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1 dajGuardaPolytechnicof Guarda

RELATÓRIO DE ESTÁGIO

Licenciatura em Gestão

Diana Micaela Correia da Silva

outubro 1 2016

1•

Ë

R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O

DIANA MICAELA CORREIA DA SILVA

RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADA

EM GESTÃO

Outubro/2016

Escola Superior de Tecnologia e Gestão

Instituto Politécnico da Guarda

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE i

“O segredo do sucesso? Fazer tudo com paixão e

acreditar que somos capazes de fazer tudo o que

quisermos. Acredito que vou conseguir tudo o que

quiser. E o que não conseguir é porque não estava

destinado. Por isso já não perco tempo naquilo que me

tira a energia.”

Cristina Ferreira

Apresentadora no programa “Você na TV” da TVI

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE ii

FICHA DE IDENTIFICAÇÃO

Elaborado por: Diana Micaela Correia da Silva

Número de aluno: 1011251

Curso: Gestão

Instituição: Escola Superior de Tecnologia e Gestão – Instituto Politécnico da Guarda

Professora Orientadora de Estágio: Professora Maria Manuela dos Santos Natário

Organização Promotora do Estágio: Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE

Morada: Gala

3090-001 Figueira da Foz

Contacto: (+351) 233 40 20 00

Orientador de Estágio na Organização: Dr. José António Albino Gonçalves e Silva

Período de Estágio: 01 de Junho a 11 de Agosto de 2016

Duração do Estágio: 400 horas

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE iii

PLANO DE ESTÁGIO CURRICULAR

O Plano de Estágio Curricular foi sugerido pelo supervisor, Dr. José António Albino

Gonçalves e Silva, Vogal do Conselho de Administração do Hospital Distrital da Figueira

da Foz, EPE, que propôs o seguinte plano de estágio:

Serviço de Gestão de Recursos Humanos: apoiar na política de Gestão de

Recursos Humanos, procedimentos de recrutamento de pessoal, seleção,

contratação e direito laboral, balanço social e relatório único;

Serviço de Aprovisionamento: programar as aquisições e gestão de todos os

materiais e bens de consumo necessários às atividades do hospital, incluindo a sua

distribuição, controlo de utilização e inventariação;

Serviço de Gestão Financeira: registar as receitas e cobranças, efetuar a gestão

de tesouraria, preparar o orçamento do plano de contas, efetuar os registos

contabilísticos e o tratamento de toda a informação económico-financeira a

disponibilizar quer interna quer externamente;

Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão: auxiliar o Conselho de

Administração na gestão em geral e, em especial contacto com orçamento

previsional, orçamento económico, plano estratégico, contrato programa, relatório

de gestão de contas, elaboração de estudos e apuramento de custos;

Serviço de Gestão de Doentes: contactar com as modalidades de admissão e

encaminhamento de doentes, relacionamento e registo de toda a atividade

assistencial que constitui a produção hospital; efetuar o arquivo clínico e o

tratamento da informação em geral sobre a atividade realizada;

Serviço de Sistemas de Informação: prestar apoio à informação eletrónica em

geral e às diversas aplicações informáticas, clínicas e administrativas que

constituem as ferramentas automáticas de execução e gestão;

Administração Geral: conhecer o formato do gabinete jurídico e de contencioso,

comunicação e imagem, higiene e segurança no trabalho, qualidade e gestão de

risco.

Como o estágio ocorreu durante o período de férias de vários colaboradores da instituição,

à estagiária apenas foi possível colaborar no Serviço de Aprovisionamento durante um

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE iv

mês, no Serviço de Gestão Financeira durante o mês seguinte e, nas restantes semanas,

no Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão e Serviço de Gestão de Recursos

Humanos.

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE v

RESUMO

O estágio curricular decorreu no âmbito do programa curricular da Licenciatura em

Gestão da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda,

realizou-se numa Instituição Pública nomeadamente o Hospital Distrital da Figueira da

Foz, EPE ao longo de quatrocentas horas distribuídas pelos departamentos de Gestão de

Recursos Humanos, Aprovisionamento, Gestão Financeira e Planeamento e Controlo de

Gestão.

A realização do estágio permitiu integrar a estagiária no mercado de trabalho e dar-lhe a

conhecer a noção do seu funcionamento. Desta forma, a realização do estágio curricular

permitiu adquirir competências técnicas e organizacionais, completando os

conhecimentos teóricos adquiridos ao longo da licenciatura.

O presente relatório de estágio contempla todas as atividades desenvolvidas ao longo do

estágio, permitindo ampliar conhecimentos relativos ao funcionamento e complexidade

das instituições hospitalares.

Este relatório encontra-se dividido em dois capítulos, o primeiro relativo à entidade

acolhedora do estágio, o Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, e o segundo capítulo

expõe todas as atividades desenvolvidas nos diversos serviços – Serviço de Gestão de

Recursos Humanos, Serviço de Aprovisionamento, Serviço de Gestão Financeira e

Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão.

Palavras-Chave: Gestão; Compras; Gestão da Dívida; Setor Público.

JEL-Classification: M0 - General

M1 - Business Administration

M4 - Accounting and Auditing

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE vi

AGRADECIMENTOS

Aos meus pais pelo apoio, pela confiança demonstrada e por me darem esta oportunidade.

Ao Sr. Luís, à D. Carmina e à Ana por estarem sempre prontos para me apoiarem.

A todos os professores do Instituto Politécnico da Guarda que ao longo dos três anos

contribuíram para a minha formação.

À Professora Manuela Natário, orientadora de estágio, pela disponibilidade demonstrada,

pelo estímulo e paciência.

A todos os colaboradores do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, em especial ao

Sr. Fausto, ao Dr. José Albino e Silva e a toda a equipa do Serviço de Aprovisionamento

e do Serviço de Gestão Financeira pela disponibilidade e esclarecimentos.

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE vii

ÍNDICE

Ficha de Identificação ....................................................................................................... ii

Plano de Estágio Curricular ............................................................................................. iii

Resumo ............................................................................................................................. v

Agradecimentos ............................................................................................................... vi

Índice .............................................................................................................................. vii

Índice de Figuras .............................................................................................................. x

Índice de Tabelas ............................................................................................................ xii

Índice de Gráficos ........................................................................................................... xii

Lista de Abreviaturas e Siglas ....................................................................................... xiii

Introdução ......................................................................................................................... 1

Capítulo I – Enquadramento do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE ................... 2

1.1 Caraterização do Hospital .................................................................................. 2

1.2 Área de Influência .............................................................................................. 3

1.3 Estrutura Física .................................................................................................. 3

1.4 Caraterização dos Efetivos ................................................................................. 4

1.5 Organograma do HDFF, EPE ............................................................................ 4

1.6 Organização e Capacidade Instalada ................................................................. 6

1.7 Visão, Missão e Valores .................................................................................... 6

1.8 Análise SWOT ................................................................................................... 8

Capítulo II – Apresentação das Atividades Desenvolvidas Durante o Estágio Curricular

........................................................................................................................................ 10

2.1. Serviço de Gestão de Recursos Humanos ............................................................ 10

2.2. Serviço de Aprovisionamento .............................................................................. 12

2.2.1 Alteração de Dados de Fornecedores ........................................................... 17

2.2.2 Análise do “Pedido de Compra” .................................................................. 18

2.2.2.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar ......................... 18

2.2.3 Compras Pontuais ......................................................................................... 19

2.2.4 Compras no “Cat@logo” ............................................................................. 20

2.2.5 Notas de Encomenda .................................................................................... 21

2.2.5.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar ......................... 21

2.2.5.2 “Notas de Encomenda” com Carácter de Urgência .............................. 23

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE viii

2.2.5.3 “Pedido de Compra” à Consignação ..................................................... 23

2.2.6 Controlo de Encomendas Pendentes ............................................................ 23

2.2.7 Exemplo de Processo de Aquisição ............................................................. 24

2.2.8 Gestão de Ativos Intangíveis e Ativos Fixos Tangíveis .............................. 25

2.2.8.1 Aquisição de Ativos Fixos Tangíveis ................................................... 25

2.2.8.2 Registo de Cadastro .............................................................................. 26

2.2.8.3 Transferência Interna de Ativos ............................................................ 27

2.2.9 Análise de Consumo..................................................................................... 28

2.2.9.1 Análise de Resultados ........................................................................... 28

2.2.9.1.1 Armazém de Materiais de Consumo Clínico (A2) ........................... 28

2.2.9.1.2 Armazém de Materiais de Consumo Hoteleiro (A4) ........................ 30

2.2.9.1.3 Armazém de Materiais de Consumo Administrativo (A5) ............... 31

2.2.9.1.4 Armazém de Materiais de Manutenção/Conservação (A6) .............. 32

2.2.9.1.5 Consumo dos Armazéns ................................................................... 33

2.3. Serviço de Gestão Financeira .............................................................................. 34

2.3.1 Setor da Receita ............................................................................................ 34

2.3.1.1 Faturação à Administração Regional de Saúde do Centro.................... 35

2.3.1.2 Faturação às Seguradoras ...................................................................... 36

2.3.1.3 Faturação a Entidades não Pertencentes ao SNS .................................. 38

2.3.1.4 Faturação ao SNS .................................................................................. 40

2.3.1.5 Mapa/Ficheiro para a Contabilidade ..................................................... 41

2.3.1.6 Guias de Receita de Fundos Próprios ................................................... 42

2.3.1.7 Anulação de Faturas de Devedores ....................................................... 44

2.3.2 Setor da Despesa .......................................................................................... 45

2.3.2.1 Criação de Cabimentos ......................................................................... 46

2.3.2.2 Alterações de Cabimentos .................................................................... 48

2.3.2.3 Compromissos ...................................................................................... 53

2.3.2.4 Reforço do Compromisso ..................................................................... 56

2.3.2.5 Lançamento de Faturas ......................................................................... 57

2.3.2.6 Lançamento de Notas de Crédito .......................................................... 59

2.3.2.7 Execução Orçamental e Autorização de Pagamento ............................ 60

2.3.3 Setor da Tesouraria....................................................................................... 63

2.3.3.1 Folha de Caixa ...................................................................................... 64

2.3.4 Gestão da Dívida .......................................................................................... 69

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE ix

2.4. Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão .................................................... 72

2.4.1 Projeto “SIGIC 2016” .................................................................................. 72

2.4.2 Projeto “Contratualização Interna 2016” ..................................................... 73

Conclusão ....................................................................................................................... 75

Referências Bibliográficas .............................................................................................. 76

Anexos ............................................................................................................................ 78

Anexo 1 – Organograma do HDFF, EPE ................................................................ 79

Anexo 2 – Processo de Aquisição de Material ........................................................ 81

Anexo 3 – Lista de Ativos ....................................................................................... 89

Anexo 4 – Folha de Tesouraria ............................................................................... 91

Anexo 5 – Projeto “SIGIC 2016” ............................................................................ 94

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE x

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Instalações do HDFF, EPE ............................................................................................ 3

Figura 2: Capacidade Instalada 2015 ............................................................................................ 6

Figura 3: Circuito da aplicação GHAF ....................................................................................... 13

Figura 4: Ficha de Fornecedor .................................................................................................... 18

Figura 5: Exemplo de pesquisa no Cat@logo ............................................................................. 20

Figura 6: Nota de Encomenda ..................................................................................................... 22

Figura 7: Consulta de mercado .................................................................................................... 26

Figura 8: Indicadores da Produção Hospitalar ............................................................................ 28

Figura 9: Fluxo da Receita .......................................................................................................... 35

Figura 10: Processo de Faturação à ARS .................................................................................... 36

Figura 11: Menu de Pesquisa no FHS ......................................................................................... 37

Figura 12: Processo em Fase de Pré Validação ........................................................................... 38

Figura 13: Agrupamento de Faturas ............................................................................................ 39

Figura 14: Emissão de Faturas .................................................................................................... 39

Figura 15: Menu Faturas SNS ..................................................................................................... 40

Figura 16: Criação do Mapa para a Contabilidade ...................................................................... 41

Figura 17: Localização do Ficheiro ............................................................................................. 41

Figura 18: Importação do Mapa para a Contabilidade ................................................................ 42

Figura 19: Devedores para Execução Orçamental ...................................................................... 42

Figura 20: Criação de Guias de Receita de Fundos Próprios ...................................................... 43

Figura 21: Impressão das Guia de Receita .................................................................................. 43

Figura 22: Exemplo de uma Guia de Receita de Fundos Próprios .............................................. 44

Figura 23: Fluxo da Despesa ....................................................................................................... 46

Figura 24: Ficheiro de Excel para Registo da Criação e Alteração de Cabimentos .................... 47

Figura 25: Criação de um Cabimento ......................................................................................... 48

Figura 26: Criação de um Cabimento – Contas .......................................................................... 48

Figura 27: Alteração de Cabimentos ........................................................................................... 49

Figura 28: Seleção de Cabimento 136 ......................................................................................... 50

Figura 29: Alteração do Cabimento 136 ..................................................................................... 50

Figura 30: Processo de Diminuição no Valor do Cabimento 136 ............................................... 51

