EXCEL - pessoasetecnologia.com.br · Planilha na Internet.....50 Proteção de planilhas ...

54
[email protected] www.pessoasetecnologia.com.br Fernando Andrade EXCEL MÓDULO 2

Transcript of EXCEL - pessoasetecnologia.com.br · Planilha na Internet.....50 Proteção de planilhas ...

[email protected]

www.pessoasetecnologia.com.br

Fernando Andrade

EXCEL MÓDULO 2

Índice

Formatação ............................................................................................................................................ 3 Formatação condicional ...................................................................................................................... 3 Formatos personalizados para célula .................................................................................................. 6

Inserção/Edição de dados ...................................................................................................................... 7 Colar especial ...................................................................................................................................... 7 Colar Especial – Adição ....................................................................................................................... 7 Validação de dados – Valor permitido ................................................................................................ 8 Validação de dados – Lista de valores permitidos ............................................................................... 9

Funções ................................................................................................................................................ 11 Função SE .......................................................................................................................................... 11 Função PROCV................................................................................................................................... 12 Função SomaSE ................................................................................................................................. 14 Função Arred..................................................................................................................................... 15 Funções Cont.Num e Cont.Valores ................................................................................................... 16

O trabalho com nomes ......................................................................................................................... 17 Nomeando intervalos ........................................................................................................................ 17 Corrigindo nomes .............................................................................................................................. 18 Aplicando nomes a fórmulas existentes............................................................................................ 19

O trabalho com planilhas ..................................................................................................................... 20 Movendo e copiando planilhas ......................................................................................................... 20 Grupo de planilhas ............................................................................................................................ 20 Impressão em grupo ......................................................................................................................... 21 Relacionando planilhas ..................................................................................................................... 22 Consolidação de planilhas ................................................................................................................. 23

Configurando sua planilha .................................................................................................................... 25 Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade ........................................... 25 Planilhas em um arquivo ................................................................................................................... 27 Listas Personalizadas ......................................................................................................................... 27 Local de gravação de arquivos .......................................................................................................... 28

Gráficos ................................................................................................................................................ 29 Linhas/colunas em dois eixos ............................................................................................................ 29 Gráfico de pizza de pizza ................................................................................................................... 32

Banco de dados .................................................................................................................................... 34 Classificação de células ..................................................................................................................... 34 Filtro .................................................................................................................................................. 35 Filtro avançado.................................................................................................................................. 37 Subtotais ........................................................................................................................................... 39 Funções de banco de dados .............................................................................................................. 42

Trabalho em grupo ............................................................................................................................... 44 Compartilhando arquivos .................................................................................................................. 44 Realçando alterações ........................................................................................................................ 45 Controlando alterações ..................................................................................................................... 46

Ferramentas úteis ................................................................................................................................ 47 Comentários ...................................................................................................................................... 47 Vinculo Word/Excel ........................................................................................................................... 49 Planilha na Internet ........................................................................................................................... 50 Proteção de planilhas ........................................................................................................................ 52

Protegendo uma planilha ...................................................................................................................................................... 52 Desprotegendo uma planilha ................................................................................................................................................ 52 Desprotegendo células .......................................................................................................................................................... 53

AutoRecuperação .............................................................................................................................. 54

PESSOAS E TECNOLOGIA 3

EXCEL – MÓDULO 2

Formatação

Formatação condicional

A planilha ao lado mostra

células com cores diferentes

conforme seu conteúdo –

tudo feito automaticamente

pelo Excel.

1. Digite uma planilha como

esta abaixo, sem se preocupar – por enquanto – com as cores.

2. Selecione todas as

células com números

(B2:B7 neste exemplo).

3. Na Guia Início, Grupo

Estilo, clique no Botão

Formatação

Condicional.

4. Escolha Nova Regra...

5. No quadro Nova Regra

de Formatação,

selecione Formatar

apenas células que

contenham.

2

3

4

5

6

7

12

PESSOAS E TECNOLOGIA 4

EXCEL – MÓDULO 2

6. Defina sua regra na caixa Formatar apenas células com:

Neste exemplo a regra é Valor da célula é menor do que 2000.

7. Para definir um formato associado a esta regra, clique no botão Formatar.

Você pode definir tipo (Arial,

Times...) e estilo (negrito,

itálico...) da fonte, efeitos,

tamanho etc.

8. Neste exemplo definimos

Negrito...

9. ...e Cor Azul escuro, Texto 2.

10. Clique em OK para fechar o

quadro Formatar Células e OK

novamente para fechar o

quadro Nova regra de

formatação.

11. Defina outras regras conforme

sua necessidade.

Na figura mostrada na página

anterior temos mais duas

outras regras.

12. Para ver todas as regras definidas, mantenha as células selecionadas, clique novamente no botão

Formatação condicional e escolha Gerenciar regras... (veja ilustração na página anterior).

Aparece o

quadro

Gerenciador

de Regras

de

Formatação

Condicional.

Aqui você

pode:

13. Criar uma

Nova regra.

14. Editar Regra já existente.

15. Excluir Regra.

8

9

10

13 14 15

PESSOAS E TECNOLOGIA 5

EXCEL – MÓDULO 2

DICA O botão Formatação Condicional oferece

outras regras já prontas, algumas visualmente

muito interessantes: Barras de Dados, Escalas de

Cor e Conjuntos de Ícones. Experimente!

PESSOAS E TECNOLOGIA 6

EXCEL – MÓDULO 2

Formatos personalizados para célula

A figura ao lado o número 0001 para uma nota fiscal – com 000 à esquerda

do 1. A princípio, o Excel não mostra zeros à esquerda, a não ser que você

transforme o número em texto (que não é nosso objetivo aqui) ou crie um

FORMATO PERSONALIZADO que exiba números com quatro dígitos.

1. Digite o número 1 em uma célula qualquer.

2. Mantenha esta célula selecionada e – na guia Início – clique no

DISPARADOR do quadro de formatação de números – seta que aparece

à direita da palavra Número.

Aparece o quadro

Formatar Células, já

com a guia Número

ativa.

3. Precisamos de formatos

diferentes dos

tradicionais – clique na

categoria Personalizado.

Veja que temos aqui

vários formatos já

personalizados, mas

infelizmente NENHUM

deles proporciona o

formato que precisamos.

Será necessário CRIAR

um novo formato

personalizado.

4. Como queremos um número com quatro dígitos, DIGITE 0000 na caixa Tipo,

onde agora está escrito Geral.

Veja que o quadro Exemplo já mostra como ficará o número que digitamos –

com três zeros à esquerda do número 1, tal como queríamos.

5. Clique em OK para criar o formato.

Este novo formato poderá ser usado em todas as células de todas as planilhas DESTE ARQUIVO de agora em diante. Muito bom, não é?

1

2

3

4

5

PESSOAS E TECNOLOGIA 7

EXCEL – MÓDULO 2

Inserção/Edição de dados

Colar especial

A célula B9 ao lado contém a fórmula =SOMA(B2:B8). Se

precisarmos levar este resultado TAMBÉM para a célula C9, não

poderemos usar o método Copiar/Colar, já que – na coluna C – o

Excel mudará esta fórmula para =SOMA(C2:C8). O resultado será 0,

não há valores digitados nestas células.

Não queremos a fórmula de soma em

C9, só o resultado da soma. Solução?

Colar especial.

1. Faça a soma normalmente em B9.

2. Selecione o resultado obtido e copie: clique no botão Copiar (Ctrl-C).

3. Clique na célula C9.

4. Agora vem a MELHOR PARTE! Clique na seta para baixo do botão

Colar e selecione Colar Valores.

