Eletrobras Distribuicao...

EXERCÍCIO 2015

Relatório Anual de Atividades de

Auditoria Interna

RAINT 2016

Eletrobras Distribuição Alagoas - RAINT 2016

2

Sumário

Introdução ................................................................................................................................................ 3

I. Descrição dos trabalhos de auditoria realizados de acordo com o PAINT 2015 .. 4

II. Análise do Nível de Maturação dos Controles Internos ............................................... 11

Transporte .............................................................................................................................................. 12

Faturamento e Arrecadação ............................................................................................................ 12

Almoxarifado.......................................................................................................................................... 16

Processos de Pagamento por Danos Morais .............................................................................. 18

Controle de Bens Patrimoniais ........................................................................................................ 19

FACEAL – Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência .......................................... 22

Recursos Humanos / Folha de Pagamento ................................................................................ 22

III. Trabalhos de Auditoria Realizados não Previstos no PAINT 2015 ........................... 26

IV. Trabalhos de auditoria previstos, mas não realizados ou não concluídos em

2015 ................................................................................................................................................ 28

V. Fatos relevantes com impacto sobre a Auditoria Interna ........................................... 29

VI. Ações de Capacitação na unidade de Auditoria Interna .............................................. 30

VII. Recomendações emitidas no exercício .............................................................................. 31

VIII. Benefícios decorrentes da ação da Auditoria Interna .................................................. 32

IX. Conclusão ...................................................................................................................................... 34


3

Introdução

A Auditoria Interna da Eletrobras Distribuição Alagoas – CAD, que tem como missão

assessorar a Alta Administração, de forma independente e objetiva, prestando serviço de

auditoria interna, objetivando adicionar valor e tornar mais eficiente as operações da

empresa, apresenta o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna – RAINT,

exercício 2015, com o objetivo de demonstrar os resultados dos trabalhos previstos no

Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT, com o objetivo de atender à

Instrução Normativa n.º 24, de 17 de novembro de 2015, da Controladoria Geral da União

– CGU.


4

I. Descrição dos trabalhos de auditoria realizados de acordo com o PAINT

2015

Auditoria em Transporte

Relatório nº: CAD 001/2015

Área: Gerência de Transportes – PRAT Departamento de Gestão de Pessoas - DGP

Cronograma: 02/02/2015 a 16/03/2015

Horas previstas: 390

Horas realizadas: 319

Recursos Humanos: 2 (dois) Auditores

Materiais empregados:

Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas

às atribuições da Gerência de Transportes - PRAT, vinculado a Assessoria de Suporte Administrativo - PRA, tomando como base para exames os registros do Sistema Ecofrotas.

Escopo: Desenvolvimento de exames visando verificar a gestão da frota

de veículos da empresa que possui, em setembro de 2014, 240

(duzentos e quarenta) veículos, onde 64 (sessenta e quatro)

correspondem à frota própria e 176 (cento e setenta e seis) a

frota contratada. Os exames serão realizados com amostragem

determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela

NBR-5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas –

ABNT ou de no mínimo 10% (dez por cento) do universo a ser

auditado.


5

Auditoria em Faturamento e Arrecadação


Área: DCA - Departamento de Atendimento aos Clientes

DCF – Departamento de Faturamento e Recebíveis DCM - Departamento de Medição e Combate às Perdas Assessoria de Suporte Administrativo – PRA Departamento de Operação – PRP Departamento de Manutenção AT – PRM Departamento de Serviços – PRS

Cronograma: 09/03/2015 a 14/07/2015





Foram solicitados documentos, relatórios e/ou informações

relativas às atribuições das seguintes áreas: Departamento de

Atendimento aos Clientes – DCA, Departamento de Faturamento

e Recebíveis – DCF, Departamento de Medição e Combate as

Perdas – DCM, Assessoria de Suporte Administrativo – PRA,

Departamento de Operação – PRP, Departamento de Manutenção

AT – PRM e Departamento de Serviços – PRS, utilizando como

base para exames os registros no Sistema AJURI.

Escopo: Desenvolvimento de exames visando verificar o gerenciamento das Unidades Consumidoras que geram um faturamento no valor

de R$ 125.630.615,30 (cento e vinte e cinco milhões, seiscentos e trinta mil, seiscentos e quinze reais e trinta centavos) e uma

arrecadação no valor de R$ 108.593.120,27 (cento e oito milhões, quinhentos e noventa e três mil, cento e vinte reais e vinte e sete centavos) mensais (dados de setembro/2014), quais sejam: a) análise dos contratos de consumidores do grupo A; b) análise dos contratos de agentes arrecadadores; c) políticas de combate à

inadimplência; d) além de outras verificações consideradas relevantes. Os exames serão realizados com amostragem determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT ou de no mínimo 10% (dez por cento) do universo a ser auditado.


6

Auditoria em Almoxarifado


Área: Departamento de Logística e Suprimentos – DGS

Gerência de Planejamento e Controle de Estoques – DGSP Gerência da Qualidade de Processos e Documentação

Normativa – DGQP Departamento de Manutenção de MT/BT - PRD

Cronograma: 07/05/2015 a 30/10/2015



Recursos Humanos: 3 (três) Auditores



às atribuições do Departamento de Logística e Suprimentos –

DGS, da Gerência de Planejamento e Controle de Estoques –

DGSP, tomando como base para exames os registros de estoques

no Sistema de Materiais ERP-OFM.