Figura 31: Seleção do Cabimento 142 ........................................................................................ 51

Figura 32: Processo de Acréscimo no Valor do Cabimento 142................................................. 52

Figura 33: Registo de Alteração dos Cabimentos 136 e 142....................................................... 52

Figura 34: Criação de um Compromisso ..................................................................................... 54

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE xi

Figura 35: Ficheiro CSV ............................................................................................................. 54

Figura 36: Importação do Ficheiro CSV para o GHAF .............................................................. 55

Figura 37: Reforço de um Compromisso .................................................................................... 56

Figura 38: Atualização de Compromissos................................................................................... 57

Figura 39: Lançamento de Faturas .............................................................................................. 57

Figura 40: Lançamento de Faturas no Razão Geral .................................................................... 58

Figura 41: Carimbo de Confirmação do Lançamento da Despesa .............................................. 58

Figura 42: Lançamento de Notas de Crédito ............................................................................... 59

Figura 43: Lançamento de Notas de Crédito – Razão Geral ....................................................... 60

Figura 44: Execução Orçamental da Dívida................................................................................ 61

Figura 45: Execução Orçamental da Dívida – Razão Geral ........................................................ 61

Figura 46: Processo das Autorizações de Pagamento ................................................................. 62

Figura 47: Exemplo de uma Autorização de Pagamento ............................................................ 63

Figura 48: Folha de Cálculo da Folha de Caixa .......................................................................... 65

Figura 49: Formulário para a Elaboração das Operações Diversas ............................................. 66

Figura 50: Formulário dos “Depósitos” e “Pagamentos” das Operações Diversas ..................... 66

Figura 51: Folha de Caixa ........................................................................................................... 68

Figura 52: Exemplo de uma Operação Diversa ........................................................................... 68

Figura 53: Processo de Gestão de Inscritos para Cirurgia ........................................................... 73

Figura 54: Fragmento do Projeto da Contratualização Interna 2016 .......................................... 74

Figura A1: Organograma HDFF, EPE ........................................................................................ 80

Figura B1: Nota de Encomenda .................................................................................................. 82

Figura B2: Guia de Entrada ......................................................................................................... 83

Figura B3: Fatura referente à Guia de Entrada ............................................................................ 84

Figura B4: Guia de Entrada - Adicional ...................................................................................... 85

Figura B5: Fatura Parcial de Material referente à Guia de Entrada – Adicional......................... 86

Figura B6: Restante Fatura Parcial de Material referente à Guia de Entrada - Adicional .......... 87

Figura B7: Fatura Original para Enviar para o Serviço de Gestão Financeira ............................ 88

Figura C1: Fragmento da Lista de Ativos no Serviço de Medicina - Internamento .................... 90

Figura D1: Folha de Tesouraria .................................................................................................. 93

Figura E1: Análise de SIGIC para Primeiro Semestre de 2016 .................................................. 95

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE xii

ÍNDICE DE TABELAS

Tabela 1: Análise SWOT do HDFF, EPE ..................................................................................... 9

Tabela 2: Armazéns Principais .................................................................................................... 15

Tabela 3: Tabela de Convenção de MCDT ................................................................................. 40

Tabela 4: Dívida Relativa a Fornecedores Externos ................................................................... 69

Tabela 5: Dívida Relativa ao SNS ............................................................................................... 70

Tabela 6: Dívida Relativa ao Estado ........................................................................................... 70

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1: Consumo por Rubricas do Armazém A2 ................................................................... 29

Gráfico 2: Consumo Global do Armazém A2 ............................................................................. 29







Gráfico 9: Consumo dos Armazéns em 2015 .............................................................................. 33

Gráfico 10: Consumo dos Armazéns em 2016 ............................................................................ 33

Gráfico 11: Dívida Global do HDFF, EPE ................................................................................. 71

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE xiii

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ACSS Administração Central do Sistema de Saúde, I.P.

AFT Ativos Fixos Tangíveis

AP Autorização de Pagamento

ARS Administração Regional de Saúde do Centro, IP

CE Execução Orçamental sobre Credores

CM Compromissos

FHS Faturação Hospitalar às Seguradoras

GHAF Gestão Hospitalar de Armazém e Farmácia

HDFF, EPE Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE

MCDT Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica

OD Operações Diversas

PDA Personal Digital Assistant

SICC Sistema de Informação Centralizado de Contabilidade

SIGIC Sistema Integrado de Gestão de Inscritos para Cirurgia

SNS Serviço Nacional de Saúde

SONHO Sistema Integrado de Informação Hospitalar

Relatório de Estágio no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE 1

INTRODUÇÃO

Um Hospital é um estabelecimento de saúde, dotado de capacidade de internamento, de

ambulatório (consulta e urgência) e de meios de diagnóstico e terapêutica, com o objetivo

de prestar à população assistência médica curativa e de reabilitação, competindo-lhe

também colaborar na prevenção da doença, no ensino e na investigação científica

(Ministério da Saúde, 2010).

O objetivo principal do relatório é resumir sucintamente as tarefas desenvolvidas ao longo

do estágio curricular no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE. Tais tarefas

permitiram colocar em prática diversos conhecimentos adquiridos ao longo do curso,

assim como adquirir novas competências, aprender novos saberes, tornando esta

experiência enriquecedora.

De modo a facilitar a compreensão deste relatório, o mesmo foi dividido em dois

capítulos. O primeiro capítulo apresenta a entidade acolhedora de estágio em termos da

sua organização e funcionamento. O segundo capítulo expõe todos os procedimentos

realizados em cada departamento durante o estágio, iniciando-se com a apresentação do

serviço de Gestão de Recursos Humanos, seguindo-se como o Aprovisionamento, Gestão

Financeira e, finalizando com a descrição das atividades realizadas no serviço de

Planeamento e Controlo de Gestão.

No fim deste relatório é feita uma breve conclusão relativamente à realização do estágio

e respetivos conhecimentos.


CAPÍTULO I – ENQUADRAMENTO DO HOSPITAL DISTRITAL DA

FIGUEIRA DA FOZ, EPE

Neste capítulo é efetuada uma breve caraterização da Instituição acolhedora do estágio e

dos seus diversos serviços. A maioria da informação foi retirada do Relatório de Gestão

e Contas 2015 do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE (Hospital Distrital da

Figueira da Foz, EPE, 2015).

1.1 CARACTERIZAÇÃO DO HOSPITAL

O Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE (posteriormente designado HDFF, EPE) tem

sede social na Gala, freguesia de São Pedro, concelho da Figueira da Foz. De acordo com

o Decreto-Lei n.º 233/2005, de 29 de dezembro, “foi constituída pessoa coletiva de direito

público de natureza empresarial dotada de autonomia administrativa, financeira e

patrimonial nos termos do Decreto-Lei n.º 133/2013, de 03 de outubro, que veio revogar

o Decreto-Lei n.º 558/99, de 17 de dezembro e respetivas alterações introduzidas e o

artigo 18.º do anexo da Lei n.º 27/2002, de 08 de novembro” (Hospital Distrital da

Figueira da Foz, EPE, 2015).

O HDFF, EPE é herdeiro da primeira unidade de tratamentos hospitalares que surgiu

integrada na Santa Casa da Misericórdia da cidade, fundada a 05 de dezembro de 1839.

Em 1959, os terrenos onde se encontra o atual edifício hospitalar foram cedidos para a

construção do Sanatório Hélio-Marítimo, no entanto, em 1971, tornaram-se parte do

capital do Ministério da Saúde, criando o Hospital Ortopédico de Recuperação.

Fechado durante mais de dez anos após a sua construção procede-se à transferência de

todos os serviços da Santa Casa da Misericórdia e da Casa da Mãe para este edifício, entre

novembro de 1974 e maio de 1975.

A instituição pauta-se pela prossecução de objetivos como prestar cuidados de saúde de

qualidade, acessíveis em tempo oportuno; e garantir a sustentabilidade económica e

financeira promovendo a eficiência na utilização dos recursos e a eficácia nos resultados.


1.2 ÁREA DE INFLUÊNCIA

A área de influência do HDFF, EPE abrange todo o concelho da Figueira da Foz e

Montemor-o-Velho e parcialmente os concelhos de Soure, Cantanhede, Mira e Pombal.

1.3 ESTRUTURA FÍSICA

Os edifícios do HDFF, EPE (antigo e novo) estão interligados (figura 1). O edifício mais

recente entrou em funcionamento em novembro de 2010 sendo constituído pelas

Urgências e pelas Consultas Externas, encontrando-se em frente ao corpo principal do

Hospital e estão fisicamente ligados.

No piso inferior funciona o Serviço de Urgência, com uma área de 1.382 metros

quadrados e o piso superior destina-se às Consultas Externas, com uma área de 1.928

metros quadrados, reunindo num único espaço as consultas de quase todas as

especialidades, apresentando desta forma, vantagens tanto para os utentes como para os

profissionais. Para além dos espaços afetos à prestação de cuidados, conta com vários

espaços comerciais e de apoio.

Relativamente ao edifício principal, além do Conselho de Administração do Hospital,

encontram-se serviços como os Serviços de Internamento, de Medicina

Laboratorial/Patologia Clínica, de Imunohemoterapia, de Arquivo, de Aprovisionamento,

de Alimentação e Administrativos.

Figura 1: Instalações do HDFF, EPE

Fonte: http://www.figueiranahora.com/actualidade/hospitais-da-figueira-da-foz-e-cantanhede-estabelecem-

protocolo-de-cooperacao


1.4 CARACTERIZAÇÃO DOS EFETIVOS

A 31 de dezembro de 2015, o Hospital dispunha de 580 efetivos, dos quais 51,9% estão

sob regime de contrato em funções públicas e 39,8% em contrato individual de trabalho.

Em termos distribuição por género, constatou-se que 25,5% dos profissionais são do

género masculino e os restantes do género feminino.

Para além destes colaboradores, o Hospital dispunha de 44 médicos em regime de

internato, 11 trabalhadores independentes e 17 trabalhadores em prestação de serviços

por parte de empresas contratadas.

1.5 ORGANOGRAMA DO HDFF, EPE

“A estrutura organizacional compreende o esquema de tarefas, funções e departamentos

que orientam e dirigem o comportamento dos indivíduos e grupos (no cumprimento dos

objetivos organizacionais) e, bem assim, as relações de autoridade e responsabilidade

entre os respetivos membros. É, em regra, consubstanciada numa ferramenta de gestão,

originalmente desenvolvida em 1856 por Daniel McCallum, denominada organograma,

que constitui a sua parte visível” (Santos, 2008, p. 34).

O modelo atual organizativo que suporta a estrutura de funcionamento do Hospital

assenta numa filosofia de departamento, estruturado pela afinidade de especialidades.

De acordo com o organograma da figura A1 do Anexo 1, a estrutura organizacional do

HDFF, EPE divide-se pelas seguintes áreas:

Serviços prestadores de cuidados;

Serviços de suporte à prestação de cuidados;

Serviços de gestão e logística.

Os serviços prestadores de cuidados desenvolvem as suas atividades nas linhas de

produção hospitalar: internamento, urgência médico-cirúrgica, hospital de dia,

ambulatório cirúrgico, consulta externa e serviço domiciliário.


Os serviços de suporte à prestação de cuidados repartem-se por:

Bloco operatório;

Imagiologia;

Medicina laboratorial;

Serviços farmacêuticos;

Serviço de esterilização;

Unidade de nutrição e dietética;

Unidade hospitalar de gestão de inscritos para cirurgia;

Equipa de gestão de altas;

Unidade de consulta a tempo e horas;

Serviço social;

Gabinete do utente.

No Hospital existem ainda estruturas de gestão e logística, que são:

Serviço de gestão de doentes;

Serviço de segurança, higiene e saúde no trabalho;

Gabinete de qualidade e gestão de risco;

Arquivo clínico e administrativo;

Serviço de gestão financeira;

Serviço de aprovisionamento;

Serviço de gestão de recursos humanos;

Serviços gerais;

Serviço de instalações e equipamentos;

Gabinete de gestão de sistemas de informação;

Gabinete jurídico e contencioso;

Gabinete de planeamento e controlo de gestão;

Gabinete de formação contínua e biblioteca;

Gabinete de comunicação e imagem.


1.6 ORGANIZAÇÃO E CAPACIDADE INSTALADA

A capacidade instalada conta com 44 gabinetes de Consulta Externa, 1 sala de pequena

cirurgia de Consulta Externa, 1 sala de Bloco Operatório – Cirurgia Urgente, 2 salas de

Bloco Operatório – Cirurgia Convencional, 1 sala de pequena cirurgia da Urgência, 3

camas e 10 cadeirões em Hospital de Dia e 3 camas da Unidade de Recobro.

A lotação de camas do HDFF, EPE no ano de 2015 era de 154 camas, encontrando-se

distribuídas pela Área Cirúrgica (74), Área Médica (59), Pediatria (9) e Unidade de

Internamento de Curta Duração (12), tal como apresenta a figura 2.