O Excel copia apenas o resultado da fórmula, tal como queríamos!

Colar Especial – Adição

Uma situação muito comum acontece quando

precisamos adicionar (subtrair, multiplicar ou

dividir) um mesmo número a várias células. Por

exemplo, na figura ao lado queremos somar 20 a

todas as mesadas.

1. Copie o número

que será somado

(célula B10 na

figura ao lado).

2. Selecione as células onde este número

será somado (B2:B8 em nosso exemplo).

3. Clique na seta para baixo do botão Colar

e escolha Colar Especial.

4. No quadro Colar especial que aparece,

assinale a operação Adição e depois

clique em OK.

1

4

1 3

4

PESSOAS E TECNOLOGIA 8

EXCEL – MÓDULO 2

Validação de dados – Valor permitido

A célula C4 ao lado não permite valores maiores do

que 100. Em outras palavras, o número 102 NÃO É

UM DADO VÁLIDO nesta planilha. Veja como definir

dados válidos no Excel.

1. Selecione C4.

2. Na guia Dados, grupo Ferramentas, clique no

botão Validação de Dados.

3. Escolha Validação de

Dados na lista de

opções que aparece.

4. Aparece o quadro

Validação de dados,

guia Configurações, onde você define:

a. Permitir: apenas Número inteiro

b. Dados: o dado digitado é menor ou igual a

c. Máximo: o máximo valor permitido é igual a 100 (neste nosso exemplo) Se você clicar em OK agora, a validação

já funcionará. No entanto, você pode

melhorar ainda mais a COMUNICAÇÃO

do Excel com o usuário da planilha.

5. Clique na aba Mensagem de entrada

a. Título: Digite um título para sua

mensagem de entrada

b. Mensagem de entrada: Informe o

texto que será exibido na planilha

quando o usuário clicar nesta célula.

2

3

4

a

b

c

5

a

b

PESSOAS E TECNOLOGIA 9

EXCEL – MÓDULO 2

Por fim, é possível também definir – se você quiser – um estilo de reação de Excel quando um

dado inválido for digitado:

Ícone Tipo Uso

Parar Impede que os usuários insiram dados inválidos em uma célula.

Uma mensagem de alerta Parar tem duas opções: Repetir ou

Cancelar.

Aviso Avisa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, mas

não os impede de inserir esses dados. Quando uma mensagem

de alerta de Aviso é exibida, os usuários podem clicar em Sim

para aceitar a entrada inválida, em Não para editá-la ou em

Cancelar para removê-la.

Informações Informa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, sem

impedir a inserção desses dados. Esse tipo de alerta de erro é o

mais flexível. Quando uma mensagem de alerta de Informações

é exibida, os usuários podem clicar em OK para aceitar o valor

inválido ou em Cancelar para rejeitá-lo.

6. Clique na aba Alerta de erro.

a. Estilo: Escolha o tipo de alerta

b. Título: Digite um título para o alerta

c. Mensagem de erro: Informe a

mensagem que aparecerá quando o

usuário digitar um dado INVÁLIDO.

7. Clique em OK para encerrar e veja os resultados:

6

a

b

c

Alerta de erro

Mensagem de entrada

PESSOAS E TECNOLOGIA 10

EXCEL – MÓDULO 2

Validação de dados – Lista de valores permitidos

A validação de dados do Excel permite outra facilidade muito útil: exibir uma LISTA de valores possíveis para uma célula – como você vê na figura ao lado. O processo é muito semelhante ao que vimos até agora. 1. Selecione as células onde a lista de valores deve aparecer (B2:B4 na figura acima).

2. Tal como já fizemos

nas páginas

anteriores, exiba a

guia Dados, grupo

Ferramentas, e

clique no botão

Validação de Dados.

3. Selecione Validação de Dados na

lista de opções.

4. No quadro Validação de Dados

que aparece, aba Configurações,

indique Lista na caixa Permitir.

5. Na caixa Fonte, digite as

informações que farão parte da lista.

6. Clique em OK para definir mais

esta regra de validação de dados.

DICA Em vez de digitar as informações diretamente na caixa Fonte,

você também pode digitá-las em um conjunto de células separadas

e indicar a

faixa nesta

caixa.

2

3

4

PESSOAS E TECNOLOGIA 11

EXCEL – MÓDULO 2

Funções

Função SE

Na planilha ao lado, você pode digitar

Reprovado ou Aprovado célula a célula,

ou deixar o Excel tomar esta decisão.

Para isso usamos a função SE.

1. Digite uma planilha como esta ao

lado, SEM PREENCHER a coluna C.

2. Clique na célula C2.

O Excel auxilia na construção passo

a passo de uma função, basta

escolher o recurso Inserir função.

3. Clique no ícone fx Inserir função.

Aparece o quadro Inserir função,

listando as funções da categoria Mais

recentemente usada.

Às vezes a função desejada aparece

nesta categoria, se você a tiver usado

recentemente. Na figura ao lado não

vemos a função SE, vamos buscá-la na

categoria onde ela normalmente fica – a

categoria Lógica.

4. Clique na seta para baixo da caixa de

categorias e escolha a categoria Lógica.

5. Selecione a função SE e clique em OK.

2

3

4

5

PESSOAS E TECNOLOGIA 12

EXCEL – MÓDULO 2

6. Preencha o

quadro

Argumentos

da função

conforme a

figura ao lado,

determinando

ao Excel o que

considerar

para tomar

uma decisão

(mostrar

Aprovado ou Reprovado neste exemplo).

DICA Não digite o endereço de uma célula (como B2 na figura acima, é mais fácil CLICAR na célula

B2 – o Excel insere este endereço por você).

7. Clique em OK quando terminar.

8. Arraste a fórmula para baixo para preencher as demais células.

Função PROCV

A figura ao lado mostra uma Folha de pagamentos e uma

tabela de Cargos e salários. As células da coluna Salário

devem ser preenchidas conforme as informações da tabela

Cargos e salários.

Em vez de você PROCURAR os salários, deixe o Excel fazer isso

– usando a função PROCV, que PROCura na Vertical os valores

adequados.

1. Coloque o cursor na célula C3 (o primeiro salário que

vamos preencher) e clique no ícone fx Inserir função.

6

8

7

1

PESSOAS E TECNOLOGIA 13

EXCEL – MÓDULO 2

2. Selecione a função PROCV (na categoria Mais

recentemente usada ou na categoria Procura

e referência) e clique em OK.

Aparece o quadro Argumentos da função.

Para preenchê-lo, imagine respostas para

possíveis perguntas feitas pelo Excel:

PERGUNTA: Qual a função do colaborador que

você quer saber o salário?

3. RESPOSTA: Clique em B3 para indicar o

Valor_procurado, Gerente neste caso.

PERGUNTA: Onde estão relacionados as funções e os salários?

4. RESPOSTA: Selecione o intervalo A14:B17 para indicar onde está a Matriz_tabela.

PERGUNTA: Em qual coluna desta tabela (1, 2...) está a informação que você procura?

5. RESPOSTA: Digite 2 em Núm_índice_coluna indicando a segunda coluna da tabela.

PERGUNTA: A primeira coluna da tabela de pesquisa está em ordem crescente?

6. RESPOSTA: Digite VERDADEIRO em Procurar_intervalo para indicar ordem crescente. Você

também pode deixar a caixa vazia, que também indica ordem crescente. Digite FALSO para o

caso da primeira coluna estar em desordem.