Escopo: Verificar a existência de planejamento e reposição de estoques; a

existência e a eficiência dos sistemas de classificação,

armazenamento e segurança dos materiais, bem como se

obedecem aos normativos da Empresa; verificar, mediante

inspeção “in loco” e comparação com os relatórios extraídos do

sistema de controle de estoque e os dados da contabilidade, a

correspondência entre os quantitativos de materiais registrados

no sistema de controle de estoques, os quantitativos registrados

na contabilidade e os quantitativos existentes de fato, obtidos por

contagem dos estoques.


7

Auditoria em Programa Luz Para Todos – PLPT


Área: PLPT – Programa Luz Para Todos

Cronograma: 01/10/2015 a 04/12/2015





Foram solicitados: acesso ao sistema OFM, acesso ao módulo

“Contabilidade”, projetos, contratos, medições, pagamentos

efetuados e realização de verificação “in loco”, com o objetivo de

examinar as atividades relativas ao Programa Luz Para Todos –

PLPT.

Escopo: Analisar os termos aditivos, a execução, as medições,

penalizações, contratos expirados com pendências, pagamentos,

contabilização e os repasses (identificar a regularidade da razão

social e o CNPJ dos participantes) da 9ª tranche que

correspondem aos seguintes dados:

Totalização de Projetos:

Projetos: 1.720

Custo: R$ 81.524.510,00 (valor previsto no Programa do Projeto)

Consumidores: 10.479

Kits de Instalação: 10.385

Rede AT: 1.925 km

Rede BT: 734 km

Poste: 40.200

Transformador: 2.085

Medidor: 10.479

Equipamento: não previsto

Os exames serão realizados com amostragem determinada de

acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77,

da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT ou de no

mínimo 10% (dez por cento) do universo a ser auditado.


8

Auditoria em Dispensa e Inexigibilidade de Licitação, Contratos e Convênios


Área: DGS – Departamento de Logística e Suprimentos PRA – Assessoria de Suporte Administrativo CPL - Comissão Permanente de Licitação PRJ - Assessoria Jurídica

Cronograma: 26/10/2015 a 30/12/2015



Recursos Humanos: 1 (um) Auditor



às atribuições do Departamento de Logística e Suprimentos -

DGS, tomando como base para exames os processos licitatórios,

contratos e convênios em vigor e/ou realizados até setembro de

2015.

Escopo: Na verificação dos controles será avaliada a regularidade dos

procedimentos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação,

concorrência, tomada de preço, convite e pregão (presencial e

eletrônico), com a identificação dos processos, contendo:

Objeto da contratação e valor;

Fundamentação legal; Nome do responsável pela fundamentação e seu CPF; Identificação do contratado (nome ou razão social e CPF ou

CNPJ) e das demais empresas consultadas, no caso de dispensa de licitação.


9

Auditoria em Fundação Ceal de Assistência Social e Previdência – FACEAL


Área: PR – Presidência da FACEAL DF – Diretoria Financeira da Faceal

Cronograma: 09/11/2015 a 30/12/2015




Materiais

empregados:


às atividades da Fundação CEAL de Assistência Social – FACEAL,

tomando como base para exames os registros de arquivo no

Sistema ATENA e assuntos mencionados na documentação

expedida.

Escopo: Testar a consistência das informações contidas nos balancetes

contábeis da Fundação e gestão dos controles internos. Os

exames serão realizados com amostragem determinada de

acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77,

da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT ou de no

mínimo 10% (dez por cento) do universo a ser auditado.


10

Auditoria em Recursos Humanos/Folha de Pagamento


Área(s): DGP - Departamento de Gestão de Pessoas DFF – Departamento de Orçamento e Gestão Financeira

Cronograma: 18/07/2014 a 30/12/2014



Recursos Humanos: 3 (três) Auditores



às atribuições do Departamento Gestão de Pessoas – DGP,

tomando como base para exames os registros existentes no

Sistema RM Labore.

Escopo: Realizar exames no quadro de pessoal que atualmente

corresponde a 1.224(um mil duzentos e vinte e quatro)

empregados (setembro/2013), e verificar:

a) A fiscalização da atividade de segurança e medicina do

trabalho junto às terceirizadas; b) A regularidade do incentivo as atividades físicas e desportivas e auxílio saúde; c) A cessão e requisição de pessoal; d) A consistência das rubricas que compõem a folha de pagamento (periculosidade, hora extra, hora sobreaviso,

férias e adicional noturno).

Os exames serão realizados com amostragem determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT ou de no mínimo 10% (dez por cento) do universo a ser auditado.


