DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

SOLUÇÃO DE TICKETS – TRÊS CASOS

São Paulo Previdência

1ª versão: 03/04/2017 | Atualização: 30/07/2019

PROPOSTA:

Este manual tem como objetivo apresentar a forma que os documentos devem ser

digitalizados e publicados, depois de serem aprovados pelo controle de qualidade. Além

disso, serão detalhadas as opções de gerenciamento do novo recurso, que possibilita ao

usuário visualizar ou baixar no formato original (PDF) ou otimizado em formato de imagens

(PNG ou GIF) esses documentos digitalizados no SIGEPREV.

GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

DSDI | DSDOCS | SIGEPREV - SPPREV

3

Sumário

Módulo 1 – Digitalização de Documentos (SPPREV) .............................................................. 4

I. Sistema DSDI (Acesso / Ajuste da Tela / Funcionalidade dos Botões) ......................... 5

II. Digitalização e Controle de Qualidade das Imagens – DSDI ...................................... 7

III. Assinatura das Imagens no DSDOCS ...................................................................... 11

Módulo 2 – Visualização e Download dos Documentos Digitalizados ................................ 14

I. Infográfico Carregamento de Imagens (GED) ............................................................. 15

II. Informações Técnicas ............................................................................................... 16

Gerais ....................................................................................................................... 16

Restrição de Acesso por Usuário ............................................................................. 16

Cache de Imagens pelo Browser.............................................................................. 16

III. Descrição da Tela Consultar Protocolo. .................................................................... 17

Funcionalidade das Ferramentas ............................................................................. 22

IV. Descrição da Tela Visualização de Documentos Digitalizados. ................................... 23

Funcionalidade das Ferramentas ............................................................................. 26

Observações gerais: ................................................................................................. 27

Tipo

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Módulo 1 – Digitalização de Documentos (SPPREV)

O processo de digitalização transforma os documentos para o formato digital, com

identificação e classificação própria. O armazenamento dos documentos digitalizados

permite o acesso no SIGEPREV via Web Service pelos usuários autorizados.

O Controle de Qualidade revisa as imagens geradas no processo de digitalização e

adequa às necessidades de visibilidade.

Para realizar o processo de digitalização serão necessários:

1. Instalação do sistema DSDI, assim como as permissões de acesso e os plugins

que permitirão a digitalização e a conexão do scanner configurado (hardware)

com o DSDI (software).

Endereço de instalação: http://dsdispprev.imprensaoficial.com.br/dsdi-desktop-

spprev/publish.htm

2. Utilização do sistema online DSDOCS para assinatura dos documentos.

Link de acesso: https://dsdispprev.imprensaoficial.com.br/dsdi-signer/

Nos fluxos do sistema SIGEPREV, o usuário deverá ter autorização de acesso pelo

responsável para processar ou mesmo visualizar as tarefas que permitem download dos

documentos.

Tipo

5

I. Sistema DSDI (Acesso / Ajuste da Tela / Funcionalidade dos Botões)

Sugestão: permaneça com um atalho do DSDI na área de trabalho (Desktop).

Tela Inicial do DSDI (ajuste para melhor visualização):

1. Inicie o DSDI.

2. Insira o Usuário e a Senha.

3. Clique no botão “Logar”.

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1. É possível ajustar a distribuição

do conteúdo na tela. Para isso,

com um clique longo, movimente

a coluna e solte quando quiser.

2. Utilize a barra de rolagem

quando for necessário.

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Tipo

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Funcionalidade dos Botões (Ferramentas de Edição)

ÍCONE DESCRIÇÃO DAS FUNCIONALIDADES

Rotação

Alterar esquema de cores

Ajustar contraste

Ajustar brilho

Clarear/Escurecer

Redimensionar imagem

Ajustar orientação

Recortar imagem

Ajustar o zoom

Tipo

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II. Digitalização e Controle de Qualidade das Imagens – DSDI

Os documentos dos beneficiários devem ser digitalizados conforme os critérios de

qualidade que serão demonstrados no decorrer deste módulo.

