DocNix Treinamento do docNix Treinamento. docNix O que é? Para que serve? Por que utilizar?...

docNix

Treinamento do docNix

Treinamento

docNix

• O que é?

• Para que serve?

• Por que utilizar?


O que é o docNix?


Documentação

OcorrênciasAuditorias

Para que serve?

• Padronização• Disponibilidade e segurança• Identificação e legibilidade• Atualização e identificação da versão• Identificação das alterações realizadas na

documentação• Não uso de documentação desatualizada• Visualização do histórico


Por que utilizar o software docNix?


• Requisitos da ISO 9001

– 4.2.3 Controle de Documentos

– 4.2.4 Controle de Registros

Atribuições do Editor

• Criar, revisar e aprovar documentação

• Manter atualizada a documentação existente

• Solicitar obsolescência de documentação


Tipos de documentação

Treinamento do DocNix

• Documentos

• Anexos

• Registros

Documentos


Estra-tégico

Operacionais

Táticos

Estatuto, Manual e Atos

ProcedimentosPlano de Controle Ambientaletc.

Instrução de TrabalhoFicha TécnicaEspecificação TécnicaProcedimento Operacional PadrãoBoas Práticas de Fabricaçãoetc.

Identificação de Documentos


• Regra Geral: _ _ _ / _ _ _ - _ _ _ _ . v _

Exemplo: ITR/GIQ – 0010 v1

Obs.: Consultar PRO/GIQ-0018 para visualização e explicação do que é cada tipo de documento

Tipo do

documento

Área a que diz respeito

N° do

documento

Versãodo

documento

Particularidades de Documentos


• Ato– Identificação:

_ _ _ / _ _ _ _ . v _

Ex.: ATO/0069 v.4

Obs.: Aprovado pela Superintendência

Tipo do

documento

Numeraçãodo

documento

Versãodo

documento



• Comunicado– Identificação:

_ _ _ / _ _ _ _ . v _

Ex.: COM/2011 – 0001 v.1

Obs.: Criado pela Área de Comunicação

Tipo do

documento

Anodo

documento

Versãodo

documento



• Campanhas– Identificação:

_ _ _ / _ _ _ _ . v _

Ex.: CAM/2011 – 0001 v.2

Obs.: Criado pela área Comercial Insumos

Tipo do

documento

Anodo

documento

Versãodo

documento



• Agenda de Eventos– Identificação:

_ _ _ / _ _ _ _ . v _

Ex.: AGD/2011 – 0001 v.1

Obs.: Criado pelo Departamento de Eventos

Tipo do

documento

Anodo

documento

Versãodo

documento

Localização de Documentos


Criação de Documentos


Consultar ITR/GIQ-0010, itens 1.1 e 1.2, para

prosseguir à criação de documento

Anexos


• O que são?“Anexos são documentos que transmitem informações

breves ou são formulários a serem preenchidos”

• Tipos e Nomenclatura– _ _ _ /G -> Geral– _ _ _ /F -> Formulário (word, excel etc.)

Área

Obs.: Todo anexo/F (formulário) depois de preenchido se torna um registro

Localização de Anexos


Criação de Anexos


Consultar ITR/GIQ-0010, item 1.3, para prosseguir à

criação de anexo

Registros

Treinamento do DocNix

• O que são?“Registros são a evidência do que foi realizado”

– Exemplos

Checklist dos sensos preenchido

Contrato

Obs.: Todo registro deve ser cadastrado


Cadastro de registroIdentificação do

anexo/F +

Nome

Localização dos cadastros


Cadastro de Registros


Obs.: Consultar ITR/GIQ-0010, item 1.4, para prosseguir ao

cadastro de “registro”

Todo documento que citar em seu texto outro documento, anexo ou anexo/f deve referenciá-los


Observações

Etapas


Criação /Alteração

Submissão para Revisão e Aprovação

Revisão

Aprovação

Minuta

Em AprovaçãoEm Aprovação

Aprovado

Vigente

Período de tempo para treinamento

Obs.: Cadastros de registros não passam por esse ciclo

• Padronização– Cor: preto– Tamanho: 2– Tipo de letra: arial

• Nova Versão

Salientar as alterações nos documentos em azul, itálico e sublinhado, exceto nas Fichas Técnicas, Especificações Técnicas e Manuais da Qualidade.


Informações Complementares


• Solicitação de Obsolescência

– Quando nova versão é criada:

Automaticamente

– Sem nova versão

Encaminhar e-mail para área de Gestão de Processos, que direcionará o documento para a pasta obsoletos.



• Impressão (Cópia)

– Tipos

Cópia Controlada

Cópia Não Controlada

– Como obter?

Solicitar aos coordenadores da qualidade

Obs.: Cópias impróprias (ilegíveis, desatualizadas) para uso devem ser devolvidas aos coordenadores da qualidade.



• Documentos externos

– Como acessar?

Solicitar acesso ao responsável pelo documento

Obs.: Para visualização dos documentos externos e seus responsáveis consultar anexo GIQ/F-0029


Parte Prática

1. Criar documento com citação de outro documento, anexo/G, anexo/F e contendo imagem

2. Criar anexo/F

3. Cadastrar registro


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