A Urgência Médico-Cirúrgica, com urgência de adultos e de pediatria, funciona 24/24

horas e integra a Viatura Médica de Emergência e Reanimação (VMER).

1.7 VISÃO, MISSÃO E VALORES

Visão

“A visão de uma empresa traduz, de uma forma abrangente, um conjunto de intenções e

aspirações para o futuro, sem especificar como devem ser atingidas. Desta maneira, a

visão tem um papel essencialmente motivador, procurando servir de inspiração para os

Figura 2: Capacidade Instalada 2015

Fonte: Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE


membros da organização tirarem o máximo partido das suas capacidades e alcançarem

níveis mais elevados de excelência profissional” (Freire, 1999, p. 170).

A visão do HDFF, EPE é definida da seguinte forma: “O Hospital e os seus colaboradores

exercem a sua atividade, através de procedimentos e atitudes assentes em práticas

humanistas e princípios estruturais, num quadro de permanente e atuante disponibilidade,

de dignificação humana e profissional, de responsabilização e de diálogo.

Tornar o Hospital numa unidade de referência na região pela prestação de cuidados de

saúde diferenciados e de qualidade e autossustentável económico-financeiramente, com

urgência médico-cirúrgica” (Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, 2015, p. 19).

Missão

“A missão de uma organização deve revelar a sua identidade e personalidade. Para isso

deve mostrar a razão da sua existência, definindo o seu negócio e apresentando de uma

forma clara e simples os seus objetivos gerais e as linhas orientadoras para o seu

desenvolvimento futuro” (Martins, Lisboa, & Coelho, 2011, p. 265 e 266).

O Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, define assim a sua missão: “O HDFF, EPE

tem por missão a prestação de cuidados de saúde diferenciados, de qualidade, em

articulação com os cuidados de saúde primários e demais hospitais integrados na rede do

Serviço Nacional de Saúde, utilizando adequadamente os seus recursos humanos e

materiais de acordo com os princípios de eficácia e eficiência, procurando a melhoria

contínua dos cuidados tendo em conta as necessidades e as expetativas dos utentes”

(Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE, 2015, p. 19).

Valores

“Os valores estão ligados aos comportamentos moralmente aceitáveis ou às condutas

condenadas no âmbito da atividade da organização” (Martins, Lisboa, & Coelho, 2011,

p. 267).


De acordo com o Relatório de Gestão e Contas de 2015 do Hospital Distrital da Figueira

da Foz, EPE (2015, página 19), o “HDFF, EPE e os seus profissionais, no cumprimento

da sua missão, perfilham os seguintes valores e princípios:

a) Respeito pela dignidade humana, diversidade cultural e pelos direitos dos utentes;

b) Universalidade no acesso a cuidados de saúde e equidade no tratamento;

c) Primazia à pessoa do utente;

d) Honestidade, sinceridade e franqueza no relacionamento com os utentes, seus

familiares e entre os profissionais;

e) Elevados padrões de humanização, qualidade e competência técnica e científica

dos serviços prestados;

f) Espírito de equipa, integridade, confidencialidade, privacidade e cordialidade;

g) A mudança como motor do desenvolvimento, focada nos seus profissionais;

h) Eficácia e eficiência na utilização de todos os recursos ao seu dispor;

i) Respeito pela tradição histórica e cultural do HDFF, EPE assumindo cada

profissional o dever de contribuir positivamente para o seu engrandecimento;

j) Responsabilidade social; e

k) Respeito pelo ambiente”.

1.8 ANÁLISE SWOT

Depois de proceder à análise do meio envolvente (oportunidades e ameaças) e à

análise da empresa (pontos fortes e pontos fracos), a análise SWOT surge para

apresentar de forma integrada o resultado do processo de análise estratégica.

A expressão SWOT resulta das palavras strengths (pontos fortes), weakness (pontos

fracos), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças).

“Da visão conjunta da análise do meio envolvente com a análise da empresa é gerado

um conjunto de possíveis medidas estratégicas que permitam à empresa aproveitar as

oportunidades, tentar transformar as ameaças em oportunidades, ou, pelo menos,


diminuir o seu impacto, bem como reforçar os seus pontos fortes e minimizar os seus

pontos fracos” (Martins, Lisboa, & Coelho, 2011, p. 206).

Assim, a análise SWOT do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE encontra-se

esquematizada na tabela 1.

Pontos Fortes Pontos Fracos

Carteira de serviços adequada à

complexidade e dimensão do

Hospital;

Formação e qualificação técnica

especializada de profissionais;

Nível de informatização aceitável;

Edifício das consultas externas e

urgências encontra-se bem equipado.

Infraestruturas do Bloco Operatório

estão desatualizadas.

Elevado tempo de espera para as

primeiras consultas e para as

cirurgias (dependendo dos serviços);

Estacionamento pago tanto para os

utentes como para os funcionários.

Oportunidades Sugestões Sugestões

Possibilidade de captar doentes em

lista de espera para cirurgia noutras

entidades do Serviço Nacional de

Saúde (dependendo dos serviços);

Aumento do nível de acesso aos

cuidados de saúde.

Continuar a apostar na formação dos

profissionais e na remodelação das

infraestruturas hospitalares.

Criação de mais Blocos Operatórios;

Anulação da parceria entre o Hospital

e a Figueira Parques, E.M.;

Contratação de pessoal médico.

Ameaças Sugestões Sugestões

Grandes centros hospitalares da

Região Centro que poderão absorver

parte dos serviços disponibilizados

pelo Hospital;

Seguros de saúde.

Continuar a apostar na formação dos

profissionais.

Contratação de pessoal médico.

Tabela 1: Análise SWOT do HDFF, EPE

Fonte: Elaboração própria


CAPÍTULO II – APRESENTAÇÃO DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

DURANTE O ESTÁGIO CURRICULAR

Este capítulo tem como objetivo a apresentação das atividades desenvolvidas durante o

estágio curricular no Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE. O capítulo II iniciará

com a apresentação das atividades desenvolvidas no Serviço de Gestão de Recursos

Humanos, passando pelo Serviço de Aprovisionamento, Serviço de Gestão Financeira e

finalizando com o Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão. Em cada um dos

serviços será exposto o seu modo de funcionamento e todas as atividades desenvolvidas

durante o estágio curricular.

2.1. SERVIÇO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

O Serviço de Gestão de Recursos Humanos tem por função apoiar o Conselho de

Administração na definição da política de recursos humanos, cabendo-lhe participar no

recrutamento de efetivos, organizar e assegurar a administração do pessoal,

designadamente na manutenção de cadastros, remunerações, verificação da assiduidade,

cumprimento dos procedimentos relativos à avaliação e produção de informação de

gestão e da qualidade. Neste departamento a estagiária foi mera observadora tomando

conhecimento dos programas informáticos utilizados para o processamento de salários,

assiduidade e horários.

As aplicações informáticas mais utilizadas neste departamento são o software Recursos

Humanos e Vencimentos (RHV), o InnuxTime e o WebCalender.

O sistema de informação RHV é responsável pelo processamento de remunerações e

gestão de recursos humanos.

O InnuxTime tem a capacidade de processar horários, atribuir férias e ausências, processar

as marcações recolhidas nos relógios de ponto, simplificando os procedimentos do

departamento de Recursos Humanos, disponibilizando resultados atualizados

automaticamente e a qualquer momento (Innux Technologies, Lda, 2016).


O WebCalender permite criar escalas de horários dos colaboradores e procede à sua

contabilização mensal do saldo de horas efetuadas, uma vez que, estes não trabalham o

mesmo número de horas por mês (Innux Technologies, Lda, 2016).


2.2. SERVIÇO DE APROVISIONAMENTO

No Serviço de Aprovisionamento as funções atribuídas à estagiária eram equiparadas às

dos assistentes técnicos. Deste modo, neste departamento as principais atividades

desenvolvidas foram: a alteração de dados de fornecedores, a análise de pedidos de

compra por parte dos serviços, a aquisição de material a fornecedores, a elaboração de

notas de encomenda, a realização de compras no Catálogo de Aprovisionamento Público

da Saúde, o controlo de encomendas pendentes, a aquisição de ativos e respetiva gestão

e a análise de consumo dos diversos armazéns.

O software de Gestão Hospitalar de Armazém e Farmácia (GHAF), foi desenvolvido em

1992 pela empresa de software ST+I – Serviços Técnicos de Informática Unipessoal.

Sendo caraterizado como um software de gestão hospitalar é hoje uma das soluções mais

robustas e abrangentes no mercado (ST+I - Serviços Técnicos de Informática, Unipessoal,

2014).

Este software é uma solução desenvolvida tendo em conta as especificidades das

instituições de saúde sendo facilmente adaptável ao funcionamento de qualquer unidade

hospitalar. A grande vantagem é a possibilidade da integração plena das soluções

Compras/Gestão e Imobilizado/Manutenção, evitando integrações entre diferentes

software (ST+I SAÚDE, 2016).

A figura 3 descreve o circuito da aplicação GHAF, iniciando com a encomenda a

fornecedores, passando pelos armazéns e finalizando com as requisições dos centros de

custo.


O Aprovisionamento é um processo que envolve vários aspetos na relação entre o

fornecedor e a empresa, constituindo um conjunto de atos administrativos (Cabral, 2015),

como, por exemplo, negociações para o abastecimento da instituição. Tal abastecimento

no HDFF, EPE envolve produtos hospitalares como: material de tratamento, artigos

cirúrgicos, material de laboratório, material de electromedicina, material de penso, entre

outros.

O Armazém é o espaço físico em que se depositam matérias-primas e produtos à espera

de ser transferidos para o respetivo serviço/centro de custo. Serve também como

regulador de fluxo de produtos entre a disponibilidade (existência em stock) e a

necessidade do consumidor (serviço/centro de custo).

No armazém procede-se à receção da mercadoria, à sua arrumação, conservação,

realização da função picking (débitos pelo personal digital assistant (PDA) através do

sistema de leitura ótica) e posterior expedição.

Relativamente às entradas físicas em armazém, as encomendas são rececionadas por um

assistente operacional e, na sua ausência, pelos restantes membros pertencentes ao

Serviço de Aprovisionamento, verificando quantitativa e qualitativamente os produtos na

sua receção.

Figura 3: Circuito da aplicação GHAF

Fonte: ST+I SAÚDE


As encomendas devem estar sempre acompanhadas de um documento, seja uma guia de

remessa, guia de transporte ou fatura.

Ao dar entrada física do produto, o assistente operacional deve fazer-se acompanhar de

uma guia de entrada juntamento com o documento anexo à encomenda, tendo em conta

vários fatores:

a. Verificação da quantidade através do documento anexo à encomenda, que é

feito através da inserção, na guia de entrada, do prazo de validade, do respetivo

lote, da sua data e da rubrica do assistente operacional;

b. Após a entrada física do produto em armazém, o assistente técnico ou o

responsável pelo armazém em questão deve proceder ao lançamento do

documento (guia de transporte, fatura, guia de remessa) no sistema

informático GHAF para a introdução administrativa do stock, podendo desta

forma o produto ser movimentado.

O serviço de aprovisionamento é responsável por diversos armazéns (tabela 2):

Armazém de Materiais de

Consumo Clínico (A2)

Rubrica 21 – Material de Penso

Rubrica 22 – Artigos Cirúrgicos

Rubrica 23 – Material de Tratamento

Rubrica 24 – Material de Eletromedicina

Rubrica 25 – Material de Laboratório

Rubrica 26 – Próteses

Rubrica 27 – Material de Osteossíntese

Rubrica 29 – Outro Material de Consumo Clínico


Consumo Hoteleiro (A4)

Rubrica 41 – Artigos de Rouparia

Rubrica 42 – Material de Limpeza e Desinfeção

Rubrica 43 – Vidraria, Louça, Talheres, Utensílios de Cozinha e Mesa

Rubrica 49 – Outro Material Hoteleiro


Consumo Administrativo

(A5)

Rubrica 51 – Artigos de Expediente

Rubrica 52 – Papéis, Cartolina e Cartões

Rubrica 53 – Impressos

Rubrica 59 – Outro Material



Manutenção/Conservação

(A6)

Rubrica 61 – Combustíveis, Lubrificantes e Gases Industriais

Rubrica 62 – Material de Conservação Civil e Oficinas

Rubrica 63 – Peças e Acessórios para Viaturas

Rubrica 64 – Peças e Acessórios para Móveis e Equipamentos

Rubrica 65 – Ferramentas

Rubrica 69 – Outro Material de Manutenção e Conservação

Tabela 2: Armazéns Principais

Além dos armazéns principais existem ainda armazéns avançados dispersos pelos

diversos serviços/centros de custo. Atualmente, os serviços equipados com estes

armazéns são: a ortopedia – internamento, a pediatria – internamento e o serviço de

urgência.

A transferência de stocks do armazém principal para o avançado é feito no procedimento

de débitos efetuados, ou seja, é feita a transferência de stock. Desta forma, os serviços

podem movimentar qualquer artigo que necessitem.

