Universidade corporativa reduza custos com a experiência de aprendizagem
Estoque Estoque - Gestão, análise e monitoramento. Reduza seus custos! INICIO.
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Estoque
Estoque - Gestão, análise e monitoramento.
Reduza seus custos!
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Objetivos do Treinamento
• O objetivo desse treinamento é apresentar diversas funcionalidades durante a utilização do módulo Estoque, afim de programar e planejar melhor o armazenamento de materiais em sua clínica.
• O treinamento é voltado para os responsáveis pela gestão do almoxarifado, gestão financeira, compras e auxiliares administrativos da clínica, abrangendo temas como o cadastros do estoque, perfil, indicadores, análise de movimentação, requisição de compra e consumo e inventário.
• O que se espera com a implantação do X-Clinic no módulo Estoque é conseguir planejar da melhor forma a compra de seus materiais, permitindo o armazenamento em menor número, assim reduzindo custos, sem que haja a falta de algum material.
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES
Estoque
Introdução
• O Estoque do X-Clinic tem como ideia gerir um almoxarifado, seja um único estoque ou ainda a possibilidade de existir o estoque central e seus subestoques.
• Afim de dispensar o uso de outras ferramentas, como um caderno, e-mail, ou outro tipo de anotação, toda a solicitação, seja de compra ou de consumo, deve ser realizada através do X-Clinic.
• Existe ainda a possibilidade de realizar um inventário de materiais, para que a informação apresentada em tela, seja sempre condizente com a realidade.
• Com o X-Clinic, é possível gerir mais de um estoque, com a possibilidade de realizar transferências entre os estoques, ou ainda impossibilitar essa transferência, no caso de estoques de empresas distintas.
• Possibilidade de gerenciar o custo de aquisição de materiais, e sua distribuição por centro de custos.
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES
Estoque
Introdução
• Responder as seguintes questões:
Quanto comprar?
De quem comprar?
Quando comprar?
Onde localizar?
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INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES
ProcessoCompras:
AVISOMaterial em ponto de
pedido
REQUISIÇÃO DE COMPRA
Cria uma solicitação do material
COTAÇÃOInicia a cotação de preço junto aos fornecedores
COTAÇÃO ON-LINEGera planilha para
fornecedor preencher
Envia para fornecedor
Recebe e imp X-Clinic
APROVAÇÃOAnalisa e aprova a melhor
cotação
PEDIDO DE COMPRAGera o pedido de compra
RECEBIMENTO DE PEDIDO
Formaliza entrada do material
Envia dados da compra
CONTAS A PAGARCria registro no contas a
pagarRECEBIMENTO DE PEDIDO
Entrada manual de compra de material
Envia dados da compra
Processo SimplificadoPEDIDO DE COMPRA
MANUAL
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INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES
ProcessoConsumo:
REQUISIÇÃO ELETRÔNICAUsuário cria uma solicitação dos
materiais que ele precisa
Processo Simplificado
FICHA DE SOLICITAÇÃOUsuário escreve em uma ficha os materiais que ele necessita.
PROCESSAR REQUISIÇÃOUsuário do almoxarifado analisa
os pedidos
AUTORIZAÇÃOCoordenador autoriza ou não a
entrega do material
ESTOQUE FISICOUsuário do almoxarifado separa
o material e entrega para os usuários solicitantes
ESTOQUE FISICOUsuário do almoxarifado separa
o material e entrega para os usuários solicitantes
AUTORIZAÇÃOCoordenador autoriza ou não a
entrega do material
CONSUMO MANUALUsuário do almoxarifado
cadastra os materiais que esta sendo entregue.
ENTREGA DO MATERIALUsuário do almoxarifado faz a
entrega
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Unidades de Medida
• Cadastrar as formas de controlar a entrada e saída de cada material.
• A medida de entrada do material deve ser idêntica a medida de saída.
Acessar: Estoque / Cadastros / Unidades de Medida
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Locais de Consumo
• Cadastrar os locais em que possam ser consumidos os materiais, como unidade ou posto de coleta.
Acessar: Estoque / Cadastros / Locais de Consumo
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Centro de Custo
• Cadastrar a divisão dos centros de custo da empresa.
• Setores técnicos e departamentos da empresa.
Acessar: Estoque / Cadastros / Centro de Custo
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Grupos
• Grupos de materiais, afim de facilitar os relatórios.
• Cada grupo cadastrado deve obrigatoriamente ter um subgrupo, mesmo que seja com a mesma descrição do grupo cadastrado.
Acessar: Estoque / Cadastros / Grupos
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Marcas
• Cadastrar marcas semelhantes (genéricas) dos materiais ou medicamentos comprados.
• Selecionar a marca do material semelhante (genérico) caso o mesmo esteja em falta.
Acessar: Estoque / Cadastros / Marcas
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Materiais
• Cada material controlado, e utilizado deve ser cadastrado no X-Clinic.