11

II. Análise do Nível de Maturação dos Controles Internos

A estrutura de Controle Interno da Eletrobras Distribuição Alagoas visou garantir

que os objetivos estratégicos da empresa fossem atingidos para o exercício

analisado, compreendendo os seguintes componentes de controle interno:

a) Ambiente de Controle: A entidade mantém um bom nível de controle, vez que a

alta administração fornece instrumentos seguros para um positivo ambiente de

controle nas atividades da empresa, pois disponibiliza internet e intranet para

divulgação das principais políticas, notícias, diretrizes e normativos; existência de

código de ética de conduta da empresa e de seus colaboradores, existência de

manuais com normas e procedimentos prevendo sistemas de autorizações e

aprovações, linhas de autoridades definidas e o estabelecimento de práticas

operacionais e de rotinas e existência de normativos. Todavia, partes destes

normativos necessitam serem atualizados, bem como haver uma maior divulgação

de seus normativos internos.

b) Avaliação de Risco: Foi concluído o mapeamento de riscos na Eletrobras

Distribuição Alagoas, atendendo ao Projeto Sox, onde foram mapeados 18

subprocessos. No entanto, ainda não foram disponibilizados por estar faltando a

realização dos testes finais. Assim, a Auditoria Interna não tem como identificar

claramente os processos críticos nem diagnosticar os riscos nas unidades

administrativas da empresa, para detecção da probabilidade desses riscos e adoção

de ações preventivas, aplicando a experiência dos auditores.

c) Informação e Comunicação: A empresa mantém intranet e página própria na

internet, com os atos normativos e informações atualizadas das ações mais

relevantes desenvolvidas no período, havendo, neste caso, uma prática na

divulgação e tratamento de informações necessárias para os alcances dos objetivos

da administração.

d) Monitoramento: A Auditoria Interna tem efetuado anualmente avaliações nos

controles internos existentes nas atividades da empresa, apontando as

inconformidades encontradas, propondo medidas saneadoras, objetivando melhorar

o desempenho da empresa e verificando o cumprimento das normas e diretrizes da

alta Administração. Para tanto, é efetuado um plano de ação após as auditorias

realizadas, visando acompanhar as atividades desenvolvidas para solução das

inconformidades, constando prazos e responsáveis por cada ação.

e) Procedimento de Controle: Consoante às auditorias previstas no PAINT e nas

auditorias especiais realizadas no período, a auditoria interna promove controles

que contribuem para a redução, a níveis aceitáveis, dos riscos para a realização dos

objetivos da empresa. As atividades de auditoria sempre são executadas através

dos sistemas de informática existentes na empresa, que apoiam a realização dos

objetivos.

Está em fase de testes finais a implantação do Projeto SOX, com o mapeamento de

processos, identificando os riscos e os controles existentes para mitigá-los. No

entanto, a Auditoria Interna encontrou nos trabalhos realizados em 2015 falhas

relevantes nas seguintes áreas:


12

Transporte

RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA

Constatação Recomendação UA Resp. Risco

Veículo apresentando alto custo com manutenção

Criar mecanismo visando reduzir os custos de manutenção da frota de veículos, evitando, com isso, prejuízos financeiros à EDAL.

PRAT Alto

# Providências Status

1 Separando no sistema manutenção do veículo e dos equipamentos do veículo

Em Andamento

2 Treinamento de condutores Em Andamento

3 Encaminhando casos de avarias ao PRT Em Andamento

4 Encaminhando alguns veículos para leilão. Em Andamento


Falta controle na rodagem dos pneus utilizados pela frota.

Criar mecanismo de controle no uso dos pneus dos veículos da frota, visando uma melhor gestão na utilização dos mesmos.

PRAT Alto


1 Comprar maquina para marcação e identificação dos pneus Em Andamento

2 Marcar pneus Em Andamento

3 Cadastrar dados e histórico dos pneus em meio físico e digital

Em Andamento

4 Cadastrar pneus no Ecofrotas Em Andamento

Faturamento e Arrecadação



ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE OLHO D’ÁGUA DAS FLORES

Que o Departamento de Manutenção – PRM, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Olho D’Água das Flores, observando o que for de sua competência, com

PRM Alto


13

objetivo de deixar a estrutura da subestação dentro da normalidade.


1 Através do nosso planejamento anual de conservação de subestações, foi realizada limpeza da SE Olho d´Água das Flores.

Implementada


ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE OLHO D’ÁGUA DAS FLORES.

Que a Assessoria de Suporte Administrativo – PRA, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Olho D’Água das Flores, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar a estrutura da subestação dentro da normalidade.

PRA Alto


1 Visita da PRAI para fazer o levantamento dos serviços a serem realizados;

Implementada

2 Encaminhamento, por parte da PRAS, para que a Presidência autorize a colocação de um posto de serviço de vigilância;

Implementada

3 Visita da PRAS às instalações da SE Olho D’Água das Flores; Implementada

4 Elaboração de projeto básico para reforma da SE; Implementada

5 Reforma da SE Olho D’Água das Flores. Implementada


ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE PORTO CALVO

Que o Departamento de Manutenção – PRM, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Porto Calvo, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar a estrutura da subestação dentro da normalidade.

PRM Alto


1 Através do nosso planejamento anual de conservação de subestações, foi realizada limpeza da SE Porto Calvo.

Implementada


ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE PORTO CALVO

Que a Assessoria de Suporte Administrativo – PRA, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Porto Calvo, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar a

PRA Alto


14

estrutura da subestação dentro da normalidade.


