Excel

FIR

Daniela Castelo Branco de Melo

Workshop de SI da FIR

2007‐1

EXCEL PARA ADMINISTRADORES

EXCEL PARA ADMINISTRADORESDaniela Castelo Branco de Melo

EXCEL PARA ADMINISTRADORES – MINICURSO – WORKSHOP DE SI – FIR – 2007.1 2

Sumário DADOS BÁSICOS ................................................................................................................................................................ 4

INSERINDO DADOS ........................................................................................................................................................ 6

Formatação de dados ............................................................................................................................................... 6

AutoPreenchimento .................................................................................................................................................. 6

AutoCompletar .......................................................................................................................................................... 6

INSERINDO LINHAS E COLUNAS .................................................................................................................................... 7

FÓRMULAS E FUNÇÕES ..................................................................................................................................................... 9

INSERINDO FÓRMULAS ................................................................................................................................................. 9

OPERADORES MATEMÁTICOS ................................................................................................................................. 10

INSERINDO FUNÇÕES .................................................................................................................................................. 11

SOMA ...................................................................................................................................................................... 11

PROCV ..................................................................................................................................................................... 16

SE ............................................................................................................................................................................. 16

SOMASE ................................................................................................................................................................... 16

FILTROS E FORMATAÇÃO CONDICIONAL ........................................................................................................................ 18

FILTRO SIMPLES – AUTO FILTRO ................................................................................................................................. 18

FILTRO PERSONALIZADO ............................................................................................................................................. 19

FORMATAÇÃO CONDICIONAL ..................................................................................................................................... 20

TABELA DINÂMICA .......................................................................................................................................................... 21

TRABALHANDO COM GRÁFICOS ..................................................................................................................................... 24

INSERINDO GRÁFICOS ................................................................................................................................................. 24

TESTE ............................................................................................................................................................................... 29

APÊNDICE ........................................................................................................................................................................ 34



DADOS BÁSICOS

• Ao iniciar o Excel, é aberto um arquivo denominado pasta de trabalho. Cada nova pasta de trabalho tem três planilhas, como páginas em um documento;

• Cada planilha tem um nome em sua guia de planilha na parte inferior esquerda da janela da pasta de trabalho: Plan1, Plan2 e Plan3. Deve-se clicar em cada guia de planilha para exibir uma planilha;

• É uma boa idéia renomear as guias de planilha para facilitar a identificação das informações em cada guia. Por exemplo, você pode ter guias de planilha denominadas Janeiro, Fevereiro e Março, para orçamentos ou lançamento de notas de alunos nesses meses, ou Nordeste e Centro-Oeste, como regiões de vendas, e assim por diante.

• É possível incluir planilhas adicionais se precisar de mais do que três. Ou, se não for preciso, será possível excluir uma ou duas (mas não é necessário).

• Podem ser usados atalhos de teclado para mover de uma planilha para outra; • As planilhas são divididas em colunas, linhas e células. Essa é a grade que você vê

quando abre uma pasta de trabalho; • As colunas correm de alto a baixo de uma planilha, verticalmente. As linhas vão da

esquerda para a direita na planilha, horizontalmente. Uma célula é o espaço onde uma coluna e uma linha se encontram;

• Cada coluna tem um título alfabético na parte superior. As primeiras 26 colunas têm letras de A a Z. Cada planilha contém 16.384 colunas ao todo, de tal modo que, depois da letra Z, as letras começam novamente em pares, AA a AZ;

• Depois de AZ, os pares de letras começam novamente com as colunas BA a BZ, e assim por diante, até que todas as 16.384 colunas tenham títulos alfabéticos, terminando em XFD;

• Cada linha também tem um título. Os títulos de linhas são números, de 1 a 1.048.576; • Os títulos alfabéticos nas colunas e os títulos numéricos nas linhas informam onde você

está em uma planilha quando clica em uma célula. Os títulos se combinam para formar o endereço da célula, também chamado de referência da célula;

• As células são o local trabalhado para inserir dados em uma planilha; • Quando uma nova pasta de trabalho é aberta, a primeira célula que vê no canto superior

esquerdo da planilha tem um contorno preto, indicando que qualquer dado digitado entrará ali;

• Podem ser inseridos dados onde se desejar clicando em qualquer célula de uma planilha para selecionar a célula;

• Quando qualquer célula é selecionada, ela se torne a célula ativa. Quando uma célula está ativa, ela tem um contorno preto e os títulos da coluna e da linha nas quais a célula está



localizada são destacados. Por exemplo, se você selecionar uma célula na coluna C da linha 5, os títulos na coluna C e na linha 5 são destacados e a célula é contornada. Essa célula é conhecida como célula C5, que é a célula de referência;

• A célula contornada e os títulos de linha e coluna destacados facilitam perceber que a célula C5 é a célula ativa. Além disso, a referência de célula da célula ativa aparece na Caixa de Nome no canto superior esquerdo da planilha. Observando a Caixa de Nome, você pode ver a referência de célula da célula ativa.

Todos esses indicadores não são tão importantes quando você está no alto da planilha, bem nas primeiras células. Mas quando você trabalha avançando cada vez mais para baixo ou para dentro da planilha, eles podem ser muito úteis. Lembre-se de que existem 17.179.869.184 células nas quais é possível trabalhar em cada planilha. Você poderia se perder sem a referência de célula para informar sobre onde você está. Por exemplo, é importante saber a referência de célula se você precisa informar alguém sobre onde estão localizados ou devem ser inseridos dados específicos em uma planilha.

• Podem ser inseridos dois tipos básicos de dados em células de planilhas: números e texto; • O Excel pode ser usado para criar orçamentos, trabalhar com impostos ou registrar notas

de alunos. Pode-se usar o Excel para listar os produtos que vende ou registrar a presença de alunos, até mesmo para controlar o quanto se exercita todos os dias e sua perda de peso ou quanto está custando a reforma da sua casa. As possibilidades são realmente intermináveis;

• Quando se insere dados, convém começar digitando títulos na parte superior de cada coluna para que qualquer pessoa que compartilhe a sua planilha possa entender o que significam os dados (e para que você mesmo possa entendê-los, mais tarde).

Na imagem, os títulos de colunas são os meses do ano, na parte superior da planilha. Freqüentemente você desejará inserir títulos de linhas também. Na imagem, os títulos de linha na lateral esquerda são nomes de empresas. Esta planilha mostra se um representante de cada empresa participou ou não de um almoço mensal de negócios.



INSERINDO DADOS

• Para inserir nomes em uma célula basta digitar o texto desejado e teclar ENTER ou TAB; • Para inserir uma data na coluna B, a coluna Data, você deve usar uma barra ou um hífen

para separar os elementos: 15/7/2009 ou 16-Jul-2009. O Excel reconhecerá isso como uma data;

• Se precisar inserir um horário, digite os números, um espaço e, em seguida, "a" ou "p" — por exemplo, 9:00 p. Se você digitar apenas os números, o Excel reconhece a hora e a insere como AM.

Dica Para inserir a data de hoje, pressione CTRL e ponto-e-vírgula (;) juntos. Para inserir a hora atual, pressione CTRL e SHIFT e o ponto-e-vírgula ao mesmo tempo. Formatação de dados: Os dados inseridos em um célula ou coluna precisam ser formatados, para isso basta ir na barra de ferramentas e clicar na opção Formatar e depois clicar em Célula. Irão aparecer várias guias (número, alinhamento, fonte, borda...), a formatação principal é a de números onde basta selecionar o tipo de dado contido na célula, ex.: moeda, data, número (simples), porcentagem. A seguir, são apresentados dois recursos que poupam tempo a serem usados para inserir dados no Excel: AutoPreenchimento: Digite os meses do ano, os dias da semana, múltiplos de 2 ou 3 ou outros dados em uma série. Você digita uma ou mais entradas e, em seguida, estende a série. AutoCompletar: Se as primeiras letras digitadas em uma célula correspondem a uma entrada existente na mesma coluna, o Excel preenche os caracteres restantes para você. Basta pressionar ENTER ao vê-los adicionados. Isso funciona para texto ou para texto com números. Não funciona apenas para números apenas, nem funciona para datas ou horários.



