcada accionando o link "Marcar Aquisição como

Excepção de 75000".

1.7 Cancelar Processo de Aquisição

O requisitante pode cancelar o processo de aquisição.

Se for cancelado, a requisição fica permanentemente no Estado

Cancelado, não permitindo alterações ou desenvolvimentos


Passo 2: Requisição Submetida para

Aprovação (Intervenientes: Responsável

pela Unidade Pagadora)

2.1 Aprovar e Submeter para Verificação

Se houver mais do que uma unidade pagadora, é considerado aprovado e

submetido Para verificação quando todos os responsáveis submeterem

para verificação.

2.2 Rejeitar Proposta de Aquisição

Se a proposta for rejeitada pelo responsável, fica permanentemente no

estado rejeitado não permitindo alterações ou desenvolvimentos. Pode ser

submetida uma justificação para a rejeição da proposta.

Se houver mais do que uma unidade pagadora, a rejeição pelo

responsável de qualquer uma rejeita a proposta permanentemente.

A proposta pode ser rejeitada enquanto não for submetida para verificação

por todas as unidades pagadoras.


Passo 2: Requisição Submetida para

Aprovação (Intervenientes: Responsável

pela Unidade Pagadora)

2.3 Cancelar Submissão para Aprovação

Se for detectada alguma anomalia e for necessário efectuar correcções, o

processo pode ser reenviado para o passo anterior antes de ser aprovada

e submetida para verificação por todas as unidades pagadoras.


Passo 3: Aprovada e submetida para

Verificação (Intervenientes: Central de

Compras) Neste passo intermédio a proposta fica disponível no Núcleo de Compras

para verificação preventiva da documentação e proposta.

3.1 A Aguardar verificação

Se a proposta estiver formal e administrativamente correcta, o Núcleo de

Compras procede à verificação do processo, passando a proposta ao

estado a aguardar cabimento e transitando o processo para o passo 4.

3.2 Cancelar aprovação

Se a proposta não estiver formalmente correcta, o Núcleo de Compras

procede à inclusão de um comentário explicativo e deverá “Não confirmar

proposta", ficando a proposta novamente disponível no Passo 1/2, para

correcção por parte da unidade requisitante.


Passo 4: Pré-Cabimentado ao Fornecedor

(Intervenientes: Contabilidade/AP)

Caso a aquisição seja realizada ao abrigo do CCP, é

automaticamente efectuada a reserva da quota do fornecedor (é

reservado o valor desta aquisição no valor total de aquisições efectuadas

ao fornecedor . São indicados os fundos já alocados ao fornecedor.

4.1 Cancelar Pré-Cabimento

Qualquer funcionário associado à unidade de exploração a que está

associada a unidade pagadora pode cancelar o pré-cabimento efectuado

ao fornecedor e fazer o processo voltar ao passo anterior.

Se a unidade pagadora (ou uma das unidades pagadoras, caso seja mais

que uma) for um projecto, será um membro dos projectos a ter a opção de

cancelar o pré-cabimento. Se for um centro de custos, será um membro

da contabilidade a ter essa opção.


Passo 4: Pré-Cabimentado ao Fornecedor

(Intervenientes: Contabilidade/AP)

4.2 Efectuar Cabimento

• Efectuar Cabimento (MGP)

Para efectuar o cabimento MGP a um projecto o funcionário tem que ser

membro dos projectos da unidade de exploração à qual o projecto

pertence. Após o cabimento MGP é necessário efectuar o cabimento GIAF

por um membro da contabilidade da unidade de exploração associado ao

centro de custo ao qual o projecto pertence.

• Efectuar Cabimento (GIAF)

Para efectuar o cabimento GIAF a um centro de custo o funcionário tem

que ser membro da contabilidade da unidade de exploração à qual o

centro de custo pertence

Se houver mais do que uma unidade pagadora, deve ser indicado o

número de cabimento para cada unidade pagadora


Passo 5: Despesa Cabimentada

(Intervenientes: CG/Presidente de

Departamento/Responsável de Projecto) 5.1 A aguardar Autorização

A despesa tem de ser autorizada pelo responsável pela unidade

pagadora

O responsável tem que ter uma delegação formal para o efeito,

publicada no Diário da República e o montante máximo da autorização

tem que ser superior ao valor da aquisição (se houver mais do que uma

unidade pagadora o montante máximo da autorização tem que ser

superior à quota atribuída à mesma)

Quem pode ser Responsavel?

