Ernesto Haberkorn

Material didático do Treinamento

ERP em Sala de Aula

inclui

Mão na Massa e Jogo de empresas

Edição nº 17 de 10 de julho de 2018

1. Introdução ...................................................................................... 4

2. Dúvidas ........................................................................................... 5

3. Acessando o ERPFlex ...................................................................... 7

4. A Empresa do exercício ................................................................... 9

5. Cadastrando sua Empresa ............................................................ 10

6. Cadastrando Perfis de Usuários .................................................... 11

7. Cadastrando novos usuários ......................................................... 12

8. Telas Favoritas .............................................................................. 13

9. Cadastros ...................................................................................... 14

10. Bancos........................................................................................... 14

11. Vendedores ................................................................................... 16

12. Transportadoras ........................................................................... 16

13. Perfis de Clientes e Fornecedores ................................................ 17

14. Legendas de Campos Adicionais ................................................... 18

15. Clientes ......................................................................................... 20

16. Fornecedores ................................................................................ 21

17. Naturezas ...................................................................................... 22

18. Categorias e Subcategorias ........................................................... 24

19. Variantes ....................................................................................... 25

20. NCM .............................................................................................. 27

21. Produtos ....................................................................................... 27

22. Serviços ......................................................................................... 30

23. Parâmetros ................................................................................... 33

24. Digitação de Movimentos ............................................................. 34

25. Ordem de Serviço/Ordem de Produção ....................................... 34

26. Movimentação de Serviços e Abertura do Orçamento................. 35

27. Abertura da Ordem de Serviço ..................................................... 36

28. Compras ........................................................................................ 37

29. Movimentações da OS .................................................................. 40

30. Faturamento ................................................................................. 41

31. Movimentação da Revenda .......................................................... 44

32. Movimentação da Indústria .......................................................... 45

33. Pedido de Compra ............................... Erro! Indicador não definido.

34. Recebimento da Mercadoria ........................................................ 50

35. Movimentação da Ordem de Produção ........................................ 51

36. Requisições Avulsas ...................................................................... 52

37. Fechamento .................................................................................. 55

38. Quiz ............................................................................................... 57

39. Financeiro ..................................................................................... 58

40. Investimentos e Empréstimos ...................................................... 60

41. Processo Fiscal, Contabilidade e SPED .......................................... 61

Sum

ário

42. Contabilidade ................................................................................ 63

43. Consultas ...................................................................................... 69

44. PEF Posição Econômico-Financeira ............................................... 69

45. Consulta Multidimensional ........................................................... 69

46. Atendimento ................................................................................. 70

47. Consulta Movimentação Financeira ............................................. 70

48. Fluxo de Caixa ............................................................................... 70

49. Estoques ....................................................................................... 71

50. Consulta via Excel ......................................................................... 72

51. Gerador de Relatórios ................................................................... 72

52. Consulta via SELECT ...................................................................... 73

53. Flexcel ........................................................................................... 74

54. Suporte à Decisão – Painel de Gestão .......................................... 79

55. Suporte a Decisão – Data Mining .................................................. 80

56. Workflow ...................................................................................... 81

57. Jogo de Empresas ......................................................................... 84

58. Decisões ........................................................................................ 89

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Introdução

Bem-vindo ao Treinamento

ERP em Sala de Aula

Este exercício tem como objetivo mostrar como a Tecnologia da Informação pode ajudar na gestão de uma empresa através do uso de um ERP.

O ERP que será usado é o ERPFlex, da TI Educacional.

O ERPFlex é um sistema de gestão empresarial na web focado para pequenas e médias empresas e que tem como objetivo controlar e gerenciar de forma simples e prática os vários processos necessários à sua gestão e atender a todas as exigências de nossa complexa legislação tributária.

Neste exercício o aluno terá uma visão geral do sistema: orçamento, faturamento, compras, estoque, custos, ordem de serviços, produção, pagamentos e recebimentos. Digitando os dados necessários poderá visualizar as principais consultas que o sistema oferece. E também praticar o Jogo de Empresas apresentado no final do manual.

O ERPFlex é Cloud Computing ou Computação nas Nuvens. Este termo significa que o software é executado e operacionalizado utilizando a Internet, ou seja, tudo está armazenado em um Datacenter (o ERPFlex está hospedado na Amazon). O usuário precisa apenas ter acesso a um navegador da Internet para utilizar o software seja o Internet Explorer da Microsoft, Firefox, Chrome ou Safari. O ERPFlex é desenvolvido em PHP, o Banco de Dados é MySQL e as telas são programadas parte em Flex, parte em HTML5.

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Dúvidas

Em caso de dúvidas, recorra ao seguinte:

1. Clique no botão de qualquer tela. Lá, está disponível o Help on-line com textos

detalhados de cada funcionalidade do ERPFlex. À esquerda da tela, um índice facilita o seu acesso.

Veja o exemplo da tela de ajuda:

2. No site www.docs.erpflex.com.br, na aba Helps estão todos os textos de ajuda do sistema. Na aba

Vídeos/Livros você encontra 36 vídeos explicativos e 3 manuais do sistema e o XML da nota de

compra usado no exercício.

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No site www.tieducacional.com.br, na aba Tutoriais temos mais vídeos que contém informações

básicas sobre ERP e TI. Lá, você encontrará 55 vídeos, todos eles ligados à Tecnologia da

Informação. Ou ainda, pesquisando as palestras no YOUTUBE de Ernesto Haberkorn

3. Em último caso, recorra ao suporte da TI Educacional em www.erpflex.com.br na parte superior, em

.

4. A empresa que você utilizará neste exercício vem apenas com os Parâmetros e os Impostos (com

seus derivados) digitados. Os alunos terão que digitar todos os cadastros e movimentos.

5. Mão na massa:

Sempre que encontrar esse ícone significa que você vai digitar dados, com o objetivo de melhor aprender o conteúdo deste treinamento.

6. Enfim, esse exercício oferece todas as condições para que você se torne um profundo conhecedor

de como bem utilizar um ERP.

7. Agora é só Ler e Estudar... estar sempre bem informado!

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Acessando o ERPFlex

Obtido seu Login e Senha para prática do ERPFlex, pratique o passo-a-passo a seguir.

Mão na massa

1. No navegador internet, acesse o site www.treinamentoti.erpflex.com.br.

Use preferencialmente o navegador FIREFOX. O Chrome também pode ser usado.

Dependendo do navegador, será solicitada permissão para rodar o Adobe Flash. Caso ele ainda não

esteja instalado, você deve obtê-lo no site https://get.adobe.com/br/flashplayer/; para isso, acesse

esse site pelo próprio navegador.

2. Clique em Executar Adobe Flash e permitir.

3. Entre com seu Login e Senha fornecidos pela TI Educacional.

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Note o campo Data-base

Esse campo é importante, pois se durante o seu aprendizado houver uma virada de mês, você não

terá uma visão completa dos dados, pois algumas telas apresentam inicialmente apenas os dados

do mês corrente. Caso isso ocorra, digite o mês no qual o seu aprendizado se iniciou.

4. Clique em Entrar.

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5. Empresa do exercício

Para ilustrar o nosso aprendizado, vamos imaginar uma empresa que tem as seguintes atividades produtivas:

▪ Ministra cursos presenciais, ou seja, é uma

prestadora de serviços.

▪ Vende e distribui livros, ou seja, também é um

comércio.

▪ Produz chaveiros, ou seja, também é uma indústria.

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Cadastrando sua Empresa

Vamos iniciar o exercício pela configuração da empresa.

Mão na massa

1. Entre em Miscelânea / Empresa. Veja os dados da sua empresa.

2. Digite um Endereço completo.

3. Selecione o Regime de Tributação como Simples Nacional, o que torna o processo bem mais fácil.

4. A Alíquota do Simples será de 12%, de acordo com o faturamento da empresa e o Anexo na qual ela

se enquadra.

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5. Clique em .

Cadastrando Perfis de Usuários

Para cada Perfil, determina-se um menu apropriado que restringe assim o uso das opções de cada usuário.

Mão na massa

1. Entre na opção Miscelânea/Autorização/Perfis.

Existe um Perfil especial chamado Vendedor. Esse perfil tem mais uma característica: cada usuário

enxerga somente os clientes, orçamentos e faturamentos que ele próprio criou.

Em cada opção, clicando em , se permite ou não a utilização dos botões de Incluir, Alterar, Excluir,

Exportar dados, Imprimir, Salvar e Visualizar. Se todos os checkboxes estiverem desmarcados

significa que esse Perfil tem todas as autorizações, ou seja, como se todos estivessem marcados.

Para somente Visualizar, inibe-se o botão de Gravar.

2. Clique no botão e crie um Perfil chamado Diretor.

3. Retire dele a opção de entrar em Ferramentas do Sistema.

4. Clique no botão Gravar.

Se for criado um novo usuário com esse Perfil, ele não terá acesso às Ferramentas do Sistema.

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Cadastrando novos usuários

Essa opção, também restrita ao Administrador, permite incluir novos usuários. Se ele tem acesso a mais que uma empresa, pode aqui definir também em quais delas esse novo usuário tem acesso.

Para cada usuário, associa-se um Perfil. O ERPFlex não permite nomes de usuário ou e-mails repetidos, independente da empresa.

Mão na massa

1. Entre na opção Miscelânea / Autorização / Usuário.

Note que o usuário que está em uso não aparece, por questão de segurança (senão cada um poderia

alterar seu próprio perfil) e veja que lá você define em quais empresas do grupo ele pode entrar (no

nosso caso só tem uma).

2. Coloque nome e sobrenome fictícios.

3. Marque ele como Ativo.

Assim que ele sair da empresa, deverá ser desativado para que não consiga mais acessar o sistema.

Para entrar no ERPFlex também é aceito, no lugar do nome de usuário, o email que foi cadastrado

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Telas Favoritas

Crie ícones de Favoritos no desktop para acessar rapidamente as telas que você mais utilizar sem precisar passar pelos menus.

Mão na massa

1. Com a tela favorita aberta, clique em Miscelânea / Ambiente ERPFlex / Adicionar Favoritos.

Observe que há um limite de 10 ícones.

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Cadastros

Para o bom funcionamento de um sistema é importante que os Cadastros sejam bem implantados. Cadastros são arquivos que uma vez implantados dificilmente se alteram. São os dados dos Clientes, Fornecedores, Vendedores, Bancos, Produtos, Serviços, entre outros. E quanto mais completos estiverem os Cadastros, mais automática será a digitação dos Movimentos.

Produtos e Serviços, por sua vez, são comprados, requisitados e vendidos, gerando assim as Despesas, os Custos e as Receitas da empresa. E a diferença entre elas é o Lucro ou Prejuízo do negócio. São os movimentos que precisam ser digitados e que geram o maior trabalho no dia a dia da empresa. Cada vez mais se procura automatizar esse processo.

Agora vamos entrar em cada um dos Cadastros do ERPFlex e digitar os seus dados necessários para a

realização do exercício. Clique no botão de cada um para melhor entender o que significa cada campo.

Bancos

É o cadastro que controla os saldos tanto do Caixa como de cada Conta Bancária com a qual a empresa trabalha, incluindo Investimento de liquidez imediata. Também se informam dados para a emissão de Boletos e o seu envio ao cliente.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros/Bancos CC Finalizadoras/Bancos.

Veja que já existe um Banco com o nome Internos ERPFlex, usado para facilitar a contabilização de

Descontos e Acréscimos em pagamentos e recebimentos de títulos.

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2. Clique em Incluir e crie dois bancos:

Código 341

Descrição Banco ITAU

Fluxo de Caixa Sim

Ativar Cadastro Sim

Linha do PEF Bancos

Código CX1

Descrição Caixa (é o caixinha também tratado como se fosse um Banco).

