Depósito electrónico do documento particular autenticado

Em matéria de titulação por documento particular autenticado o legislador introduziu,

um elemento de segurança adicional, fazendo depender a validade da autenticação dos

documentos particulares de um depósito electrónico desses mesmos documentos, bem como

de todos os documentos que o instruam como resulta do n.º 4 do art.º 26.º, substituindo a

consulta electrónica dos documentos depositados electronicamente, para todos os efeitos a

apresentação perante qualquer entidade pública ou privada do documento em suporte papel

(n.º 5 do art.º 24.º).

O regulamento do depósito electrónico dos documentos particulares autenticados foi

aprovado pela Portaria 1535/2008, de 30 de Dezembro e faz-se no sítio da Internet

www.predialonline.pt.

Esta plataforma permite (art.º 3.º) que em simultâneo se faça o depósito electrónico dos

documentos particulares autenticados e o pedido on line de actos de registo predial. Permite,

igualmente a certificação da data e da hora em que foi feito o depósito e o pedido de registo

(este não marca a prioridade) e o envio de avisos por correio electrónico e SMS quando o

depósito ou o registo tenha sido efectuado.

Podem ainda ser depositados nos mesmos termos dos documentos particulares

autenticados os documentos de que conste o consentimento do credor para o cancelamento

do registo de hipoteca (n.º 2 do art.º 4.º da Portaria 1535/2008).

O depósito de documento particular autenticado dispensa o registo em sistema

informático previsto na Port.ª 657-B/2006, de 29 de Junho.

O depósito electrónico deve ser feito na data da realização da autenticação do

documento particular. Se não for possível realizar o depósito nesta data, deve o facto ser

expressamente mencionado em documento instrutório (n.º 2 do art.º 7.º). Em caso de

divergência entre a data da autenticação e a data do depósito prevalece a data da

autenticação para efeitos da contagem do prazo para a promoção do registo.

A tramitação do formulário do depósito está previsto no art.º 9.º, podendo os ficheiros

assumir o formato jpeg, tiff ou pdf e não podem ultrpassar 5MB.

Em caso de verificação de erro no preenchimento do formulário do depósito, prevê-se a

hipótese de rectificação, desde que seja feita até ao momento da submissão.

Por cada depósito é disponibilizado um código comprovativo (art.º 12.º) que será

enviado por correio electrónico e sms à entidade que procedeu ao depósito.

As entidades autenticadoras e os sujeitos do acto titulados podem obter segundas vias

do código de identificação do documento apresentado junto dos serviços de registo, excepto

tratando-se do depósito de documentos para cancelamento, caso em que as segundas vias só

podem ser disponibilizadas à entidade que autorizou o cancelamento da hipoteca.

Só podem fazer o depósito electrónicos as entidades possuidoras de um certificado

digital que comprove a qualidade de profissional do utilizador, sendo apenas admitidos os

certificados digitais de advogados, notários e solicitadores, confirmados através de listas

electrónicas de certificação disponibilizadas pelas respectivas Ordens e Câmara, as quais

devem ser disponibilizadas ao Instituto dos Registos e Notariado (IRN).

Se o depósito for efectuado pelos serviços de registo, a qualidade de utilizador é

comprovada mediante autenticação do SIRP – Sistema Integrado de Registo Predial.

Os documentos depositados podem ser visualizados pela entidade autenticadora e por

qualquer pessoa a quem tenha sido disponibilizado o código de identificação.

Os documentos podem ainda ser consultados através do código, dos elementos de

identificação, dos sujeitos ou do acto, pelos serviços de registo, e, no âmbito da prossecução

das suas funções, por Magistrados judiciais e do Ministério Público, devendo, nestes casos,

ser autorizadas pelo presidente do IRN, I.P.

O depósito e a consulta são gratuitos.

10.3.4 - A titulação por documento particular autenticado

O registo predial e actos conexos sofreram uma profunda alteração pela reforma

legislativa de 2008, concretizada pelo Decreto-lei n.º 116/2008, de 4 de Julho, que, neste

âmbito, adoptou medidas de simplificação, desmaterialização e eliminação de actos e

procedimentos.

Ao contrário do que aconteceu com o DL 76-A/2006, de 29 de Março, que adoptou

medidas de simplificação e eliminação de actos societários e promoveu a eliminação da

obrigatoriedade da escritura pública para actos da vida societária, a reforma de 2008 não

teve por objectivo a «desformalização» dos actos sobre imóveis. O caminho seguido para a

simplificação foi a criação de balcões únicos para a prática destes actos.