INSERINDO LINHAS E COLUNAS

Todo mundo comete erros e, às vezes, os dados digitados corretamente precisam ser alterados mais tarde. Em alguns casos, a planilha inteira precisa de uma alteração. Suponha que você precise adicionar outra coluna de dados, exatamente no meio da sua planilha. Ou suponha que você liste um funcionário por linha, em ordem alfabética — o que se faz quando alguém é contratado?

Clique duas vezes em uma célula para editar os dados nela existentes. Ou, depois de clicar na célula, edite os dados na barra de fórmulas. A planilha exibe Editar na barra de status.

Digamos que você pretendia digitar o nome de Bueno na célula A2, mas digitou o de Machado por engano. Agora você detectou o erro e deseja corrigi-lo. Há duas maneiras de fazer isso:

• Clique duas vezes na célula e, em seguida, edite-a • Clique na célula e, em seguida, clique na barra de fórmulas.

Qual é a diferença? Sua comodidade. Você pode considerar a barra de fórmulas, ou a própria célula, mais fácil de trabalhar. Se estiver editando muitas células, é possível manter o cursor na barra de fórmulas e mover de uma célula para outra usando o teclado. Depois que você seleciona a célula, a planilha mostra Editar no canto inferior esquerdo, na barra de status. Enquanto a planilha está no modo de edição, muitos comandos ficam temporariamente indisponíveis (esses comandos estão em cinza nos menus).



O que você pode fazer? Bem, você pode excluir letras ou números pressionando BACKSPACE ou selecionando-os e pressionando DELETE ou ainda, digitando algo diferente. Você pode inserir novas letras ou novos números nos dados da célula, posicionando o ponto de inserção e digitando. Não importa o que você faça, quando tiver terminado, lembre-se de pressionar ENTER ou TAB para que suas alterações permaneçam na célula. Depois de inserir dados, você pode achar que precisa de outra coluna para informações adicionais. Por exemplo, sua planilha talvez precise de uma coluna depois da coluna de data, para as identificações dos pedidos. Ou talvez você precise de outra linha, ou outras linhas. Você pode descobrir que Machado, Oliveira ou Bueno fizeram mais vendas do que você sabia. Isso é excelente, mas será preciso começar de novo? Claro que não. Para inserir uma única coluna, clique em qualquer célula da coluna imediatamente à direita de onde deseja inserir a nova coluna. Portanto, se desejar uma coluna de identificação de pedidos entre as colunas B e C, você deve clicar em uma célula na coluna C, à direita do novo local. Em seguida, na barra de tarefas clique em Inserir, depois, clique em Colunas. Uma nova coluna em branco é inserida. Para inserir uma única linha, clique em qualquer célula na linha imediatamente abaixo de onde deseja a nova linha. Por exemplo, para inserir uma nova linha entre a linha 4 e a linha 5, clique em uma célula na linha 5. Em seguida, na barra de tarefas clique em Inserir, depois, clique em Linhas. Uma nova linha em branco é inserida. O Excel dá a uma nova coluna ou linha o título que seu local exige e altera os títulos de colunas e linhas posteriores.



FÓRMULAS E FUNÇÕES

INSERINDO FÓRMULAS O Excel pode ser usado para efetuar cálculos matemáticos básicos digitando fórmulas simples nas células, somando todos os valores de uma coluna usando uma fórmula que atualiza seu resultado caso os valores sejam alterados posteriormente. Imagine que o Excel esteja aberto e você esteja examinando a seção "Entretenimento" de um orçamento de despesas domésticas. A célula C6 da planilha está vazia e o valor gasto com CDs no mês de fevereiro ainda não foi inserido.

Um orçamento em uma planilha necessita de um valor na célula C6.

Digite a fórmula na célula C6. Pressione ENTER para exibir o resultado da fórmula. Sempre que você clicar na célula C6, a fórmula será exibida na barra de fórmulas.

Dois CDs comprados no mês de fevereiro custaram R$12,99 e R$16,99. O total desses dois valores corresponde à despesa do mês com CDs. É possível somar esses valores no Excel digitando uma fórmula simples na célula C6.



As fórmulas do Excel sempre começam com um sinal de igual (=). A fórmula digitada na célula C6 para somar 12,99 e 16,99 é:

=12,99+16,99

OPERADORES MATEMÁTICOS O sinal de mais (+) é um operador matemático que fornece instruções para o Excel adicionar os valores. Posteriormente, se quiser saber como obteve esse resultado, a fórmula estará visível na barra de fórmulas , próxima à parte superior da planilha, sempre que clicar na célula C6.

Operadores matemáticos Adição (+) =10+5 Subtração (-) =10-5 Multiplicação (*) =10*5 Divisão (/) =10/5

O Excel utiliza sinais semelhantes para criar fórmulas.

Para obter o total de janeiro, clique na célula B7 e, em seguida:

Na Barra de Tarefas, clique no botão Soma. Um letreiro digital colorido envolve as células incluídas na fórmula, que é exibida na célula B7.

Pressione ENTER para exibir o resultado na célula B7. Clique na célula B7 para exibir a fórmula na barra de fórmulas.

Para somar o total de despesas do mês de janeiro, não é necessário digitar todos esses valores novamente. Como alternativa, é possível utilizar uma fórmula pré-gravada, chamada de função.



INSERINDO FUNÇÕES SOMA - No exemplo anterior, é possível obter o total do mês de janeiro selecionando a célula B7 e clicando em Soma na Barra de Tarefas. Essa operação insere a função SOMA, que soma todos os valores em um intervalo de células. Para economizar tempo, utilize essa função sempre que tiver uma quantidade maior de valores a serem somados, para que não seja necessário digitar a fórmula. Ao pressionar ENTER, será exibido 95,94, que é o resultado da função SOMA na célula B7. A fórmula =SOMA(B3:B6) será exibida na barra de fórmulas sempre que a célula B7 for selecionada.

B3:B6 são as informações, chamadas de argumentos, que informam à função SOMA o que deve ser adicionado. Utilizando uma referência de célula (B3:B6) em vez dos valores nessas células, o Excel pode atualizar os resultados automaticamente se os valores forem alterados no futuro. O caractere dois-pontos (:) em B3:B6 indica um intervalo de células na coluna B entre as linhas 3 e 6. Os parênteses são necessários para separar o argumento da função.

Às vezes, é mais fácil copiar fórmulas do que criar novas fórmulas. Neste exemplo, veja como copiar a fórmula criada para obter o total de janeiro e utilizá-la para somar as despesas do mês de fevereiro. Primeiramente, selecione a célula B7, que contém a fórmula de janeiro. Posicione o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da célula até que uma cruz preta (+) seja exibida. Em seguida, arraste a alça de preenchimento sobre a célula C7. Quando a alça de preenchimento for solta, o total do mês de fevereiro (126,93) aparecerá na célula C7. A fórmula =SOMA(C3:C6) ficará visível na barra de fórmulas, próxima à parte superior da planilha, sempre que você clicar na célula C7. Depois que a fórmula é copiada, o botão Opções de AutoPreenchimento é exibido para fornecer algumas opções de formatação. Nesse caso, não é necessário executar nenhuma ação com as opções do botão. Esse botão desaparecerá da próxima vez em que for criada uma entrada em qualquer célula.