7. Clique em OK para finalizar e arraste a função para as células das linhas abaixo.

ATENÇÃO Você deve travar as células de Matriz_tabela (A$14:B$17) para arrastar a função para as

linhas abaixo. Ou, em vez de travar, você pode NOMEAR as células (veja a seção sobre trabalho

com células nomeadas nesta apostila).

2

3

4

5

6

PESSOAS E TECNOLOGIA 14

EXCEL – MÓDULO 2

Função SomaSE

SomaSE soma os valores de células

SE elas satisfizerem uma condição

estabelecida. Na célula G5 no

exemplo ao lado, queremos

inicialmente somar as quantidades

SE a venda tiver sido feita na

região Norte.

1. Digite a planilha e formate-a

como necessário.

2. Clique na célula G5 onde

teremos a soma das vendas da

região Norte.

3. Clique no botão Inserir, Função...

4. Escolha a Categoria: Matemática e

trigonométrica e selecione a função

SOMASE.

5. No campo Intervalo, selecione as

células onde estão as REGIÕES que

serão levadas em conta, B5:B13.

COMENTÁRIO Travamos as linhas 5 em

B$5 e 13 em B$13 porque a função

SOMASE será arrastada para baixo,

onde estão as

regiões

Nordeste e

Sudeste.

6. No campo

Critérios,

clique na

célula F5,

onde está

digitada a

região Norte.

2

3

4

5

6

7

PESSOAS E TECNOLOGIA 15

EXCEL – MÓDULO 2

7. No campo Intervalo_soma, selecione as células onde estão as quantidades vendidas, D4:D13.

8. Pronto! Clique em OK.

Agora é só arrastar SOMASE para as demais regiões (Nordeste e Sudeste nas células G6 e G7) e

completar sua planilha.

Função Arred

A função Arred arredonda as casas decimais de um número existente em

outra célula. Diferentemente dos botões de arredondamento que

aparecem na barra de formatação do Excel, que mudam apenas a exibição

do número, a função Arred TRANSFORMA o número (4,5678 quando

arredondado para 2 casas decimais vira 4,57

definitivamente).

Vamos arredondar os números da planilha ao lado?

1. Selecione a célula C2 e clique no botão

Inserir, Função...

2. Escolha a Categoria: Matemática e

trigonometria e o Nome da função:

ARRED.

3. No campo Núm informe a célula que

estamos arredondando (B2 neste

exemplo).

4. No campo Núm_digitos

informe a quantidade de

casas decimais para

arredondamento (2 neste

exemplo).

DICA Para transformar um

número quebrado em

número inteiro, defina Núm_digitos igual a 0.

5. Clique em OK.

Faça os demais cálculos.

2 2

3

4

PESSOAS E TECNOLOGIA 16

EXCEL – MÓDULO 2

Funções Cont.Num e Cont.Valores

Muitas vezes é preciso saber quantos números aparecem em uma região de células. Ou quantas

palavras aparecem em uma região. As funções Cont.Num e Cont.Valores resolvem o problema.

1. Na planilha ao lado (que você já digitou há algumas páginas atrás),

selecione a célula B11.

2. Clique no botão Inserir, Função...

3. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha

Cont.núm.

4. No campo Valor1, selecione o intervalo B2:B8.

5. Clique em OK.

Aí está: Cont.Num conta

quantos números existem

naquela seleção.

Vamos ver agora como

usar a função

Cont.Valores - o processo

é muito semelhante.

6. Selecione a célula A11 da planilha acima.

7. Clique no botão Inserir, Função...

8. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha Cont.valores.

9. No campo Valor1, selecione o intervalo A2:A8.

O Excel informa o número de palavras existentes neste intervalo.

COMENTARIO Qual a diferença entre as duas funções? Cont.Num vale só para números. Cont.Valores

vale para números e palavras. Se você tiver uma região com números e palavras e quiser contar só os

números, Cont.Num conta só os números, mesmo que as palavras estejam selecionadas.

4

1

PESSOAS E TECNOLOGIA 17

EXCEL – MÓDULO 2

O trabalho com nomes

Nomeando intervalos

Os nomes facilitam a interpretação das

fórmulas. A fórmula Receita-Despesas na

figura ao lado é muito mais intuitiva do que

A3-B3.

Para entender melhor como usar nomes em

células, digite a planilha ao lado. Quando chegar o

momento de calcular o lucro, usaremos a fórmula

Entrada-Despesas.

O primeiro passo é nomear as células.

1. Selecione o intervalo B3:B9.

2. Clique no canto esquerdo da barra de fórmula -

é lá que está a Caixa de nome.

3. Digite a palavra Entrada.

4. Pressione Enter para guardar o nome.

ATENÇÃO A maior parte das pessoas não se lembra de apertar a tecla Enter. Apertar esta tecla é

que de fato ATRIBUI o nome à célula.

5. Repita o processo para nomear as células C3:C9 de Despesas e D3:D9 de Lucro.

6. Agora vamos fazer os cálculos. Clique na célula D3.

7. Digite =Entrada-Despesas.

8. Agora é só arrastar a fórmula para as células abaixo.

COMENTÁRIO Mesmo que aparentemente todas as fórmulas sejam iguais (Entrada-Despesas), o Excel

sabe reconhecer a linha onde está o cursor e usar a entrada e a despesa da linha adequada.

3

2

PESSOAS E TECNOLOGIA 18

EXCEL – MÓDULO 2

Corrigindo nomes

Embora atribuir nomes às células seja muito, muito simples, corrigir ou até mesmo eliminar estes

nomes é um pouco mais trabalhoso. É para isso que o Excel apresenta o GERENCIADOR DE NOMES.

Na figura acima, queremos mudar o que está digitado nas células L4 e M4, de Receita e Despesa para

Entrada e Saída. O mais lógico então é também mudar o NOME destas células, que por enquanto são

chamadas de Receita e Despesa.

1. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes.

2. No quadro Gerenciador

de Nomes que aparece,

selecione o nome

desejado e clique no

botão Editar.

3. O Excel mostra agora

o quadro Editar

Nome, onde você

pode digitar um novo

nome na caixa Nome.

4. Clique em OK para

finalizar a edição

deste nome.

5. Se quiser, edite outros nomes ou clique em Fechar para encerrar o gerenciamento de nomes.

DICA Além de mudar nomes, você pode aproveitar o quadro Editar Nome e indicar uma nova faixa de

células na caixa Refere-se a:, caso acrescente novas células a uma faixa já nomeada.

1

2

3

4

5

Dica

PESSOAS E TECNOLOGIA 19

EXCEL – MÓDULO 2

Aplicando nomes a fórmulas existentes

Você já tem fórmulas prontas e só depois resolveu nomear células. Como usar

estes nomes nestas fórmulas prontas?

A planilha ao lado mostra os valores de uma coluna de receitas, com a soma deles

no final. A fórmula de soma já está pronta: SOMA(F9:F15). No entanto, ela seria

muito mais clara se estivesse escrita como SOMA(Receita). Felizmente não é

necessário refazê-la, veja.

1. Selecione a faixa com todas as receitas (F9 a F15 nesta figura) e atribua o nome

Receitas usando a Caixa de Nomes no canto superior esquerdo da planilha.

2. Selecione a célula onde esta a fórmula onde você quer usar um nome existente

(F16 na figura ao lado)

3. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique na seta para baixo à direita do

botão Definir Nome.

