EVENTOS EM LOCAIS ABERTOS: TUDO O QUE VOCÊ

PRECISA SABER

Introdução 3Como escolher a data certa do seu evento? 6Como escolher o melhor local? 10Como evitar transtornos? 15Qual é o elemento mais importante? 21Comida e bebida: quais as melhores opções?

E a segurança?

Conclusão 25Sobre o Rooftop5 27

INTRODUÇÃO

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INTRODUÇÃO

Eventos em locais abertos são um charme por si só. Sejam corporativos ou sociais, a ideia é sempre bem-vinda, especialmente aos convidados. No entanto, para quem organiza, os cuidados precisam ser redobrados e algumas particularidades precisam ser levadas em conta para que o acontecimento seja um sucesso, do contrário, o charme pode se tornar um pesadelo.

Portanto, além dos procedimentos comuns a essas solenidades, precisamos nos atentar a outros detalhes importantes.

O objetivo desse e-book é versar sobre essas especificidades para evitar surpresas desagradáveis, especialmente no decorrer do evento. Vamos abordar desde itens incontroláveis, como as condições climáticas, até o tipo de iluminação ideal para esse tipo de cenário. Confira!

COMO ESCOLHER A DATA CERTA DO

SEU EVENTO?

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COMO ESCOLHER A DATA CERTA DO SEU EVENTO?

Escolher a data de um evento, seja ele qual for, precisa seguir alguns critérios. No entanto, quando sua realização é prevista para acontecer em um local aberto, algumas regras devem ser respeitadas. Isso porque ficamos à mercê da natureza, e condições climáticas desfavoráveis podem colocar tudo a perder. De fato, não temos como prevê-las, mas podemos adotar algumas precauções para evitá-las.

Verificar o histórico de chuvas e ventos mais intensos nos últimos anos é primordial. Geralmente, mudanças de estação, especialmente a primavera e o verão, costumam trazer chuvas. No outono e no inverno, o sol se põe mais cedo, e isso vai influenciar na iluminação natural que pode ser usada dependendo do horário escolhido para início do acontecimento.

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COMO ESCOLHER A DATA CERTA DO SEU EVENTO?

As chuvas são as mais lembradas como possíveis problemas em eventos realizados nos locais abertos, mas o excesso de calor e de frio também deve ser considerado.

Em dias muito quentes, por exemplo, devemos evitar os horários que compreendem o meio da

manhã e o final da tarde. Já em épocas muito frias, os eventos noturnos nesse tipo de locação

podem ser bastante desconfortáveis aos convidados.

Em tempo, se não houver possibilidade de ajustar a data para um melhor momento, é fundamental criar meios e disponibilizar recursos que permitam o maior conforto dos convidados.

Vale lembrar que condições climáticas desfavoráveis também afetam os fornecedores e colaboradores do evento e, igualmente, devemos viabilizar o bem-estar deles.

COMO ESCOLHER O MELHOR

LOCAL?

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COMO ESCOLHER O MELHOR LOCAL?

De fato, não existe um único local ideal para todo tipo de eventos, pois cada um deles têm suas particularidades. Tal escolha deve ser baseada em alguns importantes fatores. O primeiro ponto de análise deve ser a capacidade necessária para abrigar o número de participantes. De nada adianta ter uma locação aparentemente perfeita, mas que não comporte o número de convidados.

O próximo passo é verificar a infraestrutura necessária. Considere os equipamentos que requerem energia elétrica e se o espaço oferece as condições mínimas necessárias para o funcionamento deles. Não se esqueça de examinar a quantidade e o estado dos banheiros disponíveis. Além disso, confira se os equipamentos da cozinha atendem à demanda dos chefs ou buffets contratados.

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Outro ponto importante é que o tipo de evento também deve ser avaliado no momento de escolher o local para sua realização. Eventos corporativos ou mais formais requerem localizações que acompanhem o protocolo esperado. Assim como casamentos ou aniversários podem ser realizados em espaços mais descontraídos.

Finalmente, mas não menos importante, verifique se a locação escolhida garante as condições de funcionamento. O local deve ter alvará de funcionamento, garantindo que foi avaliado pelos bombeiros e pela prefeitura. Precisa também ter extintores dentro do prazo de validade, para-raios, saídas de emergência e até mesmo equipe própria de segurança, se possível.

Não custa ressaltar que o melhor é escolher um local próprio para eventos, pois os gastos e problemas que podem surgir em locais despreparados são imensuráveis.

COMO EVITAR TRANSTORNOS?

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COMO EVITAR TRANSTORNOS?