1. Na barra de títulos, selecione “Digitalização”.

2. No campo “Projetos”, selecione o projeto pertinente que deve estar disponível.

3. Posicione os documentos no Scanner e clique no botão “Digitalizar”.

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Tipo

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4. Aparecerá uma mensagem de confirmação. É importante verificar se o projeto

solicitado está correto. Após confirmação, clique no botão “Sim” e aguarde até

que todas as imagens sejam digitalizadas com sucesso.

5. Clique na miniatura de cada imagem para conferir se tudo foi digitalizado

corretamente.

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Tipo

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6. Após o lote ser carregado, no canto inferior direito insira os índices. Para isso,

selecione a filial, digite o número de protocolo SIGEPREV e pressione a tecla “Tab”

do teclado para complemento automático das outras informações.

Atenção: clique com o botão direito do mouse na miniatura da imagem para mostrar mais

opções, tais como “Inserir Página Antes”, “Remover Página”, entre outras.

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Tipo

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7. Depois, clique no botão “Enviar” que estará habilitado.

8. Aguarde o carregamento completo do lote enviado. Depois de carregado, esse

lote ficará disponível para assinatura no DSDOCS. Recomenda-se atualizar a

página do DSDOCS em média dois minutos depois que o lote for enviado.

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Tipo

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III. Assinatura das Imagens no DSDOCS

Link: https://dsdispprev.imprensaoficial.com.br/dsdi-signer/

Importante: recomenda-se a utilização do Google Chrome ou do Mozilla Firefox.

1. Selecione a filial e clique no botão “Enviar”.

1. Abra o link 2. Insira o Usuário e a Senha. 3. Clique no botão “Entrar”.

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Tipo

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2. Na coluna “Selecionar”, clique na caixa de seleção dos lotes que deseja

selecionar.

3. Depois disso, clique no botão “Selecionar Tarefa(s)”.

4. Visualize o PDF e, após confirmar que o mesmo está correto, clique no botão

“Assinar Lote”.

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Tipo

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5. Selecione seu certificado digital, digite a senha e aguarde a assinatura do lote.

6. Aparecerá uma barra de rolagem mostrando a porcentagem do que ainda será

carregado para que o lote seja assinado. Depois disso, aparecerá uma mensagem

informando que os documentos foram assinados com sucesso. Clique no botão

“OK”.

Importante: reitera-se que é possível assinar vários lotes ao mesmo tempo. (Máximo

10). Basicamente, será o mesmo procedimento anterior:

1. Selecione os lotes a serem assinados na lista.

2. Clique em “Selecionar tarefas”.

3. Após visualizar cada um dos lotes, clique no botão “Assinar lote”.

Após a assinatura do lote, verifique no SIGEPREV se tudo foi carregado com sucesso: o

PDF, a assinatura, a indexação e a formalização da tarefa digitalização.

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Tipo

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Módulo 2 – Visualização e Download dos Documentos Digitalizados

O processo para visualização e download dos documentos digitalizados pela SPPREV

apresenta, em alguns casos, lentidão no carregamento dos arquivos. Pensando nisso,

foi elaborado um novo procedimento com funcionalidades desenvolvidas para diminuir

o tempo de espera, bem como aperfeiçoar os recursos e as ferramentas de

gerenciamento.

Atualmente, o usuário consulta as informações digitalizadas disponíveis no SIGEPREV

por meio da Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que, por padrão, retorna a

solicitação no formato PDF.

O ponto positivo dos arquivos PDF é a capacidade de manter a qualidade do arquivo

original, seja um texto ou uma imagem. Em contrapartida, isso resulta em arquivos de

tamanhos grandes demais para obter um ágil compartilhamento na internet e, por esta

razão, surgem os formatos de compressão, capazes de diminuir o tamanho dos arquivos

e de facilitar o envio e o recebimento de dados.

Nesse sentido, de forma a solucionar essa realidade, se encaixa o novo recurso que

permite que o volumoso arquivo PDF seja separado, ou melhor, desagrupado em

imagens, que são carregadas individualmente. Mesmo assim, a leitura permanecerá na

ordenação original, com a mesma disposição do PDF.

Um ponto importante a ser destacado é que, no processo de download em formato PDF,

o documento deve ser carregado em sua totalidade antes de permitir a visualização.