Na verdade, esta reforma completa um ciclo de criação de «balcões únicos»

entendidos estes como locais onde, em atendimento presencial único, os cidadãos resolvem

todos os seus problemas, sem necessidade de se deslocarem a vários locais. Foram já

criados, entre outros os balcões Empresa na Hora, Casa Pronta, Marca na Hora, Associação

na Hora, Divórcio com Partilha e Heranças, Documento Único Automóvel.

Esta reforma veio permitir que outras entidades, além dos notários, possam praticar

actos de titulação, criando condições para que a prestação de serviços relacionados com

negócios relativos a bens imóveis possa ser feita por advogados, solicitadores, câmaras de

comércio e indústria e os próprios serviços de registo.

Estas alterações assentam, essencialmente, na conjugação de três medidas:

a) Eliminação da obrigatoriedade da escritura pública, permitindo-se a

titulação dos actos sobre imóveis através de documento particular

autenticado;

b) Criando a obrigação da promoção do registo passar a ser feito pelas

entidades com competência para a prática de actos relativos a imóveis por

escritura pública ou documento particular;

c) Criando um elemento de segurança adicional através de um depósito

electrónico dos documentos relativos ao acto praticado por documento

particular autenticado.

O artigo 80.º do Código do Notariado foi esvaziado de conteúdo, no que a actos sobre

imóveis respeita, relevando nesta matéria o art.º 22.º do citado Decreto-Lei n.º 116/2008.

Assim, desde Janeiro de 2009, nos termos do referido artigo 22.º, só são válidos se

forem celebrados por escritura pública ou documento particular autenticado os actos que

importem reconhecimento, constituição, aquisição, modificação, divisão ou extinção dos

direitos de propriedade, usufruto, uso e habitação, superfície ou servidão sobre coisas

imóveis, bem como todos os actos elencados nas alíneas b) a g) daquele mesmo artigo 22.º.

Neste artigo, escritura pública e documento particular surgem como formas alternativas

para a prática de actos sobre imóveis, sendo clarificada a equivalência entre estes dois tipos

de documentos, estabelecendo o art.º 23.º, n.º 1 que sempre que disposições legais,

regulamentares ou outras que exijam, para a prova de determinado facto, certidão de

qualquer escritura pública que tenha sido tornada facultativa é bastante a certidão do

documento particular autenticado ou a certidão do registo.

Por outro lado, pretendeu-se submeter a este regime todos os actos sobre imóveis, como

decorre do artigo 23.º, n.º 2 do mesmo Decreto-Lei n.º 116/2008, ao dispor que todas as

disposições legais, regulamentares ou outras que pressuponham ou exijam a celebração de

escritura pública são entendidas como pressupondo ou exigindo a celebração de escritura

pública ou a autenticação do documento particular que formaliza o acto.

Apesar da titulação poder passar a ser feita por outras entidades, além dos notários, a

actividade notarial não se extinguiu, de tal forma que as entidades com competência para

autenticar o documento particular1 ficam sujeitas às mesmas obrigações que já hoje tem os

notários, designadamente obrigações de verificação, comunicação ou participação

relacionadas com a prática dos actos titulados por documento particular, aplicando-se aos

documentos particulares que titulem actos sujeitos a registo predial, subsidiariamente, o

Código do Notariado, pelo que devem conter os requisitos legais a que estão sujeitos os

negócios jurídicos sobre imóveis – identificação dos sujeitos, identificação dos prédios –

devem conter, ao fim e ao cabo, os requisitos que actualmente contém uma escritura.

A autenticação de documentos, à luz do Código Civil, corresponde à mera confirmação

do conteúdo de um documento particular pelas partes perante o notário. Mas o documento

particular autenticado previsto no artigo 24.º do DL 116/2008 representa para a entidade

autenticadora a assunção de outras obrigações de verificação.

Deveres do autenticador nos termos do DL 116/2008:

Verificar que os documentos particulares contêm os requisitos legais a que estão

sujeitos os negócios jurídicos sobre imóveis, nos termos do Código do Notariado,

designadamente, entre outros:

1 Cfr. art.º 38.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de Março;

a) Que a identificação das partes é efectuada nos termos da alínea c) do n.º 1

do art.º 46.º e alínea a) do n.º 1 do art.º 47.º do CN;

b) Que os prédios são identificados nos termos do n.º 1 do art.º 54.º do CN;

c) Que é mencionada a inscrição a favor de quem transmite ou onera, de

acordo com o n.º 2 do art.º 54.º do CN ou circunstância que a dispensa nos

termos do n.º 3 do art.º 54.º e 56.º do CN;

d) Que, no caso de prédios sujeitos ao regime da propriedade horizontal, se

comprove a inscrição deste facto no registo, nos termos do art.º 62.º do CN;