4. Você vê duas opções vinculadas a este botão, escolha Aplicar Nomes.

Aparece o quadro Aplicar Nomes com

todos os nomes que você já atribuiu no

arquivo Excel.

5. Escolha o nome desejado e clique em OK.

Pronto, veja sua fórmula – o nome está lá!

1

2

3

4

5

PESSOAS E TECNOLOGIA 20

EXCEL – MÓDULO 2

O trabalho com planilhas

Movendo e copiando planilhas

Você tem uma planilha pronta e precisa de outra muito parecida, apenas os dados são diferentes? Veja como duplicá-la facilmente.

1. Pressione a tecla Ctrl e não solte mais.

2. Leve o mouse até a aba onde está escrito o nome da planilha que

você quer duplicar, João na figura ao lado, clique e não solte.

Aparece uma seta preta e uma pequena folha com um sinal de +,

bem ao lado de João.

3. Sem soltar o mouse (nem o Ctrl), arraste-o até que a seta preta

fique depois de João.

4. Solte o mouse e SÓ DEPOIS (atenção!) solte o Ctrl.

Pronto, você vê a planilha João (2)! Agora é só renomeá-la.

Grupo de planilhas

Você precisa criar várias planilhas semelhantes, apenas os dados são diferentes? O segredo é

trabalhar com um grupo de planilhas. Assim, o que você faz em uma vale para todas as outras. Para

trabalhar em grupo, é só selecionar as planilhas desejadas.

1. Clique em Plan1 (a primeira

da sequência), pressione

Shift e clique em Plan3 (a

última da sequência).

Pronto, tudo o que você

fizer em uma planilha,

valerá para as outras. O

Excel até mostra a

expressão [Grupo] no alto

da tela, indicando o modo

de trabalho em grupo.

2. Para desagrupá-las, basta

clicar em qualquer aba de

planilha.

PESSOAS E TECNOLOGIA 21

EXCEL – MÓDULO 2

Impressão em grupo

Se você tem um grupo de

planilhas, é possível

imprimi-las todas de uma

só vez, basta selecioná-las

antes de clicar no

comando de impressão. O

Excel por definição

sempre imprime TODAS as

planilhas selecionadas.

PESSOAS E TECNOLOGIA 22

EXCEL – MÓDULO 2

Relacionando planilhas

Um dos melhores recursos do Excel é o relacionamento de planilhas. Se você já tem um número

digitado ou o resultado de um cálculo em uma planilha, não precisa digitá-lo em outra. É só fazer um

relacionamento!

Na figura ao lado, a planilha

à esquerda, Valores, mostra

os valores unitários de

alguns produtos. Na planilha

da direita, Jan, precisamos

mostrar o valor total das

compras feitas em janeiro

usando aqueles valores unitários.

1. Coloque o cursor na célula C2 da planilha Jan, digite =,

clique em B2 e digite *.

Precisamos colocar agora na fórmula o valor unitário

do produto Caderno.

2. Vá para a planilha Jan e clique na célula B2, onde está o valor do Caderno.

3. Pressione Enter para encerrar a fórmula.

Veja a fórmula final, ela não indica o

valor 2,90, o preço do caderno, mas sim

a célula B2 da planilha Valores, onde está

este valor. Assim, se alterarmos o valor

do Caderno em Valores,

automaticamente a planilha Jan

mostrará os cálculos atualizados. A planilha Jan está VINCULADA à planilha Valores.

4. Para facilitar ainda mais, você pode obter os outros resultados apenas arrastando para baixo a

fórmula criada em C2.

4

1

2

PESSOAS E TECNOLOGIA 23

EXCEL – MÓDULO 2

Consolidação de planilhas

Se você tem várias planilhas com a mesma estrutura, é possível consolidar todas as informações em

uma só planilha.

1. Crie duas planilhas

como estas ao lado.

DICA Já que as duas

planilhas têm a

mesma estrutura,

aproveite e utilize o

recurso de Grupo de

planilhas que

aprendemos nas páginas anteriores.

2. Chame a primeira planilha de Link Julho e a segunda, Link Agosto.

3. Mude também o nome da Plan3 para Consolidado.

4. Na planilha

Consolidado,

clique na guia

Dados, grupo

Ferramentas

de Dados e clique no botão Consolidar.

5. No quadro

Consolidar,

escolha Soma

na caixa

Função.

DICA Além de

consolidar

somando as

informações,

você também pode escolher Média, Máx, Mínimo, Produto etc. Veja as

opções na figura ao lado.

6. Clique na caixa Referência e as células da primeira planilha a ser

consolidada (A4:C12 da planilha Link Julho neste nosso exemplo).

7. Clique no botão Adicionar.

4

5

6

PESSOAS E TECNOLOGIA 24

EXCEL – MÓDULO 2

A primeira

referência a

consolidar

aparece no

quadro

Consolidar,

precisamos

adicionar

mais uma

planilha.

8. Clique na

Filial2

9. Repare que as células adequadas já estão selecionadas, afinal as planilhas têm a mesma

estrutura. É só você clicar novamente no botão Adicionar.

10. A consolidação é feita apenas para números, não para textos. No entanto, precisamos que a

planilha consolidada mostre também os textos comuns às duas planilhas. Ative as opções Linha

Superior e Coluna esquerda.

11. Para manter o vínculo entre a planilha consolidada e as planilhas de origem, ative a opção Criar vínculos com os dados de origem.

12. Clique em OK. Pronto! Suas planilhas estarão somadas em Consolidado.

Observe, aparecem vários sinais + à esquerda de

sua planilha, além de duas colunas 1 e 2

imediatamente acima. Estes novos elementos

servem para você ver detalhes da planilha

consolidada. Clique em cada + para abrir o detalhe

APENAS da linha correspondente ou clique em 2

para abrir TODOS os detalhes.

COMENTÁRIO Quer testar o vínculo entre as planilhas

de origem e a planilha consolidada? Mude os

valores naquelas planilhas e confira o resultado. A

soma é refeita!

9

10 11

Uma única linha detalhada Todas as linhas detalhadas

PESSOAS E TECNOLOGIA 25

EXCEL – MÓDULO 2

Configurando sua planilha

Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade

Uma planilha Excel tem várias características

preconfiguradas, que você pode alterar conforme

necessidades específicas, basta ajustar as opções do

Excel.

1. Escolha o comando Arquivo.

2. Clique no botão Opções.

3. No quadro Opções do Excel que aparece, selecione

a opção Avançado, a que apresenta as alternativas

que queremos apresentar agora nesta apostila.

4. Role para baixo até encontrar a seção para Opções

de exibição desta planilha – já que queremos

alterar opções só para a planilha atual.

1

2

3

4

5

6

7

PESSOAS E TECNOLOGIA 26

EXCEL – MÓDULO 2

5. Assinale a opção Mostrar fórmulas nas

células em vez dos resultados calculados.

Visualização útil para a procura de erros em

fórmulas.

6. Desmarque a opção Mostrar

um zero nas células cujo

valor é zero.

Em algumas situações, pode

ser mais vantajoso ocultar 0

(zero) em uma planilha.

7. Desmarque a opção Mostrar linhas de grade.

Uma planilha SEM linha de grade fica muito mais limpa,

facilitando sua análise e interpretação.

PESSOAS E TECNOLOGIA 27

EXCEL – MÓDULO 2

Planilhas em um arquivo

Um novo arquivo no Excel começa sempre com três planilhas. Você pode alterar este padrão.

8. No quadro Opções do Excel, selecione a opção Geral.

9. Na seção Ao criar novas pastas de trabalho, mostre que o Excel deve Incluir este número de

planilhas.