Mas, utilizando o novo recurso, o SIGEPREV faz a repartição desse pesado arquivo

(PDF) em imagens leves (PNG ou GIF), que são carregadas mais rapidamente,

disponibilizando a leitura imediata da parcela carregada, o que faz com que a análise

se inicie à medida que as primeiras páginas forem visualizadas pelo usuário.

A grande vantagem das extensões PNG e GIF é a possibilidade de comprimir um

arquivo, sendo capazes de gerar mapa de pixels (bitmap), diminuindo a quantidade de

informação para armazenar, fato que origina a redução de tempo de transferência.

Apesar de esse formato de imagem representar uma perda de qualidade, essa redução

poderá ser redefinida para alta qualidade, utilizando as ferramentas de acordo com a

necessidade. O usuário terá fácil acesso ao carregamento de uma ou mais páginas com

um nível de tratamento e acabamento mais refinado ou nítido.

O infográfico a seguir ilustra os fluxos e facilita o entendimento das melhorias

apresentadas.

Tipo

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I. Infográfico Carregamento de Imagens (GED)

Tipo

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II. Informações Técnicas

Gerais

O novo recurso acrescenta um método mais eficiente para uma atividade de rotina, mas

não exclui o método utilizado até o momento.

Observa-se que o recurso suporta a utilização dos navegadores “Internet Explorer” ou

“Google Chrome”, conforme a preferência.

Com o intuito de facilitar a utilização e diminuir o tempo de adaptação da nova

funcionalidade, as ferramentas de trabalho seguem o mesmo princípio de ação das

ferramentas do leitor de PDF “Adobe Reader”.

Buscando priorizar a real necessidade, com foco no aumento da velocidade de

transferência e na diminuição de tempo de carregamento do download, utilizam-se,

dentre outras, técnicas como escalonar uma imagem (exemplo: reduzir de 1920x1280

para 1280x720 pixels) e técnicas para retirar metadados (exemplo: data de criação, local

etc.).

Por padrão, as imagens geradas serão carregadas no formato GIF, que comporta até

256 cores. Mas, se for necessário visualizar uma ou mais páginas em uma melhor

resolução, o formato disponível para conversão será o PNG, que, além de comprimir

bem o tamanho do arquivo da imagem sem perder qualidade, aceita até 16 milhões de

cores.

Restrição de Acesso por Usuário

Priorizando a segurança no acesso às informações, será vinculado e exclusivo o acesso

ao solicitante. Assim, somente o usuário que solicitou o carregamento da imagem

poderá visualizá-la ou gerenciá-la, conforme a necessidade.

Cache de Imagens pelo Browser

Cache refere-se a um espaço para o armazenamento de dados que têm boa

probabilidade de serem utilizados futuramente, ou seja, é a área que “guarda” os dados

ou os processos frequentemente utilizados para um acesso futuro mais rápido,

poupando tempo e uso desnecessário do seu hardware.

Visando melhorar o desempenho no processo de carregamento de imagens, o sistema

permite que imagens permaneçam algum tempo em cache do navegador, evitando

novas solicitações de uma mesma imagem quando o usuário visitar a página

novamente.

Tipo

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III. Descrição da Tela Consultar Protocolo.

Para ter acesso à tela “Consultar Protocolo” e visualizar os documentos digitalizados,

na página inicial do SIGEPREV, observe a lateral esquerda. É possível notar a barra de

menus. Clique nos botões na seguinte ordem:

1 Atendimento;

2 Atendimento;

3 Consultar Protocolo.

Ao clicar em “Consultar Protocolo”, uma tela irá se abrir para digitar os filtros da consulta.

É possível consultar através de quatro filtros: Número de Protocolo, CPF, número do

processo e matrícula (RS, RF, RE). A imagem abaixo ilustra a tela.

Observação: A opção “CONSULTA DETALHADA” (na cor laranja) deve ser utilizada

para realizar pesquisa por outros dados, como nome do servidor ou do beneficiário. Esta

opção também é válida quando se tem o nome do servidor e deseja-se obter o CPF do

mesmo. Ao clicar nesta opção, irá abrir uma janela para fazer a consulta.