e) Que na identificação do prédio consta o número da respectiva inscrição na

matriz ou da circunstância de ter sido apresentado o pedido de inscrição, nos

termos do art.º 57.º, n.º 1 do CN

f) Que a identificação do prédio constante do documento não é contraditória

com o que consta do registo ou da matriz, nos termos do art.º 58.º;

g) Comprovar a existência da autorização de utilização, quando exigível, nos

termos do Decreto-Lei nº 281/99, de 26 de Julho;

h) Respeitar o regime jurídico da edificação e da urbanização aprovado pelo

Decreto-Lei n.º 555/99, de 16 de Dezembro e profundamente alterado pela

Lei n.º 60/2007, de 4 de Setembro;

i) Verificar a existência da ficha técnica da habitação criada pelo Decreto-Lei

n.º 68/2004, de 25 de Março, tendo o seu modelo sido aprovado pela

Portaria n.º 817/2004, de 16 de Julho;

j) Cumprir as obrigações de comunicação e participação impostas pelo art.º

23.º, n.º 3 do mencionado Decreto-Lei n.º 116/2008;

l) Proceder ao depósito electrónico do documento particular autenticado e de

todos os documentos que o instruem, de acordo com o n.º 2 do art.º 24.º;

m) Manter arquivados os originais dos documentos depositados

electronicamente, como o exige o n.º 6 do artigo 24.º;

n) Verificar o cumprimento das obrigações fiscais exigido pelo art.º 25.º.

Pela sua relevância e novidade, faremos, agora, uma breve referência às obrigações

referidas nas alíneas j), l), m), e n).

Cumprimento das obrigações de comunicação e participação

Dispõe o n.º 3 do art.º 23.º do referido Decreto-Lei n.º 116/2008 que todas as

disposições legais, regulamentares ou outras, que imponham obrigações de verificação,

comunicação ou participação relacionadas com a prática dos actos referidos no n.º 2 do

mesmo aresto, devem ser entendidas como sendo impostas a todas as entidades com

competência para autenticar documentos particulares. Demanda, assim, alguma

importância, saber quais as obrigações de comunicação e participação a que estão sujeitos

os notários.

Da conjugação dos art.ºs 186.º CN; art.º 49.º, n.º 4 do CIMT; art.º 123.º do CIRS e

art.º 50.º, n.º 3 do Decreto-Lei 211/2004, de 20 de Agosto, os notários têm as seguintes

obrigações de participação até ao dia 15 de cada mês:

a) À Direcção-Geral dos Impostos (DGCI), em suporte informático, referentes ao mês

anterior:

i. Uma relação do registo de escrituras diversas, através de declaração modelo

n.º 11 aprovado pela Portaria n.º 975/2004, de 3 de Agosto;

ii. Uma cópia das procurações que confiram poderes de alienação de bens

imóveis em que por renúncia ao direito de revogação o representado deixe

de poder revogar a procuração, bem dos respectivos substabelecimentos.

iii. Cópias das escrituras de divisão de coisa comum, de doação, de justificação

com invocação da usucapião e de partilha, que, nos termos dos art.ºs 23.º do

CIMT e art.º 26.º, n.º 6, alíneas b) e c), do CIS, servem de base,

respectivamente, à liquidação do IMT e do imposto de selo.

b) À conservatória situada no concelho da sede da entidade sujeita a registo, a

relação dos documentos lavrados no mês anterior, para prova dos factos sujeitos

a registo comercial obrigatório (art.º 16.º do CRComercial);

c) Ao Registo Nacional de Pessoas Colectivas – fotocópias dos títulos de

constituição, modificações ou extinção de pessoas colectivas não sujeitas a

registo comercial, lavrados no mês anterior;

d) Ao Instituto dos Mercados de Obras Públicas e Particulares e do Imobiliário

(IMOPPPI), cópia das escrituras que titulem negócios sobre bens imóveis, para

o efeito de averiguação da prática de contra-ordenações, quando haja indícios da

intervenção, na mediação desses negócios, de pessoa singular ou colectiva que

não seja titular de licença para o exercício de mediação imobiliária;

e) À Conservatória dos Registos Centrais, uma cópia do registo das escrituras

diversas celebradas no mês anterior (art.ºs 187.º, n.º 1, alínea b) e n.º 2 do CN;

f) A qualquer conservatória do Registo Civil, no prazo de 5 dias a contar da data

em que for lavrada a escritura pública de habilitação de herdeiros (art.º 202.º-B,

n.º 1 do CRCivil);

O n.º 4 do art.º 24.º do dito Decreto-Lei n.º 116/2008 dispensa, no entanto, a obrigação

de participação dos actos às entidades públicas, se o registo do acto for pedido por via

electrónica, passando a participação a ser feita pelos serviços de registo.