Fluxo de Caixa Sim

Ativar Cadastro Sim

Linha do PEF Bancos

Se houvesse um Banco de Investimentos, na linha do PEF (consulta Posição Econômico-Financeira),

seria selecionado Aplicações Financeiras.

3. Clique em Gravar.

O Saldo Anterior contém o saldo no dia da implantação do sistema. O ERPFlex calcula o Saldo Atual a partir do Saldo Anterior mais os lançamentos digitados de Saques e Depósitos.

Caso haja uma diferença, os botões ficam iluminados, para que se faça a correção clicando-se em um deles, mas não sem antes analisar as causas da diferença.

Esse controle duplo serve como uma segurança para o sistema contra possíveis ações não previstas, como por exemplo, ataques de hackers à base de dados objetivando encobrir atos ilícitos (ex: saques sem um registro correspondente no sistema e consequente alteração na base de dados).

Esse mesmo controle também é adotado no Estoque. Somente pessoas autorizadas tem acesso aos botões Ajustar.

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Vendedores

Os Vendedores normalmente são vinculados ao Cadastro de Clientes e sugeridos em cada item da Nota Fiscal de Vendas. Cada cliente pode ter o vínculo com vários vendedores.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Cadastros Básicos / Vendedores.

2. Cadastre um vendedor. Os únicos campos obrigatórios são o Nome, o CPF e a % Comissão

Transportadoras

As transportadoras são utilizadas na emissão da Nota Fiscal.

Mão na massa

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1. Entre em Cadastros / Cadastros Básicos / Transportadora.

2. Cadastre uma empresa de Transporte. Basta preencher o campo Nome.

Perfis de Clientes e Fornecedores

Antes de cadastrar os Clientes é preciso cadastrar os Perfis de Clientes e Fornecedores. Cada Perfil pode ter vários itens, que serão as opções a serem selecionadas para classificar os clientes e fornecedores.

O Perfil é muito usado nas Estatísticas de Vendas e no envio de mala-direta. São exemplos de Perfis: o Ramo de Atividade, a nacionalidade do cliente, seu tamanho, e até em um cadastro de pessoas físicas, o time de futebol para o qual ele torce.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Cadastros Básicos / Perfis de Clientes e Fornecedores.

2. Cadastre o perfil Ramo de Atividade com alguns itens:

• Comércio

• Indústria

• Serviços

3. No final, clique em Gravar.

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Legendas de Campos Adicionais

Ainda antes de cadastrar os clientes, vamos analisar as legendas dos Campos Adicionais que são utilizados no cadastramento de várias tabelas. Cada campo Legenda pode ter o seu título e seu formato customizado

(carácter, numérico, data, memo e escolha), definido ao se clicar .

As legendas servem para incluir campos necessários ao usuário, não previstos no ERPFlex. E podem, por exemplo, ser utilizados no Gerador de Relatórios, no Flexcel, no Excel e nos comandos SELECT.

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Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Ferramentas do Sistema / Parâmetros / Legendas / Clientes.

Veja que está cadastrado na Legenda 1: Nome da Secretaria.

2. Não é preciso salvar essa tela.

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Clientes

Agora sim, vamos cadastrar alguns clientes.

Mão na massa

1. Acesse Cadastros / Cadastros Básicos / Clientes.

2. Cadastre um cliente com os campos:

Regime de tributação Simples Nacional

Razão Social informe um nome para ele

CNPJ 15.768.543/0001-20

Situação do ICMS Contribuinte de ICMS

Tabela de Preços Tabela Padrão

Sit. do Cadastro Aprovado

Linha do Balanço Contas a Receber

3. Clique na aba Endereço e informe o Endereço Comercial.

4. Clique na aba Vendedor e selecione aquele que você cadastrou.

5. Cadastre mais um “cliente” especial, que na verdade é um Investidor, ele fará aportes na empresa:

Regime de Tributação Pessoa Física

Nome informe um nome para ele

CPF digite um CPF válido

Sit. do Cadastro Aprovado

Linha do Balanço coloque a linha 16, Capital

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Fornecedores

E agora os Fornecedores. Qualquer despesa (impostos, funcionários, cartão de crédito) é lançada como Compra ou Despesa, logo necessita de um “Fornecedor”.

Da mesma forma que no cadastro de clientes inclua alguns Fornecedores na sua empresa.

Já temos um Fornecedor cadastrado que é a Administradora de Cartão de Crédito. Vamos precisar de fornecedores dos livros, do suporte, da argola e do chaveiro, o instrutor do curso, a empresa de marketing que vende os anúncios e o Banco Itaú, pois ele cobra juros, ou seja, presta um Serviço, e nessa ação ele é considerado um fornecedor.

Nada impede que você cadastre apenas um Fornecedor e o utilize para todas as compras e despesas.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Cadastros Básicos / Fornecedores.

2. Inclua:

Regime de Tributação Simples Nacional

Razão Social digite um nome para ele

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CNPJ 72.340.628/0001-47

3. Clique na aba Endereço e informe o Endereço Comercial (digite o CEP e preencha apenas o número).

4. Grave.

Naturezas

Os cadastramentos a seguir tem a ver com as análises que o usuário queira fazer de suas Vendas, Receitas, Custos, Compras e Despesas. Para melhor analisar esses Resultados, cria-se uma hierarquia dos Serviços e Produtos. São as Dimensões do sistema, representadas pelas tabelas definidas no desenho abaixo. Com essa divisão consegue-se ter uma visão, ao mesmo tempo, macro e detalhada do que de fato ocorre na empresa. Nem sempre ela coincide com o Plano de Contas Contábil, já que tem uma visão gerencial, enquanto o Plano de Contas tem uma visão fiscal.

Abaixo um desenho que apresenta essa hierarquia de Dimensões:

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Já temos duas Naturezas cadastradas: Financeiras e Tributaria. Uma Natureza pode ser do tipo Receitas, Despesas ou Ambos.

Cadastre a seguir algumas naturezas de Despesas e Receitas. Coloque Ambos em todas, assim elas aparecerão tanto nas telas de Despesas como de Receitas.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Produtos e Serviços / Naturezas.

2. Cadastre primeiramente as Naturezas que representam os 3 segmentos ou divisões onde a empresa

trabalha:

Descrição Indústria (para o caso do Chaveiro)

Tipo Ambos

Descrição Comércio (para o caso da venda de livros)

Tipo Ambos

Descrição Serviços (para a venda do Curso)

Tipo Ambos

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Descrição Estoque (usada nas compras de itens que são estocados)

Tipo Ambos

Descrição Operacionais (para as despesas gerais)

Tipo Ambos

Descrição Imobilizado

Tipo Ambos

Linha do PEF (despesa) Imobilizado (somente neste caso, é preciso definir as linhas do PEF)

Linha do PEF (receita) Imobilizado

Categorias e Subcategorias

As classificações de categorias e subcategorias são amarradas ao produto, ou seja, em uma movimentação não tem como alterá-las. Uma vez alteradas no Cadastro de Produtos, todas as movimentações anteriores passarão a aparecer na nova Categoria/Subcategoria.

Já existem duas categorias cadastradas: Financeiras e Tributos.

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Mão na massa

1. Acesse Cadastros / Produtos e Serviços / Categorias/Subcategorias.

Marque sempre Não em Ajusta Peso Teórico, tanto para as categorias, como para as subcategorias.

2. Cadastre a categoria Produtos com as seguintes subcategorias:

• Matéria Prima

• Produto Acabado

3. Inclua também:

Categoria Cursos

Subcategorias Programação

Gestão

Categoria Livros

Subcategorias Técnicos

Gestão

Variantes

As Variantes são derivativos de um produto/serviço usadas para diferenciar cores, tamanhos, padrões, modelos, etc. A grande vantagem da utilização das Variantes é na Loja Virtual, pois o Produto passa a aparecer uma única vez e as Variantes são mostradas somente quando ele é clicado. Com isso não se polui a vitrine da loja. No exemplo abaixo o livro tem 2 variantes: 1ª e 2ª edição.

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Fora isso, cada Variante pode ser considerada como um Produto normal, com seu saldo em estoque, custo e preço.

Mão na massa

1. Acesse Cadastros/Produtos e Serviços/Variantes.

Temos apenas uma Variante que é usada no Suporte e no Chaveiro.

2. Cadastre a variante Acabamento com os itens:

• Dourado

• Prateado

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NCM

O NCM (Nomenclatura Comum de Mercadorias) é uma tentativa de se padronizar mundialmente os códigos

de produtos, principalmente para questões fiscais. É comum, no entanto, que a empresa tenha vários

produtos semelhantes em um mesmo NCM. E as informações que são comuns a todos eles são aqui

cadastradas.

Mão na massa

3. Acesse Cadastros / Configurações Fiscais / NCM.

4. Cadastre o NCM a seguir:

Código 73083000

Ex 10

Descrição Produtos de escritório

5. Na aba Valores Padrões – Compras, configure: (lembre-se que o Regime é SIMPLES)

Aba IPI

Sit. Trib. IPI 49 (Outras Entradas)

% IPI 0

Aba ICMS

Sit. Trib. Simples 102 (Tributada sem permissão de crédito)

6. Na aba Valores Padrões – Faturamento, configure: (lembre-se que o Regime é SIMPLES)

Aba PIS

Sit. Trib. PIS 49 (Outras Operações de Saída)

Aba COFINS

Sit. Trib. PIS 49 (Outras Operações de Saída)

Produtos

Agora sim, podemos cadastrar os Produtos da empresa.

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Cadastre os 4 itens que serão usados: Argola e Suporte, que são as matérias primas, o Chaveiro que é o produto a ser vendido e o Livro Gestão Empresarial com ERP que é o item de revenda, além de ser também entregue gratuitamente aos alunos do Curso, através de requisições.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Produtos e Serviços / Produtos.

2. Cadastre primeiro a Argola:

Status Ativo

Tipo Fiscal MP

Categoria Produtos

Subcategoria Matéria-prima

Nat. Padrão Compras Estoque

Nat. Padrão Faturamento deixe em branco (pois é uma MP)

Visível nas telas de marque Compras

Descrição Argola

Custo Std 1,00

3. Clique na Dados Tributários e informe:

NCM 73083000

4. Grave.

5. Vamos agora cadastrar o Suporte:

Status Ativo

Tipo Fiscal MP

Categoria Produtos

Subcategoria Matéria-prima

Nat. Padrão Compras Estoque

Nat. Padrão Faturamento deixe em branco (pois é uma MP)

Visível nas telas de marque Compras

Descrição Suporte

Aba Dados Tributários

NCM 73083000

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6. Na aba Variantes, coluna esquerda, clique sobre a variante Acabamento e, em seguida, no botão

para associá-la.

7. Grave.

8. Clique agora no botão - Variantes à frente do Suporte.

9. Em seguida, clique no botão localizado na parte inferior da tela.

10. Marque as duas opções: Dourado e Prateado

11. Clique em Gravar e Confirme.

12. Edite a variante Dourado e informe seu Custo Std com o valor de 2,00.

13. Inclua agora o Chaveiro:

Status Ativo

Tipo Fiscal PA

Categoria Produtos

Subcategoria Produto Acabado

Nat. Padrão Compras deixe em branco

(ele não é comprado, portanto não precisa colocar nada)

Nat. Padrão Faturamento Indústria

Visível nas telas de marque Faturamento e Automação Comercial

Descrição Chaveiro

Aba Dados Tributários

NCM 73083000

Aba Variantes

Variante Acabamento

14. Grave.

15. Clique no botão -Detalhes da Variante.

16. Clique no botão +Variantes e adicione a cor Dourado.

17. Edite a variante Dourado e informe o Preço da Tabela Padrão com o valor 6,00.

18. Inclua também o livro:

Status Ativo

Tipo Fiscal RV

Categoria Livros

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Subcategoria Gestão

Nat. Padrão Compras Estoque

Nat. Padrão Faturamento Comércio

Visível nas telas de marque Compras, Faturamento e Automação Comercial

Descrição Livro Gestão Empresarial com ERP

Aba Dados Tributários

NCM 73083000

19. Clique no botão -Detalhes da Variante.

20. Edite a variante Padrão e informe o Preço da Tabela Padrão com o valor 150,00.

A Variante Padrão é usada para os itens que não tem variante.