1 Visita da PRAI para fazer o levantamento dos serviços a serem realizados;

Em Andamento

2 Encaminhamento, por parte da PRAS, para que a Presidência autorize a colocação de um posto de serviço de vigilância;

Em Andamento

3 Visita da PRAS às instalações da SE Porto Calvo; Em Andamento

4 Elaboração de projeto básico para reforma da SE; Em Andamento

5 Reforma da SE Porto Calvo. Em Andamento


EDIFÍCIO DA METROPOLITANA COM PROBLEMAS EM SUA ESTRUTURA.

Concluir o processo licitatório Tomada de Preços 02/2015, com o objetivo de promover a demolição do prédio denominado (navio), solucionando dessa forma os problemas estruturais existente naquele Setor. Conforme decisão da Alta Administração, segundo informação da Presidência através da sua Assessoria.

PR Alto


1

Elaboração de Projeto Básico Licitação Assinatura de Contrato Mobilização Ordem de Início de Serviço Execução

Em Andamento


INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NAS SUBESTAÇÕES.

Que o Departamento de Manutenção – PRM, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados nas Subestações informadas pela Auditoria Interna, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar as estruturas das mesmas dentro da normalidade.

PRM Alto


1

Através do nosso planejamento anual de conservação de subestações, foi realizada limpeza e resolvidas as não conformidades de competência da PRM, apontadas por esta auditoria, em todas as subestações no estado.

Implementada


INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NAS

Que a Assessoria de Suporte Administrativo – PRA, tome

PRA Alto


15

SUBESTAÇÕES providências no sentido de sanar os problemas encontrados nas Subestações informadas pela Auditoria Interna, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar as estruturas das mesmas dentro da normalidade, exceto nos casos de falta de vigilância.


1

Visita da PRAS às instalações das subestações de Arapiraca I, Arapiraca II, Santana do Ipanema, Pão de Açúcar, Penedo, Coruripe, Peri-Peri, Palmeira dos Índios, Olho D’Água das Flores, Matriz de Camaragibe, São Luiz do Quitunde, Rio Largo, Pilar e Marechal Deodoro, tendo como principais objetivos a identificação de problemas e busca de soluções para os mesmos. A viagem será feita junto com o Consultor em Segurança Patrimonial Rubens Batista.

Em Andamento

2 Elaboração de um relatório sobre os problemas encontrados e a proposição de solução.

Em Andamento

3 Colocação de 01 (um) posto de vigilância noturno na SE Centro

Implementada


INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NAS SUBESTAÇÕES

Que a Assessoria de Suporte Administrativo – PRA, faça gestão junto a Alta Administração no sentido de colocar vigilância pelo menos nas Subestações de grande porte, onde há uma quantidade maior de equipamentos, bens móveis e imóveis. Havendo indisponibilidade econômico/financeira para tal, estabelecer controles de acesso nas referidas Subestações.

PRA Alto


1

Gestão junto à Alta Administração da empresa para implementação de medidas para resolver os problemas identificados após a realização de visitas às subestações mencionadas.

Em Andamento


INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NOS PRÉDIOS DA ELETROBRAS DISTRIBUIÇÃO

Que a Assessoria de Suporte Administrativo – PRA, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados nos Escritórios Comerciais apontados pela Auditoria Interna, observando o que for de sua

PRA Alto


16

ALAGOAS. competência, com objetivo de deixar as estruturas dos mesmos dentro da normalidade.


1

Entrar em contato com o Gerente de Planejamento e Controle de Estoques para buscar alternativas de resolução dos problemas de recolhimento de sucata e de limpeza dos almoxarifados.

Implementada

Almoxarifado

RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA DE GESTÃO


Empréstimo de Material sem Documentação

Regularizar o empréstimo de material para a Obra da Subestação do Canal do Sertão, ao Governo do Estado de Alagoas, realizado no período de novembro/2012 a setembro de 2013, totalizando o valor de R$ 559.976,20 (quinhentos e cinquenta e nove mil, novecentos e setenta e seis reais e vinte centavos)

DGS Alto


1 Realizaremos reunião com a Secretária de Infraestrutura do Estado no sentido de formalizar o empréstimo e disciplinar a devolução dos equipamentos.

Em Andamento


Material Emprestado sem Devolução

Realizar empréstimos de material só com a devida documentação, cumprindo o previsto na Norma Administração de Materiais, item 4.16, onde consta o seguinte: “Documento de Empréstimo de Material: documento que disciplina a sistemática de empréstimo de materiais, entre as Empresas de Distribuição, mediante aprovação pelo Diretor competente”, obedecendo a determinação da Norma Brasileira de Contabilidade NBC T 16 que denomina o “Documento de suporte: qualquer documento hábil, físico ou eletrônico que comprove a transação...”.

DGS Alto


17


1

Emitimos recomendação, reiterando a todos os funcionários da DGSP, através de e-mail datado de 18/11/2015, enviado também a esta Auditoria, onde ratificamos só realizar empréstimos de material precedido da devida documentação formal (Contrato Mútuo ou Comodato ou outro que fique bem caracterizado responsabilidade entre as partes) e autorização formal do Diretor de Gestão ou Diretor Presidente, cumprindo o previsto na Norma Administração de Materiais, item 4.16, onde consta o seguinte: “Documento de Empréstimo de Material: documento que disciplina a sistemática de empréstimo de materiais, entre as Empresas de Distribuição, mediante aprovação pelo Diretor competente”, obedecendo a determinação da Norma Brasileira de Contabilidade NBC T 16 que denomina o “Documento de suporte: qualquer documento hábil, físico ou eletrônico que comprove a transação...” .