• Devem ser indicados os grupos e unidades de medidas que o material é controlado.
• Possibilidade de classificar o material, de acordo com o seu valor, popularidade, dificuldade de aquisição e grau de necessidade.
• Criação de indicadores, para que o sistema alerte a falta do material.
Acessar: Estoque / Cadastros / Materiais
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Fornecedores
• Cadastro de fornecedores, onde os materiais podem ser adiquiridos.
• Possibilidade de vinculo dos materiais para cada fornecedor.
• Classificação do fornecedor, de acordo com critérios próprios.
Acessar: Estoque / Cadastros / Fornecedores
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Perfis
• Cadastrar perfil, para limitar acesso ao estoque.
• Possibilidade de cadastro de estoque central e subestoques.
• Possibilidade de criação de perfil, indicando qual usuário terá acessao a cada um dos estoques cadastrados.
• Vinculo de centro de custo, local de consumo, fornecedores e materiais para cada estoque.
Acessar: Estoque / Cadastros / Perfis
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Invetário
• Inventário: Relacionar ou listar os bens, com a sua quantidade atual.
• Realizar o inventário inicial do sistema, indicando a quantidade de cada material presente em estoque.
• Realizar inventário periódico, para conferência do sistema com o estoque físico.
• Ajustes necessários quando é feita entrada ou saída do estoque físico, mas nada foi registrado no sistema.
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Requisição de Compra
• Realizar compra de materiais, através de um processo com mais de uma figura (responsável do almoxarifado, compras, e administrador), para que possa ser realizada a cotação e aprovação de compra.
• Criação de uma requisição de compra, pelo responsável do almoxarifado, indicando os materiais necessários, sua quantidade e os fornecedores.
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Cotação
• Cotação da requisição de compras, realizada pelo setor de compras.
• Indicação de disponibilidade de material, valor do IPI, e forma de pagamento.
• Possibilidade de inclusão de mais fornecedores.
• Opção de realização da cotação “online”.
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Aprovação
• Aprovação da compra, realizada pelo administrador.
• Possibilidade de comparação de valores entre fornecedores.
• Informações adicionais como Forma de pagamento, Prazo de Entrega e Valores de Frete e Desconto.
• Possibilidade de aprovação de compra para mais de um fornecedor.
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Recebimento de Pedidos
• Seleção do pedido gerado, através da Requisição de Compra.
• Preenchimento dos dados da Nota Fiscal e recebimento.
• Possibilidade de digitalização da Nota Fiscal.
• Pode-se alterar a quantidade recebida de cada material.
• Recebimento parcial, para casos de entrega abaixo da quantidade solicitada.
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Recebimento Manual
• Compra de material através de um processo com apenas uma figura (o responsável pelo almoxarifado é o mesmo que realiza a cotação, e aprova a compra).
• Preenchimento de dados de entrega, valores, materiais e fornecedor em uma única tela.
• Recebimento de materiais no momento em que realiza o pedido.
• Possibilidade de digitalização da Nota Fiscal.
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Requisição de Consumo
• As solicitações são realizadas para cada estoque ou subestoque.
• Indicação de Centro de Custo e Local de Consumo do solicitante.
• Indicação do prazo de entrega, e quantidade necessária.
• Solicitação de materiais, independente da quantidade em estoque.
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES
• Permitir que os usuários façam solicitações de material, utilizando o próprio X-Clinic.
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Processar Requisição de Consumo
• Responsável pelo almoxarifado visualiza e atende às requisições de consumo.
• Possibilidade de atender uma solicitação de consumo parcialmente.
• Impressão da solicitação, para registro de entrega.
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES
• Pode-se iniciar uma requisição de compra (no estoque central) ou uma requisição de transferência (no caso de um subestoque, a partir de uma requisição de consumo.
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Consumo Manual
• Cadastro de consumo, sem que haja uma requisição prévia.
• Registrar o responsável pelo consumo, centro de custo e local de consumo do mesmo.
• Possibilidade de visualizar a quantidade atual em estoque.
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES
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Transferência
• Transferência de materiais entre o estoque central e os subestoques.
• Possibilidade de transferência sem consumo (de um estoque a outro) ou com consumo (de um estoque diretamente para o usuário de outro estoque).
• Impressão do registro de transferência.
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Configurações do Estoque
• Configurar valores utilizados na baixa dos materiais no estoque.
• Quantidade de contagens durante a realização de inventário.
• Ordenação da analise de estoque.
• Notificação de recebimento de materiais.
• Diretório para salvar imagens digitalizadas.
Acessar: Estoque / Configurações / Estoque
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Fiquem atentos ao nosso treinamento de JULHO com o tema CADASTROS E CONFIGURAÇÕES (TI).Maiores informações em nosso site.Centro de Treinamentos Medical Systems, todo mês um tema sob medida para você.www.medicalsystems.com.br
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