Serviços

Ao ser criada uma nova empresa o ERPFlex já abre uma série de Serviços que certamente serão necessários para a maioria das empresas. Os mais importantes são os Impostos (PIS, Cofins, CSLL, etc).

As diferenças entre um Produto e um Serviço são:

• Produto quando comprado normalmente vai para o estoque. Só não vai se a Natureza for diferente de Estoque, ou seja, vai direto para despesa, não é controlado. Ou se for para uma O.S. (Ordem de Serviço)

• Se for para Estoque pode depois ser vendido ou requisitado e aí sim ir para Custo ou Despesa.

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• Serviço não vai para estoque. Ao ser comprado já vai direto para Custo (se tiver O.S.) ou Despesa.

• A Nota Fiscal Eletrônica de Produto é Modelo 55. De Serviço é 00.

• Somente a realização de um Serviço é que pode abrir uma OS (Ordem de Serviço). Somente a produção de um Produto pode abrir uma OP (Ordem de Produção).

Vamos cadastrar dois Serviços: Instrutor, que é o trabalho do professor do curso e Curso Gestão Empresarial com ERP que é o serviço oferecido pela nossa empresa.

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Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Produtos e Serviços / Serviços.

2. Inclua o serviço para pagamento do Instrutor:

Status Ativo

Tipo Fiscal SV

Categoria Cursos

Subcategoria Gestão

Nat. Padrão Compras Serviços

Nat. Padrão Faturamento deixe em branco

Visível nas telas de marque Compras

Descrição Instrutor

Custo Unit. Std 1.000,00 (O uso de Custo Std é uma prática recomendável para uma análise mais precisa das Variações ocorridas).

3. Inclua também o serviço para venda do Curso:

Status Ativo

Tipo Fiscal SV

Categoria Cursos

Subcategoria Gestão

Nat. Padrão Compras deixe em branco

Nat. Padrão Faturamento Serviços

Visível nas telas de marque Faturamento

Descrição Curso Gestão Empresarial com ERP

4. Clique no botão -Detalhes da Variante.

5. Edite a variante Padrão e informe o Preço da Tabela Padrão com o valor 300,00.

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Parâmetros (C19)

Os Parâmetros servem para customizar o sistema às características e necessidades de cada usuário. É um conjunto enorme de especificações que são feitas por ocasião da implantação do sistema. Dependem do segmento em que a empresa trabalha, do seu porte, do Regime de Tributação, do design de telas desejado, enfim adequa o sistema à forma como ela quer trabalhar. É claro que depende também da cabeça de seus dirigentes!

Analisem os Parâmetros de sua empresa, sempre usando o botão para melhor entender o significado de cada um.

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Ferramentas Sistema / Parâmetros.

2. Não salve a tela de Parâmetros, eles já estão todos digitados.

E assim chegamos ao fim da digitação dos Cadastros, sem dúvida a fase mais trabalhosa, demorada, estafante e “chata mesmo”, mas, sem dúvida, necessária, fundamental e a mais importante para o sucesso da implantação de um ERP.

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Digitação de Movimentos

E agora sim, vamos analisar alguns movimentos no sistema. A rigor, o usuário precisa digitar diariamente apenas os seguintes movimentos: Orçamentos (o mesmo que Pedidos de Venda), Faturamento, Compras, Recebimentos, Pagamentos, Aberturas de Ordens de Produção e de Serviço, Requisições, Produção, Investimentos e Empréstimos.

Ordem de Serviço/Ordem de Produção

A Ordem de Serviço tem como principal objetivo controlar o faturamento e os custos de um determinado Serviço.

Exemplos: um determinado curso, um projeto de customização, uma determinada obra, um evento, uma consultoria a um cliente, etc, etc.

Ela tem um tratamento um pouco diferente de uma Ordem de Produção. A Ordem de Produção trata um Produto e sua finalização se dá através de uma Produção gerando uma entrada nos estoques. Já uma Ordem de Serviço vai recebendo as requisições e compras de produtos (matéria-prima ou mesmo um semielaborado) e compras de serviços a ela dedicados (um trabalho terceirizado, um serviço específico, etc). E pode ter vários faturamentos.

E também na apropriação ao Resultado e na conclusão a OS difere da OP. Todos os custos da OS, seja uma compra de serviço, seja uma compra de produto com OS, seja uma requisição, entra no Custo dos Serviços Vendidos (CSV) no mês em que ocorre essa movimentação, independente se a OS foi concluída. E o faturamento, que nem sempre é feito na conclusão de uma OS, também. Pode ser antecipado ou no decorrer de sua execução ou mesmo após sua conclusão. De qualquer forma, o faturamento vai para o Resultado no mês das datas de emissão das Notas Fiscais. Por outro lado, a qualquer momento pode-se emitir um relatório completo da OS com todas as suas despesas e receitas, independente do mês em que foram lançadas e inclusive comparando esses valores com o orçamento daqueles serviços.

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Movimentação de Serviços e Abertura do Orçamento

Primeiramente vamos organizar um Curso de Gestão Empresarial para um Cliente. Neste Curso teremos apenas duas despesas. Os livros (o mesmo que é comercializado), que serão entregues gratuitamente aos alunos, e um Instrutor que será contratado para dar as aulas. Faremos um Orçamento do Curso prevendo que teremos 20 alunos. Depois de feitas as Compras, lançaremos o Faturamento, em uma única Nota Fiscal de Serviços, pois os alunos pertencem todos à mesma empresa. Finalizando analisaremos o resultado Real comparado com o Orçado.

Mão na massa

1. Entre na opção Lançamentos/Vendas/Orçamentos (vídeo C05 e P22).

2. Clique em e informe:

Número dê um número para o orçamento

Cliente selecione um Cliente

Vendedor selecione o vendedor

Produto/Serviço marque Serviço

Serviço Curso Gestão Empresarial com ERP

3. Clique na aba Planilha de Cálculo e, em seguida, no botão +Incluir:

Produto/Serviço marque Serviço

Serviço Instrutor

Fixo/Variável marque como Recurso Fixo, ou seja, independe da quantidade de alunos.

Quantidade 1

Preço Unitário 3.000,00 (o Instrutor cobra $1.000,00. Vamos cobrar do cliente $ 3.000,00, ou seja, lucraremos no instrutor $ 2.000,00).

4. Clique em OK e inclua o item a seguir:

Produto/Serviço marque Produto

Produto Livro Gestão Empresarial com ERP

Fixo/Variável marque como Recurso Variável (pois a quantidade de livros depende da quantidade de alunos).

Quantidade 20 (são 20 alunos)

Preço Unitário 150,00 (custou 100,00, ou seja, umlucro de $50,00 em cada livro)

36

5. Clique em OK e Sair

6. Clique no botão Cotação, para que o Preço e o Valor Total sejam transferidos para a primeira página.

Lembrando que algumas pessoas preferem colocar em cada item o seu Custo e somente no final

estabelecer uma margem de lucro para definir o preço total do serviço. É outra forma de definir o

Preço de Venda, as duas são válidas.

7. Analise o Orçamento do Curso de Gestão Empresarial

Resumindo, temos um valor variável de $ 3.000,00 (são 20 livros a $ 150,00 cada) e um Valor Fixo de

$ 3.000,00 (é o preço do Instrutor). O Total é de $ 6.000,00, ou seja, $ 300,00 por aluno.

8. Clique na aba Recebimento e inclua uma parcela com tipo a Prazo.

9. Grave o Orçamento.

10. Opcionalmente, poderíamos completar com mais dados, principalmente na aba Dados Adicionais.

Todos os Recebimentos serão a Prazo. Somente no Jogo de Empresas é que digitaremos os

Pagamentos e Recebimentos de cada título.

Abertura da Ordem de Serviço

Uma vez aprovado o Orçamento, abre-se a Ordem de Serviço para controlar o seu Custo.

37

Mão na massa

1. Na tela inicial do Orçamento, clique no ícone .

2. Ao clicar nesse ícone, será exibida a janela:

3. Para não gerar a requisição automática dos Livros, clique em Gerar Somente a OP/OS.

As requisições automáticas devem ser usadas quando houver uma quantidade muito grande de

itens, o que gera muito trabalho de digitação. A desvantagem é que o estoque real pode ficar

diferente ao do sistema, pois nem sempre todas as requisições são feitas simultaneamente.

O Orçamento desaparece da tela, pois o que interessa agora é a OS (Ordem de Serviço).

4. Para visualizar o Orçamento novamente, marque o checkbox exibido no

canto inferior direito.

Isso ocorre porque depois de gerada a OS, pressupõe-se que o Orçamento já está liquidado.

Compras

Feito e aprovado o Orçamento, e gerada a Ordem de Serviço, o próximo passo são as Compras.

Nesta tela, clicando-se em , lança-se as Compras com nota, e clicando-se em todas as outras despesas (notas de debito, folha de pagamento, guias de impostos, gastos gerais, enfim documentos onde não há um tratamento fiscal ou NF-e).

A digitação de uma Nota envolve uma série de situações que podem ser analisadas no desenho abaixo.

38

PRODUTO/SERVIÇO

SOMA NOESTOQUE

TEM Nº OPSim

SOMA NAOP

Não

É DESPESA

Requisição ouVenda(CMV)

27

Produz->Estoque

NaVenda:CMV

Req

TEM Nº OS

Sim

É CMV

Serviço Produto

TEM OS ouNAT#EstoqueSim

Vamos tratar a nota de Compra dos Livros. Pressupõe-se que é uma NF-e que chegou via Web. Na

prática esse processo todo é feito automaticamente através da leitura do XML, ou enviado pelo

Fornecedor, ou extraído do site da Secretaria da Fazenda. Veremos isso mais adiante.

Mas aqui vamos digitá-la para entender melhor o processo.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Compras / Compras.

2. Clique no botão e informe:

Modelo da Nota 55.

Docto Coloque um número de NF, por exemplo, 01.

Fornecedor Selecione o que está cadastrado.

Histórico Compra dos Livros

3. Clique em .

Produto Livro Gestão Empresarial com ERP

CFOP 1102 – Compra para Comercialização

Natureza Estoque pois é para lá que irão os Livros (só depois serão requisitados para a OS do Curso)

Qtde. comercial 100 que é a quantidade comprada, já que é sempre bom ter livros no estoque.

Preço Unitário o livro custa $100,00

Valor Total ficou $ 10.000,00

39

4. Clique nas abas IPI, ICMS, PIS e COFINS e veja que estão com os Códigos de Situação Tributária (CST)

corretos porque está definido no respectivo NCM do Livro e nos parâmetros.

5. Clique em .

6. Será exibida uma janela com a mensagem. Aqui já temos um aviso caso o fornecedor está cobrando

acima do preço que temos cadastrado como std. No caso em que o novo valor passará a ser o usual

daqui para frente, clica-se em sim.

7. Clique em Sim, pois não cadastramos o Custo Std na implantação do livro.

8. Veja a mensagem embaixo .

9. Se tivéssemos mais itens, continuaríamos a digitação. Como não temos, clique em .

10. Analise a aba Totais de Produtos e Serviços.

11. Vá para a aba Pagamento e coloque o Tipo A prazo.

12. Clique em .

13. Em seguida, clique em .

Vamos agora digitar a Despesa do Instrutor. Por ser um “PJ” emitiu Nota.