Implementada


Material Emprestado sem Devolução

Cumprir e fazer cumprir os itens acordados nos Contratos nº COM-001 e 003/2015, em particular o cumprimento da Cláusula Quinta - Da Multa “No caso de atraso na devolução do material, desde que o COMODANTE não tenha concorrido de alguma forma para tanto, serão devidos pela COMODATÁRIA encargos moratórios à taxa nominal de 6% a.a (seis por cento ao ano), capitalizados diariamente em regime de juros simples”.

DGS Alto


1

Em 04/12/2015 encaminhamos e-mail à DGS/EDPI, copiado a esta Auditoria Interna, solicitando informações sobre o andamento da conclusão da devolução dos materiais e os prazos de entrega. Como também solicitamos o pagamento da multa pelo atraso na devolução do empréstimo dos materiais, conforme estabelecido em contrato e recomendado por esta Auditoria Interna. Do valor dos materiais emprestados à EDPI, 54% já foram recebidos pela EDAL.

Implementada


18

Processos de Pagamento por Danos Morais



PROCESSOS DE INDENIZAÇÃO DE DANOS MORAIS SEM INDICATIVO DA AÇÃO DE DIREITO DE REGRESSO

Manter contato com as áreas envolvidas com os processos de indenizações por Danos Morais, a fim de viabilizar o Direito de Regresso, caso confirmada responsabilidade do pessoal próprio ou de terceiros, fazendo cumprir o que estabelece a Norma de Indenização Por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00)

PRJ Alto


1

A PRJ comunicará às áreas responsáveis todas as condenações e acordos celebrados para os gestores dos contratos avaliem a culpabilidade de terceiros ou próprio para ingressarmos com ação de Direito de Regresso.

Implementada

RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA COMERCIAL


AUSÊNCIA DE PROCEDIMENTO PARA REQUERER DIREITO DE REGRESSO

Encaminhar para a Assessoria Jurídica – PRJ, a fim de fazer valor o Direito de Regresso, os casos identificados em que os pagamentos de indenizações por danos for de responsabilidade do pessoal próprio ou de terceiros, fazendo cumprir o que estabelece a Norma de Indenização por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00).

DCA

DCM

DCF

Alto


1

Quando verificada a possibilidade do Direito de Regresso, a DCAI encaminhará a Ata da Audiência do processo em questão para o Gestor de Contrato indicar a responsabilidade pelos Danos Morais, retornando para Assessoria Jurídica, a fim proceder ações para atender a Norma de Indenizações por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00).

Implementada

1 Apurada a ocorrência e constatada a responsabilidade por danos morais, provocados por colaboradores próprios ou de

Implementada


19

terceiros sob sua gestão, o DCM informará a Assessoria Jurídica, com o objetivo de emanar as devidas providências ao direito de regresso, em atendimento à Norma de Indenizações por Danos Comerciais.

1

O DCF ao identificar que houve falha de procedimento por parte de colaboradores sob sua gestão que gerou indenização por danos morais, irá apurar o ocorrido e em se comprovando a falha irá fazer valer o direito de regresso, em especial quando se tratar de falha de procedimento cometido por prestadores de serviço com contrato sob gestão do DCF.

Implementada

Controle de Bens Patrimoniais



Falta de controle e acompanhamento nos Bens Patrimoniais

Providenciar que seja realizado um inventário eventual dos bens permanentes, cumprindo as determinações da IN nº 205/88, que, irá ajustar os dados contábeis e verificar a situação física do bem, quanto a necessidade de manutenção e reparos.

PRA Alto


1

A PR expedirá documento determinando aos Gerentes de

Departamento o levantamento de todos os bens situados

sob sua responsabilidade. Posteriormente será composta

uma comissão de inventário para verificação e validação das

informações.

Em Andamento



Atualizar e manter atualizada a Carga dos bens permanentes, cumprindo as determinações da IN nº 205/88:

Item 7.11 “Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade assinado pelo

PRA Alto


20

consignatário...”.

Item 7.13.4 “Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo consignatário, sem prévia ciência do Departamento de Administração ou da unidade equivalente”.

Item 7.13.5 “Todo equipamento ou material permanente somente poderá ser movimentado de uma unidade organizacional para outra, através do Departamento de Administração ou da unidade equivalente”.


1

Após a validação será expedida instrução no sentido de fazer

cumprir os itens 7.11, 7.13. 4, 7.13.5. Em Andamento



Cumprir a determinação da IN nº 205/88, item 11.2.2 “Providenciar a alienação do material considerado antieconômico e irrecuperável”.

PRA Alto


1

Após a validação do levantamento pela comissão de

inventário, os materiais inservíveis serão encaminhados ao

Almoxarifado para alienação. Em Andamento



Cumprir e fazer cumprir as determinações da IN nº 205/88, quanto a movimentação e controle dos bens permanentes, que, conforme item 10 “Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe foi confiado para guarda ou uso, bem como pelo dano que dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda”.

