GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS: O DIMENSIONAMENTO DE PESSOAL TCNICO-ADMINISTRATIVO DA

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SERGIPE

ALINE MARIA ROSA BARBOSA PHILLIPE FARIAS FERREIRA

RESUMO A importncia do dimensionamento de pessoal est atrelada inadequao numrica e qualitativa dos recursos humanos da Universidade Federal de Sergipe - UFS que lesa a comunidade no seu direito de assistncia e compromete legalmente a instituio pelas falhas ocorridas na execuo dos servios prestados. Tendo em vista a relevncia do tema, faz necessrio o presente estudo sobre o Projeto de Dimensionamento de Pessoal Tcnico Administrativo da UFS. Ter como objetivo maior identificar e analisar a adequao do pessoal tcnico-administrativo da UFS necessria ao cumprimento dos propsitos institucionais - nas reas de pesquisa, ensino e extenso - com base no referencial terico adotado. Na metodologia, empregaremos roteiros de entrevistas para efetuarem as pesquisas in loco, seguidas da observao, que consideramos fundamental para determinar variveis e indicadores, pois estes dados iro subsidiar a construo da matriz de alocao de cargos. Trata-se de um estudo de caso, de cunho quantitativo e qualitativo. Proceder-se- anlise do contedo. Diante do exposto, o Projeto de Dimensionamento de Pessoal ora proposto visa mensurar as necessidades presente e futura dos recursos humanos da UFS.

Palavras-chave: Recursos Humanos, Dimensionamento de Pessoal, eficincia, estratgia, IFE.

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1 INTRODUO

A necessidade da nova configurao da Administrao Pblica seja qual forem seus mecanismos de gesto, envolve a redefinio de seu papel e a delimitao de sua rea de atuao. Esta demanda, conforme descrito por Pollit (1990 apud Abrcio, 1997, p. 07), reprimida pelo modelo weberiano, vem aos poucos sendo suprida com instrumentos ou ferramentas voltadas para contribuir com a gesto de forma eficaz e eficiente, desde o planejamento, execuo, controle e na avaliao das aes, e que de certa forma, os modelos praticados atualmente no tm acompanhado a evoluo ou no possuem adaptao situacional para satisfazer a demanda por completa.

Da surge a new public management (NPM) ou nova administrao pblica no sentido de melhorar o gerenciamento das aes da estrutura administrativa do estado, que atualmente passou a ser percebido como um sistema administrativo, muito embora este termo j esteja um tanto quanto obsoleto. Entretanto assim que a populao, executivos e parlamentares, ou seja, a grande maioria dos envolvidos trata a Administrao Pblica (REZENDE, 2006, p. 07).

O que se observa, de maneira geral, que esto ocorrendo algumas mudanas, principalmente na rea de recursos humanos do setor pblico e, conforme colocado por Farias e Gaetani (2002), existem esforos para trabalhar no sentido de implementar polticas de recursos humanos mais amplas, que seja capaz de contribuir diretamente com a melhoria do ambiente organizacional . Entretanto, foram observados alguns aspectos desta rea que ainda no esto resolvidos e que dificultam o trabalho no sentido de adequar a rea de recursos humanos s mudanas impostas pela profissionalizao da administrao pblica.

Diante desse cenrio, a adequao dos recursos humanos tem-se constitudo, em tarefa prioritria no atual contexto de mudana, implicando no estabelecimento de uma poltica voltada ao desenvolvimento de pessoal, de forma a compatibiliz-lo com a necessria adequao atual conjuntura, que busca otimizar o quantitativo de pessoal na Instituio. A premncia para dotar as instituies de um sistema de administrao de recursos humanos eficaz, para acomodar as permanentes mudanas nas demandas, cria a necessidade de se buscarem alternativas para alcanar essa dinmica de adequao de pessoal realidade de cada setor da UFS.

E assim, a Lei n 11.091/2005 exige que as Instituies Federais de Ensino IFE se adequem a expectativa da demanda com o quadro de servidores existente, efetuando dessa forma, um nivelamento de recursos correspondentes aos servios prestados, pois conforme o art. 4 desta lei explicita, caber Instituio Federal de Ensino avaliar anualmente a adequao do quadro de pessoal s suas necessidades, propondo ao Ministrio da Educao, se for o caso, o seu redimensionamento.

Baseado nos aspectos expostos acima, o presente trabalho visa evidenciar a importante implantao do Dimensionamento de Pessoal na Universidade Federal de Sergipe, o qual faz parte do Plano de Carreira dos Cargos Tcnico-Administrativos em Educao PCCTAE, conforme o planejamento da Comisso de dimensionamento de pessoal da UFS, designada para efetuar tal trabalho, com base na Lei n. 11.091/2005 e no Decreto n. 5.825/2006, verificando ainda como se encontra a Universidade atualmente.

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E assim, com base na fundamentao legal supracitada, tem-se o principal subsdio para amparar e guiar este trabalho de dimensionamento de pessoal, a partir do levantamento da atual realidade da instituio e da definio das variveis quantitativas. Diante disso, busca-se atender o que a legislao estabelece: definir uma matriz de alocao especfica para determinado ambiente organizacional.

Atualmente, seguindo um direcionamento do governo federal, avalia-se a alternativa de novamente verticalizar as atividades manutentoras. Verifica-se, no entanto, a carncia de sistemticas que viabilizem o dimensionamento de carga-humana para as atividades de interesse levando em conta aspectos de custo e que, complementarmente, permitam a comparao da eficincia de profissionais.