Mão na massa

1. Na mesma tela, ou seja, Lançamentos/Compras/Compras, clique em .

Docto informe um número, por exemplo 02

Mude o Modelo da Nota para 00, Nota Fiscal de Serviço

Fornecedor selecione o Instrutor cadastrado (tem que ter endereço. Se não tiver

pode incluir aqui mesmo clicando em )

Histórico digite Despesa com Instrutor

2. Clique em .

Produto/Serviço marque Serviço

Serviço Instrutor

40

Natureza observe que ficou com Serviços

Preço Unit. Com 1.000,00

Valor Total 1.000,00

OS selecione a nossa OS, pois essa despesa já vai direto para ela

3. Clique em e depois em .

4. Vá para a aba Pagamento. Inclua a parcela com tipo a Prazo.

5. Na aba clique na caixa

Em Cod. de Trib. do Serviço selecione Treinamento.

Em Situação do RPS selecione Tributado em São Paulo.

6. Grave a nota.

Movimentações da OS

Como não geramos a Requisição automática, vamos fazê-lo agora.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Serviços / Ordens de Serviços.

Veja que na OS está lançada a despesa do Instrutor digitada na Nota de Compra.

2. Clique em , ou seja, vamos fazer os lançamentos nessa OS.

3. Clique no botão situado no canto inferior direito, para gerar as requisições.

4. Marque o botão e informe:

Docto informe um número de Docto, por exemplo 03

Produto Livro Gestão Empresarial com ERP

Quantidade 21 (pois o Instrutor pediu um livro para ele, que não estava previsto)

OS mantenha a OS do Curso

Natureza Serviços (pois esses livros, que não serão revendidos, serão dados “gratuitamente” aos alunos, ou seja, dentro da Natureza do Curso, que é Serviços)

Histórico digite: o professor pegou 1 livro para ele!

5. Clique em Gravar

41

Faturamento

Agora vamos digitar o faturamento do Curso. Na tela de Faturamento, observe que também aqui existem

dois botões: .

O primeiro é para vendas com emissão de NF-e. O segundo é para outras receitas.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.

2. Clique em .

Modelo da NF 00, pois se trata de uma Nota Fiscal de Serviço

Docto coloque 03

Histórico Faturamento do Curso

Cliente selecione o mesmo cliente para o qual foi feito o Orçamento.

3. Clique no botão , situado logo abaixo do campo do Cliente.

Aparece a tela do Orçamento.

4. Selecione a linha do Curso, clicando em .

42

5. Em seguida, clique em .

6. Deve aparecer o item faturado. Clique da linha do item faturado e verifique se tudo está

preenchido.

7. Na aba Recebimento, coloque Tipo A Prazo e clique Ok.

8. Entre na aba Totais de Serviços e veja que é aqui que é calculado e informado o ISS. (se não aparecer

tudo clique em .

9. Marque .

10. Implante o código de prestação de serviço, clicando no item Cód. Trib. Serviços.

11. Clique em Incluir e, no Código ISSQN, digite 12345. Em Descrição ISSQN, informe Treinamento.

Grave.

12. Em Situação do RPS, selecione Operação Normal ou Tributada em São Paulo.

13. Em Tipo de Tributação, selecione Tributado no Município.

43

14. Grave a Nota.

Quanto ao envio da NF-e de Serviço, cada Prefeitura tem seu formato, embora agora muitas

prefeituras utilizem o padrão GINFES. Nem todas aceitam webservices e, nesse caso, é preciso entrar

no site da prefeitura para enviar o txt.

É no parâmetro que se define qual a forma de envio.

15. E para finalizar essa operação, entre em Lançamentos / Vendas / Orçamentos.

16. Marque o checkbox Mostrar com OS gerada.

17. Clique no ícone e veja a análise completa da OS.

Veja que houve uma Variação na Quantidade dos livros, o que gerou uma variação negativa de $

100,00 (foi requisitado um livro a mais, para o professor, que esqueceu o seu em casa!). Com isso o

Resultado do Curso foi de $ 2.900,00 (6.000,00 – 3.100,00) e não os 3.000,00 orçados.

18. Clique em Imprimir para melhor visualizar o resultado.

Veja que o sistema apresenta a Variação pela Quantidade e pelo Custo Unitário SEPARADAMENTE.

Imagine se o Comprador da empresa tivesse negociado bem com o Fornecedor e conseguido

comprar os livros por $ 95,00, a diretoria não iria perceber que houve uma variação no Lucro do

Curso. Dividindo-se as Variações se percebe que na verdade houve 2 fatos relevantes a serem

considerados: o bom trabalho do comprador e a indisciplina do Instrutor que requisitou mais um (já

que é de graça).

44

Movimentação da Revenda

A segunda operação trata de uma simples Revenda. A empresa que mandou os alunos para o curso quer comprar mais 10 livros para distribuí-los entre os demais funcionários.

Veja que agora se trata de uma Nota Fiscal Eletrônica de Revenda, que é estadual, modelo 55, bem diferente da Nota de Serviço, modelo 00, que é municipal.

A Nota de Venda gera um XML, transmitido diretamente para o site da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e tem uma versão em papel, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) que serve apenas para acompanhar fisicamente a mercadoria.

Como o ERPFlex trata as vendas:

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.

2. Clique em .

Modelo NF 55

Docto informe 04

Cliente selecione o Cliente

Histórico digite: Venda no Varejo.

3. Clique em e informe:

Produto Livro Gestão Empresarial com ERP

CFOP 5102 - Venda de Mercadoria Adquirida de Terceiros, que é o que está no parâmetro Faturamento-Padrões/CFOP.

Qtde. Comercial 10

45

Preço unitário comercial 150,00

Valor Total 1.500,00

4. Entre nas abas dos tributos e confira: ICMS (102-tributada sem permissão de crédito), PIS (49-Outras

Operações de saída) e COFINS (igual ao PIS) e veja que os CSTs são os padrões, definidos no NCM,

como segue abaixo:

5. Clique em OK e saia dessa tela.

6. Em Recebimento, coloque A Prazo.

7. Clique em e grave.

O passo seguinte é enviar a nota à SEFAZ, clicando no ícone , mas para isso é preciso cadastrar o

Certificado Digital A1 no Data Center. Depois de transmiti-la com sucesso, ficará .

Movimentação da Indústria

E a terceira operação é um processo industrial. Nossa empresa compra Suportes e Argolas necessárias para produzir Chaveiros. Para calcular o custo exato de uma Produção é necessário abrir uma OP – Ordem de Produção. É semelhante a uma OS, mas quando concluída cria um novo Produto, que é enviado ao Estoque. O custo desse Produto é a soma dos custos das Requisições de Componentes e Compra de Serviços apropriados à OP. Feita a Produção uma parte dos itens será vendida. Para ajudar nesse processo cria-se a Estrutura dos produtos.

46

Mão na massa

1. Entre em Cadastros / Produtos e Serviços / Estruturas de Produtos e Serviços.

2. Clique em .

3. Selecione o produto Chaveiro.

4. Marque a Variante Dourado.

5. Clique de novo em e inclua os componentes:

Produto Argola

Quantidade 1

Produto Suporte

Variante Dourado

Quantidade 1

6. Veja se o Custo Unitário deu $ 3,00.

7. Caso não retorne aos cadastros da Argola e do Suporte e digite os Custos Std. $1 e $2,

respectivamente.

8. Em Margem, coloque 100%, de modo que o Preço Calculado fique igual ao Preço Cadastrado, ou

seja, $ 6,00.

9. Grave os 2 valores .

10. Grave a estrutura em .

47

11. Agora entre em Lançamentos / Produção / Ordens de Produção.

Docto 05

Produto Chaveiro

Variante Dourado

Descrição OP do Chaveiro

Qtde a Produzir 1.000

12. Grave.

Veja que já estão previstas as Requisições da Argola e do Suporte, em função da Estrutura que

cadastramos.

Pedido de Compra

Agora vamos ver as compras dos Suportes e das Argolas. Vamos antes fazer um Pedido de Compra.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Compras / Pedidos de Compra.

2. Clique em Incluir e informe:

48

Docto 06

Fornecedor selecione o Fornecedor

3. Na área Itens, clique em Incluir.

Produto Argola

Quantidade 2.000

Preço Unitário 1,00

Produto Suportes Dourados

Quantidade 2.000

Preço Unitário 2,00

O ERPFlex tem um recurso, denominado RTF, que permite que se imprima determinados documentos em um formato definido pelo usuário. Para tal, na documentação ( ) temos os nomes dos campos necessários para fazer o leiaute, utilizando o editor de textos Notepad:

Exemplo:

49

Exemplo de um Pedido de Compra:

E o resultado:

50

Recebimento da Mercadoria

Dessa vez, não vamos digitar a Nota de Compra. Vamos ler o XML.

Mão na massa

1. Acesse www.docs.erpflex.com.br, link aba Vídeos e Livros.

2. No lado direito da tela, estão alguns livros.

3. Faça o Download para a sua máquina do arquivo curso.xml do ERP em Sala de Aula, definindo a pasta

onde ele será gravado.

4. Entre em Lançamentos / Compras / Compras.

5. Clique em .

6. E selecione o arquivo baixado chamado curso.xml confirmando a importação deste arquivo.

A Nota é apresentada na tela. Mas como o nome dos produtos do fornecedor são diferentes das

descrições em nossa empresa, é preciso acertar essa relação.

7. Clique em .

Veja que o nome do produto na nota não bate com o nome do produto em nossa empresa. Lá o

nome é Arco. Aqui é Argola.

8. Selecione o nosso Produto.

Veja que a quantidade e o preço também vieram do XML.

9. Clique em Ok para gravar os ajustes.

10. Repita o processo para o Suporte, sendo que aqui é preciso selecionar que se trata do Dourado.

11. Grave os ajustes do item.

12. Vá para a aba Pagamento e veja que o Tipo já está a Prazo.

13. ACERTE TAMBEM A DATA DE EMISSÃO DA NOTA e DO VENCIMENTO DO TITULO A PAGAR.

14. E grave a nota. Uma vez cadastrada a relação do seu Produto com o do seu Fornecedor, das

próximas vezes, a conversão é automática.

51

Caso precise alterar a nota, antes de gravar, delete o terceiro item, que é o IPI, ticando o checkbox

no canto esquerdo de sua linha.

Movimentação da Ordem de Produção

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Produção / Ordem de Produção.

2. Clique no botão à frente da OP do Chaveiro.

Neste caso, vamos gerar as 2 requisições automaticamente, considerando os comentários feitos na

requisição dos livros.

3. Clique em .

4. E nesta tela clique novamente em confirmando que quer gerar as requisições

5. E agora informe o que foi produzido, clicando em .

Docto coloque 07

Histórico Produção do chaveiro

6. Grave

52

7. A OP está concluída e os 1000 Chaveiros Dourados entraram no Estoque pelo seu Custo real, ou seja,

$ 3.000,00.

8. Clique em Sair.

9. Veja que na tela do Cadastro de Ordens de Produção a nossa OP não aparece mais, pois já foi

concluída. Para vê-la, clique em .

Requisições Avulsas

Suponha que foram perdidos 100 chaveiros por estarem defeituosos. Por isso, lance uma requisição de Perda de 100 Chaveiros Dourados.

Mão na massa

1. Em Lançamentos / Estoque / Requisições, Devoluções e Transferências.

53

2. Clique em Incluir e informe:

Docto 08

Produto Chaveiro Dourado

Quantidade 100

OS Como está propositalmente sem o numero da OS, irá para Despesa e não para Custo.

Natureza Industria

Agora só falta vender os Chaveiros.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.