PRA Alto


1 Verificada a existência da situação descrita no item 05, serão

adotadas as devidas providências para apuração de eventual Em Andamento


21

responsabilidade.



Bens Patrimoniais sem registro de controle

Providenciar que toda entrega de material considerado bem patrimonial, seja realizada após os registros de identificação do bem (tombamento) e de seu responsável (carga patrimonial), cumprindo as determinações da IN nº 205/88. Item 7.11 “Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário...”.

Vale salientar que:

Item 6 “a) carga – a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário; b) descarga – a transferência desta responsabilidade”.

Item 6.2 “O material será considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro, após o cumprimento das formalidades de recebimento e aceitação”.

DGS Alto


1

Hoje já realizamos a entrega do material através de Nota de Entrega, que identifica o recebedor (com nome, matrícula e assinatura), transferindo ao consignatário a responsabilidade de guarda e uso do material, sendo assim este o atual termo de responsabilidade.

Implementada

2 A partir de então só liberaremos material, considerado bem patrimonial, após o registro de identificação do bem pelo órgão responsável.

Implementada


22

FACEAL – Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência

RECOMENDAÇÕES


Atribuição do Diretor

Administrativo-

Financeiro exercida

por terceiros

Providenciar que as atividades referentes à movimentação financeira da FACEAL, sejam executadas de acordo com o Manual dos órgãos de apoio à diretoria executiva - seção III, art. 15, item I, onde cabe ao Coordenador administrativo-financeiro “supervisionar, coordenar e controlar as atividades administrativas, econômicas e financeiras....” e o Regimento interno - seção VIII, art. 41, item IV, onde cabe ao Diretor administrativo-financeiro “responder pelas atividades administrativas, econômicas e financeiras....”.

DF Alto


1 Designar um Coordenador administrativo-financeiro para exercer as atividades em questão.

Implementada

Recursos Humanos / Folha de Pagamento



Descumprimento de

Normativo de Função

Gratificada.

Requerer um parecer formal da Assessoria Jurídica – PRJ, com base na Norma Interna de Função Gratificada (FG) – DG-GP-01/N-011, sobre a possibilidade de um contratado pelo art. 37 da Constituição Federal assumir uma gerência, que segundo a referida norma, é um “Cargo de confiança da estrutura hierárquica da empresa com vistas ao gerenciamento de Assessoria, Departamento, Secretaria Geral, Ouvidoria, Auditoria Interna e Comissão Permanente de Licitação, podendo ser

PR Alto


23

exercido por empregado próprio ou requisitado”.


1 Iremos encaminhar solicitação formal de parecer ao Jurídico Local, submetendo o mesmo posteriormente à consultoria jurídica da DD.

Em Andamento



Ausência do atestado

de saúde ocupacional

– ASO

Convocar todos os empregados para realizarem o exame médico periódico, de acordo com o planejamento da empresa, informando-os das penalidades que poderão advir pela não realização dos mesmos.

DGP Alto


1

Inserir no sistema TOTVS relatório de acompanhamento automatizado por departamento e diretoria o status dos empregados referente à realização de exame periódico. Disponibilizar também em gráfico.

Em Andamento




– ASO

Informar aos Gerentes de Departamento a relação de empregados que não realizaram os exames médicos periódicos, comunicando da necessidade de se instaurar processo de Apuração de Irregularidade, nos moldes da Norma de Apuração de Irregularidade (Código MPS-DG-01/N-001), orientando-os a afastá-los das atividades periculosas ou insalubres, conforme exigência da Norma de Exames Médicos Ocupacionais (Código DG-GP-01/N-034);

DGP Alto


1 Disponibilizar status de realização de Exame Médico Periódico – EMP no Portal RH, para visualização e controle dos gestores

Em Andamento

2 Disponibilizar guia de procedimento para a realização de exame via portal RH para o empregado e gestor.

Em Andamento


24

3

Gerar relatório mensal de pendências de realização de EMP e encaminhar para os Assistentes de Diretoria até o dia 15 do mês subsequente. (Esta ação estará vigente até que a parametrização do sistema TOTVS seja concluída)

Em Andamento




– ASO

Solicitar à Gerência de Segurança e Medicina do Trabalho – SESMT, que proceda ao pedido de Suspensão da Autorização para trabalhos em área de risco dos empregados que executam atividades em regime habitual/ permanente ou intermitente nas áreas de riscos e não realizaram o exame médico periódico no prazo estabelecido, comunicando à Gerência de Administração de Pessoal – DGPP, para proceder à suspensão do pagamento de adicional de periculosidade, conforme consta no item 5.8.6 da Norma de Adicional de Periculosidade (DG-GP-02/N-004).