Listas Personalizadas Você já viu o Excel preencher dias da semana e meses em suas planilhas. Isso é possível porque o

Excel é fornecido com estas listas, mas você pode criar suas próprias listas personalizadas.

10. Novamente

no quadro

Opções do

Excel, volte à

opção

Avançado.

11. Role para

baixo até a

seção Geral.

12. Clique no

botão Editar

Listas

Personalizadas.

8

9

10 11

12

PESSOAS E TECNOLOGIA 28

EXCEL – MÓDULO 2

13. No quadro

Listas

Personalizadas

que aparece,

digite os

elementos de

sua nova lista

na caixa

Entrada da

lista.

DICA Pressione

Enter para separar as entradas da lista.

14. Quando terminar a digitação, clique no botão Adicionar.

15. Clique em OK para fechar o quadro Listas Personalizadas.

Pronto, agora é só usar as listas. Experimente digitar Recursos Humanos em uma célula e arrastá-la: as demais serão completadas com Financeiro e Marketing.

INFORMAÇÃO Esta lista fica disponível para TODOS os arquivos Excel.

Local de gravação de arquivos

O Excel sempre salva seus arquivos em um local padrão, a não ser que você indique outro no

momento da gravação. Se você quiser, é possível determinar um novo local padrão de gravações.

16. Ainda em Opções do Excel, selecione a opção Salvar e indique o novo local na caixa Local padrão

do arquivo.

13 14

15

16

PESSOAS E TECNOLOGIA 29

EXCEL – MÓDULO 2

Gráficos

Linhas/colunas em dois eixos

Compare os dois gráficos ao lado, qual

representa melhor as informações,

principalmente as informações sobre bônus?

No primeiro gráfico, onde todas as

informações são apresentadas em um único

eixo vertical, é difícil visualizar o bônus – muito

pequeno quando comparado aos valores

anuais.

Já no segundo gráfico, os valores

anuais são representados em um

SEGUNDO eixo vertical, facilitando

o entendimento dos números. Este

é o chamado gráfico de

linhas/colunas em dois eixos.

Vamos criar um gráfico assim.

1. Selecione as células que você

quer representar no

gráfico. Na figura ao

lado, selecionamos as

colunas Nome,

Salário, Bônus e

Anual.

2. Na guia Inserir, grupo

Gráficos, clique no

botão Colunas.

3. Na lista de gráficos de

colunas que aparece,

escolha o primeiro

tipo de gráficos de

colunas 2D.

2

1

3

PESSOAS E TECNOLOGIA 30

EXCEL – MÓDULO 2

O gráfico de colunas aparece, precisamos agora transformá-lo em um gráfico de linhas e colunas

em dois eixos.

A coluna Anual mostra valores muito maiores do que os das outras colunas, vamos colocar Anual

em um segundo eixo.

4. Clique no gráfico em qualquer

coluna que representa Bônus.

Todas as colunas representando

Anual ficam selecionadas.

5. Na guia Layout, grupo Seleção

Atual, clique no botão Formatar

Seleção.

6. No quadro Formatar Série de

Dados que aparece, indique que

você quer a seleção atual

representada no Eixo

Secundário.

4

5

6

PESSOAS E TECNOLOGIA 31

EXCEL – MÓDULO 2

Os valores Anuais

aparecem no

segundo eixo,

mas o gráfico fica

bastante confuso.

O melhor agora é

mudar a

representação

destes valores, de

Coluna para

Linha.

7. Mantendo ainda

os valores Anuais

selecionados, vá

para a guia

Design e clique

no botão Alterar

Tipo de Gráfico.

8. No quadro Alterar

Tipo de Gráfico,

indique a primeira

opção do gráfico

do tipo Linha e

clique em OK.

Agora sim o gráfico

ficou melhor, fácil de

entender.

DICA Uma boa ideia é

colocar um título para

cada eixo vertical. Na guia Layout,

clique no botão Titulo dos Eixos e

escolha o título desejado.

7

8

PESSOAS E TECNOLOGIA 32

EXCEL – MÓDULO 2

Gráfico de pizza de pizza Veja o gráfico ao lado, ele

mostra DETALHES da fatia

Classe I que precisam ser

exibidos de forma geral no

primeiro gráfico e de

forma específica no

segundo gráfico.

O Excel faz gráficos de

pizza de pizza

automaticamente, basta

selecionar os dados e

inserir o gráfico.

Entretanto, nem sempre a solução oferecida é a mais adequada. Veja a seguir o passo a passo para

criar gráficos de pizza de pizza e como adaptá-los a suas necessidades.

1. Selecione os dados que serão representados no gráfico.

COMENTÁRIO Para fazer

um gráfico de pizza,

podemos selecionar

apenas DUAS

COLUNAS: a primeira,

com as palavras que

aparecerão no gráfico,

e a segunda, com os

dados.

2. Na guia Inserir, escolha

o gráfico pizza de pizza.

O Excel automaticamente cria um

gráfico pizza de pizza, movendo

sempre o ÚLTIMO TERÇO DE DADOS

para o segundo gráfico.

E se quisermos mostrar os dados da

Classe I (células A2:C4) no segundo

gráfico? A solução é simples, basta

rearranjar a planilha deixando estes

dados no final.

3. Recorte as células A2:C4 e cole-as no final da planilha.

1

2

PESSOAS E TECNOLOGIA 33

EXCEL – MÓDULO 2

Veja que já melhorou,

mas nem todos os dados

da Classe I foram

representados no

segundo gráfico – Óleo

usado ainda está no

primeiro gráfico.

4. Selecione o gráfico, vá para a guia Layout e clique no botão Formatar seleção.

5. No quadro Formatar Série de Dados que aparece, indique 3 na caixa A segunda plotagem

contém o último 3 valores.

Pronto, faltam agora os ajustes finos do gráfico.

6. Na guia Layout, clique no

botão Rótulo de Dados e

selecione a última opção,

Mais Opções de Rótulos de

Dados.

7. No quadro Formatar Rótulo

de Dados, assinale:

a. Nome da Categoria e Valor

para Conteúdo do Rótulo;

b. Melhor Ajuste para Posição

do Rótulo;

c. Nova Linha para Separador.

4

5

a

b

c

PESSOAS E TECNOLOGIA 34

EXCEL – MÓDULO 2

Banco de dados

Banco de dados é um conjunto de células com características especiais: a PRIMEIRA LINHA contém o

TÍTULO das colunas e as células ao redor ficam vazias. O Excel apresenta vários recursos para células

dispostas desta forma.

Classificação de células

A planilha ao lado é um exemplo

típico de banco de dados.

Um recurso muito útil é a

classificação de células. Vamos

colocar os dados ao lado em ordem

alfabética de NOMES.

1. Deixe o cursor em

QUALQUER LUGAR da

coluna Nome.

2. Vá para a guia Dados.

3. Clique no botão

Classificar de A a Z.

O banco de dados

agora está em ordem

crescente de nomes.

Como você viu, NÃO

há necessidade de

selecionar as células.

REFLEXÃO Por que o Excel

não incluiu a PRIMEIRA

LINHA na classificação?

Muitas vezes, o Excel

consegue ENTENDER

seu banco de dados

automaticamente, e

considera a primeira

linha como sendo o

cabeçalho dos dados. No entanto, às vezes isso não acontece, e você precisa indicar que a

PRIMEIRA LINHA é o CABEÇALHO. Ou, ao contrário, às vezes você precisa classificar TAMBÉM a

PRIMEIRA LINHA. Em qualquer um dos casos, você pode ligar/desligar a linha de cabeçalho, basta

clicar no botão Classificar e marcar/desmarcar a opção Meus dados contêm cabeçalhos.