Destarte, com o mensuramento do dimensionamento da fora de trabalho na UFS ser possvel identificar as necessidades efetivas de pessoal em cada unidade, as necessidades de racionalizao de processos como tambm a necessidade de redefinio da estrutura organizacional. 2 IMPLANTAO DO DIMENSIONAMENTO DE PESSOAL

O dimensionamento pode ser entendido como o processo de identificao, anlise e

quantificao da fora de trabalho necessria ao cumprimento dos propsitos institucionais, considerando a proporo entre quantitativos de quadros da carreira e os usurios; as inovaes tecnolgicas e a modernizao dos processos de trabalho.

No servio pblico, o Dimensionamento de Pessoal surgiu oficialmente, em especfico nas Instituies Federais de Ensino (IFE), a partir do novo Plano de Carreira dos Cargos Tcnico-Administrativos em Educao PCCTAE, institudo pela Lei 11.091 de 12 de janeiro de 2005.

Em 29 de junho de 2006, atravs do Decreto n 5.825, o governo federal estabeleceu as diretrizes para elaborao do Plano de Desenvolvimento dos Integrantes do PCCTAE. O artigo 5 do referido decreto estabelece que este plano seja vinculado ao Plano de Desenvolvimento Institucional de cada IFE e dever contemplar: I - dimensionamento das necessidades institucionais de pessoal, com definio de modelos de alocao de vagas que contemple a realidade da instituio; II - Programa de Capacitao e Aperfeioamento; e III - Programa de Avaliao de Desempenho.

Procurou-se levantar a partir das mais diversas discusses, junto aos membros da Comisso de Dimensionamento de Pessoal, com que finalidade se realizaria o dimensionamento. Verificou-se que a realizao do dimensionamento tem como objetivo a previso dos recursos humanos necessrios para suprir demanda de atendimento e conseqente execuo do processo de trabalho, segundo suas mltiplas dimenses profissionais. Assim, a finalidade do dimensionamento de pessoal pode ser entendida como uma previso da quantidade de funcionrios para um determinado setor, de acordo com o ambiente em que se insere, com a referida qualificao, para suprir as necessidades do trabalho efetuado.

A respeito do dimensionamento de pessoal, o respaldo terico existente limita-se, at o momento, no dimensionamento de recursos humanos para a rea de sade, mais especificamente para o servio de enfermagem. Dentre os autores que primeiro escreveram sobre o assunto, incluem-se: Gaidzinski (1994; 1998), Pavani (2000), Dal Ben (2000), Dias (1996), Laus (2003), Gonalves (1998), Ferraz (2000;2002), Fugulin (2002), entre outros.

Outras IFE j vm desenvolvendo o dimensionamento de pessoal, a exemplo da Universidade Federal do Paran - UFPR, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte UFRN e da Universidade Federal do Par UFPA. No entanto a UFPR foi a

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pioneira na realizao deste trabalho, que iniciou suas atividades a partir do ano de 1998, mesmo antes da existncia do PCCTAE. A partir do momento em que o dimensionamento de pessoal passou a fazer parte do plano de desenvolvimento dos integrantes do PCCTAE, em 2006, o trabalho desenvolvido pela UFPR passou a servir de modelo para as demais IFE, bastando adequ-lo realidade de cada instituio. 3 ENFOQUE METODOLGICO

Ao refletirmos sobre a natureza e especificidade do objeto de estudo, para o alcance

dos objetivos propostos, optamos pelo desenvolvimento do estudo de caso. Conforme tratado por Gil (1991), o estudo de caso caracteriza-se por grande

flexibilidade no planejamento de uma pesquisa, e assim torna impossvel estabelecer um roteiro rgido que determine com preciso, como esta dever ser desenvolvida. No entanto, ele sugere quatro fases para o desenvolvimento do estudo de caso:

Primeira fase: Consiste em delimitar o local em que ser desenvolvido o estudo. De acordo com o autor, esta fase no constitui tarefa simples, pois no existem limites concretos na definio de qualquer processo ou objetivo, bem como determinar a quantidade de informaes necessrias.

Segunda fase: A coleta de dados feita mediante a utilizao, geralmente, de mais de um procedimento.

Terceira fase: Constitui a anlise e interpretao de dados coletados, sendo caracterizada pela apresentao e anlise dos dados.

Quarta fase: Consiste na redao do relatrio. Esta fase, segundo o autor, cabe ao pesquisador determinar o que deve ou no ser includo, todavia recomenda que sejam observados os requisitos bsicos na elaborao de um relatrio de pesquisa.

A metodologia que ser desenvolvida une mtodos quantitativos e qualitativos para dimensionar a fora de trabalho de uma instituio capaz de atender s demandas atuais e futuras.

A amostra a ser utilizada compreende o atual quadro de servidores tcnico-administrativos da UFS, que se apresenta com um total 1.166 servidores, distribudos nas diversas unidades da instituio. Neste foco, a investigao ser conduzida com base nos discursos obtidos mediante entrevistas pessoais, com uma durao mdia de 30 minutos por entrevista, orientadas por um roteiro semi-estruturado de questes objetivas e discursivas. O tratamento dos dados se dar por meio do SPSS (Statistical Package for the Social Sciences) e por intermdio da anlise de contedo da transcrio formal das entrevistas, considerando para isso uma anlise temtica com base no que foi referenciado na seo terica.

a partir da utilizao desses mtodos que se busca dimensionar a fora de trabalho de uma unidade organizacional, atravs do estabelecimento de parmetros confiveis. Estes parmetros devero estar ligados rotina de trabalho de cada unidade em relao s variveis que medem a produtividade, alm da juno das demandas de trabalho interna e externa instituio. Ainda assim, devemos observar o quanto uma unidade organizacional tem capacidade de produzir, enfatizando sua condio scio-estrutural.