Observação É possível arrastar a alça de preenchimento para copiar fórmulas apenas em células contíguas, no sentido horizontal ou vertical. Referências de célula Consulte os valores em A10 a célula na coluna A e na linha 10 A10,A20 célula A10 e célula A20 A10:A20 o intervalo de células na coluna A e entre as linhas 10 e 20 B15:E15 o intervalo de células na linha 15 e entre as colunas B e E A10:E20 o intervalo de células entre as colunas A e E e entre as linhas 10 e 20

Referências de célula podem indicar células específicas ou intervalos de célula em colunas e linhas. As referências de célula identificam células individuais de uma planilha. Elas informam ao Excel onde procurar valores a serem usados em uma fórmula. O Excel utiliza um estilo de referência chamado A1, no qual as letras referem-se a colunas e os números referem-se a linhas. As letras e os números são chamados de títulos de linha e de coluna. A tabela mostra como referenciar células utilizando a letra da coluna seguida do número da linha.

O Excel pode atualizar totais automaticamente para incluir valores alterados.

Suponha que o valor de 11,97 na célula C4, para gastos com a locadora de vídeo no mês de fevereiro, esteja incorreto. Uma locação de 3,99 foi omitida. Para adicionar 3,99 a 11,97, é preciso você clicar na célula C4, digitar esta fórmula na célula e pressionar ENTER:

=11,97+3,99 Como mostra a figura, quando o valor na célula C4 é alterado, o Excel atualiza automaticamente o total do mês de fevereiro na célula C7 de 126,93 para 130,92. O Excel pode fazer isso porque a fórmula original =SOMA(C3:C6) na célula C7 contém referências de célula.



Se tivesse sido inserido 11,97 e outros valores específicos em uma fórmula na célula C7, o Excel não conseguiria atualizar o total. Seria necessário alterar 11,97 para 15,96 não apenas na célula C4, mas também na fórmula da célula C7. Observação É possível revisar uma fórmula em uma célula selecionada digitando na própria

célula ou na barra de fórmula . É possível digitar referências de célula diretamente em células ou pode digitar referências de célula clicando em células, o que evita erros de digitação. Inicialmente, foi visto como utilizar a função SOMA para somar todos os valores em uma coluna. Também é possível utilizar a função SOMA para adicionar apenas alguns valores em uma coluna, selecionando as referências de célula a serem incluídas. Imagine que você queira saber o custo combinado das locações de vídeo e de CDs no mês de fevereiro. Como não é necessário armazenar o total, é possível inserir a fórmula em uma célula vazia e excluí-la posteriormente. O exemplo utiliza a célula C9.

Na célula C9, digite o sinal de igual, digite SOMA e digite um parêntese de abertura.

Clique na célula C4 e digite uma vírgula na célula C9. Clique na célula C6 e digite um parêntese de fechamento na célula C9. Pressione ENTER para exibir o resultado da fórmula.

O exemplo mostra como inserir a fórmula. É preciso clicar nas células que deseja incluir na fórmula em vez de digitar as referências de célula. Um letreiro digital colorido envolve cada célula selecionada, desaparecendo quando ao pressionar ENTER para exibir o resultado 45,94. A fórmula =SOMA(C4,C6) aparece na barra de fórmulas, próxima à parte superior da planilha, sempre que a célula C9 é selecionada. Os argumentos C4 e C6 informam à função SOMA os valores que devem ser calculados. Os parênteses são necessários para separar os argumentos da função. A vírgula, que também é necessária, separa os argumentos.



Agora que você aprendeu mais a respeito do uso de referências de célula, é hora de conhecer outros tipos de referências: - Relativa Cada referência de célula relativa em uma fórmula é automaticamente alterada

quando essa fórmula é copiada verticalmente em uma coluna ou transversalmente em uma linha. Isso explica por que, na primeira lição, foi possível copiar a fórmula do mês de janeiro para somar as despesas do mês de fevereiro. Como mostra o exemplo nesta lição, quando a fórmula =C4*$D$9 é copiada de uma linha na outra, as referências de célula relativas são alteradas de C4 para C5 e para C6.

- Absoluta Uma referência de célula absoluta é fixa. As referências absolutas não são

alteradas quando é copiada uma fórmula de uma célula na outra. As referências absolutas apresentam cifrões ($) como este: $D$9. Como mostra a imagem, quando a fórmula =C4*$D$9 é copiada de uma linha para a outra, a referência de célula absoluta permanece como $D$9.

As referências relativas são alteradas quando são copiadas. As referências absolutas permanecem iguais quando são copiadas.

- Mista Uma referência de célula mista tem uma coluna absoluta e uma linha relativa ou uma

linha absoluta e uma coluna relativa. Por exemplo, $A1 é uma referência absoluta à coluna A e uma referência relativa para a linha 1. Quando uma referência mista é copiada de uma célula em outra, a referência absoluta permanece a mesma, mas a referência relativa é alterada.



As referências de célula relativas mudam de uma linha para a outra. A referência de célula absoluta sempre faz referência à célula D9. A célula D9 contém o valor para o desconto de 7%.

Utilize referências absolutas para fazer referência a células que não devem ser alteradas quando a fórmula for copiada. Como as referências são relativas por padrão, é necessário digitar cifrões, como mostra o item número 2 no exemplo, para alterar o tipo de referência para absoluta. Imagine que você receba um pacote de cupons de desconto para entretenimento oferecendo um desconto de 7% nas locações de vídeos, filmes e CDs. Você quer saber quanto conseguiria economizar mensalmente com os cupons. Basta usar uma fórmula para multiplicar essas despesas do mês de fevereiro por 7%. Poderia ser digitada a taxa de desconto de 0,07 na célula vazia D9 e na célula D4 uma fórmula começando com =C4*. Em seguida, poderia ser digitado um cifrão ($) e a letra D para criar uma referência absoluta para a coluna D e $9 para criar uma referência absoluta à linha 9. A fórmula resultante multiplicará o valor da célula C4 pelo valor da célula D9. Em seguida, pode ser copiada a fórmula da célula D4 na célula D5 utilizando a alça de preenchimento . Quando a fórmula for copiada, a referência de célula relativa será alterada de C4 para C5, mas a referência absoluta para o desconto em D9 não será alterada, permanecendo como $D$9 em todas as linhas nas quais for copiada. A SOMA é apenas uma das várias funções do Excel. Essas fórmulas pré-gravadas simplificam o processo de inserção de cálculos. O uso de funções lhe permite criar, de maneira fácil e rápida, fórmulas que podem ser difíceis de criar por conta própria.

Nome da função Calcula MÉDIA uma média MÁXIMO o maior número MÍNIMO o menor número Os nomes de funções expressam fórmulas longas rapidamente. É possível utilizar a função MÉDIA para encontrar o custo médio de todos os itens de entretenimento nos meses de janeiro e fevereiro. Basta digitar =MÉDIA(...) na célula. A fórmula =MÉDIA(B7:C7) aparece na barra de fórmulas,

próxima à parte superior da planilha.



A função MÁXIMO encontra o maior número em um intervalo de números, enquanto a função MÍNIMO encontra o menor número em um intervalo. O exemplo utiliza um conjunto de valores que ainda não foi visto. Digite a fórmula =MÁXIMO(F3:F6) e aparecerá na barra de fórmulas, próxima à parte superior da planilha.