2. Clique em +Receita e informe:

Vamos fazer, só para agilizar e não para sonegar, uma Receita em vez de um Faturamento.

Docto 08

Cliente selecione um cliente

Histórico venda dos chaveiros

3. Clique em e informe:

Produto Chaveiro Dourado

54

Qtde 500

Preço 6,00

Valor Total 3.000,00

4. Clique em Ok e saia da tela de Itens.

5. Clique na aba Recebimento.

6. Inclua uma parcela com tipo A Prazo.

7. Grave.

55

Fechamento

Aqui encerramos o Mão na Massa que teve como objetivo montar os dados para fazermos o Jogo de Empresas, descrito no final deste texto. Tudo o que está escrito daqui para frente pode ser praticado pelo aluno nesta mesma empresa, mas de preferencia depois da realização do Jogo, embora normalmente ele é disputado em equipes, de modo que basta preservar uma empresa para cada equipe.

E agora é chegado o momento de analisarmos a situação da empresa com base no que foi digitado. Para tanto vamos usar uma tela que nos dá uma visão completa.

Mão na massa

1. Entre em Consultas e Relatórios / Relatórios Gerenciais / Balanço e DRE.

2. Coloque a Data inicial e final do mês em que foi tudo digitado.

3. Clique em Ok.

Esses são os números que devem aparecer no seu Balanço-DRE:

56

Bancos está zerado. Para facilitar as alterações das Notas a serem feitas no Jogo, todas as operações foram com condição de pagamento A Prazo, já que para alterar uma nota quitada é preciso, antes, cancelar o pagamento.

A parte superior, que vai até a linha Total Patrimônio corresponde ao Balanço, ou seja, Ativo e Passivo, apresentando o Saldo Anterior, no nosso caso zerado, e o Saldo Atual. O Total Patrimônio é a diferença entre os dois, ou seja, contabilmente falando, é o quanto a empresa vale, ou seja, o Lucro Acumulado, considerando que não houve aporte de Capital. No Jogo, faremos um aporte inicial de $ 3.000,00.

Selecionando cada linha e clicando em , analisa-se o que ocorreu.

Vamos começar pelo DRE, ou seja, o resultado econômico, que correspondem às 3 ultimas linhas.

O DRE apresenta o Resultado do Período, por isso não temos um Saldo Anterior. Aproveitamos então para colocar em cada linha o Faturamento e o Custo de cada Natureza, ou seja, o Lucro por Natureza. Na linha de Despesas, estão aquelas que não estão vinculadas a um produto comprado ou produzido ou um serviço feito com OS, independente de sua Natureza.

Temos então que a Natureza Comércio faturou $1.500,00 (10 livros a $150,00 cada) e gastou neles $ 1.000,00 (10 livros a $ 100,00 cada).

Já a Indústria faturou $ 3.000,00 (500 Chaveiros a $ 6,00 cada) e gastou $ 1.500,00, pois cada chaveiro custa $3,00, sendo $1,00 da argola e $2,00 do suporte. Verão que as perdas de 100 chaveiros a $3,00 cada, como não foram vinculadas à OP, foram para Despesas.

E a Natureza Serviços faturou $6.000,00 tendo um lucro de quase 100% pois seu custo foi de $3.100,00 ($1.000,00 do Instrutor e mais 21 livros a $100,00 cada). Não fosse o Instrutor ter surrupiado um livro a mais e o lucro teria sido de 100%.

E clicando-se em cada linha, desse segundo nível, chega-se ao terceiro nível, onde se detalha cada item faturado ou gasto através dos movimentos digitados.

Analise também as linhas do Balanço, ou seja, o lado Financeiro e Patrimonial da empresa.

57

Quiz

1. Qual a finalidade do Cadastro Perfis de Clientes e Fornecedores?

2. Porque no Cadastro de Bancos existe um campo com o Saldo Anterior e um campo com o Saldo

Atual?

3. Qual o objetivo do Cadastro de Naturezas?

4. Como funcionam as Variantes?

5. Quais diferenças entre um Produto e um Serviço?

6. O que são Variantes?

7. Quais as Dimensões previstas no ERPFlex?

8. O que é NCM?

9. Cite os impostos que são tratados nas telas de cadastramento de NCM e Produtos?

10. É possível que um mesmo Produto ou Serviço possa ser ora de uma Categoria ora de outra? E de

uma Natureza?

11. Como se apura o Resultado de uma OS?

12. De que maneira uma OS pode receber materiais e serviços que ela consumiu?

13. Quais as vantagens ao se fazer uma venda inserindo no sistema tanto o Orçamento como a OS?

14. Qual as principais diferenças entre um Produto e um Serviço.

15. Os valores gastos na OS do Curso e o preço pago na compra do livro e o gasto com o Instrutor são

considerados Custos ou Despesas? Porque?

16. Posso dar entrada em um Produto sem que ele passe pelo Estoque?

17. Quais as principais contas do Ativo? E do Passivo?

18. O que é mostrado no DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício)?

19. Qual a vantagem de uma empresa trabalhar com Custo Standard?

20. Qual a diferença entre a situação econômica e financeira de uma empresa. Uma empresa em boa

situação econômica pode falir? Como?

58

Financeiro

E vamos ver como se faz uma baixa de título.

Mão na massa

1. Entre em Lançamentos / Financeiro / Contas a Receber / Títulos a Receber.

Será exibida a tela para controle dos títulos, conforme abaixo. Nesta tela se pode baixar o título.

2. Clique no ícone e indique qual Banco será feito o depósito.

Também é possível gerar um Boleto.

3. Para gerar o Boleto, entra-se em Cadastros / Bancos / Bancos.

4. Digite um número de banco, agência e conta.

5. Em Dados Boleto, na Linha 1, digita-se NF-e <NUMERO_NFE>.

Essa tag trará o numero da Nota fiscal do referido boleto.

6. Em Dados Boleto na Linha 2, digita-se Multa por atraso R$ <VALOR_MULTA>.

Traz o cálculo da Multa, baseado na percentagem informada na aba Carteira.

7. Em Dados Boleto na Linha 3, digita-se Juros <VALOR_JUROS_MES> % por 30 dias.

59

Multiplica por 30 o Juros também informado na aba Carteira.

8. Os campos da aba Carteira (código, descrição, se é cobrança registrada, % de Multa, % de juros

diário e quem enviará o Boleto) devem ser preenchidos.

9. Volte para Lançamentos / Financeiro / Contas a Receber / Títulos a Receber.

10. Clique em e veja o Boleto.

Se o Boleto não for registrado precisa ser enviado diretamente ao Cliente e a baixa será feita quando

do seu recebimento. Se for registrado, deixa-se essa tarefa para o Banco, enviando-lhe o arquivo.

60

11. Para exportar o arquivo, seleciona-se os títulos desejados clicando-se em . A seguir, clica-se

em .

12. Seleciona-se o Banco e Carteira desejada e o arquivo é gerado.

13. Para salvar o arquivo gerado, clica-se em .

14. O passo seguinte é entrar no site do Banco e enviar o arquivo, lembrando que cada Banco tem o seu

procedimento próprio. O Banco enviará o Boleto ao cliente, podendo inclusive fazê-lo via DDA, se

assim foi definido no contrato com o Banco.

15. Os recebimentos ocorridos no Banco são trazidos para o sistema clicando-se em

e nesse processo tanto a carteira de títulos como o saldo bancário já são

atualizados. De qualquer forma para baixar o título, selecione o Banco e a Data de Baixa e clique em

Gravar.

16. Para excluir uma Nota Fiscal é necessário antes cancelar a Baixa.

Investimentos e Empréstimos

Falando em Investimento, nesta opção devem ser lançados apenas os de resgate a longo prazo. Investimentos em papéis de fácil resgate são lançados em Bancos “próprios” e investimentos em imobilizados em Compras com uma Natureza específica, mas colocando-se no seu cadastramento a linha Imobilizado.

Já em Empréstimos, devem ser lançados Aportes de Capital dos Sócios e financiamentos obtidos. No caso do Jogo, temos um Aporte dos Sócios de $ 3.000,00.

61

Processo Fiscal, Contabilidade e SPED

O Processo Fiscal tem como objetivo gerar automaticamente, quando da digitação das Notas Fiscais de Compras e de Faturamento, o CFOP – Código Fiscal de Operação, o CST – Código de Situação Tributária(ICMS, IPI, PIS, COFINS), as alíquotas dos tributos (ICMS, ICMS-ST, IPI, PIS, PIS-ST, COFINS, COFINS-ST) e até textos legais que devem constar do quadro Observações das Notas Fiscais. Lembrando que independente do processo fiscal já é gerado o Tipo de Movimento.

Esses campos são definidos a partir de uma série de Propriedades (propriedades são campos que não existem no ERPFlex, mas necessários para a definição do Processo Fiscal. É semelhante aos Campos Adicionais, mas tem um propósito específico) incluídas nas tabelas de Clientes, Produtos, Empresa, NCM, Cabeçalho e Itens das Notas de Entrada e de Saída. Para cada Propriedade são definidas Opções. Cabe ao usuário definir as Propriedades e Opções de sua empresa, devendo concentrar-se principalmente em situações que realmente ocorram no seu dia-a-dia. A partir do CST os programas definem se a compra dá direito a crédito, se há isenção, redução de alíquota, se é imune, se não é tributada, se está suspensa, se é tributada com alíquota zero e outros detalhes do intrincado cálculo dos impostos.

Em Cadastros/Configurações Fiscais/Regras Fiscais são definidos os CFOPs, CSTs, alíquotas e textos. Para cada Conteúdo de cada Opção das Propriedades (Variável) define-se os CFOPs, CSTs, alíquotas e textos (Resultados) que podem nela ocorrer (separados pelo carácter pipe |).

Primeiramente faz-se uma tabela de Decisão.

Segue um exemplo de CFOP:

Dentro do Estado

Tipo Fiscal Tem Substituição

Tributária? Operação Compra

Operação Transferência

Operação Remessa

Operação Devolução

=SP MP NCM=42023900 1101 1151 1911 1201

NCM=42023200 1401 1408 1410

RV NCM=42023900 1102 1152 1202

NCM=42023200 1403 1409 1411

MC NCM=42023900 1556 1557

NCM=42023200 1407 1557

IM NCM=42023900 1551 1552 1554 1553

NCM=42023200 1406 1552 1554 1553

=RJ MP NCM=42023900 2101 2151 2911 2201

NCM=42023200 2401 2408 2410

RV NCM=42023900 2102 2152 2202

62

NCM=42023200 2403 2409 2411

MC NCM=42023900 2556 2557

NCM=42023200 2407 2557

IM NCM=42023900 2551 2552 2554 2553

NCM=42023200 2406 2552 2554 2553

O próximo passo é preencher as Propriedades Fiscais e as Opções em Cadastros/Configurações Fiscais/Propriedades Fiscais. São campos a serem criados, pois inexistem no ERPFlex. Eles passam a aparecer, na tela correspondente, em uma nova aba

A seguir define-se as Regras Fiscais de acordo com a Tabela de Decisão:

Ao tratar a Nota preenche-se as Propriedades novas.

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Agora é só clicar o botão que o ERPFlex coloca o CFOP correto. Caso encontre mais que um, mostra quais. Se não achar nenhum, pede. Se isso ocorrer há necessidade de aprimorar a Tabela de Decisão.

O processo se repete para os CSTs, aliquotas e textos.

O uso do Processo Fiscal é acionado através do parâmetro . E para usar esse recurso, todas as Regras Fiscais precisam estar perfeitamente definidas.