Os parmetros do dimensionamento sero levantados atravs de estudos estatsticos realizados a partir de informaes coletadas in loco nas unidades e em relatrios institucionais.

4 A UFS FRENTE AO DIMENSIONAMENTO

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O Planejamento de Gesto de Pessoas compreende o processo gerencial de identificao e anlise das necessidades do sistema organizacional, a partir do qual so estabelecidas polticas, programas, projetos e atividades que satisfaam essas demandas a curto, mdio e longo prazos, visando assegurar a realizao dos objetivos organizacionais.

Tal procedimento de gesto integrado ao planejamento estratgico institucional permite dimensionar a quantidade e a qualidade do quadro de pessoal, antecipando qual fora de trabalho e os talentos humanos necessrios realizao das atividades desenvolvidas pela Instituio.

A prtica desse levantamento e a anlise do quantitativo de pessoal, efetivadas com certa antecipao, no comum nas Instituies Federais de Ensino - IFE. Geralmente, espera-se que um cargo fique vago para que seja verificada a necessidade em preench-lo. No h um plano de sucesso para suprir tais necessidades. O quadro a seguir demonstra a evoluo do quantitativo dos servidores tcnico-administrativo no decorrer dos anos 2004 a 2008.

Verifica-se no quadro n 1 que o quantitativo de servidores tcnico-administrativos, durante os anos de 2004 a 2007, teve um crescimento quase imperceptvel, de apenas de 22 servidores num perodo de trs anos, que por coincidncia foi um perodo de mudanas e crescimento da UFS com a expanso e, consequentemente, o surgimento de novos campi. J no ano 2008, houve um aumento bastante considervel no quadro de servidores, comparado com anos anteriores. Este crescimento se deu pelo fato da UFS ter sido contemplada com novas vagas, devido insero da Universidade no Reuni (Programa de Apoio a Planos de Reestruturao e Expanso das Universidades Federais).

Ano Quantitativo Total de Servidores Percentual de

Crescimento (%) 2004 1.044 - 2005 1.047 0,3 2006 1.068 2 2007 1.066 -0,2 2008 1.158 8,63 Total - 10,73

Quadro n 1: Quantitativo de Servidores Tcnico- Administrativos Fonte: Diacre/DAAS/GRH UFS Dez/2008

Diante de um momento de expanso da Universidade, o quadro de servidores tcnico-administrativos encontra-se quase em estagnao, sem contar que o mesmo ainda se depara com um nmero mais reduzido, devido aos afastamentos para mestrado e doutorado, alm dos casos em que o servidor cedido para outros rgos/instituies, como se verifica no grfico n 2.

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Servidores Tcnico-Administrativos Cedidos e Afastados

05

1015202530

2004 2005 2006 2007 2008

Ano

Quan

tidad

e de

Serv

idor

es Afast p/ mestradoAfast p/ doutoradoCedidosTotal

Grfico n 1: Servidores Tcnico-Administrativos Cedidos e Afastados Fonte: Diacre/DAAS/GRH UFS Dez/2008

Conforme apresentado, a Universidade Federal de Sergipe UFS v a importncia de prever, a partir do planejamento com base em uma viso do futuro sob condies de mudana, ao contrrio de substituies de cunho reativo.

Como o quadro de pessoal das IFE tem sido, ao longo dos anos, penalizado com a extino de cargos e a no reposio de vagas, o dimensionamento de pessoal torna-se uma ferramenta gerencial imprescindvel para a gesto de pessoas dentro das instituies universitrias. Nesse aspecto, aponta-se o caminho para a formulao das decises estratgicas sobre o pessoal adequado realidade real e futura da Instituio. O dimensionamento de pessoal ser utilizado como instrumento gerencial para a coleta e anlise de informaes sobre a realidade institucional.

Imbudos nesse projeto, ser possvel Comisso de Dimensionamento de Pessoal da UFS identificar as necessidades de pessoal, incluindo-se nesse caso as necessidades de remanejamento, readaptao e redistribuio da fora de trabalho em cada unidade ou setor da Instituio. 5 O PLANEJAMENTO ESTRATGICO E A ABORDAGEM DA COMISSO

Para que haja o planejamento numa organizao necessrio que se enfatizem vrias dimenses para uma anlise organizacional. Segundo Souza (2006, p. 2), trs dimenses mais importantes so apontadas: (1) estrutura; (2) relaes da organizao com o seu ambiente; e (3) estratgias organizacionais.

A estrutura organizacional pode ser definida, segundo (Robbins, 2005), como as tarefas dentro da organizao sero alocadas, quem se reporta a quem e quais os mecanismos formais de coordenao e padres de interao a serem seguidos.

Robbins (2005) afirma que as "diferentes organizaes se deparam com diferentes graus de incerteza ambiental e um dos principais problemas enfrentados pelos dirigentes, a eliminao, ou a minimizao do seu impacto na organizao". A partir disso, conclui-se que as decises estruturais a serem tomadas pelos dirigentes vo depender da percepo dos mesmos a respeito das condies ambientais que os rodeiam, diante de um ambiente de incertezas, tal como incertezas polticas que afetam diretamente as organizaes governamentais.