O maior valor é 131,95. Para encontrar o menor valor do intervalo, digite =MIN(F3:F6) e a fórmula será exibida na barra de fórmulas.

O menor valor da série é 131,75. Outras fórmulas muito usadas no campo administrativo são: PROCV – procura um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e retorna o valor na mesma linha da coluna especificada. Para inserir a fórmula digita-se =PROCV(valor procurado; matriz tabela; num índice coluna) SE – retorna um valor se a condição especificada for avaliada como VERDADEIRO e retorna um outro valor caso seja avaliado como FALSO. Para inserir a fórmula digita-se =SE(teste lógico; valor se verdadeiro; valor se falso). Ex: =SE(B5>=5000;”OK”;”NOK”). Esse exemplo quer dizer que se a célula B5 for maior ou igual a 5000, o Excel deverá me retornar OK; caso seja menor que esse valor deverá me retornar NOK. OBS: Caso o retorno esperado seja em forma de texto, como no exemplo acima, o texto deverá ser especificado entre aspas (“ “). SOMASE – Soma as células especificadas por um determinado critério ou condição. Digita-se =SOMASE(intervalo; critério; intervalo soma). Dicas

• É possível pressionar CTRL+` (a tecla ` fica ao lado da tecla 1 na maioria dos teclados) para exibir e ocultar fórmulas.

• A exibição de fórmulas pode ajudar a detectar erros.



O valor de erro ##### indica que a coluna é muito estreita para exibir o conteúdo dessa célula.

Às vezes, o Excel não consegue calcular uma fórmula porque ela contém um erro. Se isso acontecer, será exibido um valor de erro em vez de um resultado em uma célula. Estes são três valores de erro comuns: - ##### A coluna não é larga o suficiente para exibir o conteúdo dessa célula. Aumente a

largura da célula, reduza o conteúdo para ajustá-lo à coluna ou aplique um formato numérico diferente.

- #REF! Uma referência de célula não é válida. Algumas células podem ter sido excluídas ou

sobrepostas. - #NOME? Um nome de função pode ter sido digitado incorretamente ou pode ter sido usado

um nome não reconhecido pelo Excel. É importante notar que as células com valores de erro, como #NOME?, podem exibir um triângulo colorido. Ao clicar nessa célula, um botão de erro

será exibido para fornecer algumas opções de correção. A maneira de utilizar esse botão não é discutida neste curso.

Dica: Para ver todas as outras funções, clique na guia de fórmulas . É possível pesquisar uma função pelo seu nome ou categoria. A caixa de diálogo também oferece outra maneira de inserir fórmulas no Excel. Com a caixa de diálogo aberta, é possível selecionar uma categoria e rolar a lista para ver as funções dessa categoria. Clique em Ajuda sobre esta função, na parte inferior da caixa de diálogo, para saber mais sobre qualquer função.



FILTROS E FORMATAÇÃO CONDICIONAL Como dito anteriormente uma planilha pode conter muitas dados distribuídos em diversas linhas e colunas, quanto maior a quantidade de linhas em uma tabela mais difícil para visualizar um dado específico.

FILTRO SIMPLES – AUTO FILTRO Por exemplo, em uma tabela onde temos códigos de clientes, razão social, nome fantasia e nome da cidade onde está localizado esse cliente, podemos ter diversos clientes localizados na cidade de Natal e apenas um na cidade de Recife. Para verificarmos quais clientes estão localizados na cidade de Recife, por exemplo, basta selecionar a linha inteira onde temos os títulos da tabela (Cód, Razão, Cidade, Fantasia), clicar em Dados na barra de tarefas e em seguida em Filtrar, após em AutoFiltro.

Clicando na seta do filtro que descrimina os nomes das cidades dos clientes é possível filtrar os que se encontram apenas na cidade de Recife.



FILTRO PERSONALIZADO Caso você queira filtrar mais de uma cidade ao mesmo tempo o ideal é que seja utilizado o filtro personalizado. Após ter sido adicionado o filtro, conforme descrito no exemplo acima e clicando na seta do filtro que descrimina os nomes das cidades dos clientes, existe a opção Personalizar. Por exemplo, caso o desejado seja filtrar os clientes nas cidades de Parnamirim e Fortaleza ao mesmo tempo o correto é que na guia de Personalizar AutoFiltro que será aberta seja selecionada no campo CIDADE igual a PARNAMIRIM OU igual a Fortaleza.

Dica: Se na personalização do filtro for selecionado E o Excel compreende que a busca deverá ser feita pela cidade ParnamirimFortaleza, pois é como se você estivesse especificando que a cidade fosse a igual a ambos os critérios escolhidos.



FORMATAÇÃO CONDICIONAL É possível deixar uma formatação pré-definida caso o dado inserido em determinada célula seja conforme o especificado. Por exemplo, pode-se formatar a célula A7 para que ela fique com o fundo vermelho caso o texto digitado na célula A4 seja igual ao texto digitado nela. Para isso é preciso clicar na barra de tarefas em Formatar, em seguida em Formatação Condicional e especificar os critérios da formatação.



TABELA DINÂMICA

Linhas e linhas de dados resumidos em um relatório de tabela dinâmica.

Imagine uma planilha do Excel de números de vendas com centenas ou milhares de linhas de dados. A planilha mostra todos os dados sobre os vendedores em dois países e quanto eles venderam em dias individuais. Mas é uma quantidade muito grande de dados para se lidar — listados linha após linha e divididos em várias colunas. Como você pode obter as informações da planilha? Como dar sentido a todos esses dados? Quem vendeu mais no geral? Quem vendeu mais por trimestre ou por ano? Que país possui mais vendas? Você pode obter respostas para todas essas perguntas com relatórios de tabela dinâmica — é como transformar uma multidão em uma banda de marcha. Um relatório de tabela dinâmica transforma todos os dados em relatórios pequenos, concisos, que o informam exatamente o que você precisa saber. Antes de começar a trabalhar com um relatório de tabela dinâmica, dê uma olhada em sua planilha do Excel para garantir que ela está bem preparada para o relatório, não pode haver colunas sem títulos. Quando você cria um relatório de tabela dinâmica, cada coluna dos dados de origem se torna um campo que você pode usar no relatório. Os campos resumem várias linhas de informações a partir dos dados de origem. Os nomes dos campos do relatório vêm dos títulos de coluna dos dados de origem. Verifique se você possui nomes para cada coluna na primeira linha da planilha nos dados de origem. Na imagem acima, os títulos de coluna País, Vendedor, Total do Pedido, Data do Pedido e Código do Pedido se tornam nomes de campo. As linhas restantes abaixo dos títulos devem conter itens semelhantes na mesma coluna. Por exemplo, o texto deve estar em uma coluna, os números em outra coluna e as datas em outra coluna. Em outras palavras, uma coluna que contém números não deve conter texto, e assim por diante.