Por sua vez, os movimentos efetuados pelo profissional de saúde na enfermaria são

efetuados da seguinte forma: com a ajuda de um PDA, é feito o reconhecimento através

da identificação do profissional de saúde que irá proceder à movimentação de

determinado artigo, do código de barras de uma pulseira que identifica o artigo, assim

como a identificação do centro de custo a que este artigo está afeto e, por fim, a quantidade

a debitar do artigo selecionado.

Por cada artigo introduzido no armazém avançado, deve existir, obrigatoriamente, um

nível de stock máximo, assim como, um ponto de encomenda estipulado pelo enfermeiro

chefe do serviço em colaboração com o responsável do armazém clínico, depois de ser

efetuada uma avaliação da média de consumo mensal. A reposição de material é feita

apenas quando os débitos atingem o ponto de encomenda estipulado.

Com a implementação dos armazéns avançados na instituição foi possível:

Redução de desperdícios devido à não utilização de papel, substituindo-o por

gestão informática, simplificando as tarefas;

Redução dos níveis de stock no armazém central;



Redução de custos;

Aumento da produtividade;

Diminuição dos erros de introdução de dados devido à automatização de

procedimentos, contribuindo para uma maior eficiência nos serviços de logística.

As aquisições de bens ou serviços, no serviço de aprovisionamento, carecem

obrigatoriamente dos seguintes requisitos:

a. As encomendas efetuadas pelo catálogo de Serviços Partilhados do Ministério da

Saúde (SPMS) devem ter obrigatoriamente o número de contrato público para

cada artigo na nota de encomenda;

b. As encomendas efetuadas pelo Concurso Interno devem ter sempre em conta

diversas empresas a concorrer, para que na existência de uma comissão de

escolha, existam várias alternativas dos produtos solicitados pelo serviço de

aprovisionamento, e assim, ser feita uma avaliação qualidade/preço dos produtos

em questão;

c. Finalmente, as encomendas efetuadas por ajuste direto devem ser autorizadas pelo

Conselho de Administração através de uma proposta de introdução de um novo

produto na Instituição, para que seja feita uma avaliação custo benefício.

As encomendas devem ser sempre emitidas ao exterior com a atribuição de um

compromisso (valor em euros atribuído mensalmente a cada rubrica orçamental). Para

além desta forma de garantia de financiamento, existe ainda o cabimento, sendo este

caraterizado pelo valor percentual atribuído anualmente a cada rubrica orçamental.

Por forma a abrir um concurso, é necessário enviar um ofício ao Conselho de

Administração a solicitar a autorização para a abertura do procedimento, após a

autorização, dá-se a abertura do processo no qual é atribuído um número e uma

designação. Seguidamente, é necessário determinar o tipo de compra, sendo as seguintes

opções as disponíveis a praticar:

Consulta por ajuste direto (até 5.000,00 EUR);

Ajuste direto (5.000,00 EUR a 75.000,00 EUR);

Acordo de Quadro (Contratação Pública);


Concurso Público (75.000,00 EUR a 206.000,00 EUR);

Concurso Internacional (206.000,00 EUR a 350.000,00 EUR).

É necessário a elaboração de um convite, um caderno de encargos e após a criação de um

ficheiro em Excel com os artigos e as respetivas quantidades que irão a Concurso, é

enviado aos concorrentes com o prazo estipulado para concorrer.

Todo este processo é seguido através da Plataforma de Compras Públicas da Gatewit. À

medida que o concurso vai decorrendo, o Hospital vai rececionando amostras dos

produtos, sendo elaborado um mapa comparativo entre todos os concorrentes em termos

de qualidade/preço que futuramente é avaliado pelo respetivo júri selecionado.

Posteriormente, é enviado o processo para o Conselho de Administração por forma a obter

parecer e, de seguida, procede-se ao processo de pré-adjudicação e adjudicação, os quais

são comunicados a todos os concorrentes.

No sistema informático GHAF, para cada artigo em concurso, é necessário a introdução

do valor adjudicado. Depois elabora-se um mapa de adjudicações que será colocado na

pasta do “Procedimento” e dá-se por concluído o processo.

2.2.1 ALTERAÇÃO DE DADOS DE FORNECEDORES

Todas as alterações aos dados de fornecedores são previamente aprovadas e devidamente

registadas na aplicação de compras (GHAF).

Deste modo, procede-se à verificação da existência do fornecedor na aplicação. Caso se

verifique a necessidade de proceder à alteração dos registos, solicita-se ao Serviço de

Gestão Financeira a criação/alteração/eliminação de fornecedor. Seguidamente, procede-

-se à introdução ou alteração dos dados dos fornecedores (figura 4), na aplicação GHAF,

tais como:

i. Código da entidade;

ii. Denominação social;

iii. Morada;

iv. Número de identificação fiscal;

v. Contactos;

vi. Pessoa a contactar;


vii. Condições de pagamento (prazos de pagamento, descontos, entre outros).

2.2.2 ANÁLISE DO “PEDIDO DE COMPRA”

Os pedidos de compras são feitos pelo responsável de cada centro de custo. Todas as

aquisições são previamente autorizadas e orçamentadas, no entanto, nem sempre a sua

aquisição é autorizada pelo Conselho de Administração.

2.2.2.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar

Após a deteção da necessidade de aquisição de um novo material de consumo hospitalar,

o serviço requisitante deve proceder à emissão do “Pedido de Introdução de Novo

Material de Consumo Hospitalar”, com a seguinte informação:

i. Serviço requisitante;

ii. Data;

Figura 4: Ficha de Fornecedor



iii. Quantidade a requisitar;

iv. Período estimado para consumo do material requisitado;

v. Justificação detalhada (no caso de material de elevado custo).

Seguidamente, solicita-se o parecer do elemento do Conselho de Administração

responsável pela área, que deve analisar a justeza do pedido e verificar o enquadramento

orçamental.

2.2.3 COMPRAS PONTUAIS

As compras pontuais correspondem a aquisições que poderão ou não estar previstas no

plano anual de reaprovisionamento.

Após a identificação da necessidade de compra é solicitada a cotação e efetuam-se os

seguintes procedimentos:

a) Criação (sempre que se justifique) do processo de compra ao mercado na

aplicação GHAF e o respetivo suporte físico onde consta a informação necessária,

nomeadamente:

i. Designação e caraterísticas do material;

ii. Quantidade pretendida;

iii. Preço;

iv. Prazo de entrega;

v. Condições financeiras.

b) Seleção de três fornecedores (não aplicável nos casos de produtos cujo fornecedor

é exclusivo) para cada tipo de material necessário;

c) Envio, por correio eletrónico, das solicitações de cotação aos fornecedores

selecionados, com a indicação do prazo de resposta;

d) Arquivo das solicitações no processo ficando a aguardar as cotações.

Após a receção das cotações por parte dos fornecedores:

a) Identificam-se no processo, através da aplicação GHAF, o número da solicitação

de cotação, que se pretende registar;

b) Registam-se na aplicação as cotações rececionadas;

c) Arquivam-se as respostas no processo onde consta a solicitação de cotação.


Seguidamente, a Comissão de análise de propostas nomeada deve:

a) Identificar a solicitação de cotação e cotações recebidas;

b) Gerar, através da aplicação GHAF, o “Mapa Comparativo de propostas/cotações”;

c) Identificar a melhor proposta tendo em conta a qualidade do produto, prazos de

entrega, preço, condições de pagamento ou outro critério previamente definido;

d) Solicitar aprovação ao Conselho de Administração;

e) Registar o número da cotação que se pretende conservar para conversão em nota

de encomenda;

f) Gerar uma carta a informar o fornecedor selecionado da adjudicação.

2.2.4 COMPRAS NO “CAT@LOGO”

O Catálogo de Aprovisionamento Público da Saúde é uma plataforma online que facilita

a aquisição de bens e serviços, através de Contratos Públicos. Reserva-se a instituições e

serviços integrados no Serviço Nacional de Saúde (SNS) e a fornecedores de bens e

serviços.

Ao utilizar esta plataforma, o HDFF, EPE consegue comparar bens e serviços constantes

no “Cat@logo” (figura 5) de forma a ajudar na decisão de compra, procedendo, após a

tomada de decisão, à criação da nota de encomenda.

Figura 5: Exemplo de pesquisa no Cat@logo

Fonte: http://www.catalogo.min-saude.pt/cec/Publico/Consulta.aspx


2.2.5 NOTAS DE ENCOMENDA

2.2.5.1 Introdução de Novo Material de Consumo Hospitalar

A nota de encomenda é enviada ao fornecedor, através de email, de forma o Hospital

formalizar a vontade de adquirir artigos ou serviços específicos, sendo que a nota de

encomenda não substitui a fatura. Na nota de encomenda está indicada a descrição dos

bens a adquirir, a quantidade, o preço estipulado entre ambas as partes, entre outros

(figura 6).

No entanto, para emitir a nota de encomenda, é necessário processá-la no GHAF da

seguinte forma:

a) Proceder à consulta e identificação do fornecedor apropriado, através de consulta

da:

i. Cotação aprovada;

ii. Contrato existente;

iii. Acordo existente;

b) Gerar e imprimir a nota de encomenda baseada no pedido de compra pendentes

ou nas necessidades detetadas;

c) Enviar a nota de encomenda, após aprovação por parte do Conselho de

Administração, sempre que os artigos do acordo existente se encontram dentro da

estimativa económica e quantitativa;

d) Verificar se a nota de encomenda e o seu estado de aprovação e, no caso de não

ter sido aprovado, é necessário:

i. Solicitar informação adicional ou receber pedido de alteração da

nota de encomenda;

ii. Efetuar alterações na nota de encomenda, de acordo com

solicitação;

iii. Voltar a submeter a nota de encomenda para aprovação do

Conselho de Administração;

e) Enviar o original da nota de encomenda para o fornecedor e o duplicado para o

Serviço de Gestão Financeira (o triplicado fica no Serviço de Aprovisionamento

conjuntamente com todos os documentos associados), no caso de a nota de

encomenda ser aprovada.


Figura 6: Nota de Encomenda



2.2.5.2 “Notas de Encomenda” com Carácter de Urgência

As notas de encomenda com carácter de urgência surgem quando os níveis de stock são

muito baixos e quando se aproxima uma época de elevado consumo de material clínico.

Desta forma, o assistente operacional deve:

a) Contactar o fornecedor telefonicamente, previamente selecionado através da

consulta de mercado (cujas condições de fornecimento se encontram previamente

definidas);

b) Após a receção dos artigos e respetiva guia de remessa, gerar a nota de encomenda

que fica pendente de autorização por parte do Conselho de Administração.

2.2.5.3 “Pedido de Compra” à Consignação

O processo de pedido de compra à consignação no HDFF, EPE é frequentemente usado

pelo bloco operatório e consiste em contactar o fornecedor por parte do Serviço de

Aprovisionamento para a entrega do material no serviço de forma a ser usado em cirurgias

que envolvam próteses.

Mediante as requisições feitas pelo Bloco Operatório, o Serviço de Aprovisionamento

emite a nota de encomenda ao fornecedor para repor o material consumido pelo serviço,

com a indicação do número de contrato.

2.2.6 CONTROLO DE ENCOMENDAS PENDENTES

Todas as encomendas deverão ser satisfeitas nos prazos concordados de modo a não

ocorrerem ruturas de materiais ou problemas na produção.

Semanalmente,

a) É gerado, através da aplicação GHAF a “Listagem de notas de encomenda” ainda

não satisfeitas até uma determinada data;

b) Analisa-se a listagem e contacta-se o fornecedor, de forma a averiguar a razão do

não cumprimento das condições estabelecidas;

c) São executadas medidas necessárias por forma a assegurar o fornecimento

atempado das encomendas;


d) Informa-se o responsável pela encomenda de eventuais infrações dos contratos

por parte do fornecedor.

2.2.7 EXEMPLO DE PROCESSO DE AQUISIÇÃO

O anexo 2 ilustra um processo de aquisição de material clínico desde a nota de encomenda

até à receção da fatura.

O processo de aquisição de material inicia-se com a criação de uma nota de encomenda

(figura B1 do anexo2) indicando os artigos e a respetiva quantidade a adquirir, assim

como o preço de aquisição. Após a sua impressão, a nota de encomenda é assinada pelo

um membro do Conselho de Administração e pelo assistente técnico responsável pela

mesma, a autorizar a encomenda. Depois de autorizada, a nota de encomenda é enviada

ao fornecedor via correio eletrónico. Automaticamente, o GHAF gera uma guia de

entrada que será usada quando o material encomendado chegar às instalações do Hospital.

Aquando a entrega do material, este é conferido em termos de quantidade e qualidade e é

preenchida a guia de entrada, anteriormente gerada, indicando no artigo que deu entrada,

a quantidade, o lote e o prazo de validade. No fim da folha da guia de entrada, indica-se

o número e o tipo de documento que acompanha o material (figura B2 do anexo 2) e é

assinada pelo assistente operacional que armazenou o material.

Em situações em que o material encomendado não é entregue pelo fornecedor na sua

totalidade, procede-se à criação de uma guia de entrada adicional. Quando o restante

material da encomenda é entregue pelo fornecedor preenche-se a nova guia de entrada

adicional da mesma forma que a do parágrafo anterior (figura B4 do anexo2).

