EDMS: conceito básico - marilia.unesp.br · O conceito de versões de documentos é mais forte no...
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21/03/2012
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EDMS
EngineeringDocumentManagementSystem
Gestão Eletrônica de Documentos - GED
EDMS: conceito básico
� Propósito:◦ Gerenciar documentos técnicos da empresa durante
todo o Ciclo de Vida, seja na fase de implantação, seja durante a vida útil do empreendimento;
� Um EDMS é essencialmente um Document Management com algumas características adicionais para que possa manipular documentos técnicos;
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Tipos de documentos gerenciados em EDMS
� Desenhos (maior preocupação)
� Manuais
� Especificações
� Normas de qualidade, etc
� Características diferenciadas◦ Temporalidade;
◦ Tamanho físico de documentos;
◦ Documentos sempre sujeitos a alterações;
◦ Visualização de documentos CAD e híbridos
◦ Integração com outros sistemas de engenharia;
◦ Custo do documento de engenharia;
Temporalidade
� A maioria dos documentos possui um ciclo de vida e uma condição legal de sua existência, indicando por quanto tempo o documento deve ser armazenado;
� Um documento técnico sempre existirá de acordo com a vida do equipamento/instalação/processo ao qual estiver relacionado;
� Não existe a noção de que o documento ou deve deixar de existir em um período de tempo definido ou que tenha que ser guardado permanentemente;
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Tamanho físico do documento
� Enquanto em outros tipos documentais a predominância é o formato A4, um EDMS pode tratar documentos com dois metros ou mais de comprimento;
� Existem desenhos de engenharia com grande dimensões, como alguns fluxogramas com mais de cinco metros;
� Não é qualquer ambiente GED que suporta a visualização e impressão de documentos desse tamanho;
Documentos sempre sujeitos a alterações
� O conceito de versões de documentos é mais forte no EDMS;
� Especialmente para documentos relacionados a equipamentos, instalações;
� Um documento feito hoje pode ser alterado a qualquer momento, seja daqui a uma semana ou daqui a 30 anos;
� Um documento de engenharia está sempre propenso a ser alterado, durante todo o seu ciclo de vida
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Visualização de documentos CAD e híbridos� Visualização de modelos em 3D
� Visualização de desenhos de referência (desenhos aninhados um dentro do outro) dentro do desenho principal;
� Manipular e visualizar arquivos híbridos◦ desenhos digitalizados dentro de desenhos CAD
Integração com outros sistemas de engenharia
� Outras aplicações de engenharia:◦ manutenção;
◦ planejamento de obra;
◦ planejamento da produção;
◦ compra de peças e componentes;
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Custo do documento de engenharia
� A perda de um documento de engenharia acarreta um grande prejuízo, pois para refazê-lo é necessário entender vários outros documentos para compor a idéia do que se perdeu, montar um rascunho do documento e elaborar o documento novamente;
� Normalmente não existe backup de desenhos em papel, mas documentos digitais podem facilmente ser copiados e armazenados em mais de um local, preservando o patrimônio da empresa
Particularidade adicionais
� Um EDMS possui todas as funcionalidade de um Document Management
◦ Controle de versões;
◦ Uso de modelos predefinidos ou formulários;
◦ Integração com programas geradores de documentos;
◦ Gerenciamento de documentos em construção;
◦ Fluxos documentais.
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Particularidade adicionais
� Porem é desejável que o EDMS suporte adicionalmente:
◦ Fazer referências entre documentos;
◦ Visualizar e imprimir CAD com funcionalidades reais de projeto;
◦ Controle de versões em pelo menos três níveis de identificação;
◦ Comparar versões de CAD para checar diferenças;
◦ Suporte a qualquer tamanho de imagem de desenho;
◦ Ferramenta de comentários e marcações com bons recursos para CAD
◦ Integração dos índices de documentos com os programas geradores de documentos
◦ Estrutura de pesquisa em árvore;
◦ Anexar histórico/notas ao documento;
◦ Criar grupos de documentos em separado para execução de tarefas;
◦ Geração e recepção de guias de remessas de documentos.