Finalmente, não deve haver colunas vazias nos dados que você está usando no relatório de tabela dinâmica. Também recomendamos que não haja linhas vazias; por exemplo, linhas em branco que são usadas para separar um bloco de dados de outro devem ser removidas. Quando os dados estiverem prontos, coloque o cursor em qualquer local nos dados. Isso incluirá todos os dados da planilha no relatório. Ou selecione apenas os dados que deseja usar no relatório. Em seguida, clique em Dados, e em Relatório de tabela e Gráficos dinâmicos. A caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica é aberta. A opção Analisar Banco de dados ou lista do Microsoft Excel já está selecionada para você e o ripo de relatório como Tabela Dinâmica também. Ao clicar em avançar o intervalo de dados estará selecionado, ou caso, você queira selecionar novos dados basta clicar e arrastar da primeira coluna até a última e até a última linha. Ao avançar a opção Nova Planilha também está selecionada para você como o local onde o relatório será colocado (você pode clicar em Planilha Existente se não quiser colocar o relatório em uma nova planilha). Agora resta apenas definir o layout da tabela clicando em Layout. Todos os dados existentes na sua tabela não precisam constar na tabela dinâmica, então, selecione os dados que você deseja arrastando e soltando-os no local que deseja exibi-los: Linha, dados, coluna ou página. Ao clicar em Layout de um lado está a área de layout pronta para receber o relatório de tabela dinâmica, e no outro lado está a Lista de Campos de Tabela Dinâmica. Essa lista mostra os títulos de coluna dos dados de origem. Como mencionado anteriormente, cada título é um campo: País, Vendedor, e assim por diante. Você cria um relatório de tabela dinâmica, movendo qualquer um dos campos para a área de layout do relatório de tabela dinâmica. É possível fazer isso marcando a caixa de seleção ao lado do nome do campo, ou clicando com o botão direito do mouse em um nome de campo e selecionando um local para o qual mover o campo. Os campos selecionados para o relatório dependem do que você deseja saber. No campo de dados do layout da tabela dinâmica é preciso que sejam inseridas informações numéricas como volume vendido, custo de produto, etc. Você pode usar um relatório de tabela dinâmica como uma forma rápida de obter a resposta para apenas uma ou duas perguntas. O relatório não precisa ser complexo para ser útil. Dica: Não se preocupe se você criar um relatório incorretamente. O Excel torna mais fácil fazer experiências para ver como os dados aparecem em áreas diferentes do relatório. Se um relatório não estiver como você queria, não leva muito tempo para você colocar os dados de outra forma, para mover as peças de acordo com a sua satisfação, ou mesmo para começar do início, se você quiser. Embora o relatório de tabela dinâmica tenha respondido às suas perguntas, dá um pouco de trabalho ler o relatório inteiro; é preciso rolar para baixo na página para ver todos os dados. Você pode dinamizar o relatório para obter um modo de exibição diferente. Para fazê-lo, mova um campo da área Rótulos de Linha para a área de coluna do relatório (chamado Rótulos de Coluna),



que está em uma área do layout que você ainda não usou. Ao dinamizar um relatório, você transpõe o modo de exibição vertical ou horizontal de um campo, movendo as linhas para a área de coluna ou movendo as colunas para a área de linha. É fácil fazê-lo.



TRABALHANDO COM GRÁFICOS

INSERINDO GRÁFICOS Os gráficos tornam os dados visuais. Em vez de analisar colunas de números em uma planilha, é possível ver instantaneamente o que os dados significam.

Depois de criar um gráfico, é fácil adicionar novos elementos a ele. Por exemplo, é possível adicionar títulos para acrescentar informações ao gráfico ou mudar a disposição de seus elementos.

Aqui está uma planilha mostrando quantas caixas de Chá Northwind Traders foram vendidas individualmente por três vendedores ao longo de três meses. É necessário um gráfico que compare mês a mês o desempenho de cada vendedor durante o primeiro trimestre do ano.



Para criar o gráfico, selecione os dados que deseja plotar, inclusive os títulos das colunas (Janeiro, Fevereiro, Março) e os rótulos das linhas (os nomes dos vendedores).

Em seguida, clique na guia Inserir e, no grupo Gráficos, clique no botão Colunas. Seria possível selecionar outro tipo de gráfico, mas os gráficos de colunas geralmente são usados para comparar itens e funcionarão bem para essa demonstração.

Depois de clicar em Colunas, será possível escolher entre vários tipos de gráficos de colunas. Clique em Colunas Agrupadas, o primeiro gráfico de colunas da lista Colunas 2D. Uma Dica de Tela exibe o nome do tipo de gráfico ao posicionar o ponteiro do mouse sobre qualquer tipo de gráfico. A Dica de Tela também fornece uma descrição do tipo de gráfico e informa quando cada tipo deve ser usado.

Isso é tudo, um gráfico foi criado em cerca de dez segundos. Dica Se quiser modificar o tipo do gráfico depois de criá-lo, clique dentro do gráfico. Na guia Design sob Ferramentas de Gráfico, no grupo Tipo, clique em Alterar Tipo de Gráfico e selecione outro tipo.

Neste gráfico, os dados de cada célula da planilha correspondem a uma coluna. Os títulos das linhas (nomes dos vendedores) são o texto da legenda do gráfico, à direita, e os títulos das colunas (meses do ano) ficam na parte

inferior do gráfico. Como é possível perceber imediatamente neste gráfico de colunas, a vendedora Cencini (representada pela coluna do meio em cada mês) vendeu mais chá em janeiro e fevereiro, mas foi superada por Giussani em março. Os dados de cada vendedor aparecem em três colunas separadas, uma para cada mês. A altura de cada gráfico é proporcional ao valor da célula que representa. O gráfico compara mês a mês o desempenho dos três vendedores. Cada linha de dados de vendedor tem uma cor diferente no gráfico. A legenda do gráfico, criada a partir dos títulos das linhas na planilha (os nomes dos vendedores), informa qual cor representa



os dados de cada vendedor. Os dados de Giussani, por exemplo, aparecem em azul escuro e estão na coluna esquerda de cada mês. Os títulos das colunas da planilha, Janeiro, Fevereiro e Março, agora estão na parte inferior do gráfico. À esquerda do gráfico, o Excel criou uma escala de números para ajudá-lo a interpretar as alturas das colunas. Dica Qualquer alteração que feita nos dados da planilha após a criação do gráfico será mostrada instantaneamente no gráfico. Há mais coisas que podem ser feitas com os seus dados além de criar um gráfico. É possível alterar a forma como o seu gráfico compara dados clicando em um botão para alternar de um modo de exibição de gráfico para outro. O gráfico que criado compara o desempenho dos vendedores. O Excel agrupou os dados por colunas da planilha e comparou as fileiras da planilha para mostrar como cada vendedor se saiu com relação aos demais. Isso é mostrado no gráfico à esquerda da imagem. Porém, outra maneira de observar esses dados seria comparar as vendas de cada vendedor mês após mês. Para criar esse modo de exibição do gráfico, clique em Alternar Linha/Coluna no grupo Dados da guia Design. No gráfico da direita, os dados estão agrupados por linhas e comparam as colunas da planilha. Agora o gráfico mostra algo diferente: o desempenho de cada vendedor, mês a mês, em comparação com suas próprias vendas nos outros meses. Para voltar ao modo de exibição original do gráfico, clique novamente em Alternar Linha/Coluna. Dica Para manter ambos os modos de exibição dos dados, selecione o segundo modo de exibição, copie-o e cole-o na planilha. Em seguida, volte ao modo de exibição original do gráfico clicando no gráfico original e, em seguida, clicando em Alternar Linha/Coluna. É uma boa idéia adicionar títulos descritivos ao gráfico para que os leitores não tenham que adivinhar do que se trata. É possível atribuir um título tanto ao próprio gráfico como aos seus eixos, que medem e descrevem os dados do gráfico. Este gráfico tem dois eixos. À esquerda fica o eixo vertical (também conhecido como eixo de valor ou eixo y). Esse eixo é a escala de números com base na qual é interpretada a altura das colunas. Os meses do ano, na parte inferior, ficam no eixo horizontal (também conhecido como eixo de categoria ou eixo x). Uma maneira rápida de adicionar títulos ao gráfico é clicar no gráfico para selecioná-lo e, em seguida, ir até o grupo Layout de Gráfico na guia Design. Clique no botão Mais para ver todos os layouts. Cada opção mostra diferentes layouts que alteram a disposição dos elementos do gráfico. A imagem mostra o Layout 9, que adiciona espaços reservados para um título de gráfico e títulos de eixos. Os títulos são digitados diretamente no gráfico.