Escolher os melhores fornecedores para eventos é um ponto essencial para que se tenha sucesso e aborrecimentos sejam evitados, seja na realização de uma palestra, curso, confraternização ou qualquer outro tipo de reunião. Um profissional mal escolhido pode comprometer o evento em sua totalidade. Por isso, devemos seguir alguns procedimentos simples, porém, fundamentais na hora de escolher bons fornecedores.

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COMO EVITAR TRANSTORNOS?

FORNECEDORES

O primeiro passo é investir tempo em pesquisa. Faça uma lista de todos os tipos de fornecedores que seu evento requer. Estabeleça critérios de avaliação e não se esqueça de verificar a disponibilidade de data, custo e condições de pagamento de cada um deles. Se o fornecedor foi indicado por alguém de confiança, vale a pena creditar alguns pontos extras.

Ao receber as propostas, faça uma análise detalhada para evitar surpresas futuras. Esse é o momento em que você deverá tirar todas as suas dúvidas, negociar valores e, inclusive, testar o atendimento do fornecedor.

Na ânsia de fechar o negócio, muitas vezes não fazemos esse diagnóstico, e o barato pode sair caro. Aliás, não deixe de firmar um contrato com todos os fornecedores — essa é sua única garantia da contratação dos serviços.

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COMO EVITAR TRANSTORNOS?

PLANEJAMENTO

Um planejamento eficiente engloba alguns testes e precauções fundamentais ao bom andamento do evento. Problemas com som e imagem, por exemplo, podem ser evitados mediante testes prévios realizados horas antes do acontecimento, enquanto que a contratação de geradores vai garantir que possíveis quedas de energia não sejam empecilhos para o andamento do evento.

PLANO ALTERNATIVO

Outro ponto imprescindível é ter um plano B que cubra, literalmente, o decorrer da solenidade: uma área coberta, caso seja necessário. Não dá para contar com a sorte ou acreditar nas previsões do tempo. Tendas, ombrelones, ventiladores, toldos, enfim, tudo o que puder proteger seus convidados e a equipe das intempéries naturais.

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COMO EVITAR TRANSTORNOS?

ILUMINAÇÃO

Não se esqueça também da iluminação. A menos que faça parte do clima da festa, ficar em uma penumbra não é muito agradável. Em salões fechados, essa é uma preocupação relativamente desnecessária, no entanto, em ambientes abertos, devemos nos lembrar de que pode ser necessária uma estrutura de iluminação à parte.

O mesmo vale para o contrário: se o evento for durante o dia, cuide para que seus convidados não fiquem expostos ao sol de forma desconfortável. Não só pelo calor, mas também pela dificuldade em assistir às imagens do slide show, por exemplo.

QUAL É O ELEMENTO MAIS

IMPORTANTE?

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QUAL É O ELEMENTO MAIS IMPORTANTE?

Os convidados! Um dos objetivos comuns a todos os eventos é garantir a satisfação dos participantes, e isso começa antes mesmo do dia do evento. Reuniões em locais abertos, assim como acontecimentos diurnos, fazem com que os participantes tenham várias dúvidas sobre os trajes a serem usados, por exemplo.

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QUAL É O ELEMENTO MAIS IMPORTANTE?

TRAJES

Certamente, você já deve ter passado por uma situação similar: ser convidado para uma festividade em um local diferente do habitual e não saber exatamente que tipo de roupa deve vestir. Nesses casos, o mais indicado é especificar no convite o dress code, ou código de vestimenta. Assim, os participantes se sentirão mais à vontade durante o evento.

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QUAL É O ELEMENTO MAIS IMPORTANTE?

GUARDA-VOLUMES

Além disso, independentemente do tipo de acontecimento — mas principalmente naqueles que ocorrem em épocas de frio —, garanta que seus convidados terão locais estratégicos para deixar seus casacos e, no caso das mulheres, suas bolsas também.

Em dias chuvosos, por exemplo, não se esqueça de disponibilizar lugares para que eles deixem seus guarda-chuvas molhados. Nada mais desconfortável do que ter de carregá-los durante toda a festividade.

CRIANÇAS

Se o evento permitir a entrada de crianças, é importante que os pais ou responsáveis sintam-se seguros em levá-los. Disponibilize espaços para trocadores nos banheiros e áreas para recreação. Se possível, contrate monitores para que os adultos possam aproveitar o momento sem maiores preocupações. Do contrário, o evento pode ficar bastante confuso e desorganizado.

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QUAL É O ELEMENTO MAIS IMPORTANTE?

TECNOLOGIA

Outro fator que influencia diretamente no conforto do evento são os recursos tecnológicos. Por estarmos o tempo todo conectados, a indisponibilidade de funcionamento de nossos dispositivos móveis pode se tornar um grande incômodo.