Neste sentido, podemos entender que a estratgia organizacional refere-se determinao de metas bsicas de longo prazo e objetivos que se pretende obter, alm da adoo de fluxo de aes e alocao de recursos necessrios para alcanar essas metas estabelecidas. E dessa forma, a estratgia compreende as decises acerca de mercado, ofertas, tecnologias e competncias, tomadas em funo das oportunidades e

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ameaas ambientais, os pontos fortes e fracos organizacionais e o histrico organizacional (Nadler e Tushman, 1993).

Sendo assim, para se planejar estrategicamente mister o conhecimento da estrutura organizacional, de forma mais aprofundada, a fim de conhecer melhor a realidade da instituio. Para que isso ocorra, ser imprescindvel buscar a colaborao dos servidores da organizao.

De acordo com Pereira e Spink (2007, p.18), a transio em modelos de administrao pblica no ser possvel, e nem vivel, sem a participao dos funcionrios pblicos. Alm disso, qualquer reforma a ser feita tem que ganhar o apoio do funcionalismo, sendo importante que os lderes pertencentes estrutura sejam parte ativa nessa mudana.

A Comisso de Dimensionamento de Pessoal dever efetuar todo o trabalho de levantamento e anlise dos dados com base num planejamento estratgico elaborado em conjunto com a Gerncia de Recursos Humanos (GRH) da UFS, o qual num prazo estimado de 01 (um) ano nortear a equipe diante da problemtica apontada e os levar a um estudo mais aprofundado do objetivo fim - definir uma matriz de alocao de pessoal com base na realidade institucional.

5.1 Misso Contribuir para o fortalecimento institucional atravs do desenvolvimento

cognitivo e emocional dos servidores, visando otimizao da qualidade da prestao de servios oferecidos, a gerao/produto do conhecimento atravs da educao, pesquisa e extenso, pela UFS comunidade, explorando do melhor aproveitamento do capital intelectual, pelo dimensionamento e redimensionamento de pessoal.

5.2 O Projeto de Dimensionamento

O projeto visa conhecer seus potenciais e suas dificuldades como prerrogativa bsica de qualquer organizao que pretenda atuar de forma ordenada, consciente e produtiva. Por conseguinte, desvendar o potencial humano, as inovaes tecnolgicas e a modernizao dos processos de trabalho de qualquer organizao buscar seu maior benefcio, seu maior potencial, pois so deles que advm todos os resultados que instituio possa alcanar.

nesse segmento que identificar e caracterizar o quadro de pessoal da Instituio, combinado-o com a estrutura organizacional, as rotinas e processos administrativos, as necessidades de movimentao e adequao e os resultados previamente estabelecidos a serem alcanados, permite Instituio maior sucesso no alcance dos objetivos e planejamentos Institucionais.

Como rgo gestor de pessoal da Instituio, a Gerncia de Recursos Humanos da UFS dever assumir a coordenao e implementao das aes deste Projeto. No entanto, o Projeto envolve toda a comunidade institucional, pois o levantamento das informaes de origem, que caracterizam os dados iniciais; as demandas de necessidades de alocao, movimentao e re-alocao; e as avaliaes continuadas dos processos e condies de trabalho devero ser praticadas em todos os ambientes da UFS.

A participao de todos os servidores desta instituio, sejam eles docentes ou tcnicos-administrativos, deve ser efetiva e comprometida. A equipe gestora deve promover todos os esforos polticos e operacionais objetivando a disseminao da importncia deste projeto e das rotinas a serem implantadas, pois essas alcanaro todos os nveis hierrquicos da IFE.

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Portanto, a identificao de necessidade de pessoal, inclusive remanejamento, readaptao e redistribuio da fora de trabalho de cada unidade organizacional ser objeto de avaliao constante pela Gerncia de Recursos Humanos da UFS, no quesito dimensionamento das necessidades institucionais de servidores tcnico-administrativos em educao.

5.3 A Composio da Equipe

Como destacado anteriormente, caber a GRH a coordenao e implementao das aes deste Programa atravs da Comisso de Dimensionamento de Pessoal (CDP). Esta Comisso dever estar estruturada para assumir estas atribuies de acompanhamento e auxlio aos demais setores da IFE no desenvolvimento das aes planejadas.A CDP da Universidade Federal de Sergipe foi instituda pela Portaria n 800, do Gabinete do Reitor, de 03 de abril de 2009.

Como forma de viabilizar o trabalho, a GRH da UFS buscou uma equipe slida, constituda pela experincia nas mais diversas reas, notadamente focalizada no servio pblico, qual incorporou servidores com um perfil peculiar, engajados na construo de um novo conceito de Universidade Pblica, alinhados no compromisso de promover a modernizao da gesto pblica ao longo dos ltimos anos.

O desenvolvimento deste trabalho dar-se- num perodo de 01 (um) ano, com reunies de sensibilizao dos servidores nas mais diversas unidades do rgo, atividades de pesquisa, de anlise e consolidao dos dados, alm do levantamento de informaes na base de dados da prpria instituio.

5.4 Objetivos

5.4.1 Objetivo geral O Projeto de Dimensionamento das Necessidades Institucionais de Pessoal

tem como propsito maior identificar e analisar quantitativa e qualitativamente a adequao do pessoal tcnico-administrativo da UFS necessria ao cumprimento dos objetivos institucionais.