O título deste gráfico é Chá Northwind Traders, o nome do produto. O título do eixo vertical, à esquerda, é Caixas Vendidas. O título do eixo horizontal, na parte inferior, é Vendas no Primeiro Trimestre.



Será possível ver como digitar os títulos na sessão prática no final da lição. Também haverá uma oportunidade de experimentar outros layouts para ver como é possível alterar a disposição dos diferentes elementos do gráfico, como a legenda e os títulos. Dica Outra maneira de inserir títulos é ir até a guia Layout, no grupo Rótulos. Lá, basta adicionar títulos clicando em Títulos de Gráfico e Títulos de Eixo. Depois de ser criado, um gráfico pode ser personalizado para adquirir um design mais profissional. É possível modificar a aparência do gráfico selecionando um novo estilo de gráfico, que altera rapidamente suas cores. É possível formatar e sofisticar os títulos do gráfico. E há muitas opções diferentes de formatação que podem ser aplicadas a colunas específicas para destacá-las. Quando um gráfico é criado, ele está na cor padrão. Usando um estilo de gráfico, é possível aplicar diferentes cores a um gráfico em poucos segundos. Clique no gráfico. Em seguida, na guia Design, no grupo Estilos de Gráfico, clique no botão Mais para ver todas as opções disponíveis e clique no estilo desejado. Alguns estilos mudam apenas a cor das colunas. Outros mudam a cor e adicionam um contorno às colunas, outros adicionam cor à área de plotagem (a área delimitada pelos eixos do gráfico) e há estilos que adicionam cor à área do gráfico (todo o gráfico). Se não encontrar o que deseja no grupo Estilos de Gráfico, é possível obter outras opções de cor selecionando um tema diferente. Clique na guia Layout da Página e em Cores no grupo Temas. Quando o ponteiro do mouse é posicionado sobre uma cor, essa cor é mostrada em uma visualização temporária no gráfico, o que é diferente do que acontece quando se examina um estilo de gráfico. É possível ver o efeito da cor antes de aplicá-la, o que evita que seja preciso desfazer essa etapa caso não goste do resultado. Clique na cor desejada para aplicá-la ao gráfico. Importante Ao contrário dos estilos de gráfico, as cores de um tema são aplicadas a outros elementos adicionados à planilha. Por exemplo, uma tabela ou um estilo de célula, como um título, terão as mesmas cores do tema que foi aplicado ao gráfico. Se quiser dar mais destaque aos títulos do gráfico ou de seus eixos, também é fácil. Na guia Formatar, no grupo Estilos de WordArt, há várias maneiras de trabalhar com títulos. Na imagem, um preenchimento de texto, uma das opções disponíveis no grupo, foi adicionado para alterar a cor. Para usar um preenchimento de texto, primeiramente, clique em uma área de título para

selecioná-la. Em seguida, clique na seta em Preenchimento de Texto no grupo Estilos de WordArt. Posicione o ponteiro do mouse sobre qualquer das cores para ver as alterações no título. Quando encontrar uma cor satisfatória, selecione-a. O Preenchimento de Texto também inclui opções para aplicar um gradiente ou uma textura a um título. Outras opções do grupo Estilos de WordArt são Contorno do Texto e Efeitos de Texto, que incluem os efeitos de Sombra, Reflexo e Brilho.



Para fazer alterações nas fontes, como aumentar ou diminuir o tamanho ou modificar o tipo da fonte, clique em Início e vá até o grupo Fonte. As mesmas alterações de formatação também podem ser feitas com a Minibarra de ferramentas. A barra de ferramentas aparece esmaecida depois que o texto do título for selecionado. Aponte para a barra de ferramentas para torná-la sólida e selecione uma opção de formatação. Há mais coisas ainda que podem ser feitas com o formato das colunas em um gráfico. Na imagem, um efeito de sombra foi adicionado a cada coluna (há uma sombra deslocada diagonalmente atrás trás de cada coluna). Para fazer isso, clique em uma das colunas de Giussani. Isso selecionará as três colunas de Giussani (o que é conhecido como uma série). Na guia Formatar, no grupo Estilos de Forma, clique na seta em Efeitos de Forma, aponte para Sombra e posicione o ponteiro do mouse sobre os diferentes estilos de sombra na lista. É possível visualizar o efeito da sombra quando o ponteiro do mouse estiver sobre cada estilo. Quando encontrar um estilo satisfatório, selecione-o. Em seguida, clique em uma das colunas de Cencini para selecionar todas as suas três colunas e siga as mesmas etapas. Faça o mesmo com Kotas. Tudo isso não levará mais que um momento. Esse procedimento pode ser testado na sessão prática. Há mais opções que podem ser escolhidas em Estilos de Forma. Por exemplo, clique em Preenchimento da Forma para adicionar um gradiente ou uma textura às colunas. Clique em Contorno da Forma para adicionar um contorno às colunas. E a opção Efeitos de Forma oferece mais que sombras. Por exemplo, é possível adicionar efeitos de bisel ou bordas suaves às colunas e até fazê-las brilhar. É possível também aplicar efeitos a outras áreas do gráfico, como a área de plotagem (a área delimitada pelos eixos). Isso será explicado na sessão prática. Quando o gráfico estiver exatamente com a aparência desejada, basta adicioná-lo a uma apresentação do PowerPoint para que todos possam vê-lo. Mesmo que os dados do gráfico sejam alterados depois de ele ser adicionado ao PowerPoint, não há por que se preocupar. As alterações feitas nos dados do gráfico no Excel também são atualizadas no gráfico no PowerPoint. Este é o procedimento: copie o gráfico no Excel. Abra o PowerPoint 2007. Cole o gráfico no slide desejado. O botão Opções de Colagem aparecerá no canto inferior direito do gráfico. Clique no botão. Perceba que o Gráfico (vinculado a dados do Excel) está selecionado. Isso garante que qualquer alteração do gráfico no Excel será reproduzida automaticamente no gráfico do PowerPoint. Agora seu gráfico já pode ser apresentado.



TESTE Depois de criar um relatório de tabela dinâmica, não é possível alterar o layout.

Verdadeiro.

Falso. O que são campos de Tabela Dinâmica?

Colunas dos dados de origem.

A área na qual você dinamiza os dados.

Área de layout do relatório de Tabela Dinâmica. Na Lista de Campos de Tabela Dinâmica, você pode informar quais campos já estão exibidos no relatório.

Verdadeiro.

Falso. Como removo um campo de um relatório de tabela dinâmica?

Na área Arraste os campos entre as áreas abaixo da Lista de Campos de Tabela Dinâmica, clique na seta ao lado do nome do campo e selecione Remover Campo.

Clique com o botão direito do mouse no campo que deseja remover e, em seguida, no menu de atalho, selecione Remover "Nome do Campo".

Limpe a caixa de seleção ao lado do nome do campo na Lista de Campos de Tabela Dinâmica.

Todas as opções acima. O primeiro campo que você adiciona a um relatório de tabela dinâmica que não contém números será automaticamente adicionado na _____ parte do relatório.

Rótulos de Coluna

Filtro do relatório.

Rótulos de Loinha. Como você aprendeu na sessão prática, um sinal de adição (+) ao lado de um campo significa que há mais detalhes sobre esse campo no relatório.