Contabilidade

Além do Balanço e DRE, que servem como instrumento de gestão, o ERPFlex possui um processo automático de Geração de Lançamentos Contábeis que serve tanto para o SPED Contábil como para a emissão e posterior registro na Junta Comercial dos livros tradicionais (ainda obrigatórios para as empresas do SIMPLES): Diário, Razão, Balancete, Balanço e DRE.

Para tanto basta preencher a tela De-Para em Cadastros/Configurações Sped/De-Para Contas Sped com Contas ERPFlex e os parâmetros em Cadastros/Parâmetros/Contas.

Em Cadastros/Configurações Sped/Cadastros de Contas cadastra-se o Plano de Contas, sendo o nosso padrão o Plano Referencial da Receita Federal, mas o usuário pode utilizar o seu próprio Plano. A partir daí a Classificação Contábil dos movimentos é feita por programa.

Em Lançamentos/Sped/Lançamentos de Ajuste são feitos os lançamentos de abertura de Saldos e outros que porventura não são feitos de forma automática. Em Lançamentos/Sped/Gera Arquivo Sped/Contábil é gerado o arquivo a ser enviado, através do Programa Validador e de Assinatura (PVA) da Receita Federal.

Em Consultas e Relatórios/Contábil são emitidos os vários relatórios.

Vamos analisar que lançamentos contábeis devemos fazer baseados nas operações feitas no exercício seguindo as normas estabelecidas pelo CFC - Conselho Federal de Contabilidade e pela NBC – Normas Brasileiras de Contabilidade. Essas normas são bastante flexíveis e adotamos o seguinte:

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Em Cadastros/Configurações Sped/De Para Contas Sped com Contas ERPFlex se estabelece onde deverão ser lançados os movimentos. Veja que foram preenchidos apenas os itens que movimentamos no exercício. O De/Para depende do tipo de movimento:

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Em Natureza de Despesas define-se como são lançadas as requisições: foi preenchido somente a Natureza Fábrica que se refere à requisição de perda dos chaveiros. Esse grupo é usado somente em Requisições sem OP ou OS.

Natureza de Receitas por ora não é usado para nenhum movimento.

Em Compra de Serviço são definidas todas as demais despesas, exceto as que tem OS ou OP. As que tem OS vão para CMV e as que tem OP vão para Estoque em Elaboração. A perda dos Chaveiros foi para Despesa, pois não entrou na OP, não incrementando o seu custo.

Em Faturamento de Serviços define-se as contas dessas receitas.

Sendo que os seus Custos (compras e requisições com OS) são lançadas em CMV com Prestação de Serviços, definidas em Parâmetros.

Em Estoque de Produtos indica-se em quais contas são lançadas as compras de produtos que vão para estoque e das produções.

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Em Faturamento de Produtos as respectivas contas de Receita.

Sendo que seus custos são lançados em contas correspondentes, definidas em Parâmetros.

Em Bancos as contas bancárias e de investimentos financeiros.

Em Clientes e Fornecedores as contas do Ativo e do Passivo dos valores a receber e a pagar.

As requisições com OP são debitadas em Produtos em Elaboração, que é uma das contas definidas pelo usuário em Parâmetros/Contas.

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E as contas onde são lançados os Impostos também são definidas em parâmetros pois dependem da operação em que estão sendo mencionados: como imposto a recuperar, despesa ou a imposto a recolher.

Em suma, os lançamentos automáticos são feitos via programa seguindo o De/Para, e os parâmetros:

• Compra dos livros: Débito em Estoque de Mercadorias para Revenda, crédito Fornecedores.

• Compra do Serviço de Instrutor: Débito em Despesas com Prestação de Serviços Pessoa Jurídica, crédito Fornecedores.

• Requisição dos livros para a OS do Curso: Débito em Custo de Serviços, crédito em Estoque de Mercadoria para Revenda.

• Venda do Curso: Débito em Clientes, crédito em Receita de Prestação de Serviços.

• Venda dos Livros: Débito em Clientes, crédito Receita de Revenda de Mercadorias e Débito em Custo das Mercadorias Vendidas, crédito em Mercadoria para Revenda.

• Compra das Argolas e dos Suportes Dourados: Débito em Estoque de Insumos, crédito em Fornecedores.

• Requisição das Argolas e dos Suportes Dourados: Débito em Produtos em Elaboração, crédito em Estoque de Insumos.

• Produção do Chaveiro: Débito em Estoque de Produtos Acabados, crédito em Produtos em Elaboração.

• Venda do Chaveiro: Débito em Clientes, crédito em Receita da Venda no Mercado Interno de Produtos de Fabricação Própria e Débito em Custo dos Produtos de fabricação Própria Vendidos, crédito em Estoque de Produtos Acabados. São dois lançamentos.

• Recebimento de borderô: Débito em Bancos, crédito em Clientes.

• Pagamento de borderô: Débito em Fornecedores, crédito em Bancos.

Os relatórios contábeis (Diário, Razão, Balancete, Balanço e DRE) são impressos a partir do arquivo gerado pelo SPED Contábil. Assim quando as empresas do SIMPLES também forem obrigadas a entrega-lo não haverá nenhum trabalho adicional.

Entrar em SPED/Gera Arquivos SPED/Contábil, Gera Arquivo e faz o Download

Veja o SPED:

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Agora entre em Consultas e Relatórios/Fiscal/Emissão Arquivos SPED. Marque o arquivo gerado.

E emita os relatórios clicando nos respectivos botões.

A Geração do SPED Contribuição e Fiscal é feita em Lançamentos/Sped/Gera Arquivo Sped/Contribuição e Fiscal.

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Consultas (C10 a C16)

Vamos ver agora as diferentes Consultas oferecidas pelo Sistema. O ERPFlex se caracteriza por ter, além de um bom número de Consultas prontas e disponíveis, permitir também que o Usuário crie as suas, mesmo tendo pouco conhecimento técnico. E com a ajuda do Suporte, consegue criar processos bem sofisticados para atender a situações que normalmente necessitariam de muitas horas de programação para o seu desenvolvimento.

PEF Posição Econômico-Financeira

A PEF veio para substituir o Balanço-DRE, mostrado no tópico 28 deste manual. Mudou de nome para não ser confundido com o Balanço e DRE oriundo do SPED Contábil, o qual gera os relatórios contábeis oficiais. Ficou mais completo, com 22 linhas que mostram as várias situações dos Estoques (Estoque de terceiros em nosso Poder, Estoque nosso em Poder de Terceiros, Estoque futuro a receber, Estoque Futuro a entregar), uma linha com os Impostos a Recuperar, Pagamentos e Recebimentos Antecipados, Aplicações Financeiras, Exigível a longo prazo e Capital. E para tornar o processo de classificação mais simples foi criado para as Compras, Faturamento e Movimentações Internas um campo denominado Tipo de Movimento.

Consulta Multidimensional

Entre em Consultas/Faturamento/Consulta Multidimensional.

Essa Consulta lembra um BI (Business Intelligence), pois apresenta os dados do faturamento em várias dimensões e em qualquer ordem. Assim é possível analisar os valores do faturamento por Natureza, Categoria, Subcategoria, Produto/Serviço, Cliente e Vendedor. O Período é informado na abertura da Consulta.

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Atendimento

Entre em Consultas e Relatórios/Atendimento. Essa consulta deve ser feita quando se está dialogando com um Cliente, pois mostra todas as suas informações. Dê um duplo-click no cliente e navegue em todas as abas disponíveis. Lá se vê todas as informações desse cliente.

Consulta Movimentação Financeira

Em Consultas/Financeiro/Movimentações de Recebimentos e Pagamentos temos toda a movimentação financeira ou em ordem Cliente e Fornecedor ou em ordem de Banco ou em ordem de Data. Serve para verificar se um determinado recebimento ou pagamento foi efetivamente realizado.

Fluxo de Caixa

Na mesma partição temos o Fluxo de Caixa que mostra inicialmente os saldos dos Bancos e a seguir todos os títulos a Receber e a Pagar e o Saldo disponível. É uma projeção do que há para receber e pagar. Pode-se inibir alguns Bancos e também os títulos atrasados.

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Estoques

Em Consultas/Estoques temos três Consultas: Produtos em Ponto de Pedido, Saldos e Movimentações por Produto e Saldo em Estoque por Variante. Há também uma rotina de MRP I que calcula as necessidades de materiais levando em consideração o saldo em estoque e a estrutura do produto. Gera Pedidos de Compras e Ordens de Produção.

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Consulta via Excel

Permite que se converta as tabelas do ERPFlex para o Excel e lá se use essa ferramenta. Existem conversões que envolvem várias tabelas como o DRE permitindo que a análise do Faturamento e Receitas, do CMV e das Despesas apresentadas na Consulta do Balanço e DRE se feita se utilizando as Tabelas Dinâmicas do Excel.

Outra possibilidade é transferir os clientes e outros cadastros para uma planilha.

Gerador de Relatórios

Disponível em várias telas, ao se clicar no botão Imprimir, essa funcionalidade permite que se selecione uma tabela e se tenha acesso a todos os seus campos e os campos das tabelas relacionadas. A partir daí pode-se montar relatórios, definindo as colunas, com vários níveis de totais, em várias sequências, com filtros, parâmetros e senha de segurança para acessos.

Clique em e imprima a Relação de Faturamento. A seguir analise os seus dados e como ela foi montada.

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Consulta via SELECT

Há também as consultas via SELECT que permitem a utilização desse comando para extrair quaisquer informações do Banco de Dados.

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Flexcel

A consulta via FLEXCEL é o uso de uma Planilha, mas dentro do sistema, permitindo que cada coluna explore as diversas tabelas do ERPFlex. A FlexDB permite que se crie novos campos em uma Tabela, ou seja, é um processo mais avançado do que os campos adicionais com Legenda própria e semelhante às Propriedades do Processo Fiscal. Permite, inclusive, campos resultantes de fórmulas. Já o FlexCode permite que se crie novas funções que substituem as funções nativas do ERPFlex.

Vamos fazer uma planilha que mostre novos projetos que estão sendo comercializados por clientes já existentes. O Objetivo é acompanhar esses projetos através de um histórico, saber qual o valor e de que cidade é o cliente.

1. Entre em Cadastros/Ferramentas Sistema/Gerenciamento FLEXCEL. Crie um novo Controle clicando

em e dê um nome à planilha.

2. Em tipo coloque Cadastro. Isso fará com que cada linha seja apresentada num Form.

3. Clique em e crie duas pastas: Dados do Projeto e Histórico.

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4. Agora vamos criar os vários campos da planilha. Clique em na área Campos. Em Legenda

coloque Nome do Projeto. Em Tipo coloque Caracter. Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em

Pasta selecione Dados do Projeto.

5. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Data. Em Tipo selecione Data. Tique

Obrigatório e Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto.

6. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Qtde Horas. Em Tipo selecione Numérico.

Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto.

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7. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Cliente. Agora vamos começar a aproveitar os

dados das tabelas do ERPFlex. Em Tipo selecione Consulta. Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em

Pasta selecione Dados do Projeto. E em Tabela para Consulta selecione Clientes.

8. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Situação. Agora vamos usar um Combobox.

Em Tipo selecione Escolha. Em Pasta selecione Dados do Projeto. Tique Obrigatório e Mostra no

Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto. E em Opções clique em e digite as opções

Fechado, Quente, Morno, Frio e Perdido.

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9. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque ID Municipio. Em Tipo selecione Referência.

Aqui nós vamos pegar um dado (o nome do Município) que está na Tabela de Municípios. Na Tabela

Clientes nós temos o ID do Município deste Cliente na Tabela Municípios. Lembre-se de dois

princípios do SQL: a não redundância, ou seja, o nome do Município é gravado uma única vez no

Banco, embora tenhamos vários clientes que ali se localizam e a integridade referencial, ou seja, não

se consegue deletar um Município que esteja referenciado em um cliente. Por isso selecione o Tipo

Referência. Tique Invisível, pois esse campo não interessa ao usuário que vai analisar o resultado. Em

Pasta selecione Dados do Projeto. Em Origem selecione Cliente, pois é nesta Tabela que se situa o

campo ID Município. E em Coluna selecione SA1_IDSAM, que é o campo que armazena o citado ID.