1

2

3

PESSOAS E TECNOLOGIA 35

EXCEL – MÓDULO 2

DICA 1 Você pode classificar seu banco de dados por QUALQUER COLUNA, basta deixar o cursor

em qualquer célula desta coluna e clicar no botão Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A.

DICA 2 É possível fazer a classificação baseado em mais de uma coluna, basta

clicar no mesmo botão Classificar onde você marcou/desmarcou linhas de

cabeçalho na página anterior. No quadro que aparece, clique no botão

Adicionar Nível e indique outras colunas para classificação.

DICA 3 Você

também

pode

classificar

conforme a

Cor da

Célula ou

Cor da

Fonte, basta

definir estes

critérios na

caixa Classificar em.

Filtro

Muitas vezes não é necessário ver todas as

informações em seu banco de dados. Neste

caso, você pode FILTRÁ-LAS.

1. Deixe o cursor em QUALQUER célula do

banco de dados.

2. Ainda na guia Dados, grupo Classificar e

Filtrar, clique no botão Filtro.

Aparecem as setas de filtro em seu

banco dados. Vamos supor que você queira

ver APENAS os dados de que mora na Rua

Maranhão no banco de dados ao lado.

3. Clique no filtro de Endereço.

4. Nas opções que aparecem, DESMARQUE a

opção Selecionar Tudo.

5. Em seguida, assinale a opção Rua Maranhão.

6. Clique em OK para aplicar o filtro.

7. Se quiser ver tudo novamente,

clique no botão Limpar no

grupo Classificar e Filtrar.

Dica 2

Dica 3

2

3

4

5

6

7

PESSOAS E TECNOLOGIA 36

EXCEL – MÓDULO 2

Você pode filtrar conforme os mais variados

tipos de critério, veja:

Idade MAIOR OU IGUAL a 30

8. Clique no filtro de Idade.

9. Escolha Filtros de Número.

10. Selecione É Maior ou Igual a.

11. No quadro Personalizar

AutoFiltro que aparece,

digite 30 na caixa Idade.

12. Clique em OK.

Idade ENTRE 30 e 40

13. Repita os passos 8 e 9 acima.

14. Escolha Está Entre.

15. No quadro Personalizar AutoFiltro, digite as

idades limites, 30 e 40.

ATENÇÃO Veja que a opção E está assinalada, já

que estamos agora aplicando um critério E outro.

Idade FORA da faixa 30-40

Não existe esta opção na lista de filtros, mas podemos criá-la.

16. Mais uma vez, repita os passos 8 e 9.

17. Escolha agora Personalizar Filtro.

18. Prepare o quadro Personalizar AutoFiltro

conforme a figura ao lado.

ATENÇÃO Agora assinalamos a opção OU, já que

buscamos filtrar conforme um critério (Idade

menor do que 30) OU outro (Idade maior do que

40).

8

9

10

11

12

13

14

17

18

PESSOAS E TECNOLOGIA 37

EXCEL – MÓDULO 2

Filtro avançado

Em algumas situações, apenas este filtro simples que vimos até agora não resolve nossas

necessidades. Veja dois exemplos:

Queremos ver APENAS as pessoas com

ENDEREÇO Rua Alagoas OU (atenção) que

tenham IDADE acima de 40. Serve um

critério OU outro.

O problema aqui é considerar DUAS colunas

ao mesmo tempo, o filtro que conhecemos até aqui é aplicável apenas a UMA COLUNA por vez.

Mais ainda, não queremos simplesmente OCULTAR os dados que não atendem a estes critérios,

queremos sim levá-los para OUTRO LOCAL em nossa planilha.

Duas necessidades muito comuns, que podem muito bem ser resolvidas se usarmos o FILTRO

AVANÇADO do Excel.

Antes de executarmos o comando, precisamos PREPARAR a planilha criando uma área com os

CRITÉRIOS que o Excel deve usar para FILTRAR os dados conforme nossas necessidades. Vamos criar

a ÁREA DE CRITÉRIOS.

COMENTÁRIO Não temos mais a necessidade do filtro simples, você

pode DESLIGAR o botão Filtro, se quiser.

1. Copie e cole o cabeçalho de seu banco de dados em algum local vazio de sua planilha. Sugestão:

use a área à direita do banco de dados.

2. Digite os critérios que o Excel usará para FILTRAR seus dados (Endereço: Rua Alagoas e

Idade>10).

ATENÇÃO Observe que os critérios foram digitados em LINHAS DIFERENTES, já queremos filtrar

conforme um critério OU outro, NÃO precisamos dos dois critérios AO MESMO TEMPO.

2

1

3

2

PESSOAS E TECNOLOGIA 38

EXCEL – MÓDULO 2

3. Vamos agora usar o FILTRO AVANÇADO. Na guia Dados, clique no botão Avançado.

Aparece o quadro Filtro

avançado, onde você fornecerá

as informações necessárias para

o Excel executar o filtro.

DICA Antes de clicar no botão

Avançado, deixe o cursor em

qualquer célula do banco de

dados – a caixa Intervalo da

lista já aparece preenchida.

4. Queremos levar os dados

filtrados para outro local,

assinale a opção Copiar para

outro local.

5. Se seu banco de dados ainda não estiver aparecendo em Intervalo da lista (veja Dica acima),

indique o intervalo agora.

6. Mostre as células onde você onde está seu Intervalo de critérios.

7. Em Copiar para, aponte a célula para onde os dados serão copiados – basta indicar uma única

célula.

8. Clique em OK para executar o filtro.

Algumas considerações importantes sobre o Filtro Avançado:

Critérios digitados na

MESMA LINHA

funcionam AO MESMO

TEMPO. Se digitados em

LINHAS SEPARADAS, vale um ou outro. Nesta figura acima, teremos todas as pessoas que

tenham Idade < 3 E moram na Rua Alagoas OU pessoas que tenham Idade >10, independente do

Endereço onde moram.

Se houver

necessidade de

indicar mais de um

critério para uma MESMA COLUNA, duplique esta coluna. Nesta figura acima, temos DOIS

critérios para Idade: acima de 3 E abaixo de 15. Temos também um critério funcionando ao

mesmo tempo para Endereço: Rua Alagoas.

4

5

6

7

8

PESSOAS E TECNOLOGIA 39

EXCEL – MÓDULO 2

Subtotais Se necessário, o Excel pode criar subtotais por

colunas. A figura ao lado mostra o número de

pessoas por endereço.

Para criar estes subtotais, é importante primeiro CLASSIFICAR os dados. Esta nossa figura acima cria

subtotais para CADA Endereço, então precisamos classificar os dados por Endereço.

1. Leve o cursor para qualquer célula da coluna Endereço.

2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Classificar de A a Z.

3. Para criar subtotais, clique no botão Subtotal.

4. No quadro Subtotais que aparece, indique que os

subtotais devem ser criados A cada alteração em:

Endereço.

5. Defina também que o Excel deve Usar função:

ContNúm para calcular os subtotais.

6. Por fim, mostre que o Excel deve Adicionar subtotal a:

Endereço.

7. Clique em OK para ver os subtotais tal como mostrado

na figura no início desta página.

