Estruturas Organizacionais Habilidades Gerenciais Planejamento e Gerenciamento de Projetos Hermano...
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Estruturas OrganizacionaisHabilidades Gerenciais
Planejamento e Gerenciamento de Projetos
Hermano Perrelli e Gilson Teixeira
Centro de Informática | UFPE
Estruturas Organizacionais
Objetivo Estudar aspectos da estrutura
administrativa e organizacional de empresas que influenciam a gerência de projetos
Conteúdo Aspectos chaves de influência
organizacional sistemas, culturas e estruturas organizacionais
Influências Organizacionais Os projetos normalmente fazem parte
de uma organização que é maior que o projeto.
Exemplos de organizações incluem: empresas, agências governamentais,
instituições de saúde, associações profissionais, entre outros.
Sistemas Organizacionais Organizações baseadas em projetos
Não tem áreas funcionais Existem vários projetos com gerentes e staff
próprios Projetos grandes funcionam como entidades
totalmente autônomas Projetos menores podem compartilhar um
pool de recursos de infra-estrutura Renda vem da execução de projetos para
outras organizações O gerenciamento é por projeto
Sistemas Organizacionais (cont.) Organizações não baseadas em
projetos: são estruturas por funções em geral, são hierárquicas e burocráticas gerenciamento de projetos é mais difícil departamentos não estão habituados a
gerenciar projetos
Culturas Organizacionais Expressa em valores, normas,
convicções, expectativas, políticas, procedimentos e relações de autoridade
Gerente com estilo participativo encontra problemas em organizações hierárquicas
Gerente com estilo autoritário terá problemas em uma organização participativa ou horizontal
Estrutura OrganizacionalTipo de Organização
Característicasdo projeto
Funcional MatricialFraco
MatricialBalanceado
MatricialForte
Projeto
Autoridade Pequenaounenhuma
Limitada Poucomoderado
Muitomoderado
Quase Total
% pessoal fulltime no projeto
Virtualmente nenhum
0 - 25 % 15 - 60 % 50 - 95 % 85 - 100 %
Papel do Gerentede projeto
Part-Time Part-Time Full-Time Full-Time Full-Time
Títulos comuns Coordenador / líderdo projeto
Coordenador / líderdo projeto
Gerente deprojeto /Oficial deprojeto
Gerentede projeto/ Gerentedeprograma
Gerente deprojeto /Gerente deprograma
StaffAdministrativo
Part-Time Part-Time Part-Time Full-Time Full-Time
Estrutura Organizacional Organização Funcional
pessoal é agrupado por especialidade, como produção, marketing, engenharia, contabilidade.
os departamentos trabalham independentes Organização por Projeto
Os membros da equipe geralmente são colocados juntos
O gerente tem grande independência e autoridade Possuem unidades denominadas departamentos
que oferecem serviços de suporte e respondem diretamente ao gerente
Organização FuncionalChefe Executivo
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Staff
Staff
Staff
Coordenação do Projeto
Organização por ProjetosChefe Executivo
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Coordenação do Projeto
Estrutura Organizacional (cont.) Organização Matricial
mista: funcional e projeto Três tipos:
matriz fraca: o papel do gerente é mais de coordenador ou
facilitador do que de um gerente de projetos matriz balanceada
o gerente não possui autoridade total sobre o projeto e seus recursos financeiros
matriz forte gerente e equipe de projetos alocados em tempo
integral
Matriz Fraca
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Chefe Executivo
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Coordenação do Projeto
Staff
Matriz Balanceada
Staff
Staff
Gerente de Projeto
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Chefe Executivo
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Coordenação do Projeto
Matriz Forte
Staff
Staff
Staff Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Chefe Executivo
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Coordenação do Projeto
Gerente de Gerentes de
Projetos
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Organização Composta
Envolvimento de todas as estruturas em vários níveis
Organizações funcionais podem criar uma equipe para cuidar de um projeto crítico
Cada equipe pode ter características de um projeto, com opções próprias: equipes full-time para diferentes departamentos desenvolvimento dos próprios procedimentos
operacionais pode operar fora da estrutura hierárquica
padrão
Organização Composta
Staff Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Chefe Executivo
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Coordenação do Projeto A
Chefe de Gerentes de
Projetos
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Staff
Staff
Coordenação do Projeto B
PMO nas estruturas organizacionais
Um escritório de projetos (PMO) é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos
O PMO se concentra no planejamento, na priorização e na execução coordenada de projetos e subprojetos
Um PMO pode operar de modo contínuo, desde o fornecimento de funções de apoio (treinamento, software, políticas padronizadas e procedimentos) até o gerenciamento direto real do projeto.
PMO nas estruturas organizacionais (cont.)
Muitas organizações compreendem os benefícios de desenvolver e implementar um PMO
Isso é verdadeiro para organizações matriciais e por projeto especialmente quando estão gerenciando vários projetos simultaneamente
Um PMO pode existir em qualquer uma das estruturas organizacionais porém a probabilidade de ocorrer aumenta em organizações matriciais fortes e por projeto
PMO nas estruturas organizacionais (cont.)