10. Clique em na área Campos. Em Legenda digite Município. Em Tipo selecione Ligação por ID, pois

pegaremos um campo chamado Nome Município da Tabela SAM, cujo Registro será localizado com

base na Coluna ID Município, já obtido na coluna anterior. Marque Mostra no Browse. Em Pasta

selecione Dados do Projeto. Em Coluna ID selecione ID Município, que é o nome da Coluna anterior.

Em Tabela selecione SAM, que é a tabela de onde será buscado o nome do Município. E em Coluna

selecione Nome Município que é o campo da Tabela SAM que queremos. E em tipo coloque Caracter.

11. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Valor. Em Tipo selecione Fórmula. Tique

Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto. Em Fórmula digite ($cpo003 * 90). 90 é o

custo-hora.

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12. E finalmente defina a Coluna Histórico. Em Tipo selecione Memo. Em Legenda digite Histórico.

13. Não é obrigatório nem vamos mostrar no Browse. E em Pasta selecione Histórico.

14. Finalize agora colocando Nome do Projeto em Ordenar por. Selecione Data no Filtro, localizado no

Cabeçalho. E também Nome do Projeto em Chave Única, assim não poderão haver dois projetos com

o mesmo nome. Se desejar coloque e confirme uma Senha para proteger o acesso. E para gravar

clique em Ok.

15. Acesse Lançamentos / Personalizados / FLEXCEL e selecione a Planilha que acabou de ser montada,

informando a senha.

16. Inclua um Projeto, clicando em e veja o resultado. Caso alguma coluna fique inativa, digite

a informação de uma coluna, salve, feche a planilha e abra novamente.

17. A planilha pode ser impressa, filtrada, classificada, exportada para Excel e ser transformada em Form

e daí ser impressa via Word.

18. Para exportar para o Excel, clique em .

19. Outra funcionalidade que o Flexcel oferece é o Flex DB. É uma forma mais avançada dos Campos

Adicionais e suas Legendas. Permite a criação de novos campos que são inseridos em novas abas,

isso em qualquer tela do sistema, com todos os tipos de campos disponíveis. Primeiramente é

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preciso definir em qual tela se quer inserir os novos campos. Se, por exemplo, o destino é o cadastro

de Produtos seleciona-se em Link a Tabela correspondente:

20. A seguir defina os campos:

21. Agora vá para a opção Cadastros/Produtos e Serviços/Produtos e veja que foi criada uma nova aba

com os novos campos.

Suporte à Decisão – Painel de Gestão

O Painel de Gestão apresenta em gráficos, dados da empresa de acordo com fórmulas definidas pelo usuário. Nas fórmulas podem ser usadas as variáveis disponíveis, algumas discriminadas por Natureza. As Variáveis são as mesmas apresentadas no Balanço e DRE. Caso se peça movimentos de vários meses é apresentado um gráfico por mês, com todos os meses solicitados. Se solicitado apenas um mês, todos os gráficos são mostrados em uma única tela. Essa tela é dinâmica, ou seja, é atualizada automaticamente a cada 15 minutos, independente de uma ação do usuário.

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Suporte a Decisão – Data Mining

A consulta Data Mining apresenta uma série de combinações de dimensões, mostrando a Correlação entre cada uma e o TOTAL de todas elas. Correlação baixa (próxima de zero) significa uma fuga da regra, fator esse

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da máxima importância no processo decisório e de controle de uma empresa. E correlação negativa (próxima de -1) significa que aquele elemento está com tendência inversa ao da maioria.

Dois exemplos ilustram esse fato: enquanto o faturamento total da empresa subiu, o de um determinado cliente, produto, natureza ou vendedor caiu. Ou quando o mix de vendas de um determinado vendedor difere profundamente do mix da maioria deles. Por isso existem todas as combinações apresentadas na abertura do programa. É claro que o Data Mining é importante quando se tem um grande número de clientes, vendedores, produtos ou naturezas, e fica difícil descobrir fatos relevantes sem a ajuda de um sistema. A linha marrom representa a tendência geral. A verde, do elemento selecionado.

Exemplos: houve uma queda do faturamento total, mas uma determinada Natureza teve um comportamento contrário. Por que? Cabe ao gestor analisar e chegar a uma conclusão e tomar uma atitude.

Neste caso a Natureza selecionada comportou-se de acordo com a tendência geral, ou seja, é um fato normal.

Workflow

Essa funcionalidade envia mensagens (e_mails) assim que ocorrer um fato relevante. Ou quando o usuário entrar diariamente pela primeira vez no sistema, e algo importante deixou de acontecer.

O ERPFlex envia as seguintes mensagens aos usuários:

• mensagem de Parabéns a você, por ocasião do aniversário de um cliente. Entre em:

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Cadastros/Ferramentas Sistema/Parâmetros/Workflow/Aniversariantes.

• aviso de não pagamento ou não recebimento de um título. Nos Parâmetros, informa-se a carência e a quantidade de dias vencidos. A mensagem é enviada diariamente, na primeira vez que o usuário entra no sistema.

• quando atingida uma meta de Natureza, seja de despesa, seja de receita.

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• quando é feita uma Venda ou uma Compra com Preço Unitário acima ou abaixo do Std, respeitando o percentual informado no Parâmetro.

• quando um cliente preencher uma ocorrência no site na página do CRM

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Jogo de Empresas

O mecanismo do Jogo de Empresas em cima do ERPFlex é semelhante, porém não idêntico, ao Jogo de Empresas desenvolvido pela Edulabzz e que também faz parte do Projeto ERP em Sala de Aula. Ele se inicia com dados digitados na primeira parte desse Manual. Deve ser jogado entre 3 e 6 equipes, que ao tomar cada decisão entram no sistema e alteram os dados anteriormente digitados ou fazem novos lançamentos.

Acompanhando o nosso material, existe uma Planilha Excel que simula a situação da empresa e serve para duas ações: verificar se a digitação das decisões foi feita de forma correta e depois, ao final do Jogo, mostrar as melhores decisões utilizando o SOLVER do Excel.

O desafio é a equipe vencedora aproximar-se do resultado alcançado pelo Solver. É claro que a situação inicial das empresas precisam estar idênticas entre si e de acordo com os números apresentados no tópico 28 deste manual.

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Mão na massa

Aporte de Capital

Antes de iniciar o Jogo, deve-se fazer um lançamento de Aporte de Capital no valor de $ 3.000,00 para reduzir a diferença entre o Contas a Receber e o Contas a Pagar que é de $ -6.500,00.

1. Para fazer esse lançamento, entra-se em Lançamentos / Financeiro / Empréstimo.

2. Clique em e informe:

Docto 10

Descrição Aportes

Linha do Balanço Capital

3. Grave.

4. Clique em depois em Incluir.

Docto 11

Tipo Aquisição

Valor 3.000,00

Cliente selecione aquele definido como Investidor

Histórico Aporte Inicial

5. Na tela inferior clique em

6. Mantenha o Tipo A Vista e selecione em Banco o Banco Itaú.

7. Clique em Ok e Grave.

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Consulta Fluxo de Caixa

1. Entre em Consultas e Relatórios / Financeiro / Fluxo de Caixa.

Observe que agora a empresa está com um déficit (buraco) financeiro de ‘apenas’ $3.500,00. Ou seja, teria que tomar esse dinheiro emprestado e para tal pagaria 25% de juros, ou seja, $ 875,00. Com isso o lucro cairia: $ 4.600,00 – 875,00 = $3.725,00, conforme é mostrado abaixo e na planilha Excel.

Mas não vamos fazer esse lançamento de Juros agora. Será feito no final, pois evidentemente o valor será alterado.

Os jogadores vão agora criar alguns movimentos. Esses movimentos alterarão o Lucro e o Retorno sobre o Investimento (ROI). O objetivo desse Jogo de Empresas é treinar o participante na análise e definição de estratégias para atingir dois objetivos:

a) Maximizar o lucro

b) Maximizar o ROI – Retorno sobre o Investimento

O lucro atual é $ 3.725,00 e o ROI (Lucro/Aporte total no período) é 1,24 (3.725/3000). Para balancear os dois objetivos, o critério a ser usado para definir o vencedor do Jogo é o Lucro + (100 x ROI), ou seja, 3.725+124 = 3.849.

Parece pouco o peso que estamos dando para o ROI, mas esse Indicador tem sido decisivo na classificação final das equipes.

Recapitulando o que já vimos, essa é a situação das empresas. O que está em vermelho (itálico) indica as decisões a serem tomadas mais adiante:

SERVIÇO:

Orçamento do Curso: 20 alunos

A preço de venda 20 livros a 150,00 3000,00

1 Instrutor 3000,00

Total 6000,00 300,00 por aluno

Custo

20 livros a 100,00 2000,00

1 Instrutor 1000,00

Total 3000,00

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Aberta a OS

Compramos 100 livros a 100,00 10000,00 para estoque

1 Instrutor 1000,00 para a OS (+ 150,00->+ 1 aluno)

Marketing (+250,00->+ 1 aluno)

Requisitamos 21 livros a 100,00 2100,00 para a OS, elevando o custo total a 3100,00 e fazendo o lucro cair para 2.900,00, ou seja, 6000,00 (20 alunos a 300,00) – 3100,00.

Se tivermos mais alunos, serão consumidos mais livros

REVENDA

10 livros a 150,00 1500,00

Custo: 100,00 cada 1000,00

Lucro de 500,00 Compra de até mais 100 livros a 70,00

INDUSTRIA

Chaveiro D é composto de 1 Argola e 1 Suporte D

Custo: 1,00 + 2,00 = 3,00 Vendido a 6,00

Produção de 1000 Chaveiros D

Compra de 2000 Argolas a 1,00 2000,00

2000 Suportes a 2,00 4000,00

Total 6000,00

Compra a preço diferente Receita de Comissão

Vendemos 500 Chaveiros a 6,00 3000,00

Perdemos 100 Chaveiros: $ 300,00

Situação do Caixa 0,00 (Solicitação adicional de Capital)

Aporte de Capital 3.000,00

Compra dos Livros 10.000,00 -7.000,00

Despesa com Instrutor 1.000,00 -8.000,00

Venda do Curso 6.000,00 -2.000,00

Revenda dos Livros 1.500,00 - 500,00

Compra Suporte+Argola 6.000,00 -6.500,00

Venda do Chaveiro 3.000,00 -3.500,00 (juros 25%)

88

A Despesa dos Juros não são consideradas no cálculo do Saldo do Banco, mas no Resultado sim.

Resultado

Receitas

Curso 6.000,00

Livros 1.500,00

Chaveiros 3.000,00 10.500,00

Custo + Despesas

Livros Curso 2.100,00

Instrutor 1.000,00

Livros Comercio 1.000,00

Argolas 500,00

Suporte 1.000,00 -5.600,00

Perda de 100 Chaveiros -300,00

Juros (25% s/ 3.500) -875,00

Lucro 3.725,00

As decisões que cada grupo terá que tomar são as seguintes, sendo que os lançamentos de compra e venda a serem feitos agora devem ser todos a Vista.

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Decisões

1. VENDA DE MATÉRIA PRIMA:

Imagine que a empresa que vendia as Argolas e os Suportes encerrou suas atividades. Mas surgiu um

fabricante estrangeiro, que não tem como vendê-los no Brasil. Convidou seus consumidores, no caso

vocês, para ajudá-lo nesta tarefa. Por isso, cada equipe se divide entre Vendedores e Compradores.