Verdadeiro.

Falso.



O que deve ser digitado em uma célula vazia para iniciar uma fórmula?

*

(

= O que é uma função?

Uma fórmula pré-gravada.

Um operador matemático.

O resultado de uma fórmula está na célula C6. Você quer saber como esse resultado foi obtido. Para ver a fórmula, é preciso:

Clicar na célula C6 e pressionar CTRL+SHIFT.

Clicar na célula C6 e pressionar F5.

Clicar na célula C6. Para dividir 853 por 16 em uma fórmula do Excel, qual operador matemático deveria ser usado?

*

/

- O que é uma referência de célula absoluta?

A referência de célula é alterada automaticamente quando a fórmula é copiada em outra posição em uma coluna ou linha.

A referência de célula é fixa.

A referência de célula usa o estilo de referência A1. Qual referência de célula corresponde a um intervalo de células na coluna B entre as linhas 3 e 6?

(B3:B6)

(B3,B6) Qual destas é uma referência absoluta?

B4:B12

$A$1



Se a fórmula =C4*$D$9 for copiada da célula C4 na célula C5, qual será a fórmula na célula C5?

=C5*$D$9

=C4*$D$9

=C5*$E$10 Como é possível imprimir fórmulas?

Clicando no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clicando em Imprimir.

Clicando em Normal na guia Exibir, na parte superior da tela, clicando no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clicando em Imprimir.

Apontando para Auditoria de Fórmulas na guia Fórmulas, clicando em Exibir Fórmulas, clicando no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clicando em Imprimir.

O que significa #####?

A coluna não é larga o suficiente para exibir o conteúdo.

A referência de célula não é válida.

Um nome de função foi digitado incorretamente ou foi utilizado um nome não reconhecido pelo Excel.

Na sessão prática, você aprendeu que a digitação incorreta de SOMA na fórmula =SOMAE(B4:B7), gera um valor de erro #NOME? Para corrigir a fórmula, é preciso excluí-la e começar de novo.

Verdadeiro.

Falso. Qual é o atalho de teclado para exibir fórmulas na planilha?

CTRL+`

CTRL+:

CTRL+; Um gráfico foi criado. Agora é preciso comparar os dados de outra maneira. Para fazer isso, é necessário criar um segundo gráfico.

Verdadeiro.

Falso.



O que deve ser feito para atualizar um gráfico após editar os dados da planilha que ele exibe?

Pressionar SHIFT+CTRL.

Nada.

Pressionar F6. Um gráfico é criado. Porém, mais adiante, as Ferramentas de Gráfico não são mais visualizadas. O que deve ser feito para trazê-las de volta?

Criar outro gráfico.

Clicar na guia Inserir.

Clicar dentro do gráfico. Não é possível alterar o tipo de gráfico depois de criar um gráfico.

Verdadeiro.

Falso. É preciso adicionar rótulos de dados acima de cada coluna para mostrar os respectivos valores. Como isso pode ser feito? (Isso foi ensinado na sessão prática.)

Adicionando os rótulos manualmente

Alterando o estilo do gráfico.

Alterando o layout do gráfico. Na sessão prática, foi ensinado como criar um gráfico de pizza. Não há diferença entre um gráfico de colunas e um gráfico de pizza, a não ser pelo formato de pizza.

Verdadeiro.

Falso. Se as opções de cores desejadas para o seu gráfico não estiverem disponíveis no grupo Estilos de Gráfico da guia Design, há outra maneira de obter mais cores.

Verdadeiro.

Falso. Para adicionar um gráfico do Excel a uma apresentação do PowerPoint, é necessário:

Clicar na guia Dados.

Clicar na guia Inserir.

Copiar o gráfico.



É possível reutilizar um estilo de gráfico criado anteriormente em um relatório semanal ou mensal.

Verdadeiro.

Falso. As mesmas Ferramentas de Gráfico existentes no Excel também estão disponíveis no PowerPoint 2007.

Verdadeiro.

Falso.



APÊNDICE

Somar, dividir, multiplicar e subtrair

Digite um sinal de igual (=), utilize um operador matemático (+,-,*,/) e pressione ENTER. =10+5 para somar =10-5 para subtrair =10*5 para multiplicar =10/5 para dividir

As fórmulas tornam-se visíveis na barra de fórmulas ao clicar em uma célula que contém um resultado. Se a barra de fórmulas não estiver visível, na guia Exibir da Faixa, no grupo Mostrar/Ocultar, marque a caixa de seleção Barra de Fórmulas.

Utilizar referências de célula em fórmulas

A inserção de referências de célula permite que o Microsoft® Excel® atualize os resultados das fórmulas automaticamente caso os valores das células sejam alterados. Por exemplo: Digite =C4+C7 em uma célula. Ou digite o sinal de igual (=), clique na célula C4, digite o sinal de mais (+) e clique na célula C7. Referências de célula Consulta os valores em

A10 a célula na coluna A e na linha 10 A10,A20 célula A10 e célula A20

A10:A20 o intervalo de células na coluna A e entre as linhas 10 e 20

B15:E15 o intervalo de células na linha 15 e entre as colunas B e E

A10:E20 o intervalo de células entre as colunas A e E e entre as linhas 10 e 20

Observação Se os resultados não forem atualizados, na guia Fórmulas, no grupo Cálculo, clique em Opções de Cálculo e em Automático.



Somar os valores de uma linha ou coluna

Utilize a função SOMA, que é uma fórmula pré-gravada, para somar todos os valores de uma linha ou coluna: Clique em uma célula abaixo da coluna de valores ou à direita da linha de valores. Na guia Início, no grupo Edição, clique no botão Soma e pressione ENTER. Dica O botão Soma também pode ser encontrado na guia Fórmulas, no grupo Biblioteca de Funções. Para somar alguns dos valores em uma coluna ou linha: Digite um sinal de igual, digite SOMA e, em seguida, digite um parêntese de abertura. Digite ou selecione as referências de célula que deseja somar. Uma vírgula (,) separa argumentos individuais que informam à função o que deve ser calculado. Digite um parêntese de fechamento e pressione ENTER. Por exemplo: =SOMA(B2:B4,B6) ou =SOMA(B2,B5,B7)

Encontrar a média, o máximo ou o mínimo

Utilize as funções MÉDIA, MÁXIMO ou MÍNIMO. Clique em uma célula abaixo ou à direita dos valores para os quais você deseja encontrar a média (média aritmética), o máximo ou o mínimo. Clique na seta ao lado de Soma na guia Início, no grupo Edição. Clique em Média, Máximo ou Mínimo e pressione ENTER. Para ver mais funções, clique em Mais Funções na lista AutoSoma para abrir a caixa de diálogo Inserir Função ou clique na guia Fórmulas. Dica Também é possível inserir fórmulas e referências de célula digitando-

as na barra de fórmulas depois de selecionar uma célula.

Copiar uma fórmula

Em uma célula adjacente utilizando a alça de preenchimento: Clique na célula que contém a fórmula e posicione o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da célula até que a cruz preta (+) apareça. Arraste a alça de preenchimento sobre uma ou mais células nas quais você deseja copiar a fórmula e solte o botão do mouse. Sem utilizar a alça de preenchimento: Selecione a célula que contém a fórmula e, na guia Início, no grupo Área de Transferência, clique em Copiar . Selecione uma ou mais células nas quais você deseja copiar essa fórmula. Para copiar a fórmula e qualquer formatação, na guia Início, no grupo Área de Transferência, clique na seta em Colar e, em seguida, clique novamente em Colar. Para copiar apenas a fórmula, no menu Início, clique na seta em Colar e, na lista, clique em Fórmulas.