2

3

4

5

6

7

PESSOAS E TECNOLOGIA 40

EXCEL – MÓDULO 2

COMENTÁRIO Veja que o

Excel exibe à esquerda da

planilha uma barra de

estrutura, onde você

pode controlar a exibição

dos subtotais.

No alto desta barra,

aparecem os botões 1, 2

e 3 – são os três tipos de

visões disponíveis para

subtotais:

- Botão 1: visão executiva, mostra apenas o total geral da listagem.

- Botão 2: visão gerencial, mostra somente o total de cada registro (cada endereço neste exemplo).

- Botão 3: visão operacional, mostra a listagem com todos os registros e os seus respectivos totais.

Clique nos sinais – para ocultar

um subtotal. Na figura ao lado, os detalhes dos subtotais dos endereços Rua Alagoas e Rua Ferreira de Araújo estão ocultos.

Clique nos números no alto na barra de estrutura para exibir/ ocultar de uma só vez os detalhes

de todos os subtotais. Na figura ao lado, você vê apenas os subtotais, os detalhes correspondentes não estão visíveis.

8. Se você quiser remover os subtotais, basta exibir novamente o quadro Subtotais e clicar n botão Remover todos.

8

PESSOAS E TECNOLOGIA 41

EXCEL – MÓDULO 2

DICA 1 Se você quiser, é possível exibir mais de um tipo de subtotal ao mesmo tempo.

Em nosso exemplo, exiba novamente o quadro

Subtotais e indique que A cada alteração em:

Endereço, o Excel deve Usar função: Máx e

Adicionar subtotal a: Idade.

Clique em OK para gerar os subtotais.

Em seguida, abra novamente o quadro Subtotais e

troque a função Máx pela função Mínimo.

IMPORTANTE: Desmarque a caixa Substituir

subtotais atuais.

Deixe os outros parâmetros como estão e clique em

OK. Pronto, os dois subtotais são exibidos, como você pode ver na figura abaixo.

DICA 2 Assinale a opção Quebra de página entre grupos para exibir um grupo em cada página.

Dica 2

PESSOAS E TECNOLOGIA 42

EXCEL – MÓDULO 2

Funções de banco de dados

Além dos recursos de banco de dados que vimos até aqui, o Excel apresenta uma série de funções

para o trabalho com banco de dados. Para entendê-las, vamos usar o banco de dados que você já

conhece – ao lado – e

responder as

perguntas:

QUANTAS pessoas

moram na Rua

Maranhão?

Qual a idade

MÉDIA delas?

Quem tem a

MAIOR idade?

Quando trabalhamos

com banco de dados,

quase sempre

precisamos definir CRITÉRIOS para indicar os dados desejados. Você se lembra do filtro avançado? Lá

criamos uma área de critérios.

1. Crie uma área de critérios para responder as perguntas acima. Nosso único critério aqui é indicar

ao Excel que queremos APENAS as pessoas que moram na Rua Maranhão.

2. Aproveite e prepare as células onde você quer as respostas às três perguntas acima.

Vamos responder a primeira pergunta: QUANTAS pessoas moram na Rua Maranhão?

3. Deixe o cursor na célula C13 e clique no ícone fx Inserir função

4. No quadro Inserir função, indique

a categoria Banco de dados, onde

encontraremos TODAS as funções

de banco de dados que o Excel

possui.

5. Para CONTAR pessoas, seleciona a

função BDCONTARA e clique em

OK.

COMENTÁRIO BDCONTAR conta

APENAS células com NÚMEROS,

BDCONTARA conta células

preenchidas, independente de seu

conteúdo.

1

2

3

4

5

PESSOAS E TECNOLOGIA 43

EXCEL – MÓDULO 2

6. No quadro

BDCONTARA,

indique as

células que

formam seu

banco de

dados em

Banco_dados.

ATENÇÃO Ao

indicar o banco

de dados,

inclua SEMPRE

a PRIMEIRA LINHA – o CABEÇALHO.

7. Em Campo, indique que campo do banco de dados será CONTADO (Campo 1 em nosso exemplo,

onde estão os nomes).

8. Finalmente, aponte as células onde você digitou os Critérios para o Excel selecionar as células

adequadas.

9. Clique em OK para fazer a contagem (2 neste nosso exemplo).

Para responder as

outras duas

perguntas, o

processo é o

mesmo, basta

apenas indicar a

função adequada:

BDMÉDIA para

calcular a média

das pessoas que

moram na Rua

Maranhão e

BDMÁX para

calcular a idade

máxima de quem

mora na Rua

Maranhão.

6 7

8

9

PESSOAS E TECNOLOGIA 44

EXCEL – MÓDULO 2

Trabalho em grupo

Compartilhando arquivos

Muitas vezes você precisa trabalhar com uma planilha em conjunto com outras pessoas. O Excel

pode controlar o trabalho de todos, assim ninguém desfaz o trabalho do outro.

1. Vá para a guia Revisão e clique no botão Compartilhar Pasta de Trabalho.

Veja que o quadro aberto mostra quem está

usando a planilha no momento. Por

enquanto você deve estar vendo só seu

nome, afinal esta planilha ainda não foi

compartilhada. Vamos fazer isso.

2. Para que mais de uma pessoa possa

trabalhar com esta planilha, ative a opção

Permitir alterações por mais de um usuário

ao mesmo tempo.

3. Agora que a planilha pode ser aberta por

mais de uma pessoa, precisamos orientar o

Excel sobre o controle que ele deve fazer.

Clique na guia Avançadas.

4. Pode ser muito útil registrar todas as

alterações feitas. Para isso, assinale Manter

histórico de alterações e indique o número

de dias desejados.

5. Em que momento outros usuários devem

ver as modificações que você está fazendo?

Escolha Quando o arquivo for salvo ou

Automaticamente a cada xx minutos.

6. O que acontece quando você faz uma modificação e outro usuário faz outra, na mesma célula? É

melhor pedir ao Excel para Confirmar quais alterações irão prevalecer.

7. Pronto, é só clicar em OK para finalmente compartilhar o arquivo.

1

2

3

4

5

6

7

PESSOAS E TECNOLOGIA 45

EXCEL – MÓDULO 2

Realçando alterações

Quer você esteja compartilhando arquivos ou não, muitas vezes pode ser interessante identificar as

alterações feitas em uma planilha. No compartilhamento este recurso é bem útil. Caso você envie um

arquivo para análise, também é muito bom poder conferir o que foi modificado.

1. Ainda na guia Revisão, grupo Alterações, clique no botão Controlar Alterações e escolha Realçar

Alterações.

2. Na caixa Quando, você

definir que quer ver Todas

as alterações feitas.

3. Se o arquivo estiver

compartilhado, é possível

ver as alterações feitas por

cada usuário. Para ver o que

Todos fizeram, escolha esta

opção em Autor.

4. Também é possível ver

alterações só em um

conjunto específico de células. Se for este seu caso, indique o intervalo desejado na caixa Onde.

5. Pronto! Clique em OK faça uma alteração

para testar o funcionamento deste recurso.

Cada alteração feita é indicada por um

ponto azul à esquerda na célula. Quando

você passa o mouse sobre este ponto, uma

caixa amarela exibe as alterações realizadas.

1

2

3

4

PESSOAS E TECNOLOGIA 46

EXCEL – MÓDULO 2

Controlando alterações

Uma grande facilidade do trabalho em grupo com planilhas é que você pode aceitar ou não as

alterações feitas por outro usuário.