No fim, o duplicado de todas as faturas recebidas referentes ao processo (figuras B3, B5

e B6 do anexo 2) são arquivadas juntamente com as guias de entrada e a nota de

encomenda; os originais das faturas são carimbados (figura B7 do anexo2) e enviados

para o Serviço de Gestão Financeira.


2.2.8 GESTÃO DE ATIVOS INTANGÍVEIS E ATIVOS FIXOS

TANGÍVEIS

A Gestão de Ativos Intangíveis e Ativos Fixos Tangíveis (AFT) é responsável por

controlar todos os ativos afetos ao Hospital, relativamente ao seu cadastro, adições,

depreciações, transferências, abates, entre outros.

2.2.8.1 Aquisição de Ativos Fixos Tangíveis

O processo de aquisição de AFT começa pela deteção e identificação da necessidade de

investimento por parte de um centro de custo que procede à emissão da “Requisição

interna de ativos fixos tangíveis”.

Posteriormente, o serviço de aprovisionamento verifica a existência do ativo na

Instituição ou a necessidade de aquisição do mesmo. No caso da existência do ativo no

Hospital, e este não estar a ser utilizado, procede-se a um parecer técnico de forma a

concluir se pode ser reparado. Caso seja possível a sua reparação, procede-se de acordo

com o procedimento da “Transferência interna de ativos”.

Caso seja imprescindível a aquisição do AFT, procede-se à reunião de informação (figura

7) de forma a possibilitar uma análise e conclusão devidamente suportada com dados

como o preço de aquisição e a descrição detalhada do produto.

O processo segue com o envio de documentos, como a “Requisição interna do ativo fixo

tangível”, a consulta de mercado e os respetivos documentos anexos, ao diretor do serviço

requisitante por forma a selecionar a opção mais conveniente. De seguida, a consulta de

mercado é enviada ao Conselho de Administração de forma a obter aprovação prévia para

dar início à aquisição do bem selecionado pelo serviço requisitante.


2.2.8.2 Registo de Cadastro

As aquisições de ativos intangíveis e AFT são total e corretamente registadas, no cadastro

através da aplicação GHAF, e contabilizadas.

Quando rececionada a fatura, esta é carimbada e deve conter a seguinte informação:

i. Código do fornecedor;

ii. Rubrica orçamental (classe 4);

iii. Número da nota de encomenda;

iv. Data de conferência;

v. Cabimento;

vi. Compromisso.

Após a receção da fatura é efetuado o registo dos bens na aplicação GHAF no módulo

“Imobilizado” e a respetiva ficha de cadastro deve conter a seguinte informação:

i. Código do artigo;

ii. Descrição;

iii. Localização do ativo;

iv. Centro de custo;

Figura 7: Consulta de mercado



v. Data de aquisição;

vi. Código do fornecedor;

vii. Número e data da fatura;

viii. Data da entrada em funcionamento;

ix. Vida útil estimada;

x. Valor de aquisição.

De forma a facilitar a localização dos artigos e a execução de inventários, é gerada uma

etiqueta com um código de barras, numerada sequencialmente. Após este passo, procede-

-se à etiquetagem física dos ativos e emite-se uma lista de adições por centro de custo

onde se verificaram as aquisições (figura C1 do anexo 3).

Concluído este processo, a fatura é enviada para o Serviço de Gestão Financeira. Para os

ativos como terrenos, edifícios e veículos, o Gabinete Jurídico providencia a efetivação

dos registos relativos a estes investimentos.

2.2.8.3 Transferência Interna de Ativos

Todas transferências de AFT entre centros de custo são registadas no cadastro do software

GHAF.

Quando um serviço pretende proceder à transferência de um AFT (por exemplo,

transferência de um ativo da urgência-pediatria para a pediatria-internamento), o

responsável deve emitir uma “Guia de transferência de ativos fixos tangíveis”, disponível

na Intranet do Hospital, e enviar por correio eletrónico para o Serviço de

Aprovisionamento, descrevendo o ativo a ser transferido, o número de inventário, a

justificação, o número mecanográfico e o nome do responsável pelo AFT, assim como a

data de envio.

Após a transferência do ativo, é atualizada a ficha de cadastro de AFT na aplicação GHAF

no módulo “Imobilizado”, referindo o novo centro de custo e a data de transferência.


2.2.9 ANÁLISE DE CONSUMO

Durante o mês em que a estagiária permaneceu no Serviço de Aprovisionamento, foi-lhe

solicitada, pelo responsável pelo Serviço, a análise de consumo de todos os armazéns

principais.

A elaboração desta análise foi sustentada por documentos, extraídos do software GHAF,

indicativos do consumo total de cada armazém e respetivas rubricas, sendo que apenas

foram considerados os meses de Janeiro a Maio (inclusive) de 2015 e 2016. Deve-se

salientar que neste relatório apenas será apresentado uma parte da análise de consumo

dos armazéns, para não o tornar demasiado extenso.

Na análise de consumo dos armazéns é fundamental ter em conta a produção do período

em análise, de forma a possibilitar conclusões. Em causa está o número de episódios do

Serviço de Urgência e das Consultas Externas, assim como, o número de utentes

internados e intervencionados (figura 8).

2.2.9.1 ANÁLISE DE RESULTADOS

2.2.9.1.1 Armazém de Materiais de Consumo Clínico (A2)

O Armazém de Materiais de Consumo Clínico é composto, como já referido

anteriormente, por oito rubricas. De uma forma geral, as rubricas deste armazém (gráfico

1) que apresentaram um elevado consumo de materiais em 2015 foram as rubricas

respeitantes a artigos cirúrgicos (rubrica 22) com 128,8 mil EUR e a das próteses (rubrica

26) com 85,2 mil EUR.

Figura 8: Indicadores da Produção Hospitalar

Fonte: Intranet do HDFF,EPE


Relativamente ao mesmo período de 2016, a rubrica das próteses (rubrica 26) também foi

a que apresentou o maior consumo no valor de 101,9 mil EUR, mais 19,6% que no

período homólogo de 2015.

Gráfico 1: Consumo por Rubricas do Armazém A2

Em termos de consumo total do armazém (gráfico 2), o ano de 2016 apresentou um

consumo superior ao ano de 2015, com uma diferença de 114 mil EUR. Esta diferença

foi impulsionada pelo consumo elevado da rubrica 22 – Artigos Cirúrgicos.

Gráfico 2: Consumo Global do Armazém A2

0,00 €

20,00 €

40,00 €

60,00 €

80,00 €

100,00 €

120,00 €

140,00 €

Rubrica21

Rubrica22

Rubrica23

Rubrica24

Rubrica25

Rubrica26

Rubrica27

Rubrica29

Milh

ares

2015 2016

0,00 €

50,00 €

100,00 €

150,00 €

200,00 €

250,00 €

300,00 €

350,00 €

400,00 €

450,00 €

2015 2016

Milh

ares




2.2.9.1.2 Armazém de Materiais de Consumo Hoteleiro (A4)

O Armazém de Materiais de Consumo Hoteleiro é organizado em quatro rubricas. De

acordo com o gráfico 3, as rubricas que registaram um elevado consumo foram as rubricas

42 e 49, “material de limpeza e desinfeção” e “outro material hoteleiro”, respetivamente.

Na rubrica 42, a diferença entre os dois anos foi de apenas mil euros, sendo o ano de 2015

o que apresentou um maior consumo; na rubrica 49, a diferença foi de cerca de 600 EUR,

sendo 2016 o ano com maior consumo deste tipo de materiais.


Em termos globais (gráfico 4), foi no ano de 2015 que mais se consumiu material

hoteleiro, sendo o decréscimo no consumo, relativamente a 2016, de aproximadamente

0,06%.


0,00 €

2,00 €

4,00 €

6,00 €

8,00 €

10,00 €

12,00 €

14,00 €

Rubrica 41 Rubrica 42 Rubrica 43 Rubrica 49

Milh

ares

2015 2016

24,50 €

25,00 €

25,50 €

26,00 €

26,50 €

27,00 €

2015 2016

Milh

ares




2.2.9.1.3 Armazém de Materiais de Consumo Administrativo (A5)

Das quatro rubricas do Armazém de Material de Consumo Administrativo, segundo o

gráfico 5, a que registou em 2015 um consumo mais elevado de materiais foi a rubrica 51

– Artigos de Expediente – com 5,9 mil EUR. O mesmo se sucedeu em 2016, embora o

seu consumo tenha sido superior em 23,34%, comparativamente ao ano anterior.


Consequentemente, com o elevado consumo da rubrica 51, o consumo global também foi

superior em 2016 (gráfico 6).


0,00 €

1,00 €

2,00 €

3,00 €

4,00 €

5,00 €

6,00 €

7,00 €

8,00 €

Rubrica 51 Rubrica 52 Rubrica 53 Rubrica 59

Milh

ares

2015 2016

11,50 €

12,00 €

12,50 €

13,00 €

13,50 €

14,00 €

14,50 €

15,00 €

15,50 €

2015 2016

Milh

ares




2.2.9.1.4 Armazém de Materiais de Manutenção/Conservação (A6)

A rubrica do armazém de material de manutenção/conservação que apresentou um

elevado consumo de materiais, em 2015, foi a rubrica 61 – Combustíveis, Lubrificantes

e Gases Industriais – com 131,7 mil EUR (gráfico 7). O mesmo se sucedeu em 2016, com

a rubrica 61 a registar os 112,6 mil EUR, sendo esta uma diminuição de 14,49%

relativamente ao período homólogo de 2015.


Como seria de prever, o consumo global deste armazém (gráfico 8) foi maior em 2015,

comparativamente ao mesmo período de 2016, com a diminuição do consumo da rubrica

61.

0,00 €

20,00 €

40,00 €

60,00 €

80,00 €

100,00 €

120,00 €

140,00 €

Rubrica 61 Rubrica 62 Rubrica 63 Rubrica 64 Rubrica 65 Rubrica 69

Milh

ares

2015 2016

120,00 €

130,00 €

140,00 €

150,00 €

160,00 €

170,00 €

2015 2016

Milh

ares





2.2.9.1.5 Consumo dos Armazéns

Globalmente, o armazém que, em 2015, registou um maior consumo foi o A2 – Armazém

de Material de Consumo Clínico, seguido pelo A6 – Armazém de Material de

Manutenção/Conservação (gráfico 9).

Gráfico 9: Consumo dos Armazéns em 2015

Relativamente a 2016, à semelhança do ano anterior, os armazéns que registaram um

maior consumo foram o A2 – Armazém de Material de Consumo Clínico, a ultrapassar

os 438,5 mil EUR, e o A6 – Armazém de Material de Manutenção/Conservação (gráfico

10).

Gráfico 10: Consumo dos Armazéns em 2016

324 393,08 €

26 942,10 €

12 999,11 €

161 597,03 € Arm. Mat. Cons. Clínico (A2)

Arm. Mat. Cons. Hoteleiro (A4)

Arm. Mat. Cons. Administrativo (A5)

Arm. Mat. Manutenção/Conservação (A6)

438 596,16 €

25 361,26 €

15 012,67 €

135 670,78 € Arm. Mat. Cons. Clínico (A2)

Arm. Mat. Cons. Hoteleiro (A4)

Arm. Mat. Cons. Administrativo (A5)

Arm. Mat. Manutenção/Conservação (A6)




2.3. SERVIÇO DE GESTÃO FINANCEIRA

O Serviço de Gestão Financeira tem como objetivos apoiar o Conselho de Administração

na formulação da política de gestão financeira, executar os planos financeiros e de

tesouraria aprovados e produzir, conjuntamente com o gabinete de planeamento e

controlo de gestão a informação de natureza orçamental, financeira e contabilística do

HDFF, EPE designadamente os documentos de prestação de contas e demais informação

de suporte à elaboração e controlo da execução de orçamentos globais e sectoriais.

As aplicações utilizadas neste serviço são: o Sistema Integrado de Informação Hospitalar

(SONHO), o Sistema de Informação Centralizado de Contabilidade (SICC), o GHAF e a

Faturação Hospitalar às Seguradoras (FHS).

O SONHO foi desenvolvido na década de 90 e é constituído por oito módulos (integrador,

serviço de urgência, consulta externa, internamento, bloco operatório, hospital de dia,

arquivo e faturação). Uma vez que o objetivo do sistema é controlar fluxo de doentes, os

seus dados são recolhidos diariamente sempre que um utente recorra ao Hospital de forma

a realizar um ato médico (Direcção-Geral da Saúde, 2010).

O SICC tem como objetivo a “recolha de informação contabilística e o reporting de

informação” (Ministério da Saúde, 2016).

O FHS é uma plataforma online com o objetivo de “disciplinar e agilizar o processo de

troca de informações entre entidades do SNS e empresas seguradoras, subjacente à

faturação de cuidados de saúde prestados nos hospitais, a vítimas de acidentes que estejam

abrangidos pela cobertura de um contrato de seguro de acidentes, exceto doença”

(Ministério da Saúde, 2016).