Pensando nisso, disponibilize, por exemplo, pontos para recarga de baterias dos smartphones e, se possível, garanta acesso à internet para seus convidados.

COMIDA E BEBIDA: QUAIS AS MELHORES

OPÇÕES?

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COMIDA E BEBIDA: QUAIS AS MELHORES OPÇÕES?

Escolher o que será servido, ainda que seja uma missão de responsabilidade, é saborosa! A definição do cardápio ideal leva em consideração uma série de informações sobre o evento, pois, acredite: eles devem combinar!

Brunch, almoço, jantar ou coffee break? Essa escolha não é das mais difíceis, pois pode ser definida pelo horário do evento.

No entanto, a forma como será servido cada tipo de refeição é um detalhe importante! Se o objetivo é proporcionar um ambiente mais descontraído, aposte em petiscos no melhor estilo coquetel. Assim, os convidados podem circular pelo ambiente.

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COMIDA E BEBIDA: QUAIS AS MELHORES OPÇÕES?

Não se esqueça de disponibilizar pontos de apoio para que os convidados possam se servir. Dependendo do número de pessoas, mais de um ponto será necessário. Para facilitar, divida as comidas e bebidas em locais diferentes, assim evita-se a aglomeração de pessoas em um só espaço.

Lembre-se de que um evento em local aberto precisa de uma área apropriada para as refeições. Imagine folhas de árvores, por exemplo, caindo sobre os pratos — desagradável, não é? O vento também pode comprometer a temperatura das comidas. Então, esteja preparado!

E A SEGURANÇA?

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E A SEGURANÇA?

Não importa qual será o tipo da produção: certamente haverá um aglomerado de pessoas que pode sofrer consequências desagradáveis por uma pequena falha de segurança que aconteça. Por isso, faça um levantamento de riscos e perigos. Não é ser pessimista, mas avaliar o que de pior pode acontecer e ter soluções para esses problemas é ser perspicaz.

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E A SEGURANÇA?

CONTRATE SEGURANÇAS

Se o local escolhido não tiver sua própria equipe de segurança, contrate esse serviço. E saiba que os profissionais de segurança precisam atender a requisitos específicos.

Avalie com a empresa contratada quantos profissionais serão necessários para cobrir o número total de convidados do seu evento. Ela também deverá indicar quantos seguranças devem estar nas ruas observando os entornos, quantos ficam na porta junto aos recepcionistas e quantos precisam estar dentro do local do evento.

Essas pessoas, que podem ser homens ou mulheres, devem usar trajes adequados. Nada de calças jeans e camisetas. O ideal é que estejam de calça social e paletó, preferencialmente na cor preta, e com crachá de identificação.

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E A SEGURANÇA?

DISPONIBILIZE INFORMAÇÕES

Falhas de comunicação comprometem qualquer processo e, em um evento, podem resultar em grandes problemas, inclusive quanto à garantia da segurança.

Por isso, todos os profissionais envolvidos, da equipe de limpeza aos responsáveis pelo som e iluminação, devem ter acesso às mesmas informações. Todos devem estar cientes das responsabilidades e papéis de cada um.

Além disso, os colaboradores devem ter conhecimento sobre o cronograma e ter uma relação com todos os fornecedores envolvidos no evento. Devem também estar prontos para informar aos convidados onde ficam os banheiros e as saídas de emergência, obrigatórias em qualquer locação com muitas pessoas.

Quanto mais detalhadas e disseminadas forem essas informações, menores as chances de imprevistos acontecerem.

CONCLUSÃO

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CONCLUSÃO

Que os eventos em locais abertos são incríveis, não dá para negar: a possibilidade de aproveitar a brisa agradável da manhã ou aquele belo pôr do sol não tem preço.

No entanto, alguns cuidados são primordiais para que eles não fracassem. Uma solenidade desse tipo não pode correr o risco de ser prejudicada por uma forte chuva ou um calor escaldante. Tampouco pode estar sujeita a problemas de segurança causados por uma locação inapropriada.

O conforto dos convidados também deve ser ponto de atenção para evitar qualquer tipo de

situação desagradável. O indicado é colocar-se no lugar dessas pessoas e imaginar tudo o que

você mesmo gostaria de encontrar no evento para seu conforto.

Procure também avaliar tudo o que pode dar errado e tenha um plano alternativo, mesmo que a possibilidade pareça totalmente remota.

Acredite: tudo pode acontecer! Com um bom planejamento, seus eventos em locais abertos serão sempre um sucesso!

O Rooftop 5 & Centro de Convenções, localizado no mesmo edifício do Instituto Tomie Ohtake, no encontro entre o bairro de Pinheiros e a Av. Faria Lima, abriga 5 opções de espaços para eventos corporativos e sociais.

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