Tipo

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A consulta é feita através do “Nome do servidor”, ou “CPF do servidor”, ou “Nome do

dependente”, ou “CPF do dependente” ou “Código do Benefício (Aposentadoria ou

Pensão por morte)”. Na aba “Tipo de Consulta:”, selecione a opção que você possui,

digite no campo logo abaixo os dados da opção selecionada e em seguida clique em

“CONSULTAR" para obter mais dados.

Para consultar pelo número do protocolo, na tela “Consultar Protocolo”, digite o número

do protocolo e clique no botão “CONSULTAR”, conforme imagem ilustrativa abaixo:

Observação: A consulta por protocolo é considerada uma consulta rápida, por levar

diretamente a tela com os dados do beneficiário e do fluxo. Para consultas utilizando

outros dados, é necessário selecionar o protocolo, para só então a tela com os dados

do beneficiário e do fluxo se abrir. A imagem abaixo ilustra a tela para selecionar o

protocolo.

Tipo

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Após clicar no botão consultar (para consultas com protocolo) ou selecionar o protocolo

desejado (para as consultas através dos outros filtros), os dados do beneficiário e do

fluxo serão carregados na tela, conforme imagem ilustrativa abaixo:

Tipo

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Para consultar os documentos digitalizados, na área de “ATALHOS ÚTEIS”, clique no

ícone (Documentos Digitalizados (Content)), uma janela se abrirá, conforme

imagem abaixo.

Algumas informações são carregadas automaticamente na tela “GED – VISUALIZAÇÃO

DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS” (Imagem acima), porém se tem a opção de

apagar, alterar ou permanecer os dados.

Após os campos serem selecionados e preenchidos, clique no botão “PESQUISAR

IMAGENS”, localizado ao final da tela. Uma janela irá se abrir, conforme imagem

ilustrativa abaixo:

É possível visualizar ou fazer download dos arquivos em dois formatos, PDF e PNG

(Imagem). Na caixa de seleção, primeira coluna, selecione os arquivos que se deseja

visualizar. Em seguida, clique no botão do formato escolhido, PDF ou

Tipo

21

PNG . Uma janela se abrirá com os arquivos no formato

selecionado.

Outra opção é clicar individualmente em cada arquivo, selecionando o ícone ou

ícone , localizados nas últimas duas colunas.

Ao clicar para visualizar no formato PNG, tanto no botão “VISUALIZAR IMAGENS

AGRUPADAS” quanto no ícone PNG, se abrirá uma janela com a imagem. Quando o

documento for carregado, as ferramentas aparecerão esmaecidas no lado esquerdo da

tela, conforme imagem ilustrativa abaixo:

As ferramentas deverão ser completamente exibidas (sem esmaecimento) no momento em

que o ponteiro do mouse estiver em cima da área das ferramentas.

Tipo

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Funcionalidade das Ferramentas

ÍCONE DESCRIÇÃO DAS FUNCIONALIDADES

Baixar o documento completo no formato PDF.

Realizar impressão do documento em visualização.

Visualizar o documento com imagens em alta qualidade.

Ajustar o documento à altura da janela do browser.

Ajustar o documento à largura da janela do browser.

Exibir a página anterior.

Exibir a próxima página.

Diminuir o “Zoom” aplicado na visualização.

Aumentar “Zoom” aplicado na visualização.

Direcionar visualização para a página solicitada. (Digite o número da página que deseja visualizar e clique na seta destacada).

Tipo

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Ao clicar no botão “Visualizar PDF Agrupado” ou no ícone “PDF”, uma janela se abrirá

com o arquivo original.

Visualize, ajuste conforme preferências e, se necessário, imprima o documento em

visualização.

IV. Descrição da Tela Visualização de Documentos Digitalizados.

Para ter acesso à tela “Visualização de Documentos Digitalizados” e visualizar os

documentos digitalizados, na página inicial do SIGEPREV, observe a lateral esquerda. É

possível notar a barra de menus. Clique nos botões na seguinte ordem:

1 - Documentos Digitalizados;

2 - Documentos Digitalizados;

3 - Visualização de Documentos Digitalizados.