DGP Alto


1

A área médica-SESMT emitirá mensalmente relatório à gerência de Administração de Pessoal-DGPP a lista dos empregados inadimplentes do exame periódico por mais de 60 (sessenta) dias para conclusão do Exame Médico Periódico, conforme preconiza a norma interna DG-GP-01/N-034 item 6.3.9.1. “O não cumprimento deste prazo implicará na suspensão do reembolso de despesas cobertas pelo PPRS e o cancelamento da Autorização para Trabalho em Áreas de Risco;”

Implementada

RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA FINANCEIRA


Descumprimento da

Norma de Cessão de

Empregados

Reiterar pedido de pagamento da cessão do empregado matricula 3215-8 à Eletrobras Distribuição Piauí, informando, em caso de inadimplência do órgão cessionário, à Diretoria de gestão, para as providências cabíveis, em obediência aos itens 5.9.2 e 5.9.3 da Norma de Cessão e Requisição de Empregados (DG-GP-01/N-009).

DFF Alto


25


1

Das 06 (seis) faturas identificadas em aberto, 04 (quatro) já foram pagas no dia 05.02.2016. As restantes encontram-se em análise no RH da CEAL para correção de valores e envio a Eletrobras Distribuição Piauí, para a efetivação dos pagamentos. Após o envio, iremos efetuar o pedido de pagamento.

Em Andamento


26

III. Trabalhos de Auditoria Realizados não Previstos no PAINT 2015

Auditoria em Processos de Pagamento por Danos Morais


Área: Assessoria Jurídica – PRJ

Departamento de Atendimento aos Clientes - DCA Departamento de Medição e Combate às Perdas - DCM Departamento de Faturamento e Recebíveis - DCF

Cronograma: 28/07/2015 a 22/09/2015


Recursos Humanos: 1 (um) Auditor



aos controles dos processos pagos por Danos Morais, sendo feita

uma amostragem nos períodos relativos aos anos 2012 a 2015.

Motivação: Volume crescente de recursos empregados no pagamento de

causas decorrentes de danos morais nos últimos 4 anos.

Resultados: Alertar aos gestores no sentido de fazer valer o Direito de

Regresso nos casos identificados em que os pagamentos de

indenizações por danos morais forem de responsabilidade do

pessoal próprio ou de terceiros, fazendo cumprir o que estabelece

a Norma de Indenização por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00).


27

Auditoria em Controle de Bens Patrimoniais


Área: PRA – Assessoria de Suporte Administrativo

Departamento de Operação – PRP Departamento de Manutenção de AT – PRM Gerência da Ouvidoria – OUVI DGS

DGT DFC

Cronograma: 17/08/2015 a 30/09/2015


Recursos Humanos: 1(um) Auditor



às atribuições da Assessoria de Suporte Administrativo - PRA,

Departamento de Tecnologia da Informação e Telecomunicações

– DGT, Departamento de Logística e Suprimentos – DGS e

Departamento de Contabilidade e Gestão de Ativos – DFC,

tomando como base para exames os registros do Sistema OFM

Motivação: Atender ao Projeto SOX.

Resultados: Controle patrimonial.


28

IV. Trabalhos de auditoria previstos, mas não realizados ou não

concluídos em 2015

Todos os trabalhos previstos no PAINT 2015 foram realizados.


29

V. Fatos relevantes com impacto sobre a Auditoria Interna

O fato que impactou positivamente na unidade de Auditoria Interna e na realização

das auditorias, foi a chegada ao setor de um Analista de Sistemas, aquisição de

suma importância para a realização dos trabalhos, principalmente nas áreas com

sistemas de informação.

O impacto negativo relevante na unidade de auditoria foi à falta de realização de

cursos/treinamentos de capacitação específicos previstos no PAINT/2015, para o

fortalecimento das atividades e aprimoramento dos profissionais, dessa forma

mantendo-os atualizados para melhor desempenho de suas atividades.


30

VI. Ações de Capacitação na unidade de Auditoria Interna

Dos cursos de capacitação abaixo, previstos no PAINT 2015, nenhum foi

realizado:

AÇÃO/TREINAMENTO JUSTIFICATIVA

Programa de Formação de Auditores Nível

Avançado.

Preparação e/ou aprimoramento dos

Auditores para realização dos trabalhos.

Programa de Formação em Normas

Internacionais de Contabilidade.

Atualizar os conhecimentos do Auditor

para realizar auditoria na Contabilidade.

Legislação e Cálculo dos Itens que

Compõem a Folha de Pagamento.

Preparar o Auditor para realizar auditoria

na Folha de Pagamento.

Auditoria em Faturamento e Arrecadação. Preparar o Auditor para realizar auditoria

no Faturamento e Arrecadação.

Processos Licitatórios – Contratos e

Convênios

Preparar o Auditor para realizar auditoria

nos Processos Licitatórios.

Congresso Brasileiro de Auditoria Interna –

CONBRAI.

Atualizar os conhecimentos na área de

Auditoria.

