Entendendo a Tabela de Temporalidade de...
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2º ENCONTRO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
Entendendo a Tabela de Temporalidade
de Documentos
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE 1986
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE RODÍZIO ESTADUAL
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE RECICLAGEM
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE INSTITUTO GEOLÓGICO
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
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SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
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FONTES HISTÓRICAS
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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DOCUMENTOS PESSOAIS
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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LEGISLAÇÃO
Decreto 29.838/1989: Dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de
Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado e dá outras providências.
Decreto 42.593/1997: Institui o Programa de Recuperação de Bens Históricos,
Artísticos, Culturais e Ambientais do Estado de São Paulo e dá providências
correlatas.
Decreto 48.897/2004: Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de
arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de
Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas
para avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivos.
Decreto 48.898/2004: Aprovou o Plano de Classificação e a Tabela de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo:
Atividades – Meio.
Resolução SMA 6/2007: Aprovou o Plano de Classificação e a Tabela de
Temporalidade de Documentos da Secretaria do Meio Ambiente: Atividades-Fim.
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
NORMAS
DIRETRIZES
MÉTODOS
PROCEDIMENTOS FÁCIL ACESSO
PRESERVAÇÃO
GESTÃO
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CADA
PROTOCOLO
ARQUIVO
SIC
INTEGRANTES:
POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
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CADA
NEIDE – CA/CGD
ROSANGELA - IG
DOMINGOS - IBT
BUCCI - IF DAVIDSON – CA/DOF
DAVIDSON – DOF
IGOR - GSTIC
MARCELO - CG
THEREZINHA - CBRN
VANESSA - CPLA
BIANCA - CEA
ELAINE - CFA
GLORIA – CA/GAB
CPU
RESOLUÇÃO SMA 47/2012 CADA
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental é o conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de
todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final.
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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INSTRUMENTOS DA GESTÃO DOCUMENTAL
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO
TABELA DE
TEMPORALIDADE
SISTEMA
INFORMATIZADO MANUAL DE
NORMAS E
PROCEDIMENTOS
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Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial ...
IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;
DOCUMENTOS = PATRIMÔNIO CULTURAL
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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ENTENDENDO A TABELA DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTOS - TTD
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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ELABORAÇÃO DA
TABELA DE TEMPORALIDADE
CLASSIFICAÇÃO
consiste em reconstituir, mediante
pesquisa na legislação, a origem e evolução da
estrutura organizacional e funcional do órgão
produtor dos documentos
LEVANTAMENTO:
realização de entrevistas com
funcionários, para identificar as séries
documentais geradas nos exercícios de suas
competências e atividades.
AVALIAÇÃO:
identificar valores para os documentos
(imediato: administrativo, legal e
fiscal e mediato: histórico, probatório,
informativo) e analisar seu ciclo de vida, com
vistas a estabelecer prazos para sua guarda
ou eliminação.
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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ATIVIDADES - MEIO ATIVIDADES - FIM
ATIVIDADES
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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DOCUMENTO: Todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou
acumulados pelos órgãos.
ATIVIDADE: a ação, o encargo ou o serviço decorrente do exercício de uma função.
SUBFUNÇÃO: o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função.
FUNÇÃO: Atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos.
CLASSIFICAÇÃO
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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ATIVIDADES - MEIO
1 Organização Administrativa
2 Comunicação Institucional
3 Gestão de Recursos Humanos
4 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais
5 Gestão Orçamentária e
Financeira
6 Gestão de Documentos e Informações
7 Gestão de Atividades
Complementares
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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ATIVIDADES-FIM
FUNÇÃO:
11 – Gestão da Política Ambiental do Estado
11.1 Conservação, proteção e melhoria do meio ambiente
11.2 Formação e capacitação em meio ambiente
11.3 Criação, regulamentação, reenquadramento e gestão das unidades de conservação e proteção
11.4 Promoção do manejo da biodiversidade e preservação do patrimônio natural e cultural
11.5 Licenciamento, regularização de atividades e fiscalização ambiental
11.6 Gestão de riscos ambientais
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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CLASSIFICAÇÃO
DOCUMENTAL
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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TIPOS DE
DOCUMENTOS
• Documentos em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados.
CORRENTE
• Documentos com uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivo nas Secretarias de Estado.
INTERMEDIÁRIO
• Documentos com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
PERMANENTE
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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PLANO DE CLASIFICAÇÃO
TABELA DE TEMPORALIDADE
• Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
• instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
TABELA DE TEMPORALIDADE
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DECRETO 48.898/2004
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO RESOLUÇÃO SMA 6/2007
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
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TABELA DE TEMPORALIDADE DECRETO 48.898/2004
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TABELA DE TEMPORALIDADE DECRETO 48.898/2004
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TABELA DE TEMPORALIDADE RESOLUÇÃO SMA 6/2007
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ÍNDICE DECRETO 48.898/2004
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ÍNDICE RESOLUÇÃO SMA 6/2007
Centro de Gestão de Documentos
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FUNÇÃO: Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais SUBFUNÇÃO: Controle de compras, serviços e obras ATIVIDADE: Aquisição de bens materiais e patrimoniais SÉRIE DOCUMENTAL: Processo de aquisição de material de consumo DATAS-LIMITE: 1987 / 1991 QUANTIDADE: 100 caixa (14,0 m/l) OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES: 10 PROCESSOS Total de caixas: 100 caixas Total de metros lineares: 14,0 m/l
RELAÇÃO DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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Racionalização do espaço, redução da massa
documental
Racionalização da produção e do fluxo de
documentos
Agilidade na recuperação dos documentos e das
informações
Eficiência administrativa
Preservação da memória
OBJETIVOS
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94.310
PROCESSOS
5.371
CAIXAS
DE ARQUIVO
132
ESTANTES
750 M
2 VOLTAS E MEIO NO ESTÁDIO
DO MARACANÃ
16.205 Kg
17 CARROS FIAT UNO
ELIMINAÇÃO DE
DOCUMENTOS
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ENQUANTO NÃO HÁ MUDANÇA DE
COMPORTAMENTO, NÃO HOUVE
APRENDIZAGEM.
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OBRIGADA
Maria Geruseneide Silva de Jesus
Contatos:
Fone: 3133-3965
apresentação e legislação disponível em:
www.ambiente.sp.gov.br/ca
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