2.3.1 SETOR DA RECEITA

O setor da receita é responsável por toda a faturação do Hospital (figura 9). Este, por sua

vez, fatura os seus serviços às seguradoras, ao SNS e a entidades não pertencentes ao

SNS.


AD: Anulação de Devedores

CC: Créditos a Clientes

CD: Cobrança Duvidosa

CI: Créditos Incobráveis

CO: Cobranças

DE: Devedores para Execução Orçamental

FD: Faturas de Devedores

GR: Guia de Receita

OR: Outras Receitas

2.3.1.1 Faturação à Administração Regional de Saúde do Centro

Devido ao protocolo realizado entre a Administração Regional de Saúde do Centro (ARS)

e o HDFF, EPE, os exames médicos e as análises clínicas solicitadas pelo médico de

família podem ser realizados no Hospital. Posteriormente, estes exames são faturados

pelo Serviço de Gestão Financeira à ARS através da aplicação SONHO.

Para proceder à faturação dos exames, primeiramente é necessário confirmar as

requisições feitas pelo médico de família através da seleção dos atos médicos realizados.

Esta confirmação é feita com a ajuda do número de requisição presente no início do

documento, que é entregue pelo utente, com a ajuda de um leitor de código de barras.

Após a confirmação de todas as requisições, emitem-se as faturas e os recibos (figura 10)

que posteriormente serão enviados à ARS, com um ofício anexo indicando o número das

faturas e o valor total a ser pago.

Além da ARS, o mesmo processo de faturação é feito para o Hospital de Cantanhede e

para o Centro de Medicina de Reabilitação da Região Centro - Rovisco Pais, na Tocha.

Figura 9: Fluxo da Receita



2.3.1.2 Faturação às Seguradoras

A faturação do Hospital às seguradoras é realizada através do FHS. Este sistema é usado

como um canal entre as partes envolvidas de forma a facilitar o processo de cobrança de

despesas hospitalares resultantes de cuidados de saúde decorrentes de acidentes cuja

responsabilidade financeira esteja associada a uma companhia de seguros (Ministério da

Saúde, 2012).

Com o FHS é possível agilizar o apuramento de responsabilidades por parte da companhia

de seguros (fase de pré-validação) e o processo de cobrança à seguradora (fases de

validação).

A figura 11 ilustra um processo em fase de pré-validação decorrente de um acidente de

viação. Quando o utente é assistido no Serviço de Urgência devido a um acidente, um

Figura 10: Processo de Faturação à ARS



processo é iniciado no FHS por forma a seguradora proceder ao pagamento de todos os

custos hospitalares decorrentes do episódio de urgência.

No processo é indicado o nome do utente, o número do processo, o hospital reclamante,

a data do acidente e a fatura do episódio é anexada.

No decorrer do processo, a companhia de seguros, solicita ao reclamante (HDFF, EPE)

informação adicional que permita justificar o montante do episódio de urgência.

Normalmente, as seguradoras solicitam informação relativa ao Grupo de Diagnóstico

Homogéneo (GDH), ou seja, o coeficiente de ponderação que reflete o custo esperado

com o tratamento de um doente típico agrupado nesse grupo (Ministério da Saúde, 2016).

Figura 11: Menu de Pesquisa no FHS

Fonte: http://spms.min-saude.pt/2012/11/faturacao-hospitalar-as-seguradoras/


Noutros casos, é solicitado por parte das seguradoras o processo clínico que, por sua vez,

terá de ser processado pelo Diretor Clínico e, posteriormente, submetido na plataforma

do FHS para o médico codificador da seguradora proceder à análise do processo (figura

12).

Quando a companhia de seguros procede ao pagamento da fatura, confirma-se a

regularização da fatura na plataforma do FHS e conclui-se o processo, arquivando o

duplicado da fatura na pasta das “Seguradoras”.

2.3.1.3 Faturação a Entidades não Pertencentes ao SNS

Na faturação a entidades não pertencentes ao SNS, após o processamento das faturas,

procede-se ao seu agrupamento e, posteriormente, à sua emissão.

Figura 12: Processo em Fase de Pré Validação



O agrupamento das faturas (figura 13) serve para que estas sejam organizadas de forma

que todas as faturas de devedores não pertencentes ao SNS (cidadãos estrangeiros,

seguradoras e empresas privadas) sejam impressas de forma associada, ou seja, todas as

faturas referentes a cidadãos de nacionalidade estrangeira são juntas para posterior

impressão, simplificando o trabalho do assistente técnico na altura do seu envio. Ao

agrupar as faturas, o intervalo de faturas é gerado pelo SONHO.

O intervalo de faturas que foi gerado no agrupamento será utilizado na emissão/impressão

das faturas (figura 14). Para proceder à sua emissão, é necessário inserir o intervalo de

faturas a serem impressas, assim como, a sua data de emissão. Após a impressão, o

SONHO calcula o número e o montante total das faturas emitidas para posteriormente ser

processado um ofício indicando o montante a ser cobrado.

Figura 13: Agrupamento de Faturas

Figura 14: Emissão de Faturas




2.3.1.4 Faturação ao SNS

O HDFF, EPE é classificado, segundo o Centro de Conferência de Faturas, no que

concerne ao formato de envio da informação de faturação, como um prestador não

aderente ao Acordo de Transmissão de Faturação Eletrónica de Meios Complementares

de Diagnóstico e Terapêutica (MCDT). Por esta razão, o Hospital tem de proceder ao

envio da documentação (fatura, relação de lotes, verbete de identificação de lote,

requisições, notas de crédito e notas de débito) em formato papel, acrescida de um

Ficheiro de Prestação, enviado eletronicamente. Para além disso, o Hospital tem de emitir

uma fatura por área de MCDT para o qual está convencionado e, de seguida, enviar as

requisições médicas que suportem cada fatura.

De acordo com a tabela de convenção disponibilizada pela Administração Central do

Sistema de Saúde (ACSS) (tabela 3), são consideradas as seguintes áreas de MCDT:

Código Área de MCDT Código Área de MCDT

A Análises Clínicas H Otorrinolaringologia

B Anatomia Patológica I Pneumo e Imunoalergologia

C Cardiologia J Urologia

D Medicina Nuclear L Neurofisiologia

E Eletroencefalografia M Radiologia

F Endoscopia Gastroenterológica N Consultas

G Medicina Física e Reabilitação O Psicologia

Tabela 3: Tabela de Convenção de MCDT

A documentação (figura 15) é enviada em formato papel para o Centro de Conferência

de Faturas (CCF), até ao dia 10 do mês seguinte, é acondicionada em caixas identificadas

com o código de convenção atribuído pela ACSS e com o número total de volumes

expedidos, através da impressão de etiquetas-tipo disponibilizadas no Portal do CCF.

Figura 15: Menu Faturas SNS

Fonte: Centro de Conferência de Faturas



2.3.1.5 Mapa/Ficheiro para a Contabilidade

Na aplicação SONHO após emitidas as faturas procede-se à criação de um ficheiro

(“factdev.lst”) onde constam todas as faturas com o respetivo valor, as contas a débito e

crédito, centro de custo e a entidade. Este ficheiro é posteriormente submetido no SICC

de forma a proceder à contabilização das faturas.

Para gerar o ficheiro no SONHO é necessário aceder ao módulo da faturação e selecionar

a opção 46 – Mapa para a Contabilidade (figura 16) e inserir o intervalo de emissão. Como

o ficheiro é gerado diariamente, o intervalo de emissão é o dia em que são registadas as

faturas emitidas.

Após confirmada a criação do ficheiro (figura 17), o ficheiro do dia anterior é destruído

automaticamente e, procede-se à extração do ficheiro através da aplicação FileZilla

(aplicação que permite enviar arquivos para outro servidor) para a pasta da “Faturação”.

Para que o ficheiro seja contabilizado, importa-se a ligação para o SICC (figura 18) de

forma que entre no fluxo da contabilidade.

Figura 16: Criação do Mapa para a Contabilidade

Figura 17: Localização do Ficheiro




2.3.1.6 Guias de Receita de Fundos Próprios

De forma a emitir uma guia de receita é necessário, primeiramente, efetuar a execução

orçamental que reflete a cobrança de receitas sobre devedores através da seleção dos

documentos a serem cobrados (figura 19). Para isso, é necessário indicar a entidade

devedora onde, automaticamente, aparecerão todos os documentos em dívida, no entanto,

apenas se selecionam aqueles que já foram pagos pela entidade devedora.

Figura 19: Devedores para Execução Orçamental

Figura 18: Importação do Mapa para a Contabilidade




Depois de efetuada a execução orçamental, procede-se à criação da guia de receita (figura

20) alusiva a todos os documentos cobrados, indicando a entidade devedora e

selecionando os documentos a ela referentes.

Para finalizar este processo, procede-se à impressão da guia de receita inserindo o código

da entidade a que esta respeita ou a data (figura 21). Por exemplo, insere-se o código da

entidade 973912 que corresponde ao “Centro de Medicina de Reabilitação – Dr. Rovisco

Pais”, dando origem ao documento presente na figura 22.

Figura 20: Criação de Guias de Receita de Fundos Próprios

Figura 21: Impressão das Guia de Receita




2.3.1.7 Anulação de Faturas de Devedores

O processo de anulação de faturas é dividido em duas partes, a primeira é a fase da

consulta das contas e dos valores a débito e a crédito; a segunda parte corresponde à

anulação propriamente dita. A anulação de faturas pode envolver várias faturas desde que

a entidade devedora seja comum a todas elas.

Na primeira fase, através do SICC executa-se a recolha da informação da fatura no

módulo das ”Faturas Devedoras” nas “Receitas de Fundos Próprios”.

Admitindo uma fatura a enviar à ARS que teria de ser anulada devido a um erro no

montante a cobrar, a primeira etapa seria registar as contas a debitar e a creditar, assim

como o centro de custo.

Figura 22: Exemplo de uma Guia de Receita de Fundos Próprios



Por exemplo,

Após retirada toda a informação útil procede-se à anulação da fatura. Deste modo, as

contas inicialmente a débito passam a crédito e as contas a crédito passam, na anulação,

a serem a débito.

Note-se que uma fatura pode ter vários centros de custo. Por exemplo, uma fatura tem o

valor de 100 EUR, mas 50 EUR podem ser relativos a exames, 20 EUR ao episódio de

urgência e 30 EUR a análises laboratoriais. A cada um destes registos está associado um

centro de custo ao qual serão imputados os respetivos gastos ou receitas. No fim, quando

se processa a contabilidade analítica sabe-se quais os gastos e as receitas de cada centro

de custo.

2.3.2 SETOR DA DESPESA

O HDFF, EPE dispõe de mais de 140 fornecedores dispersos pelo fornecimento de ativos

fixos tangíveis e de serviços.

No setor da despesa procede-se ao lançamento de faturas e notas de crédito, à elaboração

de execuções orçamentais e autorizações de pagamento, criação de cabimentos e respetiva

alteração, criação de compromissos e respetivo reforço, conforme fluxo constante na

figura 23.

85,91 € 85,91 €

21514 – ARS, IP

85,91 € 85,91 €

712231 – Urgência

Centro de Custo:

112073 – Urgência Pediátrica

21514 – ARS, IP 712231 – Urgência

Centro de Custo:

112073 – Urgência Pediátrica


AB: Anulações de Compromissos

AC: Anulação de Credores

AL: Alteração de Compromissos Assumidos

AM: Alteração de Cabimentos

AP: Autorização de Pagamento

CB: Cabimentos

CE: Execução Orçamental sobre Credores

CF: Créditos de Fornecedores

CM: Compromissos

CP: Comprometidos

DF: Débitos de Fornecedores

NC: Notas de Crédito

P1: Processado em conferência

P2: Processado Conferido

PG: Pagamentos

2.3.2.1 Criação de Cabimentos

No Orçamento de Estado de cada ano é atribuído a cada Hospital um montante a ser

utilizado. A partir daí, o Hospital divide esse montante por vários orçamentos (orçamento

económico, de investimentos e de compras). Em cada orçamento são criados, num

ficheiro de Excel (figura 24), cabimentos de acordo com as contas económicas e,

posteriormente, são criados os mesmos no SICC.

De forma a criar um novo cabimento, é necessário recorrer ao ficheiro de Excel referente

ao orçamento atribuído ao ano em causa de forma a manter o seu registo atualizado. Neste

ficheiro é essencial preencher as colunas: da conta (coluna P), da designação da conta

(coluna R) e do valor disponibilizado (coluna AM).

Figura 23: Fluxo da Despesa



De seguida, procede-se à criação do cabimento no SICC. Seleciona-se o módulo da

“Recolha de Movimentos de Despesas de Fundos Próprios”, mais concretamente

“Cabimentos/Compromissos”.

Seleciona-se o separador dos “Cabimentos” e preenche-se o número do processo de

aquisição fornecido pelo serviço requisitante (por exemplo, 143), a data do início do ano

económico, a importância solicitada (como por exemplo, 2,00 EUR) e confirma-se, tal

como se pode verificar na figura 25. De seguida precede-se ao preenchimento do valor

do cabimento criado, “gera-se contabilidade” e confirma-se o procedimento (figura 26).

