Eficiência da UENF na Celebração de Convênios e Termos de Cooperação com a Sociedade

Prof. Ronaldo ParanhosDiretor da Agência UENF de Inovação

Data: 09.Maio.13

Prof. Silvério de Paiva FreitasReitor da UENF

-Firmar convênios e acordos de cooperação com a sociedade é atividade essencial.

-Interação dos pesquisadores com outras ICT´s, centros pesquisa, empresas e instituições, públicas e privadas, nacionais e internacionais...

- Captação de recursos extra-orçamentários.

-Especificação do Problema:

-Percorrer a burocracia interna demanda tempo excessivo, muitas vezes incompativel com os prazos estabelecidos com os concedentes.

-Compromete até mesmo a execução das atividades previstas.

-Na UENF: requer as etapas de elaborar as minutas e planos de trabalho; submeter a avaliação e aprovação de até 4 colegiados; submeter à procuradoria.

-Muito tempo pode ser requerido. Alguns colegiados se reunem mensal ou bimensal.

O Aprimoramento e a Inovação Adotada:

Na UENF, com a implementação de medidas simples e eficazes, incluindo resolução especificando regras de como tudo funciona, a gestão de follow-up e acompanhamento da tramitação dos processos de Convênios e Acordos de Cooperação, foi conseguido manter um prazo médio de 35 dias desde a submissão até a assinatura dos termos.

A Solução:

- Foi atribuida à AgiUENF a responsabilidade institucional de cuidar dos convênios e Acordos de Cooperação firmados com a sociedade.

- A AgiUENF tem a função de orientar, elaborar, analisar, tramitar internamente até a assinatura, encerrar e guardar os convênios e seus respectivos processos administrativos.

- Premissa básica adotada pela AgiUENF: atuar como facilitador entre a comunidade acadêmica e a sociedade nesta atividade.

- Conta com apenas um TNS.

- Com medidas administrativas simples: cumpre a burocracia necessária e reduz tempo de tramitação interna.

Algumas medidas adotadas:

- Temos disponíveis minutas padrões para os diversos tipos de convênios e termos de cooperação normalmente firmados. - Criamos um roteiro detalhado de todas as etapas envolvidas para firmar convênios: Resolução CONSUNI n.3/2011 que Estabelece critérios mínimos para a aprovação, renovação e encerramento de convênios e termos de cooperação na UENF, detalha remuneração de pesquisadores.

-Orientamos o pesquisador sobre como elaborar o Plano de Trabalho. A AgiUENF assume elaborar o instrumento juridico.

-Por experiência adquirida, passamos a entender como o juridico atua. Revisamos as minutas antes de submeter ao juridico, evitando idas e vindas para adequação de conteúdo.

Algumas medidas adotadas:

- Cópia do convênio é enviada ao DPTO enquanto o processo é enviado ao juridico. Quando os 2 retornam, juntamos os papeis. Reduz 2 a 3 semanas do tempo de tramitação.

- Após finalizar tramitação, esta cópia é enviada ao coordenador, junto com publicação no DO, para guardar e publicar no Lattes.

- Todo convênio precisa ter um coordenador.

-FOLLOW-UP dos processos: até 4 dias antes da data reunião de um colegiado, particularmente os que se reunem mensal ou bimensalmente, cobramos ASJUR ou o DPTO o retorno dos processos. Agiliza os processos, evitando que esperem + 1 ou 2 meses para serem apreciados.

Algumas medidas adotadas:

-PLANILHA EXCELL com lista dos instrumentos em vigência:-Informamos coordenadores com 2 meses antecedência do prazo encerramento. Para renovar ou encerrar.-Acompanhamento passo a passo de todo o processo de tramitação interna.

- Temos a guarda de todos os convênios em vigor e os encerrados, de forma que podem ser rastreados e consultados de forma rápida e efetiva a qualquer momento.

•Conclusão:

•Com a implementação de medidas simples e eficazes, incluindo uma resolução

especificando as regras de como tudo funciona, a gestão de follow-up e

acompanhamento da tramitação dos processos de convênios e acordos de

cooperação, conseguimos manter um prazo médio de 35 dias desde a submissão até a

assinatura dos convênios.

Muito obrigado.