Fazer referências entre documentos
� Em engenharia normalmente um documento está relacionado (faz referência) a outros que complementam a informação necessária ao entendimento como um todo;
� É, portanto, um recurso útil em um EDMS a possibilidade de visualizar essas referências e navegar por meio delas para poder localizar a informação desejada.
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Visualizar e imprimir CAD com funcionalidade reais de projeto
� Necessidade de visualizar um desenho 3D em ângulo diferente do que foi inicialmente salvo;
� No caso de uma fonte de letra usada no desenho não estar disponível no visualizador, o EDMS deve substituí-la por outra;
Visualização de documentos híbridos
� Em um documento híbrido há a presença conjunta de dois arquivos, sendo um de CAD e um de imagem digitalizada apresentados juntos.
� Visa a agilização na revisão de desenhos;
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Visualização de documentos híbridos
Visualização de documentos híbridos
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Controle de versões em pelo menos três níveis de identificação
� Controlar apenas o primeiro nível de versão não é suficiente para engenharia...◦ 1º nível: controla a versão atual do documento: 1, 2 ,
3... ou A, B, C...
◦ 2º nível: controla um documento em processo de alteração: 2.b, 2.c, 2.d... ou B.1, B.2, B.3...
◦ 3º nível: controla a versão de documentos que sairão temporariamente do grupo principal de documentos que estão sendo alterados: 2.b.1, 2.b.2, 2.b.3 ou B.1.1, B.1.2, B.1.3
Comparar versões de desenhos para checar diferenças
� Um EDMS oferecer uma ferramenta que permita comparar duas versões de um documento (desenho) e mostrar automaticamente na tela onde estão as diferenças entre elas, indicando o que foi acrescentado ou retirado de uma versão para outra
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Comparar versões de desenhos para checar diferenças
Suporte a qualquer tamanho de imagem de desenho
� Alguns visualizadores possuem limitações quando à visualização e impressão de arquivos de grandes dimensões;
� Visualizar um arquivo de grande dimensão não quer dizer que se conseguirá imprimir o arquivo;
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Ferramenta de comentários e marcações para CAD
� Conhecido como readline ou markup;
� Permite a troca de informações entre dois departamentos, por exemplo, através de anotações feitas diretamente sobre um determinado desenho. Essas anotações que serão armazenadas, sem necessidade de papel;
� Uma boa ferramenta permite fazer “amebas”, marcações em cores diferentes, comentários;
Ferramenta de comentários e marcações para CAD
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Integração dos índices de documentos com os programas geradores de documentos
� É desejável que uma aplicação EDMS seja integrada aos programas geradores de documentos para que a informação dos índices seja compatível com a informação contida no documento
Estrutura de pesquisa em árvore
� Normalmente os documentos são agrupados de acordo com sua funcionalidade dentro da empresa;
� Além das ferramentas convencionais de busca, é comum um software de GED apresentar um estrutura em árvore para apresentar os grupos de documentos;
� É importante que essa estrutura seja flexível, permitindo que cada funcionário possa definir como deseja consultar e localizar o documento desejado no momento;
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Estrutura de pesquisa em árvore
Anexar notas ao índice do documento
� Um funcionalidade comum em ambientes EDMS é eventualmente anexar notas e/ou histórico sobre revisões feitas no documento;
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Criar grupos de documentos em separado para execução de tarefas
� É constante a necessidade de trabalhar com documentos em separado, recurso normalmente chamado de área ou sala de trabalho (workarea). Nesta área de trabalho apenas documentos sobre um determinado assunto são apresentados;
Geração e recepção de guias de remessa de documentos
� Guia de remessa de documentos (GRD) pode ter outro nome, dependendo da empresa;
� Objetivo: facilitar a troca de informações internamente entre os setores da empresa ou junto a fornecedores;
� É uma lista de documentos enviados a um setor ou empresa com fins específicos discriminados na própria GRD;