Figura 24: Ficheiro de Excel para Registo da Criação e Alteração de Cabimentos

Fonte: Elaboração própria a partir de dados disponibilizados pelo HDFF, EPE


No fim deste processo, o SICC gera um novo número para o cabimento, tendo em conta

o último gerado. Este número (exemplo, 505) deve ser colocado no ficheiro de Excel

(figura 24) para mero controlo.

2.3.2.2 Alterações de Cabimentos

O valor total dos cabimentos, independentemente das alterações praticadas, tem de ser

sempre o mesmo. Assim, quando se retira valor do cabimento A, o cabimento B tem de

receber o valor retirado do A e vice-versa.

Figura 25: Criação de um Cabimento

Figura 26: Criação de um Cabimento – Contas




Por exemplo: um email foi enviado para o Serviço de Gestão Financeira proveniente do

Serviço de Aprovisionamento solicitando a alteração ao cabimento 142 (“Cardiologia”)

no aumento de 348,00 EUR e em contra partida, pede a diminuição do cabimento 136

(“Outros trabalhos exercidos no exterior”) pelo mesmo valor.

O responsável por esta função na contabilidade tem de verificar se existe saldo suficiente

no cabimento 136 para reduzir o seu montante. Caso este cabimento não tenha saldo

suficiente para a alteração, um novo cabimento é sugerido ao Serviço de

Aprovisionamento.

Para verificar se existe saldo suficiente para proceder à alteração, recorre-se ao SICC no

módulo das “Recolhas de Movimentos de Despesas de Fundos Próprios” mais

concretamente, as “Alterações de CB” que origina o formulário apresentado na figura 27.

Neste formulário é preenchido o número do cabimento e seleciona-se a opção “Seleção

de Cabimento” de forma a ser apresentada a informação sobre o cabimento,

nomeadamente a importância e o valor disponível para diminuição. Depois de selecionada

a informação, na data do documento, insere-se a data do início do ano corrente e a

importância a ser diminuída com sinal negativo (figura 28).

Figura 27: Alteração de Cabimentos



Grava-se a alteração do cabimento e, automaticamente surgirá um novo formulário a

preencher com o valor a diminuir, na respetiva conta (figura 29).

Figura 28: Seleção de Cabimento 136


Figura 29: Alteração do Cabimento 136



“Gera-se contabilidade” onde aparecerá o valor a débito e a crédito nas respetivas contas

e procede-se à confirmação (figura 30).

Como o saldo de 348,00 EUR foi retirado do cabimento 136, este terá de ser reposto no

cabimento 142 onde era inicialmente solicitado. Assim, o mesmo processo se repete tal

como o descrito anteriormente, no entanto, quando inserido o montante, este tem de ter

sinal positivo por ser um aumento (figuras 31 e 32).

Figura 30: Processo de Diminuição no Valor do Cabimento 136



Figura 31: Seleção do Cabimento 142


Para finalizar o processo de alteração de cabimento, atualiza-se o ficheiro de Excel do

“Orçamento de 2016” (figura 33) por forma a manter o registo atualizado dos fundos

disponíveis, diminuindo o valor do cabimento 136 em 348,00 EUR e aumentando o

cabimento 142 pelo mesmo valor absoluto.

Figura 32: Processo de Acréscimo no Valor do Cabimento 142

Figura 33: Registo de Alteração dos Cabimentos 136 e 142


Fonte: Elaboração própria a partir de dados disponibilizados pelo HDFF, EPE


2.3.2.3 Compromissos

Os compromissos, tal como o nome indica, são as obrigações de efetuar um pagamento a

terceiros em contrapartida do fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras

condições. Estes são considerados como assumidos quando é executada a emissão da nota

de encomenda e são estipulados no início de cada mês com a elaboração dos

compromissos previsionais (Direção-Geral do Orçamento, 2015).

A cada cabimento, segundo o fluxo da despesa (figura 23) anteriormente apresentado,

corresponde vários compromissos. No entanto, a cada compromisso apenas corresponde

um e um só cabimento.

Os compromissos são emitidos com um número único e sequencial, que está presente,

obrigatoriamente, na nota de encomenda, caso contrário, esta não é válida.

O processo inicia-se através do envio do pedido através de um email proveniente do

Serviço de Aprovisionamento ou da Farmácia. Neste deve ser descrito, no caso da criação

de um compromisso, qual o número do cabimento, o valor e o mês em que vai ser

utilizado.

De seguida, procede-se à sua criação no SICC no módulo da “Recolha de Movimentos da

Despesa de Fundos Próprios” mais concretamente, na opção de

“Cabimentos/Compromissos”.

Após a seleção deste módulo, será necessário selecionar o separador dos compromissos

(CM) e preencher o número do cabimento, a data do documento (primeiro dia do mês

solicitado no email) e a importância (figura 34). De seguida, grava-se o novo CM e insere-

-se nas contas do “Razão Geral” o valor solicitado no email, confirma-se e anota-se o

número atribuído ao compromisso.


Após este procedimento tem de se gerar um ficheiro CSV (sem formatação) através da

opção “Informações de CM” indicando o número do documento obtido anteriormente

(figura 35) e grava-se o mesmo na pasta partilhada “Compromissos” dos Serviços

Financeiros.

Para a finalizar este processo é indispensável recorrer ao GHAF de forma a descarregar

o ficheiro para os serviços requisitantes terem acesso ao montante solicitado (figura 36)

e procederem à finalização das notas de encomenda.

Figura 34: Criação de um Compromisso

Figura 35: Ficheiro CSV




Nº CM

Data Contabilização Montante

Nº documento

Data documento Figura 36: Importação do Ficheiro CSV para o GHAF



2.3.2.4 Reforço do Compromisso

O reforço do compromisso acontece quando não existe montante suficiente para assumir

o compromisso da nota de encomenda. O início deste processo é semelhante ao da criação

do compromisso, iniciando com o envio de um email para os Serviços de Gestão

Financeira, contendo o número do compromisso a alterar/reforçar.

Para proceder ao reforço de um compromisso tem de se utilizar o SICC selecionando o

módulo da “Recolha de Movimentos da Despesa de Fundos Próprios” mais

concretamente, na opção de “Alterações de CM”.

Após a seleção deste módulo insere-se no programa o número do compromisso e

seleciona-se o mesmo, assim como, a sua importância, seguidamente, insere-se a data do

documento tendo em conta a data do CM (informação disponibilizada pelo SICC) e a

importância a reforçar, depois é só gravar (figura 37) e tomar nota do montante final do

compromisso para posteriormente ser inserido no GHAF.

Para concluir este processo é necessário recorrer ao GHAF de forma a atualizar os

montantes dos compromissos para que os serviços requisitantes tenham o novo montante

disponibilizado (figura 38) e assim, procederem à conclusão das notas de encomenda.

Figura 37: Reforço de um Compromisso



2.3.2.5 Lançamento de Faturas

O lançamento de faturas enviadas pelos fornecedores é efetuado no SICC para que,

futuramente, sejam contabilizadas.

O seu processo inicia-se através do registo das mesmas no módulo das “Despesas”, sendo

que no HDFF, EPE as faturas do ano corrente são caraterizadas como “P2” uma vez que

a instituição está a assumir a sua dívida (figura 39).

Figura 38: Atualização de Compromissos

Figura 39: Lançamento de Faturas




Ao efetuar o lançamento de faturas tem de se inserir o código da entidade, o compromisso

e, automaticamente, o sistema assume a data da nota de encomenda e o respetivo valor,

uma vez que as notas de encomenda são importadas dos respetivos serviços provenientes

para o Serviço de Gestão Financeira através do GHAF.

De seguida, o utilizador tem de inserir o número da fatura, a respetiva data, a data de

contabilização, o valor da fatura e o prazo de pagamento. Automaticamente, aparecerá

uma nova janela para inserir as contas e os respetivos valores a débito e a crédito (figura

40).

Depois de confirmado pelo sistema o lançamento da fatura, esta é carimbada com a data

do lançamento (figura 41) e arquivada para futuramente se proceder ao seu pagamento.

Figura 41: Carimbo de Confirmação do Lançamento da Despesa

Figura 40: Lançamento de Faturas no Razão Geral




2.3.2.6 Lançamento de Notas de Crédito

Uma nota de crédito é um documento retificativo da fatura, anulando parcial ou

totalmente o montante de uma ou mais faturas, ou seja, é usada para “retirar” parte do

valor da fatura ou a totalidade do montante da mesma.

O seu lançamento é realizado através do SICC no módulo da “Recolha de Movimentos

da Despesa de Fundos Próprios”. Tal como se pode observar na figura 42, os campos a

serem preenchidos são: número da entidade, número e data do documento, valor

monetário da nota de crédito e as observações relativas ao tipo de acordo. Após o

preenchimento destes campos, grava-se a nova nota de crédito e passa-se a preencher o

separador do “Razão Geral”.

Neste separador, tal como apresentado na figura 43, devem ser inseridas as contas a débito

e a crédito pelo valor da nota de crédito. No caso dos produtos farmacêuticos, a conta a

creditar é a 3186111 que se refere a “Descontos e Abatimentos em Compras de

Medicamentos” e debita-se a conta 221311 que alude a “Fornecedores com Créditos de

Existências de Produtos Farmacêuticos”.

Figura 42: Lançamento de Notas de Crédito



Após o seu preenchimento, confirma-se a operação e carimba-se a folha da nota de crédito

indicando o dia em que esta foi lançada pelo setor da despesa na contabilidade.

2.3.2.7 Execução Orçamental e Autorização de Pagamento

A execução orçamental é o “conjunto de operações que refletem a cobrança de receitas e

o pagamento de despesas previstas no Orçamento de Estado” (Conselho das Finanças

Públicas, 2015).

Para proceder ao pagamento de uma fatura, primeiramente efetua-se a execução

orçamental sobre credores (CE), seguida pela autorização de pagamento (AP). Depois de

elaborado a CE e a AP, procede-se ao pagamento da fatura através de numerário ou

transferência bancária, mediante autorização do Conselho de Administração.

A CE efetua-se no SICC através do módulo das “Recolhas de Movimentos de Despesas

de Fundos Próprios” mais especificamente, “Credores para Execução Orçamental”. Após

a seleção deste módulo, irá surgir um formulário no qual se deve proceder ao

preenchimento do código de fornecedor e, automaticamente, aparecerão os registos dos

documentos por liquidar até à data. Posteriormente, seleciona-se o(s) documento(s) que

se pretende(m) liquidar (figura 44).

Figura 43: Lançamento de Notas de Crédito – Razão Geral



Quando o formulário do “Razão Geral” não disponibiliza o número da conta e,

respetivamente, a sua designação, o número da conta deve ser inserido manualmente e

confirma-se o valor do documento (figura 45).

No caso do centro de custo relativo à Farmácia, a conta a atribuir é a

“25222.02.01.09.A0”, independentemente da rubrica orçamental; para o Conselho de

Administração, a conta a atribuir é a “25222.02.01.08.A0”; nos restantes casos, o SICC

insere a conta automaticamente pois, a cada rubrica orçamental está associada uma conta

económica.

Figura 44: Execução Orçamental da Dívida


Figura 45: Execução Orçamental da Dívida – Razão Geral



Concluída a CE, é elaborada a AP também através do SICC. Para o efeito, seleciona-se o

módulo das “Autorizações de Pagamento” nas “Recolhas de Movimentos de Despesas de

Fundos Próprios”, dando origem ao formulário da figura 46.

Para elaborar a autorização de pagamento, preenche-se o formulário com o número da

entidade. Seleciona-se o(s) documento(s) a pagar, assim como, o tipo de pagamento, a

instituição bancária (no caso de transferência bancária) e o motivo da transferência.

O HDFF, EPE utiliza duas modalidades de pagamento, numerário ou transferência

bancária. No entanto, a transferência bancária é a modalidade mais frequente. Assim,

quando o Hospital paga aos seus fornecedores, este é feito por transferência bancária

através da Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP, EPE).

Figura 46: Processo das Autorizações de Pagamento



Após elaborada a AP, procede-se à sua impressão (figura 47) e envio para o Conselho de

Administração de forma a ser autorizada.

2.3.3 SETOR DA TESOURARIA

“Gerir uma tesouraria significa controlar e prever todas as entradas e saídas de meios

monetários, devendo-se gerir de forma otimizada todos os pagamentos e recebimentos

dos Serviços Centrais, o que, no limite, corresponde à minimização dos custos associados

aos riscos de carência e de detenção de liquidez” (Universidade de Lisboa, 2014)

Para a estagiária a função da Tesouraria era elaborar, diariamente, a Folha de Caixa.

Figura 47: Exemplo de uma Autorização de Pagamento



2.3.3.1 Folha de Caixa

A folha de caixa permite acompanhar todos os movimentos de dinheiro efetuados na

instituição. Para proceder à sua elaboração, os responsáveis pelos diversos balcões

dispersos pelo Hospital, entregam na tesouraria os montantes recebidos no pagamento das

taxas moderadoras que ficam registadas no software SONHO.