5.4.2 Objetivos especficos Na linguagem da legislao, este trabalho possui como objetivos especficos:

Definir critrios de distribuio de vagas; Estabelecer matriz de alocao de cargos; Identificar o potencial dos servidores tcnico-administrativos no que se refere escolaridade, idade, tempo de servio, experincia profissional, entre outros; Subsidiar o Plano de Carreira dos Cargos Tcnico-Administrativos em Educao; Identificar a fora de trabalho por Unidade; Verificar a inter-relao do servidor com sua unidade de trabalho, suas atividades e instrumentos utilizados, por meio de anlise do trabalho e da ambincia organizacional; Subsidiar decises estratgicas sobre o quadro tcnico-administrativo, tanto em termos de cargos, quanto de perfil e quantitativo de pessoal necessrio para o desenvolvimento das atividades; Facilitar a definio de critrios para movimentao de pessoal; Propiciar o estabelecimento de polticas de pessoal referente a recrutamento, seleo e remanejamento; Direcionar as contrataes para as reas em que haja escassez de pessoal, definidas a partir do planejamento da fora de trabalho;

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Fornecer indicadores para os Planos de Capacitao e Avaliao de Desempenho dos servidores da UFS.

5.5 Desenho da Pesquisa

O Projeto constitudo do processo de identificao, anlise e quantificao da fora de trabalho necessria ao cumprimento dos objetivos institucionais, considerando a proporo entre quantitativos de quadros da carreira e os usurios; as inovaes tecnolgicas e a modernizao dos processos de trabalho.

A metodologia da pesquisa se divide em duas dimenses: quantitativa - por alinhar-se com o pensamento de Marconi e Lakatos (2004, p. 269) ao afirmarem que neste tipo de pesquisa os pesquisadores valem-se de amostras amplas e de informaes numricas que trataro a distribuio da fora de trabalho por unidade, cargo e funo, enquanto que no tipo qualitativo as amostras so reduzidas e os dados so analisados em seu contedo psicossocial que fornecer dados sobre o perfil atual do servidor tcnico-administrativo e a relao com suas atividades/ objetivos do cargo e da unidade de lotao, bem como seu nvel de qualificao e talento para o desempenho de seu papel na Instituio.

Essa metodologia ter como parmetros as tcnicas aplicadas, experimentalmente, na Universidade Federal do Rio Grande do Norte, na Universidade Federal do Par e Universidade Federal do Paran, a qual contemplar as seguintes fases:

Levantamento de dados primrios: trata-se da pesquisa de campo. Compreende as etapas de preenchimento de instrumentos qualitativos e quantitativos, incluindo a observao in loco. Para realizar este levantamento sero criados questionrios para identificar a viso do servidor quanto instituio e levantar elementos para compor o banco de dados, que definir o perfil do servidor. A observao por parte dos aplicadores servir para subsidiar a avaliao das respostas qualitativas, as quais tero como finalidade enriquecer o relatrio final.

Levantamento de dados secundrios: para complementar os dados levantados no decorrer das pesquisas, ser realizado um trabalho para se obter dados institucionais. Nesta fase visa realizar o mapeamento da estrutura fsica e funcional de todas as unidades, nas estatsticas referentes ao setor, no organograma oficial, na relao de servidores tcnico-administrativos, alm do levantamento das atividades funcionais.

Definio das variveis: para se definir as variveis sero realizadas reunies com os responsveis pelas unidades semelhantes para estabelecer as atividades de maior relevncia e que seriam comuns a todas, objetivando dimensionar a carga de trabalho e o nmero ideal de servidores tcnico-administrativos para cada unidade.

Processamento estatstico dos dados: aps a definio das variveis, poder-se- process-las estatisticamente para que possam se obter os ndices.

Anlise e avaliao de resultados: por meio de quadros demonstrativos, mapeamento da estrutura fsica e funcional, ser efetuada a anlise e a avaliao dos resultados obtidos.

Atravs da implantao do projeto de dimensionamento, so esperados os seguintes resultados:

1. Definio dos critrios para distribuio de vagas de cargos tcnico-administrativos nas unidades;

2. Anlise quantitativa atualizada do quadro de pessoal;

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3. Buscar redefinir a estrutura organizacional e suas competncias; 4. Anlise dos processos e condies de trabalho; 5. Verificao das condies tecnolgicas; 6. Levantamento da composio etria e de sade ocupacional dos servidores; 7. Definio dos quantitativos ideais de vagas para ao diversos ambientes; 8. Subsdios para o recrutamento da fora de trabalho na instituio.

5.6 Anlise Ambiental

Para analisar o ambiente organizacional preciso conhecer de forma mais detalhada a estrutura da organizao, identificando como se apresentam os nveis hierrquicos existentes, bem como as pessoas que fazem parte desta composio.

A estrutura organizacional apresentada conforme Regimento Interno aprovado pelo Conselho Universitrio da UFS. Dessa maneira, os servidores tcnico-administrativos da UFS a serem entrevistados esto distribudos nos mais diversos setores da instituio, dividido em macroambientes. De acordo com o Decreto n 5.824 de 29 de junho de 2006, os servidores tcnico-administrativos em educao esto enquadrados, isto , se encontram inseridos nos seguintes ambientes organizacionais: administrativo; agropecurio; artes, comunicao e difuso; cincias biolgicas; cincias da sade; cincias humanas, jurdicas e econmicas; cincias exatas e da natureza; informao; e infra-estrutura. A partir da pesquisa a ser efetuada, utilizando-se da observao in loco, procura-se definir adequadamente em que ambiente organizacional, de acordo com a definio do decreto supracitado, os servidores tcnico-administrativos devero estar corretamente lotados.