A função do PMO numa organização pode variar de uma assessoria até uma concessão formal de autoridade pela gerência executiva.
Existindo um PMO na organização, uma caixa será adicionada entre a camada do gerente de projetos e a camada do executivo chefe.
PMO nas estruturas organizacionais (cont.)
Chefe Executivo
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Coordenação do Projeto
PMO
Seleção da Estrutura Depende do contexto e situação Determinar o tipo de trabalho que será realizado
Identificar resultados primários no projeto Listar as principais tarefas associadas com cada
resultado e determinar seu responsável Definir a melhor forma de integração Considerações importantes:
fatores ambientais, de dentro ou de fora da organização entendimento das vantagens e desvantagens das
estruturas
Passos para Seleção da Estrutura Definição do projeto e dos objetivos,
identificando os resultados principais desejados
Determinar as tarefas chaves associadas a cada objetivo e localizar as unidades funcionais na organização
Organizar as tarefas de forma seqüencial ou decompô-las em pacotes
Definir os subsistemas e como se integram uns aos outros
Passos para Seleção da Estrutura
Listar as características especiais ou associar atribuições com o projeto
nível de tecnologia necessária provável tamanho do projeto problemas individuais e políticos entre funções do
projeto, etc.
Levando em conta o anterior e conhecendo cada forma estrutural, escolher uma estrutura
Conclusões Os sistemas, a cultura e as estruturas
organizacionais podem influenciar muito a gerência de projetos
É necessário entender a cultura organizacional e os objetivos do projeto para se definir a melhor estrutura
Muitas vezes é necessário resolver conflitos
Habilidades Gerenciais
Objetivo Conhecer as habilidades gerenciais
e como elas podem ajudar no gerenciamento de projetos.
A administração geral envolve todos os aspectos de gerência de um empreendimento: Finanças e contabilidade, vendas e marketing,
pesquisa e desenvolvimento, fabricação e distribuição
Planejamento estratégico, tático e operacional Estrutura organizacional, comportamento
organizacional, administração de pessoal Motivação de pessoal, delegação, supervisão,
administração de conflito, administração de tensão Administração pessoal
Habilidades Gerenciais
Habilidades Gerenciais Liderar Comunicar Negociar Solucionar Problemas Influenciar a Organização
Liderar Liderar Gerenciar
não necessariamente o líder será o gerente mas os dois perfis são necessários
Gerência: consiste em atender stakeholders Liderar envolve:
Estabelecer uma direção “Alinhar” pessoas: para alcançar a visão Motivação e Inspiração: ajudando pessoas a
superar questões políticas, burocráticas, recursos
Comunicar A informação deve ser clara, não
ambígua, íntegra, de fácil entendimento Como, quando, de que forma, e para
quem informar os desempenhos do projeto
A Comunicação pode ser: escrita ou oral, escutada ou falada interna ou externa (cliente, mídia, público) formal (relatórios) e informal vertical e horizontal
Negociar Chegar ao acordo quanto a:
definição das necessidades do projeto no planejamento, custo, objetivos
mudanças no planejamento, custo, objetivos atribuições recursos necessários
A negociação é necessária não só no início. Ocorre nos vários níveis de projeto
Solucionar Problemas Definição (causas e sintomas) do problema
e tomada de decisões Problemas podem ser:
internos (alocação de pessoas em outro projeto) externos (pendências externas atrasando o
projeto) técnicos (opiniões do melhor modo de projetar) gerenciais (um grupo não produz como
esperado) interpessoais (problemas de personalidades e
estilo)
Solucionar Problemas (cont.) Decisão quanto à solução consiste
em analisar o problema identificando as
soluções viáveis e só depois implementá-las
podem ser obtidas pelo cliente, pela equipe ou gerente
A decisão certa pode não ser a melhor caso seja efetuada muito cedo ou muito tarde
Influenciar a Organização “Fazer acontecer” Requer
entendimento das estruturas formais e informais de todas as organizações envolvidas
entendimento de poder e política Poder: a habilidade potencial para influenciar
o comportamento, mudar o curso de eventos, superar resistência, etc
Política: sobre como obter ação coletiva de um grupo das pessoas que podem ter interesses bastante diferentes
Influências Sócio-econômicas Padrões e regulamentos
(legislação), dependendo do projeto, podem ou não ser um risco
Internacionalização Influências culturais
Exercício Recomendado Escolha uma organização que você
conhece e faça uma reflexão sobre como a mesma está estruturada e o quanto sua estrutura está orientada a projetos.
Referências O Gerente de Projetos na Empresa. Roque
Rabechini Jr.. Editora Atlas, 2005. PMI - Project Management Institute. A Guide
to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 2000.
PMI - Project Management Institute. Guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (PMBOK). 3ª ed. Newton Square Pennsylvania, 2004.