Adicionalmente, no final do mês também entram na Folha de Caixa os vencimentos,

assim como pagamentos a fornecedores, pagamentos de comissões, entre outros.

Após a elaboração da folha presente na figura D1 do anexo 4 (Folha de Tesouraria)

procede-se à elaboração da Folha de Caixa numa folha de cálculo (figura 48) registando

todos os dados nos respetivos lugares presentes na Folha de Tesouraria.

Automaticamente, é gerado o valor do saldo do dia e o valor da Operação Diversa (OD).


Depois de devidamente preenchida a folha de cálculo, procede-se à “Recolha das

Operações Diversas” no SICC.

Na elaboração das OD são registados todos os movimentos relativos a salários, correções

de exercício, estimativas, ou seja, todos os movimentos que não se enquadram nos

restantes módulos.

Neste formulário são registadas as OD através da introdução do número do documento

(que é sequencial), da data a que se refere a folha de caixa, do montante (valor da OD

presente na folha de cálculo), do diário (neste caso é o diário 1, relativo aos bancos), e

das observações (na Folha de Caixa é registado como um “Movimento Bancário”), tal

como se pode verificar na figura 49.

Data da Transferência

Figura 48: Folha de Cálculo da Folha de Caixa



Após o preenchimento dos dados, confirma-se a OD e aparecerá um novo formulário

(figura 50) para preencher com todos os movimentos das categorias de “Depósitos” e

“Pagamentos” presentes na figura 48.

Note-se que as contas dos “Depósitos” são colocadas a débito e a dos “Pagamentos” a

crédito. No entanto, para equilibrar estes movimentos, no fim é adicionada a conta 1111

(Caixa – Tesouraria do HDFF, EPE) a crédito pelo valor total dos “Depósitos” e a débito

pelo valor dos “Pagamentos”.

Depois de elaborada a OD, procede-se para o módulo da “Folha de Caixa” na Gestão da

Tesouraria para confirmar o “Saldo para o Dia Seguinte no Movimento de Caixa” da

figura 51 com o “Saldo do Dia” da figura 48.

Figura 49: Formulário para a Elaboração das Operações Diversas

Figura 50: Formulário dos “Depósitos” e “Pagamentos” das Operações Diversas




Quando estes dois valores coincidem, procede-se à sua impressão, dando origem à Folha

de Caixa presente nas duas figuras seguintes e, seguidamente, imprime-se o ficheiro da

OD (figura 52).


Figura 52: Exemplo de uma Operação Diversa



Figura 51: Folha de Caixa


No fim de todas as impressões realizadas, todos os documentos são assinados pelo

assistente técnico e carimbados de forma a atestar a veracidade dos documentos.

Depois de assinados, arquiva-se a Folha de Tesouraria juntamente com as folhas restantes

dos dias anteriores, no respetivo arquivo “Caixa 2016” juntamente com o ficheiro

referente à folha de cálculo da Folha de Caixa e o documento da OD é arquivado na pasta

“Operações Diversas”.

Por fim, todas as Guias de Receita (GR) e AP, que deram origem à Folha de Tesouraria

são separadas e arquivadas, devendo as mesmas estarem assinadas, tanto pelo diretor do

Serviço como pelo Conselho de Administração.

2.3.4 GESTÃO DA DÍVIDA

A análise da dívida é elaborada mensalmente pelo Serviço de Gestão Financeira de forma

a proceder ao seu envio para a ACSS até ao décimo dia de cada mês. Esta análise permite

verificar a evolução na Tesouraria do Hospital.

De acordo com a tabela 4, a evolução da dívida do Hospital aos fornecedores externos,

relativa ao primeiro semestre do ano corrente, registou um aumento de 1,16 milhões de

EUR no montante dos pagamentos em atraso da Instituição hospitalar, face ao período

homólogo. O valor de pagamentos em atraso do Hospital era de 4,5 milhões de EUR no

fim do primeiro semestre de 2016, mais 34,49% dos 3,3 milhões verificados no fim do

primeiro semestre do ano anterior.

Fornecedores Externos

Categoria (dias) Saldo 2015 Saldo 2016

[0-90] 1 449 970,96 € 1 626 471,82 €

[91-180] 421 039,40 € 1 045 773,65 €

[181-240] 5 071,57 € 384 134,90 €

[241-360] 117,06 € 37 130,36 €

[361-540] 0,00 € -1 092,69 €

[541-720] -13,01 € 0,00 €

≥ 721 31 375,48 € 31 424,81 €

Vincenda 1 453 716,37 € 1 396 658,39 €

Total Geral 3 361 277,83 € 4 520 501,24 €

Tabela 4: Dívida Relativa a Fornecedores Externos



A evolução da dívida do Hospital ao SNS (tabela 5), relativa ao primeiro semestre do ano

de 2016, registou uma diminuição de 130 mil EUR no montante dos pagamentos em

atraso da Instituição hospitalar, face ao período homólogo. O valor de pagamentos em

atraso do Hospital era de 2,8 milhões de EUR no fim do primeiro semestre de 2016,

menos 4,38% dos 2,9 milhões verificados no fim do primeiro semestre do ano anterior.

Serviço Nacional de Saúde (SNS)


[0-90] 116 791,57 € 80 238,60 €

[91-180] 82 427,88 € 56 703,37 €

[181-240] 53 664,24 € 67 179,26 €

[241-360] 445 088,66 € 59 724,22 €

[361-540] 133 322,04 € 56 055,05 €

[541-720] -292 481,49 € 374 028,21 €

≥ 721 2 402 080,08 € 2 144 654,51 €

Vincenda 27 806,50 € 25,70 €

Total Geral 2 968 699,48 € 2 838 608,92 €

Tabela 5: Dívida Relativa ao SNS

Relativamente à evolução da dívida do Hospital ao Estado (tabela 6), o primeiro semestre

do ano corrente, registou um aumento de 11 mil EUR no montante dos pagamentos em

atraso da Instituição hospitalar, face ao período homólogo. O valor de pagamentos em

atraso do Hospital era de 478 mil EUR no fim do primeiro semestre de 2016, mais 2,41%

dos 466 mil EUR verificados no fim do primeiro semestre do ano anterior.

Estado


[0-90] 5 850,00 € 3 250,00 €

[91-180] 3 250,00 € 1 300,00 €

[181-240] 0,00 € 0,00 €

[241-360] 0,00 € 0,00 €

[361-540] 0,00 € 0,00 €

[541-720] 0,00 € 0,00 €

≥ 721 29 073,60 € 29 073,60 €

Vincenda 428 761,50 € 444 566,31 €

Total Geral 466 935,10 € 478 189,91 €

Tabela 6: Dívida Relativa ao Estado




Em termos de evolução global (gráfico 11), a dívida registou um acréscimo de 1,04

milhões de EUR do primeiro semestre de 2015 para o de 2016.

Gráfico 11: Dívida Global do HDFF, EPE

6,20 €

6,40 €

6,60 €

6,80 €

7,00 €

7,20 €

7,40 €

7,60 €

7,80 €

8,00 €

1º SEMESTRE DE 2015 1º SEMESTRE DE 2016

Mil

hões



2.4. SERVIÇO DE PLANEAMENTO E CONTROLO DE GESTÃO

O Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão tem como objetivo geral prestar todo o

apoio técnico ao Conselho de Administração de forma permanente, procedendo à

elaboração de estudos no âmbito da sua atividade. É o serviço que cria e atualiza os

centros de custos e o que elabora a informação económico-financeira para os fins internos

e externos.

Neste departamento foi solicitada à estagiária a elaboração de projetos como a análise do

Sistema Integrado de Gestão de Inscritos para Cirurgia (SIGIC) do primeiro semestre de

2016 e a Contratualização Interna para 2016.

Nas páginas que se seguem serão apresentados partes destes projetos. De forma a proteger

a identidade dos utentes e dos profissionais, algumas informações foram eliminadas ou

ocultadas.

2.4.1 PROJETO “SIGIC 2016”

O SIGIC é um programa especial criado para combater as listas de espera através da

redução do tempo de espera.

Esta situação acontece após terem sido esgotadas todas as opções de resolução da situação

no Hospital de origem.

Numa primeira fase, o utente é inscrito para cirurgia onde fica aguardar na lista de espera

do Hospital. Quando decorre mais de 75% do tempo máximo de espera, o utente é

transferido para outro Hospital do SNS e, no limite, para uma unidade externa ao SNS.

Assim, o utente é submetido a uma intervenção cirúrgica noutro Hospital que não o de

origem tendo de seguida alta médica e é retirado da lista de espera (figura 53).


Figura 53: Processo de Gestão de Inscritos para Cirurgia

O projeto da análise do SIGIC para o primeiro semestre de 2016 (figura E1 do anexo 5)

foi elaborado através da consulta de dados no software SONHO, procurando, através de

uma lista emitida pelo mesmo, o processo dos pacientes que foram submetidos a cirurgia,

o tipo de cirurgia e o cirurgião principal. Depois disso, a função da estagiária era consultar

estes processos em termos do nome dos cirurgiões adjuntos, anestesistas, enfermeiros

anestesistas, instrumentistas e circulantes, hora de início e do fim do procedimento

cirúrgico. No fim, a informação é toda confirmada com o assistente técnico do Bloco

Operatório e procede-se ao pagamento adicional na remuneração aos profissionais

envolvidos nas cirurgias.

2.4.2 PROJETO “CONTRATUALIZAÇÃO INTERNA 2016”

A contratualização é fundamental para uma melhor gestão em saúde pois, contribui para

melhorar a eficiência e satisfação dos colaboradores da instituição.

O projeto “Contratualização Interna 2016”, presente na figura 54, foi elaborado através

da consulta de formulários enviados aos diversos serviços para preenchimento

relativamente a projetos a implementar e propostas de melhoria.

De forma a não tornar o relatório demasiado extenso, será apresentado apenas um

fragmento deste projeto no qual serão mencionados os serviços de Aprovisionamento,

Gestão Financeira, Gestão de Recursos Humanos e Planeamento e Controlo de Gestão.

Fonte: http://portalcodgdh.min-saude.pt/images/5/5a/Manual_SIGIC_v3_15-2-2005.pdf


Figura 54: Fragmento do Projeto da Contratualização Interna 2016



CONCLUSÃO

A realização do estágio curricular integrado na Licenciatura em Gestão foi o primeiro

contacto da estagiária com o mercado de trabalho, tornando-se numa mais-valia.

Como estagiária foi possível colocar em prática conhecimentos adquiridos ao longo da

licenciatura, adquirir novos conhecimentos nas diversas áreas, junto de profissionais

experientes, complementando as bases académicas.

O plano de estágio foi cumprido quase na sua totalidade uma vez que, a duração do estágio

era reduzida. No entanto, o facto de o trabalho desenvolvido ter-se focado em diversas

atividades, tornou esta experiência enriquecedora, uma vez que permitiu adquirir diversos

conhecimentos importantes e valiosos para o futuro.

No mundo do trabalho é fundamental aceitar mudanças, ouvir críticas e estar disponível

para todos os desafios. Assim, a estagiária absorveu todos os conhecimentos passados

pelas diversas equipas permitindo um aumento de confiança na estagiária, levando a que

esta executasse todas as tarefas com autonomia e sem supervisão. Relativamente a

dificuldades encontradas, a estagiária procurou ultrapassá-las através da consulta de

manuais e através dos profissionais da Instituição que sempre estiveram disponíveis para

esclarecimentos.

Ao longo do estágio, a estagiária procurou ser pontual, assídua e desempenhar todas as

atividades com a maior dedicação, dinamismo e profissionalismo, tentando contribuir

para uma melhor prestação de serviços da Instituição e, consequentemente cumprir os

objetivos definidos pelo Hospital.

Relativamente a este relatório, são apresentadas todas as tarefas desenvolvidas e

conhecimentos adquiridos ao longo do estágio curricular no Hospital Distrital da Figueira

da Foz, EPE.


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ANEXOS


Anexo 1 – Organograma do HDFF, EPE


Figura A1: Organograma HDFF, EPE

Fonte: Relatório de Gestão e Contas 2015 do Hospital Distrital da Figueira da Foz, EPE


Anexo 2 – Processo de Aquisição de Material


Figura B1: Nota de Encomenda



Figura B2: Guia de Entrada



Figura B3: Fatura referente à Guia de Entrada



Figura B4: Guia de Entrada - Adicional



Figura B5: Fatura Parcial de Material referente à Guia de Entrada – Adicional



Figura B6: Restante Fatura Parcial de Material referente à Guia de Entrada - Adicional



Figura B7: Fatura Original para Enviar para o Serviço de Gestão Financeira



Anexo 3 – Lista de Ativos


Figura C1: Fragmento da Lista de Ativos no Serviço de Medicina - Internamento



Anexo 4 – Folha de Tesouraria


Figura D1: Folha de Tesouraria

Fonte: Intranet do HDFF, EPE


Anexo 5 – Projeto “SIGIC 2016”



Figura E1: Análise de SIGIC para Primeiro Semestre de 2016

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