Portugués: Atención al Público Huelva 2014

Escrever um email formal

Nos últimos anos o e-mail transformou-se numa das principais ferramentas de comunicação

empresarial. Memorandos, bilhetes, recados, pedidos, comunicados são redigidos e enviados

constantemente pela internet.

Para garantir a eficácia dessas mensagens no ambiente profissional, é necessário, porém,

seguir algumas regras básicas, como a objetividade e a simplicidade.

No mundo dos negócios, um e-mail precisa necessariamente ter, além da mensagem, uma

saudação de abertura, uma despedida, a assinatura. Essa formatação aplica-se para os três

níveis de comunicação empresarial: interno, com fornecedores e com clientes.

Regras fundamentais para o desenvolvimento de um e-mail:

-Independentemente do tipo de e-mail que está a redigir, seja sempre educado e cordial.

-Na caixa de entrada do correio, à esquerda vem o nome do remetente, logo a seguir, o

assunto. Dê um bom Assunto ao seu e-mail. O mesmo deve estar inteiramente relacionado

com o conteúdo da mensagem. Colaborará para o interesse na leitura do seu e-mail e

consequentemente na obtenção da resposta do mesmo.

-Se se tratar de uma mensagem de candidatura, é bom costume, começar por apresentar-se,

nome completo, nacionalidade, nível académico e curso.

-É importante evitar o uso da gíria, do calão, da linguagem da Internet, de abreviaturas e de

símbolos que manifestam falta de responsabilidade, profissionalismo e sobretudo falta de

respeito.

-Use sempre o tamanho de letra Normal. Evite o uso de letras em MAIÚSCULAS, cores de letras

diferentes do preto, sublinhado, cor de realce e de fundo do texto, itálico ou negrito.

-Um e-mail não pode ser muito longo. Não há nenhuma regra concreta. Mas, como

pretendemos ser breves, directos e objectivos, o ideal é no máximo 15 linhas (mais ou menos).

Separar parágrafos com linhas em branco. Se quiser tratar dois assuntos diferentes, é

preferível enviar dois e-mails.

-Verifique exaustivamente a ortografia e a gramática. As caixas de mensagem do gmail,

hotmail e muitos outros já dispõem de ferramentas de verificação da ortografia e da gramática

do texto da mensagem. Já não há desculpas para não escrever correctamente as palavras.

Monitora: Elisa Rodrigues

Portugués: Atención al Público Huelva 2014

-Muitas vezes, os e-mails de candidaturas a bolsas de estudo que são enviados, são recebidos

por pessoas que fazem parte do júri de avaliação das candidaturas. Por isso, e-mails com erros,

comprometem a admissão ou selecção do candidato.

-Sempre que enviar documentos anexos ao e-mail, informe no corpo da mensagem e deve

listar esses documentos. Dê nomes adequados aos documentos que anexa ao e-mail.

-No fim da sua mensagem, use termos formais, tais como "Atenciosamente" ou "Com melhores cumprimentos". Não se esquece de assinar com o seu nome completo, cargo, empresa e telefone se julgar adequado.

Monitora: Elisa Rodrigues