No exercício de 2015, foram realizados pelos membros desta Auditoria, os

seguintes cursos de capacitação:

Ação Educacional Matricula Nome Empregado Carga Horária

SEMINARIO NACIONAL DE AUDITORIA DAS EMPRESAS DO

SETOR ELETRICO - 4º AUDITE

26441 JOSE GILSEN DORVILLE DE ARAUJO 16

SEMINARIO DE AUDITORIA INTERNA

29092 JOAO ALFREDO CARVALHO MALTA JUNIOR

8

25429 JOSE CANDIDO DA SILVA FILHO 8

GESTAO DE MATERIAL

27812 AMAURY DE MEDEIROS LAGES FILHO

24

26182 JOSETE COSTA GONCALVES 24


OFICINA DO DGP COM GESTORES E EMPREGADOS- (SGD)

27812 AMAURY DE MEDEIROS LAGES FILHO

4

SEMINARIO DE CAPACITAÇÃO SOX 2015


8

PROJEÇOES ECONOMICO - FINANCEIRAS



CURSO DE CIPA


20


WORKSHOP DE GESTÃO DE PESSOAS


TOTAL

212


31

VII. Recomendações emitidas no exercício

RELATÓRIO PONTOS AI AA ANI

Nº Atividade

CAD-01/2015 Transporte 7 7 - -

CAD-02/2015 Faturamento e Arrecadação 18 14 4 -

CAD-03/2015 Almoxarifado 9 7 2 -

CAD-04/2015 Processos de Pagamento por

Danos Morais 4 4 - -

CAD-05/2015 Controle de Bens

Patrimoniais 11 7 4 -

CAD-06/2015 Programa Luz para Todos -

PLPT 1 - 1 -

CAD-07/2015

Dispensa e Inexigibilidade de

Licitações, Contratos e

Convênios

7 6 1 -

CAD-08/2015

Fundação CEAL de

Assistência Social e

Previdência- FACEAL

8 2 6 -

CAD-09/2015 Recursos Humanos/Folha de

Pagamento 7 2 5 -

TOTAL DE RECOMENDAÇÕES 72 49 23 0


32

VIII. Benefícios decorrentes da ação da Auditoria Interna

Elencamos os benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao

longo de 2015.

Transporte:

1. Criação de rotinas para melhorar o arquivamento de documentos de veículos

da frota própria;

2. Cumprimento da norma no que diz respeito a cobrança de infrações de

trânsito;

3. Controle no credenciamento de condutores de veículos;

4. Preenchimento correto do boletim de utilização de veículos;

5. Redução de custos na manutenção da frota;

6. Correção de divergências no sistema de consumo de combustíveis;

7. Criação de mecanismos de controle no uso dos pneus dos veículos da frota.

Faturamento e Arrecadação:

1. Regularização das depredações ocorridas nas subestações;

2. Regularização dos problemas estruturais dos Escritórios Comerciais;

3. Regularização dos problemas de conservação e limpeza das subestações;

4. Regularização dos problemas de conservação e limpeza dos Escritórios

Comerciais;

5. Regularização dos consumidores inadimplentes;

6. Regularização nas leituras das unidades consumidoras;

7. Criação de controle para cobrança antecipada de ligações provisórias;

8. Criação de controle para preenchimento completo das ordens de serviço;

Almoxarifado:

1. Regularização de empréstimo de material e equipamentos a terceiros;

2. Estabelecimento de controles para devolução de material emprestado à

terceiro;

3. Apuração de responsabilidades sobre extravio de bem público;

4. Exigência de identificação do recebedor de material;

5. Implantação do princípio de segregação de função;

6. Controle de acesso de veículos nos almoxarifados;

7. Mantendo itens de estoque em perfeito estado de conservação;

8. Regularização na saída e materiais equipamento dos almoxarifados.

Processos de Pagamento por Danos Morais:

1. Criação de procedimentos para o egresso de ação de direito de regresso.

Controle de Bens Patrimoniais:

1. Registro e Controle de bens patrimoniais;


33

2. Realização do inventário físico de bens móveis e imóveis da empresa,

mantendo-o atualizado;

3. Regularização das Ordens de Imobilização em Curso que estejam sem

movimentação e pendentes de fechamento.

PLPT:

1. Correção de divergência no endereço de instalação de medidores.

Dispensa e Inexigibilidade de Licitações, Contratos e Convênios:

1. Evitar efetivação de contratos considerando propostas de empresas com

CNPJ’s diferentes, apesar de comporem o mesmo grupo econômico;

2. Exigência de, no mínimo, 03 (três) pesquisas de mercado para balizamento

de preços, salvo justificativas circunstanciadas;

3. Constando nas atas dos processos licitatórios, a desistência expressa da

interposição de recursos administrativos;

4. Exigência garantia contratual;

5. Autuações de processos.

FACEAL:

1. Regularização das divergências contábeis;

2. Estabelecimento de normativos para pagamento;

3. Estabelecimento do controle de senha para acesso ao sistema.

Recursos Humanos:

1. Verificação da legalidade de nomeação para gerente de pessoal contratado

através do art. 37 da Constituição federal;

2. Estabelecendo controle para realização do exame médico periódico;

3. Exigência de cumprimento da norma de cessão e requisição de empregados.


34

IX. Conclusão

Neste Relatório foram demonstrados que todos os trabalhos previstos no Plano

Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT 2015 foram realizados. Além

dos trabalhos previstos, foram executados 02 (dois) trabalhos especiais

(Processos de Pagamento por Danos Morais e Controle de Bens Patrimoniais).

Salientamos a importância da Eletrobras adotar ações de fortalecimento da

unidade de Auditoria Interna, promovendo participação em cursos,

treinamentos, seminários, congressos, encontros de auditores, visando a troca

de experiências.

Maceió, 17 de fevereiro de 2016.

José Gilsen Dorvillé de Araújo

Gerente da Auditoria Interna – CAD

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