O conjunto Argolas + Suportes deve continuar a ser vendido a $ 3,00 (o mesmo valor considerado no

exercício, isto é, $ 1,00 da Argola e $ 2,00 do Suporte).

A comissão que quem vende receberá é o valor adicional conseguido na venda. Assim se o vendedor

conseguir vender o Conjunto por $ 3,50, caberá à sua equipe uma comissão de $ 1.000,00, pois são

2.000 conjuntos que cada grupo compra. E, claro, cada um tentará pagar o menor preço, negociando

com cada vendedor. Cada empresa só compra 2.000 conjuntos, mas pode comprar um pouco de

cada vendedor, totalizando os 2.000.

Cada vendedor, que não depende do seu estoque, pois aqui está fazendo o mero papel de um

representante comercial, pode vender para todo mundo, menos, é claro, para sua própria empresa,

de modo que vendedores sem pró-atividade podem ficar sem vender nada. Terminada a negociação

quem vendeu faz um lançamento de Receita de Comissões. E todos alteram os valores da Nota de

Compra da Matéria Prima sendo que a diferença deve ser lançada meio a meio em cada item, ou

seja, no exemplo citado, a Argola vai custar $ 1,25 e o Suporte $ 2,25.

Cada equipe deve calcular seu ganho de Comissão, tomando o cuidado de não considerar uma Venda

que na verdade não ocorreu. Sabe-se como são os Vendedores!!!

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos / Compras / Compras.

▪ Clique em na Nota de $ 6.000,00.

▪ Clique em na linha da Argola.

▪ Altere o Preço Unitário.

▪ Clique em Ok.

▪ Repita o processo para o Suporte.

▪ Clique na aba Pagamento.

▪ Clique em .

▪ Altere o valor total e clique em OK.

90

▪ (se pedir CFOP do IPI delete a linha do IPI, marcando o check box situado do lado direito da linha).

▪ Essa compra não pode ser feita com data posterior aos lançamentos da Produção do Chaveiro, pois influirão no seu custo.

▪ Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.

▪ Clique em .

▪ Selecione um Cliente.

▪ Clique em Ok e depois .

▪ Selecione o Serviço Comissão de Vendas.

▪ Lance em Preço Unit. o valor da Comissão recebida.

▪ Clique em Ok.

▪ Selecione a aba Recebimento.

▪ Selecione o Banco Itaú.

▪ Clique em Ok.

▪ Grave.

2. NOVO APORTE: Através de um empréstimo pode ser feito mais um aporte de Capital. Esse aporte

visa não pagar despesa com juros (25% sobre o saldo negativo) no final do jogo. Mas o pagamento

de juros pode ser uma opção melhor e lembrando ainda que se sobrar dinheiro no Caixa ele não

rende uma receita de Juros. Lance inicialmente o aporte e somente depois de todas as novas

movimentações é que se deve lançar a despesa de juros, baseado no saldo negativo que restar no

banco. É claro que um novo Aporte prejudica o ROI, pois este é o resultado da divisão do Lucro pelo

Capital.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos/Financeiro/Empréstimos.

▪ Clique em no Aporte já existente.

▪ Clique em .

▪ Selecione o Tipo Aquisição.

▪ Coloque o Valor decidido.

▪ Selecione o Cliente Investidor.

▪ Na tela inferior inclua o pagamento a Vista no Banco Itaú.

▪ Grave.

91

3. DESPESA COM O INSTRUTOR: O Instrutor do Curso disse que se lhe pagarem mais poderá estender

as horas de aula, o que certamente aumentará a quantidade de alunos interessados. Segundo

pesquisas a cada $ 150,00 que se paga a ele tem-se um aluno a mais.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos/Compras/Compras.

▪ Clique em na Nota do Instrutor de $ 1.000,00.

▪ Altere o Preço unitário acrescentando $150, $300, $450, $600, $750 ou $900 aos $1.000,00.

▪ Clique em Ok.

▪ Veja se alterou o Valor da coluna Valor Total.

▪ Clique na aba Pagamento.

▪ Altere o Valor da Parcela.

▪ Selecione o Banco Itaú.

▪ Clique em Ok.

▪ Grave.

4. DESPESA COM MARKETING: De forma análoga, mas um pouco mais caro, ocorre com o Marketing.

Gaste $250, $500, $750, $1000, $1250 ou $1500 e aumente a quantidade de um aluno a cada $250

investidos. Assim, por exemplo, se o investimento for de $750,00 teremos 3 alunos a mais.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos/Compras/Compras.

▪ Clique em

▪ Selecione um Fornecedor.

▪ Clique em OK.

▪ Clique em .

▪ Selecione o serviço Marketing.

▪ Selecione a Natureza Serviços.

92

▪ Coloque o preço unitário: $250, $500, $750, $1000, $1250 ou $1500.

▪ Clique em Ok.

▪ Clique na aba Pagamento.

▪ Selecione o Banco Itaú.

▪ Clique em Ok.

▪ Grave.

5. Altere a nota de Venda do Curso.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.

▪ Selecione a Nota do Curso de $ 6000,00 clicando em .

▪ No item, clique novamente em .

▪ O preço do curso se mantém em $300 reais por aluno, logo calcule quantos alunos a mais sua equipe obteve em função das duas decisões acima (gasto adicional com Instrutor e Marketing), multiplique por $300,00 e some o resultado aos $ 6.000,00 do campo preço unitário.

▪ Clique em OK.

▪ No Recebimento altere o valor clicando em , altere para a Vista, no Banco Itaú.

▪ Clique em Ok.

▪ Grave

6. Altere a requisição de livros na tela da O.S. para a nova quantidade de alunos, não esquecendo do

livro do professor.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos / Estoques / Requisições Devoluções e Transferências.

▪ Faça uma nova Requisição de Livros.

▪ Na mesma quantidade adicional de alunos.

93

▪ Em Natureza, coloque Serviços

7. COMPRA DE MAIS LIVROS: A fornecedora de Livros está oferecendo um novo lote de 100 livros a um

preço especial de $ 70,00 cada, desnecessários nesse momento pois o estoque está alto, porem

oferecendo uma boa oportunidade para reduzir o custo médio das operações já realizadas.

Lembrando que, esse aumento no estoque, sacrifica o Caixa. Essa ação, além de aumentar o lucro na

Revenda do livro, influirá também no lucro do curso, pois o custo do livro lá usado será recalculado

por uma rotina a ser executada no final. Mas poderá gerar uma despesa de Juros. Você pode

comprar apenas parte dos livros ofertados, ou seja, uma quantidade entre 0 e 100.

Mão na massa

Vamos fazer uma nova compra.

▪ Entre em Lançamentos / Compras / Compras.

▪ Clique em .

▪ Selecione um Fornecedor.

▪ Clique em .

▪ Selecione o produto Livro Gestão Empresarial com ERP.

▪ Selecione a Natureza Estoque.

▪ Coloque a Qtde desejada.

▪ O PREÇO AGORA é $70,00.

▪ Clique em OK.

▪ Vá para a aba Pagamento.

▪ Selecione o Banco Itaú.

▪ Clique em Ok.

▪ Grave

8. MUDANÇA NO PREÇO DE VENDA DOS LIVROS: O departamento comercial da empresa acha que o

preço do livro não está adequado. Fez uma pesquisa e conclui que o preço afeta a quantidade

vendida havendo aí uma Correlação Inversa próxima a -1. O resultado da pesquisa foi o seguinte:

Preço Quantidade vendida Faturamento

130 12 1560

140 11 1540

94

Preço atual 150 10 1500

160 9 1440

170 8 1360

180 7 1260

190 6 1140

200 5 1000

E lembre-se que o que mais interessa é o lucro e não o faturamento.

E aí, vale a pena alterar o Preço?

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos / Vendas / Faturamento.

▪ Como vamos alterar a Quantidade e o Preço é preciso cancelar a nota e fazer outra.

▪ Cancele a nota de venda no Varejo no valor de $1.500,00 clicando em e confirmando a exclusão.

▪ Clique em .

▪ Selecione o Cliente.

▪ Em Histórico coloque Venda no Varejo.

▪ Clique em .

▪ Selecione o Produto Livro Gestão Empresarial.

▪ Coloque a Qtde e o Preço unitário desejado respeitando a correlação acima.

▪ Clique em

▪ Em Recebimento coloque selecione o Banco Itaú.

▪ Clique em Ok.

▪ Grave

9. RECALCULO: Como mexemos em notas que já haviam sido digitadas e todo o processo de custos é

on-line, ou seja, feito assim que os movimentos entram no sistema, é necessário rodar-se o

programa Recálculo do Custo Médio.

95

Mão na massa

▪ Em Miscelânea / Reprocessamento / Recálculo do Custo médio.

▪ Clique em Calcular.

▪ Esse programa lê toda movimentação e recalcula os custos médios das movimentações de

saída do estoque, baseados nos novos preços colocados nas notas de Compra e custos de

Produção

10. BAIXA DOS TÍTULOS: Baixe todos os títulos que ainda estão em aberto contra o Banco Itaú, para

atualizar o seu saldo. Veja se a coluna Valor Pago/Recebido dos browsers da tela de Compras e

Faturamento está em branco em alguma nota.

Mão na massa

▪ Selecione o titulo em aberto.

▪ Selecione a aba Pagamento/Recebimento.

▪ Mude o Tipo para a Vista e selecione o Banco Itaú.

▪ Clique em Ok e Grave.

11. DESPESA COM JUROS: Veja no Balanço qual o Saldo do Banco e se Negativo lance a despesa com

juros, no valor de 25% sobre o valor negativo. Lembrando que se sobrar dinheiro em caixa, esse não

rende juros nenhum.

Mão na massa

▪ Entre em Lançamentos/Compras/Compras.

▪ Clique em

▪ Selecione um Fornecedor, de preferencia o Banco.

▪ Clique em OK.

96

▪ Clique em .

▪ Selecione o serviço Juros.

▪ Em Preço unitário coloque o valor.

▪ Clique em Ok.

▪ Clique em Sair.

▪ Clique na aba Pagamento.

▪ Selecione o Banco Itaú.

▪ Clique em Ok.

▪ Grave.

PRONTO!!! Você finalizou o Jogo de Empresas. Agora volte ao Consultas e Relatórios / Balanço e DRE e verifique o seu LUCRO. Divida o Lucro pelo Valor do total do Aporte. Multiplique o resultado por 100 e terá o ROI – Return On Investment (Retorno sobre o Capital Investido). Some-o ao Lucro. O resultado é o KPI (Key Performance Index) que define o VENCEDOR do Jogo!

Veja agora a solução com o Solver do Excel. Como temos 3 decisões que são resultados da ação ‘pessoal’ de cada empresa, precisam elas ser lançadas manualmente na planilha. O mais adequado é ver qual a empresa encerrou o jogo com o maior Indicador (Lucro+ROI) e aplicar esses 3 valores manualmente na planilha, preenchendo as células C2 (comissão de venda em valor), C3(custo da argola) e C4(custo do suporte) com os dados da equipe a ser analisada. Agora rode o Solver. Lembrando que se ele não aparecer na última coluna à direita ao se clicar na aba DADOS, deve-se instalá-lo:

▪ Clique em Arquivos.

▪ Depois em Opções.

▪ Depois em Suplementos.

▪ Na última linha (Gerencia), clicar em Suplementos do Excel e depois em Ir.

▪ Selecione Solver e Ok

Cuidado para não salvar o Resultado em cima do arquivo enviado pela TI Educacional e ficar sem nenhuma copia original da planilha para mais simulações.

A partir de agora você já pode dar Suporte aos usuários do ERPFlex e mesmo em ERPs de outros fabricantes.