5.6.1 Distribuio de servidores/ cargos Os servidores tcnico-administrativos esto segregados em 5 nveis de

organizao, A, B, C, D e E, conforme a Lei n 11.091/2005 do PCCTAE, os quais representam o conjunto de cargos de mesma hierarquia, classificados a partir do requisito de escolaridade, nvel de responsabilidade, conhecimentos, habilidades especficas, formao especializada, experincia, risco e esforo fsico para o desempenho de suas atribuies.

Conforme o anexo II da Lei n. 11.091/2005, os nveis de classificao especificam, de uma forma mais simplificada, a escolaridade exigida para preencher os cargos pertencentes a essas classes, conforme o quadro n 2, a seguir:

Nveis de Classificao Escolaridade

A Alfabetizado Fundamental Incompleto

B Fundamental Incompleto + Experincia de trabalho Fundamental Completo Fundamental + Experincia de Trabalho

C

Fundamental Completo+ Experincia de trabalho Mdio Completo Mdio Completo + Experincia de trabalho Mdio Completo + Curso profissionalizante

D

Mdio Completo Mdio Profissionalizante Mdio Profissionalizante + Experincia de trabalho Mdio Profissionalizante + Curso tcnico

E Curso Superior na rea Quadro n 2: Nveis de Classificao X Escolaridade Fonte: Elaborado pelo Autor (BARBOSA, 2009)

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O quadro n 3 apresenta o quantitativo atual dos servidores ativos da UFS, divididos nos nveis de classificao existentes. A classificao denominada S representa os servidores que optaram por no se enquadrarem no novo plano de carreira que entrou em vigor em 2005, o PCCTAE.

Nveis de Classificao Quantitativo Percentual (%) A 44 3,77 B 89 7,63 C 232 19,90 D 440 37,74 E 359 30,79 S 2 0,17

Total 1166 100,00 Quadro n 3: Quantitativo de Servidor Tcnico-Administrativo distribudo por Nvel de Classificao

Fonte: Sistema Integrado de Administrao de Recursos Humanos SIAPEMar/2009 De acordo com o que foi apresentado acima, nota-se que a maior parte dos

servidores pertence aos nveis de classificao D e E. Isso se deve a reduo de concursos para cargos auxiliares e de apoio, e consequentemente, a substituio deste pessoal por mo-de-obra terceirizada.

5.6.2 Faixa Etria dos Servidores Conforme demonstrado no quadro n 4, as faixas etrias dos servidores

tcnico-administrativos da UFS, juntamente com o cargo, a funo que exercem a qualificao, o tempo de servio, alm da experincia, auxiliar numa melhor adequao da fora de trabalho nos mais diversos setores da Instituio.

Faixa Etria Quantitativo Percentual - % 18-30 anos 130 11 30-40 anos 294 25 40-50 anos 343 30

Mais de 50 anos 399 34 Total 1166 100

Quadro n 4: Faixa Etria dos Servidores Tcnico-Administrativo da UFS Fonte: Sistema Integrado de Administrao de Recursos Humanos SIAPE Mar/2009

Diante do exposto, verifica-se que o quadro de servidores tcnico-administrativos da UFS est atingindo certo grau de defasagem, isto , mais de um tero do quantitativo total de servidores est prestes a aposentar-se, e at muito deles j tem idade e tempo de contribuio. Diante desta realidade, v-se uma preocupao em haver uma grande reduo no quadro de pessoal, principalmente por no haver atualmente nenhuma forma de planejamento para preencher essas vagas.

5.7 Principais Pontos Fortes e Pontos Fracos dos Aspectos Internos da

Instituio Com a contnua mudana do ambiente externo, Itami (1994) considera

necessria a anlise dos pontos fortes e pontos fracos da organizao que, para a estratgia ser moldada aos fatores externos, a organizao deve estar bem articulada internamente e ciente de que so o nvel de recursos e o clima organizativo que determinaro sua capacidade de se adaptar ao entorno.

Os pontos fracos relativos aos aspectos internos da Instituio esto embasados nas caractersticas especficas em que as organizaes pblicas mantm, tais como: burocracia elevada, ao poder e rotinas, supervalorizao da hierarquia e paternalismo nas relaes. Tais diferenas so de extrema importncia na definio dos processos

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internos, na relao com inovaes e mudana, na formao dos valores e crenas organizacionais e polticas de recursos humanos.

De acordo com Carbone (2000), as caractersticas da organizao pblica que dificultam a sua mudana so as seguintes:

burocratismo excessivo controle de procedimentos, gerando uma administrao engessada, complicada e desfocada das necessidades do pas e do contribuinte;

autoritarismo/centralizao excessiva verticalizao da estrutura hierrquica e centralizao do processo decisrio;

averso aos empreendedores ausncia de comportamento empreendedor para modificar e se opor ao modelo de produo vigente;

paternalismo alto controle da movimentao de pessoal e da distribuio de empregos, cargos e comisses, dentro da lgica dos interesses polticos dominantes;

levar vantagem constante promoo da punio queles indivduos injustos, obtendo vantagens dos negcios do Estado;

reformismo desconsiderao dos avanos conquistados, descontinuidade administrativa, perda de tecnologia e desconfiana generalizada. Corporativismo como obstculo mudana e mecanismo de proteo tecnocracia.

Engendrando a abordagem do PMBOK (2004), dentre os fatores que influenciam um determinado projeto, as estruturas organizacionais destacam-se como um limitante dentro de uma organizao. Conforme o quadro n 05, a seguir, pode ser verificado as vantagens e as desvantagens apresentadas de acordo com os principais tipos de estruturas organizacionais.