• Conselho Gestão

• Presidentes dos Departamentos

• Responsáveis dos Projectos


Passo 5: Despesa Cabimentada

(Intervenientes: CG/Presidente de

Departamento/Responsável de Projecto)

Se houver mais do que uma unidade pagadora, a proposta é

considerada autorizada quando todos os responsáveis autorizarem

Após autorizada, a autorização da aquisição pode ser cancelada,

enquanto não for enviada a nota de encomenda ao fornecedor.


Passo 6: Aquisição Autorizada

(Intervenientes: Central de Compras)

6.1 Registo do Número de Compromisso (Contabilidade–NEO)

O NEO atribui o nº de compromisso

6.2 Criar Nota de Encomenda

O NCA faz criar a nota de encomenda (gerada pelo sistema)

6.3 Enviar Nota de Encomenda ao Fornecedor

A NE foi enviada ao fornecedor, passando para o PASSO 7

6.4 Saltar Envio de Nota de Encomenda ao Fornecedor

Passa directamente para o PASSO 7, sem ser necessário criar a nota

de encomenda


7.1 Cancelar Processo de Compra

O Núcleo de Compras pode neste ponto cancelar o processo de

aquisição

Se for cancelado, a requisição fica permanentemente no estado

cancelado, não permitindo alterações ou desenvolvimentos

O Cabimento têm que ser cancelado (MGP/GIAF) feito à unidade

pagadora

É automaticamente cancelada a reserva de quota do fornecedor (pré-

cabimento).

Passo 7: Nota de Encomenda Enviada

ao Fornecedor (Intervenientes: Central

de Compras)


7.2 Factura Recebida

Na recepção da factura o Núcleo de Compras tem que indicar:

• Nº da Factura

• Data da Factura

• Documento da Factura (versão digital da factura).

Passo 7: Nota de Encomenda Enviada

ao Fornecedor (Intervenientes: Central

de Compras)


8.1 Corrigir Dados da Factura Recebida

Os dados da factura introduzidos no passo anterior podem ser

corrigidos

8.2 Inserir custos efectivos / Atribuir custos efectivos

Podem ser actualizados os valores dos itens (quantidades e custos)

para os realmente adquiridos

O valor de cada item pode variar para valores inferiores ou superiores

desde que o valor final da requisição (após a actualização dos valores

de todos os itens) não seja superior ao valor cabimentado

Passo 8: Factura Recebida

(Intervenientes: Central de Compras)


Se os custos forem alterados são automaticamente atribuídos à

unidade pagadora

Se houver mais do que uma unidade pagadora, os custos devem ser

redistribuídos pelas unidades pagadoras.

8.3 Submeter para Confirmação da Factura

Os dados são submetidos para serem confirmados pelo responsável da

unidade pagadora

Esta submissão avança o processo para o PASSO 8

Passo 8: Factura Recebida (Intervenientes: Central de Compras)


Passo 9: Submetido para Confirmação

de Factura (Intervenientes:

Responsável pela Unidade Pagadora)

9.1 Confirmar Factura

O responsável pela unidade pagadora tem que confirmar que os

dados da factura estão coerentes com os bens recebidos

Se houver mais do que uma unidade pagadora, a factura tem de ser

confirmada por todas as unidades pagadoras

9.2 Cancelar Submissão para Confirmação da Factura

Volta ao passo anterior


10. Factura Confirmada

O responsável pela unidade pagadora confirma a entrega de bens/serviços

11. Efectuar Cabimento Final

A Contabilidade tem que efectuar o cabimento final com os valores

efectivos e indicar o nº de cabimento definitivo

Efectuar Cabimento Final (MGP)

Efectuar Cabimento Final (GIAF)

O cabimento final pode ser cancelado enquanto a tesouraria não

efectuar o pagamento ao fornecedor.

Passo 10 / 11 - Factura Confirmada (Intervenientes: Contabilidade/AP)


12.1 Efectuar pagamento ao fornecedor

A Tesouraria tem que efectuar o pagamento ao fornecedor e indicar a

referência do documento do pagamento

Passo 12: Intervenientes(Tesouraria)

Obrigada pela

atenção!!!


Documentação Suporte

Página NCA

http://nca.tecnico.ulisboa.pt/

Manual NCA

http://aqai.tecnico.ulisboa.pt/manual-de-

procedimentos/

Volume 2 – Direcção Financeira

2.2. – Orçamento e Património de 29/5/2012



http://aqai.tecnico.ulisboa.pt/documentos/

http://aqai.tecnico.ulisboa.pt/manual-de-procedimentos/






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