Tipo

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Ao clicar em “Visualização de Documentos Digitalizados”, uma tela irá se abrir para

digitar os filtros da pesquisa. Primeiramente, é necessário selecionar o tipo de grupo no

qual se encontra o documento procurado. Para exemplificar, será selecionado

“Aposentadoria Adm Direta”. É necessário selecionar um “Índice de Ordenação”. Em

seguida, digite, em no mínimo um campo, os dados para a pesquisa. Como exemplo

será digitado o CPF do servidor. Após preencher os campos de filtro da pesquisa, clique

no botão “PESQUISAR IMAGENS”, ao final da página, conforme imagem abaixo:

Observação: É possível que alguns documentos só estejam vinculados ao número do

SPDOC, sendo assim, só serão encontrados através do mesmo. O processo de

pesquisa por meio do número do SPDOC é semelhante ao feito por outros dados.

Selecione o “Grupo de Documentos” e o “Índice de Ordenação” desejado, em seguida,

nos campos “Número do Protocolo” ou “Número do Processo”, digite o número do

SPDOC sem o ano. Por exemplo, um número de SPDOC 123456/2019, deverá ser

digitado nos campos número de protocolo ou processo o número 1234656.

Posteriormente, clique no botão “Pesquisar Imagens”.

Tipo

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Ao clicar no botão pesquisar imagens, a tela “GED – Visualização de Documentos

Digitalizados” se abrirá com os dados das imagens vinculadas ao filtro da busca,

conforme imagem abaixo:

Observação: Se a pesquisa for feita através do número do SPDOC, é possível que os

documentos de mais de um servidor apareçam, selecione o desejado.

O download ou a visualização dos arquivos estará disponível em dois formatos, PDF e

PNG (Imagem). Na caixa de seleção, primeira coluna, selecione os arquivos que se

deseja visualizar. Em seguida, clique no botão do formato que escolhido, PDF

ou PNG . Uma janela se abrirá com os arquivos

no formato desejado.

Outra opção é clicar individualmente em cada arquivo, selecionando o ícone ou

ícone , localizados nas últimas duas colunas.

Ao clicar para visualizar no formato PNG, tanto no botão “VISUALIZAR IMAGENS

AGRUPADAS” quanto no ícone PNG, se abrirá uma janela com a imagem. Quando o

documento for carregado, as ferramentas aparecerão esmaecidas no lado esquerdo da

tela, conforme imagem ilustrativa abaixo:

Tipo

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As ferramentas deverão ser completamente exibidas (sem esmaecimento) no momento em

que o ponteiro do mouse estiver em cima da área das ferramentas.

Funcionalidade das Ferramentas

ÍCONE DESCRIÇÃO DAS FUNCIONALIDADES

Baixar o documento completo no formato PDF.

Realizar impressão do documento em visualização.

Visualizar o documento com imagens em alta qualidade.

Ajustar o documento à altura da janela do browser.

Ajustar o documento à largura da janela do browser.

Tipo

27

Exibir a página anterior.

Exibir a próxima página.

Diminuir o “Zoom” aplicado na visualização.

Aumentar “Zoom” aplicado na visualização.

Direcionar visualização para a página solicitada. (Digite o número da página que deseja visualizar e clique na seta destacada).

Ao clicar no botão “Visualizar PDF Agrupado” ou no ícone “PDF”, uma janela se abrirá

com o arquivo original.

Visualize, ajuste conforme preferências e, se necessário, imprima o documento em

visualização.

Observações gerais:

1. Após a digitalização, é importante sempre verificar se as imagens estão

disponíveis para visualização no sigeprev.

2. Para assinatura das imagens digitalizadas é necessário ter um certificado digital (dentro da validade), caso o ecpf esteja vencido, o DSDI – Signer, não permitirá a certificação digital.

3. O DSDI já está configurado para digitalização dos documentos em preto e branco, para que o arquivo tenha o menor tamanho possível e as imagens não sejam corrompidas durante o processo da assinatura e/ou disponibilização das imagens.

4. Após a assinatura, a tarefa digitalização, no sigeprev, será formalizada automaticamente, por gentileza verificar.

Qualquer dúvida em relação a digitalização, assinatura e disponibilização de imagens, por gentileza, entrar em contato através do e-mail: suporteged@sp.gov.br

Tipo

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