ESTRUTURA VANTAGENS DESVANTAGENS

Funcional Tradicional ou

Hierrquica

Equipe mais preparada dentro de cada especialidade; Melhor estimativa de custo; Comunicao vertical e bem estabelecida; Time reporta-se a apenas um chefe; Conhecimento tcnico concentrado.

Falta de uma liderana e responsvel formal pelo projeto; nfase no funcional sem priorizar o projeto; Decises so tomadas em favor de cada grupo funcional; Coordenao extremamente complexa; Perda de foco nas necessidades do cliente.

Projetizada

Forte liderana e responsvel formal pelo projeto; nfase no projeto; Gerente de projeto com autorizao.

Equipe menos preparada dentro de cada especialidade; Redundncia de atividades e facilidades; A equipe no tem local fixo aps o trmino do projeto.

Matricial

Gerente de projeto com maior controle sobre o projeto; A organizao funcional existe apenas para dar suporte ao projeto; Resposta mais rpida a mudanas, conflitos e necessidades; Conhecimento tcnico compartilhado entre projetos.

Equipe se reporta a mais de um lder; Fluxo de informao em mais de um sentido; Maior dificuldade de controle e monitorao; Necessidade de polticas e procedimentos adicionais.

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Quadro n 5: Vantagens e Desvantagens das Estruturas Organizacionais Fonte: PMBOK (2004)

Analisando o quadro acima, verifica-se que a UFS apresenta uma estrutura funcional tradicional ou hierrquica, com nfase para o funcional. Nessa estrutura, considerada a mais clssica das composies, existe uma hierarquia bem descriminada e cada funcionrio tem um superior bem definido. As divises so por especializao,os projetos existem, mas so normalmente limitados s fronteiras da unidade. A comunicao entre elas se d atravs das chefias formais, tornando o processo muito lento, devido burocracia existente. Dessa forma, no existe "viso do todo" e as unidades muito mais competem do que colaboram para a melhoria da instituio.

Diante do exposto, verificamos que esse tipo de estrutura, a funcional ou hierrquica, a que pouco colabora para a implantao do projeto de dimensionamento em questo, sendo considerada como um ponto fraco, devido necessidade de maior prazo para a execuo do trabalho.

Outra deficincia encontrada na realidade da UFS, tendo como paradigma outros rgos da Administrao Pblica, seria os problemas desencadeados pela estabilidade dos servidores, que impede a adequao dos quadros de trabalhadores s reais necessidades do servio, tanto em termos de quantidade quanto de especializao tcnica, inviabilizando, ao mesmo tempo, a implantao de um sistema de administrao eficiente, baseado em incentivos e punies.

Alguns problemas de ajustes em relao ao trabalhador permanente so atribudos por Pereira (1996, p.20) quando afirma que

no Brasil a extenso da estabilidade a todos os servidores pblicos, ao invs de limit-la a apenas s carreiras onde se exerce o poder de Estado, e o entendimento dessa estabilidade de uma forma tal que a ineficincia, a desmotivao, a falta de disposio para o trabalho no pudessem ser punidas com a demisso, implicaram em um forte aumento da ineficincia do servidor pblico.

Pode se tratar como ponto fraco nas Instituies Federais de Ensino Superior IFES, o fato do trabalho ainda ser fragmentado, no qual cada rea da organizao estabelece seus propsitos e polticas, e nesse ambiente verifica-se, como comentado por Olivier (2001), que h diferenciao na participao dessas reas, na qual a rea de recursos humanos sempre colocada em segundo plano, muita das vezes sendo vista como um centro de custos e no de investimentos.

Um ponto forte a ser evidenciado seria o interesse da alta administrao da UFS no desenvolvimento do trabalho, a fim de colocar em prtica as exigncias do Decreto n 5.825 de 29 de junho de 2006, buscando otimizar a fora de trabalho na Instituio.

Desta maneira a administrao busca uma melhoria da imagem do servio pblico, historicamente ligado lentido e ineficincia. Tais mudanas vo de encontro s assertivas de Osborne e Gaelbler (1994), no sentido de reestruturar o governo a partir da importao do esprito empreendedor tpico da empresa privada, com a adoo de procedimentos mais flexveis, com o objetivo de aumentar a eficincia da mquina pblica, buscando a melhoria contnua da qualidade na prestao dos servios pblicos.

Mais um ponto a favor seria o fato de a Universidade ser uma instituio com caractersticas culturais prprias, comparando com outras instituies do servio pblico. A Universidade Federal de Sergipe pode ser vista como um tipo de organizao que tem a caracterstica de um ambiente aberto a discusses, onde todas as idias e mudanas, sejam elas sociais ou tecnolgicas, surgem nessa esfera.

Face ao exposto, verifica-se que o trabalho a ser realizado tem grandes chances de ser efetuado com xito, principalmente, pelo contexto em que est inserida a

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Fundao, em que a inovao faz parte do dia-a-dia do ambiente interno, sofrendo grande influncia das transformaes do meio externo.

5.8. Principais Estratgias da Instituio O setor pblico brasileiro, categoria em que se insere a UFS, possui certa

dificuldade em adotar novas tcnicas de gesto, resultando numa defasagem em relao evoluo do mercado e s mudanas de paradigmas de recursos humanos. Olivier (2001) e Marconi (2005) ressaltam que ainda que se tenha iniciado algumas mudanas para uma maior profissionalizao da gesto pblica, estas so pouco significativas. A carncia de polticas de recursos humanos voltadas para o desenvolvimento pessoal e profissional do funcionrio contribui para a formao de um quadro de pessoal acomodado, desmotivado, pouco criativo, o que prejudica seu desempenho e sua produtividade.