1. Com a planilha na tela, vá para a guia Revisão e no grupo Alterações clique no botão Controlar

Alterações e escolha Aceitar/Rejeitar Alterações

2. O Excel informa que o documento será salvo. Clique em OK para aceitar.

3. Em seguida o Excel pede para

você selecionar que tipo de

alteração deve ser aceita ou

rejeitada. Preencha as caixas

Quando, Autor e Onde

conforme sua necessidade, e

de acordo com o que já vimos

nas páginas anteriores desta

apostila. Clique em OK.

Aparece o quadro Aceitar ou

rejeitar alterações

com a relação de

alterações feitas.

4. Clique no botão

Aceitar ou Rejeitar

para aceitar ou

rejeitar cada uma

delas

individualmente.

5. Clique no botão

Aceitar todas ou Rejeitar todas para aceitar ou rejeitar todas as alterações de uma só vez.

1

4

3

5

PESSOAS E TECNOLOGIA 47

EXCEL – MÓDULO 2

Ferramentas úteis

Comentários

São pequenos lembretes que podemos inserir nas células. Eles

proporcionam uma melhor identificação do conteúdo das células.

Vamos inserir um comentário?

1. Com o cursor

na célula

que

receberá o

comentário,

vá para a guia Revisão e no grupo Comentários clique no botão Comentários.

2. Aparecerá uma caixa amarela para você digitar

seu comentário.

Os comentários são indicados por pontos

vermelhos nos cantos das células. Para ver o

comentário associado a uma célula, passe o

mouse sobre ele.

Você também pode corrigir um comentário depois que ele estiver pronto.

3. Mantenha o

cursor na

célula com

comentário,

vá para a guia

Revisão,

grupo

Comentários,

clique no

botão Editar comentário e faça as correções necessárias.

DICA 1 Se quiser, você pode exibir todos os comentários de uma única vez. Na guia Revisão, grupo

Comentários, clique no botão Mostrar Todos os Comentários.

DICA 2 Os recursos de inserção, edição e exibição de comentários também disponíveis quando

você pressiona o botão DIREITO do mouse.

1

2

3

Dica 1

PESSOAS E TECNOLOGIA 48

EXCEL – MÓDULO 2

É possível também imprimir os comentários feitos em sua planilha, basta configurar a página.

4. Na guia Layout da Página, grupo Configurar Página, clique na pequena seta que aparece na parte

inferior direita do grupo.

5. No quadro

Configurar

Página que

aparece, vá para

a aba Planilha.

6. Na seção

Imprimir, campo

Comentários,

defina como os

comentários

serão impressos:

Como exibido na

planilha (ao lado

de cada célula

comentada) ou

No final da

planilha (em

uma folha

separada).

A figura ao lado

mostra um

comentário

impresso na

última folha de

uma planilha

impressa.

4

5

PESSOAS E TECNOLOGIA 49

EXCEL – MÓDULO 2

Vinculo Word/Excel

Podemos transportar planilhas completas do Excel para o Word sem problemas e ainda com vínculo:

as alterações feitas no Excel aparecem automaticamente no Word.

1. Selecione uma planilha no Excel e a copie.

2. Vá para o Word, coloque o cursor no local onde deverá ficar a

planilha e clique na parte INFERIOR (atenção) o botão Colar.

COMENTÁRIO No Office 2010, o botão Colar é dividido em duas partes:

a superior é o botão Colar normal, a parte inferior apresenta várias

opções de colagem.

3. Clique no comando Colar Especial...

4. No quadro Colar

especial que

aparece, ative a

opção Colar

vínculo.

5. Clique em OK.

Sua planilha é

colada no Word. O

mais interessante é

que ela está

vinculada. Faça um

teste: mude algo no

Excel e confira. Elas

são alteradas automaticamente no Word.

2

3

4

PESSOAS E TECNOLOGIA 50

EXCEL – MÓDULO 2

Planilha na Internet

O Excel permite a publicação de planilhas na Internet, de forma simples e rápida. Como exemplo, vamos publicar a planilha ao lado.

1. Não queremos publicar a

planilha inteira. Selecione

apenas as células que serão

publicadas.

2. Clique no

comando

Arquivo.

3. Escolha

Salvar como.

4. No quadro Salvar como que aparece, escolha Página da Web na caixa Tipo.

A parte

inferior do

quadro

mostra agora

opções de

publicação.

5. Ative o item

Seleção: para

publicar

apenas o

intervalo

selecionado.

6. Atribua um

nome para a planilha em Nome do arquivo.

7. Clique no botão Publicar...

4

2

3

5

6

7

PESSOAS E TECNOLOGIA 51

EXCEL – MÓDULO 2

8. Aparece o

quadro Publicar

como página da

Web para você

confirmar todas

as opções já

feitas. Se tudo

estiver certo,

clique

novamente em

Publicar.

DICA Assinale

AutoRepublicar

para atualizar esta página na web sempre que o arquivo for saldo..

9. Agora é só conferir. Feche o Excel, vá até a pasta onde você gravou o arquivo e clique duas vezes

sobre ele. Seu navegador Internet será aberto com este arquivo.

8

Dica

PESSOAS E TECNOLOGIA 52

EXCEL – MÓDULO 2

Proteção de planilhas

Protegendo uma planilha

Uma planilha protegida pode ser visualizada, mas não pode ser modificada (a planilha toda ou

algumas células). Para proteger uma planilha:

1. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique

no botão Proteger Planilha.

2. Clique em OK para proteger agora a

planilha.

DICA Se quiser, você pode atribuir uma

senha para a proteção. Desta forma, só

poderá DESPROTEGER a planilha quem

souber a senha.

Tente agora fazer alguma alteração em

qualquer célula. Uma mensagem de alerta

aparecerá, dizendo que a planilha está

protegida e nenhuma célula pode ser

modificada.

Desprotegendo uma planilha

Desproteger uma planilha é tão simples quanto proteger: 1. Na guia Revisão, grupo Alterações, clique no botão Desproteger planilha, que aparece agora no

lugar onde estava antes o botão Proteger Planilha.

COMENTÁRIO Se você tiver atribuído uma senha para a proteção, será necessário digitá-la para a

desproteção.

1

Dica

2

1

PESSOAS E TECNOLOGIA 53

EXCEL – MÓDULO 2

Desprotegendo células

Você viu que em uma planilha protegida, todas as células ficam bloqueadas. No entanto, se você

quisesse liberar o acesso a apenas algumas células, seria só desligar o status Bloqueadas destas

células. Como fazer isso?

COMENTÁRIO Se sua planilha estiver protegida, você precisará primeiro desprotegê-la para fazer o

passo a passo abaixo.

1. Selecione as células que não devem ficar protegidas.

2. Vá para a guia Página Inicial e clique na seta que aparece na parte inferior esquerda do grupo

Número.

3. No quadro Formatar Células que aparece, vá para a aba Proteção.

4. Desmarque a opção Bloqueadas.

Pronto! Agora você pode proteger sua planilha que estão células continuarão acessíveis.

1

2

3 4

PESSOAS E TECNOLOGIA 54

EXCEL – MÓDULO 2

AutoRecuperação

O Excel pode salvar automaticamente seus arquivos enquanto você trabalha. É

um seguro contra travamento do micro ou falta de energia elétrica.

Para habilitar a AutoRecuperação:

1. Clique no comando Arquivo e depois em Opções para exibir as opções do

Excel.

2. No quadro Opções do Excel que aparece, clique no comando Salvar (veja na

figura abaixo).

3. Habilite a opção Salvar informação de AutoRecuperação a casa xx minutos.

4. Clique em OK.

1

2 3