Imprimir fórmulas

Exiba as fórmulas na planilha. Na guia Fórmulas, no grupo Auditoria de Fórmulas, clique em Exibir Fórmulas .

Clique no Botão do Microsoft Office, na região superior esquerda. Em seguida, clique em Imprimir. Oculte as fórmulas na planilha repetindo a etapa 1. Dica Também é possível pressionar CTRL+` (a tecla ` fica ao lado da tecla 1 na maioria dos teclados) para exibir ou ocultar fórmulas.

Compreender os valores de erro

##### A coluna não é larga o suficiente para exibir o conteúdo. Aumente a largura da coluna, diminua o conteúdo para ajustá-lo à coluna ou aplique um formato numérico diferente. #REF! Uma referência de célula não é válida. Algumas células podem ter sido excluídas ou sobrepostas. #NOME? O nome de uma função pode ter sido digitado incorretamente. Células com erros como #NOME? podem exibir um triângulo colorido. Ao clicar nessa célula, um botão de erro será exibido para fornecer algumas opções de correção. A maneira de utilizar esse botão não é discutida neste curso.

Utilizar mais de um operador matemático em uma fórmula

Se uma fórmula apresentar mais de um operador, o Excel seguirá as regras de precedência de operadores em vez de apenas calcular da esquerda para a direita. A multiplicação é calculada antes da adição: =11,97+3,99*2 é igual a 19.95. O Excel multiplica 3,99 por 2 e, em seguida, soma o resultado a 11,97. As operações entre parênteses são calculadas em primeiro lugar: =(11,97+3,99)*2 é igual a 31,92. O Excel soma primeiro e depois multiplica o resultado por 2. O Excel utilizará operadores da esquerda para a direita se eles possuírem o mesmo nível de precedência. A multiplicação e a divisão estão no mesmo nível. Inferiores à multiplicação e à divisão, a adição e a subtração estão no mesmo nível.

Selecionar a formatação dos valores a serem utilizados em cálculos

As planilhas das sessões de prática foram formatadas para exibir duas casas decimais clicando-se em Aumentar Casas Decimais no grupo Número da guia Início até obter duas casas decimais.

Recursos adicionais

Para aprender mais sobre os diferentes tipos de gráfico do Microsoft® Office Excel® 2007, consulte Tipos de gráfico disponíveis. Para aprender mais sobre o uso de gráficos no Microsoft Office PowerPoint® 2007, consulte Usar gráficos em uma apresentação.



Criar um gráfico

Selecione os dados que deseja plotar. Clique na guia Inserir, no grupo Gráficos, selecione o tipo de gráfico que deseja utilizar e clique no subtipo de gráfico. Dica Para alterar o tipo do gráfico depois de criá-lo, clique dentro do gráfico. Na guia Design, no grupo Tipo, clique em Alterar Tipo de Gráfico e selecione outro tipo.

Ferramentas de Gráfico

Depois que o gráfico for inserido, as Ferramentas de Gráfico aparecerão, com três guias: Design, Layout e Formatar. Essas guias contêm os comandos necessários para trabalhar com gráficos. Quando concluir o gráfico, clique fora dele. As Ferramentas de Gráfico desaparecerão. Para restaurá-las, clique dentro do gráfico. Isso fará as guias reaparecerem.

Alterar o tipo de gráfico

Depois de criar um gráfico, é possível fazê com que ele compare os dados de diferentes maneiras. Na guia Design, no grupo Dados, clique em Alternar Linha/Coluna.

Alterar o layout do gráfico.

É possível adicionar títulos de gráfico e de eixo, adicionar uma tabela de dados, excluir linhas da grade ou adicionar rótulos de dados rapidamente alterando o layout do gráfico. Clique no gráfico. Em seguida, na guia Design, no grupo Layout de Gráfico, clique no botão Mais para ver todos os layouts. Clique no layout desejado. Outra maneira de aplicar layouts é clicar na guia Layout e fazer seleções individualmente nos grupos Rótulos e Eixos.

Alterar a aparência de um gráfico

Para alterar as cores do gráfico, clique no gráfico. Em seguida, na guia Design, no grupo Estilos de Gráfico, clique no botão Mais para ver todas as cores disponíveis. Em seguida, clique nas cores desejadas. Se não encontrar as cores desejadas, é possível obter outras cores clicando na guia Layout da Página e em Cores no grupo Temas. Quando o ponteiro do mouse é posicionado sobre um tema, esse tema é exibido em uma visualização temporária no gráfico. É possível ver o efeito do tema antes de aplicá-lo, o que evita a necessidade de desfazer essa etapa caso não goste do resultado. Clique na cor desejada para aplicá-la ao gráfico. Importante As cores do tema serão aplicadas a outros elementos que forem adicionadas à planilha, como tabelas ou estilos de célula.



Formatar títulos do gráfico

Há várias opções para adicionar formatação aos títulos do gráfico ou dos eixos. Em primeiro lugar, selecione um título. Em seguida, na guia Formatar, no grupo Estilos de WordArt, clique na seta ao lado de Preenchimento do Texto para adicionar uma cor. Também é possível selecionar um gradiente ou uma textura. Ou então, clique na seta ao lado de Contorno do Texto ou Efeitos de Texto, no grupo Estilos de WordArt, para adicionar um estilo visual ao título. Para fazer alterações nas fontes, como aumentar ou diminuir seu tamanho ou modificar o tipo da fonte, clique na guia Início e vá até o grupo Fonte. As mesmas alterações de formatação também podem ser feitas com a Minibarra de ferramentas. A barra de ferramentas aparece esmaecida depois que o texto for selecionado. Aponte para a barra de ferramentas para torná-la sólida e selecione uma opção de formatação.

Mais opções de formatação

Selecione uma série de dados (em um gráfico de colunas, por exemplo, isso significa que é preciso clicar em uma coluna para selecionar todas as colunas referentes a essa pessoa ou região). Se tiver problemas para selecionar uma série, clique na guia Formatar e vá até o grupo Seleção Atual. Clique na seta da caixa na parte superior do grupo, procure o nome da série desejada e selecione-a na lista. Na guia Formatar, no grupo Estilos de Forma, clique no botão Mais para ver todos os estilos do grupo. Posicione o ponteiro do mouse sobre qualquer dos estilos do grupo para ver as alterações nas colunas. Outras opções do grupo Estilos de Forma são Preenchimento da Forma, que permite adicionar um Gradiente ou uma Textura à coluna, Contorno da Forma e Efeitos de Forma, que permite adicionar um efeito de Sombra ou de Bisel à coluna.

Criar e usar um modelo de gráfico

Clique no gráfico que deseja salvar como um modelo. Na guia Design, no grupo Tipo, clique em Salvar como Modelo. Na caixa de diálogo Salvar Modelo de Gráfico, na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o modelo. Para usar o modelo, selecione os dados que serão plotados. Na guia Inserir, no grupo Gráfico, clique em qualquer tipo de gráfico. Clique em Todos os Tipos de Gráfico. Na caixa de diálogo Alterar Tipo de Gráfico, clique em Modelos. Selecione o modelo.

Adicionar um gráfico ao PowerPoint 2007

Copie o gráfico no Excel 2007. Abra o PowerPoint 2007. Cole o gráfico no slide desejado. O gráfico será atualizado automaticamente no PowerPoint se for alterado no Excel, a não ser que você não queira que isso aconteça. É possível selecionar opções no botão Opções de Colagem, no canto inferior direito do slide, ao colar o gráfico no PowerPoint.

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