Em se tratando das universidades, Olivier (2001) afirma que essas unidades se encontram em uma situao difcil, que na maioria das vezes, impede a aplicao dos princpios mais simples de uma gesto de recursos humanos. Essa situao , em geral, agravada pela indicao de pessoas despreparadas para gerenciar esse segmento. Alm disso, a existncia de leis, portarias e demais instrumentos legais dificulta a implementao de polticas integradas de recursos humanos.

E assim, diante de todas as estratgias da Instituio, apresentadas no quadro n 5, de acordo com o Plano de Desenvolvimento Institucional PDI (2005-2009) da UFS, a que mais se destaca, no mbito da Gerncia de Recursos Humanos, a busca da adequao das polticas de recursos humanos, pois se apresenta como uma das maiores fragilidades. Diante deste contexto, torna-se necessria uma detalhada reviso da estrutura organizacional, buscando conhecer o perfil dos servidores que fazem parte desta organizao.

A partir da adequao dessas polticas, a GRH da UFS busca a ampliao do nmero de servidores tcnico-administrativos, em consonncia com a expanso das atividades da instituio. Essa expanso caracteriza-se pela interiorizao da Universidade, com a abertura de novos campi e consequentemente, tem-se a necessidade de se obter mais carga-humana para que haja o efetivo funcionamento do rgo.

Essa expanso est se concretizando, principalmente, pelo fato da UFS estar inserida no REUNI, que foi institudo pelo Decreto n. 6.096, de 24 de abril de 2007. Para que as universidades possam cumprir as metas estabelecidas pelo programa, o MEC vem oferecendo verbas adicionais que atingiro anualmente at 20% das despesas de custeio e pessoal da universidade, no perodo de cinco anos de vigncia do plano relativo a cada universidade.

Segundo Kliksberg (1992), isto implica repensar profundamente os modelos organizacionais vigentes, pois a diretriz mestra da nova administrao pblica desenvolver nos funcionrios um compromisso com a construo de uma sociedade mais preparada para enfrentar as novas demandas contextualizadas em uma era de mudanas. A grande tarefa a ser realizada compreende, entre outros aspectos, a reviso dos servios de atendimento ao pblico com vistas a sua maior eficincia e humanizao.

A partir de uma conjuntura em mudanas, nota-se a importncia de desenvolver um programa de dimensionamento de pessoal, procurando adequar o cargo/funo respectiva lotao, alm de institucionalizar uma forma padronizada de movimentao dos tcnicos administrativos.

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6 IDENTIFICAO DAS NECESSIDADES DE AJUSTES NA FORA DE TRABALHO

Aps a compilao das informaes que sero coletadas nas aes anteriormente

elencadas, a UFS estar em condio de promover a anlise de sua demanda de necessidades de ajustes de sua fora de trabalho - remanejamento interno ou ampliao do quantitativo de servidores, a fim de poder ter atendidas, da forma mais otimizada, as necessidades de recursos humanos para cada setor.

Neste ponto a Universidade ter seu diagnstico apresentado atravs da Matriz de Alocao de Cargos que condensar as variveis adotadas pela Instituio que comporo os indicadores de ajustes necessrios no quadro de pessoal, dimensionando as necessidades de contratao, bem como os ajustes setoriais demandados.

Informamos, por oportuno, que o modelo de Matriz de Alocao de Cargos a ser adotada pela UFS ainda encontra-se em fase final de elaborao. Tal situao justifica-se pela necessidade do rgo promover uma ampla discusso com os diversos segmentos institucionais quanto s variveis prioritrias e os pesos a serem adotados para cada um deles. 7 CONSIDERAES FINAIS

Com base no que foi visto, vale ressaltar que a UFS precisa se adequar as polticas

de recursos humanos e para que isto ocorra, est claro que o planejamento imprescindvel para a instituio possa sobreviver num perodo de recursos escassos e de alta competitividade.

E assim, verifica-se que o presente trabalho est em ampla evoluo. Por meio dele, espera-se abrir novas perspectivas e posicionamentos, em busca da realidade que melhor se ajuste prestao de servio digna, de qualidade e segura a comunidade.

Com o mtodo selecionado, busca-se desenvolver o trabalho levando em conta a realidade e as possibilidades de ampliao do quadro de pessoal, possibilitando o estabelecimento de um ponto de partida baseado na prtica, para o desenvolvimento de novas tecnologias no ambiente institucional. E assim, espera-se, com a utilizao desse mtodo, avanar no conhecimento na rea de dimensionamento de pessoal, contribuindo para a administrao de recursos humanos da UFS em geral, especialmente na realidade da estrutura organizacional.

Por fim, para garantir a qualidade do processo preciso a destinao de recursos financeiros e materiais, atendendo assim as necessidades da Instituio, as aspiraes dos servidores e a legislao que norteia o PCCTAE. Para coloc-lo em prtica importante o comprometimento de todos que fazem parte do quadro de pessoal desta IFE e em especial dos seus dirigentes. 8 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ABRCIO, Fernando Luiz. O impacto do modelo gerencial na administrao pblica: um breve estudo sobre a experincia internacional recente. Braslia: Cadernos ENAP, 1997. BRASIL. Lei n. 5.824, de 29 de junho de 2006. Estabelece os procedimentos para a concesso do Incentivo Qualificao e para a efetivao do enquadramento por nvel de capacitao dos servidores integrantes do Plano de Carreira dos Cargos Tcnico-Administrativos em Educao, institudo pela Lei no 11.091, de 12 de janeiro de 2005.

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